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DICAS PARA PASSAR EM CONCURSOS PBLICOS

O Incio: saiba que o caminho rduo, uma vaga no servio pblico o desejo de milhes de pessoas que como voc esto se preparando para alcan-la. Defina a sua meta, escolha o cargo que deseja e trace um programa de estudo focado nele; Estudos: escolha suas fontes de estudo e o tempo que se dedicar a elas. Especialistas aconselham rotina de operrio. Quando estiver estudando, reserve o tempo que dura a prova para resolver questes. Assim, seu corpo estar treinado no dia do exame. Ttica: especialistas acreditam que ouvir msica clssica por 15 minutos antes de comear a estudar ajuda na concentrao;

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Concorrncia: apesar de ser grande, no fique desanimado. Em mdia, apenas 10% dos candidatos tm chance de classificao. No grande dia: no dia da prova, deixe as perguntas muito complexas para depois. H questes elaboradas para no ser respondidas, chute, mas chute consciente. Durante: leia a prova com ateno! At 10% das questes podem ser resolvidas com base no contedo fornecido pela prpria pergunta. Estude todas as matrias. Os editais do nota mnima para cada prova. No adianta gabaritar em uma matria e zerar em outra.

V para a prova se sentindo confortvel. Alimente-se e leve uma roupa adequada ao clima. Sentir fome, frio e calor tira a ateno. A primeira coisa que se precisa em uma prova calma, tranqilidade. Se voc comear a ficar nervoso, sentese e simplesmente respire. Respire calma e tranqilamente, sentindo o ar, sentindo sua prpria respirao. Aps uns poucos minutos ver que respirar um timo calmante. Procure manter-se em estado alfa, ou seja, combine calma e ateno. Comece a ver a prova como algo agradvel, como uma oportunidade, visualize-se calmo e tranqilo. Lembre-se que "treino treino e jogo jogo" e que os jogadores gostam mesmo de jogar: a prova a oportunidade de jogar pra valer, de ir para o campeonato.18/11/2011 4

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Fazer provas bom, gostoso, uma oportunidade. Conscientize-se disso e enquanto a maioria estiver tensa e preocupada, voc estar feliz e satisfeito. Imagine s, s vezes a gente vai para uma prova desempregado e sai dela com um excelente cargo! Mesmo quando no passamos, a prova nos d experincia para a prxima vez. Comece a ver, sentir e ouvir "fazer prova" como algo positivo, como uma ocasio em que podemos estar tranqilos, calmos e onde podemos render bem.18/11/2011 5

A simplicidade e a objetividade so indispensveis na prova, ladeadas com o equilbrio emocional e o controle do tempo. Para passar lembre-se que voc precisa responder aquilo que foi perguntado. Leia com ateno as orientaes ao candidato e o enunciado de cada questo. Em provas objetivas, seja metdico ao responder.

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Em provas dissertativas, seja objetivo e mostre seus conhecimentos. Por mais simples que seja a questo, responda-a fundamentadamente. No incio e no final seja objetivo; no desenvolvimento (no miolo), procure demonstrar seus conhecimentos. Nessa parte, anote tudo o que voc se recordar sobre o assunto e estabelea relaes com outros. Sem se perder, defina rapidamente conceitos e classificaes. Se souber, d exemplos. Aja com segurana: se no tiver certeza a respeito de um comentrio, adendo ou exemplo, evite-o. "Florear" a resposta sem ter certeza do que est escrevendo no vale a pena. Isso s compensa se tratar-se do ponto central da pergunta, do cerne da questo. Nesse caso, se o erro no for descontado dos acertos, arrisque a resposta que lhe parecer melhor.18/11/2011 7

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Utilize linguagem tcnica. A linguagem de prova formal, de modo que no se deixe enganar pela coloquial. Substitua termos, se preciso. Ex.: "Eu acho", "Eu entendo", "Entendo que". Correo lingustica. To ruim quanto uma letra ilegvel ou uma voz inaudvel a letra bonita ou a voz tonitruante (ruidosa) com erros de portugus. O estudo da lngua nunca desperdcio e deve ser valorizado. Alm disso, a leitura constante aumenta a correo da exposio escrita ou falada. Evitar vaidades ou "invenes". Muitos querem responder o que preferem, do jeito que preferem. Em provas e concursos temos que atentar para a simplicidade e para o modo de entender dominante e/ou do examinador. Aquela nossa tese e opinio inovadora, devemos guard-la para a ocasio prpria, que certamente no a do concurso.

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Tenha sempre humildade intelectual. No queira parecer mais inteligente que o examinador ou critic-lo. No se considere infalvel, sempre prestando ateno mesmo a questes fceis ou aparentemente simples. Nunca despreze uma opinio diversa. "Teoria do consumidor". Alm desses cuidados, temos que ter um extra com alguns examinadores. Lembre-se que todo professor, quando aplica uma prova , na prtica, um examinador. A grande maioria dos examinadores aceita que o candidato tenha uma opinio divergente da sua. H, contudo, alguns mestres e bancas um tanto mais inflexveis, casos em que ser exigido do candidato uma dose de fluidez, docilidade, suavidade e brandura.18/11/2011 9

A tcnica da prtica: aprenda a fazer, fazendo. Concursando: treine o mais que puder a realizao de provas. A experincia constitui um excelente trunfo na hora de um campeonato ou de um concurso. Pouca gente treina fazer provas. E esta a grande dica: faa provas. Os cursos que mais aprovam so os que levam seus alunos a treinarem fazer provas, os candidatos que passam so os que treinaram fazer provas. Para fazer provas, existem duas maneiras: simulados e provas reais. O ideal que o candidato faa as duas, ou seja, que treine fazer provas e questes e que se inscreva em concursos para a rea que deseja. Para os simulados, recomendo a voc resolver questes e provas da matria que estudou, como forma de fixar o contedo, periodicamente, fazer um concurso simulado, reprisando o tempo real da prova, o uso apenas do material permitido e, claro, utilizando provas de concursos anteriores. 18/11/2011 10

Se voc est acostumado a pensar numa prova apenas como aluno, aprenda a mudar esse paradigma. Voc tambm precisa ver a prova com os olhos do examinador. Se um mdico, um engenheiro, um advogado e um poltico virem uma ponte ruir e pessoas se ferirem, possvel que haja quatro modos de avaliar o fato: um pensar em socorro mdico, outro em qual foi a falha na construo, outro em aes de indenizao, e o ltimo em mais um ponto de sua plataforma eleitoral. Enquanto voc no aprender a ver a prova no como quem quer acertar (o aluno) mas como quem quer ver se est certo (o examinador), as suas provas tero menos qualidade.18/11/2011 11

Nunca despreze uma idia nova ou uma opinio sem meditar e refletir. Nunca despreze uma idia por causa de sua fonte, por exemplo, por ser de algum que voc no gosta, ou que pobre, ou que de outra raa, ou de outra religio, ou de outro estado, ou de outro sexo, ou de outra qualquer coisa. Avalie as idias pelo seu valor e no pela sua origem ou roupagem.

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PRAZO PARA APROVAO Essa a regra de ouro do candidato. No defina prazos: estabelea um objetivo e tenha a persistncia necessria para alcan-lo. Como dizia o maior vendedor do mundo: "O fracasso nunca me alcanar se minha vontade de vencer for suficientemente forte". Alm do mais, o fracasso uma situao ou um momento, nunca uma pessoa. Bons estudos!

ARQUIVOLOGIA AULA 01 Prof.Sandra Pacheco

GESTO DE DOCUMENTOS APLICADA AOS ARQUIVOS GOVERNAMENTAIS

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ARQUIVOLOGIAO que estes eventos tem em comum ?

ARQUIVO NACIONAL/RJ

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Introduo - Conceitos Introdu

Definio Defini

ARQUIVOLOGIA Com tanto papel e documento (massa de documentos), tpicos de todo rgo pblico, o profissional de arquivologia tornou-se essencial para organizar toda a burocracia existente nas reparties.

Gesto de documentos um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais referentes s atividades de produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permante18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 17

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DOCUMENTO Qualquer informao registrada em um suporte. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos18/11/2011 19

LEGISLAO A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos pblicos antiga, mas somente em 1991, com a lei N. 8.159 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, foi preconizada a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio da implantao de programas de Gesto de Documentos.18/11/2011 20

Preceito constitucional Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (inciso 2 do art. 216 da Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988)

LEI N 8.159, de 8 de janeiro de 1991 dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados

esse ato legal contm conceitos e definies que regulam questes fundamentais no gerenciamento de acervos arquivsticos pblicos e privados

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LEI N 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

LEI N 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

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DECRETO N 4.073, de 3 de janeiro de 2002 Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Art. 1 -

DECRETO N 4.073, de 3 de janeiro de 2002O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Do Conselho Nacional de Arquivos

Da Gesto de Documentos da Administrao Pblica Federal

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DECRETO N 4.073, de 3 de janeiro de 2002Art. 7 - O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados [...] bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.

DECRETO N 4.073, de 3 de janeiro de 2002 Art. 1 -

O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

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Breve histrico da atuao de duas Cmaras TcnicasCmara Tcnica de Classificao de Documentos e Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos foram criadas em 1995 Finalidade: elaborar planos de classificao de documentos de arquivo e planos de destinao e tabelas de temporalidade Objetivos: racionalizar a produo documental; reduzir os custos operacionais; garantir a preservao de documentos e agilizar a recuperao das informaes

Programa de gesto arquivstica Principais instrumentos da gesto arquivstica de documentos so: arquiv Cdigo de Classificao de Documentos Classifica Tabela de Temporalidade e Destinao de Destina Documentos

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LEGISLAES MAIS IMPORTANTES CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988. Art. 5. Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes: (...) X - so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao; (...)18/11/2011 31

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988. XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional; (...) XXXIII - Todos tem direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel a segurana da sociedade e do estado; (...)18/11/2011 32

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988. XXXIV so a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: a) o direito de petio aos Poderes Pblicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder; b)a obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situaes de interesse pessoal; (...)

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988. LXXII conceder-se- habeas-data: a) para assegurar o conhecimento de informaes relativas a pessoa do impetrante, constantes de registros ou bancos de dados de entidades governamentais ou de carter pblico; b) para a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo;33 18/11/2011 34

LX a lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem; (...)18/11/2011

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988. Inciso LXXIII qualquer cidado parte legtima para propor ao popular que vise a anular ato lesivo ao patrimnio pblico ou de entidade de que o Estado participe, moralidade administrativa, ao meio ambiente e ao patrimnio histrico e cultural, ficando o autor, salvo comprovada m-f, isento de custas judiciais e do nus da sucumbncia; (...) II recusar f aos documentos pblicos; (...)

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988. Art. 23. competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: I Zelar pela guarda da constituio, das leis e das instituies democrticas e conservar o patrimnio pblico; Art. 216. 2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providencias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.35 18/11/2011 36

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DECRETO-LEI N 2.848, DE 07 DE DEZEMBRO DE 1940 - CDIGO PENAL Captulo I - dos crimes praticados por funcionrio Pblico contra a administrao em geral. Art. 314 Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razo do cargo, sonega-lo ou inutiliza-lo total ou parcialmente: Pena: recluso de um a quatro anos, se o fato no constituir crime mais grave.18/11/2011 37

LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 - Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, `a cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.18/11/2011 38

LEI N 9.051, DE 18 DE MAIO DE 1995 - Dispe sobre a expedio de certides para a defesa

LEI N 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; Pena - recluso, de um a trs anos, e multa. Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem 18/11/2011 prejuzo da multa. 40

de direitos e esclarecimentos de situaes. Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s esferas pblicas, s sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos estados, do Distrito Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de 15 (quinze) dias, contado do registro do pedido no rgo expedidor. LEI N 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997 - Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data.18/11/2011 39

MEDIDA PROVISRIA N 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas ICP-Brasil. Art. 10 Consideram-se documentos pblicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrnicos de que trata esta Medida Provisria.

DECRETO N 1799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 - Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

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DECRETO N 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999 - Dispe sobre a especificao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; ou II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$500.000,00 (quinhentos mil reais). Pargrafo nico. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada, em virtude de seu valor artstico arqueolgico ou histrico, a multa aumentada em dobro.18/11/2011 43

DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes , documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da administrao Pblica Federal, e d outras providncias. Art. 37 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos.18/11/2011 44

DECRETO N 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003

RESOLUO N 14 DE CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ), DE 03 DE JANEIRO DE 2002

Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias.

Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

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DOC/CDIGO DE CLASSIFICAO DE ARQUIVO

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RESOLUO N 21 DE CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ), DE 09 DE AGOSTO DE 2004

Acrescenta a classe 080 Pessoal Militar - no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica.D.O 152 - SEO 1 DE 09-8-2004

Diante da legislao apresentada, como proceder com a documentao?

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Com o advento das Leis de Arquivo, torna-se absolutamente necessrio tomar decises estratgicas a nvel de Gesto dos Documentos em todas as fases do ciclo de vida da documentao. (Corrente , Intermedirio e Permanente)

Gesto de Documentos na Contextualizao/aplicao

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Objetivos Racionalizar a produo documental. Controlar o fluxo de documentos e cumprimento das diversas formas de destinao. Otimizar o processo de recuperao de informaes tcnico-administrativas. Estabelecer normas de avaliao de documentos, determinando prazos de reteno nos arquivos corrente, intermedirio e permanente ou eliminao.

Trajetria dos documentos TrajetA funo primordial dos arquivos de qualquer tipo recolher e tratar os documentos, aps o cumprimento dos objetivos pelos quais foram gerados. A distncia entre a administrao pblica, imprensa e outros rgos geradores de documentos e a histria , pois, apenas uma questo de tempo. Ou seja, as instituies vo guardando os documentos produzidos, recebidos de suas unidades, ou outras instituies vinculadas e eles vo se acumulando e, medida que cumprem suas funes, faz-se necessrio organiz-los, para assegurar sua utilizao, mesmo que eventualmente, e nessa fase que se explica a passagem dos documentos, da administrao para a histria.53 18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 54

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Ciclo VitalCompreende trs idades distintas: a primeira denominada arquivo corrente, onde os documentos encontram-se em plena vigncia de suas funes e por essa razo, so manuseados constantemente. Dependendo das atividades da instituio geradora, nessa fase os documentos podero permanecer de 5 a 10 anos.

Ciclo VitalNa Segunda etapa, denominada arquivo intermedirio, a fase em que os documentos j cumpriram, ou melhor, j ultrapassaram seu prazo de validade imediata, no entanto, ainda podem ser utilizados pelo produtor. Devero ser organizados em arquivo um pouco afastado do corrente, porm, em condies de fcil recuperao e devero permanecer nessa situao pelo prazo de 20 anos.

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Ciclo Vital(...)Nessa etapa (segunda), os documentos devero submeter-se a apreciao de uma comisso mista, formada por administradores, arquivistas, juristas e historiadores que , de acordo com as orientaes da tabela de temporalidade e analise conjunta, determinaro os prazos de vigncia, durabilidade, finalidade, funes etc. dos documentos que sero preservados. Pois, a eliminao de papis sem critrios rigorosos, pode implicar em perda deliberada da memria, bem como, prejuzos irreparveis para a histria.

Tabela de Temporalidade

Registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um rgo, determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente, transferncia para o Arquivo Intermedirio, eliminao ou recolhimento para o Arquivo Permanente. .

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ELIMINAO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADE

Um documento passvel de eliminao aps ter cumprido os prazos definidos na Tabela Bsica de Temporalidade. Nenhum documento poder ser eliminado, sem que sejam observados os procedimentos dispostos a seguir.

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MODELO TERMO SOLICITAO DE AUTORIZAO PARA ELIMINAO DE DOCUMENTOS.

RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS EM SUPORTES ESPECIAIS

Documentos tais como fotografias, negativos de fotografias, slides, microfilmes (microfichas, jaquetas, rolos etc.), discos, fitas (vdeo, rolo e cassete) devero ser recolhidos, devidamente identificados, imediatamente aps terem produzido seus efeitos e no importarem mais em responsabilidade por parte de seus detentores.18/11/2011 61 18/11/2011 62

Ciclo VitalOs documentos julgados imprescindveis para as comprovaes jurdicas, possveis utilizaes retrospectivas pela administrao e de valores histricos comprovados, sero reunidos e organizados em um arquivo denominado permanente, observandose o aspecto da idade superior a 25 anos e sero recolhidos em local definitivo, sendo preservado, principalmente pelo valor histrico.

ImportnciaAs atividades clssicas da administrao de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar, no se efetuam sem o suporte documental. Quanto mais informaes os dirigentes estiverem, melhor e mais precisamente estaro seguros para tomar decises sobre qualquer assunto. Por essa razo, que os arquivos so indispensveis recortes de jornais, impressos produzidos, resumos, tabelas, normas, papeis decorrentes das funes de rotina, fotografias, relatrios etc. etc. so informaes de grande utilidade para as atividades administrativas a qualquer momento.63 18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 64

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ImportnciaPara que o documento faa seu percurso natural de vida, da administrao histria, da produo e trmite administrativo utilizao cientfica e cultural cabe ao arquivista identificar, descrever, resumir e preparar um ndice. A ignorncia dos administradores de que os documentos administrativos contm, como informao histrica, uma dimenso muito mais ampla do que a que envolve a da sua criao tem causado graves danos historiografia.

ImportnciaDocumentos so diariamente destrudos, nas diferentes instncias, por desconhecimento de sua importncia. preciso que os responsveis pelas polticas de informao/documentao dos diferentes rgos, estejam cientes de que, cumprindo-se a razo administrativa, ele no se torna automaticamente descartvel. Sua utilizao jurdica pela prpria administrao e/ou pela pesquisa histrica poder ocorrer sempre. A entidade produtora no deve e no pode ditar a sua destruio sem antes consultar as autoridades arquivsticas do nvel administrativo pertencente ao rgo.65 18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 66

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Produo de Documentos ProduUm documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Seu conjunto tem que retratar a infra-estrutura e a funo do rgo gerador. Esta a base da teoria de fundos. Ela que comanda a organizao dos documentos permanentes. Um fundo de arquivo compreende papis gerados e/ou recolhidos por uma entidade pblica ou privada necessrios a sua criao, ao seu funcionamento e ao exerccio das atividades que justificam a sua existncia18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 67

Produo de Documentos ProduNesse sentido, os documentos de uma determinada unidade administrativa no devem ser separados para efeitos de organizao. O fator norteador da constituio do fundo a origem do documento: o que ele representa no momento da sua criao, como instrumento que possibilitar a conservao de uma atividade dentro de uma funo que cabe ao rgo gerador no contexto administrativo no qual atua.

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Organizao dos Arquivos OrganizaA justificativa da organizao dos arquivos pblicos est na ordem direta do interesse dos quatro tipos fundamentais de pblico que dele fazem uso: 1. O administrador, isto , quem produz o documento e dele necessita para sua prpria informao, na complementao do processo decisrio; 2. O cidado interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos e cumprimento de seus deveres para com o Estado; 3. O pesquisador, seja o historiador, ou outros profissionais um busca de informaes para trabalhos de anlise em geral; 4. O cidado comum a procura de cultura geral, de entretenimento, no qual pode haver lugar para o conhecimento da histria.18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 69

O QUE VALIDA A HISTRIA: ARQUIVOSPirmide de Quops- Construda a partir de uma planta - 20 anos de trabalho - 100.000 camponeses em tempo parcial - 2,3 milhes de blocos de granito e pedra calcrea - Cada bloco pesava, em mdia, 2,5 toneladas

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OBJETIVOSARQUIVOSCuidados e Organizao-Organizar de modo eficiente -Agilizar a eliminao de documentos sem valor fiscal, legal, histrico ou cientfico. -Uso eficaz da micrografia/ tcnicas, gerenciamento eletrnico de documentos. -Assegurar acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e cidados. -Garantir preservao e acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos por seu valor histrico e cientfico

CLASSIFICAO CLASSIFICACada classe ou subclasse de AssuntosArquivo DuplexOs assuntos principais recebem um nmero na ordem em que so selecionados e arranjados. Nmeros apensos(doc. anexado a outro) so atribudos s subclasses. Exemplo: Comunicaes .18/11/2011

2 - 2 Correio 2 - 1 - 1 FranquiaArquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 72

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Sistema Numrico de Assunto

Sistemas Alfabticos

Algumas subdivises: COMUNICAES 1 Correio 1 - 1 franquia 2Correspondncia 2 1 cartas 3 Telecomunicaes 3 -1 Internet mvel

Os assuntos so dispostos em ordem alfabtica, sem qualquer considerao s relaes existentes entre eles. Porm, podem ser divididos, caso haja a necessidade, conforme abaixo:Comunicaes Comunicaes - Correio Comunicaes - Correio - Franquia

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Sistema Alfanumrico

Sistema Mnemnico:

Usam-se letras do alfabeto para designar os cabealhos principais e a letra correspondente a este cabealho combinada com a numerao do sistema numrico duplx para as subdivises. Exemplo; A ADMINISTRAO A1 COMUNICAES A1-1 Telgrafo - Taxas Telegrficas Preos A1-2 Correio

Utiliza uma combinao de letras que remete memria do assunto, conforme o exemplo abaixo: A ADMINISTRAO Ae Administrao de edifcios e terrenos Ag Administrao geral Agl Administrao geral, legislativa Ap Administrao do pessoal

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Sistema Orgnico:

MTODO NUMRICOCaracterizado pelo nmero como principal elemento a ser considerado. Os mtodos numricos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um ndice alfabtico, em fichas, que fornecer o nmero sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numerao seqencial. Os mtodos numricos so: a) Simples b) Cronolgico c) Digito-terminal.18/11/2011 78

Utiliza smbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabealhos de assunto. Exemplo: E ELECTRICAL DIVISION (Diviso de eletricidade) ER Resistance Measurements Section (Seo de Medidas de Resistncia) EE Electrical Instruments Section ( Seo de Instrumentos Eltricos)

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MTODO NUMRICO Simples O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente - onde obedecida a ordem de entrada, sem preocupao com a ordem alfabtica. Alm do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, indispensvel o ndice alfabticoremissivo, em fichas, sem o qual impossvel localizar os documentos.18/11/2011 79

MTODO NUMRICO O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, aplicado aos arquivos especiais (discos, fitas, vdeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, pronturios mdicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritrios, etc).

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MTODO DGITO TERMINAL Tendo em vista a necessidade de reduo do nmero de erros, no arquivamento de grande volume de documentos; contando com o recurso da automao, alm de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto nmero de documentos - esse mtodo ideal para instituies que precisam arquivar um crescente nmero de documentos: Caixa Econmica, INSS, hospitais, bancos, etc. De acordo com Paes, os documentos so numerados seqencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda formando pares. Decompondo-se o nmero 945.370 - tm-se o seguinte grupo: 9453-70. Como a leitura feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primrio; o grupo 53 = secundrio; e o grupo 94 = tercirio.

MTODO DGITO TERMINAL O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espao destinados aos nmeros terminados em 70 (primrios); em seguida documentos terminados em 53 (valor secundrio); e finalmente documentos com valor tercirio, armazenados com finais de nmeros 94. Entre as vantagens desse mtodo est a rapidez na localizao dos documentos, considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, alm da expanso equilibrada do arquivo. H necessidade de ndice dos assuntos em questo e os documentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.18/11/2011 82

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ARQUIVAMENTO

O Arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao.

COMO ARQUIVAR DOCUMENTOS

-Receber o documento para registro e classificao -Analisar o contedo dos documentos (ver existncia ou no de antecedentes) -Determinar o assunto atravs da leitura, escolher o cdigo numrico que o representa; -Anotar a lpis no canto superior direito do doc o cdigo numrico atribudo ao assunto; -Proceder a rotina: se tiver anexo, receber o cdigo correspondente ao documento

-Ler o ltimo despacho verificando se o documento destina-se ao arquivamento; -Se ainda no estiver classificado, fazer o procedimento de classificao; -Ordenar de acordo com a classificao numrica extrada do CCD de arquivo; -Arquivar nas pastas suspensas, gavetas ou caixas de acordo com o volume (registrar na capa: cdigo numrico, assunto, nome da pessoa, rgo, firma ou lugar); -Verificar a existncia de antecedentes na pasta (de uma mesma pessoa e assunto);

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E AINDA AINDA

RESTRIO DE ACESSO SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso,-Reunir os antecedentes cronolgica decrescente; em ordem

requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau

-Ordenar documentos que no possuem antecedentes respeitando a ordem estabelecida: cronolgica, alfabtica, geogrfica se existir cpias, elimin-las. Caso no exista original, manter uma nica cpia; -Arquivar o anexo do documento quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada. -Identificar o contedo do arquivo externamente e registrar sua localizao no documento que o encaminhou.18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 85

de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel).18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 86

RESTRIO DE ACESSO SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser do conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso materiais importantes e sem classificao anterior.

RESTRIO DE ACESSO CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional.

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RESTRIO DE ACESSO RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

RECEBIMENTO E CLASSIFICAO Efetuar a separao dos documentos recebidos em ostensivo (de livre conhecimento) ou sigiloso, e particular. Os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios; Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada, e em caso negativo, classific-lo de acordo com o assunto tratado.89 18/11/2011 90

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FATORES DE DETERIORAO DETERIORA-Fatores intrnsecos

AMBIENTE IDEAL PARA CONSERVAAO CONSERVA ADEQUADA-Local de trabalho deve ser limpo; -Jamais consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho; -Proibido fumar nas reas de trabalho e de guarda dos documentos; -Manter 20 graus C de temperatura e 50% de umidade relativa do ar; -Estantes, mapotecas e armrios devem ser de metal com revestimento base de esmalte e tratados com fosfatao para evitar ferrugem; -Controlar entrada da luz solar com filtros UV nas janelas, ou cortinas e persianas;92

-O papel moderno cido e frgil: -Durabilidade baixa dos disquetes -Perda da qualidade de fotos coloridas

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MANUSEIO EM SUPORTE DE PAPEL-Lavar as mos no incio e no final do trabalho -Manusear livros e documentos sobre a mesa, sem apoiar os cotovelos e as mos. -Cuidado ao retirar o documento de pastas, caixas ou estante; -No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual dobrado, torna-se frgil, rompe-se e rasga-se facilmente; -no usar clipes de metal, usar de plstico ou proteger a rea de contato -Limitar o uso de furadores nos documentos decorrentes. Furar corretamente, dobrando a folha pelo centro com a marca do furador.93

MANUSEIO EM SUPORTE DE PAPEL

-No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos; -O uso de cpias xerox de documentos contra indicado porque: -As mquinas xerox, que operam com luz ultra violeta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como tinta do documento original; -Manuseio inadequado na operao das mquinas copiadoras pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos. -As fotocpias no substituem o original ou segunda via de um documento.18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 94

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ACONDICIONAMENTO IDEAL

ACONDICIONAMENTO IDEAL

-ATENO qualidade dos materiais utilizados; -A maioria dos papis e papeles disponveis no mercado so cidos e apresentam elementos prejudiciais como lignina e enxofre. -Analisar as melhores opes de embalagens; -Utilizar pacotilhas, feitas de papel de boa qualidade amarradas com cadaro de algodo; -Jamais utilizar barbantes e elsticos18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 95 18/11/2011

-Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas -Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo; -No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.


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CONSERVAR FOTOGRAFIAS... PROCEDIMENTOSNegativos e fotos devem ser guardados em local seco e ventilado ; Embalagens para fotografias e negativos devem ser confeccionadas em papel neutro; Nunca colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica; Para manusear fotos recomenda-se usar luvas de algodo; No fazer anotaes caneta na fotografia. Utilizar lpis macio e escrever no verso da foto; No usar cola ou fita adesiva em contato com a foto. Para fixar fotografias recomenda-se usar cantoneiras; Jamais usar metal clips ou grampos esses danificam a imagem fotogrfica.18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 97

CONSERVAO PREVENTIVA Para um eficiente programa de conservao preventiva, preciso: evitar oscilaes acentuadas de temperatura e umidade nos depsitos de documentos. Lugar adequado para preservar: *lugar livre da umidade, de perigo de ruptura de canos; *lugar ventilado; *lugar com controle de luz solar e da artificial; *local com instalaes eltricas que no ofeream risco; *evitar local onde haja variao constante de umidade e calor (medida de proteo contra fungos).

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CONSERVAO DOC ELETRNICOS CONSERVA

CONSERVAO DOC ELETRNICOS CONSERVA

-SUPORTES eletrnicos so frgeis e possuem tempo de vida curto; -Equipamentos eletrnicos tornam-se obsoletos; -Mudanas rpidas exigem contnua das informaes; rapidamente a migrao

-Acondicionar os CDs e DVDs na posio vertical em embalagens, preferencialmente de acrlico; -Para os documentos impressos em computadores, as recomendaes so as mesmas dos demais documentos em suporte de papel; -As impresses obtidas nos atuais equipamentos so frgeis e pouco durveis; -Impressoras a laser produzem cpias mais durveis do que as de jato de tinta e matriciais.

- necessrio prever e planejar as mudanas a longo prazo; -Produzir cpias de segurana que possam ser guardadas; -Manter CDs e DVDs afastados de equipamentos que geram campos eletromagnticos;18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 99 18/11/2011


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CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS A classificao dos documentos compreende o suporte, formato, gnero, espcie, tipo, forma e natureza. Ex: Edital, edital de abertura de inscries, rascunho, microficha e fita magntica.

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Edital espcie, ou seja, a linguagem formal do documento. "Abertura de inscries", significa que um tipo especfico de Edital. Rascunho a forma do documento. Microficha o formato, e o disco magntico se refere ao suporte.

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INSTRUMENTOS DE PESQUISA So instrumentos de pesquisa dos arquivos permanentes, as ferramentas utilizadas para sua descrio, orientando as buscas dos documentos, indo em ordem decrescente de detalhamento: -Guia: contm dados gerais acerca do arquivo em si, descrevendo por alto os fundos existentes, alm de indicar as outras ferramentas existentes. -Inventrios: oferecem um quadro sobre alguns fundos, descrevendo as atividades de seus titulares, as sries integrantes... -Catlogos e ndices: indicam a localizao especfica dos documentos.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA Dentre os instrumentos de pesquisa elaborados para atender ao programa descritivo dos arquivos permanentes, inclui-se: Edio de Textos: contm a transcrio do documento na ntegra.

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EM ARQUIVOLOGIA LEGADO = elemento de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, geralmente utilizado na administrao pblica para designar um conjunto de documentos.

VALOR PROBATRIO A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura e o funcionamento da instituio responsvel por sua acumulao. VALOR PROBATRIO>valor inerente aos documentos de arquivo cujas informaes permitem conhecer a origem, a estrutura, a competncia e/ou o funcionamento da instituio que os produziu;valor inerente a um documento que evidencia a existncia ou a veracidade de um fato.18/11/2011 Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 106

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UNIDADE DE ARQUIVAMENTO/ ITEM DOCUMENTAL: Unidade de Arquivamento: Recipiente, invlucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento. Item Documental: A menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel, por exemplo, uma carta, memorando, relatrio, fotografia, registro sonoro.Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto

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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica18/11/2011 111

DOSSI Dossi uma unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a determinado assunto ou pessoa. Coleo de documentos relativos a um processo contendo diversos documentos relativo a determinado assunto. Exemplo: Vrios documentos, reportagens, recortes que falam sobre a vida de uma pessoa, a um rgo... tudo dentro de uma s pasta.

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ALGUNS DOCUMENTOS CARTOGRFICO =Documentos cartogrficos so representaes geogrficas. Com formatos e dimenses e rotaes variveis. Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas . ICONOGRFICOS =pintura, gravura, ilustrao, fotografia, desenho tcnico etc;

Obrigada.! [email protected]

ESCRITOS OU TEXTUAIS= documentos escritos ou textuais datilografados ou impressos.

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BIBLIOGRAFIA LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri/So Carlos: EdUFF et EDUFSCar, 1996. 142 p. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica aplicada. Rio de Janeiro: APERJ, 1997. 143 p. A imagem e a sombra da Arquivstica. Rio de Janeiro: APERJ, 1998. 110 p. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Traduo de Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. 388 p. BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentao: da convergncia de objetivos diversidade da documentao e do processamento tcnico. Revista Brasileira de biblioteconomia e documentao, So Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978. CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prtico para classificao de documentos e fichas para organizao dos servios de arquivos. Lisboa : Editorial Prtico, 1975. FEIJO, V. de M. Documentao e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre : SAGRA, 1988. GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentao. 2. ed. Rio de Janeiro : Intercincia, 1976. GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2. ed. So Paulo : Atlas, 1979. PRADO, H. A. A tcnica de arquivar. 5. ed. So Paulo : T.A. Queiroz, 1985. Dicas com adaptaes: Wilham Douglas: Juiz Federal/Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco 115

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