SP - Araraquara - PSF - Validação 2016

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO

Instalação SP - Araraquara - PSF

Endereço da Instalação Av. Sete de Setembro, 308

Centro Araraquara/SP – CEP 14800-390

Unidade: Procuradoria Seccional Federal em Araraquara – Em Estruturação


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível,

tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 2

SUMÁRIO

SUMÁRIO ................................................................................................................................... 2

METODOLOGIA.......................................................................................................................... 3

MAPEAMENTO DA INSTALAÇÃO ............................................................................................... 4

MAPEAMENTO DA UNIDADE .................................................................................................... 4

QUADRO DE AVALIAÇÃO ........................................................................................................... 5

RELATÓRIO DE CUSTOS ............................................................................................................. 6

RELAÇAO DOS CONTRATOS DA INSTALAÇÃO ........................................................................... 7

CHECK LIST ................................................................................................................................. 8

ANEXO I – FOTOS ..................................................................................................................... 15




METODOLOGIA

Desde de 2012 a Secretaria-Geral de Administração (SGA) da Advocacia-Geral da

União (AGU) aplica a metodologia baseada em checklist, que é uma ferramenta de fácil aplicação, para qualificar o local e as condições de trabalho, além de servir como parâmetro para as melhorias e avaliações futuras.

A aplicação do checklist se dá a partir da visita ao local. Com a ferramenta em mãos, passa-se por todos os setores e postos de trabalho observando os itens listados no checklist. Nesta fase é importante o acompanhamento dos responsáveis pelos setores em análise para facilitar o trabalho de coleta de dados.

O checklist utiliza a avaliação pelo questionamento de SIM e NÃO. Caso seja observado o atendimento ao item marca-se um X na coluna SIM, caso contrário, marca-se um X na coluna NÃO.

A coluna observação é destinada para comentários e/ou considerações sobre o item abordado, como por exemplo, a explicitação da não-conformidade ou a indicação do local onde foi identificado o risco. Esta coluna deve ser preenchida a fim de facilitar posteriormente a indicação da medida corretiva.

Quando um item não for aplicável deve ser marcado a coluna NA. Recomenda-se informar também uma justificativa para este fato.

Devem ser tiradas fotos dos locais, que auxiliarão na identificação do setor e dos recursos existentes. Quando algum item do checklist receber resposta negativa, recomenda-se que este fato seja registrado por meio de fotos, tendo o cuidado de identificá-las com o respectivo item do checklist. O registro fotográfico deve ser realizado com o consentimento das pessoas, para que estas não se sintam constrangidas com o fato.

Deverá também ser verificada a existência de plantas dos setores, contendo a localização dos equipamentos e mobiliários.

Para cada unidade ou escritório de representação deve ser preenchido um checklist. Caso uma instalação (prédio) contenha mais de uma unidade ou escritório de representação deve ser preenchido um checklist para cada um.

O resultado da análise de todos os checklists propiciará a elaboração do Painel de Prioridades que quantifica e qualifica as instalações bem como subsidia a elaboração da solicitação dos recursos orçamentários e financeiros e dos planos de ação para implantação de melhorias nas das unidades da Advocacia-Geral da União.


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível, tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 4

MAPEAMENTO DA INSTALAÇÃO

Instalação:

SP - Araraquara - PSF Código do Centro de Custo da Instalação: 262100

Endereço da Instalação:

Av. Sete de Setembro, 308 – Edifício Vivant – Centro – Araraquara – SP – CEP 14800-390

Código RIP do prédio no SPIUnet: Não cadastrado

Situação do Imóvel: Locado

. Quantidade de Pavimentos da Instalação (prédio): 01 Área total do prédio (m²): 950,00

Unidade Gestora (UG): 110099 - SAD/SP CNPJ Geral da AGU: 26.994.558/0001-23

*Marcar compartilhado apenas quando o imóvel pertencer a outro órgão público não pertencente à AGU.

MAPEAMENTO DA UNIDADE

Nome da unidade Instalada: Procuradoria Seccional Federal em Araraquara - Em Estruturação Código do Centro de Custo da Unidade: 262101

Endereço da unidade: Av. Sete de Setembro, 308 – Edifício Vivant – Centro – Araraquara – SP – CEP 14800-390 Telefone: (16) 3114-3257

Fax: Não possui

Espaço Utilizado pela unidade (Quantidade de andares e Quantidade de salas): A unidade ocupa todo o andar (subsolo de um edifício), com 18 salas para advogado, 4 banheiros, uma sala de reunião, um arquivo e 4 salas para administrativos

Área Operacional da unidade (m²): 950,00

CNPJ da unidade: Não possui

Titular: RAFAEL DUARTE RAMOS E-mail: [email protected]

Substituto: MARCELO PASSAMANI MACHADO E-mail: [email protected]

Coordenador Administrativo: não há um servidor com esse cargo específico na unidade E-mail:

Coordenador Administrativo Substituto: não há um servidor com esse cargo específico na unidade E-mail:

Quantidade de Advogados Públicos: 16

Quantidade de Servidores Técnico-Administrativos: 8 2 cedidos para a AGU e 6 do INSS não cedidos formalmente para a AGU

Quantidade de Estagiários: 2 03 mantidos pela AGU e 17 mantidos pelo INSS

Quantidade de Terceirizados: 6 2 motoristas, 2 vigilantes e 2 serventes de limpeza, todos mantidos pelo INSS

Outros Colaboradores:



QUADRO DE AVALIAÇÃO

NOTA DA UNIDADE - 2013 55,26% REGULAR

NOTA DA UNIDADE - 2014 59,13% REGULAR

NOTA DA UNIDADE - 2015 65,67% BOM

NOTA DA UNIDADE - 2016 66,28% BOM

SUBITEM ITENS APLICÁVEIS Nº DE AFIRMATIVASINDICE DE

QUALIDADE OBTIDOCLASSIFICAÇÃO

1.1 Condições Físicas 5 5 100,00% ÓTIMO

1.2 Área da Unidade 5 4 80,00% BOM

1.3 Áreas Comuns 5 3 60,00% REGULAR

1.4 Estacionamento 3 3 100,00% ÓTIMO

1.5 Manutenção Predial 2 2 100,00% ÓTIMO

1.6 Acessibilidade 3 3 100,00% ÓTIMO

TOTAL DO ITEM 23 20 86,96% ÓTIMO

2.1 Instalações Hidráulicas 4 2 50,00% REGULAR

2.2 Instalações Elétricas 8 7 87,50% ÓTIMO

2.3 Ar Condicionado 5 3 60,00% REGULAR

2.4 Elevadores 0 0

TOTAL DO ITEM 17 12 70,59% BOM

3.1 Mobiliário 4 3 75,00% BOM

3.2 Almoxarifado 3 3 100,00% ÓTIMO

3.3 Veículos 5 3 60,00% REGULAR

3.4 Telefonia 5 1 20,00% PÉSSIMO

3.5 Serviços Terceirizados 5 2 40,00% RUIM

3.6 Serviço de Locação de Impressora 6 3 50,00% REGULAR

TOTAL DO ITEM 28 15 53,57% REGULAR

4 Tecnologia da Informação 9 5 55,56% REGULAR

5 Gestão da Documentação e Informação 3 2 66,67% BOM

6 Gestão Administrativa 6 3 50,00% REGULAR

AVALIAÇÃO FINAL 86 57 66,28% BOM

2 Gestão da Infraestrutura

ITEM DE CONTROLE

3 Gestão da Logística

Quadro de Avaliação

Instalação: SP - Araraquara - PSF | Unidade: PSF

VISITAS TÉCNICAS - Secretaria-Geral de Administração - Diretoria de Planejamento Orçamento e Finanças

1 Imóvel



RELATÓRIO DE CUSTOS

PI Nome PI JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL TOTAL GERAL

AGU0030 MATERIAL DE CONSUMO E EXPEDIENTE R$ 170,00 R$ 170,00

AGU005C DESPESAS PROCESSUAIS - CUSTAS R$ 248,31 R$ 840,90 R$ 282,60 R$ 1.371,81

AGU0075 AQUISICAO DE PAPEL R$ 2.412,50 R$ 2.412,50

R$ 170,00 R$ 248,31 R$ 840,90 R$ 2.695,10 R$ 3.954,31

Fonte: SIC - Posição com base nos pagamentos até: 11 de maio de 2016

Mês

TOTAL GERAL



RELAÇAO DOS CONTRATOS DA INSTALAÇÃO

Não foram encontrados contratos relacionados a esta instalação.



CHECK LIST

ITEM DE CONTROLE Resposta OBSERVAÇÃO

1. Condições Físicas:

1.1. Condições Físicas:

1.1.1. O prédio está em bom estado de conservação? SIM

1.1.2. O prédio está bem localizado (próximo aos fóruns ou tribunais)? SIM

1.1.3. Os pisos, paredes e teto da edificação estão em boas condições de conservação?

SIM

1.1.4. Os pisos e paredes das copas e banheiros são impermeabilizados e protegidos contra umidade?

SIM

1.1.5. Há ventilação e iluminação adequadas? SIM

1.2. Área da unidade:

1.2.1. A área ocupada pela unidade é suficiente para abrigar o efetivo (média de até 9m² de área útil para o trabalho individual)?

SIM

1.2.2. Existe área disponível na unidade para instalar novos servidores? SIM

1.2.3. O layout atual da unidade atende às necessidades? SIM

1.2.4. Na unidade existem salas de reunião? Quantas? SIM Há uma sala de reunião; porém, não está adequadamente mobiliada e equipada

1.2.5. Todas as salas de reunião da unidade possuem computador e datashow instalados?

NÃO

1.3. Áreas Comuns:

1.3.1. No prédio existem espaços comunicativos, tais como: murais, jornal interno e blog?

SIM Foi recentemente criado um mural

1.3.2. No prédio já foi instalado um protocolo central unificado (PCU) que atenda a todas as unidades?

NÃO

1.3.3. O PCU realiza serviço de digitalização que atenda a todas as unidades? NÃO

1.3.4. No prédio existe uma área de convivência que atenda a todas as unidades?

SIM

1.3.5. Existe um arquivo central que atenda a todas as unidades? SIM

1.4. Estacionamento:




1.4.1. O imóvel tem estacionamento para os veículos oficiais? SIM

1.4.2. O imóvel tem estacionamento para os veículos de servidores (membros e administrativos) e visitantes?

SIM Não há vagas suficientes para todos os Procuradores, servidores e visitantes.

1.4.3. O estacionamento tem controle de entrada (sistema automatizado ou posto de vigilância)?

SIM

O vigilante que fica na portaria do prédio também é responsável por vigiar o estacionamento (há visibilidade para isso)

1.5. Manutenção Predial:

1.5.1. Existe contrato para o serviço de manutenção predial? SIM Empresa contratada pelo INSS

1.5.2. O serviço de manutenção predial é adequado? SIM

1.6. Acessibilidade:

1.6.1. Os acessos ao interior da edificação estão livres de barreiras arquitetônicas e de obstáculos que impeçam ou dificultem a acessibilidade de pessoas com deficiência?

SIM

1.6.2. Há vagas para veículos que transportam pessoas com deficiência? SIM

1.6.3. No prédio há banheiro acessível, com seus equipamentos e acessórios distribuídos de maneira que possam ser utilizados por pessoas com deficiência?

SIM

1.6.4. Os elevadores oferecem condições de acessibilidade às pessoas com deficiência?

NÃO SE APLICA

2. GESTÃO DA INFRAESTRUTURA:

2.1. Instalações Hidráulicas:

2.1.1. As instalações sanitárias estão em perfeito estado de conservação? SIM

2.1.2. As torneiras nos banheiros são providas de sensores ou com fechamento automático?

NÃO

2.1.3. Os mictórios são providos de descarga? NÃO Não há mictórios, apenas vasos sanitários

2.1.4. Nos vasos sanitários as válvulas de descarga apresentam as opções 1 (líquido) e 2(sólido)?

SIM

2.2. Instalações Elétricas:

2.2.1. Os quadros elétricos permanecem fechados e identificados? SIM




2.2.2. As luminárias estão em boas condições e funcionando? SIM

2.2.3. Há interruptores individuais nas salas para a iluminação? SIM

2.2.4. As tomadas são do padrão NBR 14136 (tomadas três orifícios de 4 mm ou 4,8 mm)? SIM

2.2.5. As tomadas estão identificadas quanto à voltagem? NÃO

2.2.6. As instalações dos equipamentos são feitas em tomadas individuais? (Não considerar inadequado o uso de réguas ou estabilizadores)

SIM

2.2.7. Os circuitos e equipamentos elétricos estão devidamente isolados? (Sem partes vivas expostas, isentas de contato com a água e protegidos contra impactos mecânicos e agentes corrosivos)

SIM

2.2.8. Todos os computadores e impressoras estão com estabilizadores ou em rede estabilizada?

SIM

2.3. Ar Condicionado:

2.3.1. A unidade possui aparelhos de ar condicionado? Quais? SIM Há 5 aparelhos tipo split e 2 centrais.

2.3.2. O quantitativo de aparelhos de ar condicionado é suficiente, ou seja, a refrigeração está adequada?

SIM

2.3.3. Os aparelhos de ar condicionado são desligados quando os ambientes estão desocupados?

SIM

2.3.4. Existe contrato de manutenção para os aparelhos de ar condicionado? NÃO

2.3.5. O serviço de manutenção dos aparelhos de ar condicionado é adequado? NÃO Não há contrato de manuntenção de ar condicionado

2.4. Elevadores:

2.4.1. Os elevadores atendem as necessidades? NÃO SE APLICA

2.4.2. Existe contrato de manutenção para os elevadores? NÃO SE APLICA

2.4.3. O serviço de manutenção dos elevadores é adequado? NÃO SE APLICA

3. GESTÃO DA LOGÍSTICA:




3.1. Mobiliário:

3.1.1. A quantidade de mobiliário é adequada? SIM Recebemos imóveis novos para boa parte do prédio e dos servidores; porém, ainda usamos móveis cedidos pelo INSS.

3.1.2. O mobiliário tem boa qualidade e estado de conservação? SIM

3.1.3. O mobiliário está padronizado? SIM

Apenas as mesas dos estagiários estão fora do padrão, pois não recebemos mesas para eles no envio recente.

3.1.4. No seu prédio existe servidor designado formalmente para atuar como agente patrimonial que atenda a sua unidade?

NÃO

3.2. Almoxarifado:

3.2.1. Existem materiais de consumo e expediente em quantidade que atendam às necessidades?

SIM

Recebemos periodicamente material da SAD/SP e do INSS. A utilização dos materiais é compartilhada. A maior parte do material ainda é enviada pelo INSS

3.2.2. Os materiais são entregues de forma célere? SIM

3.2.3. A qualidade dos materiais de consumo e expediente é adequada? SIM

3.3. Veículos:

3.3.1. A unidade é atendida por uma central de transportes, veículos oficiais (próprios, terceirizados) ou serviço de taxi? Especificar e quantificar.

SIM

Há 2 veículos e 2 motoristas contratados pela Gerência Executiva do INSS para atender a Procuradoria. A AGU/PGF não fornece esse tipo de estrutura para a unidade.

3.3.2. O serviço da central de transportes, veículos oficiais (próprios, terceirizados), é prestado com qualidade?

SIM

3.3.3. A quantidade de veículo é suficiente para atender a demanda da unidade?

NÃO Em vários dias, é insuficiente para atender a todas as viagens para realizações de audiências (em especial previdenciárias e trabalhistas)

3.3.4. Os veículos oficiais (próprios, terceirizados) estão em bom estado de conservação e são adequados para a finalidade?

SIM




3.3.5. Existe contrato de manutenção da frota não terceirizadas? NÃO SE APLICA Os veículos são locados, portanto a manutenção é feita pela empresa locadora.

3.3.6. Os veículos oficiais (próprios ou terceirizados) estão identificados conforme padrão adotado?

NÃO Os automóveis estão identificado segundo os padrões do INSS já que a AGU/PGF não fornece esse tipo de estrutura para a unidade

3.3.7. O serviço de transporte por taxi é prestado com qualidade? NÃO SE APLICA

3.4. Telefonia:

3.4.1. A unidade possui central telefônica? NÃO

3.4.2. A central está instalada em local adequado? NÃO Não há central telefônica

3.4.3. O quantitativo de linhas telefônicas é suficiente? NÃO Todos os aparelhos telefônicos são do INSS. A AGU/PGF não fornece esse tipo de estrutura para a unidade.

3.4.4. O quantitativo de aparelhos telefônicos (ramais) é suficiente? NÃO

Algumas salas de Procuradores não tem ramal de telefone.

3.4.5. A qualidade dos aparelhos telefônicos é adequada? SIM

Lembrando que todos os aparelhos telefônicos são do INSS. A AGU/PGF não fornece esse tipo de estrutura para a unidade. Tem um aparelho de fax com o fio do telefone pregado com fita adesiva e que só funciona se segurarmos o fio bem forte na entrada do tele

3.5. Serviços Terceirizados:

3.5.1. O serviço de portaria ou recepção é adequado? NÃO

O serviço de portaria não existe, sendo feito por vigilante ou servidor.

3.5.2. O serviço de vigilância é adequado? SIM O serviço de vigilância da unidade é fornecido pela Gerência Executiva do INSS. A AGU/PGF não fornece esse tipo de estrutura para a unidade

3.5.3. O serviço de limpeza e conservação é adequado? SIM

Importa mais uma vez apontar que o serviço de limpeza da unidade é fornecido pela Gerência Executiva do INSS mesmo porque a Procuradoria está no mesmo prédio que a Gerência do INSS. A AGU/PGF não fornece esse tipo de estrutura para a unidade. Porém, diante da redução de gastos determinada pelo governo federal, teremos diminuição no número de serventes, o que talvez torne o serviço inadequado.




3.5.4. O serviço de copeiragem é adequado? NÃO Não há serviço de copeiragem

3.5.5. O serviço do apoio administrativo terceirizado é adequado? NÃO SE APLICA Não há serviço de apoio administrativo terceirizado, sendo tudo feito com muito sacrifício pelos poucos estagiários e servidores

3.5.6. O quantitativo de terceirizados é suficiente? NÃO

A unidade não conta com mão de obra terceirizada para apoio administrativo, copeiragem e portaria. Os únicos serviços terceirizados são vigilância e limpeza e conservação contratados pela Gerência Executiva do INSS em Araraquara

3.6. Serviço de locação de impressoras, digitalização e reprografia:

3.6.1. A unidade é atendida por um contrato de locação de impressão (outsourcing de impressão)?

NÃO

3.6.2. A quantidade de impressoras (ou multifuncionais) é compatível com o trabalho desenvolvido?

NÃO Há apenas 4 impressoras de propriedade da AGU. As demais impressoras são de propriedade do INSS e não há impressoras suficientes para todos. As impressoras são compatilhadas.

3.6.3. As impressoras (ou multifuncionais) estão em bom estado de conservação?

SIM

3.6.4. As impressoras (ou multifuncionais) estão configuradas para impressão frente e verso?

SIM

3.6.5. A quantidade de scanners (ou impressoras multifuncionais) é compatível com o trabalho desenvolvido?

NÃO Há uma demanda muito grande por scanners, considerando a necessidade de digitalização de documentos para peticionamento eletrônico e utilização do SAPIENS e SICAU.

3.6.6. Os scanners (ou impressoras multifuncionais) estão em bom estado de conservação?

SIM

4. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO:

4.1. A quantidade de computadores é compatível com a força de trabalho? NÃO

Poucos Procuradores, servidores e estagiário em Araraquara contam com computadores de propriedade da AGU. Os demais utilizam computadores que são de propriedade do INSS. Todos os equipamentos da AGU são antigos (de 2008 e 2010) e temos enorme dificuldade em obter novos equipamentos

4.2. A configuração dos computadores está compatível com a necessidade do trabalho?

NÃO Temos vários problemas com os sistemas informatizados dos Tribunais de Justiça. Ademais, vários micros são muito antigos e com sistemas operacionais ultrapassados




4.3. Toda a força de trabalho tem acesso à internet? SIM

4.4. O acesso à rede e a internet é célere? NÃO Não. É necessário que se tenha acesso à internet sem restrições, o que não acontece na rede DATAPREV. Há previsão para migração para a REDE AGU em junho/2016.

4.5. A quantidade de pontos de rede é suficiente? SIM Porém, está no limite

4.6. Mais de 80% dos servidores (membros e administrativos) possuem computadores com 2 vídeos?

NÃO Os novos computadores enviados pelo INSS não possuem 2 placas de vídeo e não comportam essa funcionalidade

4.7. A sala do servidor de rede é individualizada? SIM

4.8. A sala do servidor de rede possui rack e ar condicionado? SIM

4.9. O servidor de rede atende as necessidades? SIM

5. GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO:

5.1. Mais de 80% dos servidores (membros e administrativos) da unidade utilizam o SAPIENS – Sistema AGU de Inteligência Jurídica?

SIM Como o contencioso ainda está fora do SAPIENS, a maioria dos Procuradores ainda não utilizam o Sapiens.

5.2. A unidade é atendida por uma Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SubCad) ou pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD)?

NÃO

Embora não exista uma subcomissão, as Chefias dos antigos ER e PFE/INSS adotaram procedimentos padrão para a digitalização, descarte e nomeação de arquivos. Há rotinas implantadas.

5.3. O descarte dos documentos está otimizando o espaço físico da unidade? SIM Todo o arquivo judicial está digitalizado.

6. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:

6.1. A unidade participa, diretamente ou indiretamente, da fiscalização dos contratos?

SIM Indiretamente, atuamos fiscalizando os contratos do INSS que prestam serviços na nossa unidade. Não há contratos da AGU.

6.2. A fiscalização dos contratos que atendem a sua unidade é realizada de forma satisfatória?

SIM Pela Seção de Logística da GEX INSS de Araraquara.Não há contratos da AGU.

6.3. A unidade é atendida por suprimento de fundos? NÃO

6.4. A unidade tem conhecimento do Projeto Esplanada Sustentável (PES) SIM

6.5. Na unidade existe material de divulgação do PES nos ambientes? NÃO

6.6. A unidade tem conhecimento do Selo unidade Parceira do PES (Portaria SGA nº 44, publicada no BS de 08 de fevereiro de 2013)?

NÃO




ANEXO I – FOTOS

Fachada

Portaria




Entrada

Corredor




Gabinete – ante-sala

Gabinete do Procurador-Chefe




Gabinete de procurador

Secretaria




Setor de cálculos

Cozinha




Banheiro

Banheiro




Servidor de informática

Servidor de informática




Quadro de eletricidade

Ar condicionado




Estacionamento

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

Ministro Luís Inácio Lucena Adams


Patrícia Carneiro Leão de Amorim

DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS

Júnia Cristina França Santos Egídio

COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO SETORIAL

Abelardo Scalco Isquierdo

Equipe: André Matheus de Siqueira Regal Lira - Desenvolvedor

José Carlos Carreira dos Santos

Keily Cristiny Saúde Rodrigues

Leandro Luciano

SP - Araraquara - PSF - Validação 2016

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