Subsistema de Control Estratégico Avances 3.1.1 ...
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO ABRIL A JUNIO DE 2014 Subsistema de Control Estratégico Avances 3.1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL La Alta Gerencia de la ANE se encuentra comprometida y aplica un estilo de dirección participativa y de comunicación constante en los diferentes niveles de autoridad, a fin de dar cumplimiento a las metas trazadas. La entidad funciona con una Estructura Organizacional, que establece las responsabilidades y niveles de autoridad con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. La Agencia Nacional del Espectro cuenta con el Código de Ética adoptado, en él se señalan los valores los cuales son observados y aplicados por todos los servidores públicos de la entidad en el desarrollo de las diversas actividades. Dado a la actualización del MECI, con la expedición del decreto 943 de 2014, la entidad se prepara en diversas capacitaciones y encuentros para enriquecer al talento humano y, además, para estar a tono con las nuevas disposiciones legales MECI. En la ANE, se mantiene un entorno favorable al control, orientado en una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos administrativos y operativos de la Entidad, permitiendo un diseño de lineamientos estratégicos que han contribuido en el ambiente favorable al control, con una gestión orientada a procesos y administrando el riesgo. Plan Estratégico: La Agencia Nacional del Espectro cuenta con un Plan Estratégico, el cual trimestralmente se realiza seguimientos para garantizar el cumplimiento de las metas. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos: Desarrollo del Talento Humano: La Agencia Nacional del Espectro, ha determinado las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales incorporan los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación y capacitación de los funcionarios; contando con perfiles de cargo y procedimientos para la adecuada gestión. Igualmente, se promueve actividades internas que así lo permiten y actividades dirigidas a la mejora del clima y la cultura organizacional. Como parte de las necesidades de recursos humanos de la Agencia Nacional del Espectro, se expido el Decreto 1991 de 2013 que modificó la planta de personal de la entidad, se modificó el manual de funciones y competencias laborales, el cual establece las funciones de los servidores públicos y es socializado entre todos los funcionarios de la ANE, para su
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO ABRIL A JUNIO DE 2014
Subsistema de Control Estratégico
Avances
3.1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL La Alta Gerencia de la ANE se encuentra comprometida y aplica un estilo de dirección participativa y de comunicación constante en los diferentes niveles de autoridad, a fin de dar cumplimiento a las metas trazadas. La entidad funciona con una Estructura Organizacional, que establece las responsabilidades y niveles de autoridad con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. La Agencia Nacional del Espectro cuenta con el Código de Ética adoptado, en él se señalan los valores los cuales son observados y aplicados por todos los servidores públicos de la entidad en el desarrollo de las diversas actividades. Dado a la actualización del MECI, con la expedición del decreto 943 de 2014, la entidad se prepara en diversas capacitaciones y encuentros para enriquecer al talento humano y, además, para estar a tono con las nuevas disposiciones legales MECI. En la ANE, se mantiene un entorno favorable al control, orientado en una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos administrativos y operativos de la Entidad, permitiendo un diseño de lineamientos estratégicos que han contribuido en el ambiente favorable al control, con una gestión orientada a procesos y administrando el riesgo. Plan Estratégico: La Agencia Nacional del Espectro cuenta con un Plan Estratégico, el cual trimestralmente se realiza seguimientos para garantizar el cumplimiento de las metas. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos: Desarrollo del Talento Humano: La Agencia Nacional del Espectro, ha determinado las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales incorporan los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación y capacitación de los funcionarios; contando con perfiles de cargo y procedimientos para la adecuada gestión. Igualmente, se promueve actividades internas que así lo permiten y actividades dirigidas a la mejora del clima y la cultura organizacional. Como parte de las necesidades de recursos humanos de la Agencia Nacional del Espectro, se expido el Decreto 1991 de 2013 que modificó la planta de personal de la entidad, se modificó el manual de funciones y competencias laborales, el cual establece las funciones de los servidores públicos y es socializado entre todos los funcionarios de la ANE, para su
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conocimiento y aplicación. Así mismo se encuentran adoptados e implementados los programas de Bienestar Social, Salud Ocupacional, Inducción, Reinducción y el Plan Institucional de Capacitación, los cuales se desarrollan y ejecutan de acuerdo con lo establecido con el Plan de Acción para cada vigencia. El equipo de trabajo de Talento Humano ha desarrollado su programa de Bienestar Social e Incentivos, Jornadas de salud, Jornadas deportiva y de integración, actividades de carácter cultural y capacitaciones en diversas temáticas como: Idiomas, Coaching empresarial, actualización tributaria, financiera, Congreso de Telecomunicaciones, en Gestión de Recursos Humanos y tiene proyectado para el último trimestre, otros temas dentro de su plan institucional. En cuanto al programa de Salud Ocupacional, se elaboró la política y el Programa de Salud Ocupacional de conformidad con el plan básico legal, así mismo se han adelantado jornadas de pausas activas, capacitación en el sistema general de riesgos profesionales, brigadas y copaso, riesgos psicosociales, ergonomía, orden y aseo, reciclaje, capacitación en diversas temáticas referentes a la salud ocupacional y que se encuentran contemplados en el plan de formación de la ARP Positiva. También se encuentran en este programa las jornadas de prevención, exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro) y vacunación. Adicionalmente, durante este periodo se creó el Comité de Convivencia Laboral, adoptado mediante Resolución 174 de 2013, con el fin de tener un espacio de concertación entre los funcionarios. Por último, es importante mencionar que se establecieron los Acuerdos de Gestión con los tres (3) Subdirectores de la Entidad, con los cuales se pactan compromisos y metas institucionales a cumplir. Estilo de Dirección: El estilo de Dirección de la Entidad pasa del Control a empoderamiento, con funcionarios capaces y responsables de sus propios procesos, con delegación y distribución de responsabilidades hasta donde lo permita la Ley. 3.1.1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO La alta dirección conjuntamente con los demás responsables de la ejecución de los planes programas y proyectos que la ANE se propuso dentro del su plan de acción vigencia 2014, ha realizado seguimiento continuo a las metas y objetivos durante este periodo. Planes y Programas: La Alta Dirección de la Entidad, fomenta de manera periódica espacios donde los líderes de proyecto y subdirectores presentan sus avances y evaluaciones de los
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indicadores, permitiendo conocer el cumplimiento de las metas formuladas para la respectiva vigencia. SUBDIRECCIÓN DE VIGILANCIA Y CONTROL
Desde el punto de vista de la vigilancia y control eficiente del espectro, como meta importante
de la Subdirección de Vigilancia y Control y cuyo objetivo principal de la iniciativa
es implementar un sistema dinámico y eficiente para la correcta vigilancia y control,
encaminado a promover cultura del Autocontrol, con el fin de garantizar su uso libre de
interferencias. Para cumplir este objetivo se utilizan los siguientes mecanismos:
Sistema nacional de monitoreo remoto: Consiste en el despliegue de estaciones de
monitoreo en las principales ciudades del país, con el objeto de verificar el uso del
espectro radioeléctrico.
Visitas técnicas de control del espectro radioeléctrico: Mediante la inspección de las
estaciones de radiocomunicaciones se verifican sus parámetros de operación y la
existencia de operadores clandestinos.
Investigaciones administrativas: Adelantar las actuaciones administrativas por
violación al régimen del espectro
Los logros de estas actividades durante el primer semestre del 2014 fueron los siguientes:
Sistema Nacional de Monitoreo, se instalaron 2 estaciones de monitoreo en las ciudades de Ibagué e Ipiales. En total se cuenta con 18 estaciones fijas con las cuales se logra una cobertura del 72% del territorio nacional y un 44% de la población colombiana.
Visitas técnicas de control del espectro radioeléctrico, se han realizado 613 hasta mayo de 2014, de 1064 que se tienen programadas, lo que representa un cumplimiento del 57,6% de la meta planeada para este año.
La información recolectada en campo durante estas visitas, es procesada por funcionarios de la ANE, elaborando informes posteriores con el análisis técnico y comparativo con los parámetros técnicos autorizados al proveedor, así como las conclusiones respectivas del caso, el cual. Estos resultados son enviados al Ministerio de TIC para la atención de solicitudes de resolución de interferencias o el inicio de investigaciones administrativas cuando se trata de proveedores del servicio de radiodifusión sonora, a la ANTV en el caso de visitas o verificaciones a operadores del
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servicio de televisión, o si es del caso, de acuerdo con la competencia establecida por la ley, al Grupo de Investigaciones de la Subdirección de Vigilancia y Control de la ANE, para iniciar, si es procedente, las actuaciones administrativas correspondientes. Durante el primer semestre del 2014, estos informes están distribuidos de la siguiente manera: 396 dentro de la MISMA ANE para la Subdireccion de Vigilancia y Control, 35 para al Mintic, y 57 para la ANTV.
Investigaciones por violaciones al régimen del espectro adelantadas este año: La Subdirección de Vigilancia y Control, a junio de 2014 ha expedido 607 decisiones definitivas expedidas en primera instancia.
Resolución de Peticiones, quejas y reclamos: La Subdirección de Vigilancia y Control disminuyó en un 85,79% el tiempo de respuesta de peticiones, quejas y reclamos desde la creación de la ANE, para el año 2014 dentro de la gestión se dio prioridad a la atención de solicitudes de interferencia, lo que optimizó los tiempos de respuesta. En la gráfica se puede observar claramente la disminución en el número de días de respuestas definitivas desde el año 2012 hasta abril del 2014, lo anterior, se hizo priorizando en el Plan Anual de Visitas la realización de las verificaciones técnicas relacionadas con interferencias, clandestinidad y demás solicitudes de los clientes internos y externos de la entidad, logrando con ello mejorar en la satisfacción de nuestros clientes.
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SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y PLANEACIÓN:
Nombre del proyecto
Avances y logros a junio de 2014
Análisis bandas IMT
Finalización de los análisis técnicos de los parámetros económicos de las
bandas candidatas a ser identificadas para su uso por las
Telecomunicaciones Móviles Internacionales – IMT- en la próxima
Conferencia Mundial de Radiocomunicaciones del 2015.
Definición de un cronograma tentativo de liberación y procesos de
asignación de bandas para IMT hasta el 2023.
Publicación de un documento de consulta pública para que los interesados
envíen sus comentarios sobre las conclusiones del proyecto relacionadas
con la reserva y cambio de atribución de algunas bandas de frecuencia.
Asesoría técnica para la asignación
de bandas IMT
Se apoyó al Ministerio revisando el informe presentado por el Consultor
Bluenote para la valoración de espectro de las bandas de 850 MHz y 1900
MHz.
Se dio inicio al desarrollo de los estudios particulares para brindar el apoyo
técnico que exija la estructuración de los procesos de asignación de las
bandas de 700 MHz y 900 MHz, entre otras. Recientemente, mediante la
expedición de las Resoluciones 1118 y 1119 de 2014, el Ministerio de TIC
invitó a las personas jurídicas y/o naturales, a manifestar interés en la
participación de los procesos de asignación de espectro, con lo cual inicia
un proceso de discusión con el sector, que puede extenderse hasta 2015 y
requerirá el apoyo técnico de la ANE.
Migraciones
Apoyo técnico al Ministerio en la Migración en las bandas AWS y 2500
MHz. Asesoría al Ministerio en las mesas de trabajo con la Armada
Nacional, Comando general de Las Fuerzas Militares y Policía Nacional.
Apoyo técnico en la liberación del espectro del Dividendo Digital y otras
bandas de frecuencias.
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Mecanismos de flexibilización del uso de espectro
En 2014, se ha adelantado el proceso de concretar la propuesta normativa
a partir de los fundamentos jurídicos, técnicos y económicos identificados
preliminarmente en 2013 de mecanismos de flexibilización aplicables al
contexto colombiano para fundamentar las modificaciones necesarias para
contar con un esquema mixto de gestión del espectro radioeléctrico. De
igual manera durante este año se desarrolló la herramienta computacional
para la medición del uso eficiente del espectro radioeléctrico, incluyendo
los indicadores pertinentes para este fin.
Desarrollo de un Plan Maestro de
Administración de Espectro (PMAE)
Definición del plan para la implementación de las recomendaciones del
PMAE, involucrando actividades hasta el año 2016.
Expedición de la Resolución 442 de 2013 por la cual se actualiza el Cuadro
Nacional de Atribución de Bandas de Frecuencias y se adopta su
contenido.
Definición de mecanismos de coordinación con las Fuerzas Militares, la
Policía Nacional y la Unidad Nacional para la Gestión y el Riesgo de
Desastres, para la definición de bandas de frecuencias para PPDR.
Estudios de planes de distribución de canales para las bandas de
frecuencia de SHF, por sus siglas en inglés (Super High Frequency), para
los segmentos atribuidos al servicio fijo.
Planeación del espectro para el
servicio de radiodifusión de
televisión
Publicación de la Resolución 14 de 2014 actualizando los planes de
distribución de canales del servicio fijo.
Análisis sobre las bandas VHF y UHF.
Publicación y discusión del Proyecto de Resolución para adoptar un plan
de distribución de canales del servicio fijo en la banda de 18GHz.
Planeación y gestión
internacional del espectro
radioeléctrico
Participación en las reuniones de los grupos de trabajo de la UIT que tratan
los temas satelitales, servicio móvil terrestre IMT y radiodifusión de
Televisión.
Presentación ante el grupo 6A del sector de radiocomunicaciones de la
UIT, de una propuesta para la modificación de la Recomendación
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REC.UIT-R BT. 2033, con el fin de incluir los márgenes de protección para
la señal de televisión digital terrestre en el estándar DVB-T2 para el caso
colombiano.
Participación en la XXIII reunión del comité consultivo permanente II -
CCPII- de la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones -CITEL-.
Presidencia del sub-grupo de trabajo en gestión de espectro del CCPII de
CITEL.
Presentación y aprobación en el CCPII de CITEL de:
Propuesta para el inicio de un documento de lineamientos para el
desarrollo de acuerdos para el uso del espectro en zonas de frontera.
Recomendación sobre intercambio de información de la comprobación
técnica del espectro en zonas de frontera, presentada por la ANE.
Propuesta Colombiana sobre la creación de una recomendación sobre las
condiciones de compatibilidad y compartición de las señales de televisión
digital, los servicios IMT y los servicios de voz convencionales.
Presentación ante el Grupo de trabajo 1B del sector de
radiocomunicaciones de la UIT, de una propuesta la modificación de la
recomendación ITU-R SM 2039, con el fin de incluir aportes del grupo
técnico de trabajo especializado en monitoreo.
Realización del evento denominado “Así avanza la preparación de la
conferencia Mundial de Radio”. En este evento se presentaron a los
interesados de diferentes sectores (fuerzas militares, operadores,
universidades, entre otros), los avances en el proceso de preparación de la
Conferencia Mundial de Radio del 2015, liderados por la ANE.
Envió a la oficina Internacional del Ministerio de TIC, de una propuesta de
acuerdo para el uso del espectro con la república Bolivariana de Venezuela
de los servicios de radiodifusión sonora, radiodifusión de televisión y móvil
terrestre (móvil terrestre en lo relacionado con servicios IMT en la banda de
700MHz).
Continuación de los trabajos de revisión y ajuste de la propuesta para la
modificación del acuerdo de uso de espectro en la zona de frontera con la
Republica de Ecuador, en radiodifusión sonora y de televisión.
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Análisis del uso de servicios satelitales
en Colombia
Atención de 28 estudios técnicos de interferencias entre el ROE
colombiano y el de otras administraciones, los cuales van orientados
a la preservación de la prioridad del país en el acceso a la órbita
geoestacionaria.
Realización de consultas con los operadores satelitales para el
desarrollo de una asociación gobierno-operador privado para la
utilización y explotación del ROE colombiano.
Inicio de los estudios para solicitar una extensión (nueva API) de la
posición orbital 70.9°O, la cual incluye una mayor cobertura y bandas
de frecuencias que el actual registro SATCOL 1B.
Mejoramiento de los esquemas para la administración y gestión del
ROE, incluyendo la adquisición de un software de última generación
para el análisis de interferencias en la órbita geoestacionaria.
Estructura e implementación de mecanismos que agilicen el acceso
al uso del ERE
Borrador definitivo de Resolución que define los procedimientos
tendientes a agilizar los procesos de selección objetiva para la asignación
de espectro diferente a IMT.
Propuesta enviada al Ministerio para establecer un Acuerdo de Nivel de
Servicio en el que se determinan las condiciones y compromisos que
permitan la coordinación efectiva de actividades entre la ANE y el
Ministerio de TIC para la atención de las solicitudes de asignación de
espectro con motivo de los procesos de selección objetiva que adelante
el Ministerio de TIC y haciendo uso de las herramientas de gestión con
que cuenta la Administración para tal fin.
Revisión, implementación y actualización de la información alojada en la
herramienta web de consulta del Cuadro Nacional de Atribución de
Bandas de Frecuencias – CNABF, teniendo en cuenta lo establecido en
la Resolución 14 del 15 de enero de 2014.
Se llevó a cabo el proceso de contratación para poner a disposición del
sector el Portal de Espectro Visible. Esta herramienta que en
complemento con la herramienta web de consulta del Cuadro Nacional de
Atribución de Bandas de Frecuencias – CNABF le permitirá a
operadores, interesados, conocedores y a cualquier persona interesada
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en el espectro, conocer la ocupación y disponibilidad de frecuencias a
nivel nacional, para los servicios de microondas y cubrimiento, en primera
instancia. Con ello, la ANE contribuye con el compromiso de acelerar los
procesos de asignación de espectro en Colombia.
Consolidación de la información de espectro asignado consignada en el
Sistema de Gestión de Espectro-SGE y la actualizada por la ANE
mediante el proceso de depuración, actualización y complementación de
información de espectro asignado, realizado en conjunto entre la ANE y
el Ministerio de TIC.
Presentación de la herramienta web de consulta del CNABF como
contribución informativa, en el Comité consultivo Permanente II, CCPII de
la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones CITEL.
Estudio, análisis y propuesta de los sitios que presentan alta demanda de
espectro para la banda SHF, con el fin de determinar el factor de
eficiencia que se utilizará para las contraprestaciones.
Ejecución de los estudios de ingeniería de espectro para el definir la
viabilidad de aproximadamente 4000 solicitudes de uso del espectro
recibidas en el marco del proceso de selección objetiva para SHF abierto
por el Ministerio de TIC en febrero de 2014. Así mismo, las solicitudes
recibidas para requerimiento de seguridad nacional, fuerza pública y
asistencia a desastres. La siguiente figura presenta un consolidado de las
frecuencias asignadas por el Ministerio en SHF a partir del trabajo
realizado por la ANE.
Manual de gestión de espectro
Durante 2014 la ANE ha venido trabajando en la implementación de una
herramienta que le permita a operadores, usuarios, conocedores y a
cualquier persona interesada en la gestión del espectro, acceder de
manera sencilla, dinámica y ágil a los conceptos definidos en el Manual
de Gestión de Espectro documento fundamental para el desarrollo y uso
adecuado de este recurso.
Régimen Unificado de Espectro
Finalización, revisión y ajustes del documento de justificación de la
estructura temática y benchmarking.
Socialización interna del proyecto y de la propuesta de estructura
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temática, análisis y ajustes de la misma.
Finalización del contenido preliminar del documento final del proyecto.
Régimen Unificado de
Contraprestaciones por el uso de
espectro
Construcción de la propuesta de acto administrativo para la adopción del
Régimen de Contraprestaciones, elaborada conjuntamente con el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El
Régimen incluye todas las contraprestaciones que cobra el Ministerio de
TIC incluyendo las relacionadas con el uso del espectro radioeléctrico.
Presentación de la propuesta de acto administrativo al Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para su revisión y
comentarios.
Elaboración y presentación de borrador de Decreto y Resolución para
comentarios del sector y realización de ajustes para la expedición del
acto administrativo respectivo.
Socialización, capacitación y
certificación del espectro
Se adelantó la jornada Nacional de capacitación “En Onda con el
Espectro” en la cual participaron 35 capacitadores, distribuidos en 18
puntos de formación ubicados en 12 municipios de Colombia. Para esta
jornada de capacitación se inscribieron 3500 personas y se certificaron
más de 2500.
Inicio de las investigaciones “Definición de una metodología para
implementar pruebas piloto de uso oportunista del espectro en Colombia”
y “Propuesta de configuración de los modelos de propagación para las
necesidades de simulación de la ANE como soporte a los estudios de
viabilidad técnica”.
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MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS: Mapa de Procesos
Este mapa representa gráficamente la estructura e interacción de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional del Espectro. Las actividades de la Agencia Nacional del Espectro se encuentran organizadas en procesos, cuya secuencia e interacción conforma el Mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión. Estos Macroprocesos se encuentran clasificados en: Macroproceso de Gestión Estratégica Macroproceso Misional
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Macroproceso de Apoyo Macroproceso de Evaluación La Agencia Nacional del Espectro, dentro del Sistema de Gestión de Calidad tiene adoptados cuatro (4) Macroprocesos, ocho (8) Procesos, Treinta y Cuatro (34) Procedimientos y Una (1) Política de Calidad, los cuales se revisan de forma permanente y se ajustan a los requerimientos de la entidad y a los lineamientos legales que se generan permanentemente. ORGANIGRAMA AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO
3.1.1.3 COMPONENTE ADMINISTRACCIÓN DEL RIESGO Es importante resaltar que entidad estructuró un Sistema de Administración de Riesgos que permite controlar aquellos riesgos que puedan impedir el logro de sus objetivos institucionales y de sus procesos, identificándolos, analizándolos, evaluándolos y estableciendo las acciones para llevar a cabo para su prevención. 3.1.1.3.1 VALORACIÓN DEL RIESGO La Alta Dirección dentro de su compromiso de tener continuidad en las actividades de valoración de los posibles riesgos que atenten con la efectividad en su gestión, da apoyo a las áreas misionales y de soporte a través de La profesional especializada encargada de las funciones de la Planeación de la entidad, así como con las diferentes Subdirecciones y Coordinaciones. Como resultado de esta gestión, se modificaron y adoptaron el nuevo Mapa
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de Riesgos Administrativos para la Entidad, con el apoyo adicional de las auditorias integrales de Control Interno realizadas al final de la vigencia anterior, así como aquellas efectuadas en el primer trimestre del 2014. Adicionalmente, se contempló la verificación de los controles establecidos en los mapas de riesgos de corrupción y la mitigación de los mismos. Con esta actualización continua de la Matriz de Riesgos, la ANE protege los recursos públicos y la efectividad de sus objetivos, detectando dentro de los procesos y procedimientos las acciones de mitigación, se reflejaron resultados para Mejora Continua de acuerdo a los diferentes diagnósticos, asegurando así el cumplimiento de las normas, leyes y regulaciones. Adicionalmente, se realizaron seguimientos permanentes a los Mapas de Riesgos de Corrupción, dando cumplimiento al Decreto Ley 2482 del 03 de Diciembre de 2012 (Lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión). Igualmente, se desarrollaron seguimientos a la política de desarrollo administrativo (Gestión Misional y de Gobierno, Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, Gestión del Talento Humano, Eficiencia Administrativa y Gestión Financiera).
Dificultades
A pesar de los avances registrados en el componente Administración del Riesgo, la ANE debe realizar esfuerzos para incorporarlo en la cultura organizacional, con el fin de que se convierta en una herramienta de gestión, medición y control y que sirva como base para la toma de decisiones, pasando del análisis de cumplimiento de la norma a convertirse en una herramienta de planeación y ejecución estratégica.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
3.2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La Agencia Nacional del Espectro en concordancia con el eje estratégico de fortalecimiento Institucional, ha adoptado la metodología para el mejoramiento en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. La entidad obtuvo de parte del ICONTEC, el certificado de su sistema de calidad bajo las normas de calidad ISO 9001 y NTCGP 1000. Indicadores de Gestión Internos
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La Profesional Especializada encargada del Sistema de Gestión de Calidad y de Planeación de la Entidad, realizó la medición a los indicadores de gestión internos de la Agencia Nacional del Espectro, de acuerdo con la información que reportaron las dependencias y los seguimiento de indicadores y en los Planes de Acción. Políticas de Operación: Estas políticas se encuentran dispuestas en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, así como en el Plan de Acción Vigencia 2014 y las circulares y comunicaciones internas que se generan desde la Alta Dirección para garantizar la operación, dentro de los cuales se dispone de un procedimiento de acciones correctivas y preventivas que guía frente a la mejora. Procedimientos: La implementación de los planes de mejora como resultado de las auditorías, como resultado de la auditoria de certificación, durante el segundo trimestre de 2014 se desarrollaron algunas actividades tales como el seguimiento y medición de indicadores y análisis de datos a través de la herramienta Balanced Scorecard en donde se visualizan el desarrollo de cumplimiento de metas y el control de los indicadores. Cada uno de los procesos de la entidad, tiene definidos los procedimientos aplicables a su proceso para la efectividad en la gestión de las actividades igualmente, se cuentan con procedimientos transversales en la entidad como son los procedimientos de control de documentos, registros, producto no conforme y procesos de auditorías integrales internas. Controles: Los mecanismos de control han sido el insumo más importante en la ejecución de las tareas que se desarrollan al interior de la entidad, por lo tanto; los líderes de los procesos han desarrollado controles tanto de chequeo como de verificación de las acciones que se realizan en función del cumplimiento del objeto misional y de apoyo. Un elemento de evaluación que ha permitido la mejora continua de los procesos es el desarrollo y ejecución de las auditorías internas que evalúa la gestión y el control, los cuales determinan seguimientos continuos para garantizar la mejora. Indicadores: Se definieron al interior de la entidad, indicadores de medición que evalúan el cumplimiento del objetivo del proceso alineado conjuntamente con el direccionamiento estratégico. Estos indicadores son presentados periódicamente para conocer el nivel de satisfacción, cumplimiento y de gestión de cada uno de los líderes del proceso. 3.2.2 COMPONENTE DE INFORMACIÓN Durante el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio de 2014, la oficina de sistemas diseñó y publicó el Plan de Acción GEL 2014, actualizó la Página Web de la entidad de acuerdo a los requerimientos de los diferentes componentes, realizó el esquema de monitoreo de Gobierno en Línea e inició el trabajo en la apertura de datos (inventario de datos, documentación, estructuración, priorización y plan de apertura).
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Así mismo, en junio de 2014, la ANE reportó los avances a la fecha al FURAG, cuyos resultados oficiales para la actual vigencia aún no han sido divulgados por el DAFP. Sin embargo, los últimos datos que se tienen son los siguientes: Porcentajes exigidos para el 2013 de acuerdo al decreto 2693 de 2012:
Información en línea: 80% Interacción en línea: 80% Transacción en línea: 70% Transformación 70% Democracia en línea: 80% Transversales 75%
Porcentajes cumplidos por la ANE:
Información en línea: 70,52% Interacción en línea: 100% Transacción en línea: 100% Transformación: 82,14% Democracia en línea: 93,13% Transversales: 100%
Porcentajes acumulados con respecto al 2015, año en el que debemos estar en 100% en todos los componentes:
Información en línea: 56,42% Interacción en línea: 82,50% Transacción en línea: 72,22% Transformación: 57,50% Democracia en línea: 74,50% Transversales: 86,76%
INDICE TOTAL GEL 2013: 90,96 INDICE GEL ACUMULADO CON RESPECTO AL 2015: 71,65
Sistema de Información: La Agencia Nacional del Espectro tiene reglamentado el procedimiento de quejas y reclamos (PQR), el cual establece los mecanismos para la recepción de las PQR, como son buzones, pagina web institucional (www.ane.gov.co) y correo electrónico ([email protected]).
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Además se tienen documentados los sistemas de información relacionados con la administración de:
Administración de backup
Políticas de Seguridad Informática
Soporte Técnico hardware
El sistema de gestión de documentos electrónicos cuenta con un respaldo a nivel de infraestructura tecnológica con un sistema de almacenamiento de red el cual permite almacenarla información de respaldo de usuarios, además de servir como repositorio documental.
La ANE dispone de canales virtuales de comunicación como:
Chat temático - http://goo.gl/qSvqCt Página Web - (www.ane.gov.co) – La página web institucional cuenta con los
parámetros básicos establecidos por Gobierno en Línea, además registra un promedio de visitas de 5.993 (Ver Figura No.1) visitantes mensuales de los cinco continentes.(Ver
Figura No.2)
Figura No.1
Fuente: Google Analytics Agencia Nacional del Espectro
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Figura No. 2
Fuente: Google Analytics Agencia Nacional del Espectro
Redes Sociales
o Twitter. El perfil de la ANE - @Ane_Colombia cuenta con 1.172 seguidores. El
link para acceder al perfil es: https://twitter.com/ANE_Colombia
o Facebook. Además la ANE dispone de una Fan Page en Facebook el cual sirve para comunicar las noticias de la agencia y como medio de recepción de denuncias de la comunidad. El perfil cuenta con 1.623 seguidores los cuales son replicadores de la información de la agencia.
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Link: https://www.facebook.com/ANE.Colombia
Como se observa las publicaciones realizadas cuentan con un gran nivel de visualizaciones por parte de la comunidad. (Ver Figura No. 3)
Figura No. 3
Fuente: Facebook FanPage Agencia Nacional del Espectro
Asimismo se cuenta con plan de comunicaciones con los elementos propios para el manejo de la información, alineado con los procedimientos para la comunicación interna y externa de la entidad.
El componente de transacción se encuentra en un porcentaje bajo de avance debido a que la Agencia Nacional del Espectro no realiza ningún tipo de trámite dirigido al ciudadano, lo cual incide en el avance de este componente.
Relación con entes externos: Se da estricto cumplimiento a las normas vigentes que regulan los organismos y entidades públicas establecidas en la Constitución y la Ley, el Asesor de Control Interno cumple a satisfacción con los informes y/o requerimientos solicitados por los organismos de control fiscal y entidades gubernamentales.
Fomento a la Cultura del Autocontrol: El Control Interno a través de diferentes medios, físicos y electrónicos, desarrolla un esquema de comunicación y sensibilización a todos los servidores de la entidad sobre temas que conlleven al fomento de la Cultura del Autocontrol, fortalecimiento de los conceptos de control interno, sistema de gestión de calidad, auditorías, planes de mejoramiento institucional internos, acciones correctivas y preventivas, etc., de tal forma que los mismos sean interiorizados y aplicados en el desarrollo de los procesos de la entidad. A través de los diferentes medios de comunicación el Control Interno compartió tips sobre la
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importancia de la cultura del Autocontrol, con el fortalecimiento de la misma basada a través de las campañas de sensibilización y socialización. 3.2.3. COMPONENTE DE COMUNICACIÓN PÚBLICA La Agencia Nacional del Espectro, por medio de su página web: http://www.ane.gov.co publica información referente a las actividades que adelanta la Entidad en materia de eventos, estrategias de gobierno, capacitaciones, exposiciones, iniciativa cero papel, actos administrativos de la entidad de interés general, buzón contáctenos, entre otros con el objetivo de informar al público el que hacer de la entidad. La entidad en lo concerniente a la comunicación interna cuenta con canales como: Carteleras informativas, televisor, en proceso de desarrollo de la intranet por el área de sistemas de la entidad. Para la comunicación externa contamos con Pagina Web, Redes Sociales: Twitter, Facebook y canal YouTube. La Agencia Nacional del Espectro, cuenta con el sistema de Petición, Quejas, Reclamos y/o Sugerencias – PQRS, por medio del cual se atiende todas las solicitudes realizadas por los ciudadanos.
Avances del Sistema de PQR
Según el reporte del Sistema de PQR de la entidad, de enero a junio de 2014 se atendieron
un total de 793 solicitudes. El tiempo promedio de atención fue de 8,1 días. El 71% de las
solicitudes fueron atendidas en máximo 10 días. Aquellas solicitudes que se atendieron en
más de 15 días fueron las que requerían algún análisis o estudio especial.
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Subsistema de Control de Evaluación
Avances
3.3.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN El Asesor de Control Interno realizó con base en su programa anual de Auditorias, evaluaciones independientes y auditorias de calidad de acuerdo con los informes generados de las mismas, se realizó un control de acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos auditados, los cuales están encaminados a la mejora continua en la gestión institucional. A través de indicadores en cada una de las áreas, la entidad viene trabajando el fortalecimiento de la Evaluación de los procesos de la organización. Auditorías Realizadas:
Tres (3) Informes de Gestión Contractual Trimestral a la Contraloría General de la
República
Un (1) informe de Rendición de Cuentas a la Contraloría General de la República
Un (1) informe pormenorizado del Estado de Control Interno Ley dando cumplimiento a
la Ley 1474 del 2011.
Un (1) informe de personal y costos Contraloría General de la República, dando
cumplimiento a la Resolución Orgánica 5993.
Cinco (5) Informes de Transparencia y Lucha Contra la Corrupción Secretaria de
Transparencia Presidencia de la República.
Un (1) informe de planes de mejoramiento a la Contraloría General de la República
Dos (2) Informes Sistema Único Gestión Litigiosa del Estado
63
96 90
124
95 94
22
38 32 38 24 27
6 5 9 17
10 3
91
139 131
179
129 124
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Ene feb mar abr mayo Juni
Atendidas en 10 días
Atendidas entre 11 y 15 días
Atendidas en mas de 15 días
Total atendidas
PQR antendidas
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Dos (2) Informes de PQR dando cumplimiento a la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011
Para subsanar las no conformidades detectadas, el Control Interno mancomunadamente con el Sistema de Gestión de Calidad realizaron seguimientos permanentes al cierre de las acciones propuestas con el objetivo de eliminarlas. Se realizaron seguimientos permanentes al cumplimento de los indicadores de gestión de los procesos por parte del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y se toman las acciones correspondientes, las cuales redundaron en el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Autoevaluación del Control: Como instrumento de planeación el Asesor de Control Interno desarrolló para la vigencia 2014, el Cronograma Plan de Acción de Control Interno como eje principal de la planeación para el cumplimiento de la misión del Control Interno. Con la implementación del sistema de gestión de la calidad se tienen documentados los procedimientos necesarios tanto para la ejecución de las auditorías internas como para la evaluación de los mecanismos de control adoptados al interior de los procesos y planes de mejoramiento. 3.3.2. COMPONENTE DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: El Asesor de Control Interno como responsable de llevar a cabo la evaluación independiente de acuerdo con la Ejecución del Cronograma Anual de Auditorías Internas, con corte a Diciembre de 2013, realizó las auditorias en cumplimiento a su rol de evaluación a la gestión institucional, se desarrollaron Veintisiete (27) auditorías integrales internas mancomunadamente con el Sistema de Gestión de Calidad a través de las cuales se identificaron fortalezas, no conformidades reales, aportando así al mejoramiento. 3.3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO: El Control interno de la entidad permanentemente realizó seguimientos a la Matriz de Control de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua a los procesos auditados, a partir de los cuales se ejecutaron acciones permanentes encaminadas a la mejora continua en la gestión institucional.
3.3.3.1. Seguimiento al Plan de Acción Institucional Vigencia 2014
Teniendo en cuenta las directrices emanadas de la Alta Dirección se realizó seguimiento al
Plan de Acción Institucional de la vigencia en los meses de abril, mayo y Junio.
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3.3.3.2. Seguimiento a Ejecución de Proyectos Institucionales 2014
Las Subdirecciones de Gestión y Planeación y Vigilancia y Control de la ANE, con el
propósito de realizar un adecuado seguimiento a los proyectos de las subdirecciones y
garantizar de esta forma la consecución de los objetivos y metas propuestos, definió
cronogramas para cada uno de los proyectos que se desarrollaron, incluyendo entre otras
cosas, el detalle de las actividades realizadas durante la ejecución de los mismos, la duración
de dichas actividades, los responsables, los hitos principales, los entregables y
especialmente los indicadores y metas que miden el grado de efectividad de la planeación
que realizan las subdirecciones. Es importante mencionar que teniendo en cuenta el
empoderamiento promovido por los directivos de la entidad, fueron los líderes de los
procesos quienes definieron sus cronogramas y posteriormente estos fueron revisados,
acordados y validados por su respectivo subdirector garantizando así mismo que los
proyectos respondieran a los objetivos estratégicos y lineamientos establecidos por la
entidad.
Adicionalmente, estos proyectos se enmarcan y siguen las directrices definidas en los
procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la ANE, los cuales
son evaluados constantemente con el fin de llevar a cabo una eficiente ejecución y la mejor
calidad en los entregables que generan cada una de las Subdirecciones de la Entidad.
Finalmente, las Subdirecciones de Gestión y Planeación y Vigilancia y Control desarrollaron
procedimientos para la toma de decisiones que le va a permitir una estandarización de la
metodología para el desarrollo de los productos, lo que permitirá un mejor seguimiento y una
mayor calidad.
3.3.3.3. Seguimiento Comités Institucionales En el mes de Julio se realizaron seguimientos al funcionamiento y operatividad de los Comités Internos de la Entidad, evidenciándose que cumplen con las funciones establecidas en la normatividad vigente.
Comités a los cuales asiste el Control Interno
Comités de Contratación (como invitado), Comités de Conciliación, Comité Técnico de
Sostenibilidad del Sistema Contable.
3.3.3.4. Seguimiento al SIGEP (Sistema de Gestión de Empleo Público)
El Asesor de Control Interno realizó seguimientos permanentes para que la Agencia Nacional
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del Espectro cumpliera con las obligaciones de registrar la información veraz y oportuna en el
Sistema de Gestión de Empleo Público, herramienta tecnológica que nos sirve de apoyo a la
Entidad en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del talento humano.
3.3.3.5. Seguimiento a los Mapas de Riesgos de Corrupción
El Control Interno realizó seguimientos permanentes a los mapas de riegos de corrupción,
dando cumplimiento al Decreto Ley 2482 del 03 de Diciembre de 2012 (Lineamientos
Generales para la Integración de la Planeación y la Gestión), igualmente se desarrollaron
seguimientos a la política de desarrollo administrativo (Gestión Misional y de Gobierno,
Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, Gestión del Talento Humano, Eficiencia
Administrativa y Gestión Financiera), tanto a nivel institucional como a nivel del sector de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dificultades
Se requiere no escatimar esfuerzos y continuar realizando el seguimiento a los planes de mejoramiento institucional y mantener el compromiso para asegurar el cumplimiento y éxito de la gestión institucional.
Estado general del Sistema de Control Interno
El estado general del Sistema de Control Interno de la Agencia Nacional del Espectro está calificado como modelo en óptimo desarrollo, sobre el cual es muy importante resaltar el permanente mantenimiento para el logro de su sostenibilidad a largo plazo. La Entidad tiene un adecuado manejo y control de los elementos que integran el Modelo Estándar de Control Interno MECI y los requisitos de la Norma Técnica de Calidad de Gestión Pública – NTC GP 1000:2009, para la efectividad en su gestión, cumplimiento de metas y resultados para el logro de su objetivo institucional.
La Agencia Nacional del Espectro cumple a cabalidad con la presentación de los informes a los Entes de Control Fiscal y Entidades Gubernamentales, dando estricto cumplimiento a la Constitución y la Ley. Es así como se han presentado a cabalidad a través del aplicado “Sistema de Rendición de Cuentas e Informes – SIRECI-“, según lo dispuesto en la Resolución Orgánica 6289 de 2011, los informes correspondientes a las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión correspondientes al segundo semestre de la vigencia 2014.
El Control Interno realiza un seguimiento permanente al cumplimiento de las acciones y metas formuladas en los planes de acción de la Entidad.
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En conclusión, el resultado obtenido por la entidad implica que los Subsistemas, Componentes y Elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, se han desarrollado cumpliendo con los requisitos exigidos por las normas vigentes y los lineamientos emitidos en esta materia. Es importante resaltar el compromiso de la Alta Dirección comprometida con el fortalecimiento y el mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno – MECI-, como herramienta para evaluar la gestión, la estrategia y los mecanismos de control, tendientes a orientar el cumplimiento de los objetivos y la misión institucional.
Recomendaciones
Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2014, de conformidad
con lo dispuesto en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 Trabajar en la sensibilización de la cultura de autocontrol a fin de obtener los resultados
esperados y apoyar el desarrollo de las funciones. El Control Interno comprometido con realizar avances y vela por el sostenimiento del
Modelo Estándar de Control Interno – MECI -, recomienda continuar con la sensibilización a los funcionarios y contratistas sobre esta materia.
Continuar con el fortalecimiento del componente Administración del Riesgo y capacitar a
los funcionarios con el objetivo que ellos al interior de los procesos, realicen una efectiva gestión de control y así minimizar la materialización de los mismos que afecten la gestión de la calidad.
Continuar con la revisión y ajuste de los indicadores relacionados con los procesos con el
fin de determinar la pertinencia y eficacia de los mismos. Promover en la Agencia Nacional del Espectro la Autoevaluación, en cada uno de los
procesos con el objetivo que está se convierta en una práctica generalizada de manera que fortalezca el proceso evaluador y de autocontrol.
Se recomienda realizar los seguimientos a los planes por Subdirecciones, esta actividad,
más que un cumplimiento normativo es el ejercicio fundamental para la autoevaluación que debe realizar todos los líderes de proceso, cuyo fin tal como lo establece el Modelo Estándar de Control Interno – MECI-, es verificar permanentemente la efectividad de los controles de los procesos, el cumplimiento de metas y resultados y tomar medidas correctivas necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
Diligenciado por: CARLOS ALBERTO DORADO S. Fecha: 05/07/2014
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Aprobado por: OSCAR GIOVANNI LEÓN SUÁREZ Fecha: 05/07/2014
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