Taxonomia Automatizada para Organizações

PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DEPLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DE

TAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARATAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARA ORGANIZAÇÕES

Por: Rosália Paraíso Matta de Paula

Sócia Fundadora das Empresas Documentar

[email protected]

(31) 3296-4405( )

AGENDA

Conceituando taxonomia e temporalidade documental

Porque as organizações estão em busca da construção

d t ide suas taxonomia

Como utilizar este recurso para dar precisão à

recuperação de informações e à tomada de decisões?recuperação de informações e à tomada de decisões?

Porque é necessário integrar processos de negócios

com taxonomia e temporalidade documentalcom taxonomia e temporalidade documental

Conheça as etapas de implementação de um projeto de

construção de taxonomiaç

Definição tecnológica para construção e manutenção de

taxonomias e temporalidade documental

Conceituando taxonomia e temporalidade documental

Conceito de TaxonomiaConceito de Taxonomia

CONCEITO DE TAXONOMIA

É

CONCEITO DE TAXONOMIA

É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência da Informação que incorporou novos conceitos e

processos com a Tecnologia da Informaçãoprocessos com a Tecnologia da Informação

CONCEITO DE TAXONOMIACONCEITO DE TAXONOMIA

Taxonomia é uma listacrescente de conceitos ecategorias segundo osquais se organizam osquais se organizam osconteúdos empresariais.

CONCEITO DE TAXONOMIACONCEITO DE TAXONOMIA

Trata-se do desenvolvimento de uma

tabela de conteúdotabela de conteúdo, precisa e intuitiva que permite aos usuários p

encontrar mais depressa a informação que

necessitam apresentandonecessitam, apresentando um mapa contextual dos resultados da pesquisa p q

(organizando a informação relacionada por “mesmo

t ” “ it ”tema”, “mesmo conceito”, etc.).

Conceito de Tabela deConceito de Tabela de Temporalidade Documental

CRESCIMENTO DA DEMANDA DE ELABORAÇÃO DA

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

El ô iEletrônico

Papel

RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO

♦ necessidade de se expurgar a coleção

♦ necessidade de se expurgar a coleçãoexpurgar a coleção

♦ diminuir espaços físicos ou

expurgar a coleção

♦ diminuir espaços físicos oufísicos ou

eletrônicos físicos ou

eletrônicos

♦ preservar de forma segura os

i t d li

♦ preservar de forma segura os

i t d liregistros de valia para a organização

registros de valia para a organização

O MODELO CONVENCIONAL

♦ Demanda muito♦ Demanda muito

O MODELO CONVENCIONAL

♦ Demanda muito trabalho e longo prazo para conclusão

♦ Demanda muito trabalho e longo prazo para conclusão

♦ Transforma-se numa ♦ Transforma-se numa responsabilidade da área de D & Iresponsabilidade da área de D & I

♦ Cria um relatório impresso guardado ou

♦ Cria um relatório impresso guardado ouimpresso guardado ou perdido nas gavetas impresso guardado ou perdido nas gavetas

O NOVO MODELO

áá

O NOVO MODELO

♦ Trabalho de rápida conclusão

♦ Trabalho de rápida conclusão

♦ Transforma-se numa responsabilidade de t d b t l

♦ Transforma-se numa responsabilidade de t d b t ltodos, sob a controle da área de D& Itodos, sob a controle da área de D& I

♦ Trata-se de um sistema automatizado

♦ Trata-se de um sistema automatizado

♦ Minimiza os riscos de processos, pois é

♦ Minimiza os riscos de processos, pois éprocessos, pois é elaborada por consensoprocessos, pois é elaborada por consenso

ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE NÃOÉ A TTD

A ã ã f di LISTAA ã ã f di LISTA♦ Atenção para não confundir uma LISTA

DE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma

♦ Atenção para não confundir uma LISTA

DE PRAZOS DE RETENÇÃO com umaDE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma

TTD

DE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma

TTD

ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE NÃOÉ A TTD

♦ LISTA DE PRAZOS DE RETENÇÃO ♦ LISTA DE PRAZOS DE RETENÇÃO

APRESENTA:

⇒Documento ou lote documental

APRESENTA:

⇒Documento ou lote documental⇒Documento ou lote documental

⇒Data prevista para expurgo

⇒Documento ou lote documental

⇒Data prevista para expurgo⇒Data prevista para expurgo

⇒ É definida por qualquer um que esteja

⇒Data prevista para expurgo

⇒ É definida por qualquer um que esteja

responsável pela remessa ao arquivo

i ti

responsável pela remessa ao arquivo

i tiinativoinativo

ÉCONCEITUANDO CORRETAMENTE O QUE “É” A TTD

♦ INSTRUMENTO DE GESTÃO

DOCUMENTAL QUE VISA:

♦ INSTRUMENTO DE GESTÃO

DOCUMENTAL QUE VISA:DOCUMENTAL QUE VISA:

⇒Monitorar de forma segura e

DOCUMENTAL QUE VISA:

⇒Monitorar de forma segura e⇒Monitorar de forma segura e

automatizada, por espécie

⇒Monitorar de forma segura e

automatizada, por espécie

documental relacionada a área

usuária que acervo deverá ser

documental relacionada a área

usuária que acervo deverá serusuária, que acervo deverá ser

preservado a luz de uma

usuária, que acervo deverá ser

preservado a luz de uma

metodologia de consensometodologia de consenso

ÁO INSTRUMENTO DEVERÁ INFORMAR:

♦ O que deverá ser retido ou guardado¨

P t t d á tid♦ O que deverá ser retido ou guardado¨

P t t d á tid♦ Por quanto tempo deverá ser mantido

♦ De quem é a responsabilidade da guarda

♦ Por quanto tempo deverá ser mantido

♦ De quem é a responsabilidade da guarda♦ De quem é a responsabilidade da guarda

♦ Em que mídia será preservado

♦ De quem é a responsabilidade da guarda

♦ Em que mídia será preservado♦ Em que mídia será preservado♦ Em que mídia será preservado

Opera como um sistema e não mais como um l tó i i t l t lt drelatório impresso e eventualmente consultado

INFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIALINFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIAL

♦ Minimização de riscos e custos ♦ Minimização de riscos e custos çoperacionais

çoperacionais

P i õ tãPorque as organizações estão em busca da construção deem busca da construção de

suas Taxonomia

CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIACONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA

Delphi Group revela que 84% do conteúdo dasDelphi Group revela que 84% do conteúdo dasempresas com presença global são textuais,dispersos em servidores Web, dentro dosp ,departamentos ou nos desktops dosFuncionários”.

Algumas intranets corporativas em 2002 eramtão grandes quanto toda a Internet em 1996 –tão grandes, quanto toda a Internet em 1996(Intitute for the future).


Profissionais gastam 35% d t35% do seu tempo produtivo procurando por informações online.

40% dele ão o e e

informações online.

40% deles não consegue encontrar, nas Intranets de suas empresas, assuas empresas, as informações que eles precisam para realizar suas t f di W kitarefas diz o Working Council of CIOs .


Com a globalização e a InternetCom a globalização e a Internet, as organizações precisam de tecnologias para administrar sua g pcomunicação e os repositórios de conhecimentos.

Além disso os relacionamentosAlém disso, os relacionamentos com o mercado levam a um contexto heterogêneo, gerando um conhecimento abundante, diversificado, importante para o negócio e desatualizável numanegócio e desatualizável numa velocidade jamais vivida.

C tili t dComo utilizar este recurso para dar precisão à recuperação de p p çinformações e à tomada de

decisões?decisões?

NATUREZA DAS INFORMAÇÕES

Conteúdos deConteúdos de natureza endógena exógena

Textuais /Bases de Dados /Aplicações /Pessoais

Real-time/dinâmicas/ estáticas

Sem padrão

Segurança

OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS ATRAVÉS ÇDO CONTROLE DE VOCABULÁRIO

Velocidade de recuperação da informaçãoç

Baixa revocação com alta precisãoprecisão

Confiabilidade/credibilidade na base de dados corporativabase de dados corporativa

Processo indutivo gerando conhecimentoconhecimento

Compartilhamento ativo do capital intelectual corporativocapital intelectual corporativo

Dentre outros…

Porque é necessário qintegrar processos de negócio

t icom taxonomia e temporalidade documentaltemporalidade documental

C h t dConheça as etapas de implementação de um projetoimplementação de um projeto de construção de Taxonomiaç

METODOLOGIAS UTILIZADAS

Existem várias formas de se construir uma taxonomia:

Utilizando taxonomias pré-existentes noUtilizando taxonomias pré existentes no mercado

Seguindo o macrofluxo do processoSeguindo o macrofluxo do processo empresarial

Utilizando um processo de negócio extratégicoUtilizando um processo de negócio extratégico para a organização

Focando em bancos de dados pré existentesFocando em bancos de dados pré-existentes na organização (bibliotecas/arquivos)

PASSO A PASSOPASSO A PASSO

áli1 Análise

dados a cerca da infra estrutura do localdados a cerca da infra-estrutura do local

aplicabilidade da taxonomia que está

( d i t t )em uso (quando existente)

necessidades dos usuários (coleção específica)

á ãárea de atuação da empresa

análise dos processo de negócio

necessidades, expectativas e finalidade

do produto que vai ser entregue.


2 Tecnologia

Avaliar se o programa que está sendoutilizado fornece interfaces com outrasbasesse é amigávelse possui escalabilidadese possui escalabilidadeSuporta customizações que sejamdefinidasdefinidaspossui recursos para atender asnecessidades de uma estrutura declassificação.


3 Proposta de reestruturação

Propor ao cliente uma nova reestruturação da Taxonomia de acordo o o d do e fo le t do com os dados que foram levantados na

análise da situação atual e de acordo com a avaliação tecnológica.a avaliação tecnológica.


4 Validação

Validar junto ao cliente a nova reestruturação de conceitos e reestruturação de conceitos e agrupamentos

V lid j li Validar junto ao cliente a proposta tecnológica


5 Prototipar

Proposta validada

Te te de f io lid de do odelo oTeste de funcionalidade do modelo poramostragem

Aprovação da modelagem


6 Implementar

implementar seguindo os critérios estabelecidos na modelagem

disponibilizar para o usodisponibilizar para o uso


7 Capacitação

Treinamento para manutenção dataxonomia implantada - inclusão de

o o te o e / o t li ão d b enovos termos e / ou atualização da basede dados

Definição tecnológica paraDefinição tecnológica para construção e manutenção daconstrução e manutenção da

taxonomia e TTD

DEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICADEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICA

Necessidades de tecnologias para implantação do projeto

MODELAGEM BÁSICA CONCEITUAL DA SOLUÇÃOÓTECNOLÓGICA DOCUMENTAR

GESTOR PMI

METODOLOGIA GERIRCAMADA

TTD / DOCNETTAXONOMIA

REGISTROS DE

GERENCIAMENTO DE RISCOS

MAPEAMENTO DE

PROCESSOS

CONTENT MANAGER

GED

INTERFACE ERP , CRM e

OUTROS

GERENCIAMENTO DE EMAIL

CORPORATIVO

INTERFACE USUARIOS

PESQUISAS

PRESSUPOSTO BÁSICO

Análise interna dos recursos tecnológicos i d t i li ã d d visando a potencialização do uso da

tecnologia já utilizada e/ou outros d i id (T i recursos a serem adquiridos (Taxonomia,

TTD, Content Management, GED, workflow COLD COM sistema híbrido workflow, COLD, COM, sistema híbrido etc.)

TECNOLOGIAS UTILIZADASTECNOLOGIAS UTILIZADAS

Algumas tecnologias voltadas para este g g ptema, possibilitam criar automaticamente as taxonomias a partir de tópicos de negócio e

l ifi t d i f ãclassificar toda a informação.

Estes aplicativos ainda são capazes de classificar todos os documentos pelos vários

ramos do conhecimento estruturado


Os sistemas têm mecanismos de leitura e análise para fornecer de forma automática osanálise para fornecer de forma automática os

conceitos de uma taxonomia pré-concebida ou aceitar uma nova construção manual.ç

Os softwares atuais utilizam de regras de classificação sofisticadas, como booleana, ç , ,

palavra-chave, por repositório e categorização estatística.


Uso de dicionário associado aos termos

écom regras fonéticas multilíngüe.

Buscas por apelidos, em palavras com erros ortográficos porortográficos, por fonética, por radicais, por expressões próximas, p pcom velocidade independente do número de acessosde acessos

TECNOLOGIAS UTILIZADAS

Pontos importantes das ferramentas

Redefinição das regras de das eg as decategorização

de documentos



F ilid dFacilidades para adicionar

tó inovos tópicos ou subtópicos



Otimização da estruturada estrutura

da taxonomia parapara

adequação às regras deregras de negócio



Ã ÀA SOLUÇÃO DEVE OFERECER ACESSO ÀS INFORMAÇÕES RÉCEM PUBLICADAS

Indexação contínua

Ajustar-se às freqüências deAjustar se às freqüências de atualização dos repositórios

Permitir indexação por demandaPermitir indexação por demanda

Fazer indexação por lotes


Pontos importantes das ferramentasA SOLUÇÃO DEVE SUPORTAR VÁRIOS

IDIOMAS

Se adaptar às internacionalizaçõesAlcançar outros mercados

Unificar o acesso às bases de informações corporativas

PLAYERSPLAYERS

IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO ÇHUMANA NO TRABALHO

Com toda tecnologia, ainda a presença do profissional de informação é fundamental nainformação é fundamental na construção e manutenção de

uma taxonomia.

Encontrar o nível ótimo de "granulação dos dados" - ogranulação dos dados - o

coeficiente entre a generalização e o detalhe -g ç

também constitui um desafio que exige elementos de

arbitrariedade e habilidadearbitrariedade e habilidade humanas.

Quais são os seus cenários futuros ?

APLICAÇÕES DE TAXONOMIAAPLICAÇÕES DE TAXONOMIA

G tã D t l C tiGestão Documental Corporativa

Inteligência Competitiva

Sites de e-commerce

Portais CorporativosPortais Corporativos

Gestão de Conteúdo

Projetos de BI

Gestão do Conhecimento

dentre outras aplicações


As taxonomiasAs taxonomias, quando usadas para uma Intranet podem p

refletir muitas vezes a estrutura

o i io l e deorganizacional e de conhecimento e podem

ajudar a identificarajudar a identificar possíveis melhorias na sua forma de funcionar.


Uma das aplicações mais importantes da taxonomia no mundo corporativo é reconhecer o "raciocínio" que permite que funções ligadas à"raciocínio" que permite que funções ligadas à

gestão do conhecimento (knowledge management), como a inferência e omanagement), como a inferência e o armazenamento, sejam parcialmente

automatizadas.


Pode ajudar na criaçãoPode ajudar na criação de um mapa explícito e

funcional da base de conhecimento de uma organização auxiliando

na avaliação e nana avaliação e na administração dos ativos digitais e da

propriedade intelectual da empresa

PERGUNTAS?PERGUNTAS?

Endereço: Rua Barão de Macaúbas 460 20o d460, 20o andar30350-090 – Belo Horizonte – MGFonefax: (31) 3296 4405( )site: www.documentar.com.bre-mails: [email protected] [email protected]

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