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UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ, CAMPUS DE TOLEDO. CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE MARTA KARINA SCHMITZ KÜHN GESTÃO DE DOCUMENTOS NA COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE – CAMPUS DE TOLEDO TOLEDO 2009
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ, CAMPUS DE TOLEDO. CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE
MARTA KARINA SCHMITZ KÜHN
GESTÃO DE DOCUMENTOS NA COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE – CAMPUS DE TOLEDO
TOLEDO 2009
MARTA KARINA SCHMITZ KÜHN
GESTÃO DE DOCUMENTOS NA COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE – CAMPUS DE TOLEDO
Relatório final de estágio supervisionado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE/Campus de Toledo, como requisito parcial para a obtenção de grau de Bacharel em Secretariado Executivo. Orientadora de Estágio: Profª Drª Rúbia Nara
Rinaldi
TOLEDO
2009
TERMO DE APROVAÇÃO
MARTA KARINA SCHMITZ KÜHN
GESTÃO DE DOCUMENTOS NA COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE – CAMPUS DE TOLEDO
Relatório Final de Estágio Supervisionado aprovado como requisito parcial para a
obtenção do grau de bacharel em Secretariado Executivo da Universidade Estadual
do Oeste do Paraná – UNIOESTE/Campus de Toledo, pela banca examinadora
formada por:
Orientador: __________________________________________ Professora Rúbia Nara Rinaldi, Dra Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue Unioeste/Campus de Toledo
__________________________________________ Professor Benedito José Calixto, Dr Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue Unioeste/Campus de Toledo __________________________________________ Professora Carla Maria Schmidt, Ms Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue Unioeste/Campus de Toledo
Toledo, 30 de novembro de 2009.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, pela oportunidade de ingressar na
faculdade e a força para concluí-la.
A todos os meus familiares, à minha irmã Angelita, minha sobrinha
Amanda e, especialmente à minha mãe Isabel e meu pai Alfredo, os meus sinceros
agradecimentos pelo apoio, carinho, amor, confiança e orações nos momentos em
que eu mais precisei.
A minha orientadora Professora Dra. Rúbia Nara Rinaldi, pela dedicação,
profissionalismo e paciência.
Aos docentes do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue, valeu por
tudo.
Ao colegiado do Curso de Serviço Social, pela oportunidade de
desenvolver o estágio, em especial ao coordenador do curso Professor Dr. Alfredo
Aparecido Batista, pelo apoio e compreensão, com certeza trabalhar com você todo
esse tempo foi mais que especial.
Aos funcionários da Unioeste, pela ajuda e dedicação, em especial ao Élio
e André do setor de informática.
As minhas colegas de trabalho: Lucinéia, Cátia, Clarice e Nati, que foram
exemplos de profissionais.
As minhas colegas estagiárias da Unioeste: Bruna, Fer, Marci e Paula.
A todas as minhas amigas de turma, pelos momentos em que passamos
juntas nesses quatro anos.
A minha parceira de lar, Débora Rambo, que me ajudou e me agüentou
muito nesses anos.
A minha parceira de festas, Joice, pelos momentos de descontração e
alegria.
A todos que de alguma forma me ajudaram e me incentivaram nessa
caminhada.
Muito Obrigada!
RESUMO
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução, possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável e de fundamental importância a formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. Pode-se destacar que a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação dos direitos e obrigações da empresa. Sendo assim, este trabalho aborda a Gestão de Documentos, uma vez que o planejamento e organização dos documentos em uma instituição é uma atividade de grande importância, principalmente se for prática, dinâmica e eficiente. A aplicação deste estágio ocorreu na Coordenação do Curso de Serviço Social da Unioeste/Campus de Toledo e foi desenvolvida a partir de pesquisa de dados, análise, classificação dos documentos, implantação de uma metodologia, reestruturação dos arquivos e a elaboração do manual de gestão de documentos. Por fim, com a implantação deste projeto buscou-se proporcionar agilidade na busca dos documentos, permitindo a melhora do atendimento no setor. Palavras - chave: Gestão de Documentos; Serviço Social; Unioeste.
ABSTRACT
In order to an archive, over all its steps of evolution, can reach its objectives, it’s too important the formulation of an archive plan which cares about legal dispositions on the necessities of the institution it intends serving. Can be outstood the main function of archives is to give information existent on documents used on decision-making and company’s rights and duties checking. This way, this work talks about documents management, once the documents planning and organization is an activity of a great importance, mainly practice, dynamic and efficient. The application of this trainee work was in the coordination of Social Service Course at Unioeste/Campus of Toledo and was developed after a data research, analysis, documents classification, methodology implantation, archives restructuration and elaboration of documents management manual. At last, with the implantation of this project, the objective was become the documents search quicker, allowing the improvement of the sector attending. Key words: Documents management; Social Service; Unioeste.
RESUMEN
Para que un archivo, en todas las etapas de su evolución pueda cumplir con sus objetivos, se torna imprescindible y de fundamental importancia la fomulación de un plan archivístico que lleve en cuenta tanto las disposiciones legales cuanto las necesidades de la institución a que pretende servir. Así que se puede destacar que la función principal de los archivos es disponer las informaciones contenidas en los documentos para la toma de decisión y comprabación de los derechos y obligaciones de la empresa. Sendo así, este trabajo aborda la Gestión de documentos, una vez que su planificación y organización en una institución es una actividad de gran importancia, principalmente se fuere práctica, dinámica y eficiente. La aplicación de esta práctica ocurrió en la Coordinación del Curso del Servicio Social de la Unioeste/ Campus de Toledo y fue desarrollada a partir de la investigación de datos, análisis, clasificación de los documentos, implantación de una metodología, reestructuración del sistema de archivos y elaboración de un Manual de Gestión de Documentos. Por fin, con la implantación de ese proyecto, se buscó proporcionar agilidad en la búsqueda de los documentos, permitiendo la mejoría en la atención al público de sector Palabras-clave: Gestión de Documentos; Servicio Social; Unioeste.
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – CAIXA ARQUIVO ................................................................................41
FIGURA 2 – ARMÁRIO DE ARQUIVO DA COORDENAÇÃO ................................42
FIGURA 3 – ACÚMULO DE PASTAS A-Z ..............................................................43
FIGURA 4 – PASTA A-Z SEM CONDIÇÕES DE USO ...........................................43
FIGURA 5 – CAIXA ARQUIVO SEM CONDIÇÕES DE USO ..................................44
FIGURA 6 – CAIXA ARQUIVO COM TERMINOLOGIA “DIVERSOS” .....................45
FIGURA 7 – CAIXA ARQUIVO COM EXCESSO DE VOLUME DE
DOCUMENTOS .................................................................................45
FIGURA 8 – DOCUMENTOS DATADOS DESDE 1986 ..........................................46
FIGURA 9 – DOCUMENTOS DUPLICADOS E EM PÉSSIMO ESTADO DE
CONSERVAÇÃO................................................................................46
FIGURA 10 – DOCUMENTOS RECEBIDOS VIA FAX APAGADOS .......................47
FIGURA 11 – ARQUIVO DE JORNAIS ANTIGOS...................................................48
FIGURA 12 – MODELO DE CAIXA ARQUIVO .......................................................50
FIGURA 13 – ARMÁRIO ARQUIVO APÓS READEQUAÇÕES...............................51
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................01 2 OBJETIVOS ................................................ .........................................................03
2.1 OBJETIVO GERAL ...........................................................................................03
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................03
3 JUSTIFICATIVA ...................................................................................................04
4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................06
4.1 GESTÃO DE INFORMAÇÃO ............................................................................06
4.2 DOCUMENTAÇÃO ............................................................................................08
4.2.1 Conservação de documentos .........................................................................10
4.3 ARQUIVO ..........................................................................................................11
4.3.1 Sistema de arquivamento ...............................................................................14
4.3.2 Métodos de arquivamento ..............................................................................15
4.3.3 Transferência e operacionalização do arquivo ...............................................20
4.3.3.1 Empréstimo e consulta .................................................................................20
4.3.3.2 Instrumentos de destinação ........................................................................21
4.3.3.3 Tabela de temporalidade .............................................................................22
4.3.3.4 Listagem de eliminação ...............................................................................23
4.3.3.5 Transferência ..............................................................................................24
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS..............................................................26 6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS
COLETADOS .......................................................................................................28
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ................................................................28
6.1.1 Caracterização ...............................................................................................28
6.1.2 Estrutura organizacional .................................................................................29
6.1.2.1 Organograma ..............................................................................................29
6.1.2.2 Descrição das funções ................................................................................30
6.1.3 Histórico da organização ................................................................................32
6.1.3.1 Histórico do Curso de Serviço Social ..........................................................33
6.1.4 Ambiente organizacional ................................................................................35
6.1.5 Operacionalização da organização ................................................................37
6.1.5.1 Cultura organizacional .................................................................................37
6.1.5.2 Políticas organizacionais .............................................................................37
6.1.5.3 Sistema de remuneração ............................................................................37
6.1.5.4 Sistema de seleção e desenvolvimento ......................................................38
6.1.5.5 Estilo gerencial ............................................................................................38
6.1.5.6 Gestão de qualidade ...................................................................................39
6.1.5.7 Condições de trabalho .................................................................................39
6.1.5.8 Qualidade de vida no trabalho .....................................................................40
6.2 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO ............................................................40
6.2.1 Análise da documentação e sistema de arquivo da Coordenação do Curso
de Serviço Social da Unioeste/Campus de Toledo .........................................40
6.2.2 Reestruturação dos arquivos da Coordenação do Curso de Serviço Social
da Unioeste/Campus de Toledo ......................................................................48
6.2.3 Sugestões e recomendações .........................................................................51
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................53
REFERÊNCIAS .......................................................................................................55
APÊNDICE 1 – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA
COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL .............. .57
APÊNDICE 2 – ETIQUETAS DE ARQUIVO PARA PASTAS A-Z ......................... .58
APÊNDICE 3 – ETIQUETAS PARA CAIXA ARQUIVO ......................................... .59
APÊNDICE 4 – ETIQUETAS DE IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ............. .60
APÊNDICE 5 – MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA
COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA
UNIOESTE/CAMPUS DE TOLEDO ........................................... .61
ANEXO 1 – LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA
UNIOESTE/CAMPUS DE TOLEDO ................................................... .62
1 INTRODUÇÃO
Com o avanço tecnológico ocorrido nos últimos dez anos, cada vez mais
as empresas passam a ter como seu principal recurso estratégico a informação. As
fronteiras entre as organizações se diluem e a informação exige maior
sistematização e organização.
Neste contexto, percebe-se a importância da ordenação e preservação
dos documentos impressos, por representarem um papel fundamental dentro da
administração, tanto no que tange aos aspectos históricos da organização, bem
como nos registros de todas as operações efetuadas.
Arquivo segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), é o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas.
O arquivamento é um serviço que tem como finalidade principal criar
instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de
documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de
organização e gerenciamento de arquivos.
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução, possa
cumprir seus objetivos, torna-se indispensável e de fundamental importância a
formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais
quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
Assim, o tema proposto neste trabalho é a elaboração e aplicação da
Gestão de Documentos no arquivo ativo da Coordenação do Curso de Serviço
Social da Unioeste/Campus de Toledo, visando à agilidade e rapidez no acesso e
manuseio aos documentos e a preservação da documentação. Prioriza-se, neste
caso, a gestão de tempo, bem como a eliminação de documentos em duplicidade,
facilitando a rapidez e o resgate das informações, tornando-se este um diferencial na
qualidade de atendimento aos usuários do arquivo.
Tendo em vista o vasto número de dados arquivados e a grande demanda
de documentos em circulação, detectaram-se problemas como morosidade na
localização, arquivamento incorreto e com cópias duplicadas ou triplicadas em
pastas de nomenclaturas diferentes, arquivamentos desnecessários e ainda,
2
documentos no arquivo ativo que possuíam valor histórico, mas não administrativo e
assim, necessitavam ser separados e arquivados.
Na escolha do tema de estágio, observou-se que a produtividade de uma
organização está relacionada à qualidade e a agilidade das informações geradas e
disponibilizadas no momento certo. Com a implantação deste projeto, objetiva-se
atender a principal finalidade do arquivo, que é servir à administração, constituindo-
se, com o decorrer do tempo, em base de conhecimento da história.
2 OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GERAL
Implementar uma metodologia de Gestão de Documentos no arquivo ativo
da Coordenação do Curso de Serviço Social da Unioeste/Campus de Toledo.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Avaliar a documentação existente e definir um método de
arquivamento adequado;
b) Analisar e classificar os documentos arquivados;
c) Reestruturar o arquivo e criar um sistema de controle de entrada e de
retirada de documentos;
d) Elaborar um Manual para orientar a manutenção contínua do arquivo.
3 JUSTIFICATIVA
Observa-se que muitas empresas não seguem nenhum critério e método
para o arquivamento, sendo que o mesmo é feito de qualquer forma, e por pessoas
não qualificadas para tal serviço. Desta forma, o arquivamento se torna ineficaz, não
atendendo às necessidades específicas do setor e prejudicando a agilidade no
atendimento, despendendo tempo dos funcionários e da organização como um todo.
Conforme Paes (1997), o arquivo possui importância capital em todos os
ramos da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de
conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de
arquivamento, falta essa que irá interferir, naturalmente, na vida da organização.
Teoricamente o arquivamento é um serviço simples, na prática, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de
assuntos, surgindo dificuldades na classificação dos papéis.
Ainda para Paes (1997), um serviço de arquivo bem organizado possui
valor inestimável, pois é a memória viva da instituição, fonte e base de informações;
oferece provas das atividades institucionais, o que evita a repetição, simplifica e
racionaliza o trabalho.
No que tange aos aspectos da gestão de documentos a bibliografia
disponibiliza diversos métodos de arquivamento, devendo a empresa optar pelo
método que lhe for mais conveniente e aplicável, satisfazendo desta forma suas
necessidades. Sendo assim, o método de arquivamento adotado, além de ser
prático, deve ser de fácil compreensão para os funcionários, possibilitando ganho de
tempo, pois sempre que necessário os documentos estarão na ordem especificada
pelo método utilizado.
Ao escolher o método é necessário ter conhecimento da natureza dos
documentos a serem classificados, pois cada ramo de atividade exige um método
diferente, adequado às suas finalidades. O método é determinado pela natureza dos
documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Os documentos dispostos no arquivo ativo da Coordenação do Curso de
Serviço Social, área de atuação neste estágio, não seguem nenhuma metodologia
de arquivamento, sendo encontrados documentos sem necessidade de
5
arquivamento e documentos que deveriam estar no arquivo inativo, não havendo
assim a separação e eliminação de documentos.
Neste sentido, este estágio se justifica, pois a partir dele foi possível
adotar um método de arquivamento que atendesse às necessidades do setor,
tornando assim o acesso ao arquivo mais ágil e eficaz. Com base na Tabela de
Temporalidade do estado do Paraná foi feita a separação da documentação,
eliminando os documentos cujos prazos já estivessem expirados e sendo implantado
um manual para orientação e manutenção contínua do arquivo ativo.
Acredita-se que com a implementação desse estágio proporcionou-se
maior agilidade na busca aos documentos, possibilitando maior qualidade e melhoria
no atendimento aos usuários do arquivo da Coordenação do Curso de Serviço
Social da Unioeste, Campus de Toledo.
Do ponto de vista acadêmico, este estágio possibilitou a prática de
conteúdos aprendidos em sala de aula, bem como a experiência de atuar em uma
instituição pública, reestruturando todo o sistema de arquivo e auxiliando na
organização do mesmo.
4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Este capítulo objetiva dar embasamento teórico ao estágio desenvolvido.
Sendo assim, são abordados elementos fundamentais da gestão da informação, da
documentação, do arquivo e de seus diferentes métodos. Também foram apontadas
algumas dicas sobre os tipos de arquivo, empréstimo, consulta e sua manutenção,
que requer cuidados especiais e uma contínua atualização, eliminando os
documentos necessários e arquivando corretamente o restante.
4.1 GESTÃO DE INFORMAÇÃO
No ambiente organizacional da empresa, a comunicação é fundamental e
de extrema importância para a transmissão das informações de um setor para o
outro. A empresa como um todo é beneficiada se estas informações forem
transmitidas corretamente e no tempo certo.
Atualmente, a maioria das organizações tem ultrapassado a obsessão
tecnológica para encarar algo mais complexo, que é a preocupação com a
informação produzida tanto no âmbito interno quanto externo da instituição.
Segundo Araújo (1999), no contexto das práticas sociais, a informação é
um elemento de fundamental importância, pois é por meio do intercâmbio
informacional que os sujeitos sociais se comunicam e tomam conhecimento de seus
direitos e deveres e, a partir daí, tomam decisões sobre suas vidas, seja de forma
individual ou coletiva.
Atualmente vive-se em uma sociedade de comunicação, onde a
produtividade e competitividade das organizações dependem de sua capacidade
para gerar, processar e aplicar com efetividade a informação, para que desta forma
a informação gere conhecimento.
Para Araújo (1999), a informação deve ser vista como um bem social e
um direito coletivo como qualquer outro, sendo tão importante quanto os direitos do
cidadão.
Considera-se que a construção da cidadania e suas práticas passem
necessariamente pela questão do uso e acesso da informação, pois tanto a
conquista dos direitos, como a implementação dos deveres dependem do livre
7
acesso à informação de tais direitos e deveres, ou seja, da ampla disseminação e
circulação da informação.
Percebe-se assim que a gestão de informação é essencial nas
organizações, porque sustenta e dá suporte ao gerenciamento, no entanto, é
necessário cuidado na seleção das mesmas, já que tanto a falta como o excesso de
informações podem dificultar a tomada de decisões.
Para Marchiori (2002), valorizada como recurso, a informação define a
competitividade de pessoas, grupos, produtos, serviços e atividades. Sob o enfoque
da tecnologia, a gestão da informação é vista como um recurso a ser otimizado.
Mesmo com o aumento dos meios de comunicação, a informação
registrada em papel continua sendo uma forma eficiente para a tomada de decisão
nas organizações. O papel torna-se oficial quando apresenta a assinatura do
emissor, servindo como instrumento para a tomada de decisão do empresário.
A informação se tornará útil à organização a partir do momento em que
for gerenciada. Por meio de um sistema de informação bem gerenciado a empresa
estabelece um ponto de apoio importante para o planejamento e controle dos
processos administrativos.
Para Sperb e Neto (2005, p. 04):
O uso de ferramentas computacionais e métodos para gerenciar informações são de extrema importância, a integração entre os sistemas faz com que numa mesma tela ou relatório possa se obter o conhecimento de todas as áreas da empresa. E essas informações podem reduzir o custo de produção, diminuir o tempo de resposta ao mercado ou agilizar e incrementar as vendas.
Em pleno século XXI, é difícil para qualquer organização manter-se
competitiva no mercado sem um gerenciamento eficiente das informações ou
conhecimentos que possui, para tanto, é necessário o uso de um adequado sistema
de informação.
Conforme Audy e Brodbeck (apud SPERB; NETO, 2005), atualmente não
faz mais sentido discutir se a tecnologia de informação é estratégica ou não, sendo a
questão deslocada para como utilizar a tecnologia de informação de forma alinhada
à estratégia organizacional.
Todo documento, até que se torne necessário, é tido somente como um
papel contendo informações, pois seu valor real depende do momento e de sua
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necessidade. Desta forma, na seção seguinte será abordada a forma como esses
documentos devem ser organizados e ordenados para que as informações contidas
estejam acessíveis e disponíveis de forma imediata.
4.2 DOCUMENTAÇÃO
Devido ao progresso industrial e ao desenvolvimento da tecnologia em
todos os setores da atividade humana, é cada vez maior o grau de complexidade da
vida moderna. A documentação, elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do
planejamento, assume importância vital nos dias atuais.
Segundo Medeiros e Hernandes (1999, p. 132), documentação é:
Um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. Do ponto de vista bibliográfico, documento é qualquer obra manuscrita ou impressa. Juridicamente falando, representa uma prova a favor de fato ou informação. A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações e conhecimentos e ser útil em todos os setores da atividade profissional.
Para Medeiros e Hernandes (1999), a documentação pode ter natureza
comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade.
Quando comercial, a documentação é organizada pelas empresas e destina-se a
fins estritamente comerciais; há natureza científica quando o objetivo principal é
proporcionar informações científicas ou didáticas; e a documentação assume
natureza oficial quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e
assessorar a administração pública.
Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar
todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso
permitir sua divulgação e utilização.
De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná
(2007), gestão de documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e
operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação,
avaliação e arquivamento dos documentos na fase corrente e intermediária, visando
sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
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O conteúdo do documento deve ser o critério classificador, possibilitando
agrupar espécies documentais (ofício, memorando, recibo, etc.) que tratam do
mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta.
Paes (1997) dá ênfase a três fases básicas da gestão de documentação,
as quais são: produção, utilização e a destinação.
a) Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em
decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, deve
haver a preocupação, por parte do arquivista, para que sejam criados
apenas documentos essencias à administração, evitando duplicação e
emissão de vias desnecessárias, propondo a atualização, criação ou
extinção de modelos e formulários, visando, dessa forma, a perfeita
compreensão e interpretação dos dados;
b) Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo
(recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), de
expedição, organização e arquivamento de documentos, bem como a
elaboração de normas de acesso à documentação e de recuperação
de informações indispensáveis ao desenvolvimento das funções
administrativas;
c) Avaliação e destinação de documentos: a mais complexa de todas as
fases se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos
acumulados nos arquivos, visando estabelecer seus prazos de guarda.
Já Medeiros e Hernandes (1999) destacam outra classificação do
processo de documentação, que para eles, constituem-se em: recolhimento, leitura e
classificação:
a) Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se
senso de julgamento na escolha de documentos, além de
discernimento para recolher o que é útil;
b) Leitura: é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar
qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento;
c) Classificação: deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo
antecipar sua utilidade prática.
É importante destacar que para Schellenberg (2004) a quantidade
excessiva de documentos pode ser reduzida, simplificando-se as funções, os
métodos de trabalho e a rotina de documentação adotada nas diversas repartições.
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O valor do documento é determinado em função de suas possíveis
finalidades e do seu tempo de vigência. Em relação ao seu valor, os documentos
podem ser:
a) Permanentes Vitais: aqueles que devem ser conservados
indefinidamente por serem de importância vital para a organização.
Como exemplo: documentos que se referem ao processo de criação
das empresas;
b) Permanentes: são os que, pela informação que contêm, devem ser
conservados indefinidamente. Como exemplo: atas de reuniões;
c) Temporários: quando se pode determinar um prazo ou data em que
cessa seu valor como documento. Como exemplos: memorandos,
ofícios, editais.
Assim, é comum enfatizar as atividades de arquivamento num programa
de gestão de documentos, uma vez que a função dos arquivos é disponibilizar as
informações contidas nos documentos para a tomada de decisão na organização.
Observa-se ainda que outro aspecto relevante na discussão sobre
arquivos e documentos diz respeito à conservação dos documentos, temática da
próxima seção.
4.2.1 Conservação de documentos
De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná
(2007), as práticas de conservação de documentos têm o objetivo de preservar e
assegurar a qualidade do acesso à informação:
a) Ambiente limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento
de fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta e
transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua
reprodução;
b) Não fumar nem consumir alimentos e bebidas na área de trabalho. Os
insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde
encontram alimento;
c) A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com índices de
20ºC de temperatura e 50% de umidade relativa do ar. Altos índices de
temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos
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documentos, pois aceleram processos químicos de deterioração, além
de permitir a proliferação de insetos e o ataque de microorganismos.
O valor de um documento é determinado levando-se em consideração
todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência. Os documentos
considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente,
devem merecer cuidados especiais, notadamente de proteção contra incêndios,
inundações, furtos, desabamentos entre outros.
A conservação e a proteção desses documentos devem ser
acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
foram encaminhados, de forma que se possa localizá-los imediatamente.
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o
documento deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento. Neste
sentido, o capítulo a seguir apresenta o tema arquivo, sua organização, seus
métodos, e todos os procedimentos que o envolvem.
4.3 ARQUIVO
O arquivista alemão Adolf Brenneke define arquivos:
Como o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado. (BRENNEKE apud SCHELLENBERG, 2004, p. 37).
Ainda para Medeiros e Hernandes (1999, p. 142), os arquivos são:
Conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.
O arquivo de uma organização reflete sua atividade, seu porte e seus
objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos,
não devem estar juntos ao arquivo principal, já que o tratamento para cada um
deles é diferente.
Conforme Medeiros e Hernandes (1999), os arquivos podem dividir-se em
públicos ou privados:
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a) Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou
municipal, em decorrência de suas atividades administrativas,
judiciárias ou legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos:
correntes, temporários e permanentes.
b) Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido
a suas atividades específicas.
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado
em 1836. Pode-se perceber a importância dada aos arquivos a partir da sua
legalização, através principalmente dos artigos 215 e 216, da Constituição
Federal.
Art.215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais. § 1º O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional. § 2º A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais. Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I – as formas de expressão; II – os modos de criar, fazer e viver; III – as criações científicas, artísticas e tecnológicas; IV – as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais; V – os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagismo, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico. § 1º O poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação. § 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. § 3º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. § 4º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei. § 5º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos. (MEDEIROS; HERNANDES 1999, p. 143-144).
13
É importante destacar que, a importância dos arquivos cresceu muito à
medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da
humanidade, onde o documento passou a constituir-se como base de conhecimento
para a tomada de decisão.
Para Prado (1986) o arquivo é o instrumento principal para servir de
controle à ação administrativa de qualquer organização, seja ela pública ou privada.
Pode-se afirmar que o arquivo é o centro ativo de informações, pois abriga os
documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados como
comprovantes.
Conforme Medeiros e Hernandes (1999), a organização do arquivo
precisa ser feita de tal forma que proporcione condições de segurança, precisão,
simplicidade, flexibilidade e acesso.
a) Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de
segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio,
extravio, roubo e deterioração;
b) Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos;
c) Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão;
d) Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ajustando-se ao aumento de volume;
e) Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata.
O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido pela
Tabela de Temporalidade de Documentos, que é o instrumento com o qual se
determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, e sua
destinação após este prazo. Nesta etapa toda atenção é necessária, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido.
De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná
(2007), as operações para o arquivamento são as seguintes:
a) Ler o motivo do arquivamento;
b) Se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o
assunto;
c) Se arquivar o documento na pasta, verificar a existência de
antecedentes na mesma pasta e agrupá-los;
14
d) Arquivar as pastas suspensas na seqüência dos códigos atribuídos –
usar uma pasta para cada código, evitando a classificação “diversos”;
e) Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo
com a ordem estabelecida, verificando a existência de cópias e
eliminando-as;
f) Arquivar o anexo do documento, identificando externamente o seu
conteúdo e registrando a sua localização.
O arquivo deve ser organizado através da escolha de um método, sendo
importante ressaltar que o método utilizado tem importância fundamental na
organização do arquivo, devendo estar sempre atualizado e organizado.
Observa-se que existem diversos métodos de arquivamento, na
seqüência será discutida a classificação de documentos que compõem o sistema de
arquivo e ainda, serão apresentados os métodos mais utilizados, de acordo com a
literatura.
4.3.1 Sistema de arquivamento
De acordo com Medeiros e Hernandes (1999), a administração de
documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento. Nas
instituições públicas, predomina um modelo de sistema de arquivos em que o
documento público é controlado desde a sua produção, este modelo é conhecido
como a “teoria das três idades”, em que se distinguem três etapas quanto aos
documentos, as quais são: arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de
segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente.
a) Arquivo de primeira idade ou corrente: é constituído de documentos em
curso ou consultado freqüentemente, conservados em escritórios ou
nas repartições que os receberam e os produziram ou ainda em local
próximo e de fácil acesso;
b) Arquivo de segunda idade ou intermediário: é constituído de
documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas
cujos órgãos que o receberam e os produziram podem ainda solicitá-
los. A permanência dos documentos nesse arquivo é transitória;
c) Arquivo de terceira idade ou permanente: é constituído de documentos
que perderam todo seu valor de natureza administrativa, que se
15
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são
os arquivos propriamente ditos.
Ainda para Medeiros e Hernandes (1999), um sistema de arquivo
moderno e bem organizado terá todas as condições para oferecer subsídios a
planos e decisões da administração pública.
Os métodos de arquivamento que serão abordados a seguir pertencem a
dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto.
a) Sistema Direto: é aquele em que a busca do documento é feita
diretamente no local onde se acha guardado.
b) Sistema Indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é
preciso antes consultar um índice ou um código.
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a organização deverá
decidir por qual método de arquivamento irá optar. O método estabelece o que é
necessário fazer para se chegar ao fim desejado pelo sistema de arquivamento.
4.3.2 Métodos de arquivamento
Método de arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos, e é determinado pela
natureza dos documentos e pela estrutura da instituição.
Conforme Medeiros e Hernandes (1999), os variados métodos de
arquivamento, que com o passar dos anos foram desenvolvidos, podem ser
utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais.
De acordo com Medeiros e Hernandes (1999, p. 156):
O importante é que a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser arquivados.
A tarefa de classificar documentos para o arquivo exige conhecimentos da
administração da organização e da natureza dos documentos que necessitam ser
arquivados.
16
Paes (1997) divide os métodos de arquivamento em duas classes:
métodos básicos e padronizados. Além destes, ela cita o método alfanumérico –
combinação de letras e números, que não se inclui na classificação acima e é
considerado do sistema semi-indireto.
Quanto aos métodos básicos, estes podem ser divididos em: alfabético,
geográfico, numéricos (simples, cronológico e dígito-terminal), ideográficos
alfabéticos (enciclopédico e dicionário) e ideográficos numéricos (duplex, decimal,
unitermo ou indexação coordenada). Na seqüência, tais métodos serão brevemente
caracterizados.
a) Método Alfabético: É o mais simples, desde que o elemento principal a
ser considerado seja o Nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita
diretamente, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar. Neste método, as
fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitando-se
as treze regras de alfabetação citadas por Paes (1997), as quais são:
1. Nos nomes das pessoas físicas considera-se o último sobrenome e
depois o prenome, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a
ordem alfabética do prenome;
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados
por hífen não se separam;
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo;
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação
de sobrenomes iguais;
5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, da, do, e, um, uma, não
são considerados;
6. Os sobrenomes que experimentam grau de parentesco com Filho,
Júnior são considerados parte integrante do último sobrenome, mas
não são considerados na ordenação alfabética;
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses;
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome;
17
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas.
O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando
escritas com letra maiúscula;
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome;
11. Os nomes orientais são registrados como se apresentam;
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam, devendo ser
desconsiderados, porém, para fins de ordenação, os artigos e as
preposições que os constituem;
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e
assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a organização, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias.
b) Método Geográfico: a busca é feita diretamente no documento. Este
método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a Procedência ou Local, desta forma a divisão pode ser por países,
estados, cidades, regiões, distritos, bairros, zonas e outras.
As melhores ordenações geográficas são:
1. Nome do estado, cidade e correspondente – quando se organiza um
arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro
lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação
às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
2. Nome da cidade, estado e correspondente – quando o principal
elemento de identificação é a cidade, e não o estado, deve-se observar
a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para
as capitais.
Quando se tratar de correspondentes em outros países, alfabeta-se em
primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente.
c) Método Numérico: utilizado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é o Número, a escolha deve recair sobre um dos
seguintes métodos: simples, cronológico ou dígito-terminal. A numeração obedece
somente à ordenação seqüencial, embora a disposição das pastas possa apresentar
peculiaridades próprias. Neste método o documento classificado recebe um número,
18
conforme a ordem de chegada e, ao mesmo tempo, esse número é transcrito numa
guia que, colocada na pasta, ocupará lugar correspondente no arquivo, neste caso o
arquivamento é a colocação da pasta numerada no lugar adequado. O método é
indireto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um índice ou arquivo
de fichas.
d) Método Numérico Simples: constitui-se na atribuição de um número a
cada correspondente ou cliente, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro.
Segundo este método, são numerados assuntos, clientes, correspondentes,
representantes e outros, pela ordem de entrada dos documentos, sem qualquer
preocupação com a ordem alfabética. A localização do documento no arquivo é feita
por meio de consulta anterior a um dos índices: alfabético ou numérico. Este método
prevê três etapas, as quais são:
1ª etapa: os assuntos principais são divididos em números de 100 em
100;
2ª etapa: as primeiras subdivisões de cada grupo recebem números de 10
em 10.
3ª etapa: as segundas subdivisões têm números de um em um.
O critério mais utilizado nesse método para seleção de assuntos é
sempre começar pelo gênero, passar à espécie e depois ao detalhe.
e) Método Numérico Cronológico: neste método, além da ordem
numérica, deve-se observar a data. Esta modalidade é adotada em quase todas as
repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Ao planejar um modelo
de ficha capaz de controlar o andamento dos processos nas repartições, pode-se
indicar, mediante o desdobramento da referida ficha, todos os elementos
necessários ao registro e à localização desses documentos, além da ficha numérica,
onde será indicada toda a movimentação do documento, sendo necessária a
preparação de índices auxiliares de procedência e de assunto para facilitar a
recuperação do documento.
Este é o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas
miscelânea, pois cada documento recebe seu próprio número de registro,
constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica.
f) Método Numérico Dígito-terminal: Neste método os documentos são
numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade: os
números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada, são lidos da direita para a
19
esquerda, formando pares. O arquivamento em pastas ou fichas é feito
considerando-se em primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o secundário e
finalmente o terciário.
g) Método Ideográfico ou por Assunto: neste método os documentos são
arquivados por Assunto e é indicado no caso de grandes massas documentais e
variedades de assunto. Este método, porém, não é de fácil aplicação, pois depende
da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das
atividades institucionais. No arquivamento ideográfico ou por assunto podem ser
adotados métodos alfabéticos e numéricos.
h) Método Ideográfico Alfabético: é utilizado quando o volume e a
diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, esses
documentos podem obedecer à ordem dicionária ou à ordem enciclopédica. Na
ordem dicionária, os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, obedecendo
somente à seqüência das letras, enquanto que na ordem enciclopédica os assuntos
correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
i) Método Ideográfico Numérico: Neste método é indispensável que, além
do esquema ou plano de classificação, seja elaborado um índice alfabético
remissivo. Deve-se marcar com um número (símbolo) cada papel para indicar o local
onde ele deve ser arquivado. Os métodos ideográficos numéricos mais conhecidos
são o duplex, o decimal e o unitermo, também conhecido como indexação
coordenada. No método duplex a documentação é dividida em classes conforme os
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia. Embora a
quantidade de classes seja ilimitada, exige-se, porém, cuidado para não serem
abertas pastas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluídos em
subclasses. O método decimal baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil
Dewey. A Classificação Decimal de Dewey dividiu o saber humano em nove classes
principais as quais são: obras gerais, filosofia, religião, ciências sociais, lingüística,
ciências puras, ciências aplicadas, belas-artes, literatura, história e geografia, e uma
décima reservada para os assuntos por demais gerais e que não podem ser
incluídos em uma das nove classes preestabelecidas.
No que se refere aos métodos padronizados, conforme Paes (1997) eles
são classificados em variadex, automático, soundex, mnemônio e rôneo. Tais
métodos não serão desenvolvidos neste estudo por não serem muito utilizados e
para não tornar esta revisão muito extensa.
20
4.3.3 Transferências e operacionalização do arquivo
Outro aspecto a ser considerado quando se aborda a temática de
arquivos, refere-se à transferência de documentos, que segundo Medeiros e
Hernandes (1999) podem ser de três tipos de transferência de documentos ou
papéis de um arquivo para o outro: transferências periódicas, permanentes e diárias:
a) Transferências periódicas: são efetuadas em intervalos
predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da
freqüência de uso;
b) Transferências permanentes: são realizadas em intervalos irregulares,
sem qualquer planejamento;
c) Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm
em ordem os arquivos ativos, o trabalho poderá ser facilitado se o
documento já arquivado constar sua validade ou vencimento, ou
marcação que indique a data da transferência.
4.3.3.1 Empréstimo e consulta
Esta é uma atividade que pode ser considerada nobre dos arquivos, uma
vez que corresponde à essência de sua formação, que é servir à administração e à
história.
Este é um aspecto que envolve a segurança dos arquivos, pois os
documentos arquivados só podem ser consultados ou cedidos através do
empréstimo, aos órgãos que receberam ou produziram, aos órgãos encarregados
das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores.
Conforme Paes (1997), todo trabalho arquivístico, do recebimento ao
arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da
informação.
De acordo com Paes (1997, p. 102) recomenda-se que:
Ainda que, salvo em casos excepcionais, os documentos jamais sejam retirados das pastas para empréstimo. Para facilitar a consulta, o arquivista poderá assinalar na pasta, com uma tira de papel, onde se encontra o documento desejado.
21
Paes (1997) afirma ainda que considerando as implicações éticas e os
riscos que acompanham o empréstimo de documentos, é indispensável que se
exerça o seu controle, para que se possa garantir a integridade do acervo e também
comunicar onde se encontra o documento emprestado.
Para que a operação de empréstimo seja efetuada com os cuidados
requeridos, tornam-se necessárias algumas rotinas básicas:
a) Atender às requisições oriundas dos vários órgãos;
b) Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossiê;
c) Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo;
d) Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de
lembretes, em ordem cronológica para efeito de controle de prazos;
e) Preencher e encaminhar o formulário Cobrança de Dossiê quando a
pasta não tiver sido restituída no prazo estipulado;
f) Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo;
g) Apor o carimbo RESTITUÍDO na primeira via assinada pelo
requisitante e devolvê-la.
A partir do próximo assunto serão abordados os instrumentos de
destinação para os documentos do arquivo.
4.3.3.2 Instrumentos de destinação
Outro aspecto relevante no que diz respeito aos arquivos são os atos
normativos elaborados por comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes
quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.
É necessário que se faça uma análise e triagem da documentação para
se estabelecer o prazo de vida dos documentos. Desta forma, os estudos para
determinação da caducidade devem ser feitos por uma comissão idônea,
denominada Comissão de Análise de Documentos, que é constituída por membros
eventuais e efetivos. Membros eventuais são os representantes do órgão-fim e os
efetivos são os chefes do arquivo e representantes dos órgãos administrativo,
financeiro e jurídico.
Os princípios básicos que deverão nortear o trabalho de análise da
comissão consistem em verificar:
22
a) Importância do documento em relação aos valores administrativo,
probatório ou histórico;
b) Possibilidade e custo de reprodução;
c) Espaço, equipamento utilizado e custo de arquivamento;
d) Prazos de prescrição e decadência de direitos;
e) Números de cópias existentes e locais onde os dados são anotados.
A eliminação não pode ser feita indiscriminadamente, devendo-se
proceder criteriosamente, com base nos valores dos documentos, no seu conteúdo e
suas informações. Com base nisso, nas próximas seções serão discutidos dois
instrumentos básicos de destinação existentes: a tabela de temporalidade e a
listagem de eliminação.
4.3.3.3 Tabela de temporalidade
Conforme o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná
(2007), Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos
documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua
transferência para arquivo intermediário ou geral e a eliminação ou recolhimento
para a Divisão de Documentação Permanente do Arquivo Público do Estado.
Os assuntos/tipos documentais relacionados na tabela correspondem aos
documentos produzidos pelas atividades-meio dos órgãos.
Em relação ao prazo de arquivamento, o tempo de guarda dos
documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa
ter acesso aos documentos que estão sujeitos à consulta diária e o prazo de
arquivamento não deve se exceder a cinco anos.
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no
momento da classificação e avaliação da documentação. Sugerem-se os seguintes
procedimentos:
a) Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os
assuntos do Código de Classificação de Documentos;
b) Documentos que se referem a dois ou mais assuntos deverão ser
classificados e agrupados ao conjunto documental que possui maior
prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda
permanente;
23
c) O prazo de arquivamento deve ser contado a partir do primeiro dia útil
do exercício seguinte ao do arquivamento do documento;
d) Eliminar cópias e vias, quando o documento original estiver no
conjunto documental;
e) Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
f) Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o
arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de
Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado.
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de
alterações na medida em que a produção de documentos se altera, devido a
mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, alterações de qualquer
natureza devem partir do órgão regulador da política de arquivos.
Com relação ao processo de gestão dos documentos, destaca-se que é
importante que se faça uma análise e triagem desses documentos, eliminando o que
for necessário e registrando com base na listagem de eliminação, cujas
características serão abordadas a seguir.
4.3.3.4 Listagem de eliminação
De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do
Paraná, a eliminação de documentos é definida após análise da Comissão Setorial
de Avaliação, que julga os valores primários e secundários dos documentos seguindo
os critérios indicados no Manual e os prazos de arquivamento.
Paes (1999, p.109) salienta que:
O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por venda ou doação. A incineração – processo condenado - que pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada.
Segundo a Resolução Federal Nº 7, de 20/05/1997, definida pelo
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, o registro dos documentos a serem
eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que são de
guarda permanente:
24
a) Listagem de Eliminação de Documentos: Tem por objetivo registrar
informações pertinentes aos documentos a serem eliminados.
b) Edital de Ciência e Eliminação de Documentos: Tem por objetivo tornar
público o ato de eliminação dos acervos arquivísticos.
c) Termo de Eliminação: Tem por objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação.
De acordo com Paes (1999), em geral os documentos que podem ser
eliminados são: documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros; cópias
cujos originais sejam conservados; documentos cujos elementos essenciais se
achem reproduzidos; documentos de pura formalidade como convites e documentos
que se tornem obsoletos e não mais representarem interesse para a administração.
4.3.3.5 Transferência
Denomina-se transferência a passagem dos documentos dos arquivos
correntes para os intermediários, sendo que a transferência feita para os arquivos
permanentes recebe a denominação de recolhimento.
Segundo Paes (1999) há dois tipos básicos de transferência: a
permanente e a periódica.
Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferida.
Periódica é a remoção de documentos, em intervalos determinados,
podendo ser efetuada em uma ou duas etapas, e ainda dentro de um período
determinado, sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo.
A transferência de documentos do arquivo corrente ou setorial para o
arquivo intermediário do órgão é atividade fundamental para racionalizar o uso de
espaço físico das áreas administrativas, mantendo nos arquivos setoriais a
documentação de valor primário.
As transferências deverão seguir os prazos de arquivamento prescritos na
Tabela de Temporalidade de Documentos, bem como, elaborar a Relação de
Transferência ou Recolhimento, instrumento inicial para pesquisa e recuperação da
informação.
Percebe-se pelo exposto que a gestão de documentos é fundamental, pois
constitui-se de um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às
25
atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento à guarda permanente.
Finalmente, observa-se que a temática não se esgota aqui, porém foram
abordadas as áreas mais relevantes para o desenvolvimento deste estágio. Na
seqüência, descrevem-se os procedimentos metodológicos que possibilitam
compreender as diferentes etapas que envolvem este trabalho.
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Neste projeto propõe-se a implementação de um método de Gestão de
Documentos no arquivo ativo da Coordenação do Curso de Serviço Social da
Unioeste, Campus de Toledo. Para tanto, são utilizados métodos e técnicas de
pesquisa, a fim de facilitar a compreensão do caminho a ser seguido.
Primeiramente, realizou-se uma pesquisa bibliográfica sobre o tema
“arquivo”, abordando seus diversos tipos, métodos e técnicas, a fim de se chegar à
maneira mais apropriada para o estabelecimento da metodologia deste estudo.
Segundo Lima e Mioto (2007), a pesquisa bibliográfica se apresenta como
um procedimento metodológico que é oferecido ao pesquisador como uma
possibilidade na busca de soluções para seu problema de pesquisa. Para tanto,
parte da necessidade de exposição do método científico escolhido pelo pesquisador,
expõe as formas de construção do desenho metodológico e a escolha dos
procedimentos e, demonstra como se configura a apresentação e análise dos dados
obtidos.
Quanto à abordagem utilizada no estágio, utilizou-se a abordagem
qualitativa, de caráter descritivo que segundo Lakatos e Marconi (1988) aborda a
distinção entre leis e teorias do ponto de vista de sua característica qualitativa,
formulando relações entre características observáveis, ou experimentalmente
determináveis, de um objeto de estudo ou classe de fenômenos. Conforme Oliveira
(2007) a pesquisa descritiva procura analisar fatos e/ou fenômenos, fazendo uma
descrição detalhada da forma como esses se apresentam, ou, mais precisamente, é
uma análise em profundidade da realidade pesquisada.
Com relação ao propósito do projeto, fez-se a avaliação formativa, que
segundo Roesch (1999) implica num diagnóstico do sistema atual e sugestões para
a sua reformulação; o método de procedimento utilizado foi o estudo de caso e as
técnicas de coleta de dados foram a observação participante e a análise de
documentos.
Quanto à gestão da documentação foi realizada uma sistematização das
informações existentes em documentos, a fim de facilitar o manuseio e a busca dos
mesmos, bem como padronizar a forma de sistematização das informações.
27
Observa-se ainda que do ponto de vista do arquivo foi utilizado o método
por assunto para a organização e reestruturação dos arquivos em estudo, uma vez
que, este apresenta mais conformidade com o problema diagnosticado.
6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS
Neste capítulo serão apresentados o diagnóstico organizacional da
Universidade Estadual do Oeste do Paraná/ Campus de Toledo, bem como, o
histórico da organização e do curso de Serviço Social, área do estágio.
Também será relatada a operacionalização do estágio, abordando
inicialmente os problemas encontrados e, na seqüência o estágio propriamente dito.
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
6.1.1 Caracterização
a) Razão Social
Universidade Estadual do Oeste do Paraná
b) Nome Comercial
UNIOESTE – Campus de Toledo
c) Endereço
Rua da Faculdade, 645, Jardim La Salle – Campus Toledo.
d) Ramo de Atividade
Instituição de ensino superior que atua nas áreas de Graduação, Pós-
Graduação, Pesquisa e Extensão.
e) Mercado de Atuação
O Campus de Toledo atua na cidade de Toledo abrangendo outras
localidades da região, o corpo discente é formado por acadêmicos vindos de cidades
29
próximas como: Assis Chateaubriand, Cascavel, Marechal Cândido Rondon, Nova
Santa Rosa, Palotina, Entre Rios do Oeste, Pato Bragado, Matelândia dentre outras,
bem como de outros estados.
f) Mercado Concorrente
Está representado por Universidades e Faculdades da região Oeste do
Paraná, além de outras instituições públicas e privadas do estado do Paraná,
principalmente.
6.1.2 Estrutura organizacional
6.1.2.1 Organograma
Sua estrutura organizacional compreende:
I – Nível de Administração Superior
1. Conselho Universitário – COU
2. Conselho de Ensino Pesquisa e Extensão – CEPE
3. Reitoria
3.1 Gabinete do Reitor
3.2 Pró-Reitoria de Graduação
3.3 Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
3.4 Pró-Reitoria de Extensão
3.5 Pró-Reitoria de Administração e Planejamento
3.6 Secretaria Geral
3.7 Assessorias
3.8 Órgãos de Apoio e Suplementares
II – Nível de Administração Intermediária
1. Conselho de Campus
2. Direção-Geral do Campus
Gabinete do Diretor-Geral de Campus
Assessorias
Secretaria Administrativa
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Secretaria Financeira
Secretaria Acadêmica
Órgãos de Apoio e Suplementares
III – Nível de Administração Básica
1. Conselho de Centro
2. Direção de Centro
3. Órgãos de Apoio e Suplementares
IV – Nível de Administração Básica Setorial
Colegiado de Curso
Coordenação de Curso
6.1.2.2 Descrição das funções
A Reitoria é o órgão central executivo da administração superior.
Superintende todas as atividades universitárias e é exercida pelo Reitor, escolhido,
juntamente com seu vice, através de consulta à comunidade acadêmica, para
mandato de quatro anos. Algumas das atribuições do Reitor, segundo o Estatuto da
Unioeste, são: administrar a Universidade e representá-la em juízo ou fora dele;
zelar pela execução da legislação universitária; sancionar, cumprir e fazer cumprir as
decisões e deliberações dos conselhos superiores; convocar e presidir os conselhos
superiores da Universidade; instituir comissões; administrar as finanças da
Universidade e designar ordenadores de despesa; assinar diplomas e conferir graus
e títulos honoríficos; submeter ao Conselho Universitário a prestação de contas,
dentre outras.
Ao Vice-Reitor compete: substituir o Reitor em suas faltas e
impedimentos; exercer a supervisão e a coordenação de atividades que lhes sejam
delegadas pelo Reitor.
Direção-Geral de Campus é o órgão executivo da administração
intermediária que planeja, coordena e implementa todas as atividades universitárias
do campus, que é uma descentralização geográfica da Universidade e de
organização dos meios e serviços de uma ou mais unidades universitárias, e é
administrada e exercida por um Diretor-Geral. Ao Diretor-Geral compete: representar
31
e fazer representar o campus na área de sua abrangência; obedecer às políticas e
diretrizes emanadas dos Conselhos Superiores e às orientações da Reitoria;
administrar as finanças do campus; propor convênios e contratos de interesse do
campus, dentre outras.
Conselho de Centro que é constituído por: Diretor de seu respectivo
Centro, coordenadores dos cursos que integram o Centro, um representante
discente e dois representantes docentes por curso. Ao Conselho de Centro compete:
definir as linhas gerais e a política de desenvolvimento do centro; prever as receitas
e despesas do Centro; aprovar os programas e projetos de ensino; acompanhar e
avaliar as atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas no Centro,
dentre outras.
Direção de Centro é o órgão executivo da administração básica que
planeja, coordena e implementa os fins indissociáveis de ensino, pesquisa e
extensão. Ao Diretor de Centro compete: representar e fazer representar o Centro
na sua área de abrangência; convocar o Conselho de Centro e presidir as reuniões;
executar e fazer cumprir as normas e decisões do Conselho de Centro, bem como
das demais instâncias a que estiver subordinado, dentre outras.
Colegiados de Curso são órgãos consultivos e deliberativos da
administração básica setorial, em matéria de curso. São atribuições do Colegiado de
Curso: elaborar o projeto pedagógico do respectivo curso ou programa para ser
submetido ao CEPE; aprovar os planos de ensino das disciplinas de cursos e
programas; apreciar propostas dos docentes e discentes sobre assunto de seu
interesse ou do curso ou do programa; indicar docentes do colegiado para
orientação de matrículas, dentre outras.
Coordenadores de Curso são responsáveis pelo encaminhamento de
todas as atividades pertinentes ao ensino do respectivo curso ou programa. Ao
coordenador de curso compete: convocar e coordenar as reuniões do colegiado de
curso ou programa; representar e fazer representar o curso; coordenar as atividades
do colegiado do curso; executar e fazer executar as decisões do colegiado de curso
e as normas emanadas das instâncias superiores; subsidiar a organização do
calendário acadêmico; adotar medidas administrativas cabíveis, observando o
regime e regulamentos específicos; subsidiar o Diretor de Centro na elaboração da
proposta orçamentária; orientar e coordenar as atividades do curso ou programa e
propor a substituição de docentes aos respectivos centros, dentre outras.
32
6.1.3 Histórico da organização
A Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE – foi formada
pela integração de quatro faculdades municipais isoladas, criadas em Cascavel, Foz
do Iguaçu, Marechal Cândido Rondon, e em Toledo (FACITOL, 1980). O primeiro
ato público de repercussão regional e estadual, a favor da criação de uma
universidade regional multicampi, com base nas faculdades oestinas existentes,
ocorreu em Guaraniaçu, em 19 de abril de 1984, numa reunião da AMOP com a
presença de secretários de estado e da presidência do Conselho Estadual de
Educação. Nessa ocasião ficou definido o propósito de que o oeste do Paraná
deveria estar servido por uma instituição integradora, pública e regional de ensino
superior.
Em janeiro de 1988, ao início do mandato do Governador Álvaro Dias,
ocorreram dois fatos significativos para a Unioeste. Primeiro, a transformação da
Federação em Fundação Universidade em FUNIOESTE, por iniciativa do Governo
do Estado, sinalizando para a idéia de que, em curto prazo, seria possível a criação
da universidade pela via do reconhecimento. Segundo, a gratuidade do ensino a
todas as instituições de ensino superior estaduais do Paraná, concedida por lei
estadual, e extensiva aos acadêmicos da FUNIOESTE.
A Unioeste obteve seu reconhecimento como universidade em 1995, pela
Portaria Ministerial nº. 1.784-A. É uma das cinco universidades públicas mantidas
pelo governo do Paraná e a primeira Universidade Multicampi do Estado.
A primeira prática de integração entre as quatro faculdades foi o vestibular
unificado, a partir de 1985. Durante esse ano também tomou corpo o movimento
pró-Unioeste, através da constituição de uma comissão, formada por representantes
das 04 faculdades, das 04 prefeituras municipais, da ASSOESTE (Associação
Educacional do Oeste do Paraná), com apoio de prefeitos, de vereadores, de
deputados da região e de organismos como cooperativas agropecuárias e
associações comerciais e industriais.
Atualmente, segundo recentes pesquisas feitas em fevereiro de 2008, a
Universidade conta com 34 cursos, distribuídos em cinco campi, com uma média de
10.118 acadêmicos em cursos de graduação e 1.461 em cursos de pós-graduação e
mestrado. O corpo docente é formado por 936 professores efetivos e 65 professores
colaboradores, num total de 1.198 docentes, dos quais, 63 possuem curso de
33
graduação, 178 tem curso de pós-graduação, 505 curso de mestrado, 336 curso de
doutorado e 18 com curso de pós-doutorado. A Unioeste conta ainda, com
convênios firmados com instituições tais como Itaipu, Amop, Finep, Copel, entre
outras, com a finalidade de obter recursos para manutenção da instituição e para a
concretização de projetos financiados por estes convênios.
6.1.3.1 Histórico do Curso de Serviço Social
O Reconhecimento do curso se fez através do Parecer nº. 282/90, de 07
de dezembro de 1990 do Conselho Estadual de Educação – CEE e a Portaria nº.
674, de 09 de maio de 1991 do Ministro do estado da Educação, que reconhece o
Curso de Serviço Social da Faculdade de Ciências Humanas Arnaldo Busato em
Toledo – PR.
A lei que regulamenta a Profissão é a Lei nº. 8.662, de 07 de junho de
1993, que dispõe sobre a profissão de Assistente Social e dá outras providências, e
o Código de Ética Profissional do Assistente Social, aprovado em 13 de março de
1993, pelo Conselho Federal de Assistentes Sociais.
A história da criação do Curso de Serviço Social na Unioeste – Campus de
Toledo deu-se articulada ao movimento de constituição do ensino público superior,
através da proposição de uma universidade regional multicampi na região oeste do
Paraná.
Num contexto marcado pela luta da comunidade regional para suprir a
necessidade de recursos humanos especializados através da formação de
profissionais de nível superior numa universidade pública que tivesse como base as
faculdades oestinas existentes, a Faculdade de Ciências Humanas ”Arnaldo Busato”
– FACITOL propôs ampliar o número de cursos ofertados. Dentre as possibilidades
de escolha, optaram-se pelos cursos de Serviço Social e Secretariado Executivo
Bilíngüe, ambos classificados pelas agências de pesquisa – CNPq e CAPES, no
âmbito das ciências sociais aplicadas.
A proposta de criação do curso de Serviço Social nasceu no interior da
então Faculdade de Ciências Humanas “Arnaldo Busato” – FACITOL, cuja natureza
era de uma entidade de direito público municipal, mantida pela Fundação Municipal
de Ensino Superior de Toledo (FUMEST), criada pela Lei Municipal nº. 989/80, de 23
de janeiro de 1980. A FUMEST era mantida com recursos do município de Toledo,
34
com as atribuições de alunos e terceiros, com auxílios, subvenções e com outras
fontes definidas em seu estatuto.
O curso iniciou suas atividades acadêmicas e curriculares no mês de
fevereiro de 1987 com o ingresso e matrícula de 50 acadêmicos por vestibular,
realizado em janeiro daquele ano. O primeiro currículo pleno construído no processo
de autorização do curso estava em conformidade com o currículo mínimo nacional
do curso de Serviço Social, aprovado pelo Parecer nº. 412/82, de 05 de agosto de
1982, pelo Conselho Federal de Educação – CFE, tendo uma carga horária total de
3.240 horas em regime semestral no período matutino.
No ano de 1989 iniciaram-se os estágios supervisionados demandando
campos de estágio para todos os alunos com acompanhamento direto de um
assistente social e de professores supervisores. O processo de discussão interna da
estruturação e implantação do curso acompanhou o andamento de reestruturação
da Facitol com a implantação em 1990 do Regime Seriado Anual. Nesta
oportunidade, o curso efetuou uma reorganização de seu currículo pleno, porém
ainda seguindo as determinações do currículo mínimo do curso aprovado em 1982,
pelo Conselho Federal de Educação.
A partir de 1995, o número de vagas oferecidas pelo curso diminuiu,
passando a ofertar 40 vagas anuais no vestibular. Para viabilizar a política de
qualificação docente definida em julho de 1997, o departamento do curso optou pela
extinção dos campos de extensão, com objetivo de agilizar o processo de
qualificação. No entanto, para atender a uma demanda regional, instalou-se no início
de 1999 o projeto de extensão com a Terceira Idade. Por hora, esta experiência tem
sido viabilizada apenas no Campus de Toledo com o programa UNATI –
Universidade Aberta à Terceira Idade. Ainda em 1999, com a possibilidade de um
convênio com a Caixa Econômica Federal, o curso abriu campo de extensão no
Programa de Apoio ao Desenvolvimento Comunitário – PRODEC, com um professor
responsável pela coordenação, porém sem carga horária específica para tal
atividade. Atualmente, além do Programa UNATI, o Curso possui e/ou participa dos
seguintes projetos de extensão: Programa de Apoio à Política de Assistência Social,
Programa de prevenção e ressocialização referente ao uso de substâncias
psicoativas na Unioeste e Observatório do processo de implantação das diretrizes
curriculares do Curso de Serviço Social nas Unidades de ensino na Região Sul.
35
Atendendo às necessidades da formação continuada, em 1998 o
departamento de Serviço Social abriu dois cursos de especialização. O curso
“Excelência na gestão pública”, com 35 vagas para servidores públicos municipais,
estaduais ou federais, realizado no Campus de Toledo e de Foz do Iguaçu, e o curso
de “Fundamento do Trabalho no Serviço Social” com 45 vagas tendo como público
alvo os assistentes sociais. Em julho de 2003, iniciou-se o Curso de Especialização
“O trabalho do Assistente Social – O projeto ético político e as competências e
habilidades para sua efetivação: uma discussão contemporânea”. Este curso tem
como finalidade possibilitar a capacitação dos profissionais assistentes sociais,
supervisores de campo e demais profissionais.
Ainda no ano de 2009 o curso de Serviço Social deu inicio a 3ª edição do
Curso de Pós-Graduação Lato Sensu em Fundamentos do Trabalho do Assistente
Social, o curso é ofertado gratuitamente oferecendo 30 vagas para profissionais
Assistentes Sociais, suprindo desta forma as demandas de formação continuada
existentes.
6.1.4 Ambiente organizacional
É importante observar que, de acordo com o Instituto de Pesquisa
Econômica Aplicada – IPEA, a região oeste do Paraná detém uma área de 23.128
Km², que corresponde a 11,6% da área total do Paraná e, possui a segunda maior
concentração de população do estado, com uma agricultura avançada, desenvolvida
em bases tecnológicas, torna a região oeste do Paraná responsável por 12% da
produção brasileira de grãos, atingindo os melhores níveis de produtividade de soja,
milho e trigo. No que se refere à cidade de Toledo, atualmente com 116.774
habitantes, pode-se destacar que, ocupa o 3º lugar em índice de desenvolvimento
humano (IDH) entre as 10 maiores cidades do Paraná e o 9º lugar na arrecadação
do imposto de circulação de mercadorias e serviços (ICMS) do Paraná. Na
agropecuária, o município com 5,5 mil propriedades rurais está em 1º lugar em PIB
agropecuário do Paraná e da região sul e em 11º lugar no país, obtendo o 1º lugar
em VBP (valor bruto da agropecuária) do Paraná e o 3º lugar em valor adicionado da
agropecuária do Brasil, contando ainda com o maior frigorífico de suínos e aves da
América Latina, gerando 8,5 mil empregos diretos.
36
Para dar suporte científico e tecnológico à agroindústria, estão sendo
criados e desenvolvidos centros de pesquisas em toda região por iniciativa da
Unioeste, através de seus cursos de Agronomia, Biologia, Engenharia de Pesca,
entre outros, em parceria com empresas e fundações de amparo à ciência e
tecnologia para melhoramento genético de sementes, animais e peixes. A Unioeste
possui convênios com: AMOP, FINEP, PRONAF, FUNDO PARANÁ, CESP, COPEL,
DM CONSTRUTORA DE OBRAS, Prefeituras Municipais de Toledo e Cascavel,
PROCON, TRACTEBEL I. A Unioeste Campus de Toledo possui convênios com:
Fundação Araucária, Itaipu, SETI/ Fundo Paraná, SEJU, entre outros.
Percebe-se também que a Unioeste exerce influência em toda a sua área
de abrangência, suprindo as necessidades existentes, atendendo a comunidade
através de programas como: Universidade Solidária e o Programa Pró-Egresso; na
área da saúde, o Hospital Universitário; o Curso de Serviço Social da
Unioeste/Toledo dispõe de projetos sociais de abrangência regional colaborando na
prevenção e remediação de situações que necessitam de assistência social, como o
Projeto UNATI – Universidade Aberta à Terceira Idade.
Dentre os Projetos da Unioeste estão: Projeto Oráculos, Terapia
Intravenosa, Prevenção Câncer Bucal, Saúde da família, CEFORTEC, Revista faz
Ciência, Projeto Casulo, GEPEC, Projeto Casa, Recicla, Observatório Mundo
Contemporâneo, P.E.E. PET, KULA WEB rádio, LIS, LUPA, HISTEDPROPR, GUA
entre outros.
Destaca-se também que os cursos de licenciatura da Unioeste cumprem
um papel sócio-educacional importante para a região e o estado através da
formação de profissionais de educação, que suprem as necessidades dos sistemas
de ensino básico e fundamental. A Unioeste também sofre influências do ambiente
externo, pois conforme as necessidades observadas, ela elabora seus projetos e
programas.
Embasado no resultado do questionário sócio-educacional, aplicado
durante o vestibular 2001, constata-se que grande parte do público atendido pela
Unioeste é oriunda da região em que ela está inserida, e a maioria é de classe
média baixa, população que não teria acesso ao ensino superior, não fosse à
gratuidade da Unioeste.
37
6.1.5 Operacionalização da organização
6.1.5.1 Cultura organizacional
A missão da Unioeste é:
Ser uma Universidade que promova permanentemente a inovação qualitativa nos cursos de graduação e crie núcleos de competência, prioritariamente nas áreas de educação básica, integração regional e latino-americana, saúde, biotecnologia, turismo e meio ambiente em que busca a excelência na área de desenvolvimento agroindustrial. (ESTATUTO GERAL DA UNIOESTE, 1999).
A Universidade forma profissionais para diversas áreas de atuação, sendo
que cada região tem um potencial, e, por ser multicampi, cabe a Unioeste suprir a
necessidade de curso que tenham a ver com as necessidades de cada área
demográfica, levando em consideração o momento atual gerado pela globalização.
Tem como visão: “Ser reconhecida como uma Universidade multicampi, com centros
de excelência na produção e socialização do conhecimento atenta às características
regionais”. (ESTATUTO GERAL DA UNIOESTE, 1999).
6.1.5.2 Políticas organizacionais
Por ser uma organização pública, toda a sua estrutura e funcionamento
ocorrem por meio de Resoluções do CEPE (Conselho de Ensino, Pesquisa e
Extensão) e COU (Conselho Universitário). Uma das mais significantes resoluções é
a Resolução 017/99 – COU, de 17 de setembro de 1999, em que fica aprovado o
Estatuto da Universidade Estadual do Oeste do Paraná – Unioeste, que orienta
sobre o funcionamento da Universidade como um todo.
6.1.5.3 Sistema de remuneração
O sistema de remuneração se dá de acordo com o Estatuto dos
Funcionários Civis do Estado do Paraná e do Plano de Carreira que prevê, conforme
a carga horária, o salário de enquadramento. O Plano de Carreira prevê também a
elevação de nível ou classe através do desempenho, tempo de serviço e titulação.
38
Como vantagens salariais, os servidores contam com o Adicional Noturno,
Adicional de Tempo de Serviço, Adicional de Insalubridade e Periculosidade e
Adicional de TIDE – Tempo Integral e Dedicação Exclusiva. O Plano de Carreira
prevê, ainda, gratificação de incentivo à titulação. Quanto às férias, os servidores
têm direito de usufruí-las após 12 meses de efetivo exercício, e o período de fruição
deverá ser preferencialmente no mês de janeiro.
6.1.5.4 Sistema de Seleção e Desenvolvimento
De acordo com a Universidade Estadual do Oeste do Paraná: Diretoria de
Recursos Humanos (1998), até 20 de dezembro de 1992, os servidores da Unioeste
eram regidos pela CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas. A partir desta data,
com a promulgação da Lei 10219, passaram a existir dois regimes jurídicos de
trabalho: Celetistas e Estatutário. Celetista é o servidor contratado por prazo
determinado através de teste seletivo e regido pela CLT, e o estatutário é o servidor
efetivo, aprovado em Concurso Público, regido pelo Estatuto dos Funcionários Civis
do Estado do Paraná (Lei 6.174/70). Compreende-se por servidor tanto docentes,
quanto técnico-administrativos.
A Unioeste, através de Convênio com o CIEE – Centro de Integração
Empresa-Escola mantém estagiários remunerados para suprir a deficiência no
quadro de funcionários no Campus de Toledo, oportunizando o aprendizado na área
técnica para alunos do ensino médio e superior. A partir de 07/05/1997, com
aprovação da Lei 11.713 – Plano de Carreira dos Servidores da Unioeste, o servidor
passa a ser denominado Agente Universitário dentro do quadro de pessoal do
Estado, restringindo, dessa forma, a transferência e realocações de uma
universidade para outra e não mais para outros órgãos do estado como acontecia
anteriormente.
6.1.5.5 Estilo gerencial
Democrático é o estilo gerencial no qual as pessoas que trabalham na
organização têm liberdade para sugerir suas idéias e autonomia dentro de suas
responsabilidades para tomarem decisões nos Conselhos e Colegiados. As decisões
são discutidas e tomadas pelos representantes de cada setor. Por exemplo, no nível
39
de curso, os docentes que compõem o colegiado se reúnem e, de forma
democrática tomam as decisões necessárias. Em cada colegiado existe um
representante discente de cada turma que participa das reuniões e tem direito a
voto. As decisões apreciadas pelos colegiados são levadas as Direções de Centro
para aprovação e execução que são encaminhadas para a Direção-Geral que põe
em prática ou encaminha para o CEPE e posteriormente para o COU, que é o órgão
administrativo superior.
6.1.5.6 Gestão da qualidade
A Unioeste, através de programas e projetos de qualificação dos docentes
e técnicos administrativos, propicia a qualidade do ensino e do atendimento aos
clientes internos e externos da Universidade, colaborando para que o nome da
instituição seja reconhecido, em âmbito nacional, como sinônimo de excelência no
ensino.
6.1.5.7 Condições de trabalho
Através da Política de Recursos Humanos, a Universidade estimula o
servidor para que atinja o desenvolvimento pleno como cidadão, resgatando no
contexto atual a consciência cidadã necessária para renovação no serviço público,
podendo dessa forma, acompanhar as mudanças no mundo do trabalho. O Estatuto
dos Funcionários civis do Estado do Paraná prevê e a Resolução 011/95 – CADE
que regulamenta aos técnico-administrativos a dispensa de 8 horas semanais para o
cumprimento de estágio curricular; e a Resolução 035/00 – COU regulamenta a
Política de Qualificação dos servidores técnico-administrativos prevendo a dispensa
de horas semanais para estudo, sendo 8 horas para graduação, 16 horas para
especialização e 20 horas semanais para servidores mestrandos. A Política de
Qualificação Docente é regulamentada pela Resolução 065/2000 – CEPE, porém o
plano de qualificação é aprovado pelo colegiado ao qual o docente pertence,
podendo afastar-se total ou parcialmente para cursar mestrado ou doutorado.
40
6.1.5.8 Qualidade de vida no trabalho
A Universidade oferece aos seus funcionários vantagens salariais como:
Adicional Noturno, Adicional de Tempo de Serviço, Adicional de Insalubridade e
Periculosidade e Adicional de TIDE. A instituição mantém ainda programas e
projetos de qualificação que são ofertados aos docentes e técnicos administrativos;
possuí ginástica laboral que é oferecida aos funcionários, como técnica de
prevenção às doenças como LER. Em seu plano de carreira prevê elevação de nível
ou classe e gratificação de incentivo à titulação.
6.2 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO
Nesta seção será apresentado inicialmente o problema de estágio, e na
seqüência o desenvolvimento do estágio propriamente dito, com as soluções
encontradas, o método utilizado e a conclusão dos objetivos inicialmente propostos
no Projeto.
6.2.1 Análise da documentação e sistema de arquivo da Coordenação do Curso de
Serviço Social da Unioeste/Campus de Toledo
No início do desenvolvimento deste estágio observou-se que, o arquivo
ativo da coordenação do curso de Serviço Social da Unioeste/ Campus de Toledo
apresentava inadequadas condições de trabalho e organização, pois além de não
existir uma metodologia de arquivamento, contava com o acúmulo de papéis e
caixas de arquivo, conforme pode ser observado na Figura 1.
41
Figura 1 – Caixas arquivo.
Fonte: Dados da Pesquisa
Pode-se perceber na etapa de coleta de dados que o setor tinha sérias
dificuldades para encontrar algum documento, dificuldades justificadas pela falta de
uma metodologia adequada. De acordo com Faria (1986) as pessoas geralmente
não gostam de arquivar ou atualizar o arquivo, pois consideram este um trabalho
repetitivo, monótono e sem status funcional.
Foi possível constatar que o armário de arquivo da coordenação estava
desorganizado (Figura 2), sendo que dentre os arquivos haviam materiais como
papéis soltos, pastas e caixas vazias, material de informática, material de expediente
e outros, o que dificultava a organização e aproveitamento do espaço.
42
Figura 2 – Armário de arquivo da coordenação.
Fonte: Dados da Pesquisa
Na maioria das vezes os arquivos são considerados apenas como
simples depósitos de papéis, e pelo fato de não serem organizados corretamente,
tornam-se inúteis e ineficazes.
Percebeu-se que o setor, há muito tempo, não contava com a
organização de seu arquivo, o que gerou o acúmulo de documentos e a sobrecarga
de caixas e materiais.
A partir de uma primeira análise nos arquivos ativos existentes na
Coordenação do Curso de Serviço Social, verificou-se o acúmulo de pastas A –Z
(Figura 3) e caixas arquivo nos armários do setor, além de papéis soltos,
equipamentos de informática e outros.
43
Figura 3 – Acúmulo de pastas A-Z.
Fonte: Dados da Pesquisa
Após um estudo minucioso, pôde-se constatar que as pastas estavam
dispostas aleatoriamente, sem nenhum método de arquivamento, além de muitas
estarem sem condições de uso (Figura 4).
Figura 4 – Pasta A–Z sem condições de uso.
Fonte: Dados da Pesquisa
44
Além das pastas foram encontradas várias caixas arquivo rasgadas e
riscadas, impossibilitadas de serem utilizadas (Figura 5).
Figura 5 – Caixa arquivo sem condições de uso.
Fonte: Dados da Pesquisa
Constatou-se também um grande número de documentos com cópias
duplicadas e/ou triplicadas, ou simplesmente várias cópias de um mesmo
documento.
Pelo fato de não existir nenhuma metodologia de arquivamento verificou-
se que as caixas estavam arquivadas sem nenhuma identificação ou simplesmente
com a terminologia “diversos” (Figura 6).
45
Figura 6 – Caixa arquivo com a terminologia “diversos”.
Fonte: Dados da Pesquisa
Observou-se também que, em sua grande maioria, as caixas e pastas
encontravam-se com um número de documentos maior que a sua capacidade de
arquivamento (Figura 7), o que acarretava problemas como dobraduras, manchas e
rasgos, além da grande dificuldade em localizar os documentos.
Figura 7 – Caixa arquivo com excesso de volume de documentos.
Fonte: Dados da Pesquisa
Dentre os problemas detectados, destaca-se a existência de caixas com
documentos datados desde 1986 (Figura 8) os quais não tinham valor legal e,
46
documentos que não pertenciam ao curso de Serviço Social, o que acarretava o
acúmulo de papéis, os quais, além de ocuparem o espaço físico, dificultavam o
correto arquivamento.
Figura 8 – Documentos datados desde 1986.
Fonte: Dados da Pesquisa
Conseqüentemente, foram encontradas caixas e pastas com a mesma
nomenclatura, ou simplesmente intituladas como “diversos”, documentos repetidos e
em péssimo estado de conservação (Figura 9).
Figura 9 – Documentos duplicados e em péssimo estado de conservação.
Fonte: Dados da Pesquisa
47
Verificou-se, durante a triagem, um grande número de comprovantes de
fax enviados, além de documentos recebidos via fax, os quais já estavam apagados
(Figura 10).
Figura 10 – Documento recebido via fax apagado.
Fonte: Dados da Pesquisa
É de conhecimento de todos que, documentos recebidos via fax símile tem
vida útil de apenas alguns dias, visto que a tinta utilizada neste tipo de papel começa
a clarear até apagar totalmente, desta forma, se não for substituído pelo documento
original, perde seu valor, tornando-se um papel inútil.
Foram encontrados ainda, folders e cartazes de divulgação de cursos e
palestras, além de propagandas, bilhetes, rascunhos, jornais (Figura 11), faixas de
eventos já realizados, convites e e-mails recebidos e enviados impressos, papéis
estes totalmente sem valor de arquivo que, além de ocuparem espaço, acumulavam
pó, geravam mau cheiro e insetos.
48
Figura 11 – Arquivamento de jornais antigos.
Fonte: Dados da Pesquisa
Somam-se a todos estes problemas, a falta de recursos e materiais de
expediente e de consumo para manutenção e atualização dos arquivos, visto que o
material disponível é escasso, por tratar-se de uma instituição pública que não gera
recursos e é orçamentada pelo Governo do Estado do Paraná, e ainda, a falta de
espaço físico e armários para a organização.
6.2.2. Reestruturação dos arquivos da Coordenação do Curso de Serviço Social da
Unioeste/Campus de Toledo
Decidiu-se iniciar a organização pelo arquivo inativo, que, por uma
decisão da coordenação do curso foi retirado do setor de arquivo inativo do Campus.
Todo o material foi transferido para a sala de apoio do curso de Serviço Social, local
onde, com base na tabela de temporalidade, foi feita a triagem dos documentos e a
posterior eliminação, elaborando a listagem de eliminação, na qual foram descritos
todos os documentos a serem eliminados com as suas respectivas datas e assuntos
(ANEXO 1).
Com base na Tabela de Temporalidade do Manual de Gestão de
Documentos do Estado do Paraná (2007) e, a natureza dos documentos do setor, foi
elaborada a Tabela de Temporalidade de Documentos da Coordenação do Curso de
Serviço Social (APÊNDICE 1).
49
Num primeiro momento fez-se a separação das caixas de arquivo e das
pastas A–Z do arquivo corrente, verificando a data e o tipo do documento. Os
documentos foram separados por data e após análise, agrupados por assunto.
Todas as pastas A–Z e caixas arquivo do setor foram substituídas por
pastas e caixas novas e de melhor qualidade.
Todos os materiais que não pertenciam ao arquivo, tais como faixas de
eventos já realizados, cartazes, folder, jornais antigos, rascunhos entre outros foram
eliminados, otimizando-se assim o espaço do armário.
Após a separação dos documentos antigos, realizou-se um estudo dos
papéis de uso constante, verificando-se que os documentos mais comuns no arquivo
eram cartas, convites, editais, memorandos, ofícios, resoluções, pareceres,
instruções de serviço, entre outros.
Ficaram no arquivo ativo os documentos gerados a partir do ano de 2004
e os de valor histórico para o curso.
O método principal utilizado foi o método por assunto, do sistema direto,
no qual o conteúdo do documento, ou seja, o assunto é o critério classificador, este
método é indicado no caso de grandes massas documentais. E do sistema direto em
que a busca do documento é feita diretamente no local onde o mesmo encontra-se
guardado.
Os documentos do ano corrente (2009) foram arquivados em pastas A–Z.
Em cada pasta utilizou uma etiqueta separando os documentos por assunto e em
recebidos e expedidos (APÊNDICE 2).
Os documentos dos anos anteriores foram colocados em caixas de
arquivo (Figura 12), e todas as caixas foram identificadas com etiquetas contendo a
natureza dos documentos, o ano e o número da caixa (APÊNDICE 3).
50
Figura 12 – Modelo de caixa arquivo.
Fonte: Dados da pesquisa.
Destaca-se que todas as etiquetas utilizadas foram impressas em papel
vergê, de maior qualidade e durabilidade e ainda que, todas as etiquetas foram
encapadas com papel contact transparente; que garante maior qualidade e também
impossibilitam de serem acrescentados assuntos com caneta nas mesmas.
Ressalta-se que os papéis arquivados nas caixas foram separados com
etiquetas de identificação (APÊNDICE 4) e em sacos plástico A4, para que desta
forma não se misturassem dentro da caixa.
Depois de feitas as readequações descritas o volume do arquivo diminuiu
consideravelmente, sendo utilizados atualmente apenas dois armários para o
armazenamento dos documentos (Figura 13).
51
Figura 13 – Armário arquivo após readequações.
Fonte: Dados da Pesquisa
Pode-se destacar que após a implantação da gestão de documentos na
coordenação do curso de Serviço Social houve a padronização do arquivo, seguindo
uma metodologia de arquivamento, tornando assim o serviço no setor mais ágil e
eficiente.
Com o objetivo de dar continuidade ao trabalho implantado foi elaborado o
Manual de Gestão de documentos da Coordenação do Curso de Serviço Social
(APÊNDICE 5) que visa auxiliar no processo de arquivamento dos documentos.
6.2.3 Sugestões e recomendações
Sendo o trabalho de arquivo um processo contínuo e para que o mesmo
possa desempenhar sua função com qualidade e agilidade é de suma importância a
atualização, desta forma, recomenda-se as seguintes sugestões para dar
continuidade ao trabalho de Gestão de Documentos:
a) Proceder periodicamente, com base na Tabela de Temporalidade de
Documentos, a revisão de documentos, eliminando aqueles que já
cumpriram seu tempo de guarda, liberando assim o espaço do arquivo;
52
b) Realizar treinamentos para os funcionários, objetivando a qualificação
e agilidade do serviço;
c) Implantar um programa de computador com índice, no qual, o
documento procurado pudesse ser encontrado através de seu número
e/ou assunto;
d) Tendo em vista que, em breve o setor estará em novas instalações do
prédio do Centro de Ciências Sociais Aplicadas, do qual o curso de
Serviço Social faz parte, juntamente com os cursos de Economia e
Secretariado Executivo Bilíngue e que, neste local haverá uma sala de
documentação, fosse feita, a partir da metodologia utilizada neste
projeto, uma padronização do sistema de arquivo para os três setores;
e) Constituir uma comissão para avaliação e revisão do setor, a fim de
incentivar os colaboradores e conscientizá-los da importância do
projeto para a melhoria e agilidade das rotinas administrativas,
objetivando-se assim, a continuidade do projeto de Gestão de
Documentos.
A partir destas sugestões aplicadas, o setor contaria com um arquivo
organizado e de fácil acesso, resultando em um diferencial na qualidade de
atendimento aos seus usuários, sendo que, a continuidade do projeto de gestão de
documentos na coordenação do curso de Serviço Social será um fator decisivo para
a organização deste arquivo.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano
passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos
documentos. A informação constitui a base de todo o conhecimento, e sem ela, as
empresas estariam destinadas ao fracasso.
Nas organizações o principal objetivo dos setores do arquivo é atender à
administração direta em suas atividades, servindo de suporte à pesquisa técnica,
administrativa e financeira.
Ainda, segundo PRADO (1986) o arquivo serve de instrumento principal
de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pública.
A solução para resolver o acúmulo das massas documentais ainda, é um
dos grandes desafios da arquivística no Brasil, pois, qualquer organização pública
ou privada convive com o dilema do destino a ser dado à documentação gerada no
decorrer de suas funções.
Como alternativa para a solução da problemática referente à organização
dos arquivos e documentos nas organizações, surgiu a Gestão de Documentos,
como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
A empresa que se dedicar em administrar e incorporar em sua rotina a
Gestão de Documentos, sem dúvidas, será um referencial nesse segmento, o que
irá lhe garantir a qualidade na conservação de seus arquivos e no próprio processo
de gerenciamento da informação.
No que se refere à proposta inicial do estágio, a qual é, implementar a
metodologia de Gestão de Documentos na Coordenação do Curso de Serviço Social
da Unioeste/Campus de Toledo, todos os objetivos foram alcançados, desde então o
setor possui um Plano de Gestão de Documentos, onde a principal mudança foi em
relação à padronização da rotina de arquivamento e documentação.
Ressalta-se que no decorrer do estágio foram enfrentadas algumas
dificuldades como a falta de recursos financeiros e de espaço físico, o que acarretou
no atraso do desenvolvimento do estágio.
54
A execução desse projeto, do ponto de vista da acadêmica, possibilitou a
prática dos conteúdos aprendidos em sala de aula, bem como, a experiência de
atuar em um órgão público, no qual, muitas vezes, as condições financeiras e
administrativas não são favoráveis às mudanças e a padronizações de rotinas.
REFERÊNCIAS ARAÚJO, Eliany Alvarenga de. Informação, sociedade e cidadania: gestão da informação no contexto de organizações não-governamentais brasileiras. Brasília, 1999. BELTRÃO, Mariúsia; PASSOS, Elisabeth de Ibarra. Prática de secretariado: recepção, telefonia, correspondência, arquivística e reprografia. 2. ed. São Paulo: Editora Atlas, 1991. BRASIL, Departamento Estadual de Arquivo Público. Manual de gestão de documentos do Estado do Paraná. 3. ed. Curitiba: O arquivo, 2007. FARIA, A. Nogueira de. A secretária executiva. 5. ed. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora S.A., 1986. FURTADO, Elas; CONTANI, Miguel; CARMO, V. O. do. Produção de texto e redação: Passo a Passo. 4. ed. Londrina, PR: Editora do Projeto, 2005.
GEWANDSZNAJDER, Fernando. O que é método científico. São Paulo: Editora Pioneira, 1989. INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATISTICA. Disponível em <http://www.ibge.com/>. Acesso em 10 jun. 2008.
LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Metodologia cientifica. São Paulo: Editora Atlas, 1983. LUZ, André Ricardo; CARDOSO, Julio César. Os arquivos e os sistemas de gestão da qualidade. Rio de Janeiro, 2004. MARCHIORI, Patrícia Zeni. A ciência e a gestão da informação: compatibilidades no espaço profissional. Brasília, 2002. MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 7. ed. São Paulo: Editora Atlas, 1999. MIOTO, Regina Célia Tamaso; LIMA, Telma Cristina Sasso de. Procedimentos metodológicos na construção do conhecimento científico: a pesquisa bibliográfica. Santa Catarina, 2007. OLIVEIRA, Maria Marly de. Como fazer pesquisa qualitativa. Rio de Janeiro: Editora Vozes, 2007. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 1997.
56
PREFEITURA MUNICIPAL DE TOLEDO. Disponível em: <http:// www.toledo.pr.gov.br>. Acesso em 03 out. 2009. PORTELA, K. C. A. SCHUMACHER, A. J. Estágio supervisionado: Teoria e Prática. Santa Cruz do Rio Pardo, SP: Editora Viena, 2007.
PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: Editora Polígono, 1964. ROESCH, Sylvia Maria Azevedo. Projetos de estágio e de pesquisa em administração. 2. ed. São Paulo: Editora Atlas, 1999. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. SILVA, Rita de Cássia Portela; ADOLFO, Luciane Baratto. A arquivística e a arquitetura da informação: uma análise interdisciplinar. Rio de Janeiro, 2006. SPERB, Chaiana Christine; NETO, Hercio Menegotto Ferraro. A importância dos sistemas de informação na gestão de empresas. Santa Catarina, 2005. UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ. Estatuto Geral da Unioeste – Resolução nº 017/99 – COU: Cascavel, 1999.
UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ. Projeto Político Pedagógico do Curso de Serviço Social: Toledo, 2004.
WILLERS, Ednilse Maria; BÍSCOLI, Fabiana Regina Veloso. Manual de normas para apresentação do estágio supervisionado e demais trabalhos acadêmicos. 4. ed. Toledo, 2007.
57
APÊNDICE 1 – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA
COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná/ Campus de Toledo Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Tipo Documental/ Assunto
Prazo de Arquivamento
Eliminação Sim: Não:
Ata de reunião
Permanente
X
Carta de apresentação, de recomendação, de representação.
05 anos X
Convite
05 anos X
Edital
05 anos X
Instrução de Serviço
05 anos X
Lista de Presença
05 anos X
Memorando
05 anos X
Ofício Circular
05 anos X
Parecer
05 anos X
Planos de Ensino
03 anos X
Portaria
05 anos X
Resolução
02 anos X
58
APÊNDICE 2 – ETIQUETA DE ARQUIVO PARA PASTAS A–Z
CURSO DE SERVIÇO SOCIAL
Correspondências Recebidas 2009: Carta Convite E-mail Edital Inst. Serviço Memorando Ofício Parecer Portaria 2009 Nº. 01
59
APÊNDICE 3 – ETIQUETA PARA CAIXA ARQUIVO
CURSO DE SERVIÇO SOCIAL
Revisão Curricular 1999 Nº. 02
60
APÊNDICE 4 – ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
PIAD’s DOCENTES
2008
61
APÊNDICE 5 – MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA COORDENAÇÃO
DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE/ CAMPUS DE TOLEDO
MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA
COORDENAÇÃO DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE
2009 Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE
Rua: da Faculdade, 645 Jardim La Salle – Toledo – Paraná Fone: (45) 3379 – 7000
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO ....................................................................................................01
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................02
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS ...............................................................................02
3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS .................................................................02
3.1 COMO CLASSIFICAR DOCUMENTOS...............................................................03
3.2 COMO ARQUIVAR DOCUMENTOS....................................................................03
4 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ..........................................04
5 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................04
6 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS.................................................................04
7 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................................05
7.1 ACONDICIONAMENTO E GUARDA DE DOCUMENTOS .................................05
1
APRESENTAÇÃO
É cada vez maior o grau de complexidade da vida moderna, devido
principalmente ao progresso industrial e ao desenvolvimento da tecnologia em todos
os setores da atividade humana.
A busca de soluções que garantam a eficiência da gestão pública é um
caminho repleto de desafios, um deles é o entendimento correto da importância e
dimensão do tratamento da informação, que assume um papel fundamental para o
acesso à massa documental, enquanto instrumento de garantia de direitos. As
soluções, neste caso, devem vir dos próprios produtores de documentos, apoiados
no seu dia-a-dia em padronização, metodologia, e legislação pertinentes que
definam os prazos de guarda, assegurando uma destinação documental regular.
A documentação tem por finalidade, além de reunir e organizar todos os
conhecimentos adquiridos pelo homem, facilitar o acesso e a obtenção de dados
atualizados, de forma que assim, ofereça melhor rendimento de estudos e trabalhos.
O Manual de Gestão de Documentos da Coordenação do Curso de Serviço
Social da Unioeste foi elaborado com base no Manual de Gestão de Documentos do
Estado do Paraná (2007).
2
1 INTRODUÇÃO
O Manual de Gestão de Documentos da Coordenação do Curso de Serviço
Social da Unioeste/ Campus de Toledo foi elaborado para auxiliar funcionários do
setor na tarefa de classificar e arquivar os documentos expedidos e recebidos.
O Manual é de fundamental importância para o setor, visto que, com a alta
rotatividade de funcionários e estagiários da instituição, o mesmo torna-se uma
ferramenta de trabalho, fornecendo informações sobre a classificação, tempo de
guarda e transferência de documentos, padronizando assim, todo o processo de
arquivamento.
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e
operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação,
avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente. Tem por objetivos:
a) Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento,
manutenção e destinação dos documentos;
b) Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de
arquivamento;
c) Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de
gerenciamento eletrônico de documentos;
d) Assegurar o acesso a informação quando e onde se fizer necessária ao
governo e aos cidadãos;
e) Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente,
reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.
3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
O Código de Classificação de Documentos permite classificar todo e qualquer
documento produzido, recebido ou acumulado pelo setor da coordenação do curso
de Serviço Social, no exercício de suas atividades e funções.
3
O método principal adotado foi o método por assunto, do sistema direto.
Sendo agrupadas as espécies documentais produzidas e recebidas pelo setor, as
quais são: carta, convite, edital, instrução de serviço, memorando, ofício circular,
parecer, portaria, requerimentos, resoluções dentre outros.
3.1 COMO CLASSIFICAR DOCUMENTOS
O conteúdo dos documentos, ou seja, o assunto deve ser o critério
classificador, possibilitando agrupar espécies documentais (carta, edital,
memorando, ofício, etc.) que tratem de um mesmo assunto em pastas ou caixas. A
classificação deve ser realizada com análise do conjunto documental, observando-
se também a data do documento.
3.2 COMO ARQUIVAR DOCUMENTOS
Após ter sido registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes,
o documento deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento. O
arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido na Tabela de
Temporalidade.
As operações para o arquivamento são:
a) Ler o motivo do arquivamento;
b) Se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o
assunto;
c) Se o documento for arquivado em pastas, verificar a existência de
antecedentes na mesma pasta;
d) Arquivar as pastas suspensas na seqüência dos códigos atribuídos, evitando
a classificação “diversos”;
e) Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a
ordem estabelecida, verificando a existência de cópias e eliminando-as;
f) Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pastas
apropriada, identificando o seu conteúdo.
A classificação e arquivamento de documentos com base no assunto facilita a
recuperação da informação original agilizando assim a etapa de avaliação.
4
4 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos
documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente, sua
transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento.
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na
medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais,
administrativas e jurídicas.
Com base nas necessidades e espécies dos documentos do setor da
coordenação do curso de Serviço Social foi elaborada a Tabela de Temporalidade
de Documentos da Coordenação do Curso de Serviço Social para dar suporte e
facilitar a eliminação de documentos.
5 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A eliminação de documentos é definida após análise, julgando os valores
primários e secundários dos documentos, seguindo os critérios e prazos indicados
neste manual.
De acordo com a Resolução Federal Nº 7, de 20/05/1997, definida pelo
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem
eliminados deverá ser efetuado mediante tais instrumentos:
a) Listagem de Eliminação de Documentos – que tem por objetivo registrar
informações pertinentes aos documentos que serão eliminados;
b) Edital de Ciência de Eliminação de Documentos – que tem por objetivo tornar
público o ato de eliminação;
c) Termo de Eliminação de Documentos – que tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação.
6 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
A transferência de documentos do arquivo ativo da coordenação do curso de
Serviço Social para o setor de arquivo inativo do Campus é de suma importância
para racionalizar o espaço físico, mantendo no ativo somente a documentação de
valor primário.
5
As transferências deverão reger o prazo de arquivamento prescritos na
Tabela de Temporalidade de Documentos da Coordenação do Curso de Serviço
Social, bem como, deve ser elaborada a relação de transferência e recolhimento,
instrumento de pesquisa para a recuperação da informação.
7 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
As práticas de conservação de documentos têm o objetivo de preservar as
informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às
informações. Dentre elas podemos citar:
a) Ambiente limpo – o acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de
fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta e
transforma partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução;
b) Não fumar nem consumir alimentos e bebidas na área de trabalho – os
insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram
alimento;
c) A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com índices de 20º C
de temperatura e 50% de umidade relativa do ar – altos índices de
temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois
aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação
de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias).
7.1 ACONDICIONAMENTO E GUARDA DE DOCUMENTOS
Na hora do arquivamento dos documentos, deve-se estar atento à qualidade dos
materiais utilizados, pois a maioria dos papéis e papelões disponíveis no mercado
são ácidos e apresentam elementos prejudiciais. É necessário observar alguns
pontos:
a) Devem-se analisar as melhores opções de embalagens. Para definir a melhor
forma de acondicionamento é necessário considerar o tamanho e o tipo de
documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda;
b) Jamais utilizar barbantes ou elásticos que cortam e danificam a embalagem e
os documentos ali acondicionados;
6
c) Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal
enferrujam facilmente e danificam o documento;
d) Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou
amassá-lo;
e) Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
62
ANEXO 1 – LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA COORDENAÇÃO
DO CURSO DE SERVIÇO SOCIAL DA UNIOESTE/ CAMPUS DE TOLEDO
1
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 001
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
01 Planos de ensino da Pontifícia Universidade Católica do Paraná
1986 28
02 Planos de ensino da Faculdade Canoense 1986 19 03 Plano didático do curso de Serviço Social
da Escola de Serviço Social de Niterói 1986 01
04 Planos de ensino da Universidade Estadual de Londrina
1986 10
05 Planos de ensino da Universidade Estadual de Londrina
1987 20
06 Ofício 066/87 – Transferência de acadêmico
1987 01
07 Declaração de palestra proferida 1987 01 08 Convocações de reunião 1987 10 09 Convites 1987 32 10 Edital 01/87 – Faculdade de ciências
humanas e sociais de Curitiba 1987 01
11 Planos de ensino da Universidade Estadual de Ponta Grossa
1987 18
12 Convocação da coordenação regional da pesquisa de avaliação
1988 02
13 Projeto de avaliação da formação profissional dos assistentes sociais
1988 02
14 Convites 1988 38 15 Novíssimo currículo do curso de serviço
social do Instituto de ciências humanas 1988 02
16 Ofício 282/88 – solicitação de indicação de bibliografia
1988 01
17 Ofício 276/88 – solicitação de informação quanto à disposição de grade curricular
1988 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
2
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 002
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
18 Ofício 277/88 – esclarecimentos com relação às políticas federal e estadual
1988 01
19 Ofício 362/88 – encaminhamento de resultados de pesquisa
1988 01
20 Ofício 291/88 – solicitação de informações sobre as propostas educacionais e sociais da Fund. Rondon
1988 01
21 Ofício 156/88 – encaminhamento de programa do curso: “Perspectivas do serviço social na América Latina”
1988 01
22 Ofício 202/88 – solicitação de material 1988 01 23 Ofício 216/88 – empréstimo de material
audiovisual 1988 01
24 Ofício 260/88 – solicitação de cópias de documentos
1988 01
25 Ofício 001/88 – solicitação de participação dos acadêmicos
1988 01
26 Ofício 146/88 – envio de programa da jornada do serviço social
1988 01
27 Ofício 192/88 – encaminhamento de fita de vídeo para gravação de palestra
1988 01
28 Ofício 262/88 – encaminhamento do projeto de “Pesquisa do processo de formação profissional”
1988 01
29 Ofício 368/89 – solicitação de estágio 1989 01 30 Ofício 346/89 – encaminhamento de cópia
do manual de estágio do Curso 1989 01
31 Ofício 469/89 – convite para curso de Especialização
1989 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
3
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 003
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
32 Declarações expedidas 1989 36 33 Planos de ensino da Faculdade de ciências
humanas e sociais de Curitiba 1989 14
34 Ofício 74/89 – convite para a III semana toledana de Serviço Social
1989 01
35 Relatório de reunião da região sul I 1989 03 36 Planos de Ensino do Curso de Serviço
Social - Unioeste 1990 14
37 Memorandos expedidos 1990 36 38 Memorandos recebidos 1990 42 39 Ofícios expedidos 1990 07 40 Ofícios recebidos 1990 12 41 Declarações expedidas 1990 16 42 Convites recebidos 1990 23 43 Fax recebidos 1990 15 44 Editais recebidos 1990 15 45 Editais expedidos 1990 10 46 Requerimentos recebidos 1990 11 47 Resoluções recebidas 1990 16 48 Portarias recebidas 1990 13 49 Pareceres expedidos 1990 07 50 Pareceres recebidos 1990 04 51 Instruções de Serviço recebidas 1990 06 52 Folders recebidos 1990 40 53 Calendário Acadêmico 1990 02 54 Boletins Informativos recebidos 1990 20 55 Calendário de reuniões do colegiado 1990 10
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
4
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 004
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
56 E-mails impressos expedidos 1990 30 57 E-mails impressos recebidos 1990 34 58 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1990 06
59 Jornais 1990 20 60 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1991 15
61 Memorandos expedidos 1991 54 62 Memorandos recebidos 1991 43 63 Ofícios expedidos 1991 06 64 Ofícios recebidos 1991 15 65 Declarações expedidas 1991 12 66 Convites recebidos 1991 32 67 Fax recebidos 1991 07 68 Editais recebidos 1991 13 69 Editais expedidos 1991 20 70 Requerimentos recebidos 1991 08 71 Resoluções recebidas 1991 03 72 Portarias recebidas 1991 05 73 Pareceres expedidos 1991 04 74 Pareceres recebidos 1991 02 75 Instruções de Serviço recebidas 1991 11 76 Folders recebidos 1991 37 77 Calendário Acadêmico 1991 01 78 Boletins Informativos recebidos 1991 12 79 Calendário de reuniões do
colegiado 1991 04
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
5
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 005
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
80 E-mails impressos expedidos 1991 10 81 E-mails impressos recebidos 1991 12 82 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1991 07
83 Jornais 1991 23 84 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1992 17
85 Memorandos expedidos 1992 23 86 Memorandos recebidos 1992 21 87 Ofícios expedidos 1992 10 88 Ofícios recebidos 1992 17 89 Declarações expedidas 1992 02 90 Convites recebidos 1992 35 91 Fax recebidos 1992 04 92 Editais recebidos 1992 08 93 Editais expedidos 1992 18 94 Requerimentos recebidos 1992 10 95 Resoluções recebidas 1992 05 96 Portarias recebidas 1992 03 97 Pareceres expedidos 1992 08 98 Pareceres recebidos 1992 12 99 Instruções de Serviço recebidas 1992 09 100 Folders recebidos 1992 39 101 Calendário Acadêmico 1992 03 102 Boletins Informativos recebidos 1992 14 103 Calendário de reuniões do
colegiado 1992 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
6
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 006
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
104 E-mails impressos expedidos 1992 11 105 E-mails impressos recebidos 1992 14 106 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1992 10
107 Jornais 1992 09 108 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1993 18
109 Memorandos expedidos 1993 32 110 Memorandos recebidos 1993 41 111 Ofícios expedidos 1993 21 112 Ofícios recebidos 1993 30 113 Declarações expedidas 1993 29 114 Convites recebidos 1993 57 115 Fax recebidos 1993 07 116 Editais recebidos 1993 06 117 Editais expedidos 1993 22 118 Requerimentos recebidos 1993 18 119 Resoluções recebidas 1993 05 120 Portarias recebidas 1993 08 121 Pareceres expedidos 1993 19 122 Pareceres recebidos 1993 13 123 Instruções de Serviço recebidas 1993 05 124 Folders recebidos 1993 40 125 Calendário Acadêmico 1993 05 126 Boletins Informativos recebidos 1993 13 127 Calendário de reuniões do
colegiado 1993 03
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
7
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 007
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
128 E-mails impressos expedidos 1993 23 129 E-mails impressos recebidos 1993 09 130 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1993 09
131 Jornais 1993 04 132 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1994 23
133 Memorandos expedidos 1994 33 134 Memorandos recebidos 1994 45 135 Ofícios expedidos 1994 05 136 Ofícios recebidos 1994 19 137 Declarações expedidas 1994 09 138 Convites recebidos 1994 46 139 Fax recebidos 1994 03 140 Editais recebidos 1994 18 141 Editais expedidos 1994 15 142 Requerimentos recebidos 1994 20 143 Resoluções recebidas 1994 03 144 Portarias recebidas 1994 04 145 Pareceres expedidos 1994 09 146 Pareceres recebidos 1994 12 147 Instruções de Serviço recebidas 1994 11 148 Folders recebidos 1994 67 149 Calendário Acadêmico 1994 06 150 Boletins Informativos recebidos 1994 06 151 Calendário de reuniões do
colegiado 1994 02
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
8
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 008
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
152 E-mails impressos expedidos 1994 04 153 E-mails impressos recebidos 1994 19 154 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1994 11
155 Jornais 1994 15 156 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1995 22
157 Memorandos expedidos 1995 34 158 Memorandos recebidos 1995 55 159 Ofícios expedidos 1995 12 160 Ofícios recebidos 1995 09 161 Declarações expedidas 1995 09 162 Convites recebidos 1995 30 163 Fax recebidos 1995 08 164 Editais recebidos 1995 18 165 Editais expedidos 1995 12 166 Requerimentos recebidos 1995 11 167 Resoluções recebidas 1995 07 168 Portarias recebidas 1995 03 169 Pareceres expedidos 1995 08 170 Pareceres recebidos 1995 06 171 Instruções de Serviço recebidas 1995 03 172 Folders recebidos 1995 44 173 Calendário Acadêmico 1995 01 174 Boletins Informativos recebidos 1995 05 175 Calendário de reuniões do
colegiado 1995 03
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
9
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 009
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
176 E-mails impressos expedidos 1995 15 177 E-mails impressos recebidos 1995 11 178 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1995 03
179 Jornais 1995 09 180 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1996 13
181 Memorandos expedidos 1996 33 182 Memorandos recebidos 1996 43 183 Ofícios expedidos 1996 12 184 Ofícios recebidos 1996 14 185 Declarações expedidas 1996 22 186 Convites recebidos 1996 56 187 Fax recebidos 1996 11 188 Editais recebidos 1996 18 189 Editais expedidos 1996 15 190 Requerimentos recebidos 1996 12 191 Resoluções recebidas 1996 11 192 Portarias recebidas 1996 08 193 Pareceres expedidos 1996 15 194 Pareceres recebidos 1996 11 195 Instruções de Serviço recebidas 1996 09 196 Folders recebidos 1996 56 197 Calendário Acadêmico 1996 01 198 Boletins Informativos recebidos 1996 05 199 Calendário de reuniões do
colegiado 1996 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
10
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 010
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
200 E-mails impressos expedidos 1996 23 201 E-mails impressos recebidos 1996 31 202 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1996 02
203 Jornais 1996 10 204 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1997 20
205 Memorandos expedidos 1997 38 206 Memorandos recebidos 1997 34 207 Ofícios expedidos 1997 09 208 Ofícios recebidos 1997 08 209 Declarações expedidas 1997 16 210 Convites recebidos 1997 44 211 Fax recebidos 1997 03 212 Editais recebidos 1997 15 213 Editais expedidos 1997 18 214 Requerimentos recebidos 1997 04 215 Resoluções recebidas 1997 05 216 Portarias recebidas 1997 05 217 Pareceres expedidos 1997 06 218 Pareceres recebidos 1997 03 219 Instruções de Serviço recebidas 1997 02 220 Folders recebidos 1997 33 221 Calendário Acadêmico 1997 01 222 Boletins Informativos recebidos 1997 11 223 Calendário de reuniões do
colegiado 1997 04
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
11
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 011
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
224 E-mails impressos expedidos 1997 18 225 E-mails impressos recebidos 1997 21 226 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1997 02
227 Jornais 1997 04 228 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1998 15
229 Memorandos expedidos 1998 33 230 Memorandos recebidos 1998 27 231 Ofícios expedidos 1998 10 232 Ofícios recebidos 1998 18 233 Declarações expedidas 1998 03 234 Convites recebidos 1998 59 235 Fax recebidos 1998 04 236 Editais recebidos 1998 19 237 Editais expedidos 1998 27 238 Requerimentos recebidos 1998 09 239 Resoluções recebidas 1998 03 240 Portarias recebidas 1998 10 241 Pareceres expedidos 1998 14 242 Pareceres recebidos 1998 20 243 Instruções de Serviço recebidas 1998 07 244 Folders recebidos 1998 60 245 Calendário Acadêmico 1998 01 246 Boletins Informativos recebidos 1998 19 247 Calendário de reuniões do
colegiado 1998 02
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
12
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 012
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
248 E-mails impressos expedidos 1998 12 249 E-mails impressos recebidos 1998 19 250 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1998 10
251 Jornais 1998 29 252 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 1999 20
253 Memorandos expedidos 1999 50 254 Memorandos recebidos 1999 39 255 Ofícios expedidos 1999 19 256 Ofícios recebidos 1999 20 257 Declarações expedidas 1999 27 258 Convites recebidos 1999 62 259 Fax recebidos 1999 10 260 Editais recebidos 1999 12 261 Editais expedidos 1999 20 262 Requerimentos recebidos 1999 18 263 Resoluções recebidas 1999 03 264 Portarias recebidas 1999 02 265 Pareceres expedidos 1999 11 266 Pareceres recebidos 1999 07 267 Instruções de Serviço recebidas 1999 03 268 Folders recebidos 1999 79 269 Calendário Acadêmico 1999 03 270 Boletins Informativos recebidos 1999 10 271 Calendário de reuniões do
colegiado 1999 02
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
13
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 013
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
272 E-mails impressos expedidos 1999 20 273 E-mails impressos recebidos 1999 31 274 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 1999 02
275 Jornais 1999 12 276 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 2000 11
277 Memorandos expedidos 2000 60 278 Memorandos recebidos 2000 57 279 Ofícios expedidos 2000 19 280 Ofícios recebidos 2000 30 281 Declarações expedidas 2000 40 282 Convites recebidos 2000 77 283 Fax recebidos 2000 10 284 Editais recebidos 2000 17 285 Editais expedidos 2000 20 286 Requerimentos recebidos 2000 02 287 Resoluções recebidas 2000 08 288 Portarias recebidas 2000 04 289 Pareceres expedidos 2000 12 290 Pareceres recebidos 2000 19 291 Instruções de Serviço recebidas 2000 09 292 Folders recebidos 2000 72 293 Calendário Acadêmico 2000 01 294 Boletins Informativos recebidos 2000 13 295 Calendário de reuniões do
colegiado 2000 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
14
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 014
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
296 E-mails impressos expedidos 2000 28 297 E-mails impressos recebidos 2000 39 298 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 2000 04
299 Jornais 2000 03 300 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 2001 20
301 Memorandos expedidos 2001 70 302 Memorandos recebidos 2001 54 303 Ofícios expedidos 2001 10 304 Ofícios recebidos 2001 29 305 Declarações expedidas 2001 49 306 Convites recebidos 2001 90 307 Fax recebidos 2001 02 308 Editais recebidos 2001 10 309 Editais expedidos 2001 11 310 Requerimentos recebidos 2001 20 311 Resoluções recebidas 2001 10 312 Portarias recebidas 2001 03 313 Pareceres expedidos 2001 02 314 Pareceres recebidos 2001 10 315 Instruções de Serviço recebidas 2001 07 316 Folders recebidos 2001 48 317 Calendário Acadêmico 2001 02 318 Boletins Informativos recebidos 2001 18 319 Calendário de reuniões do
colegiado 2001 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
15
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 015
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
320 E-mails impressos expedidos 2001 40 321 E-mails impressos recebidos 2001 48 322 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 2001 04
323 Jornais 2001 22 324 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 2002 23
325 Memorandos expedidos 2002 68 326 Memorandos recebidos 2002 43 327 Ofícios expedidos 2002 10 328 Ofícios recebidos 2002 20 329 Declarações expedidas 2002 31 330 Convites recebidos 2002 109 331 Fax recebidos 2002 10 332 Editais recebidos 2002 14 333 Editais expedidos 2002 12 334 Requerimentos recebidos 2002 22 335 Resoluções recebidas 2002 03 336 Portarias recebidas 2002 09 337 Pareceres expedidos 2002 10 338 Pareceres recebidos 2002 09 339 Instruções de Serviço recebidas 2002 18 340 Folders recebidos 2002 122 341 Calendário Acadêmico 2002 02 342 Boletins Informativos recebidos 2002 09 343 Calendário de reuniões do
colegiado 2002 02
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
16
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 016
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
344 E-mails impressos expedidos 2002 32 345 E-mails impressos recebidos 2002 49 346 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 2002 10
347 Jornais 2002 05 348 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 2003 18
349 Memorandos expedidos 2003 78 350 Memorandos recebidos 2003 90 351 Ofícios expedidos 2003 12 352 Ofícios recebidos 2003 23 353 Declarações expedidas 2003 49 354 Convites recebidos 2003 124 355 Fax recebidos 2003 03 356 Editais recebidos 2003 20 357 Editais expedidos 2003 22 358 Requerimentos recebidos 2003 30 359 Resoluções recebidas 2003 02 360 Portarias recebidas 2003 02 361 Pareceres expedidos 2003 12 362 Pareceres recebidos 2003 05 363 Instruções de Serviço recebidas 2003 04 364 Folders recebidos 2003 132 365 Calendário Acadêmico 2003 01 366 Boletins Informativos recebidos 2003 09 367 Calendário de reuniões do
colegiado 2003 01
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
17
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 017
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
368 E-mails impressos expedidos 2003 49 369 E-mails impressos recebidos 2003 58 370 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 2003 10
371 Jornais 2003 30 372 Planos de Ensino do Curso de
Serviço Social - Unioeste 2004 27
373 Memorandos expedidos 2004 84 374 Memorandos recebidos 2004 62 375 Ofícios expedidos 2004 09 376 Ofícios recebidos 2004 24 377 Declarações expedidas 2004 39 378 Convites recebidos 2004 80 379 Fax recebidos 2004 03 380 Editais recebidos 2004 29 381 Editais expedidos 2004 22 382 Requerimentos recebidos 2004 27 383 Resoluções recebidas 2004 17 384 Portarias recebidas 2004 02 385 Pareceres expedidos 2004 13 386 Pareceres recebidos 2004 09 387 Instruções de Serviço recebidas 2004 08 388 Folders recebidos 2004 30 389 Calendário Acadêmico 2004 02 390 Boletins Informativos recebidos 2004 04 391 Calendário de reuniões do
colegiado 2004 02
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
18
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão: Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE Setor: Coordenação do Curso de Serviço Social
Listagem Nº: 001 Folha Nº: 018
Número de Ordem:
Tipo Documental/ Assunto: Data / Ano: Quantidade Observação/ Justificativa
392 E-mails impressos expedidos 2004 30 393 E-mails impressos recebidos 2004 48 394 Lista de Informes de reuniões do
colegiado 2004 03
395 Jornais 2004 09
Marta Karina Schmitz Kühn Responsável pelo preenchimento
Data 15/ 10/ 2009
Alfredo Aparecido Batista Coordenador do Curso de Serviço Social
Data 15/ 10/ 2009
