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7/28/2019 tecn. secretariais

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Tcnicas Secretariais

GESTO DE DOCUMENTOS

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e

intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto dedocumentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se

encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da

corporao. Segundo Santos (2002), a gesto de documentos pode ser considerada um

conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e

destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos

documentos de uma maneira conveniente.

Caractersticas fsicas dos documentos:1. Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a

base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel.2. Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo

como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta,rolo de filme, etc.

3. Gnero configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos

utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo: documentao audiovisual,

(fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagem)

4. Espcie configurao que assume um documento de acordo com a disposio e anatureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido, declarao,relatrio, ata.

5.

Tipo configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade

que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrncia, boletim de frequncia e rendimento

escolar, certido de nascimento, certido de bito, relatrio de atividades, relatrio

tcnico, etc.

Classificao de documentos:

A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao

no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua

recuperao. Classificar uma das atividades do processo de gesto de documentos

arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas especficas, as quais possibilitam maior

eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. (CONARQ).A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um

mesmo tema; agilizar a recuperao, e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a

avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma

vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento.

O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, atividades

meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos

assuntos de Administrao Geral, e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos. As

demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividadesfim do rgo.

Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo

orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.


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Mtodos de Classificao de Documentos:

Segundo Paes (2002, p.20), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira:

1. Por seus mantenedores:a) Pblicos nas esferas federal, estadual e municipal;

b) Institucionais instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas,sociedades e associaes;c) Comerciais empresas, corporaes e companhias;d) Famlias ou pessoais.

2. Pelos os estgios de evoluo dos arquivos, conhecido por Teoria das Trs Idades:a) Arquivos de primeira idade ou corrente;b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio;c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.

O que so documentos correntes?So aqueles que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas que so

objetos de consultas frequentes. Pode ser conservado no local onde foi produzido sob aresponsabilidade das pessoas ou do rgo que o criou.

O que so documentos intermedirios?So aqueles que no esto em uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo,

aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem

ser recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios

do organismo produtor e da instituio arquivstica.

O que so documentos permanentes?

So aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente

preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao.

Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais

de arquivo.

3. Pela extenso de sua atuao:a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores daorganizao;b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico

arquivo.

4. Pela natureza de seus documentos:a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos,resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, taiscomo fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM,entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se termaior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto dearmazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle.b) Arquivo especializado detm, sob sua custdia, documentos resultantes da experincia

humana num campo especfico, independente da forma fsica que os documentos

apresentem.

5. Pelo Gnero:a) Escritos ou textuais;


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b) Cartogrfico (perfis/mapas);c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes);d) Filmogrficos (filmes);e) Sonoros; (CDs, fita cassete)d) Microgrficos (microfilme);

f) Informticos.6. Pela Natureza do assunto:

a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita.

Podemos classificar os documentos em quatro graus:a) Ultrassecreto esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional graude segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoasintimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Os assuntos classificados comoultrassecretos so os referentes poltica governamental de alto nvel e segredos deEstado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra,

descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre polticaestrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios. (Paes,2005, p.30).b) Secreto consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana ecujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estaremintimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomarconhecimento, funcionalmente. Os documentos considerados secretos so os referentesa planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original,necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares,planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em

tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos,polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios deprocessos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que notenham recebido classificao inferior (Paes, 2005, p.30).c) Confidencial refere-se aos assuntos que, embora no requeiram alto grau desegurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a umindivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados comoconfidenciais os referentes pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva sermantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade depessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofrequncia de importnciaespecial, ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas e

negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional(Paes, 2005, p. 30).d) Reservado so os assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.

Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos com suas

respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas, e os negativos que indiquem

instalaes importantes. (Paes, 2005, p.30).

Microfilmagem: Sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a

captao das imagens de documentos por procurao fotogrfica.

Terceirizao de arquivos: Muitas empresas vem a 3 como meio estratgico para aumentar

o foco nas metas de seus negcios.


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GED: Gesto eletrnica de documentos. Visa gesto de informao existentes em uma

organizao, sendo assim, ferramenta primordial na gesto do conhecimento.

Tabela de Temporalidade: Instrumento destinado, aprovado pela autoridade competente, que

determina os prazos em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e

intermedirios, ou recolhido aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para

microfilmagem e eliminao.

Tabela de Temporalidade:

Documento Prazo de guarda

Aviso e recibo de frias 10 anos

Certido negativa de crdito 90 dias

Contas de gua, luz etelefone

5 anos

Contrato de estgio 5 anos

Espelho ou carto ponto //

Extrato bancrio //

Declaraes de informaeseconmicas e ficais da pessoa

jurdica

10 anos

Nota fiscal 5 anos

Prestao de contas deviagem

//

Controle de entrega de valetransporte e alimentao

//

As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de documentos

desnecessrios, e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a organizao e a

preservao dos documentos. A gesto abrange todas as operaes referentes produo

(quais so os suportes com validade em juzo e fora dele, como o documento deve ser

estruturado, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso

(consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao

arquivamento (guarda e armazenamento).

Regras de Alfabetao:

1. O sobrenome vem antes do nome

2. Sobrenomes compostos com substantivo e adjetivo no se separam. Ex: Castelo

Branco, Camilo.

3. Quando o sobrenome gradado com Santo ou So, este tambm no se separa. Ex:

Sto Cristo, Joo de.

4. A inicial do pronome tem preferncia na ordem de alfabetao.

5. A, O, DE, DA, D, DO, UM, UMA, so desconsiderados.


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6. Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Sobrinho, Jr e Neto no

so considerados, a no ser que a nica diferena entre os nomes seja o sobrenome

com grau de parentesco.

7. Os ttulos so colocados depois do nome completo entre parnteses. Ex: Rodrigues,

Washington (Ministro)

8. Com excesso dos nomes espanhis e orientais, a ordem de nomes estrangeiros feita

pelo ltimo nome.

9. As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas.

10.Os sobrenomes espanhis so registrados pelo penltimo nome que o sobrenome

do pai.

11.Nomes japas, chineses e orientais so registrados em sua ordem comum.

12.Nomes de formas se alfabeta da maneira que se apresenta, caso haja artigos, o mesmo

colocado entre parnteses. Ex: Libary of Congress (The)

Mtodo GeogrficoO mtodo geogrfico o sistema direto. A busca feita diretamente no documento. Estemtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento aprocedncia do local. (PAES, 2005)

As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente.

Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, ascapitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente, da ordem

alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste

caso, h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos

estados.

Mtodo Numrico SimplesConstitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou

jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com aordenao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo. (PAES, 2005).

Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertasduas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico remissivo,sem o qual fica difcil a localizao dos documentos.No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar.Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde guardada acorrespondncia de uma determinada firma. Por algum motivo, a organizao rompe relaescomerciais com a referida firma. Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente,sem utilidade, faz-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivopermanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha do ndicealfabtico, referente primeira firma, permanecer no fichrio acrescida de nova indicao dolugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X,

ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.


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ORGANIZAO DE VIAGEM- Informa-se com com o executivo sobra a data da viagem,

nmero de pessoas que viajaro, datas dos compromissos assumidos, nomes de pessoas que

sero conectados, horrio da viagem, tipo de transporte, se haver necessidades de

providenciar locadora de veculo (carro preferido; dias e horrio ao fazer reserva; consulte seu

agente de viagens), bem como motorista e interprete, passaporte se necessrio, visto de

passaporte se necessrio, visto de passaporte, carto de crdito, carto para movimento de

conta bancria, verifique quais os documentos a serem levados, inclusive das pessoas que

acompanha o executivo; itinerrio de viagem, com horrios, locais de sada a chegada; hotel

de entrevistas, nmero de telefones das pessoas que esto envolvidas, passagens. Em caso de

mudanas de planos, necessrio cancelar com a companhia ou agente a reserva e/ou bilhete.

Seja longa ou curta a viagem, ao program-la, seu executivo precisa de voc. Providencie o

itinerrio, lista de compromissos, acomodaes, materiais necessrios aos contatos,

formulrio para registro de pessoas. Quanto ele retornar, lembre-se necessrio, de agradecer

hospitalidade que recebeu durante a viagem.

Viagens domsticas: Deve-se separar os vos da Ponte Area dos demais, geralmente, naPonte Area, no se escolhe a empresa, visto que funciona como caixa nica. O preo igual

para todos as companhias e normalmente no se faz reserva, a no ser atravs de um agente

de viagens. As viagens para outras partes do Brasil podem ser programadas com antecedncia,

havendo um prazo para confirmao e compra do bilhete da passagem, sem alterao de

preo, e um ano de validade, contado da data de emisso. A reserva e a aquisio da passagem

podem ser efetuadas tanto na companhia area como no agente de viagens.

Viagens internacionais: Essas viagens tambm podem ser programadas diretamente com as

empresas areas ou com um agente de viagens. Entretanto, como nas viagens internacionais

h necessidades de se tratar da documentao- passaporte, visto de entrada nos diversos

pases e outras exigncias- melhor valer dos agentes. Reservas de hotis, excurses, passeiostursticos, aluguis de automveis e outros servios itinerantes ao turismo tambm so

oferecidos pelos agentes de viagens e podem ser pagos no Brasil, evitando-se o manuseio

desnecessrio de dinheiro, cmbio em moeda estrangeira, gastos adicionais e outros

inconvenientes to comuns em viagens.

Carto de crdito: A secretria pode cuidar tambm de cartes de crdito, verificando a

validade dos mesmos at internacionalmente e renovando-o quando for o caso.

Passaporte: os formulrios para obteno de passaportes so fornecidos gratuitamente pelo

rgo expedidor: Departamento de Polcia Federal, o passaporte pode ser tambm requerido

atravs de agncia do correio, no caso de perda ou roubo do passaporte brasileiro no exterior

de ser registrado em qualquer delegacia policial e o interessado deve procurar um consulado

do Brasil mais prximo para solicitar a emisso de um novo documento.

Visto: de acordo com o decreto n 4541 de 11.03.1980, no ser exigido visto de sada aos

brasileiros que possuem passaportes vlidos, para os pases limtrofes (convnio Brasil,

Argentina, Uruguai, Paraguai e Chile), apresentando somente a carteira de identidade.

Voucher (certificado de reservista) : documento que serve como prova de que condies e

termos da transao foram preenchidas. Em linguagem prpria de turismo, significa um

comprovante, emitindo pelas agncias de turismo, que substitui o dinheiro, principalmente no

pagamento de excurses ou despesas de hotis.


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Vacinas exigidas: dependendo do pas que voc pretenda viajar, existe em alguns exigncias

de vacinao, sendo aconselhvel consultar um agente de viagem para se certificar desta

necessidade ou mesmo a Internet.

Tcnicas de Relacionamento Interpessoal

O que comportamento organizacional?

o estudo do conjunto das aes, atitudes e expectativas humanas dentro do ambiente de

trabalho. Para a eficcia do desenvolvimento das atividades profissionais, necessrio o

conhecimento a respeito dos procedimentos gerais na organizao do trabalho, bem como o

entendimento do nosso comportamento, dos superiores e dos colegas.

Comportamento desejvel dos funcionrios e a relao direta deles no relacionamentointerpessoal:

Valorizar a sua aprendizagem e a de seu grupo e no somente o que j sabem; Aprender a gostar do que faz; Procurar visualizar todo o processo e as consequncias do seu trabalho, tanto para siquanto para a empresa; Planejar e atuar interprofissionalmente, e respeitar a diversidade da equipe; Obter competncia para o diagnstico e busca de soluo dos problemas; Controlar a ansiedade, e dominar as emoes; Reconhecer a importncia da rea, e o poder de influenciar os resultados;

Atuar criativamente em busca de solues prprias, adequadas ao contexto, sensibilizando

os demais de modo a desencadear aes proativas dos participantes do processo;

Muitas dificuldades surgem quando os funcionrios atendem sua chefia imediata. Diversosautores preocuparam-se com a questo desse relacionamento to delicado Foram constatadas

que certas habilidades auxiliam sobremaneira este relacionamento no ambiente de trabalho.

Vejamos algumas:

adquirir habilidade na comunicao; saber ouvir; ser paciente e desenvolverempatia; no adotar atitude defensiva e nem agressiva; no pr-julgar; procurar transmitir mensagens otimistas e estimulantes;

expor argumentos e informaes de maneira lgica; s prometer ao chefe o que pode ser cumprido; abster-se de assuntos que no lhe digam respeito; saber contornar situaes difceis de relacionamento interpessoal entre chefia efuncionrios; no recusar tarefas que voc nunca tenha feito antes; saber aceitar crticas, ainda que inoportunas; e jamais dar a impresso de que sabe tudo.

5S (5 Sensos) um programa de melhoria comportamental, onde voc no muda de trabalho, mas sim, a

forma de trabalhar, e desenvolver as atividades. O 5S tem como principal caracterstica a


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simplicidade dos processos; os conceitos so bastante profundos, e podem ser aplicados tantona vida profissional como na vida pessoal.O 5S ir simplificar os processos, melhorar as condies de ambiente de trabalho, visandootimizar recursos e o tempo.Seiri - Senso de Seleo

Seiton - Senso de OrdenaoSeiso - Senso de LimpezaSeiketsu - Senso de SadeShitsuke - Senso de Autodisciplina

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