Técnica de Arquivo

UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCOCENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA

TÉCNICA DE ARQUIVO

TEXTO DIDÁTICO

ANNA ELIZABETH GALVÃO C. CORREIAMARIA CRISTINA GUIMARÃES OLIVEIRA

RECIFE1997

TÉCNICA DE ARQUIVO

APRESENTAÇÃO

Este texto didático colocado à disposição dos interessados, tem como finalidade servir de suporte e orientação à disciplina Técnica de Arquivo.

A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenças entre arquivologia (para a ciência dos arquivos) e arquivística (para a técnica). Neste sentido, por tratar de conhecimentos práticos relativos à organização de arquivos, o texto promove e orienta a aplicação da arquivística no controle, administração e recuperação dos diversos tipos de documentos.

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

1 CONCEITO DE ARQUIVO1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS1.2 CLASSIFICAÇÃO1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações)1.2.2 Estágios de sua evolução1.2.3 Extensão de sua atuação1.2.4 Natureza dos documentos1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO2.1 QUANTO AO GÊNERO2.2 QUANTO À ESPÉCIE2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

3 ARQUIVOS CORRENTES3.1 PROTOCOLO3.1.1 Registro e movimentação3.2 EXPEDIÇÃO3.3 ARQUIVAMENTO3.3.1 Métodos básicos de arquivamento3.3.1.1 Método alfabético3.3.1.2 Método geográfico3.3.2 Método numérico3.3.2.1 Método simples3.3.2.2 Método numérico cronológico3.3.2.3 Método digito-terminal3.3.3 Métodos por assunto3.3.3.1 Método alfabético3.3.3.2 Ordem dicionária3.3.3.3 Ordem enciclopédica3.3.4 Método numérico de assunto3.3.4.1 Método duplex3.3.4.2 Método decimal3.3.5 Métodos padronizados3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

4 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE4.1 PROJETO4.2 EXEMPLOS4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS5.1 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

6 CONCLUSÃO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS

1 CONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1

Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:

a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.

c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

* Conjunto de documentos.* Móvel para guarda de documentos.* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes

sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória viva, sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para o funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance - diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos. Como memória, os arquivos contêm informação sobre todos os aspectos das atividades governamentais, que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos são acumulados e preservados.

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS: 1a Finalidade = Servir à administração. 2a Finalidade = Servir à história.

Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural). Observa-se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas da Documentação. 2 Sendo primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à história - após o esgotamento da atividade administrativa.

O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dos documentos.

1.2 CLASSIFICAÇÃO

Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos :

- As entidades mantenedoras.- Os estágios de sua evolução.- A extensão de sua atuação.- A natureza dos documentos.

1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações).

FederalPúblicas Estadual

Municipal

SindicatosColégios

Institucionais IgrejasONGsSociedades, Associações, Conselhos

EmpresasIndústrias

Comerciais CompanhiasPequenas e médias empresasEscritórios

Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares.

.1.2.2 Estágios de sua evolução.

Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensável que os documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo qual passam os arquivos.

Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes1 como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.

* Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.

* Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.

* Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

1.2.3 Extensão de sua atuação.

Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais.Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo

funções de arquivo corrente.Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes

provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, após um período as atividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos produzidos pelas penitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivos setoriais. Após um determinado período e análise, essa documentação passará para o arquivo intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo Público Estadual de Pernambuco é o arquivo central do Estado, com legislação específica para administrar e guardar a documentação produzida pelo Estado de Pernambuco.

1.2.4 Natureza dos documentos.

Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo especializado.

* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas quanto ao armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num campo específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Estudos desenvolvidos pela Associação dos Arquivistas Brasileiros e pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação da terminologia arquivística existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciada pelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

2.1 QUANTO AO GÊNERO:

- Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.- Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnéticas.- Cartográficos: mapas, atlas, plantas.- Iconográficos: gravuras, desenhos, etc.

2.2 QUANTO À ESPÉCIE:

Mensagem - correspondência trocada entre os três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).Ofício - correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades no

exercício da função.Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vários

destinatários.Relatório - documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos

relativos a certos serviços especiais.Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos à autoridade

competente.Despachos - manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de sua competência, submetidos

à sua apreciação em autos ou papéis administrativos.Exposição de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de órgãos

diretamente subordinados ao Presidente da República, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando à solução de problemas.

Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores de Estados.Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as representações

diplomáticas.Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc, se dirigem aos

particulares em geral.Memorando - forma de correspondência interna de um órgão.Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos.Certidão - documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se

verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum documento ou registro.Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno

de cada repartição.Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.Ordem de serviço - documento autorizado à execução de algum serviço.Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente,. com caráter de obrigatoriedade - cria,

extingue ou modifica direito.Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstâncias e o objeto,

pelo Judiciário, pelo Executivo ou pelo Legislativo.Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder

Público, determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.

Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, de governo é expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mãos o Poder Legislativo, então suspenso.

2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:

- Ostensivos ou ordinários: a classificação é dada aos assuntos aos quais a divulgação não prejudica a administração.

- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação.

- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus de sigilo:

* Ultra-secreto: excepcional segurança, planos, projetos de guerra ou científicos, negociações militares e políticas.

* Secreto: planos de operações militares, planos de operações econômicas.* Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer a sociedade.* Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas nacionais e internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista, consulte:

CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARIAN, D. M. C.. Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45.

3 ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilização constante, para a tomada de decisões das administrações.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Razão porque, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar, informa Paes.1

Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos Arquivos Correntes:

- Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação).- Expedição.- Arquivamento (o processo de arquivar).- Empréstimo e consulta.

3.1 PROTOCOLO

As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas:

Recebimento e classificação

PASSOS ROTINAS1 Receber a correspondência.2 Separar a correspondência oficial da particular.3 Distribuir a correspondência particular.4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.6 Abrir a correspondência ostensiva.7 Interpretar e classificar com base no código de assunto adotado.8 Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (canto superior direito do

documento). Figura 1.9 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.

10 Encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação.

FIGURA 1CARIMBO DE PROTOCOLO

3.1.1 Registro e movimentação

Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos.

PASSOS ROTINAS1 Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).2 Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu

destino.3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha de procedência

e assunto (quando for o caso).4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas

respectivas fichas numéricas o novo destino.6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.

DESTINO CÓDIGO

DATA NÚMERO

FIGURA 2FICHA DE PROTOCOLO

No do Protocolo Código Assunto

DataEntrada

Espécie

PROCEDÊNCIADataDocumento

No deOrigem

ASSUNTO

DISTRIBUIÇÃO DATA RECEBIDO DATA

FIGURA 3FICHA DE PROCEDÊNCIA

PROCEDÊNCIA:DOCUMENTOESP E No DATA ASSUNTO No PROTOCOLO

FIGURA 4FICHA DE ASSUNTO

CÓDIGODOCUMENTOESP E No DATA PROCEDÊNCIA No PROTOCOLO

FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática.

3.2 EXPEDIÇÃO

ROTINA DE EXPEDIÇÃO

PASSOS ROTINAS1 Receber a correspondência (original, envelope e cópias em cores e quantidades

a determinar).2 Verificar se não faltam folhas em anexo.3 Numerar e completar a data no original e nas cópias.4 Separar o original das cópias.5 Expedir o original, com os anexos se for o caso.6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem,

ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.Fonte: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.

3.3 ARQUIVAMENTO

A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aos enfoques sobre a classificação dos arquivos.

Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos - entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.

As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devem ser tais que cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles incluídos nas demais classes. O que evitará ambigüidades no momento da classificação e da procura - ou da reclassificação. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo número de grupos homogêneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se das outras subclasses.

M - classeMa - subclasseMv - subclasse.

De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formando para cada subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa subdivisão não se levará mais além do estritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar todos os casos apresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custos do arquivamento.

Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas complexas, emergentes, é necessariamente uma classificação muito onerosa. Para ordenar os elementos em uma classificação dada, são possíveis duas ordens de classificação:

a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinada língua).b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.

As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordem numérica e suas derivações. As classificações também chamadas métodos de arquivamento se dividem em básicas e padronizadas.

AlfabéticoGeográfico

Básicos Numéricos SimplesCronológicoDígito-Terminal

Assunto Alfabético DicionárioEnciclopédico

Numérico DuplexDecimal

Padronizados VariadexAutomáticoSoundexRôneoMnemônico

Tais métodos integram dois grandes sistemas: direto e indireto.O sistema direto é aquele cuja busca do documento é realizada diretamente no arquivo.O sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso consultar um

índice.O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos e padronizados, consiste

numa combinação de letras e números, é considerado um sistema semi-indireto.Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são:

* Nome* Local* Data* Assunto.

Em cada caso, podemos organizar os arquivos em:

* Ordem alfabética* Ordem geográfica* Ordem cronológica* Ordem de assunto.

3.3.1 Métodos básicos de arquivamento

3.3.1.1 Método alfabético

É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome. É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, são realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas podem ser abertas ou fechadas.

características: busca diretaelemento considerado: NOME

nome: Milton da Cunhasobrenome: Cunhaprenome: Milton danotação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...notação composta/fechada: Aa-Ab...

Am-Az...

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro PauloPaulino Andrade Andrade, PaulinoJarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas

* arranjo em ordem alfabética

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Antunes, Aníbal.Aníbal Antunes Antunes, João.Paulo Antunes Antunes, Paulo.Waldemar Antunes Antunes, Waldemar


3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se separam.

Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, HeitorHumberto Castelo-Branco Castelo-Branco, HumbertoLuciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano


4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Paulo Santa Cruz Santa Cruz, PauloMaria Santa Rita Santa Rita, MariaLuís São Paulo São Paulo, Luís


5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais.

J. Pereira Pereira, J.João Pereira Pereira, JoãoJosé Pereira Pereira, JonasJonas Pereira Pereira José.


6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.

Paula d’Alencar Alencar, Paula d’Luíza da Câmara Câmara, Luíza daJosé de Oliveira Oliveira, José de.Mário do Couto Couto, Mário do


7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na ordenação alfabética.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson deOscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de.Sebastião de Pádua Sobrinho Pádua Sobrinho, Sebastião de.Antônio de Brito Neto Brito Neto, Antônio de


8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro).Professor Paulo Ramalho Ramalho, Paulo (Professor).General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General).Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.).


9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

Winston Churchill Churchill, WinstonCharles de Gaulle Gaulle, Charles deJohn Kennedy Kennedy, JohnPaul Schmidt Schmidt, Paul


10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.

John Mac Adam Mac Adam, John.Paul MacCarthey MacCarthey, Paul.Gordon O’Brien O’Brien, GordonGiulio di Capri Capri, Giulio di.


11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

José Oviedo y Bãnos Oviedo y Bãnos, José deFrancisco Pina de Mello Pina de Mello, FranciscoAngel del Arco y Molinero Arco y Molinero, Angel del.Antônio de los Rios Rios,. Antônio de los


12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam.

Al Ben-Hur Al Ben-HurLi Yutang Li YutangAnuar el Sadat Anuar el Sadat


13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições que compõem os nomes.

Banco Real S.A. Banco do BrasilA Insinuante Banco Real S.A.Fundação Joaquim Nabuco Bank of Boston (The)EMBRATEL Colegial (A)Banco do Brasil EMBRATELThe Library of Congress Fundação Joaquim NabucoA Colegial Insinuante (A)The Bank of Boston Library of Congress (The)Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia


14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do país.

The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The)The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The)The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress (The)


15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses.

II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)Quarto Encontro de Ecoturismo Encontro de Ecoturismo (Quarto)3o Congresso de Direito Congresso de Direito (3 o)II Feira de Pequenos Empreendedores Feira de Pequenos Empreendedores (II)


EXERCÍCIO

1. Digite, ordenando alfabeticamente, todos os exemplos já colocados. Observe as regras de alfabetização.

2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:

5 o Seminário de Tropicologia - Fundação José AugustoVIII Congresso Brasileiro de MastologiaMargareth di BiaseSir Laurence OlivierDr. José Augusto OliveiraMarie DupontJanice Monte-MorJosé Peregrino da Silva SobrinhoJoan Mac DonaldAntonio de los Rios

3.3.1.2 Método geográfico

O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva localização. O elemento considerado é o local. As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTESão Paulo São José dos Campos Silva, PauloSão Paulo Lorena Vitório, João (Dr.)Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, José (General)Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.)Pernambuco Recife Dantas, MariaPernambuco Caruaru Lima, Alfredo* Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética das cidades. Devem ser

usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades.

FIGURA 5

São Paulo

Rio de Janeiro

Pernambuco

b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTESão Paulo São Paulo Correa, CarlosSantos São Paulo Nava, PedroRio de Janeiro Rio de Janeiro Silva, José (Dr.)Rio de Janeiro Campos Gondim, PedroRecife Pernambuco Correa, IsacLorena São Paulo Ivo, Pedro (Juiz)Itambé Paraíba Rabelo, PauloBrasília Minas Gerais Bonfim, TiagoBrasília Distrito Federal Souza, Renato

* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.

FIGURA 6

Lorena - São Paulo

Limeira - São Paulo

Itambé - Paraíba

Brasília - Minas Gerais

Brasília - Distrito Federal

c) Outros países

Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e do correspondente.

PAÍS CAPITAL CORRESPONDENTERússia Moscou Gagarin, YuriPortugal Porto Guimarães, PedroPortugal Coimbra Rocha, JoãoPortugal Lisboa Dias, FernandoInglaterra Liverpool Star, RingoInglaterra Londres Smith, PaulFrança Rennes Bardin, PierreFrança Lorena Bardot, BrigiteFrança Paris Vadin, Roger

FIGURA 7

Inglaterra - Leverpool

Inglaterra - Londres

França - Rennes

França - Lorena

França - Paris

EXERCÍCIO

1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório de Engenharia X:

Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco.Poços artesianos de Caruaru - Pernambuco.Rios de Caruaru.Rodovias de Garanhuns.Planta baixa de Salvador - Bahia.Porto do Recife - Pernambuco.Porto de Suape - Pernambuco.Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA.Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE.Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE.

3.3.2 Métodos númericos

Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.

Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.

Os métodos numéricos são:

a) Simplesb) Cronológicoc) Digito-terminal.

3.3.2.1 Simples

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente - onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.

Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice alfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.

Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas individuais.

O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais (discos, fitas, vídeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, prontuários médicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc).

FIGURA 8GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES

Índice alfabético (fichas)

Registro em pasta

FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática

3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.

O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data, estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.

A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o

Villa Verde - Lúcia - E 3

São Paulo, Carlos - E 2

Rodrigues, Walter - 2

Ribeiro, Luis Carlos - 3

Peixoto, Oswaldo - 5

Paes, Oswaldo - E 10

Fundação Getúlio Vargas - 6

Nava Filho, Pedro - E 1

Castro, Paulo de - 1

Banco do Brasil - 4

E 10 Oswaldo Paes

E 3 Lúcia Villa-Verde

E 2 Carlos São Pedro

E 1 Pedro Nava Filho

CorrespondentesEventuais

6 Fundação Getúlio Vargas

5 Oswaldo Peixoto

4 Banco do Brasil

3 Luis Carlos Ribeiro

2 Walter Rodrigues

1 Paulo de Castro

CorrespondentesEfetivos

uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro, constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não.

3.3.2.3 Método Digito-terminal

Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamento de grande volume de documentos; contando com o recurso da automação, além de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número de documentos - esse método é ideal para instituições que precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH, INSS, hospitais, bancos, etc.

De acordo com Paes, os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda formando pares.

Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura é feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o grupo 94 = terciário.

O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espaço destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida documentos terminados em 53 (valor secundário); e finalmente documentos com valor terciário, armazenados com finais de números 94.

Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos, considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansão equilibrada do arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.

3.3.3 Métodos por assunto

Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade.

Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”.3

A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos.

No arquivamento por assunto, podem ser adotados:

- Método alfabético- Método numérico

3.3.3.1 Método alfabético

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena, deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem enciclopédica.

3.3.3.2 Ordem dicionária

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras.Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de

Pessoal de uma instituição pública.

FIGURA 9ORDEM DICIONÁRIA

Verbas

Transferências

Promoções

Máquinas

Fichas Pessoais

Férias

Dotações

Diárias

Demisões

Créditos

Ajuda de custo

Admissão

Departamentode Pessoal

EXERCÍCIO

1. Organize os assuntos em ordem dicionária:

Treinamento de pessoalAperfeiçoamento de pessoalAssistência técnicaMaterial permanenteAquisição de material de consumoPrevidência e assistência socialRecrutamento de pessoal (seleção)Quadros e tabelas de pessoalRelações públicasPublicidadeExposiçõesRelatóriosCorrespondência particular do diretorEstatutosAssembléia GeralConselho DiretorOutros assuntosFériasPagamentoSalário-famíliaAssistência psicológicaConservação e recuperaçãoInventáriosOperações bancáriasPatrimônioComunicações

3.3.3.3 Ordem enciclopédica

Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética.Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.

FIGURA 10ORDEM ENCICLOPÉDICA

Departamento de educação

Impressão

Exposição

Distribuição

Publicações

Aplicada ao trabalho

Aplicada à educação

Psicologia

Economia

Ciência Política

Administração

Pesquisas

Mestrado

Formação

Especialização

Doutorado

Cursos

EXERCÍCIO

1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como classes principais: Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio.

Prédios e salasRegulamentosOrganogramasAdmissãoAluguel de salasReceitaCorreiosCondomínioTelexGratificação de funçõesAquisição de materialLimpeza e conservação de prédiosSaláriosBaixas de materialMudançasConcorrênciasLicitaçõesCasa de empregadosRecrutamento de pessoalTerrenosDespesaDispensa de pessoalTelégrafosFériasGratificação por tempo de serviçoRádioPrevidência socialLicençasSatélite

3.3.4 Método numérico de assunto

O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento deverá ser arquivado.

Usando-se métodos numéricos é indispensável:

1) Um índice alfabético.2) Um código de classificação.

A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):

* Organização* Documentação* Necessidade do usuário.

Utiliza-se neste sistema os métodos:

- método duplex- método decimal

3.3.4.1 Método duplex

Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero). Este método não possui a dificuldade apresentada pelo método decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.

Se, por um lado, o método permite a abertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o arquivista tenha cuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos, já incluídos em subclasses.

No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união.Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas

e indústrias, em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classes principais:

01 CONTABILIDADE 07 METAIS02 EMPREGADOS 08 FERRAGENS03 MÓVEIS 09 TINTAS04 IMÓVEIS 10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES05 SEGUROS 11 FERRAMENTAS06 TRANSPORTES 12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO

Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico. O arquivista terá que abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade:

13 MATERIAL ELÉTRICO14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.

Conforme a ilustração, a estrutura do Método duplex, estabelece a relação entre as partes através de um traço-de-união.

1. CONTABILIDADE1-1 CONTAS A RECEBER1-1-1 CONTAS DO GOVERNO1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA1-2 CONTAS A PAGAR1-2-1 BANCOS1-2-1-1 ULTRAMARINO1-2-1-2 FRANCÊS1-2-1-3 ALEMÃO1-2-1-4 DO BRASIL....................10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES10-1 ÓLEOS10-1-1 ISOLANTES10-1-2 LUBRIFICANTES....................13. MATERIAL ELÉTRICO13-1 FIOS13-1-1 FITAS ISOLANTES13-1-2 OUTROS CONDUTORES

3.3.4.2 Método decimal

Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário norte-americano).

Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos, denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. Tal classificação distirbui os assuntos em nove classes. A décima classe é reservada para os assuntos de caráter muito genérico, que não devem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes, já estabelecidas.

Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões, grupos , subgrupos, etc.

A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão separados dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira do número é sempre composta de três algarismos. A parte decimal pode não existir, como pode ter um, dois, três ou mais algarismos.”3

O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. A tábua, tabela ou esquema, com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código, e não dispensa um índice alfabético. Não existe uma classificação universal para arquivos - cada instituição tem a sua classificação particular.

Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo da classificação decimal.

Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey - nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivista iniciante determinar quais as classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo órgão - se as classes não forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.

TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY:CLASSES0 - Obras gerais1 - Filosofia2 - Religião3 - Ciências Sociais4 - Filologia5 - Ciências Puras6 - Ciências Aplicadas7 - Belas Artes8 - Literatura.....SUBDIVISÃO DA CLASSE 6600 - Ciências Aplicadas610 - Medicina620 - Engenharia630 - Agricultura640 - Ciências e Artes Domésticas650 - Serviços Gerenciais660 - Indústrias Químicas670 - Manufaturas - miscelânea690 - Construção.....SUBDIVISÃO DA CLASSE 610610 - Medicina611 - Anatomia612 - Fisiologia Humana616 - Clínica Médica616-1 - Cardiologia616-2 - Sistema respiratório

À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo, partindo-se sempre do geral para o particular.

EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO000 - Administração geral100 - Pesquisas110 - Psicologia111 - Aplicada ao trabalho112 - Aplicada à educação.....200 - Cursos

210 - Formação220 - Especialização230 - Pós-Graduação231 - Mestrado232 - Doutorado.....500 - Documentação e Informação510 - Sistema de bibliotecas520 - Sistema de arquivos530 - Automação e processamento de dados531 - Sistemas532 - Redes

ÍNDICE ALFABÉTICO

Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano de classificação, deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação da informação.

FIGURA 11ÍNDICE ALFABÉTICO

ASSUNTOMÉTODO

DUPLEX DECIMALAdministração Geral 0 000Arquivos (Sistemas) 5-2 520Assistência Técnica 4 400Biblioteca (Sistemas) 5-1 510......Cursos 2 200

Especialização 2-2 220Mestrado 2-3-1 231Doutorado 2-3-2 232

Processamento de dados 5-3 530Psicologia (Pesquisas) 1-1 110

Aplicada à Educação 1-1-2 112

Sistemade arquivos 5-2 520de bibliotecas 5-1 510

Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da classe 3.

Duplex DecimalPUBLICAÇÕES

Permuta de publicaçõesExposição e feira de livrosPostos de vendas. Representantes

no paísno estrangeiro

Direitos autoraisENSINO

CursosRecrutamentoAlunosMatrículas

TrancamentoTaxas. Anuidades. Mensalidades.

Bolsas de EstudoASSISTÊNCIA TÉCNICA

Intercâmbio culturalAcordos. Convênios.

SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOSCongressosAulas inaugurais. Discursos.Visitas, visitantes.

3.3.5 Métodos padronizados

Os métodos padronizados não serão aqui detalhados. São métodos com finalidades comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento às organizações e fogem ao objetivo da disciplina. Comentários e observações sobre o assunto poderão ser encontrados na bibliografia. Entre estes métodos padronizados, alguns já estão fora de uso, considerando-se que a automação possibilitou a criação de arquivos específicos - para atendimento às necessidades da clientela.

3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

Esta é uma das mais importantes atividades dos arquivos, uma vez que corresponde à própria essência de sua formação: servir à administração e à história.

Todas as operações efetuadas no curso do trabalho arquivístico devem considerar a utilização racional das informações.

Visando a segurança dos arquivos, em sua maioria os documentos não devem ser cedidos. Poderão ser cedidos para empréstimos: aos próprios setores que produziram, ou receberam, desde que autoridades, na mesma linha hierárquica encarregadas façam a solicitação.

Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo. Considerando-se as implicações éticas e os riscos que acompanham os empréstimos de documentos - é indispensável que se exerça o seu controle, no sentido de garantir a integridade do acervo, como informar com segurança onde se encontra a documentação.

PASSOS ROTINAS1 Atender às requisições oriundas dos vários órgãos.2 Preencher em duas vias o formulário recibo de Dossiê.3 Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para empréstimo.4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes (em

ordem cronológica para poder ser feito controle de prazos).5 Preencher e encaminhar o formulário cobrança de Dossiê (quando a pasta não

tiver sido restituída no prazo).6 Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo.7 Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-

la.Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prática.

4. PLANEJAMENTO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

Antes de planejar um sistema de arquivo corrente, é preciso conhecer profundamente a instituição para a qual os arquivos irão servir. Depois do conhecimento da realidade é que o projeto poderá ser elaborado.

Elementos que deverão ser levados em consideração para elaborar o projeto:

* a estrutura e organização da instituição (seus objetivos, suas atividades e para qual usuário se destinará o arquivo).

* as normas da instituição/empresa.* a característica dos documentos, a freqüência de uso, estado de conservação, número/quantidade

dos documentos.* o pessoal disponível para desenvolver as atividades do arquivo.* material, equipamentos, área disponível para o funcionamento do arquivo.* previsão de desenvolvimento futuro.* grau de economia quanto a: eliminação de documentos, pessoal, espaço e tempo.

4.1 PROJETO

O projeto deverá conter em sua primeira parte uma análise crítica da situação em que se encontra a documentação que será trabalhada. Assim como os procedimentos até então adotados de recebimento, registro, controle de tramitação, expedição de correspondência, bem como o arquivamento propriamente dito e o empréstimo.

Deverá ainda detalhar a situação, discorrer sobre procedimentos inadequados, ou características encontradas na instituição que não favorecem a administração do arquivo (se for o caso).

Na segunda parte, o projeto deverá fazer recomendações técnicas, o porquê da adoção de determinado método de arquivamento e controle de documentos.

Determinará a extensão da área, equipamento e material compatíveis ao arquivamento em questão.

O arquivista deverá incluir no projeto, cronograma de atividades, recursos necessários e programa de treinamento.

4.2 EXEMPLOS:

4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria

A empresa Mercatto presta serviços de consultoria em quatro grandes áreas: planejamento, organização, informática e treinamento.

No Serviço de Documentação existem diversos materiais e pela peculiaridade da empresa, com valores hierárquicos diferentes.

A memória como é denominado o arquivo técnico - é a documentação mais importante, observe a ordem:

1o) Memória: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pela consultoria para os clientes (produção intelectual sobre determinado assunto).

2o) Biblioteca: Interna, com acervo específico por área de atuação, além de relatórios, estudos, manuais, projetos, etc.

3o) Documentação recebida: relatórios, teses, programas, modelos remetidos pela clientela. Esta documentação subsidia, na área documental, os trabalhos da consultoria para a própria clientela.

Como exemplo, parte da memória referente a treinamento.O ciclo da “memória” é iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresa e

o cliente. Nesse momento o cliente recebe um número - que é um código. A partir daí as letras acrescentadas ao número, funcionam como uma subdivisão do código inicial. O código é o referencial para a localização fixa - o arquivo é arranjado seqüencialmente, pela ordem cronológica dos números (códigos). O código identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com o cliente, em questão, recebe o código 14.

CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/ARQUIVO

14 Prefeitura da Cidade do Recife 1414A Proposta14A

Doc.1Proposta de contrato 14A

14ADoc. 2

Adendo ao contrato 14A

........14C Treinamento14C

Doc. 1Texto básico: Por que treinar. 14C

14CDoc. 2

Texto básico: O poder das organizações. 14C

14CDoc. 3

Caderno de informações básicas. 14C

14CDoc. 4

Texto básico: A informática na organização. 14C

........14F Seminários 14F

CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/ARQUIVO

23 Secretaria Estadual de Planejamento 2323A Proposta23A

Doc.1Proposta de contrato 23A

23ADoc.2

Adendo ao contrato 23A

........23C Treinamento23C

Doc.1Texto básico: Planejamento estratégico de ações governamentais.

23C

23CDoc. 3

Organograma da Secretaria de Planejamento 23CMapoteca

23CDoc.4

Caderno de textos básicos com exercícios. 23C

23G Sistema de automação 23GExemplo de outro cliente.

FIGURA 12ÍNDICE DE ASSUNTO

FIGURA 13ÍNDICE DE CÓDIGOS

ÍNDICE DE ASSUNTO

Por que treinar 14C

Poder das organizações 14C

Planejamento estratégico das ações... 23C

Informática nas organizações 14C

Importância do planej.na Adm.Púb. 23C

Cadernos de textos básicos 23C

Cadernos de informações básicas 14C

TRENAMENTOSTEXTOS BÁSICOS

ÍNDICE DE CÓDIGOS

23 - Secretaria Estadual de Planejamento

14 - Prefeitura da Cidade do Recife

CLIENTES

4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

Por se tratar de uma pequena empresa, admite-se que as funções administrativas, contábeis e de pessoal estão todas localizadas no Departamento Administrativo. Adota-se o método duplex, cujas novas classes vão sendo abertas à medida da necessidade. Observando-se, antecipadamente, ao atribuir uma nova classe, se já não existe o assunto tratado no arquivo.

FIGURA 14DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOS

6 DIVERSOS

5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA

4 MATERIAL

3 RECURSOS HUMANOS

2 INFORMÁTICA

1 ORGANIZAÇÃO

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE

ÍNDICE

Relação dos assuntos para arquivamento:

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE0-1 Orçamento0-1-1 Contas a receber0-1-2 contas a pagar0-1-3 Empréstimos0-1-4 Impostos

1 ORGANIZAÇÃO1-1 Regimento interno1-2 Regimento - Bancos - Instruções1-3 Organograma1-4 Plano Diretor

2 INFORMÁTICA2-1 Automação - Equipamentos2-2 Prestação de serviços2-3 Contratos2-4 Programa de treinamento

3 RECURSOS HUMANOS3-1 Relação de funcionários3-2 Seleção (currículos)3-3 Admissão3-4 Gratificações (distribuição de chefias)3-5 Férias

4 MATERIAL4-1 Relação de material de consumo (controle de estoque)4-2 Fornecedores4-3 Compras

5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA5-1 Contratos5-2 Fornecedores5-3 Técnicos

6 DIVERSOS6-1 Aluguel6-2 Terrenos6-3 Diretoria6-4 Contrato

FIGURA 15ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

3 - 5 Férias

3 - 4 Gratificações

3 - 3 Admissão

3 - 2 Seleção (Currículos)

3 - 1 Relação dos funcionários

3 RECURSOS HUMANOS

2 INFORMÁTICA

1 - 4 Plano Diretor

1 - 3 Organograma

1 - 2 Regimento - bancos - instruções

1 - 1 Regimento interno

1 ORGANIZAÇÃO

0 - 1 - 4 Imposto

0 - 1 - 3 Empréstimo

0 - 1 - 2 Contas a pagar

0 - 1 - 1 Contas a receber

0 - 1 Orçamento

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A política de avaliação de documentos é um dos estudos mais difíceis e controvertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalização para seleção dos documentos, principalmente dos arquivos administrativos, atribuindo-se prazos de validade, considerando :

* prazo administrativo* prazo legal* prazo contábil* prazo permanente

Após a observação dos prazos há recomendações para elaboração dos instrumentos de avaliação:

* tabela de temporalidade* plano para destruição e/ou* microfilmagem

5.1 CRITÉRIO PARA AVALIAÇÃO

· Se o arquivista elaborou um código de assuntos para os documentos do órgão, de instituição, terá menos dificuldade para acompanhar o plano de destinação dos documentos, porque já conhece os assuntos

· a avaliação não é feita por espécie de documento é feita por assunto;· a avaliação é feita por partes, em cada setor do órgão é realizada análise e levantamento de

todos os grupos documentais do setor;· após a análise, cada setor faz sua proposta sobre prazo administrativo de cada grupo de

documento;· para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurídico que examinará os códigos

sobre Prescrição, Caducidade e Decadência;· os documentos de Direito Penal ainda são suscetíveis da pergunta : os direitos do indivíduo,

em causa, estão protegidos?3

Depois dos estudos, o arquivista propõe sua Tabela de Temporalidade. É constituída então uma comissão da qual fazem parte : a pessoa - chave do órgão dos documentos em pauta; o assessor jurídico; uma pessoa da administração central do órgão, ou instituição, um historiador e o arquivista. Assim, a tabela de temporalidade construída, é examinada em várias sessões, até que seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-se que a aplicação da tabela de temporalidade exige a autorização e aceite da autoridade competente.

5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

AdministrativoJurídicoFiscal

PRIMÁRIOS Atos normativosHistórico Programas de

trabalhoRelatório

Probatório Propostas orçamentáriasExemplos

VALORES quanto ao documentoDOS Histórico Princípio (cópias)

DOCUMENTOS Informativo deObs.: O grande unicidade quanto à informaçãorecurso - identificar (recapitulativos)

SECUNDÁRIOS documentosrecapitulativo quanto ao documento

Princípios (condição física)de

forma quanto à informação(grau de concentração)

Os documentos públicos oferecem gêneros de valores:

a) valores primários - para a própria Repartição;b) valores secundários - para outras repartição e para pesquisadores

1) para a própria repartição - valor primário : administrativo, jurídico e fiscal:2) para outras repartições e pesquisadores : valor secundário - para a história - valor cultural.

5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSESSORIA... SUBGRUPO...

ASSUNTO AC AG AI AN OBS.:1. Projeto Bilateral de Pesquisa vigência 5 anos 5 anos recolhe2. Projeto Multilateral de Pesquisa vigência 5 anos 5 anos recolhe3. Intercâmbio de Pesquisadores vigência 5 anos 3 anos recolhe4. Seminário, Congressos,

Simpósios, Cursos rápidos, Reuniões Técnicas

vigência 3 anos

5 Expedições Científicas vigência 20 anos 5 anos6. Vistos para Pesquisadores

Estrangeiros1 ano 2 anos

eliminarQuando vinculado a um processo, fazer referência quanto á eliminação

7. Reunião de Comissão Mista 2 anos 5 anos 5 anos recolhe8. Bolsistas

AC - Arquivo CorrenteAG - Arquivo GeralAI - Arquivo Intermediário FederalAN - Arquivo Nacional

6 CONCLUSÃO

O assunto técnico de arquivamento não se esgota aqui. Este Texto didático teve como objetivo a abordagem dos métodos mais utilizados de arquivamento, servindo de roteiro para os iniciantes.

Cabe ao aluno, consultando a bibliografia anexada, ampliar seus estudos, investigações, elém de tomar conhecimento da legislação específica e código de ética da profissão.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

OBRAS CITADAS

1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : FVG, 1986. 161p.2 CAVALCANTI, Cordélia. Arquivos e bibliotecas : semelhanças e diferenças.Revista de

Biblioteconomia de Brasília, v.16, n.1, p. 5-17, jan./jun. 19883 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica; Arquivologia =

ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.

OBRAS CONSULTADAS

1 BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentação: da convergência de objetivos à diversidade da documentação e do processamento técnico. Revista Brasileira de biblioteconomia e documentação, São Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978.

2 CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prático para classificação de documentos e fichas para organização dos serviços de arquivos. Lisboa : Editorial Pórtico, 1975.

3 FEIJO, V. de M. Documentação e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre : SAGRA, 1988.4 GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentação. 2. ed. Rio de Janeiro :

Interciência, 1976.5 GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2. ed. São Paulo :

Atlas, 1979.6 PRADO, H. A. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo : T.A. Queiroz, 1985.

ANEXO 1

A seguir, são fornecidos os termos cuja conceituação foi apreciada pelos dois grupos de estudos.

ACERVOS - Conjuntos dos documentos de um arquivo.ACESSO - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em

função de cláusulas restritivas.ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVO - Direção, supervisão e coordenação das atividades

administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS - Metodologia de programas para controlar a criação, o

uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos.ARQUIVAMENTO - Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em

equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

ARQUIVISTA - Profissional de arquivo, de nível superior.ARQUIVÍSTICA - Princípio e técnica a serem observados na constituição, organização,

desenvolvimento e utilização dos arquivos.ARQUIVO - 1. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por

uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova de informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo : arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2. O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3. Unidade administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4. Móvel destinado à guarda de documentos.

ARQUIVOLOGIA - Estudo, ciência e arte dos arquivos.ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. Também

denominado arquivo de movimento.ARQUIVO EM DEPÓSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo

permanente, embora não pertençam ao seu acervo.ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que

aguardam destinação final.ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação

estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.ARQUIVO PRIVADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-

governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação.

ARQUIVO PÚBLICO - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, jurídicas ou legislativas. 2. Instituições arquivística franqueada ao público.

ARRANJO - 1. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2. Processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação.

AUTÓGRAFO - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designação de documento manuscrito, do próprio punho do autor, esteja assinado ou não.

AVALIAÇÃO - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.

CATÁLOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada.

CLASSIFICAÇÃO - Ver ARRANJO, item n.2.COLEÇÃO - Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados.CÓPIA - 1. Reprodução de documento, obtida simultaneamente à execução do original. 2.

Reprodução de um documento, obtida a partir do original.COPIADOR - 1. Livro contendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em

ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de correspondência expedida. 2. Livro contendo folhas em papel de trapo”, nas quais se fazia a cópia de documentos expedidos, usando-se processo de transferência direta da tinta do original, mediante umidade e pressão. Esse processo foi muito usado no século XIX e começo do XX.

CORRESPONDÊNCIA : Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas),podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

DATAS-LIMITES - Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

DEPÓSITO - Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade.

DESCARTE - Ver ELIMINAÇÃO.DESCLASSIFICAÇÃO - Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos

anteriormente caracterizados como sigilosos.DESCRIÇÃO - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades

de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário sumario ou analítico, guia etc.).

DESTINAÇÃO - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos destinados a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua microfilmagem.

DOAÇÃO - Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico adequado, do qual deverão constar as condições de cessão - a documentação que lhe pertence.

DOCUMENTO - Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

DOCUMENTO DE ARQUIVO - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.

DOCUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.

DOCUMENTO PÚBLICO - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades.

DOCUMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.

DOSSIÊ - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

ELIMINAÇÃO - Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente.ESPÉCIE DE DOCUMENTOS - Designação dos documentos segundo seu aspecto formal : ata,

carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, etc.

FUNDO - 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o princípio da proveniência.

GÊNERO DE DOCUMENTOS - Designação dos documentos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes : textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.

GUIA - Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.

ÍNDICE - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, pormenorizados, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.

INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices, inventários, repertórios, tabelas de equivalência.

INVENTÁRIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas.

INVENTÁRIO SUMÁRIO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de fundo ou de suas divisões são identificadas e brevemente descritas.

ITEM DOCUMENTAL - A menor unidade arquivística materialmente indivisível.LEGADO - Doação feita por declaração de última vontade.LISTA DE ELIMINAÇÃO - Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente

aprovada pela autoridade competente.NOTAÇÃO - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números,

letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização.PROCESSO - Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de

documentos, reunidos em capa especial, em que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo.

PROTOCOLO - 1. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2. Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

PROVENIÊNCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão francesa respect des fonds, e à inglesa provenance.

RECOLHIMENTO - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

REPERTÓRIO - Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

RESPECT DES FONDS D’ARCHIVE - Ver PROVENIÊNCIA.SELEÇÃO - Ver AVALIAÇÃO.SÉRIE - Designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição,

seja ela estrutural ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries.SÍMBOLO -Ver NOTAÇÃOTABELA DE EQUIVALÊNCIA - Instrumento de pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas

notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.

TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

TÉCNICO DE ARQUIVO - Profissional de arquivo de nível médio.TRANSFERÊNCIA -Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.TRIAGEM - Ver AVALIAÇÃOUNIDADE DE ARQUIVAMENTO - O menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um

critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços, ou pacotilhas.

EXERCÍCIO

a) Organize um esquema de assuntos e numere pelo método decimal, utilizando os títulos a seguir:

Concurso de monografiasSolenidades. ComemoraçõesInventários de materialProposta orçamentáriaComunicações de posseASSUNTOS DIVERSOSPermuta de livrosSistemas (processamento de dados)Suplementação de verbasPublicações (livros, periódicos, etc.)Documentação de sistemasEstágios em órgãos especializadosAcordos. Convênios de assistência técnicaRECURSOS HUMANOSImóveisCompra de livrosImpressão de obras institucionaisASSISTÊNCIA TÉCNICAAvaliação de custos de sistemasASSUNTOS FINANCEIROS E CONTÁBEISAluguel de edifíciosVisitas. VisitantesTerrenosAquisição de material permanenteRegistros. RegulamentosRequisição de funcionáriosFolhas de pagamentoSeleção de pessoalCOMUNICAÇÕESAquisição de material de consumoORGANIZAÇÃOGrupos de trabalhoPrestação de serviços de processamento de dados por terceirosPagamento de pessoalPedidos de donativos e auxílio diversosGratificações a pessoalPedidos diversos de assistência técnicaRelatóriosServiço telefônicoAperfeiçoamento de pessoalComissões

Aquisição de edifíciosUtilização de programas no computadorRecrutamento de pessoalPlanos e roteiros de trabalhoImpressão de periódicosColaboração com outras instituiçõesAdmissãoDoação de livrosCongressos. Conferências. SemináriosINFORMÁTICAAutomação. Processamento de dadosConcursos e provasMétodos de trabalhoTelexSubvenções e auxíliosConservação. Recuperação de materialPATRIMÔNIOPreservação de serviços de processamento de dados a terceirosMATERIALOrçamento.Correios e TelégrafosCessão de funcionários para participar de trabalhos técnicos em outras instituições

b) Organize um índice alfabético remissivo

Técnica de Arquivo

Documents

Transcript of Técnica de Arquivo