Tcnicas de Arquivamento: Classificao, organizao, arquivos correntes e Protocolo.

Tcnicas de Arquivamento: Classificao, organizao, arquivos correntes e Protocolo. Conceito e definio dos ArquivosO conjunto de documentos produzidos e recebidospor rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia doexerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte dainformao ou a natureza dos documentos(Art. 2 da lei n 8.159/1991).Assim sendo, podemosafirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidadeprodutora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim deque sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti,osdocumentos de arquivo possuem as seguintes caractersticas:

a) Imparcialidade:est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre emdeterminado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de umaao humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico,como por exemplo, a compra de um material;b) Autenticidade:os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordocom procedimentos que podem ser comprovados.c) Naturalidade:os documentos so acumulados de acordo com as atividades da instituio,ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas.d) Inter-relacionamento:os documentos estabelecem relao entre si e com as atividadesque o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico eno como elemento isolado de um contexto.e) Unicidade:cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qualpertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional. Finalidade dos ArquivosOs arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade queo produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade.

Eles so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas dainstituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer oseu passado e a sua evoluo.

Funo dos ArquivosA funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob suaresponsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.

Classificao dos Arquivos

a) Natureza dos documentos:Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especiale especializado O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos,como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecemtratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivoespecializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea doconhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-seregistrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos deengenharia, entre outros.

b) Extenso:Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos juntoaos setores da instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guardadocumentos provenientes de diversos setores de uma instituio.

c) Estgios de evoluo:Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como correntes,intermedirios e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambmchamado de teoria das trs idades. A lei n 8.159/1991, define em seu artigo 8, estes trsestgios da seguinte maneira:Arquivos correntes:so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao,constituam objeto de consultas freqentes.

Arquivos intermedirios:so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgosprodutores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ourecolhimento para guarda permanente.

Arquivos permanentes:conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio einformativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:Conforme as caractersticas da entidade acumuladora dedocumentos, estes podem ser divididos em:Arquivos pblicos:so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal,estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados porempresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.

Arquivos privados:so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas oujurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivoscomerciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambmpodem ser chamados de arquivos privados.

Observao: Tomar cuidado com a diferena de classificao dos documentos de arquivo visto no assunto classificao, codificao e catalogao de papeis e documentos que apesar da semelhana a classificao dos documentos de arquivo tambm podem ser:Quanto ao gnero (textuais, filmogrficos etc), natureza do documento (ostensivo e sigiloso), especie do documento (ata, memorando, oficio), tipologia do documento ( ata de reunio, certido de casamento, declarao de tal coisa). Teoria das Trs Idades

Fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conformeos valores documentais e a freqncia de uso para a instituio produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliaodocumental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, quedeve ser temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o valorsecundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentospara outros fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deveser preservado de maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quandocomprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quandocontm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudoou pesquisa). Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituioprodutora, e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como atomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividadesdesempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta edestinao.

Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das rease setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer ocontrole de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua localizaoe segurana.

Bem, como j vimos para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

1 Recebimento:inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em duascategorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que tratade contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos esigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento daanlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documentorecebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles denatureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.2 Registro:os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou emsistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nomedo remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos.3 Autuao:aps o registro, os documentos so numerados (autuados) conforme sua ordemde chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm significa a criao de processo.4 Classificao:anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoriade assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao, caso a instituio possua esseinstrumento.5 Movimentao (expedio/distribuio):consiste na entrega dos documentos aosrespectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores detrabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses documentos.6 Controle da tramitao:so as operaes destinadas a registrar a localizao do documentodentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocoloou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade aoprocesso de controle de tramitao. Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas epastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda destasembalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao. Paraque os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivadosde maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem serdevidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao.

Plano de classificao

Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos documentos,ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano tema finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio noexerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agruparos documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar astarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao. Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizadopelo Poder Executivo Federal.

Modelo de Plano de Classificao000 ADMINISTRAO GERAL001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAO SOCIAL034 MOVIMENTAO DE MATERIAL Operaes de Arquivamento

Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando asua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento:

inspeo:exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se oele seguir para o arquivamento. estudo:leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia deoutros documentos que tratam de matria semelhante. classificao:anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria deassunto sob a qual sejam recuperados. codificao:insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamentoadotado: letras, nmeros, cores. ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificaodadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ouescaninhos. guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ouestante.

Mtodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bemordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos quechamamos de mtodos de arquivamento. A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentosa serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar quantosforem necessrios para bem organizar seus documentos.

a) Metodo de arquivamento padronizado variadex:utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos.Cada sequncia de letras recebe uma cor especfica.

Exemplos: sequncia a,b,c,d,e............. pratasequncia f,g,h,i,j....................... ouro

b) mtodos bsicos:dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.

alfabtico:utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes feita de acordo com as regras de alfabetao. geogrfico:utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal debusca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: porestado, pas ou cidade. alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes feita de acordo com as regras de alfabetao. numrico:utiliza nmeros para a recuperao da informao.Divide-se em simples, cronolgico e dgito-terminal

Simples:os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entradaou registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.

Cronolgico:utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.

Dgito-terminal:os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica compostade seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da sequncia se dda direita para a esquerda.Ex.: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direitapara esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

ideogrfico:distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide0seem: alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenaoenciclopdica.

numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex eunitermo.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na anlise cuidadosa dasatividades da instituio, aliada observao de comoos documentos so solicitados ao arquivo, possveldefinir-se o mtodo principal a ser adotado e quais osseus mtodos auxiliares.

Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

a) Ordem Alfabticab) Ordem Geogrficac) Ordem Numricad) Ordem Ideogrfica (de assunto)

Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca realizada diretamente no local onde esto guardados osdocumentos.

Sistema indireto aquele em que, para se"ter acesso aos documentos guardados, primeiro tm sede consultar um ndice ou cdigo.