Tecnologia da Informaçãoem Ambiente Jurídico

Uma coletânea das principais tecnologias disponíveis para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos

25.set.08

Claudio Wilberg

Tecnologia Jurídica

• Hardware– Equipamentos

• Software– Servidores– Estações de Trabalho– Segurança

• Gestão do Conhecimento e Sistemas– CRM (Relacionamentos)– ERP (Sistemas de Gestão)– GED (Produção Jurídica)

Equipamentos

• computadores pessoais e laptops• palmtops, blackberries e outros itens

móveis• scanners• impressoras• centrais de telefonia e de fax

EquipamentosComputadores pessoais e laptops

• Micros de “grife” (Dell, IBM, Positivo, HP,...)• Micros “montados”• Laptops e docking stations

Investimento recente apenas em monitores, teclados e mouse (interface com usuário)

EquipamentosPalmtops, celulares e itens móveis

EquipamentosPalmtops, celulares e itens móveis

Blackberry

PalmTreo iPhoneCompaq iPaq

Cingular

2002 2005 2008

EquipamentosPalmtops, celulares e itens móveis

Tablet PC

EquipamentosPalmtops, celulares e itens móveis

Papel Digital (e-Paper)

Amazon Kindle

EquipamentosPalmtops, celulares e itens móveis

Geladeira on-line

EquipamentosMobilidade Total?

• Discos rígidos externos• Pen-drives e cartões de memória• Áreas de armazenamento na internet

– Porta-arquivos: Yahoo– Correio: GMail e Yahoo– Etc.

• CD-ROMs e DVD-ROMs• Redes sem fio

– “Hot spots”– Escritórios sem fio (WiFi)– Cidades Digitais (WiMax)

Pen-drives

Disco externo

Gravador de DVD

EquipamentosScanners e impressoras

Scanners• portáteis: “finado” capshare e

canetas• de mesa: HP ScanJet & Cia• de “produção”: Canon, Fujitsu,

KodakImpressoras• jato de tinta• laser P&B• laser coloridaIntegrados (scanner, impressora,

copiadora, fax, e-mail)

EquipamentosFax e centrais telefônicas

• Correio de Voz (voice mail)• Discagem Direta a Ramal• ‘Servidores’ de Fax• Terminal Digital Físico

– painel de cristal líquido com luzes

• Terminal Digital Virtual– funcionalidade transferida para o computador conectado

com a central telefônica

• Voz sobre IP (VoIP)– MSN, Skype, Telefonica,...

WindowsUnix/LinuxNovelloutros

97% Windows contra 2% Linux 65% Windows contra 31% Unix/Linux

Servidores e ServiçosSistemas Operacionais

WindowsLinuxoutros

Estações de Trabalho Servidores

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática19a. Edição, 2008 – FGV/EAESP/CIA

57% Windows contra 29% Unix/Linux (em 2004)

Servidores e ServiçosBrowsers

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

Servidores e ServiçosCorreio Eletrônico

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

Softwares

• Microsoft: usar ou não usar?– Padrão ‘de fato’ da indústria de informática– Pressão dos clientes para que o segmento jurídico

adotasse os produtos mais ‘tradicionais’– Preços acima dos concorrentes, descontos pouco

significativos e margens reduzidas para os distribuidores

• Outros padrões de mercado para atividades específicas

• Software livre/gratuito

SoftwaresProdutos Microsoft

ExcelStarOfficeLotusOutros

WordStarOfficeLotusOutros

Processadores de Texto:Word - 93% em 2004 contra 70% em 1994

Planilhas:Excel - 93% em 2004 contra 50% em 1994

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

SoftwaresProcessadores de Texto (Atual)

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

SoftwaresProcessadores de Texto (Evolução)

StarOffice e OpenOffice, a partir de 1999

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

BrOffice Writer

SoftwaresPlanilhas (Atual)

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

SoftwaresPlanilhas (Evolução)

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

BrOffice Calc

SoftwaresApresentação (Atual)

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

SoftwaresApresentação (Evolução)

Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

‘Invasão’ do software livre?

• Várias versões gráficas do Linux para estações de trabalho (Ubuntu, Fedora, Kurumim, KDE)

• OpenOffice e StarOffice: compatibilidade com o MS Office• Bancos de Dados MySQL e PostgreSQL: performance

equivalente ao Oracle e ao MS SQLServer• Linux no ‘back office’ com funções de servidor de arquivos

e de impressão

Opiniões?

Linux

InternetInformatização de Tribunais

Tribunais on-line TRFTSTTRTsSTFSTJTSETREsSTMTJsSenadoTACsJECs...

InternetUtilização da internet nos escritórios

• Controle de acessos de navegação (política de uso)

• Envio e recebimento de mensagens (e-mails) externas

• Antivírus de mensagens• Controle de anexos• Anti-spam

Segurança

• firewall para bloqueio de acessos externos• VPNs: redes privadas através da internet• backups

– storage interno– storage externo– fitas– redundância de sites

Segurança

• Objetivo: preservação da propriedade intelectual• No passado:

– Espionagem = invasões noturnas ou cópia clandestina de documentos– Documento apenas em papel

• Na Era Digital:– Invasão lógica– Hackers

• Principais cuidados:– Acompanhamento contínuo e Plano de Segurança atualizado– Contratação periódica de ‘hacker do bem’– Atenção com a geração digital– Engenharia Social e Escritório Analógico

O que é o Gerenciamento do Conhecimento (GC)?

“Gestão (ou Gerenciamento) do Conhecimento é um conjunto de processos, apoiados por ferramentas de Tecnologia da Informação, voltados a capturar, organizar, armazenar, proteger e – sobretudo – compartilhar o conhecimento das pessoas, sob suas duas formas: conhecimento explícito (dados e informações) e conhecimento tácito (habilidades e experiência”

(Selem/Bertozzi, 2005)

“... [P]ráticas e tecnologias que facilitam a criação e intercâmbio de conhecimento de forma eficiente dentro de uma organização para melhorar a qualidade na tomada de decisões”

(tradução livre da definição do ‘Delphi Consulting Group’)

Tipos de Conhecimento

Tácito Explícito

• Proximidade do conceito de ‘dado’ e ‘informação’

• Maior facilidade de compartilhamento e apropriação

• Proximidade do conceito de ‘conhecimento genuíno’.

• Inerente ao ser humano

• Maior potencial inovativo

Conhecimento Tácito

“Nós sabemos mais do que conseguimos dizer”(Nonaka I. & Takeuchi H., 1995, “The knowledge creating company”)

Formas de Compartilhamento

Tácito - Tácito

Socialização– Compartilhamento de

experiências– Criação de modelos

mentais e habilidades técnicas

– Treinamento no local do trabalho, sessões informais e brainstorming, interação com clientes,...

Tácito - Explícito

Externalização

– Criação de novos e explícitos conceitos

– Uso de metáfora, analogias, conceitos, hipóteses e modelos

Explícito - Tácito

Internalização– “learning by doing”

Explícito - Explícito

Disseminação ou Combinação

– Cruzamento de informações já codificadas

(Fonte: Nonaka/Takeuchi, 1995)

Principais questões do GC

• Como mapear o conhecimento (competências individuais) existente na empresa?

• Onde encontrar as expertises e habilidades centrais da empresa relacionadas às “core competences”?

• Como facilitar e estimular a explicitação do conhecimento tácito dos funcionários? (captura de conhecimento)

• Como atrair e selecionar pessoas com as requeridas competências, habilidades e atitudes? (importação de conhecimento)

• Que sistemas, políticas e processos devem ser implementados para moldar comportamentos relacionados ao estímulo à criatividade e ao aprendizado?

• Como incentivar e premiar o compartilhamento de conhecimento e desencorajar que as pessoas guardem o conhecimento para si próprias (knowledge hoarding)?

Benefícios no GC

• Ganhar agilidade no atendimento• Assegurar a qualidade e a segurança da

informação• Padronizar procedimentos, normas, contratos e

orientações• Treinamento dos advogados• Preservar a cultura e a expertise do escritório

Fonte: Selem/Bertozzi, 2005

Dificuldades na implantação do GC

• Escritórios possuem uma cultura de não-compartilhamento (feudos)

• Falta de envolvimento do “topo”• Tentar implantar apenas uma forma (approach)

de GC no escritório• Achar que GC é um “software” que será

instalado e pronto!

Profissional do Conhecimento

• Exposição• Perspectiva• Dinheiro/Bônus• Desafios

Benefícios Pessoais

• Crítica dos pares• Falta de tempo• Redução do valor como

profissional se compartilhar o que sabe

• Resistência em relação a soluções tecnológicas

Medos, anseios e limitadores

Compartilhando Conhecimento...

• Comitês de Áreas (Societário, Trabalhista, etc.) e Grupos de Estudo para assuntos específicos

• Almoço de Equipe• Resumo das principais notícias do dia e seu impacto

para a empresa• Entrevistas especializadas• Relatórios de casos e processos encerrados• Relatórios de cursos, seminários e palestras• Newsletters internas e para clientes• Intranets / Portais de Conhecimento e de Negócios /

blogs internos• Mesa do cafezinho / fumódromo

Tecnologias na Gestão do Conhecimento

GCBusiness

Intelligence e GED

CRMGerenciamento do Relacionamento

ERPGerenciamento

da Prática

CRM (Customer Relationship Management)gestão do relacionamento com o cliente

“CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e antecipacão das necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma empresa.Do ponto de vista tecnológico, CRM envolve:

(Gartner Group)

- capturar os dados do cliente ao longo de toda a empresa

- consolidar todos os dados capturados interna e externamente em um banco de dados central

- analisar os dados consolidados- usar essa informação ao interagir com o cliente

através de qualquer ponto de contato com a empresa.”

CRMCustomer Relationship Management

A evolução do CRM

1990-1996 1997-2000 2002-

Gerenciamento de ContatosDirecionar comunicação através de dados armazenados(Malas Diretas)

MarketingMelhorar a informação do contato e da funcionalidade de marketing para uso departamental.

CRMCentralizar as informações de relacionamento para uso corporativo.

Inteligência de RelacionamentoAgregar a inteligência competitiva interna e disponibilizar este conhecimento para os profissionais em qualquer plataforma

Requerimentos comuns de CRM

• Repositório centralizado e compartilhado de informação sobre o cliente

• Captura e acompanhamento de todas as interações com o cliente

• Visão “360 graus” sobre o cliente• Aplicativos que se utilizam desta base

de conhecimento sobre o cliente• Ferramentas para ‘garimpar’ e distribuir

estes dados

Fonte: apresentação Interface

CRMCustomer Relationship Management

Relacionamentos Complexos

• Quem tem um relacionamento com este cliente? Quem mais conhecemos na companhia do cliente?

• Quem são nossos contatos nesta Indústria ou Ramo de Atividade?

• Onde estão aqueles nossos amigos de faculdade, do futebol, do primeiro emprego?

• ...

Fonte: apresentação Interface

• Profissionais• Empregados de outras

firmas

• Consultorias• Auditorias• Bancos de

Investimento• Jurídico• Engenharia• Associações• Equipes de Serviços

Profissionais

• Clientes• Ex-Clientes• Concorrentes• Correspondentes e Parceiros

• Fornecedores

• Clientes• Prospects• Antigos Contatos• Referrals• Experts

CRMCustomer Relationship Management

CRM

Empresas e Contatos

Casos/Jobs de Faturamento

Lançamento de Tempo

Contas a Receber/Cobrança

Acompanhamento de Processos

Lançamento de Despesas

Faturamento de Despesas

Contas a Pagar

Contabilidade

Sistemas de Gestão como base da Informação

Faturamento de Honorários

Reembolsáveis

Sistemas de Gestão (Cadastro de Clientes)

Sistemas de Gestão (Processos)

Sistemas de Gestão (Tarefas e Andamentos)

Sistemas de Gestão (Lançamento de Horas)

Profissional XXX

Sistemas de Gestão (Controle de Despesas)

Sistemas de Gestão (Faturamento)

Sistemas de Gestão como base da Informação

Bases de dados locaisBases de dados

corporativasExemplos

Conclusão

… garantem coerência e uniformidade na comunicação com os clientes;

… permitem uma “passagem de bastão” tranqüila em caso de mudança de profissionais jurídicos ou administrativos;

… contam com a participação de “consultores” externos trazendo mais conhecimento de gestão para o escritório;

… reduzem o tempo gasto e os erros em situações de dupla- ou tripla-digitação entre módulos;

… exigem de todos uma disciplina de aderência ao novo processo, sem a qual este não vai fluir.

Sistemas integrados…

Sistemas de Gestão

• LawOffice• LegalManager• SisJuri• Tedesco• Themis

• CP-Pro• EasyOffice• Elite / CarpeDiem• Genialis• Gracco• MaxAdvocacia• Portal da Advocacia• ProJuris• Wibs• ...

(sistemas apresentados em ordem alfabética)

• Classificação (indexação)• Controle de versões• Repositório único• Tabela de temporalidade• Check-in e check-out• Integração com programas de edição (Word,

Excel, etc.)• Controle de acesso

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Digitalização

• Redução da quantidade de papel arquivada desnecessariamente e/ou em duplicidade

• Agilização da localização e recuperação de documentos e de pastas

• Redução de despesas relacionadas ao espaço físico de armazenamento

• Segurança em relação a danos materiais

Riscos e dúvidas da Digitalização

• Classificação incorreta da “ficha” do material digitalizado• Armazenamento desnecessário de registros por causa da

“facilidade” de fazê-lo• Proliferação de cópias impressas• “Empacotamento” errado de documentos,

impossibilitando a separação de registros• No primeiro momento, terceirizar o serviço em bureau ou

“fazer em casa”?• Integração com o GED ou deixá-lo independente?• Integração com o módulo de Acompanhamento de

Processos ou deixá-lo independente?

Este é o seu escritório ou departamento?

• Dificuldade na localização de seus documentos antigos • Dificuldade na localização de documentos de ex-usuários• Falta de organização nos documentos em pastas do Arquivo• Documentos sendo trabalhados por várias pessoas, muitas

vezes simultaneamente• Falta de padronização na estrutura de diretórios• Armazenamento de documentos anexos a mensagens no

próprio sistema de correio (Outlook, Notes, etc.)

Controle de Versões

Vamos imaginar uma equipe com 6 pessoas, trabalhando com um documento e suas versões...

caixa de

saída de

correio

caixa de entrada dos membros da

equipe

xyz.doc

H:

H:

xyz2.doc

H:

abc.doc

H:

caixa de

saída de

correio

caixa de

saída de

correio

Um documento, 3 versões,

24 cópias!

Um documento, 3 versões,

24 cópias!

Análise financeira da solução (ROI)a.k.a. “Conta-de-Padeiro”

Tempo desperdiçado por dia na busca de documentos X custo de oportunidade por advogado X número de advogados X número de dias úteis no ano

= US$ 103.750

- Tempo despendido por dia: 5 min = 0,083h- Valor-hora médio por advogado: US$ 100/h- Número de advogados: 50- Número de dias úteis no ano: 250

Desperdiçados anualmente:0,083h x US$ 100/h x 50 adv x 250 dias

Como funciona na prática?

Classificando um documento (profiling)

Versões e Revisões

Recuperando um documento

Pesquisando Documentos

Claudio WilbergLegalManager Consultoria e Tecnologia(11) 3804-9031claudio.wilberg@legalmanager.com.br

Obrigado

http://demo.legalmanager.com.br:8080/apresentacaoLogin: visitanteSenha: visitante

São Paulo 4562Rio de Janeiro 2671Minas Gerais 1512Espírito Santo 712

Processos

Dados em Gráficos

48%

28%

16%

8%

São PauloRio de JaneiroMinas GeraisEspírito Santo

Dados em gráfico de tempo

1o. Tri 2o. Tri 3o. Tri 4o. TriSão Paulo 4.562 4.367 3.923 4.120Rio de Janeiro 2.671 2.812 2.851 3.012Minas Gerais 1.512 1.820 1.934 2.459

Processos por Região

0500

1.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.5005.000

1o. Tri 2o. Tri 3o. Tri 4o. Tri

São Paulo

Rio de Janeiro

Minas Gerais