Teoria e Prática da Organização de Eventos final

Licenciatura em Ciências da Educação

Plano de Estudos Transitório

2º, 3º e 4º anos de CE

Faculdade de Psicologia e de Ciências da Educação da Universidade de Coimbra

2007/2008

Planificação, Gestão e Avaliação de Projectos - PGAPDocentesProf. Doutor Carlos Barreira [email protected]. Doutora. Maria do Rosário Pinheiro [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Teoria e Prática da Organização de Eventos

PGAP

2007/2008

Eventos

• Definição– Acontecimento que tem como característica

principal propiciar uma ocasião extraordinária ao encontro de pessoas

– Acontecimento com finalidade específica que se traduz num “Tema”/”Designação”

– Exemplo:

Encontro Nacional de Licenciados em Ciências da Educação

desafios do/para o mercado de trabalho

Que tipo de eventos promovem as organizações?

• Âmbito interno (ex: uma formação para os colaboradores da CMC)

• Âmbito Externo (ex: Exposição sobre 10 anos de actividades culturais da CMC)

• Comerciais• Sociais• Desportivos

• CulturaisEducativos/formativos• Outros


• Critérios para a sua escolha– Estratégia(s) de comunicação– Disponibilidade financeira– Técnica (suas características, exigências, vantagens e desvantagens– Infra-estruturas– Prazo de implantação

• Comerciais• Sociais• Desportivos

• Culturais Educativos/

formativos• Outros

• Finalidade: promocionais e/ou institucionais• Periodicidade: esporádicos, periódicos ou de

oportunidade• Área de abrangência: locais, regionais, nacionais e

internacionais• Âmbito: amplos (instalações externas) ou restritos

(instalações internas)• Nível de participação: directa ou indirecta;

patrocinador, organizador, participante


• Comerciais: feiras, exposições, convenções de vendas, roadshows

• Sociais: festa de Natal, encerramento do ano lectivo

• Desportivos: Jogos, campeonatos

• Culturais: palestras, musicais, exposições

• Educativos/formativos: cursos, workshops, congressos, convenções, jornadas, palestras, conferências

• Outros: confraternizações; almoços, jantares, porto de honra

Que tipo de benefícios produzem os diferente eventos?

• Estreitamento das relações entre as pessoas (colaboradores, clientes, etc.)

• Apresentação de produtos/serviços (ex: novo software existente no CRE)

• Conquista de novos clientes/públicos (ex: estudantes trabalhadores para GAE)

• Obtenção de informações sobre mercado e concorrentes (ex: conhecer necessidades das organizações locais para fazer oferta de CEFs - Cursos de Educação e Formação)

• Venda e lançamento de produtos (ex: CD interactivo; novo espaço, Manual de um programa de DCPS, roadshow)

• Actualização profissional (ex: congressos, workshops)

• Divulgação e Promoção da imagem da organização (ex: espectáculos, Pedi papers, roadshow)

• Parcerias (protocolos e/ou projectos)

• Angariação de fundos e outros apoios (ex: recolha de donativos, quermesses)

Planejamento de Eventos23

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Planeamento de Eventos: Planeamento Preliminar

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Planejamento preliminar

1. Definir objectivos do evento (lançamento de um novo produto, divulgar a instituição, realizar uma formação...)

2. Verificar e analisar o orçamento disponível (antes de passar à escolha das acções e estratégias)

3. Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano (tomar importantes decisões como...)

4. Definir o tema do evento (em frase curta, objectiva, de impacto que sintetize os objectivos esperados)

5. Definir o público-alvo do evento (técnicos de educação que trabalhem em empresas de software educativo)

6. Definir a data do evento (fazer auscultação)

7. Escolher horário(s) para o evento (relacionado com o tipo de evento)

8. Definir o local do evento (tem as infraestruturas e os materias adequados....)

9. Escolher a disposição da(s) sala(s) ou do(s) ambiente(s) (de acordo com o objectivo de cada sessão)

Planeamento de Eventos: Planejamento Processual - Operacional

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Planejamento Processual - Operacional

10. Vender quotas de financiamento do evento (patrocinadores...maior visibilidade no público-alvo)

11. Reunir todas as equipas de colaboradores (no planeamento, execução e controle do evento para

discutir os procedimentos e acções a realizar)

12. Contratar serviços de terceiros (bufé,

equipamentos, secretariado...)

Planeamento de Eventos: Planejamento Processual

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Planejamento Processual

13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras/conferências/comunicações(horários, durações...)

14. Elaborar e enviar convites (boa apresentação, conteúdo completo...)

15. Desenvolver material promocional (crachás, cartazes, folhetos...)

16. Definir promoções e atracções (prémios, actividades sociais...)

17. Definir mecanismos para a divulgação do evento (imprensa, televisão , rádio, associações)

18. Contratar assessoria de imprensa (garantir maior visibilidade...)

19. Definir mecanismos/pessoas para lidar com os acontecimentos de última hora

Planeamento de Eventos: Planejamento no local

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Planejamento no local

20. Preparar o sistema de registo dos participantes/visitantes (construção de base de dados)

21. Verificar o investimento total previsto para o evento (elaboração de um orçamento mais preciso e proceder a ajustes)

22. Preparar formulários de controlo dos colaboradores (acompanhar a implementação, ver se está a decorrer como previsto e tomar decisões)

23. Preparar formulários e questionários de avaliação

Um último passo…23. Avaliação dos resultados dos

eventos

• Colaboradores– Evento

• Participantes– Evento– Formação/Treino– Produto/serviço

Trabalho práticos do Carlos

• Analisar o Questionário para os participantes avaliarem a formação (cf. pags 244-246 do livro Organização de eventos...)

– Qual é o nível de avaliação utilizado no questionário, segundo D. Kirkpatrick?

– Como procederiam para avaliar os outros níveis do modelo de D. Kirkpatrick?

Tarefa de trabalho autónomo

• De acordo com os elementos apresentados caracterizar o tipo de evento que estão a organizar

• Fazer a verificação dos 23 passos

• Articular com os elementos do modelo MIPP e do Modelo de Avaliação do Kirkpatrick

• Documentos a consultar:– Giacaglia, M. C. (2006). Organização de Eventos: Teoria e prática (Capítulo 5).

S. Paulo: Pioneira Thomson Learning– Lista de Verificação da Caffarella (Componentes 10, 11 e 12) – Checklists das componentes 10, 11 e 12 do Modelo MIPP– Slides referentes ao modelo de avaliação de Kirkpatrick

O que se vê durante o curto período de duração de um evento é muito pouco em relação ao trabalho que dá a prepará-lo.

Giacaglia (2006, p. 211)

Se alguma coisa puder dar errado na organização de um evento, ela provavelmente dará.

Murphy citado por Giacaglia (2006, p. 211)

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar

I. É preciso gostar de um evento para que a organização resulte em sucesso.

… ajuda a suportar a pressão


II. O organizador deve estar ciente de que, praticamente nunca, em qualquer evento, tudo dará 100% certo.

… esta consciência ajuda a manter a calma e a objectividade, diminui a frustração perante as adversidades e ajuda a não desesperar


III. O organizador deve demonstrar conhecimento, segurança e firmeza no que faz.

… organizar é a sua especialidade.

O organizador, planificador, executor, gestor, avaliador deve valorizar a sua especialidade.


IV. O organizador deve estar ciente de que ele é o maior responsável pelo evento.

… não permanecer nos bastidores, não desaparecer nos momentos de execução ou implementação, não resolver só problemas, não ficar só a verificar, não se preocupar só com a sua imagem

pessoal/profissional mas…ser operário


V. O organizador deve saber e fazer com que os demais também saibam que os resultados dos eventos não se limitam ao visível e ponderável a curto prazo.

… o reflexo de um evento vai para além do da reacção imediata……é importante pensar e avaliar impacto e impacte


VI. O organizador deverá referir-se às despesas de um evento como “investimento” e não como “custo”

… interna e externamente, em todo o material referente a esse item deve constar o termo “investimento” e não “custos” ou “gastos”


VII. O organizador deve estar ciente de que o bom evento não é, necessariamente, aquele que tem maior nível de investimento.

… é possível aliar a eficiência à eficácia… com um investimento relativamente pequeno mas com criatividade, aliada a uma estratégia eficaz


VIII. Mais vale um evento simples na mão que um sofisticado a voar.

… o ideal é elevar o padrão e não baixar o padrão… pelo que não se deve pretender começar pelo topo…


IX. O participante/visitante/cliente deve estar em primeiro lugar.

… e não o visual e os aspectos materiais ou não humanos do evento


X. Entre muitos participantes de eventos quem tem uma diferenciação é rei.

…se soubermos inovar, sem quebrar as regras e as leis do bom gosto e do bom senso, perpetuaremos os eventos na memória das pessoas.

Pedras no caminho?

Guardo-as todas. Um dia vou construir um castelo.

Atribuído a Fernando Pessoa

Teoria e Prática da Organização de Eventos final

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