Termos Técnicos de Administração

“É importante ter metas, mas também é fundamental planejar

cuidadosamente cada passo para atingi-las.”

(Bernadinho)

01) Administrar – é dirigir uma organização utilizando técnicas de

gestão para que ela alcance seus objetivos de forma eficiente, eficaz e

com responsabilidade social e ambiental.

02) Ameaças – são forças ambientais incontroláveis pela

organização que criam obstáculos à sua ação estratégica, mas que, em

sua maioria, podem ser evitadas ou gerenciadas, desde que

reconhecidas em tempo hábil.

03) BSC – Balanced Scorecard – é uma nova abordagem para

administração estratégica, desenvolvida por Robert Kaplan e David

Norton em meados de 1990. Existem várias ferramentas gerenciais

sendo utilizadas nos mais diferentes tipos de gestão pública e privada. O

BSC tem se destacado dentre essas ferramentas porque foi idealizado

para o gerenciamento e medição de performance através de indicadores

que refletem objetivamente os resultados alcançados. De acordo com

Kaplan e Norton (1997), o BSC fornece uma abordagem holística para o

acompanhamento da performance, indo além da abordagem tradicional,

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normalmente estruturada sobre indicadores de natureza financeira.

Muito embora o modelo originalmente esteja estruturado contemplando

quatro perspectivas: Financeira, Clientes, Processos Internos e

Aprendizado & Crescimento, não há restrições para novas abordagens,

considerando a natureza e os propósitos maiores das instituições.

O BSC é um sistema de gestão – não apenas um sistema de

medidas – que habilita as organizações a clarear sua visão e estratégia

e traduzi-las em ações.

04) Ciclo PDCA, Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming –processo similar ao método de investigação científica: hipótese,

experimento e teste da hipótese. O Ciclo de Deming é um método que

tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na

execução da gestão, como, por exemplo, na gestão da qualidade,

dividindo-a em quatro principais passos.

• Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos

(metas), procedimentos e processos (metodologias)

necessários para o atingimentos dos resultados

• Do (execução): realizar, executar as atividades.

• Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os

resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os

com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado,

consolidando as informações, eventualmente confeccionando

relatórios.

• Act (ação): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os

relatórios. Eventualmente determinar e confeccionar novos

planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e

eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

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Diagrama do Ciclo PDCA

05) Clima organizacional – é representado pelos conceitos e

sentimentos que as pessoas partilham a respeito da organização e que

afetam de maneira positiva ou negativa sua satisfação e motivação para

o trabalho.

06) Cultura organizacional – é a experiência que o grupo adquiriu

à medida que resolveu seus problemas de adaptação externa e

integração interna, e que funciona suficientemente bem para ser

considerada válida. Portanto, essa experiência pode ser ensinada aos

novos integrantes como forma correta de perceber, pensar e sentir-se

em relação a esses problemas.

07) Diretrizes – instruções que norteiam o estabelecimento das

ações para se alcançar os objetivos do plano. Ex: promover a melhoria

da oferta de água em quantidade e qualidade nos grandes centros

urbanos.

08) Efetividade – é realizar a coisa certa para modificar a

realidade. A efetividade é que vai servir para fazer a avaliação de todo o

processo. A imprecisa definição dos objetivos torna-se uma fonte de

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problemas para se avaliar se determinada ação deu realmente certo,

isto é, foi realmente efetiva.

09) Eficácia – é fazer algum trabalho que atinja plenamente um

resultado que se espera. É fazer "a coisa certa", ou seja, a coisa que

leve ao resultado almejado. Ao elaborar um material excelente, um

gerente, por exemplo, terá sido eficiente, mas se este trabalho não

alcançar os resultados esperados, então não terá sido um trabalho

eficaz.

10) Eficiência – é operar de modo que os recursos sejam mais

adequadamente utilizados. O conceito é bem intuitivo: diz respeito a

quem consegue obter o mesmo resultado com menos recursos.

11) Estratégia – é a forma traçada por uma organização para

alcançar o conjunto dos seus objetivos. A definição de objetivos, em si,

não implica em uma estratégia. Os objetivos representam os fins que a

empresa está tentando alcançar, enquanto a estratégia é o meio para

alcançar esses fins. Considera-se que apenas fazer o que outros fazem,

mas com maior eficácia operacional, não é propriamente ter uma

estratégia. Está implícito no conceito que, para ter uma estratégia,

precisamos atuar de forma diferente, com inteligência e planejamento.

Implica, portanto, ter clareza dos limites para o alcance dos objetivos

(como escassez de recursos, resistências de outros atores...) e as

formas de superação.

12) Fluxograma – é um tipo de diagrama e pode ser entendido

como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes

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feita através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a

transição de informações entre os elementos que o compõem. Podemos

entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários

para a execução de um processo qualquer.

13) Gestão estratégica – é a atualização contínua do plano

estratégico, por meio do monitoramento do ambiente e de seus reflexos

sobre o sistema (organização responsável pelo plano), no caso o

MPGO, bem como das ações e indicadores de resultados propostos no

planejamento.

14) Indicadores - é uma unidade de medida estabelecida como

marcador de uma situação. Permite estabelecer o seu estágio atual e

sua variação no tempo, a partir de intervenções realizadas.

Características de um indicador

• ser representativo;

• fácil de entender (a facilidade para que qualquer um tire suas

conclusões a partir de um indicador é fundamental para a sua

utilidade);

• testado no campo (um indicador não tem valor até que prove

que realmente funciona);

• econômico (indicadores que dão trabalho para serem

calculados não funcionam);

• disponível a tempo (dados atrasados não representam mais a

situação atual. Devem estar disponíveis antes que a situação

mude, pois situação atrasada é desinformação); e

• compatível (ser compatível com os métodos de coleta

disponíveis).

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Exemplo:

Indicador (CAO cidadão)Nome Descrição /

Periodicidade

Fórmula de Cálculo

Percentual de

municípios goianos

com pactuação de

saúde firmada

Número de

municípios que

preencheram e

apresentaram

Termo de

Compromisso

junto à CIB /

Anual

(Numero de municípios com pactos de

saúde firmados / 246) x 100

15) Meta – parte ou porção do objetivo a ser alcançado em um

horizonte de tempo, sendo expressa geralmente em unidades

quantificadas.

16) Método Grumbach – é um método de gestão estratégica, o

qual se fundamenta em conceitos de:

• planejamento estratégico com visão de futuro baseada em

cenários prospectivos, empregando Simulação Monte Carlo; e

• análise de parcerias estratégicas, levando em conta princípios

da Teoria dos Jogos, que permitem a gestão estratégica com

base em análise de fatos novos obtidos pela Inteligência

Competitiva.

17) Missão – é uma declaração explícita das razões da existência

de uma instituição. Na declaração da missão, o propósito é

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estabelecido, normalmente, em termos do papel social desempenhado

pela organização.

18) Negócio – é a área de atuação a que uma organização se

dedica.

19) Objetivo – situação que se pretende alcançar, considerando

um dado problema ou compromisso assumido.

20) Oportunidades – são forças ambientais incontroláveis pela

organização que podem favorecer sua ação estratégica, desde que

reconhecidas e aproveitadas satisfatoriamente enquanto perduram.

21) Parâmetro – medida padrão de referência que permite

comparar situação existente ou alcançada com aquela desejável.

22) Planejamento estratégico – é um processo gerencial que

permite estabelecer um direcionamento a ser seguido pela organização,

com o objetivo de se obter uma otimização na relação entre a empresa e

seu ambiente, ou seja, o planejamento estratégico é o processo que

instrumentaliza a resposta que a organização precisa apresentar ao seu

ambiente diante de um contexto de mudanças. Ele diz respeito à

formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para

sua execução, levando em conta as condições internas e externas à

empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas

básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha

coerência e sustentação. Refere-se, portanto, ao planejamento de longo

prazo e ao esforço de construção de sua viabilidade.

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23) Planejamento operacional – é o planejamento que abrange

cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:

• é projetado para o curto prazo, para o imediato;

• envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se

com o alcance de metas específicas; e

• é definido, no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

24) Planejamento tático – é o planejamento que abrange cada

departamento ou unidade da organização. Suas características são:

• é projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício

anual;

• envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos

e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais; e

• é definido no nível intermediário, em cada departamento da

empresa.

25) Plano de ação – é composto por uma série de providências /

tarefas a serem efetuadas a partir de um planejamento. Num plano de

ação, as providências são devidamente priorizadas e listadas por ordem

cronológica.

Para um bom plano de ação, podemos utilizar a ferramenta 5W2H,

que é uma ferramenta de planejamento utilizada para garantir que a

operação seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte da chefia e dos

subordinados. Os 5Ws correspondem às seguintes palavras em inglês:

What (o quê), Who (quem). Where (onde), When (quando) e finalmente

Why (por quê). Os 2Hs correspondem a How (como) e How Much

(quanto custa).

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26) Plano estratégico – formulação do produto final da utilização

de determinada metodologia de planejamento. Documento formal que

consolida as informações, atividades e decisões desenvolvidas no

processo. Descrição do curso pretendido das ações.

Um Plano Estratégico:

1. é um modelo de decisões coerente, unificado e integrador;

2. que determina e revela o propósito da organização, em termos

de missão, objetivos de longo prazo, programas de ação e prioridades

de alocação de recursos;

3. seleciona os negócios em que a organização deve estar;

4. tenta alcançar uma vantagem competitiva (desempenho auto-

sustentável) de longo prazo em cada um dos seus negócios,

respondendo de maneira apropriada às oportunidades e ameaças do

ambiente da instituição e às suas forças e fraquezas internas;

5, engaja todos os níveis hierárquicos da organização (corporativo,

de negócios e funcional); e

6. define a natureza das contribuições econômicas e não-econômicas

que ela pretende fornecer a seus parceiros-chave.

27) Política – é a programação de atos, são as regras norteadoras

a serem cumpridas para atingir os objetivos da organização. No caso de

política organizacional, cada organização tem a sua política, e esta

depende do que se deseja alcançar: lucro, competitividade, expansão,

internacionalização.

28) Política pública – é um conceito de Política e de

Administração, que designa certo tipo de orientação para a tomada de

decisões em assuntos públicos, políticos ou coletivos. Entende-se por

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Políticas Públicas “o conjunto de ações coletivas voltadas para a

garantia dos direitos sociais, configurando um compromisso público que

visa dar conta de determinada demanda em diversas áreas. Expressa a

transformação daquilo que é do âmbito privado em ações coletivas no

espaço público” (Guareschi, Comunello, Nardini & Hoenisch, 2004, pág.

180). Políticas Públicas são entendidas como o "Estado em ação"

(Gobert,Muller,1987); é o Estado implantando um projeto de governo,

através de programas, de ações voltadas para setores específicos da

sociedade.

29) Pontos fortes – situações que se apresentam dentro da

organização e que estão sob seu controle influenciando positivamente o

seu desempenho.

30) Pontos fracos – situações que se apresentam dentro da

organização e que estão sob seu controle influenciando negativamente

o seu desempenho.

31) Processo – série de etapas ordenadas que tem por objetivo

fornecer um produto ou serviço. Existem critérios de transição de uma

etapa para outra. Cada etapa produz subprodutos consumidos pela

etapa posterior, até que se conclua o processo.

Exemplos: processo produtivo de uma fábrica, atendimento ao

cliente, etapas na manutenção de produtos, etc.

32) Programas – são as instruções, meios e ações necessários à

realização das diretrizes e à obtenção das metas, que ajudarão a

enraizar socialmente e difundir as boas práticas de planejamento e

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gestão estratégica (ex: programas de proteção e recuperação de

mananciais).

33) Projeto – empreendimento temporário com a finalidade de

criar um produto ou serviço único. Um projeto é executado por pessoas,

com recursos e tempo limitados. Ele é sempre temporário (início e fim

bem definidos).

34) Valores – são conjuntos de padrões éticos que norteiam a vida

cotidiana da organização e a dos seus integrantes. Exemplos:

integridade, honestidade, respeito e consideração pelos clientes,

cooperação e apreço pelos colaboradores.

35) Visão de futuro – estabelece o que a organização pública ou

privada quer ser no futuro. É o que ela sonha para si mesma.

Revisão 021

Revisão 021

Processo de Construção de Fluxograma

ÍNDICE

IDENTIFICAR PASSOSPRINCIPAIS

RELACIONARORDENANDO OS

PASSOS PRINCIPAIS

HÁ MAISALGUMPASSO

PRINCIPAL?

EXISTEMSUBPASSOS

?

DETERMINARSÍMBOLOS

DESENHAR OFLUXOGRAMA

TESTAR OFLUXOGRAMA

ESTÁCORRETO

?

RELACIONAR,ORDENANDO OS

SUBPASSOSPARA CADA

PASSOPRINCIPAL

ORGANIZAR AROTINA

INTERNA DECADA PASSO

PRINCIPAL

21

IDENTIFICARMELHORIAS

MUDAR OFLUXOGRAMA

2

FIM

SIM

NÃO

SIM

NÃO

SIM

1

SIMNÃO

Fontes de consulta:http://pt.wikipedia.org/

http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2003_TR0702_0088.pdf

http://www.brainstorming.com.br/pages/download/MetodoGrumbach.pdf

http://www.famanet.br/pos2005/pdf/apostilas/gerenciamento_projetos.pdfhttp://www.sebraesp.com.br/principal

http://www.semarh.rn.gov.br/detalhe.asp?IdPublicacao=5418

www.mpprio.com.br/glossario/gmp-m-p.htm

www.qsp.org.br/doc/metodogrumbach.docwww.seplan.go.gov.br/siga/download/fluxoRegimento.mht

MARANHÃO, Mauro e BASTOS MACIEIRA, Maria Elisa. O Processo Nosso de

Cada Dia – Modelagem de Processos de Trabalho. Editora Quality Mark, 2004.

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