TFG Luzirlei
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO
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TFG Luzirlei Azevedo
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ
MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL
LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO
MARINGÁ
2009
LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO
MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL
Trabalho apresentado como requisito para a aprovação na disciplina Trabalho Final de Graduação, do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Estadual de Maringá.Orientador: Prof. José Braz Hercos Junior.
MARINGÁ
2009
LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO
MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL
Trabalho Final de Graduação aprovado no Curso de Ciências Contábeis da
Universidade Estadual de Maringá, como parte dos requisitos para obtenção do título de
Bacharel em Ciências Contábeis.
Aprovado em: 12/2009
BANCA EXAMINADORA
Prof.ª Lílian M. Alvarenga Assolari Prof.ª Vera Sirlene Leonardo
Universidade Estadual de Maringá Universidade Estadual de Maringá
Prof. Orientador José Braz Hercos Junior
Universidade Estadual de Maringá
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a meu pai e a minha mãe que, ao longo desses anos, mesmo
distantes estiveram perto através de palavras de incentivo e apoio.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por todas as maravilhas provenientes das suas
bondosas mãos, suas grandes benevolências e pela oportunidade que me concedeu de andar
entre seus filhos e por permitir-me participar no desenvolvimento da sabedoria entre os
homens.
Agradeço a meus pais, Paulo e Mirian que foram os agentes divinos que me colocaram
a existência e com muita responsabilidade concederam-me a melhor educação que puderam
bem como me prepararam para a vida fazendo-me alguém útil à sociedade e a Deus.
Agradeço à minha noiva Evany pelas constantes amáveis palavras de incentivo para eu
concluir este trabalho e pela compreensão da minha ausência cada vez mais constante no
término deste.
Agradeço ao meu irmão e amigo Misael pelo companheirismo ao longo deste tempo
em que moramos distantes de nossos pais, pelas muitas conversas sem limites, divagações e
sonhos que, muitos dos quais esperamos que se tornem realidade.
Agradeço aos meus amigos acadêmicos, companheiros de sala, verdadeiro professores,
com os quais caminhei junto nestes anos, que nos domingos e noites de muitas reuniões para
estudos, vivemos e crescemos, um ajudando ao outro até aqui.
Agradeço ao Professor Massakazu, a quem tenho em grande estima pela amizade,
companheirismo e orientações tanto para a vida acadêmica quanto social.
Agradeço a aqueles que foram meus professores nestes cinco anos de academia, bem
como os funcionários com quem convivi por todo este tempo os quais sempre foram mui
prestimosos no exercício das suas atribuições.
Agradeço ao Professor Braz que me orientou na elaboração deste trabalho, pela
paciência e compreensão em ajudar-me desenvolver este projeto.
Agradeço aos membros da banca que me concedem esta oportunidade de apresentar o
presente trabalho para a devida avaliação.
RESUMO
A automação das mais diversas atividades de trabalho do ser humano tem levado este ao
comodismo de apenas realizar tarefas mecânicas sem conhecer o processo que está por trás
das janelas, formulários e planilhas. O mesmo ocorre na área contábil, onde todas as
informações são geradas a partir de sistemas específicos, ficando a cargo do mesmo a
exatidão e veracidade das informações por eles processadas. Entretanto, esta não deve ser uma
situação a ser desconsiderada, pois se faz necessário conhecer todo o processo de elaboração
da informação para tirar o melhor proveito dela. Neste trabalho procurou-se descrever todos
os passos necessários para a construção de um sistema contábil tanto financeiro quanto
gerencial, demonstrando as várias etapas para esta realização, inclusive a elaboração de um
plano de contas padrão que é a coluna central do sistema, pois é com base nele que são
preparados os relatórios informacionais. Para isso, se utilizou pesquisa bibliográfica de
diversos autores da área da contabilidade e sistema. Por esse processo é possível compreender
o funcionamento de um sistema contábil, de modo a ter uma ideia de como os dados contidos
nas notas e demais documentos lançados no sistema transitam por ele, passando pelas tabelas
do banco de dados até saírem na forma de relatórios. Também ressaltou-se a partir de um
estudo de caso os fatos contábeis de uma empresa comercial varejista optante pelo simples
nacional, bem como os dados a serem inseridos no sistema para cada um deles e qual o
lançamento a ser feito.
Palavras-Chave: Sistema de informação contábil, sistema de informação gerencial,
dados, informação.
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO........................................................................................................................................12
1.1. JUSTIFICATIVA....................................................................................................................................12
1.2. OBJETIVO..............................................................................................................................................13
1.2.1. Objetivo Geral..............................................................................................................13
1.2.2. Objetivos Específicos...................................................................................................13
1.3. DELIMITAÇÃO DO ESTUDO..............................................................................................................13
1.4. ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO............................................................................................................14
2. REVISÃO DA LITERATURA...............................................................................................................15
2.1. INTRODUÇÃO............................................................................................................................................15
2.2. SISTEMA...................................................................................................................................................15
2.2.1 Componentes do Sistema...............................................................................................16
2.2.1.1 Objetivos do Sistema..............................................................................................................16
2.2.1.2 Entradas, Processamento e Saídas do Sistema.......................................................................16
2.2.1.3 Controle, Avaliação e Retroalimentação do Sistema.............................................................17
2.2.2 Ambiente do Sistema.....................................................................................................17
2.2.3 Recursos.........................................................................................................................18
2.3 VISÃO SISTEMICA DA EMPRESA.................................................................................................................18
2.3.1 Subsistema Institucional................................................................................................20
2.3.2 Subsistema de Físico-operacional..................................................................................21
2.3.3 Subsistema Social..........................................................................................................21
2.3.4 Subsistema Formal.........................................................................................................21
2.3.5 Subsistema de Informação.............................................................................................22
2.3.6 Subsistema Gestão.........................................................................................................22
2.4. SISTEMA DE INFORMAÇÃO.......................................................................................................................24
2.4.1 Dados.............................................................................................................................24
2.4.2 Informação.....................................................................................................................24
2.4.2.1 Atributos da Informação........................................................................................................25
2.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO......................................................................................................................26
2.5.1 Recursos dos Sistemas de Informação...........................................................................27
2.5.2 Componentes dos Sistemas de Informação...................................................................27
2.5.3 Tipos de Sistema de Informação....................................................................................29
2.5.3.1 Sistema de apoio às operações...............................................................................................29
2.5.3.2 Sistema de apoio à gestão......................................................................................................30
2.6. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL....................................................................................................31
2.6.1 Objetivos........................................................................................................................31
2.6.2 Entradas e Saídas do Sistema de Informação Gerencial................................................32
2.7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL......................................................................................................33
2.7.1 Objetivos........................................................................................................................33
2.7.2 Subsistemas de um Sistema de Informação Contábil....................................................33
2.7.3 Entradas do Sistema de Informação Contábil................................................................34
2.7.4 Plano de Contas.............................................................................................................35
2.7.5 Saídas do Sistema de Informação Contábil...................................................................40
2.7.5.1 Balanço Patrimonial...............................................................................................................41
2.7.5.2 Demonstração do Resultado do Exercício.............................................................................41
2.7.5.3 Demonstração de Fluxo de Caixa..........................................................................................42
2.8 DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA........................................................................................................42
2.8.1 Modelagem....................................................................................................................42
2.8.2 Etapas de Desenvolvimento...........................................................................................43
2.8.3 Modelagem de Sistema de Informação Contábil...........................................................45
2.8.3.1 Estudo da empresa, obtendo-se a visão dos negócios da organização...................................45
2.8.3.2 Identificação das necessidades dos usuários do sistema de informação contábil..................45
2.8.3.3 Estruturação da conta contábil...............................................................................................46
2.8.3.4 Parametrização dos demais módulos do sistema de informação gerencial............................46
2.8.3.5 Plano de contas e operacionalização dos lançamentos..........................................................47
2.8.3.6 Disponibilização das informações e dos relatórios gerenciais...............................................47
2.9 SIMPLES NACIONAL..................................................................................................................................47
2.7 DEFINIÇÃO DOS TÓPICOS A SEREM DESEMVOLVIDOS.............................................................48
3. METODOLOGIA.....................................................................................................................................49
3.1. DEFINIÇÃO DO TIPO DE PESQUISA................................................................................................49
3.2. DEFINIÇÃO DAS PERGUNTAS DA PESQUISA...............................................................................49
3.3. MÉTODO DE COLETA DE DADOS....................................................................................................49
3.4. ANÁLISE DOS RESULTADOS............................................................................................................49
3.5. LIMITAÇÃO DA PESQUISA................................................................................................................50
4. DESENVOLVIMENTO...........................................................................................................................51
4.1 INTRODUÇÃO.............................................................................................................................................51
4.2 FATOS CONTÁBEIS....................................................................................................................................51
4.3 RELATÓRIOS CONTÁBEIS E GERENCIAIS A SEREM USADOS PELA EMPRESA.............................................58
4.4 PLANO DE CONTAS ESPECÍFICO................................................................................................................58
4.5 DADOS A SEREM EXTRAIDOS DA DOCUMENTAÇÃO SUPORTE....................................................................64
4.6 FORMULÁRIOS DE REGISTROS DOS FATOS CONTÁBEIS..............................................................................73
4.6.1 Formulário para Registro de Entradas...........................................................................74
7
4.7 MODELO DE TABELAS DE ARMAZENAMENTO DE DADOS..........................................................................74
4.7.1 Tabela do plano de contas..............................................................................................75
4.7.3 Tabela de custo e preço das mercadorias.......................................................................75
4.7.4 Tabela geral de registro de lançamentos........................................................................75
4.7.5 Tabela de contas a pagar................................................................................................76
4.7.6 Tabela de contas a receber.............................................................................................76
4.7.7 Tabela de movimentação de estoque.............................................................................77
4.8 RELATÓRIOS CONTÁBEIS..........................................................................................................................78
4.8.1 Balanço Patrimonial.......................................................................................................78
4.8.2 Demonstração do Resultado do Exercício.....................................................................82
4.8.3 Demonstração de Fluxo de Caixa..................................................................................84
4.9 RELATÓRIOS GERENCIAIS.........................................................................................................................85
4.9.1 Relatório de Movimentação dos Estoques.....................................................................85
4.9.2 Relatório de Contas a Pagar...........................................................................................87
4.9.3 Relatório de Contas a Receber.......................................................................................88
4.9.4 Relatório de Vendas X Custos por Período...................................................................89
4.9.5 Projeção de Caixa..........................................................................................................90
4.10 DIAGRAMA DA MOVIMENTAÇÃO DOS DADOS.........................................................................................91
5. CONCLUSÃO...........................................................................................................................................92
6. REFERÊNCIAS.......................................................................................................................................93
7. CRONOGRAMA.......................................................................................................................................95
8
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - SUBSISTEMAS EMPRESARIAIS................................................................................................................20
FIGURA 2 - VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA, SUBSISTEMAS E EFICIÊNCIA...............................................................23
FIGURA 3 - ATIVIDADES BÁSICAS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO......................................................................27
FIGURA 4 - CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.................................................................................29
FIGURA 5 - ETAPAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA.............................................................................44
FIGURA 6 – JANELA DE LANÇAMENTOS...................................................................................................................73
FIGURA 7 – JANELA DE MANUTENÇÃO DAS TABELAS.............................................................................................74
Figura 8 – Diagrama da movimentação dos dados no sistema...............................................................................91
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 – TABELA DE CADASTRO DE CONTAS NO PLANO DE CONTAS.................................................................75
TABELA 3 - TABELA DE CUSTO E PREÇO DA MERCADORIAS...................................................................................75
TABELA 4 – TABELA GERAL DE CADASTRO DOS LANÇAMENTOS............................................................................75
TABELA 5 – TABELA DE REGISTRO DAS CONTAS A PAGAR.....................................................................................76
TABELA 6 – TABELA DE REGISTRO DAS CONTAS A RECEBER..................................................................................76
Tabela 7 – Tabela de movimentação de estoque.....................................................................................................77
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 - CARACTERÍSTICA DA INFORMAÇÃO VALIOSA.....................................................................................26
QUADRO 2 - FATOS CONTÁBEIS:.............................................................................................................................52
QUADRO 3 - FATOS CONTÁBEIS:.............................................................................................................................65
QUADRO 4 – RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DOS ESTOQUES...............................................................................86
QUADRO 5 – RELATÓRIO DE CONTAS A PAGAR.......................................................................................................87
QUADRO 6 – RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER...................................................................................................88
QUADRO 7 – RELATÓRIO DE VENDA X CUSTO POR PERÍODO (DETALHAMENTO POR PRODUTO)...........................89
QUADRO 8 – RELATÓRIO DE VENDAS X CUSTO POR PERÍODO (DETALHAMENTO POR FATURAMENTO)................89
Quadro 9 – Relatório de projeção de caixa por período..........................................................................................90
1. INTRODUÇÃO
1.1. JUSTIFICATIVA
Sobreviver no mundo de negócios é um grande desafio para qualquer empreendedor.
Milhares de empresas vão à falência todos os anos por falta de orientação dos seus
responsáveis. Esta se dá em especial porque preferem tomar decisões no escuro, sem
subsídios sólidos para fundamentá-las.
Tomar decisão sem sustentação é arriscar-se num campo desconhecido. A base para a
tomada de um rumo certo é a informação. É de suma importância a sua participação no
processo decisório, pois assim é possível agir com segurança, sabendo qual direção tomar.
Padoveze (2002, p. 46) declara que a informação reduz a “incerteza no processo de tomada
decisão” além de aumentar a sua qualidade.
A contabilidade é um dos principais fornecedores de informações para os
administradores das empresas. Para Favero et al (2005, p. 1) o objetivo da mesma é “gerar
informações para o controle e tomada de decisões” e eles afirmam que é na contabilidade que
são efetuados “o registro, a síntese, a análise e a interpretação das transações que ocorrem no
patrimônio” das empresas e a resultante desse processo são as informações evidenciadas
através dos relatórios contábeis.
Logo, todas as informações relativas ao patrimônio, custos, despesas, receita dentre
muitas outras são encontradas nos relatórios contábeis, quer financeiros ou gerenciais, e na
análise dos mesmos os administradores poderão ser mais eficazes nas suas decisões.
Mas para que esses relatórios possam ser consistentes e confiáveis é necessário que o
contador, ou o sistema faça todo o procedimento de processamento dos dados corretamente.
Para isso, é importante que tanto o contador quanto o programador compreendam “a forma
como a contabilidade compila os dados e os transforma em informações” (FAVERO et al,
2005, p. 1).
No presente trabalho foi descrito o caminho dos dados inseridos no sistema contábil,
seu processamento e a saída das informações na forma de relatórios. Este é um tema de
interesse para contadores, programadores e acadêmicos das duas áreas, pois através deste
trabalho terão material suporte para o exercício de suas profissões ou estudos.
1.2. OBJETIVO
1.2.1. Objetivo Geral
Propor um modelo de sistema de informação contábil voltado para empresas que
desenvolvam atividades comerciais e que se enquadrem tributariamente no Simples Nacional.
1.2.2. Objetivos Específicos
Identificar o processo de entrada e processamento de dados num sistema contábil, e
identificar a saída das informações geradas através de relatórios financeiros e gerenciais.
Identificar as rotinas da empresa que se refletem na contabilidade.
Determinar o tipo de dados que são inseridos no sistema de informação contábil e a
forma pela qual são inseridos.
Criar um modelo de inserção de dados no sistema.
Elaborar um Plano de Contas.
Identificar as necessidades de informação da empresa.
Identificar os relatórios obrigatórios e gerenciais necessários para suprir as
necessidades informacionais dos gestores da organização.
Criar um modelo de saída dos dados através de relatórios contábeis/gerenciais a partir
do Plano de Contas e tabela de dados.
1.3. DELIMITAÇÃO DO ESTUDO
O trabalho foi realizado em uma empresa de pequeno porte que tem como ramo de
atividade o comércio varejista de embalagens, optante pelo Simples Nacional, estabelecida no
Estado do Paraná, no ano de 2009, sendo utilizado o período de um mês para a coleta dos
dados.
13
1.4. ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO
O presente trabalho está subdividido em capítulos conforme segue detalhamento
abaixo.
O primeiro capítulo é a Introdução. Neste são apresentados a justificativa, objetivos
gerais e específicos, delimitação do estudo e organização do estudo. A introdução traz a
contextualização e a importância do trabalho para a sociedade, em especial para o campo da
contabilidade. Os objetivos gerais e específicos descrevem as metas a serem alcançadas pelo
desenvolvimento da pesquisa dando uma visão geral do tema abordado e colocando alguns
tópicos específicos que são respondidos no trabalho. A delimitação do estudo descreve os
limites espacial e temporal, situando este estudo dentro do contexto da atualidade. Na
organização do estudo é demonstrado um esboço da estrutura do trabalho.
O segundo capítulo traz a Revisão da Literatura. Nesta etapa é realizada uma pesquisa
bibliográfica para fundamentar todo o processo de elaboração, desenvolvimento do trabalho
assim como as conclusões apresentadas no mesmo.
O terceiro capítulo é a Metodologia. É um importante capítulo, pois apresenta o tipo
de pesquisa feito e os métodos empregados para avaliação e processamento dos dados. Nele
também são descritas as perguntas às quais direcionaram o desenvolvimento do trabalho
assim como os limites da realização deste.
O quarto capítulo é o Desenvolvimento. Neste capítulo são apresentados os fatos
contábeis que subsidiam o sistema com os dados de entrada e também a listagem dos
relatórios requeridos pela administração da organização. Também é proposto um modelo de
plano de contas e tabela de armazenamento de dados capaz de suportar as operações da
empresa e os relatórios finais.
O quinto e último capítulo é a Conclusão e Apresentação dos Resultados. Depois da
análise dos dados colhidos é elaborado o modelo de sistema de informação contábil proposto
como objetivo deste trabalho. O modelo é apresentado neste capítulo como resultado final da
pesquisa.
14
2. REVISÃO DA LITERATURA
2.1. INTRODUÇÃO
Nesta etapa são revistos os marcos conceituais sob os quais se desenvolveu a presente
pesquisa, as linhas de pensamento e as teorias que sustentaram a análise e a apresentação do
resultado final.
2.2. SISTEMA
A teoria sistêmica surgiu numa área de conhecimento distante das ciências sociais
aplicadas com Bertalanffy, professor austríaco de biologia, que em 1951 publicou a “Teoria
geral dos sistemas”. Ele sustentou sua teoria dizendo que um ser vivo não é um amontoado de
elementos sem interação e organização, mas sim um sistema que se mantém num estado
inalterado, onde a matéria e a energia que se renovam constantemente permanecem em
equilíbrio (MELO, 1979, p. 7).
Daí por diante surgiram diversos conceitos para o termo sistema. Entretanto, é comum
a todos os teóricos a ideia de que sistema é a associação entre dois ou mais elementos
interdependentes que interagem entre si na busca de um objetivo comum. Esses elementos são
em muitos casos subsistemas que se associam a outros elementos para obtenção de uma
finalidade. (GIL, 1999; REZENDE, 2005; CAUTELLA e POLLONI, 1996).
Sistemas estão dispersos em todas as áreas do conhecimento e viver do homem. A
começar pelo próprio corpo humano que é composto de diversos sistemas, e estes por diversos
outros subsistemas. Como exemplo disso há o sistema circulatório que é composto por um
conjunto de veias e artérias, sangue e o coração etc. que interagem entre si na busca do bem
comum que é fazer o sangue circular por todo o corpo, alimentando as células e retirando
delas as toxinas. (ENCICLOPÉDIA ENCARTA, verbete: circulação; 2001).
2.2.1 Componentes do Sistema
A ideia de sistema traz automaticamente a de conjunto. Por conseguinte, é um
conjunto de elementos ou componentes (PADOVEZE, 2002, p.29). São eles:
- os objetivos do sistema;
- entradas do sistema;
- processo de transformação;
- saídas do sistema;
- controles e avaliação do sistema;
- retroalimentação, realimentação ou feedback do sistema. (OLIVEIRA, 1990; SATIR
e REYNOLDS, 2006).
Pode-se afirmar que os componentes são as partes imprescindíveis para a existência e
funcionamento de um sistema.
2.2.1.1 Objetivos do Sistema
Os objetivos variam de acordo com o tipo de sistema abordado. No caso do sistema
digestório, o objetivo é processar os alimentos ingeridos e retirar os nutrientes para a nutrição
celular (ENCICLOPEDIA ENCARTA, verbete anatomia, 2001). No sistema empresa o
objetivo é previamente estabelecido, e as atividades nele desenvolvidas e a forma como elas
são realizadas variam em função do objetivo. Quando a abordagem é sistema de informação,
o objetivo é dar encaminhamento a todos os dados e processá-los e gerar as informações
necessárias para o processo decisório e controle da empresa (CAUTELA e POLLONI, 1996,
p. 20).
2.2.1.2 Entradas, Processamento e Saídas do Sistema
Estes componentes do sistema fazem parte do mecanismo de funcionamento do
mesmo, sendo que a primeira atividade ocorre na entrada que é quando o sistema recebe do
meio os seus insumos que no caso do corpo humano, do sistema digestório, é a ingestão de
alimentos através da boca.
O passo seguinte é o processamento, também chamado de operação por Crozatti e Sá
(1996, p. 25) que afirma que “todo sistema processa ou converte suas entradas em saídas,
16
através de subsistemas especializados em cada tipo de entradas”. E após o processamento dos
insumos recebidos do meio então eles são novamente postos no meio para a sua devida
função.
O processamento é a tarefa realizada que no sistema digestório, iniciando já pela
mastigação e depois no estômago, intestino e outros órgãos retiram os nutrientes dos
alimentos ingeridos e dão saídas dos mesmos enviando-os para as células e o restante na
forma de dejetos, são eliminados para o ambiente externo.
2.2.1.3 Controle, Avaliação e Retroalimentação do Sistema
Esses procedimentos de controle e avaliação são importantes para verificar se as saídas
correspondem com o esperado, ou os objetivos estabelecidos, o que para Padoveze (2002, p.
33) eles “partem do processo de estabelecer as medidas de rendimento do sistema” avaliando
a satisfação do resultado obtido.
Já a retroalimentação corresponde à reinserção das saídas novamente no próprio
sistema. Este irá reagir sucessivamente fazendo “correções necessárias para atingir seus
objetivos com maior eficiência e eficácia” alcançando assim “equilíbrio e estabilidade no
funcionamento” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 25).
2.2.2 Ambiente do Sistema
No que tange a interação com o ambiente, ou o meio externo, os sistemas são
classificados em abertos ou fechados.
a) Sistema aberto:
A classificação de sistema aberto é dada pela existência de relacionamento do mesmo
com o ambiente ou também chamado meio externo. Oliveira (1990, p. 31) define o ambiente
“como o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas: qualquer alteração no
sistema pode mudar ou alterar os elementos; e qualquer alteração nos elementos pode mudar
ou alterar o sistema”.. Quanto a este relacionamento com o ambiente, Bio (1985, p.19)
comenta:
Os sistemas abertos envolvem a ideia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e, processados, gerando certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de
17
recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.
Padoveze, (2002, p. 34) comenta o texto de Bio dizendo que nesta abordagem são
ressaltadas as diversas “e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa”, sendo que
existe constante influência do meio, com interação e até mesmo mudanças frequentes
decorrentes deste intercâmbio.
Luporini (1985, p.49) corrobora com este pensamento e acrescenta quando declara que
sistema aberto “é aquele que influencia e sofre influência do meio ambiente. Todos os
sistemas administrativos são abertos”... Esta última afirmação nos reporta ao que ocorre nas
empresas, pois devido ao meio em que estão inseridos e ao tipo de atividades que realizam
constata-se grande número de fatores que acabam influenciando de forma benéfica ou
maléfica seu sistema.
b) Sistema fechado:
Sistemas fechados são aqueles que não interagem com o ambiente externo. São
exemplos de sistemas fechados as máquinas, ou um relógio, que não interagem com o meio
externo no desenvolvimento de sua função/objetivo (PADOVEZE, 2002; STAIR e
REYNOLDS, 2006).
2.2.3 Recursos
Para Padoveze (2002, p. 32) os recursos do sistema “são o conjunto de tudo o que está
ou entra no Sistema para ser utilizado durante o processo de transformação. Compreendem
recursos físicos, humanos, materiais, energia, tempo, serviços, equipamentos, tecnologia etc.”.
Ou seja, os recursos são todas as coisas necessárias para que um sistema entre em
funcionamento.
2.3 VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA
A empresa é uma entidade constituída com o propósito de cumprir com uma
determinada missão, sendo esta a razão principal pela qual existe. Para que isso ocorra, ela
procura suprir-se de todos os recursos e meios necessários para, então, alcançá-la. É
estabelecido os níveis hierárquicos, bem como as atividades dos setores, é contratado e
18
treinado todo o pessoal, assim como adquirido todos os equipamentos necessários para o
início das atividades.
Com todas estas partes que devem interagir entre si, percebe-se que a empresa também
é um sistema ou, dependendo do foco do ponto de vista, um subsistema – que é um sistema
inserido em outro sistema. Na abordagem sistêmica da empresa, percebe-se que na sua
estrutura todos os departamentos, níveis hierárquicos e setores devem trabalhar de forma
harmônica e conjunta para que ela alcance seu objetivo final e, todas as partes necessitam uma
da outra. Os departamentos não podem trabalhar de forma isolada. Como exemplo prático
cita-se o departamento de produção que é dependente do departamento de compras – o qual
lhe provê de matéria prima -, necessita do departamento de vendas – pois a produção se
justifica pela demanda dos clientes -, e departamento pessoal – que contrata funcionários
habilitados para o serviço e os controla.
Também a empresa é considerada um subsistema quando esta é analisada como parte
de um sistema maior, sendo chamado por Magalhães e Lunkes (2000, p. 31) de microssistema
empresa pois segue o entendimento de que a empresa é uma Unidade Produtora do Sistema
Econômico. As empresas sofrem influência do sistema econômico e de outros subsistemas.
No caso de uma empresa que produz alimentos, ela depende da agropecuária, da logística de
transportes, dos pontos de vendas, etc.
Na visão da empresa como um sistema, constata-se que esta é composta por diversos
departamentos, ou subsistemas que mantém interação tanto com o meio interno como com o
externo. Sendo assim, a organização pode ser definida como um sistema aberto pois realiza
constantes trocas com o ambiente externo captando “energia, matérias prima, recursos
humanos e informação” transformando-os “em produtos e serviços que são exportados para o
ambiente” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 27).
Considerando os subsistemas que compõe o sistema empresa, Guerreiro (1989, p.165)
afirma que pode-se:
[...] visualizar a empresa composta por seis elementos ou subsistemas interdependentes que interagem no sentido de a empresa cumprir a sua missão. Subsistema Institucional, Subsistema Físico, Subsistema Social, Subsistema Formal, Subsistema de Informação, Subsistema de Gestão.
A figura 1 traz uma representação esquemática da empresa e seus subsistemas
conforme divisão apresentada por Guerreiro.
19
Figura 1 - Subsistemas empresariais.Fonte: Padoveze (2002, 39).
Esses são os principais subsistemas de uma organização. É do comprometimento – as
crenças e valores – e interação entre si que o objetivo maior – missão – do sistema é
alcançado. Na sequência é descrito cada um desses subsistemas.
2.3.1 Subsistema Institucional
O Subsistema Institucional é o que define o comportamento da empresa, valores, a sua
forma de agir, o modelo de gestão, influenciando “diretamente na definição da missão, dos
objetivos e das estratégias de ação da empresa” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 28) pois esta
precisa “definir um modelo de administração, com o objetivo de que todos os envolvidos em
seu ambiente interno atuem sob as mesmas linhas de pensamento” que fazem parte de seu
modelo de gestão que é apresentado “como um conjunto de ideias, valores e crenças da
administração que orienta e determina o processo administrativo da entidade” (PADOVEZE,
2002, p. 40).
Chiavenato (1987, p. 47) aborda este subsistema dizendo ser ele composto pelos
“diretores, dos proprietários ou acionistas e dos altos executivos ... responsável pela definição
dos objetivos e das estratégias da empresa e pelas principais decisões empresariais”.
20
2.3.2 Subsistema de Físico-operacional
Tudo o que diz respeito à parte das instalações físicas e equipamentos necessários para
que a empresa realize suas atividades enquadram-se neste subsistema. Todo o aparato de
recursos físicos, materiais e operacionais como as máquinas, equipamentos, instalações,
recursos financeiros, tecnologia, métodos e sistemas são aqui compreendidos.
Padoveze (2002, p. 43) ressalta que é neste subsistema “que as transações são
executadas e os eventos econômicos acontecem” além de ser onde a empresa processa os
recursos e elabora seus produtos ou serviços.
2.3.3 Subsistema Social
Neste Subsistema, o Social, é abrangido todas as pessoas que participam da atividade
da empresa, com suas habilidades, conhecimentos, atitudes, comportamentos e percepções,
características e cultura. Para Crozatti e Sá (1996, p. 28) “é o subsistema que mais fortemente
interage com os demais” pois o homem executa ou orienta todas as atividades que ocorrem na
empresa.
As organizações devem dar muita atenção a este setor, principalmente no que tange à
motivação e qualificação do seu quadro de pessoal, pois pela falta disto muitas empresas tem
passado por sérias dificuldades inclusive fechado as portas. Guerreiro (1989, p. 171) afirma
que este subsistema faz referência, dentre outros aspectos, a:
- Necessidades dos indivíduos;
- Criatividade;
- Objetivos Individuais;
- Motivação;
- Liderança;
- Treinamento etc.
2.3.4 Subsistema Formal
Crozatti e Sá (1996, p. 28) cometam que o Subsistema Formal “compreende as normas
de organização da empresa, as linhas gerais de relacionamento entre os órgãos que a
compõem e suas interdependências”. Guerreiro (1989, p. 171), coopera com o pensamento
21
acrescentando que esse subsistema
...contempla a forma pela qual a empresa agrupa as suas atividades em departamentos, a definição da amplitude administrativa, o grau de descentralização desejável, a utilização das funções de acessória, o problema de autoridade e responsabilidade, entre diversos outros aspectos.
Ou seja, é um padrão organizacional definido que orienta, na forma de um
organograma, a esfera de atuação e responsabilidades de cada parte da empresa, agrupando
atividades e tarefas em setores, departamentos ou divisões.
2.3.5 Subsistema de Informação
Este subsistema é responsável pela interação entre os demais subsistemas da
organização. Ele recebe dados obtidos dos mais diferentes setores da empresa e faz seu
processamento transformando-os em informação que alimentam novamente os outros
subsistemas e, principalmente o Subsistema de Gestão. Guerreiro (1989, p. 172) assim afirma:
“o objetivo fundamental do Sistema de Informação é dar o adequado suporte informativo ao
Sistema de Gestão” bem como ao operacinal.
Este enfoque sobre o Subsistema de Informação lembra o objetivo principal da
contabilidade que é gerar informação para a tomada de decisão tanto a usuários internos
quanto externos. Sendo assim, a contabilidade é o componente principal deste subsistema
sendo o contador o seu gestor.
Um ponto abordado por Padoveze (2002, p. 43) diz respeito à produção de informação
dentro de uma empresa principalmente para suprir as atividades de controle. Entretanto, para a
produção dessas informações, em muitos casos se faz necessário “a criação de atividades
desnecessárias à empresa no cumprimento da sua missão”. Ele ainda coloca que o Subsistema
de Informação precisa de uma constante vigilância para que não se tornar um peso para a
empresa, reduzindo sua eficácia organizacional, por produzir informações desnecessárias ao
processo.
2.3.6 Subsistema Gestão
É neste subsistema que as atividades da empresa são planejadas, organizadas, dirigidas
22
e controladas através dos meios disponíveis no mesmo. Para iniciar esse processo de forma
adequada, é necessário conhecer a realidade da organização através das informações geradas
pelo Subsistema de Informação. O passo seguinte “é o planejamento de todas as atividades,
através de planos de ação bem definidos, e acompanhadas por instrumentos de controle
eficientes” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 29).
Padoveze (2002, p. 41) complementa a ideia supracitada afirmando que “o Subsistema
de Gestão compreende um conjunto de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento
até o controle das operações”, e são eles:
- análise do ambiente externo e interno
- elaboração do planejamento estratégico;
- elaboração das diretrizes e políticas estratégicas;
- planejamento operacional;
- programação das operações;
- aprovação do programa operacional;
- execução das operações e transações;
- controle; e
- ações corretivas.
Na figura 2 é representada de forma esquemática uma empresa, o seu ambiente, os
subsistemas, enfatizando a questão da eficiência dentro do Subsistema Físico-operacional.
23
Figura 2 - Visão sistêmica da empresa, subsistemas e eficiência.Fonte: Padoveze (2002, 44).
2.4. SISTEMA DE INFORMAÇÃO
2.4.1 Dados
Segundo Laudon e Laudon (2001, p. 5) dados “são sequencias de fatos que
representam eventos que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido
organizados e arranjados de uma forma que as pessoas posam entendê-los e usá-los”. Esta
definição é corroborada por Gil (1995, p. 13) quando afirma que “o dado é a matéria-prima
com que o sistema de informação vai trabalhar”.
Rezende (2005, p. 18) declara que “dado é o conjunto de letras, números ou dígitos
que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém um
significado claro”, sendo somente uma “expressão lógica de um fato isolado” conforme Melo
(2002, p. 30).
Percebe-se que o dado tomado isoladamente não é representativo, entretanto é a partir
de um ou mais deles que se constrói a informação, sendo uma espécie de matéria-prima
indispensável na fabricação de um objeto.
2.4.2 Informação
Para Laudon e Laudon (2001, p. 5) informação “quer dizer dados apresentados em
uma forma significativa e útil para os seres humanos” e Gil (1995, p. 13) complementa
dizendo que “é o produto final do sistema de informação e deve ser apresentada em forma,
prazo e conteúdo adequados aos usuários”.
Rezende (2005, p. 19) explica que informação é “todo o dado trabalhado ou tratado”
ou “um dado com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e
lógico para quem usa a informação”. E complementa que quando “a informação é trabalhada
por pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários, simulações
e oportunidades, pode ser chamada de conhecimento”.
Melo (2002, p. 30) sintetiza, afirmando que “a informação é a expressão lógica do fato
global”. Se o dado é a matéria-prima, a informação é o produto final, acabado e pronto para
ser utilizado. Ressaltam-se três atributos básicos imprescindíveis para que este produto
24
elaborado - a informação -, seja útil e dê sua contribuição a seus usuários: a forma; o prazo; e
o conteúdo.
2.4.2.1 Atributos da Informação
No que tange a dimensão do tempo, ou, o prazo, O’Brien (2006, p. 15) afirma que a
informação deve ser fornecida quando for necessária, atualizada, tantas vezes quanto forem
necessárias, e apresentando períodos passados, presentes e futuros.
O’Brien (2006 p. 15) faz uma abordagem sobre a questão do conteúdo o qual deve ser
preciso, sem nenhuma presença de erros. A informação deve ser específica a quem vai utilizá-
la, não trazendo excessos tampouco ser insuficiente. Neste âmbito, ela pode ser de amplo
alcance ou de cunho restrito e sempre deve estar à disposição de quem dela precise.
Somente os atributos acima são insuficientes para que a informação seja significativa,
útil e valiosa. O terceiro aspecto ao qual a informação deve se adequar é com relação a sua
forma, ela deve ser fornecida numa forma de fácil compreensão. Conforme a necessidade,
deve estar detalhada ou resumida, seguindo uma ordem predeterminada. O conteúdo pode ser
apresentado de forma narrativa, numérica, gráfica, ou outra, segundo a necessidade do usuário
da informação e em papel impresso, ou algum outro recurso de mídia (O’BRIEN, 2006).
Ainda no que tange aos atributos da informação, Stair e Reynolds (2006, p. 6) dizem
que esta deve ser valiosa para então atingir seu objetivo, e para que isso ocorra deve
apresentar as seguintes características:
Características Definições
Precisa Informação precisa não contêm erros. Em alguns casos, informações imprecisas são geradas quando dados imprecisos são fornecidos durante o processo de transformação. Isso é comumente denominado lixo entra, lixo sai.
Completas Informações completas contêm todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimentos que não inclua todos os custos importantes não é completo.
Econômicas Informações devem também ser relativamente econômicas de produzir. Os tomadores de decisão devem sempre equilibrar o valor das informações e o custo de produzi-las.
Flexíveis Informações flexíveis podem ser usadas para diversos propósitos. Por exemplo, informações sobre os itens em estoque para uma peça específica podem ser usadas por um representante de vendas para fechar uma venda, por um gerente de produção para determinar se é preciso repor os estoques e por um executivo para determinar o valor
25
total que a companhia investiu em estoque.Confiáveis Podemos depender de informações confiáveis. Em muitos casos, a
confiabilidade de informações depende da confiabilidade do método de coleta de dados. Em outros, a confiabilidade depende da fonte de informações. Um boato de fonte desconhecida de que o preço do petróleo pode subir pode não ser confiável.
Relevantes Informações relevantes são importantes para o tomador de decisões. A informação de que o preço do tecido pode cair talvez não seja relevante para um fabricante de dispositivos para computadores.
Simples Informações devem também ser simples, e não exageradamente complexas. Informações sofisticadas e detalhadas podem ser desnecessárias. De fato, informações em demasia podem provocar uma sobrecarga de informações e o tomador de decisões, por sua vez, talvez não consiga determinar o que é de fato importante.
Apresentadas no
momento exato
É preciso apresentar as informações no momento exato. Saber das condições climáticas da semana anterior não o ajudará a decidir qual roupa vestir hoje.
Verificáveis Informações devem ser verificáveis. Isso significa que você pode checá-las para garantir que estejam corretas, talvez pela checagem de muitas fontes para a mesma informação.
Acessíveis Informações devem ser de fácil acesso aos usuários autorizados, obtidas no formato correto e no momento correto segundo suas necessidades.
Seguras Informações devem ser seguras quanto ao acesso de usuários não autorizados.
Quadro 1 - Característica da informação valiosa.Fonte: Stair e Reinolds (2006, p. 6).
2.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Segundo Melo (2002, p. 30), sistema de informação é “todo e qualquer sistema que
tem informação como entrada visando gerar informação como saída”, sendo que “a
expectativa de se obter tais informações, para satisfazer determinadas necessidades,
corresponde ao objetivo geral dos sistemas de informação”.
Sistemas de informações correspondem a conjuntos de recursos humanos, materiais,
tecnológicos e financeiros inter-relacionados de forma lógica que coletam, processam,
armazenam e disseminam informações necessárias à tomada de decisão. (LAUDON e
LAUDON, 2001; GIL, 1995; PADOVEZE, 2002; CAUTELA e POLLONI, 1996).
Por ser sistema, não existe somente um inter-relacionamento entre os recursos, mas
também uma interdependência. Qualquer problema que se apresente em algum deles é o
suficiente para que a produto final do sistema de informação esteja corrompido, ou inútil para
subsidiar o processo decisório na empresa por não conter os atributos imprescindíveis da
26
informação: forma, prazo e conteúdo.
2.5.1 Recursos dos Sistemas de Informação
Para a operacionalização do sistema de informação ocorrer é necessário a utilização de
vários recursos conforme segue:
- Recursos humanos: “profissionais que constroem, atuam e utilizam sistemas de
informação” (GIL, 1999, p. 13). Este parecer é semelhante ao de Stair e Reynolds que
acrescentam ser este o recurso mais importante (2002, p. 15). O’Brien (2004, 11) os divide em
dois grupos: usuários finais ou clientes, que são os usuários de sistemas de informação ou das
informações geradas pelo mesmo; e especialistas em sistemas de informação, que são as
pessoas que desenvolvem e operam os sistemas de informação.
-Recursos tecnológicos: são as “atividades que dinamizam o processo sistêmico”
(GIL, 1995, p. 14), o que para Laudon e Laudon (2001 , p. 6) abrangem hardware, software e
tecnologias de armazenamento, ou seja todo aparato tecnológico necessário para que um
sistema funcione.
-Recursos materiais: é todo o aparato físico que sustenta e viabiliza a existência de um
sistema como equipamentos, insumos e instalações (GIL, 1995, p. 14). Percebe-se uma
sobreposição de classificação entre os recursos tecnológicos e materiais no que tange á
equipamentos de hardware. Segundo o ponto de vista de Laudon e Laudon estes são
tecnológicos e, para Gil, são materiais.
-Recursos financeiros: para Gil (1995, p. 14), é a “qualificação dos outros três recursos
segundo o denominador comum moeda”. Ou seja, é o valor monetário de todos os recursos
aplicados no sistema de informação.
2.5.2 Componentes dos Sistemas de Informação
De acordo com Stair e Reynolds (2002, p. 12), qualquer sistema de informação
consiste em quatro atividades ou componentes básicos: entrada, processamento, saída e
feedback, sendo que outros autores acrescentam objetivo e armazenamento. Tais atividades
transformam dados originais dispersos em informação útil, conforme mostra a figura 3:
27
Figura 3 - Atividades básicas de um sistema de informação.Fonte: Adaptado de Stair e Reynolds (2002, p. 12)
- Objetivos: é apresentado por Oliveira (2005, p.23) como um dos componentes do
sistema, pois o “objetivo é a própria razão de existência de um sistema, ou seja, é a finalidade
para a qual o sistema foi criado” sendo que em sistema de informação o objetivo é atender às
“necessidades informacionais para a gestão empresarial” (PADOVEZE, 2002, p. 42).
- Entradas: é a atividade de reunir e coletar os dados em forma bruta no ambiente
interno, ou externo – conforme sua origem – dando entrada do mesmo no sistema para ser
processado (MELO, 1979; LAUDON e LAUDON, 1999; O’BRIEN, 2006).
- Processamentos: Gil (1995, p. 19) declara que este é o momento em que o “dado será
trabalhado e transformado em informação semi-elaborada ou final”. Nesta mesma linha de
pensamento, O’Brien (2006, p. 7) exemplifica afirmando que é a conversão do insumo em
produto, em se tratando de sistema de informação, transformar dados, ou informações semi-
elaboradas em informação para retroalimentação ou uso final.
-Saídas: Stair e Reynolds (2006, p. 13) afirmam ser a produção final do sistema, e no
caso de um sistema de informação, é a informação útil apresentado geralmente na forma de
documentos e relatórios. Magalhães e Lunkes (2000, p. 21) referem-se às saídas dos sistemas
de informações que são transmitidas aos usuários das mesmas como resultado das funções
executadas pelo sistema.
- Armazenamento: as informações geradas pelo sistema de informação são arquivadas
“para serem utilizadas na operacionalização do sistema em momento oportuno”
(MAGALHÃES e LUNKES, 2000, p. 21). Esse armazenamento é feito em Banco de Dados, e
segundo Padoveze (2002, p. 50) implica num armazenamento de forma estruturada para os
mais variados tipos de acessos.
- Controle: refere-se ao feedback que é feito no sistema, ou seja o mecanismo utilizado
para realizar as correções e/ou melhorias nas atividades de entrada e/ou de processamento do
sistema. Esse procedimento é chamado de realimentação por Stair e Reynolds (2006, p. 13).
Estes componentes podem ser definidos como as atividades realizadas por um sistema.
28
A partir de um objetivo, se delineia um processo que vai da escolha do tipo de dado que irá
alimentar o sistema, o procedimento para processamento desses dados até a saída da
informação final, bem como armazenamento e análise para possíveis correções.
2.5.3 Tipos de Sistema de Informação
Os sistemas de informação são classificados em sistemas de informação de apoio às
operações e sistemas de informação de apoio à gestão conforme mostra a figura 4:
Figura 4 - Classificação dos sistemas de informação.Fonte: Adaptando de O’Brien (2004, p. 23).
2.5.3.1 Sistema de apoio às operações
Os sistemas de informação de apoio às operações são aqueles que visam atender às
necessidades operacionais da empresa, subsidiando os mais variados departamentos de
informações e meios de controle das suas movimentações.
Bio (1988, p. 34) destaca que “os sistemas de apoio às operações são tipicamente
sistemas de processadores de transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que
servem para o processamento de transações recorrentes”, garantindo assim maior controle e
segurança às atividades operacionais da empresa.
Padoveze (2002, p. 57) exemplifica afirmando que esses tipos de sistemas são os de
Sistemas de
Informação
Sistemas de
Apoio às
Operações
Sistemas de
Apoio
Gerencial
Sistemas de
Processamento
de Transações
Sistemas de
Controle de
Processos
Sistemas
Colaborativos
Sistemas de
Informação
Gerencial
Sistemas de
Apoio à
Decisão
Sistemas de
Informação
Executiva
29
controle de estoque, controle de produção, controle patrimonial, planejamento de vendas
dentre outros com o objetivo de “auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas
funções operacionais” (estocagem, produção, vendas, controle de produção, etc.).
O’Brien (2004, p.23) subdivide sistemas de apoio às operações em:
- Sistemas de processamento de transações: “é um sistema computadorizado que
executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”
(LAUDON e LAUDON, 2001, p. 31). A automação das atividades rotineiras da empresa
facilita e agiliza a realização das tarefas, além de oferecer mais informações para a gestão do
negócio.
- Sistemas de controle de processos: são utilizados para controlar e monitorar os
processos operacionais na empresa. Como exemplo apresenta-se um controle de vendas a
serem faturadas, ou um controle de faturamentos que aguardam para serem entregues.
- Sistemas colaborativos: são sistemas cujo objetivo é apoiar a comunicação e
colaboração entre equipes e grupos de trabalho.
2.5.3.2 Sistema de apoio à gestão
Padoveze (2002, p.57) afirma que sistemas de informação de apoio à gestão são “os
sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa e às necessidades de avaliação de
desempenho dos administradores internos”.
O’Brien (2002, p.29) chama esses sistemas como sistema de apoio gerencial
afirmando que são sistemas de informação que “se concentram em fornecer informação e
apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes”. Eles são utilizados pela alta administração
da empresa para fazer planejamento e controle financeiro, bem como avaliação de
desempenho do negócio.
Os sistemas de apoio à gestão são subdivididos em três grupos, são eles:
- Sistema de informação gerencial: de acordo com Stair e Reynolds (2006, p. 372), o
propósito básico de um sistema de informação gerencial é ajudar a empresa a alcançar suas
metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações rotineiras da organização, de
forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior
eficiência. Em suma, um sistema de informação gerencial provê aos gerentes, não só
informação e suporte para a efetiva tomada de decisão, mas também respostas às operações
diárias, agregando, assim, valor aos processos da organização.
30
- Sistema de suporte de decisão: para Laudon e Laudon (1999, p. 354) um sistema de
apoio ou suporte à decisão (SAD/SSD) “é um sistema interativo, sob controle do usuário
individual ou em grupo, que oferece dados e modelos para dar suporte à discussão e à solução
de problemas semi-estruturados”, e ainda de acordo com O’Brien (2004, p. 289), “o uso de
um sistema de apoio à decisão envolve um processo interativo de modelagem analítica”,
sendo assim um sistema de suporte a decisão possui ferramentas analíticas e de modelagem
dinâmicas que, entre outras coisas possibilitam simulações.
- Sistema de suporte executivo: são sistemas específicos para os executivos de alto
escalão da empresa que tem como característica ferramentas de análise e modelagem que
permitem a seus usuários fazer um diagnóstico detalhado sobre a organização para tomarem
decisões estratégicas (STAIR e REYNOLDS, 2006, p. 405 e 406).
2.6. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
2.6.1 Objetivos
Após analisar o referencial teórico que abordou sistema de informação, se especificará
mais o estudo adentrando ao campo de sistemas de informação gerencial.
Cruz (2002, p. 56), no que tange à estrutura, declara que Sistemas de Informações
Gerenciais “são o conjunto de tecnologias que disponibiliza os meios necessários à operação
do processo decisório em qualquer organização por meio do tratamento dos dados
disponíveis”.
Já Laudon e Laudon (1999, p. 348) abordam o assunto a partir dos resultados a serem
obtidos, declarando que “os sistemas de informação gerenciais oferecem relatórios resumidos
de rotina sobre o desempenho da empresa; esses sistemas são utilizados para monitorar e
controlar a empresa e prever o futuro desempenho”, e continua sua abordagem dizendo que os
gerentes têm a possibilidade de intervir no rumo da empresa caso os relatórios apresentem que
as coisas não estão bem.
Seguindo o mesmo pensamento, Oliveira (1990, p. 39) afirma que Sistema de
Informação Gerencial “é o processo de transformação de dados em informações que são
utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporcionam a sustentação
administrativa para otimizar os resultados esperados”. (CRUZ, 1998, p.57)
Stair e Reynolds (2006, p. 372) complementam dizendo que:
31
Um sistema de informação gerencial (SIG) abrange uma coleção organizada de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informações rotineiras aos gerentes e aos tomadores de decisão. O foco de um SIG é, principalmente, a eficiência operacional.
A partir desta consideração, pode-se dizer que um Sistema de Informação Gerencial é
uma ferramenta indispensável para o administrador moderno. Suas decisões devem se pautar
em informações precisas e relevantes, que lhe proporcionam visão clara do passado e as
tendências do futuro. Sendo assim, o Sistema de Informação Gerencial deve ser organizado de
forma tal a permitir que as informações nele disponibilizadas atenda às características da
informação valiosa.
2.6.2 Entradas e Saídas do Sistema de Informação Gerencial
No que se refere às entradas de um sistema de informação gerencial, pode-se dizer que
ele obtém dados de fontes internas e externas, entretanto, as mais significativas são as
internas, derivadas dos vários sistemas de processamento de transações da organização. O
sistema processa esses dados e os transforma em informações úteis para os gerentes e os mais
diversos usuários da informação gerencial.
No que tange às saídas dos sistemas de informação gerencial, Stair e Reynolds (2002,
p. 279) afirmam que a maioria delas corresponde a um conjunto de relatórios destinados aos
gerentes que podem ajudá-los a desenvolver projetos mais eficientes, tomar decisões mais
precisas, além de ter mais controle sobre as operações da empresa. Ressalta-se ainda que
muitos dos relatórios são focalizados à demanda dos vários departamentos emitindo relatórios
para Finanças, Marketing, Recursos Humanos, dentre outros.
Os relatórios de um sistema de informação gerencial podem ser de vários tipos
conforme segue para exemplificar: relatórios agendados que são gerados periodicamente,
sendo diário, semanal, mensal, ou qualquer outro período; relatórios de indicadores chave que
resumem as atividades críticas do dia anterior estando disponível geralmente no início de cada
jornada de trabalho com intuito de orientar os gestores em ações corretivas e emergenciais
relacionadas a aspectos fundamentais do negócio; relatórios de demanda disponibilizam
informações de acordo com as exigências da gerencia; relatório de exceção, estes são
produzidos automaticamente quando há uma situação adversa, incomum ou que exija
intervenção da gerência; além de muitos outros relatórios de extrema importância para a boa
tomada de decisão na empresa.
32
2.7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL
2.7.1 Objetivos
A contabilidade é naturalmente um sistema de informação pois “nasceu sob a
arquitetura de sistema informacional” (PADOVEZE, 2002, p. 49). Nele são acumuladas
informações de vários outros sistemas existentes dentro de uma organização e são gravadas
em bancos de dados para utilização quando necessário (MOSCOVE, SIMKIN e
BRAGANOFF, 2002, p 24)
John F. Nash (apud PADOVEZE, 2002, p. 126) vai além e declara que “o Sistema de
Informação Contábil é um veículo formal para o processamento operacional de dados
contábeis e para as atividades de suporte à decisão”. Esta afirmativa faz lembra que o objetivo
da contabilidade é a geração de informação para tomada de decisão e controle. Assim sendo o
Sistema de Informação Contábil é o mecanismo operacional centralizador de informações
dentro da organização responsável por gerar as informações de suporte a decisão e controle.
Os sistemas de informações contábeis devem ser estruturados e operacionalizados de
forma a atender as leis comerciais, a Lei das Sociedades por Ações, Instruções da CVM além
dos Postulados, Princípios e Convenções (MAGALHÃES e LUNKES, 2000). E, no que tange
ao ambiente, Padoveze (2002, p. 130) declara que os limites desse sistema “se estende até as
fronteiras do sistema empresa”, ou seja, “qualquer transação que resulte em alteração do
patrimônio da empresa, quer quanto a sua classificação contábil quer quanto ao seu valor”.
2.7.2 Subsistemas de um Sistema de Informação Contábil
Os subsistemas básicos de um sistema de informação contábil são : orçamento, contas
a receber, folha de pagamento, gerenciamento de ativos e razão geral (STAIR e REYNOLDS;
1999, p. 255).
a) subsistema de orçamento – é uma espécie de “plano financeiro que identifica os
itens e o capital que a organização estima gastar” (STAIR e REYNOLDS; 1999, p. 255), e
permite aos gestores monitorar “o nível de despesas em cada departamento” e ajustar sua
proposta orçamentária de forma a “atender às metas organizacionais”.
b) subsistema de contas a receber – este subsistema é responsável por gerir o fluxo de
caixa da empresa e controlá-lo conforme movimentações das contas vendas de mercadorias e
33
serviços prestados, além de elaborar relatórios dos maus pagadores para monitoramento dos
gerentes para que evitem a aceitação de pedidos de clientes inadimplentes. Também informa a
programação da entrada de caixa o que possibilita a organização nas contas a pagar.
c) subsistema de folha de pagamento – são subsistemas complexos, capazes de “lidar
com horas-extras, pagamento de férias, estruturas salariais variáveis e com vários níveis,
programas de incentivo e comissões” além do controle de horário dos funcionários através do
“relógio ponto, cartão ponto e dispositivos industriais para coleta de dados” e geram os
formulários de impostos federais e estaduais bem como a folha de pagamento e pró-labore
(STAIR e REYNOLDS; 1999, p. 255).
d) subsistema de gerenciamento de ativos – este subsistema tem por finalidade
controlar os investimentos em bens de capital assim como gerenciar a depreciação de forma a
maximizar os benefícios com os impostos.
e) subsistema razão geral – este subsistema norteia o registro de forma correta das
transações da empresa. É em função do razão geral que é possível automatizar a emissão de
relatórios financeiros além do registro dos dados de entrada. O razão geral é a coluna dorsal
do banco de dados de um sistema contábil, portanto este deve ser muito bem elaborado.
2.7.3 Entradas do Sistema de Informação Contábil
As entradas de um sistema de informação contábil são todos os fatos contábeis
gerados na gestão empresarial como recebimentos, pagamentos, compras, vendas, provisões
etc. (MAGALHÃES e LUNKES; 2000). São todas as operações que ocorrem na empresa
tanto as de entrada como as de saída, que são previamente classificadas e então inseridas no
sistema contábil, através de processo manual ou computadorizado onde é “processado sob a
influência do ambiente no qual está instalado o Departamento de Contabilidade”.
Comentando sobre as documentações de entradas nos sistemas de informações
contábeis, Moscove, Simkin e Braganoff (2002, p 46) citam os cartões de ponto, notas fiscais
de compra e venda, comprovantes de despesas e formulários de reembolso de despesas de
viagens.
Deve-se atentar para a convenção contábil da objetividade. Segundo Favero et al
(2005, p. 41) “o registro de qualquer operação só terá validade se estiver embasado em
documentação suporte”, sendo ela “notas fiscais, recibos, folha de pagamento etc.”. Nenhuma
entrada será feita no sistema sem estes comprovantes, e comprovantes válidos. Isto faz evitar
34
fraudes, permite revisão futura além da confiabilidade dos registros.
As entradas no sistema de informação contábil ocorrem através do lançamento.
Padoveze (2002, p. 164) declara que o método utilizado “é o das partidas dobradas e a
acumulação das informações dá-se nas contas contábeis”, que é o banco de dados de um
sistema de informação contábil.
2.7.4 Plano de Contas
O Plano de Contas é conceituado por Favero et al (2005, p. 130) como “um conjunto
ordenado de contas necessárias ao atendimento das necessidades de informação da empresa”.
Destarte, faz parte da técnica tradicional da contabilidade que dispões de forma lógica e
estruturada as contas proporcionando uma visão do conjunto patrimonial e sistematização do
trabalho contábil, tendo como principal objetivo “possibilitar o registro dos lançamentos
contábeis, de forma a criar condições ótimas de classificação e acumulação dos dados”
(PADOVEZE; 2002, p. 185).
Este Plano de Contas segue uma estrutura que é estabelecida pela Lei das Sociedades
por Ações, particularmente pela Lei do Imposto de Renda e da CVM (Conselho de Valores
Mobiliários) sendo adaptável a cada empresa particularmente segundo as suas peculiaridades,
necessidades informacionais internas e transações.
“A elaboração de um bom plano de contas é fundamental no sentido de utilizar todo o
potencial da contabilidade em seu valor informativo para inúmeros usuários” (IUDÍCIBUS,
MARTINS e GELBCKE; 2007, p.19). Desta forma, percebe-se a importância de se relacionar
os mais variados relatórios gerenciais e contábeis para uso tanto interno quanto externo
quando se trabalha no projeto de desenvolvimento do Plano de Contas pois este deve ser
capaz de supri-los com as informações inerentes a cada um deles.
Favero et al, (2005, p. 131) afirma que um plano de contas padrão deve conter os
seguintes elementos:
- elenco de contas: que é o conjunto de contas analíticas e contas sintéticas que
compõem o plano; e
- função das contas: são as especificações (regras) que determinam a ocasião e a razão
pela qual determinada conta deve ser utilizada.
Fazendo assim, fica prático para o usuário no seu dia-a-dia utilizá-las. Favero et al
(2005, p. 131) ainda complementa acerca do planejamento para a elaboração do plano de
35
contas que deve atentar aos seguintes passos:
- análise dos fins a que se destina a empresa, visando organizar um plano de contas que tenha afinidade com o propósito da empresa;- planejamento prévio do trabalho de elaboração do plano;- observação do ambiente empresarial e coleta dos dados necessários à elaboração do plano;- conscientização das pessoas envolvidas com o manuseio do plano de contas quanto a sua importância para a consecução dos objetivos da empresa;- elaboração do plano de contas;- implantação do plano de contas;- acompanhamento dos trabalhos durante a implantação do plano de contas;- análise do funcionamento do plano; e- ajustes necessários.
A seguir é apresentado um modelo de estrutura de um plano de contas conforme
apresentado por Iudícibus, Martins e Gelbcke (2007, p.22-28):
Ativo
I. Ativo Circulante1. Disponível2. Clientes3. Outros Créditos4. Investimentos Temporários5. Estoques6. Ativos Especiais7. Despesas Do Exercício Seguinte Pagas Antecipadamente
Ii Ativo Não CirculanteIi.1. Ativo Realizável A Longo Prazo
1. Créditos E Valores2. Investimentos Temporários A Longo Prazo3. Despesas Antecipadas
Ii.2. InvestimentosA. Participações Permanentes Em Outras SociedadesA) Avaliação Por Método De Equivalência Patrimonial1. Valor De Equivalência Patrimonial2. Ágio Ou Deságio Dos Investimentos Menos Amortizações3. Provisão Para Perdas PermanentesB) Avaliação Pelo Método De Custo1. Participação Em Sociedades Controladas E Coligadas2. Participações Em Outras Empresas3. Participações Em Fundos De Investimentos4. Debêntures Permanentes5. Provisão Para Perdas Permanentes 6. Provisão Para Redução Ao Valor De MercadoB. Outros Investimentos
Ii.3. Ativos ImobilizadosA. Bens Em Operação - CustoB. Depreciação, Amortização E Exaustão AcumuladaC. Imobilizado Em Andamento – Custo
Ii.4. IntangívelA. CustoB. Amortização Acumulada
Passivo + Patrimônio Líquido
36
I. Passivo Circulante1. Empréstimos E Financiamentos2. Debêntures3. Fornecedores4. Obrigações Fiscais5. Outras Obrigações6. Provisões
Ii. Passivo Não Circulante1. Empréstimos E Financiamentos2. Debêntures3. Retenções Contratuais4. Ir E Cs Diferidos5. Resgate De Partes Beneficiarias6. Provisões7. Refis
Iii. Resultados De Exercícios Futuros
Iv. Acionistas Não Controladores
V. Patrimônio Líquido1. Capital Social2. Reservas De Capital3. Despesas Na Emissão De Ações4. Reservas De Lucros5. Lucros Ou Prejuízos Acumulados6. Ações Em Tesouraria
Contas De Resultado
I. Receita Bruta De Vendas De Produtos E Serviços1. Vendas De Produtos2. Vendas De Serviços
Ii. Deduções Da Receita Bruta
1. Vendas Canceladas E Devoluções 2. Abatimentos3. Impostos Incidentes Sobre Vendas
Iii. Ajuste A Valor Presente De Clientes
Iv. Custo Dos Produtos Vendidos E Dos Serviços Prestados1. Custo Dos Produtos Vendidos2. Custo Dos Serviços Prestados
V. Custos De Produção1. Matéria-Prima Direta2. Outros Materiais Diretos3. Mão De Obra Direta4. Outros Custos Diretos5. Custos Indiretos
Vi. Despesas OperacionaisA. De Vendas1. Despesas Com Pessoal2. Comissões De Vendas3. Ocupação4. Utilidades E Serviços
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5. Propaganda E Publicidade6. Despesas Gerais7. Tributos E Contribuições8. Provisão Para Créditos De Liquidação DuvidosaB. Administrativas1. Despesas Com Pessoal2. Ocupação3. Utilidades E Serviços4. Honorários5. Despesas Gerais6. Tributos E Contribuições7. Despesas Com ProvisõesC. Resultado Financeiro Líquido1. Receitas E Despesas Financeiras2. Variações Monetárias De Obrigações E Créditos3. Pis/Pasep Sobre Receitas Financeiras4. Cofins Sobre Receitas FinanceirasD. Outras Receitas E Despesas Operacionais1. Lucros E Prejuízos De Participações Em Outras Sociedades2. Vendas Diversas
Vii. Ganhos/Perdas Em Itens MonetáriosIx. Imposto De Renda E Contribuição Social
X. Participações E Contribuições1. Debêntures2. Empregados3. Administradores4. Pertes Beneficiárias5. Instituição Ou Fundo De Assistência Ou Previdência A
Empregados
Xi. Resultado Líquido Do Exercício
2.7.5 Saídas do Sistema de Informação Contábil
Padoveze (2002, p. 131) comenta que “as saídas do sistema de informação são as
informações contábeis necessárias para cumprir todos seus objetivos” e elas são
disponibilizadas através dos componentes de saídas do sistema.
Magalhães e Lunkes (2000, p. 43) dividem essas saídas em dois módulos específicos:
módulo financeiro e módulo gerencial. O modulo financeiro é aquele que visa atender
usuários externos apresentando as demonstrações fiscais obrigatórias e as demonstrações
contábeis auxiliares. Já o módulo gerencial é mais específico aos usuários internos,
compreendendo as informações direcionadas “aos pontos de decisão do Sistema Empresa”.
Estas poderão ser produzidas em períodos pré-fixados para atender a demanda interna das
informações contábeis.
Percebe-se que após todo o processo do sistema de informação contábil, suas saídas
podem atender a todos os que precisam da informação contábil para tomada de decisão e
38
controle. Todos os relatórios obrigatórios como Balanço Patrimonial, Demonstração do
Resultado do Exercício, Demonstração de Fluxo de Caixa, dentre outros são gerados pelo
mesmo, bem como vários outros relatórios auxiliares que subsidiarão a direção da empresa na
execução da sua atividade.
2.7.5.1 Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial é uma demonstração da estática patrimonial, ou seja, apresenta
a posição financeira e patrimonial da entidade em um dado momento. Ela tem a finalidade de
“demonstrar a posição de bens, direitos e obrigações em determinado momento, evidenciando
a situação líquida”, sendo um valioso instrumento “para a análise da estrutura de capital e da
capacidade financeira da empresa” (FAVERO et al, 2005, p. 58).
A Lei 6.404/76 e alterações posteriores orientam para que a estrutura do Balanço
Patrimonial apresente os seguintes itens:
a) Ativo – “é o conjunto de bens e direitos decorrentes de transações passadas e com
potencialidade de geração de caixa, colocados à disposição da entidade para que essa possa
alcançar os seus objetivos” (FAVERO et al, 2005, p. 59), sendo o dinheiro em caixa, as
duplicatas a receber, adiantamento a fornecedores, maquinas, investimentos, terrenos dentre
muitos outros. O ativo é subdividido em agrupamentos que são dispostos segundo o grau de
liquidez.
b) Passivo – representa a aplicação de capital de terceiros na organização para que esta
possa alcançar seus objetivos. Portanto são as obrigações que deverão ser pagas em algum
momento. O passivo também é subdividido em agrupamentos de contas e dispostos segundo o
grau de exigibilidade, partindo das obrigações mais imediatas para aquelas a longo prazo,
sendo aqui que são listadas as obrigações com fornecedores, funcionários, bancos, governo e
etc.
c) Patrimônio Líquido: é a discriminação do capital inicial e aumentos posteriores dos
sócios investidos na empresa, acrescido dos resultados positivos obtidos pela mesma, bem
como os resultados das alienações de partes beneficiárias e bônus de subscrição, ágio na
venda de ações, prêmios de emissão de debêntures, doações e subvenções.
39
2.7.5.2 Demonstração do Resultado do Exercício
Um dos princípios da contabilidade é o da realização da receita em confrontação com
as despesas, ou seja, para alcançar as receitas é necessário realizar gastos que serão deduzidos
para a verificação do resultado da operação, ou período. Este princípio fica evidente na
Demonstração do Resultado do Exercício que é.um relatório contábil da dinâmica patrimonial
da empresa, cujo “objetivo é demonstrar o resultado obtido pela entidade em determinado
período de tempo através da confrontação entre as receitas e despesas desse mesmo período”
(FAVERO et al, 2005, p. 82).
A Demonstração do Resultado do Exercício é estruturada seguindo um método
dedutivo, partindo das receitas totais de venda e/ou prestação de serviços apuradas no período
e a partir daí se faz as deduções dos custos e das despesas chagando-se ao resultado líquido do
período.
O artigo 187 da Lei 6.404/76 declara que a Demonstração do Resultado do Exercício
deve conter os seguintes itens:
- a receita bruta das vendas e serviços, as deduções das vendas, os abatimentos e os
impostos;
- a receita líquida das vendas e serviços, o custo das mercadorias e serviços vendidos e
o lucro bruto;
- as despesas com as vendas, as despesas financeiras, deduzidas das receitas, as
despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais;
- o lucro ou prejuízo operacional, as receitas e despesas não operacionais e o saldo da
conta correção monetária;
- o resultado do exercício antes do imposto de renda e a provisão para o imposto;
- as participações de debêntures, empregados, administradores, e partes beneficiárias, e
as contribuições para instituições ou fundos de assistência ou previdência dos empregados;
- o lucro ou prejuízo líquido do exercício e seu montante por ação do capital social.
2.7.5.3 Demonstração de Fluxo de Caixa
Demonstração financeira que indica a origem de todo o dinheiro que entrou no Caixa
(caixa + bancos + aplicações de curtíssimo prazo), bem como a aplicação de todo o dinheiro
que saiu do Caixa em determinado período e, ainda, o Resultado do Fluxo Financeiro.
40
2.8 DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA
2.8.1 Modelagem
Stair e Reynolds (1999, p.11) abordam a questão da modelagem de sistema e fazem
uma retrospectiva histórica do uso de modelos pelo homem. Afirmam que um modelo é uma
representação abstrata da realidade, mas representativa pois possibilita a exploração e
entendimento da situação real e o ser humano passou a utilizá-los há milhares de anos através
da descrição de batalhas, construção de maquetes e mesmo a utilização de símbolos, números
para representar mensurações. E em nossos dias, os gestores organizacionais utilizam-se dos
modelos para avaliar e tomar suas decisões com relação ao desempenho da empresa.
São utilizados vários métodos para a elaboração de um modelo, e são eles:
a) modelo narrativo – é o que se baseia em palavras, descrição verbais e textuais de
uma situação, a exemplo do relato de um vendedor bem como os relatórios e documentos.
b) modelo físico – são modelos que representam de forma tangível a realidade como as
maquetes e os projetos desenvolvidos em programas específicos de computador.
c) modelo esquemático – são aqueles representados através de gráficos, desenhos,
figuras, diagramas, ilustrações e fotos. Este tipo de modelo é muito usado para
desenvolvimento de sistemas de computador, principalmente pelo uso dos “fluxogramas de
programas”, que indicam como um programa de computador deve ser desenvolvido. Também
se enquadra neste modelo a planta de uma construção e o organograma da estrutura
administrativa de uma empresa.
d) modelo matemático – esta é a representação aritmética de uma situação real, e isto
se torna real através das fórmulas matemáticas.
Em qualquer modelo deve-se prezar pela precisão da sua representação, pois o
contrário induzirá ao erro o tomador de decisão.
2.8.2 Etapas de Desenvolvimento
O desenvolvimento de um sistema de informação é altamente complexo e difícil. É
necessário que se cumpra várias etapas do seu começo à conclusão. Stair e Reynolds (2006, p.
41
26) apresentam:
1° Passo – Investigação de sistema: é o estágio do desenvolvimento de sistemas que
tem por objetivo conseguir um entendimento claro do problema a ser resolvido ou da
oportunidade a ser abordada. Esta é uma tarefa para o analista de sistema que busca junto aos
usuários as saídas de que necessitam do sistema.
2° Passo – Análise de sistema: é uma etapa do desenvolvimento do sistema em que os
problemas e oportunidades são definidos. Isto é feito após a investigação inicial, onde são
levantadas inúmeras necessidades, ideias, problemas, e então são peneirados e bem definidos
de forma que as pessoas envolvidas no desenvolvimento do sistema possam ter visão clara pra
dar andamento ao trabalho.
3° Passo – Projeto do sistema: nesse estágio é determinado como o novo sistema
operará para atender às necessidades de negócio definidas durante a análise de sistemas. É
tarefa do analista de sistema a elaboração do projeto que determina de que forma serão
resolvidos os problemas apresentados pelos usuários. Faz parte do projeto tanto o
desenvolvimento do sistema quanto a parte de equipamentos necessários para o
funcionamento do sistema.
4° Passo – Implementação de sistemas: é nesta fase do desenvolvimento de sistema
durante o qual os diversos componentes do sistema (software, hardware, base de dados etc.)
definidos no passo do projeto são criados ou adquiridos e então montado, e o novo sistema é
posto em operação.
5° Passo – manutenção e revisão de sistema: estágio do processo de desenvolvimento
de sistemas que tem por objetivo verificar e modificar o sistema para que ele continue a
atender às necessidades mutantes de negócio.
42
Figura 5 - Etapas para desenvolvimento de um sistemaFonte: Stair e Reynolds; 2006, p. 27
Um modelo semelhante é apresentado por Moscove, Simkin e Braganoff (2002, p.306
e 307) que enfatiza a necessidade de constante acompanhamento do sistema quando já estiver
em utilização para “certificar-se de que ele ainda está operando de maneira eficiente e
efetiva”, pois, caso contrário, deve-se efetuar reparos ou mesmo a sua substituição.
2.8.3 Modelagem de Sistema de Informação Contábil
Para construção de um modelo de sistema de informação contábil deve-se seguir o
enfoque sistêmico, começando pela “análise do ambiente externo até a definição das
necessidades informacionais, para que as saídas do sistema sejam coerentes com os objetivos
do sistema contábil” (PADOVEZE, 2002, p. 133).
Para que este processo ocorra, segue um modelo conceitual de estruturação de um
sistema de informação contábil conforme apresentado por Padoveze (2002, p. 134 a 137) que
aborda os seguintes itens:
Investigação de sistemas
Entender o problema
Análise de sistemas
Entender a solução
Projeto de sistemas
Selecionar e planejar a melhor solução
Implementação de sistemas
Colocar a solução em ação
Manutenção e revisão de sistemas
Avaliar resultados de solução
43
- Estudo da empresa, obtendo-se a visão dos negócios da organização;
- Identificação das necessidades dos usuários do sistema de informação contábil;
- Estruturação da conta contábil;
- Parametrização dos demais módulos do sistema de informação gerencial;
-Plano de contas e operacionalização dos lançamentos; e
- Disponibilização das informações e dos relatórios.
2.8.3.1 Estudo da empresa, obtendo-se a visão dos negócios da organização
Esta é uma etapa para conhecimento da empresa, ter uma visão dos negócios,
conhecimento dos produtos, materiais, processo de produção e comercialização, além do
levantamento da estrutura organizacional e funcionamento da empresa. Esse levantamento
permite a definição dos seguintes elementos:
a) Segmentação da empresa em setores, departamentos, divisões, diretorias e
áreas da empresa;
b) Segmentação da empresa em atividades, se for o caso;
c) Incorporação da hierarquia formal ao sistema de informação contábil;
d) Definição dos produtos e serviços de cada divisão ou unidade de negócio;
e) Definição das contas de despesas e receitas;
f) Definição do grau de responsabilidade sobre os ativos, receitas e despesas
etc.
2.8.3.2 Identificação das necessidades dos usuários do sistema de informação contábil
Neste passo são detectadas “todas as informações necessárias e desejáveis que o
sistema de informação contábil deverá moldar e disponibilizar” (PADOVEZE, 2002, p.134)
sendo esta uma etapa a ser cumprida em conjunto pela alta administração da empresa e o
contador e, na sequencia, com os níveis hierárquicos de gestores intermediários e inferiores.
Não devem ser esquecidas as necessidades dos usuários externos da informação contábil.
É feito um levantamento para identificação de quais são as informações que a empresa
necessita do sistema de informação contábil, bem como o nível de detalhamento, setorização
da organização, estabelecimentos dos centros de custos, moeda e prazos para divulgação da
informação. Além destas necessidades relativas a informação, também é observado a
44
necessidade de recursos como hardware, comunicação, equipamentos de telefonia, redes,
aplicativos específicos etc.
2.8.3.3 Estruturação da conta contábil
Segundo Padoveze (2002, p. 136) a estrutura tradicional da conta contábil é
insuficiente para atender a todas as necessidades informacionais definidas nas duas etapas
anteriores, análise do negócio e organização, por isso se faz necessário que a estrutura da
conta seja mais abrangente, mais analítica, com centros de custos, para acúmulo das
informações de forma a poder gerar os mais diferentes relatórios além dos obrigatórios.
Padoveze (2002, p. 136) afirma que a estrutura da conta de ser constituída por vários
segmentos. Esta proposta permite que os vários módulos da empresa trabalhem com a mesma
conta por meio dos registros contábeis. Esta forma de estruturação da conta maximizar “a
capacidade de armazenamento dos dados contábeis, para fins legais e, ao mesmo tempo,
gerenciais”.
Assim sendo, todas as informações são registradas através dos lançamentos ampliados
nesta estrutura, e então armazenadas no banco de dados, ficando assim disponíveis para
consulta e emissão dos relatórios.
2.8.3.4 Parametrização dos demais módulos do sistema de informação gerencial
Padoveze (2002, p. 136) parte da premissa de que o sistema de informação gerencial e
sistema de informação contábil, que é o financeiro, são distintos e que o primeiro já esteja
implantado na empresa, e a partir disto discorre apresentando que o Sistema de Informação
Contábil recebe muitas informações que são lançadas no Sistema de Informação Gerencial.
Isto faz necessária uma análise por parte do contador se cada módulo do Sistema de
Informação Gerencial está habilitado a fornecer as informações de que o Sistema de
Informação Contábil necessita.
Para atender as necessidades do Sistema de Informação Contábil é preciso que seja
feita uma remodelagem na parametrização dos módulos do Sistema de Informação Gerencial
permitindo assim uma total integração entre os dois sistemas para troca de informação.
45
2.8.3.5 Plano de contas e operacionalização dos lançamentos
Através da execução das etapas anteriores é elaborado um plano de contas central e o
plano de contas complementares. Também já se pode definir a forma como serão realizados
os lançamentos.
Para a criação dos planos de contas deve-se levar em consideração que esta é uma
ferramenta basilar, imprescindível para a implementação e utilização de um Sistema de
Informação eficiente para a elaboração dos relatórios dele requerido, contábeis e gerenciais. E
é a partir desta premissa que se estrutura o plano de contas. Assim como a conta contábil deve
ser ampliada para atender às necessidades de consulta dela requerida, o plano de contas
precisa também de uma estruturação ampliada, pois o plano de contas tradicional da
contabilidade é incapaz de atender ás necessidades gerenciais.
2.8.3.6 Disponibilização das informações e dos relatórios gerenciais
A partir das necessidades informacionais detectadas nos primeiros passos deste
modelo de estruturação de um Sistema de Informação Contábil, é que são elaborados os
relatórios finais. Nesta última etapa é estabelecido o processo de elaboração destes relatórios
bem como o modelo destes, visando sempre a apresentação num formato claro e objetivo,
sendo assim de fácil compreensão por parte dos usuários dos mesmos.
2.9 SIMPLES NACIONAL
O Simples Nacional é um Regime Especial Unificado de Arrecadação de Impostos e
Contribuições com o objetivo de atender e favorecer as Microempresas (ME) e Empresas de
Pequeno Porte (EPP). Foi criado pela Lei Complementar n° 123, de 14 de dezembro de 2006
entrando em vigor em 1° de julho do ano seguinte.
A legislação tributária define Microempresa a pessoa jurídica que em cada ano-
calendário tenha uma receita bruta igual ou inferior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil
reais) e Empresa de Pequeno Porte a pessoa jurídica que no mesmo período tenha receita
bruta superior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) a igual ou inferior a R$
2.400.000,00 (dois milhões e quatrocentos mil reais).
O Regime do Simples Nacional teve o intuito de unificar a legislação tributária
46
aplicável à modalidade de empresas supracitadas nas diversas esferas do governo: federal,
estadual e municipal. Os Tributos unificados são o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica),
CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/Pasep (Programa de Integração
Social/ Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público), COFINS (Contribuição
para Financiamento da Seguridade Social), IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados),
CPP (Contribuição Previdenciária Patronal), todos estes na esfera federal, ICMS (Imposto
sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) no âmbito estadual e ISS (Imposto Sobre
Serviços) administrado pelos municípios.
Para conseguir o enquadramento no Simples Nacional a empresa deve manter em dia o
pagamento dos seus tributos, emitir notas fiscais e registro dos empregados. A opção
tributária é realizada do primeiro ao último dia útil do mês de janeiro de cada ano.
2.7 TÓPICOS DESENVOLVIDOS
1 – Fatos Contábeis;
2 – Relatórios Contábeis e Gerenciais a serem usados pela empresa;
3 – Plano de Contas específico para a empresa analisada;
4 – Informações que devem constar no registro de cada fato contábil;
5 – Formulário de registro dos fatos contábeis;
6 – Modelo de tabela de armazenamento das informações lançadas no sistema;
7 – Relatórios Contábeis elaborados a partir do plano de contas e tabela de
armazenamento;
8 – Relatórios Gerenciais elaborados a partir do plano de contas e tabela de
armazenamento;
9 – Diagrama da movimentação dos dados da entrada à saída da informação tanto
contábil quanto gerencial.
47
3. METODOLOGIA
3.1. DEFINIÇÃO DO TIPO DE PESQUISA
O tipo da pesquisa realizada é um estudo de caso com natureza descritiva, pois o
objetivo foi descrever as características de um processo contábil partindo dos dados
fornecidos por uma empresa comercial sem, no entanto, manipulá-lo. O processo descrito é o
utilizado pela contabilidade para gerar seus relatórios, sendo que a partir deste é criado um
modelo dos procedimentos para processamento dos dados.
3.2. DEFINIÇÃO DAS PERGUNTAS DA PESQUISA
a- Quais as rotinas do comércio que geram dados para o sistema contábil?
b- Quais os relatórios requeridos pela administração da empresa?
c- Como dar entrada à variedade de dados no sistema?
d- Como elaborar um plano de contas capaz de suportar as rotinas da empresa?
e- Como extrair os relatórios a partir de um plano de contas e tabelas de dados?
3.3. MÉTODO DE COLETA DE DADOS
Os métodos escolhidos para a coleta dos dados para análise na pesquisa foi:
a- Observação – para o levantamento das rotinas que influem no patrimônio.
b- Consulta de documentos – para esboçar um padrão de dados que precisarão ser
lançados no sistema.
c- Pesquisa bibliográfica – autores que sistematizam o processo.
3.4. ANÁLISE DOS RESULTADOS
A partir dos dados coletados se buscou criar um padrão de todo o processo contábil,
das notas aos relatórios. A partir das rotinas e documentações são traçados todos os eventos
que geram fatos contábeis, e sua devida justificativa. No segundo momento são definidos os
dados que deverão ser lançados no sistema bem como as tabelas de armazenamento de dados
que devem conter no sistema. E na etapa final é apresentado um modelo padrão da entrada de
dados e para a extração dos valores no plano de contas e tabela de dados para a geração dos
relatórios.
3.5. LIMITAÇÃO DA PESQUISA
A pesquisa teve as limitações do tempo do período de apuração dos fatos contábeis na
empresa que restringiu-se somente a um mês de operações. Outra limitação importante está
relacionada à quantidade de teóricos da área contábil que abordam desenvolvimento de
sistemas contábeis.
49
4. DESENVOLVIMENTO
4.1 AMBIENTE DE APURAÇÃO DOS FATOS CONTÁBEIS
A empresa base para o presente estudo é uma sociedade limitada que atua no comércio
varejista de embalagens. Localizada no município de Maringá, Estado do Paraná, esta iniciou
suas atividades no ano de 1995 como um pequeno empreendimento familiar expandindo-se
até se tornar uma empresa de referência de embalagens na região.
Tributariamente enquadra-se no regime do Simples Nacional e suas movimentações
seguem somente uma rotina simplificada com operações como compra, vendas, despesas
operacionais, folha de pagamento etc. Desta forma, tornou-se menos complexa a proposta
deste trabalho, o modelo de sistema contábil.
4.2 FATOS CONTÁBEIS
Os fatos contábeis, também chamados de fenômenos patrimoniais, são todas as
operações que ocorrem na empresa, como as compras, vendas, despesas, recebimentos,
pagamentos, empréstimos e muitos outros que, de alguma forma alteram a situação
patrimonial da mesma. Estes fatos são decorrentes da atividade operacional e não operacional,
pois mesmo os negócios envolvendo áreas secundárias, ou não ligadas à atividade principal da
organização, mas que altera a sua situação patrimonial, são fatos contábeis.
Na empresa estudada se fez um levantamento nas notas fiscais emitidas e recebidas
bem como faturas de serviços recebidos num determinado período de tempo e apuraram-se os
fatos contábeis conforme Quadro 2, sendo apresentada juntamente a justificativa da sua
ocorrência e as contas contábeis que movimentaram. Ressalta-se ainda que muitos outros
fatos contábeis poderiam ser listados e que tem ligação com a atividade da empresa,
entretanto se restringiu somente a estes que ocorreram no período da avaliação.
Quadro 2 - Fatos Contábeis:Fato Contábil Justificativa Movimentação Contábil
Compra de Mercadorias Fato que tem relação direta com a atividade principal da empresa, sendo o abastecimento dos estoques para revenda.
Débito Estoque
CréditoCaixa/Banco (a vista)Fornecedores (a prazo)
Pagamento de Compra É quando ocorre o pagamento das compras a prazo de mercadorias.
Débito Fornecedores
CréditoCaixa/Banco
Venda de Mercadorias É a atividade principal da empresa, sendo realizada a vista e a prazo.
Débito Caixa/Banco (a vista)Clientes (a prazo)Custos da Mercadoria Vendida
CréditoVenda a Vista/PrazoEstoque
Recebimento de Venda É o quando ocorre o recebimento das vendas a prazo realizadas.
Débito Caixa/Banco
CréditoClientes
Salários dos Funcionários
São de funcionários que atuam em todas as áreas da empresa, sendo elas: vendas; entregas; administrativo; serviços gerais; e financeiro.
Débito Salários (pelo reconhecimento da despesa)Salários a pagar (pagamento)
CréditoSalários a pagar (pelo reconhecimento da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Retirada pró-labore A retirada mensal dos sócios pelos serviços prestados à empresa.
Débito Pró-Labore (apropriação da despesa)Pró-Labore a Pagar (pagamento)
Crédito
Pró-Labore a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Honorários Contábeis Pagamento ao escritório de contabilidade pelos serviços recebidos, relativos a controle do departamento pessoal, apuração dos impostos e registros contábeis.
Débito Honorários Contábeis (apropriação da despesa)Honorários Contábeis a Pagar (pagamento)
CréditoHonorários Contábeis a Pagar (apropriação das despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Água Pelo uso da água na cozinha, nos banheiros e para limpeza do estabelecimento.
Débito Água e Esgoto (apropriação da despesa)Água e Esgoto a Pagar (pagamento)
CréditoÁgua e Esgoto a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Energia Elétrica É relativo ao gasto de energia nas áreas de vendas, administração e depósito.
Débito Energia Elétrica (apropriação da despesa)Energia Elétrica a Pagar (pagamento)
CréditoEnergia Elétrica a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Telefone Tanto o uso de telefone de telemarketing quanto para uso administrativo.
Débito Telefone (apropriação da despesa)Telefone a Pagar (pagamento)
CréditoTelefone a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Correios São os gastos para envio de correspondência a clientes e fornecedores.
Débito Despesas Postais
CréditoCaixa
Material de Limpeza Relacionam-se todos os itens de limpeza e higiene utilizados na empresa bem como pequenos utensílios
Débito Estoque de Material de Limpeza (compra)
52
necessários para a realização desta tarefa. Material de Limpeza (uso do estoque - despesa)Crédito
Caixa/Banco/Contas a Pagar (compra)Estoque de Material de Limpeza (uso do estoque -
despesa)Material de Escritório Materiais como papel A4, papel razão para as
impressoras, canetas, calculadoras, grampos, clipes, pastas para arquivo etc.
Débito Estoque de Material de Escritório (compra)Material de Escritório (uso do estoque - despesa)
CréditoCaixa/Banco/Contas a Pagar (compra)Estoque de Material de Escritório (uso do estoque -
despesa)Brindes Canetas, bonés e camisetas confeccionadas para
divulgação da marca da empresa.Débito
Brindes (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Site Despesas relacionadas à construção do sitio, bem como manutenção, hospedagem e domínio.
Débito Site (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Propaganda Ações de divulgação da merca realizadas através de anúncios apresentados em mídia impressa e audiovisual.
Débito Propaganda (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DAS – Simples Nacional É o recolhimento mensal do imposto único devido Débito
53
relativos à empresas optantes pelo Simples Nacional. Simples Nacional (apropriação da despesa)Simples Nacional a Pagar (pagamento)
CréditoSimples Nacional a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Combustível É o gasto diário dos veículos que realizam as entregas.
Débito Combustíveis (pagamento - despesa)
CréditoCaixa/Banco (pagamento - despesa)
Manutenção dos Veículos
É referente aos gastos com manutenção dos veículos, como troca de óleo, pneus, ajustes etc.
Débito Manutenção dos Veículos (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Imposto Veicular São os impostos anuais dos veículos da empresa como licenciamento, IPVA e seguro obrigatório.
Débito Impostos de Veículos (apropriação da despesa)Impostos de Veículos a Pagar (pagamento)
CréditoImpostos de Veículos a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Multas e Juros São as despesas geradas pelo atraso de pagamento de duplicatas.
Débito Multas e Juros (pagamento)
CréditoCaixa/Banco (pagamento)
IPTU Imposto municipal relativo à ocupação espacial da empresa.
Débito IPTU (apropriação da despesa)IPTU a Pagar (pagamento)
CréditoIPTU a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
INSS Imposto federal incidente sobre folha de pagamento Débito
54
dos funcionários e pró-labore. INSS (apropriação da despesa)INSS a Pagar (pagamento)
CréditoINSS a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
FGTS Imposto federal incidente sobre a folha de pagamento dos funcionários.
Débito FGTS (apropriação da despesa)FGTS a Pagar (pagamento)
CréditoFGTS a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Despesas Bancárias Despesas decorrentes da manutenção da conta em banco, assim como da
Débito Despesas Bancárias
CréditoBanco
Compra de Imobilizado Compra de itens do imobilizado como móveis e utensílios, equipamentos de processamento de dados, máquinas, instalações, etc.
Débito Imobilizado (pela imobilização)Títulos a Pagar (pagamento)
CréditoTítulos a Pagar (pela imobilização)Caixa/Banco (pagamento)
Outros Impostos e Taxas Outros impostos ou taxas diversas que possam ocorrer como o FUNREBOM.
Débito Impostos e Taxas (apropriação da despesa)Impostos e Taxas a Pagar (pagamento)
CréditoImpostos e Taxas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Devolução de Vendas Ocorre quando o cliente retorna com o produto a loja desfazendo a compra ou efetuando troca.
Débito Devolução de VendaEstoque
CréditoCaixa/Banco (a vista)
55
Clientes (a prazo)Custos da Mercadoria Vendida
Devolução de Compra Pela devolução de mercadoria comprada devido a algum problema com as mesmas.
Débito Caixa/Banco (a vista)Fornecedores (a prazo)
CréditoEstoque
Sistema de Controle Mensalidade do sistema de controle da empresa Débito Manutenção do Sistema (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
Depreciação dos Bens Pelo desgaste dos bens da empresa constantes no ativo imobilizado e uso do benefício legal.
Débito Depreciação (apropriação da despesa)
Crédito(-) Depreciação Acumulada (apropriação da despesa)
Perda de Mercadoria Decorrentes de descuidos com armazenamento ou validade de produtos acarretando em perdas no estoque.
Débito Perdas no Estoque
CréditoEstoque
Adiantamento a Fornecedores
Pagamento a maior para o fornecedor ou adiantamento efetuado.
Débito Adiantamento a Fornecedores
CréditoCaixa/Banco (pagamento)
Adiantamento de Clientes
Recebimento a maior de clientes ou adiantamento efetuado pelos mesmos.
Débito Caixa/Banco
CréditoAdiantamento de Clientes
Aluguel do Imóvel Aluguel do imóvel onde se localiza o estabelecimento comercial.
Débito Aluguéis (apropriação da despesa)Aluguéis a Pagar (pagamento)
56
CréditoAluguéis a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
57
4.3 RELATÓRIOS CONTÁBEIS A SEREM USADOS PELA EMPRESA
Numa pesquisa junto aos sócios da empresa levantou-se as necessidades
informacionais dos mesmos para gerir o negócio e, através disto, concluiu-se que o modelo de
sistema proposto por este trabalho deve gerar os seguintes relatórios:
a) Financeiros:
- Balanço Patrimonial – Para fins obrigatórios e uso interno na empresa para
informação e controle patrimonial;
- Demonstração do Resultado dos Exercícios – Para fins obrigatórios e uso interno na
empresa para informação e controle dos gastos da empresa;
- Demonstração de Fluxo de Caixa – Para fins informacionais acerca da movimentação
de caixa num período.
b) Gerenciais:
- Relatório de Movimentação dos Estoques – Para informação e controle dos estoques
da empresa;
- Relatório de Contas a Pagar – Para informação e controle das contas a pagar, sendo
os fornecedores, tributos, despesas e outros.
- Relatório de Contas a Receber – Para informação e controle das contas a receber de
clientes e débitos de recebimentos com cartão.
- Relatório de Vendas X Custos por Período – Para informação e controle dos níveis
de vendas por período especificado em contrapartida com a baixa nos estoques de
mercadorias (custo das mercadorias vendidas).
- Relatório de Projeção de Caixa – Um comparativo entre as contas a receber e o
contas a pagar por período, para informação e controle dos gastos e receitas e planejamento
financeiro da empresa.
Outros relatórios contábeis e gerenciais poderiam ser listados, entretanto restringiu-se
a estes pois já são suficientes aos sócios da empresa além do que a cada relatório que é
acrescido, mais complexo fica a elaboração e desenvolvimento do sistema.
4.4 PLANO DE CONTAS ESPECÍFICO
Após levantamento dos fatos contábeis descritos no Quadro 2 foi elaborado o plano de
contas específico à empresa em estudo, conforme segue:
PLANO DE CONTAS
1. ATIVO
1.1. ATIVO CIRCULANTE
1.1.1. DISPONÍVEL
1.1.1.01. Caixa
1.1.1.02. Banco HSBC S/A
1.1.1.03. Banco Itaú S/A
1.1.2. CLIENTES
1.1.2.01. Clientes em Carteira
1.1.2.02. Duplicatas a Receber
1.1.2.03. (-) Duplicatas Descontadas
1.1.3. OUTROS CRÉDITOS
1.1.3.01. Cheques em Cobrança
1.1.3.02. Cartões a Receber
1.1.3.03. Adiantamento a Fornecedores
1.1.3.04. Adiantamento a Funcionários
1.1.3.05. Empréstimo a Funcionários
1.1.3.06. Mercadorias Remetidas para Demonstração
1.1.4. ESTOQUES
1.1.4.01. Mercadorias para Revenda
1.1.4.02. Material de Escritório
1.1.4.03. Material de Embalagem
1.1.4.04. Material de Limpeza
1.2. ATIVO NÃO CIRCULANTE
1.2.1. ATIVOS IMOBILIZADOS
1.2.1.01. BENS EM OPERAÇÃO - CUSTO
1.2.1.01.01. Aparelhos Telefônicos
1.2.1.01.02. Equipamentos de Processamento de Dados
1.2.1.01.03. Móveis e Utensílios
1.2.1.01.04. Veículos
1.2.1.02. DEPRECIAÇÃO, AMORTIZAÇÃO E EXAUSTÃO ACUMULADA
1.2.1.02.01. (-) de Aparelhos Telefônicos
59
1.2.1.02.02. (-) de Benfeitorias em Imóveis de Terceiros
1.2.1.02.03. (-) de Linhas Telefônicas
1.2.1.02.04. (-) de Equipamentos de Processamento de Dados
1.2.1.02.05. (-) de Móveis e Utensílios
1.2.1.02.06. (-) de Veículos
1.2.1.03. IMOBILIZADO EM ANDAMENTO – CUSTO
1.2.1.03.01. Bens em Comodato
1.2.1.03.02. Consórcios de Bens
1.2.1.03.03. Leasing – Arrendamento Mercantil
1.2.2. INTANGÍVEL
1.2.2.01. CUSTO
1.2.2.01.01. Site
1.2.2.02. AMORTIZAÇÃO ACUMULADA
1.2.2.02.01. (-) de Site
2. PASSIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO
2.1. PASSIVO CIRCULANTE
2.1.1. EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
2.1.1.01. Banco HSBC S/A
2.1.2. FORNECEDORES
2.1.2.01. Fornecedores
2.1.3. OBRIGAÇÕES FISCAIS
2.1.3.01. Contribuição Confederativa a Recolher
2.1.3.02. FGTS a Recolher
2.1.3.03. INSS a Recolher
2.1.3.04. IPTU a Recolher
2.1.3.05. Imposto dos Veículos a Recolher
2.1.3.06. Simples Nacional a Recolher
2.1.3.07. Impostos e Taxas Diversas a Recolher
2.1.4. OUTRAS OBRIGAÇÕES
2.1.4.01. Salários e Ordenados a Pagar
2.1.4.02. Pró Labore a Pagar
2.1.4.03. Férias a Pagar
2.1.4.04. Rescisão a Pagar
60
2.1.4.05. Contas a Pagar
2.1.4.06. Água e Esgoto a Pagar
2.1.4.07. Aluguéis a Pagar
2.1.4.08. Energia Elétrica a Pagar
2.1.4.09. Fretes a Pagar
2.1.4.10. Honorários Contábeis a Pagar
2.1.4.11. Seguros a Pagar
2.1.4.12. Serviços de Terceiros a Pagar
2.1.4.13. Telefones a Pagar
2.1.4.14. Encargos Financeiros a Pagar
2.1.4.15. Juros a Pagar
2.1.4.16. Consórcio a Pagar
2.1.4.17. Manutenção do Site a Pagar
2.1.4.18. Títulos a Pagar
2.1.4.19. Adiantamento de Clientes
2.1.5. PROVISÕES
2.1.5.01. Provisão para Férias
2.1.5.02. Provisão INSS sobre Férias
2.1.5.03. Provisão FGTS sobre Férias
2.1.5.04. Provisão PIS sobre Férias
2.1.5.05. Provisão para 13° Salário
2.1.5.06. Provisão de INSS sobre 13° Salário
2.1.5.07. Provisão de FGTS sobre 13° Salário
2.1.5.08. Provisão de PIS sobre 13° Salário
2.2. PASSIVO NÃO CIRCULANTE
2.2.1. EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
2.2.1.1. Leasing a Pagar
2.2.1.2. Empréstimo a Pagar
2.3. PATRIMÔNIO LÍQUIDO
2.3.1. CAPITAL SOCIAL
2.3.1.01. Capital Subscrito
2.3.1.02. (-) Capital a Integralizar
2.3.2. RESERVAS DE CAPITAL
2.3.3. RESERVAS DE LUCROS
61
2.3.3.01. Reserva Legal
2.3.3.02. Reservas Estatutárias
2.3.3.03. Reserva Orçamentária
2.3.3.04. Reservas de Lucros para Expansão
2.3.4. PREJUÍZOS ACUMULADOS
2.3.4.01. (-) Prejuízos Acumulados
2.3.4.02. Lucro do Período
2.3.4.03 (-) Prejuízo do Período
2.3.5. AÇÕES EM TESOURARIA
3. CONTAS DE RESULTADO
3.1. RECEITA BRUTA DE VENDAS DE MERCADORIAS
3.1.1. VENDAS DE MERCADORIAS
3.1.1.01. Vendas a Vista
3.1.1.02. Vendas a Prazo
3.2. DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA
3.2.1. VENDAS CANCELADAS E DEVOLUÇÕES
3.2.1.01. Vendas Canceladas
3.2.1.02. Devoluções de Vendas
3.2.2. ABATIMENTOS
3.2.3. IMPOSTOS INCIDENTES SOBRE VENDAS
3.2.3.01. Simples Nacional
3.3. AJUSTE A VALOR PRESENTE DE CLIENTES
3.4. CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS
3.4.1. CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS
3.4.1.1. Custo das Mercadorias Vendidas
3.5. DESPESAS OPERACIONAIS
3.5.1. DE VENDAS
3.5.1.01. DESPESAS COM PESSOAL
3.5.1.01.01. Salários e Ordenados
3.5.1.01.02. Gratificações
3.5.1.01.03. 13° Salário
3.5.1.01.04. Férias
3.5.1.01.05. INSS
62
3.5.1.01.06. FGTS
3.5.1.01.07. Indenizações e Aviso Prévio
3.5.1.01.08. Seguro de Vida em Grupo
3.5.1.01.09. Trabalho Temporário
3.5.1.01.10. Uniformes
3.5.1.02. PROPAGANDA E PUBLICIDADE
3.5.1.02.01. Propaganda
3.5.1.02.02. Brindes
3.5.1.03. PROVISÃO PARA CRÉDITOS DE LIQUIDAÇÃO DUVIDOSA
3.5.1.03.01. Provisão
3.5.2. ADMINISTRATIVAS
3.5.2.01. DESPESAS COM PESSOAL
3.5.2.01.01. Pró-Labore
3.5.2.01.02. INSS
3.5.2.02. OCUPAÇÃO
3.5.2.02.01. Aluguel
3.5.2.02.02. Manutenção e Reparos
3.5.2.03. UTILIDADES E SERVIÇOS
3.5.2.03.01. Água e Esgoto
3.5.2.03.02. Energia Elétrica
3.5.2.03.03. Telefone
3.5.2.03.04. Despesas Postais
3.5.2.03.05. Site
3.5.2.03.06. Manutenção do Sistema
3.5.2.04. HONORÁRIOS
3.5.2.04.01. Honorários Contábeis
3.5.2.05. DESPESAS GERAIS
3.5.2.05.01. Material de Escritório
3.5.2.05.02. Material de Limpeza
3.5.2.05.03. Bens de Pequeno Valor
3.5.2.05.04. Limpeza e Conservação
3.5.2.05.05. Seguro de Bens
3.5.2.05.06. Manutenção dos Veículos
3.5.2.05.07. Combustíveis
63
3.5.2.05.08. Copa e Cozinha
3.5.2.05.09. Depreciação
3.5.2.05.10. Perdas no Estoque
3.5.2.06. TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES
3.5.2.06.01. Imposto Sindical
3.5.2.06.02. Impostos dos Veículos
3.5.2.06.03. IPTU
3.5.2.06.04. Impostos e Taxas
3.5.2.06.05. PIS
3.5.3. RESULTADO FINANCEIRO LÍQUIDO
3.5.3.01. DESPESAS FINANCEIRAS
3.5.3.01.01. Multas e Juros Pagos
3.5.3.01.02. Descontos Concedidos
3.5.3.01.03. Despesas Bancárias
3.5.3.02. RECEITAS FINANCEIRAS
3.5.3.02.01. Descontos Obtidos
3.5.3.02.02. Juros Recebidos
3.5.3.03. VENDAS DIVERSAS
3.5.3.03.01. Vendas de Sucatas
3.8. RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO
3.8.1 Resultado Líquido do Exercício
3.8.1.01 Resultado Líquido do Exercício
4.5 DADOS A SEREM EXTRAIDOS DA DOCUMENTAÇÃO SUPORTE
O quadro a seguir traz a fonte de informação que subsidia cada um dos fatos contábeis
a serem lançados no sistema, bem como apresenta os dados a serem extraídos dos documentos
para que o sistema possa gerar os relatórios dele requeridos.
64
Quadro 3 – Documentos e dados de entrada no sistema dos fatos contábeis:Fato Contábil Movimentação Contábil
Compra de Mercadorias Débito Estoque
CréditoCaixa/Banco (a vista)Fornecedores (a prazo)
DocumentoNota Fiscal de Compra
DadosN° da NotaFornecedorMercadoriaQuantidadeValor UnitárioValor TotalValor das parcelasVencimento das parcelas
Pagamento de Compra Débito Fornecedores
CréditoCaixa/Banco
DocumentoDuplicata/Recibo
DadosN° do DocumentoFornecedorValorData de pagamentoAcréscimos
Venda de Mercadorias Débito Caixa/Banco (a vista)Clientes (a prazo)Custos da Mercadoria Vendida
CréditoVenda a Vista/PrazoEstoque
DocumentoNota Fiscal de Venda
DadosN° da NotaClienteMercadoriaQuantidadeValor UnitárioValor TotalValor das parcelasVencimento das parcelas
Recebimento de Venda Débito Caixa/Banco
CréditoClientes
DocumentoDuplicata/Recibo
DadosN° do DocumentoClienteValorData de pagamentoAcréscimos
Salários dos Funcionários
Débito Salários (pelo reconhecimento da despesa)Salários a pagar (pagamento)
CréditoSalários a pagar (pelo reconhecimento da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoResumo da folha de pagamento, horelites e guias
de recolhimento dos impostosDados
Valores dos proventosValores dos descontosValores dos impostosData de pagamento da folhaData de pagamento dos impostos
Retirada pró-labore Débito Pró-Labore (apropriação da despesa)Pró-Labore a Pagar (pagamento)
CréditoPró-Labore a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoResumo da folha de pagamento, horelites e guias
de recolhimento dos impostosDados
Valores dos proventosValores dos descontosValores dos impostos Data de pagamento da folhaData de pagamento dos impostos
Honorários Contábeis Débito Honorários Contábeis (apropriação da despesa)Honorários Contábeis a Pagar (pagamento)
CréditoHonorários Contábeis a Pagar (apropriação das
despesa)
DocumentoFatura do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValor
66
Caixa/Banco (pagamento) VencimentoÁgua Débito
Água e Esgoto (apropriação da despesa)Água e Esgoto a Pagar (pagamento)
CréditoÁgua e Esgoto a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoFatura do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Energia Elétrica Débito Energia Elétrica (apropriação da despesa)Energia Elétrica a Pagar (pagamento)
CréditoEnergia Elétrica a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoFatura do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Telefone Débito Telefone (apropriação da despesa)Telefone a Pagar (pagamento)
CréditoTelefone a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoFatura do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Correios Débito Despesas Postais
CréditoCaixa
DocumentoCupom fiscal
DadosN° do DocumentoValor
Material de Limpeza Débito Estoque de Material de Limpeza (compra)Material de Limpeza (uso do estoque)
CréditoCaixa/Banco/Contas a Pagar (compra)
DocumentoNota Fiscal do Produto
DadosN° da NotaFornecedor
67
Estoque de Material de Limpeza (uso do estoque) ValorVencimento
Material de Escritório Débito Estoque de Material de Escritório (compra)Material de Escritório (uso do estoque)
CréditoCaixa/Banco/Contas a Pagar (compra)Estoque de Material de Escritório (uso do estoque)
DocumentoNota Fiscal do Produto
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Brindes Débito Brindes (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoNota Fiscal do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Site Débito Site (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoNota Fiscal do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Propaganda Débito Propaganda (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoNota Fiscal do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
DAS – Simples Nacional
Débito Simples Nacional (apropriação da despesa)
DocumentoGuia de recolhimento do DAS
68
Simples Nacional a Pagar (pagamento)Crédito
Simples Nacional a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DadosCompetênciaValor Vencimento
Combustível Débito Combustíveis (pagamento)
CréditoCaixa/Banco (pagamento)
DocumentoCupom fiscal
DadosN° do DocumentoValor
Manutenção dos Veículos
Débito Manutenção dos Veículos (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoNota Fiscal do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Imposto Veicular Débito Impostos de Veículos (apropriação da despesa)Impostos de Veículos a Pagar (pagamento)
CréditoImpostos de Veículos a Pagar (apropriação da
despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoGuia de recolhimento do imposto
DadosCompetênciaValor VencimentoVeículo
Multas e Juros Débito Multas e Juros (pagamento)
CréditoCaixa/Banco (pagamento)
DocumentoDuplicatas/Recibos que discriminem o acréscimo
DadosN° do DocumentoFornecedorValor
IPTU Débito IPTU (apropriação da despesa)IPTU a Pagar (pagamento)
DocumentoGuia de recolhimento do imposto
Dados
69
CréditoIPTU a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
CompetênciaValor Vencimento
INSS Débito INSS (apropriação da despesa)INSS a Pagar (pagamento)
CréditoINSS a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoGuia de recolhimento do imposto
DadosCompetênciaValor Vencimento
FGTS Débito FGTS (apropriação da despesa)FGTS a Pagar (pagamento)
CréditoFGTS a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoGuia de recolhimento do imposto
DadosCompetênciaValor Vencimento
Despesas Bancárias Débito Despesas Bancárias
CréditoBanco
DocumentoExtrato bancário
DadosDataValor
Compra de Imobilizado Débito Imobilizado (pela imobilização)Títulos a Pagar (pagamento)
CréditoTítulos a Pagar (pela imobilização)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoNota Fiscal de Compra
DadosN° da NotaFornecedorBem
Outros Impostos e Taxas
Débito Impostos e Taxas (apropriação da despesa)Impostos e Taxas a Pagar (pagamento)
CréditoImpostos e Taxas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoGuia de recolhimento do imposto
DadosCompetênciaValor Vencimento
70
Órgão recolhedorDevolução de Vendas Débito
Devolução de VendaEstoque
CréditoCaixa/Banco (a vista)Clientes (a prazo)Custos da Mercadoria Vendida
DocumentoNota Fiscal de Devolução
DadosN° da NotaClienteMercadoriaQuantidadeValor UnitárioValor Total
Devolução de Compra Débito Caixa/Banco (a vista)Fornecedores (a prazo)
CréditoEstoque
DocumentoNota Fiscal de Devolução
DadosN° da NotaFornecedorMercadoriaQuantidadeValor UnitárioValor Total
Sistema de Controle Débito Manutenção do Sistema (apropriação da despesa)Contas a Pagar (pagamento)
CréditoContas a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoNota Fiscal do Serviço
DadosN° da NotaFornecedorValorVencimento
Depreciação dos Bens Débito Depreciação (apropriação da despesa)
Crédito(-) Depreciação Acumulada (apropriação da despesa)
DocumentoFicha de controle dos bens
DadosBemValorN° da parcela referente
71
Perda de Mercadoria Débito Perdas no Estoque
CréditoEstoque
DocumentoDocumento de controle de estoque
DadosMercadoriaValor unitárioValor TotalQuantidade
Adiantamento a Fornecedores
Débito Adiantamento a Fornecedores
CréditoCaixa/Banco (pagamento)
DocumentoRecibo da Operação
DadosValorFornecedorData da Operação
Adiantamento de Clientes
Débito Caixa/Banco
CréditoAdiantamento de Clientes
DocumentoRecibo da Operação
DadosValorClienteData da Operação
Aluguel do Imóvel Débito Aluguéis (apropriação da despesa)Aluguéis a Pagar (pagamento)
CréditoAluguéis a Pagar (apropriação da despesa)Caixa/Banco (pagamento)
DocumentoRecibo do Locador
DadosValorPeríodo de CompetênciaData do Pagamento
72
4.6 JANELAS DO SISTEMA
O projeto de sistema contábil apresentado seque um padrão simplificado e
desenvolvido no compilador Delphi 7 da Borland para linguagem Pascal. O sistema ao ser
inicializado abre-se uma janela com os seguintes menus:
- Cadastros – para cadastro de contas e cadastro de preço de venda das mercadorias;
- Lançamentos – que abre a janela de lançamentos;
- Relatórios – que abre submenus distinguindo os relatórios financeiros dos gerenciais;
- Diversos – com as opções de manutenção das tabelas de armazenamento de dados e a
calculadora; e
- Sair – para fechar o sistema.
Figura 6 – Janela inicial do sistema
4.6.1 Menu de cadastros
Neste menu tem a opção de cadastros de contas e preço de venda das mercadorias.
Figura 7 – Menu de cadastros
Quando inicializado o cadastro de contas abre-se uma janela com as opções para
inserir nova conta, alterar e excluir (esta opção somente para contas sem movimento) além de
trazer o plano de contas completo com opção de busca na parte inferior.
Para cadastrar é necessário saber exatamente onde a conta deve estar no plano de
contas da empresa. Isto é definido no campo “ordem” que serve para orientar a classificação.
No campo “natureza” é onde define a natureza das contas, se devedoras ou credoras. Em
“tipo” encontra-se a opção entre analítica ou sintética, pois é somente as contas analíticas que
ficam a disposição para ser efetuado os lançamentos.
Figura 8 – Janela de Cadastro das Contas
4.6.1 Formulários de registros dos fatos contábeis
O modelo proposto apresenta um único formulário para os lançamentos contábeis.
Através desta janela é feita a entrada de todos os dados no sistema, lançando-os na tabela
geral de armazenamento no banco de dados.
74
Figura 9 – Janela de lançamentosConforme apresentado, esta é a janela de entrada de dados para a tabela geral de
armazenamento das informações. Percebe-se que as opções para preenchimento visam
satisfazer as necessidades do banco de dados de forma que este contenha dados suficientes
possibilitando a elaboração dos relatórios proposto pelo trabalho.
Dados como Data, Contas a Débito e a Crédito, movimentação de mercadorias com
controle de valores, bem como a possibilidade de fazer um desdobramento para lançamento
75
de contas a receber e contas a pagar, colocando datas de vencimento são algumas das opções
desta janela de inserção de dados.
Para manutenção das tabelas há outro formulário que permite selecionar a tabela
desejada, verificar os dados contidos nela e fazer inserção manual. Este formulário serve
principalmente para a inserção de nova conta no plano cadastrado.
Figura 10 – Janela de manutenção das tabelas
4.7 MODELO DE TABELAS DE ARMAZENAMENTO DE DADOS
Neste tópico são apresentadas as tabelas de armazenamento de dados originados dos
formulários citados no item anterior. Vale ressaltar que para um Sistema gerencial/Contábil
mais completo o número de tabelas se multiplicaria, entretanto neste há somente sete delas,
suficientes para atender às necessidades informacionais dos gestores da empresa conforme
segue.
4.7.1 Tabela do plano de contas
Tabela 1 – Tabela de cadastro de contas no plano de contasTabela de Cadastro de Contas
Código 04
Ordem 1.1.1.1
Descrição Caixa
76
Natureza (Débito/Crédito) Débito
Tipo (Sintética/Analítica) Analítica
Esta tabela deve conter o plano de contas da empresa e qualquer necessidade de nova
conta deve ser inserida nela, atentando-se para a numeração da ordem e cadastramento da
natureza e tipo para que o sistema tenha um correto funcionamento.
4.7.3 Tabela de custo e preço das mercadorias
Tabela 2 - Tabela de custo e preço da mercadoriasTabela de Custo e Preço das Mercadorias
Código 03
Mercadoria Caixa de Plástico
Custo R$ 8,90
Preço de Venda R$ 12,00
O objetivo desta tabela é registrar o custo da mercadoria e seu preço de venda.
4.7.4 Tabela geral de registro de lançamentos
Tabela 3 – Tabela geral de cadastro dos lançamentosTabela de Cadastro dos Lançamentos
Código 032
Data 11/12/2009
Conta Caixa
Natureza Crédito
N° Nota Fiscal/Documento 123951
Histórico Pagamento de mercadoria comprada em 15/11/2009
Valor R$ 75,00
N° do Lançamento 09
Esta é a tabela que registra todos os lançamentos efetuados no sistema e serve de
suporte para todos os relatórios pois é a que tem a maior quantidade de registros. Dela são
resgatados a data, conta, natureza, valor e n° do lançamento que na junção com outras tabelas
possibilita a criação dos relatórios.
77
4.7.5 Tabela de contas a pagar
Tabela 4 – Tabela de registro das contas a pagarTabela de Cadastro das Contas a Pagar
Código 025
Data Entrada 11/11/2009
Data de Vencimento 11/12/2009
Data de Pagamento
N° do Lançamento 013
Situação (Pago/Pendente) Pendente
Valor R$ 99,00
Fornecedor Plásticos Ltda
Devido ao relatório de contas a pagar é necessário ter um registro a parte somente do
parcelamento das compras de bens e serviços. Nesta tabela fica registrado dados como valor
da parcela e vencimento, alem de gravar a dada do pagamento.
4.7.6 Tabela de contas a receber
Tabela 5 – Tabela de registro das contas a receberTabela de Cadastro das Contas a Receber
Código 025
Data Entrada 11/11/2009
Data de Vencimento 11/12/2009
Data de Recebimento
N° do Lançamento 013
Situação (Recebido/Pendente) Pendente
Valor R$ 99,00
Cliente Plásticos Ltda
Para suprir o relatório de contas a receber é necessário ter um registro a parte somente
do parcelamento das vendas efetuadas. Nesta tabela fica registrado os dados do valor da
parcela e vencimento, alem de gravar a dada do recebimento.
78
4.7.7 Tabela de movimentação de estoque
Tabela 6 – Tabela de movimentação de estoqueTabela de Cadastro das Movimentações do Estoque
Código 012
Número do Registro 02
Conta Mercadoria Caixa de Papelão
Movimentação (Entrada/Saída) Saída
Quantidade (em unidades) 05
Custo R$ 3,50
Valor (em R$) R$ 4,80
O objetivo desta tabela é registrar as operações de movimentação de mercadorias
deixando gravado a quantidade, custo, valor da venda, sendo de uso principalmente para o
relatório de movimentação do estoque.
79
4.8 RELATÓRIOS CONTÁBEIS
4.8.1 Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial busca no banco de dados os saldos das contas analíticas do
Ativo (iniciadas pelo código 1), Passivo e Patrimônio Líquido (iniciadas pelo código 2) e os
apresenta conforme modelo a seguir, totalizando conforme sobe o nível de detalhamento.
BALANÇO PATRIMONIAL
CASA DE EMBALAGENS LTDA
Em 31/12/2009
ATIVO R$
ATIVO CIRCULANTE
DISPONÍVEL
Caixa
Banco HSBC S/A
Banco Itaú S/A
CLIENTES
Clientes em Carteira
Duplicatas a Receber
(-) Duplicatas Descontadas
OUTROS CRÉDITOS
Cheques em Cobrança
Cartões a Receber
Adiantamento a Fornecedores
Adiantamento a Funcionários
Empréstimo a Funcionários
Mercadorias Remetidas para Demonstração
ESTOQUES
Mercadorias para Revenda
Material de Escritório
Material de Embalagem
Material de Limpeza
ATIVO NÃO CIRCULANTE
ATIVOS IMOBILIZADOS
BENS EM OPERAÇÃO - CUSTO
Aparelhos Telefônicos
Benfeitorias em Imóveis de Terceiros
Linhas Telefônicas
. Equipamentos de Processamento de Dados
Móveis e Utensílios
Veículos
DEPRECIAÇÃO, AMORT. E EXAUSTÃO ACUMULADA
(-) de Aparelhos Telefônicos
(-) de Benfeitorias em Imóveis de Terceiros
(-) de Linhas Telefônicas
(-) de Equipamentos de Processamento de Dados
(-) de Móveis e Utensílios
(-) de Veículos
IMOBILIZADO EM ANDAMENTO – CUSTO
Bens em Comodato
Consórcios de Bens
Leasing – Arrendamento Mercantil
INTANGÍVEL
CUSTO
Site
AMORTIZAÇÃO ACUMULADA
(-) de Site
TOTAL DO ATIVO
81
PASSIVO R$
PASSIVO CIRCULANTE
EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
Banco HSBC S/A
FORNECEDORES
Fornecedores
OBRIGAÇÕES FISCAIS
Contribuição Confederativa a Recolher
FGTS a Recolher
INSS a Recolher
IPTU a Recolher
Imposto dos Veículos a Recolher
Simples Nacional a Recolher
Impostos e Taxas Diversas a Recolher
OUTRAS OBRIGAÇÕES
Salários e Ordenados a Pagar
Pró Labore a Pagar
Férias a Pagar
Rescisão a Pagar
Contas a Pagar
Água e Esgoto a Pagar
Alugueis a Pagar
Energia Elétrica a Pagar
Fretes a Pagar
Honorários Contábeis a Pagar
Seguros a Pagar
Serviços de Terceiros a Pagar
Telefones a Pagar
Encargos Financeiros a Pagar
Juros a Pagar
Consórcio a Pagar
Manutenção do Site a Pagar
Títulos a Pagar
Adiantamento de Clientes
82
PROVISÕES
Provisão para Férias
Provisão INSS sobre Férias
Provisão FGTS sobre Férias
Provisão PIS sobre Férias
Provisão para 13° Salário
Provisão de INSS sobre 13° Salário
Provisão de FGTS sobre 13° Salário
Provisão de PIS sobre 13° Salário
PASSIVO NÃO CIRCULANTE
EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
Leasing a Pagar
Empréstimo a Pagar
PATRIMÔNIO LÍQUIDO
CAPITAL SOCIAL
Capital Subscrito
(-) Capital a Integralizar
RESERVAS DE CAPITAL
RESERVAS DE REAVALIAÇÃO
RESERVAS DE LUCROS
Reserva Legal
Reservas Estatutárias
Reserva Orçamentária
Reservas de Lucros para Expansão
PREJUÍZOS ACUMULADOS
(-) Prejuízos Acumulados
Lucro do Período
(-) Prejuízo do Período
AÇÕES EM TESOURARIA
TOTAL DO ATIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO
83
4.8.2 Demonstração do Resultado do Exercício
Neste relatório o sistema puxa do banco de dados as contas de resultado (iniciadas
pelo código 3) e seus respectivos saldo, apresentando totalização e operações conforme
apresentado no modelo:
DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/01/2009 a 31/12/2009
RECEITA BRUTA DE VENDAS DE MERCADORIAS R$
VENDAS DE MERCADORIAS
Vendas a Vista
Vendas a Prazo
(-) DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA
Vendas Canceladas
Devoluções de Vendas
Simples Nacional
(=) RECEITA OPERACIONAL LÍQUIDA
(-) CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS
CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS
(=) RESULTADO OPERACIONAL BRUTO
(-) DESPESAS OPERACIONAIS
(-) DE VENDAS
Salários e Ordenados
Gratificações
13° Salário
Férias
INSS
FGTS
. Indenizações e Aviso Prévio
Seguro de Vida em Grupo
Trabalho Temporário
84
Uniformes
Propaganda
Brindes
(-) ADMINISTRATIVAS
Pró-Labore
INSS
Aluguel
Manutenção e Reparos
Água e Esgoto
Energia Elétrica
Telefone
Despesas Postais
Site
Manutenção do Sistema
Honorários Contábeis
Material de Escritório
Material de Limpeza
Bens de Pequeno Valor
Limpeza e Conservação
Seguro de Bens
Manutenção dos Veículos
Combustíveis
Copa e Cozinha
Depreciação
Perdas no Estoque
Imposto Sindical
Impostos dos Veículos
IPTU
Impostos e Taxas
PIS
(+) RESULTADO FINANCEIRO LÍQUIDO
(-) DESPESAS FINANCEIRAS
Multas e Juros Pagos
Descontos Concedidos
85
Despesas Bancárias
(+) RECEITAS FINANCEIRAS
Descontos Obtidos
Juros Recebidos
(+) VENDAS DIVERSAS
Vendas de Sucatas
(=) RESULTADO OPERACIONAL LÍQUIDO
(-) IMPOSTO DE RENDA E CONTRIBUIÇÃO SOCIAL
Contribuição Social
Imposto de Renda
(=) RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO
4.8.3 Demonstração de Fluxo de Caixa
A demonstração de fluxo de caixa é um relatório que apresenta todas as
movimentações de caixa ocorridas num período, portanto, o sistema tem que reconhecer todas
as contas que foram movimentadas na contrapartida da conta Caixa. As demais classificações
dentro da demonstração de fluxo de caixa devem estar previamente parametrizadas no
sistema.
DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/01/2009 a 31/12/2009
ATIVIDADES OPERACIONAIS R$
Recebimento de clientes
(-) Pagamento de fornecedores
(-) Recebimento de outros ativos circulantes
(-) Pagamento de salários
(-) Pagamentos de despesas a pagar
(-) Pagamento de despesas antecipadas
Recebimento de juros
86
(-) Pagamento de juros
Outros recebimentos
(-) Outros pagamentos
(=) CAIXA LÍQUIDO GERADO (CONSUMIDO) PELAS ATV. OPERACIONAIS
ATIVIDADES DE INVESTIMENTO
(-) Investimentos no Realizável a Longo Prazo
(-) Outros investimentos de Longo Prazo
(-) Investimentos no Imobilizado
(-) Investimentos no Diferido
(-) Outros investimentos de Permanentes
(=) CAIXA LÍQUIDO GERADO (CONSUMIDO) PELAS ATIVIDADES. DE
INVESTIMENTOS
ATIVIDADES FINANCEIRAS
Aumento de Capital
Captação de Longo Prazo
(-) Pagamento de Empréstimos
(-) Pagamento de Dividendos e outros s/ o Capital Próprio
(=) CAIXA LÍQUIDO GERADO PELAS ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO
(=) VARIAÇÃO LÍQUIDA DE CAIXA
(+) CAIXA INICIAL
(=) CAIXA FINAL
4.9 RELATÓRIOS GERENCIAIS
4.9.1 Relatório de Movimentação dos Estoques
O relatório de movimentação de estoque apresenta na sua estrutura a relação de todas
as contas de mercadorias estocadas e apresenta o saldo anterior, sua movimentação no período
buscado e totaliza o saldo atualizado, sendo em quantidades e valores.
Sua movimentação ocorre pelo critério de PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai),
portanto todas as baixas ocorrem com custo das mercadorias que entraram há mais tempo no
estoque.
87
Quadro 4 – Relatório de movimentação dos estoques
RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DOS ESTOQUES
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/12/2009 a 31/12/2009
N° MERCADORIA
S
SALDO INICIAL
MOVIMENTAÇÃO
SALDO FINALENTRADA SAÍDA
Qtde Vlr Unit. Vlr Total Qtde Vlr Unit. Vlr Total Qtde Vlr Unit. Vlr Total Qtde Vlr Unit. Vlr Total
01 Caixa Plástica 5 R$ 6,00 R$ 30,00 5 R$ 7,00 R$ 35,00 7 R$ 6,29 R$ 44,00 3 R$ 7,00 R$ 21,00
02 Caixa Papel 7 R$ 7,00 R$ 49,00 10 R$ 8,00 R$ 80,00 9 R$ 7,22 R$ 65,00 8 R$ 8,00 R$ 64,00
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
4.9.2 Relatório de Contas a Pagar
O relatório de Contas a Pagar tem na sua estrutura os vencimentos, fornecedores e
seus respectivos valores. Ele é ordenado conforme data de vencimento para facilitar
visualização das contas e planejamentos de pagamento alem de apresentar a somatória das
pendências do período.Quadro 5 – Relatório de contas a pagar
RELATÓRIO DE CONTAS A PAGAR
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/12/2009 a 31/12/2009
N° VENCIMENTO FORNECEDOR VALOR SITUAÇÃO
01 02/12/2009 Papel e Cia Ltda R$ 350,00 Vencido
02 02/12/2009 Azul Papelão Ind e Com Ltda R$ 650,00 Vencido
03 03/12/2009 Sanepar R$ 53,49 Vencido
04 05/12/2009 Pró-Labore a Pagar R$ 1.500,00 Vencido
05 05/12/2009 Pneus de Borracha S/A R$ 220,00 Vencido
06 10/12/2009 Plástico Ltda R$ 760,00 A Vencer
07 10/12/2009 Saco de Lixo Sacos S/A R$ 180,00 A Vencer
08 13/12/2009 Hospedagem Site R$ 30,00 A Vencer
09 15/12/2009 Plásticos ABC S/A R$ 520,00 A Vencer
10 16/12/2009 Copel R$ 230,00 A Vencer
11 16/12/2009 Copel R$ 79,00 A Vencer
12 18/12/2009 Sistema Integrado S/A R$ 345,00 A Vencer
13 20/12/2009 INSS R$ 430,00 A Vencer
14 26/12/2009 Fitas Adesivas S/A R$ 130,00 A Vencer
15 27/12/2009 Isopor Ltda R$ 37,00 A Vencer
16 31/12/2009 Copo X Descartável S/A R$ 100,00 A Vencer
TOTAL R$ 5.614,49
4.9.3 Relatório de Contas a Receber
A estrutura do relatório de Contas a Receber é praticamente a mesma do Contas a
Pagar sendo composta pelo vencimento, cliente, o valor, a situação e totalização das
pendências do período apurado. Também é ordenado pelo vencimento para facilitar a
visualização e análise.Quadro 6 – Relatório de contas a receber
RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/12/2009 a 31/12/2009
N° VENCIMENTO CLIENTE VALOR SITUAÇÃO
01 02/12/2009 Restaurante Bom Apetite R$ 350,00 Vencido
02 02/12/2009 Quitanda da Esquina R$ 650,00 Vencido
03 03/12/2009 Mercado Porta Grande R$ 53,00 Vencido
04 05/12/2009 José da Silva R$ 1.500,00 Vencido
05 05/12/2009 João Manuel R$ 220,00 Vencido
06 10/12/2009 Frutaria Mamão Azul R$ 760,00 A Vencer
07 10/12/2009 Pastelão Ltda R$ 180,00 A Vencer
08 13/12/2009 Maria José R$ 30,00 A Vencer
09 15/12/2009 Cachorrão HOT DOG R$ 520,00 A Vencer
10 16/12/2009 Ricardo Vitor R$ 230,00 A Vencer
11 16/12/2009 Lanches Amarelo R$ 79,00 A Vencer
12 18/12/2009 Restaurante do Sabiá R$ 345,00 A Vencer
13 20/12/2009 Abobora e Legumes S/A R$ 430,00 A Vencer
14 26/12/2009 Marta Cristina R$ 130,00 A Vencer
15 27/12/2009 100% Gostoso Almoços R$ 37,00 A Vencer
16 31/12/2009 Armarinhos e Armarinhos R$ 100,00 A Vencer
TOTAL R$ 5.614,00
90
4.9.4 Relatório de Vendas X Custos por Período
A estrutura deste relatório apresenta uma confrontação direta entre as receitas com
vendas de mercadorias e o custo das mesmas, bem como a margem de ganho bruto sobre as
movimentações, sendo que a margem é calculada da razão entre Valor de Venda pelo Valor
de Custo.
Este relatório se apresenta sob duas formas, uma na qual é apresentada a margem por
produtos, sendo então listados todos os que tiveram movimentação no período e, a outra
forma é a margem por faturamento, sendo listadas todas as vendas para tal.Quadro 7 – Relatório de Venda X Custo por período (detalhamento por produto)
RELATÓRIO DE VENDAS X CUSTOS POR PERÍODO
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/12/2009 a 31/12/2009 - (detalhamento por produto)
N° Mercadoria Vlr Total das Vendas Custo Total % de Margem
01 Caixa de Plástico R$ 1.050,00 R$ 760,00 38,16%
02 Caixa de Papel R$ 2.300,00 R$ 1.500,00 53,33%
03 Fita Adesiva R$ 760,00 R$ 460,00 65,22%
04 Saco Plástico R$ 5.250,00 R$ 3.900,00 34,62%
TOTAL R$ 9.360,00 R$ 6.620,00 41,39%
Quadro 8 – Relatório de Vendas X Custo por período (detalhamento por faturamento)
RELATÓRIO DE VENDAS X CUSTOS POR PERÍODO
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/12/2009 a 31/12/2009 - (detalhamento por faturamento)
N° Faturamento Vlr Total das Vendas Custo Total % de Margem
01 José da Silva R$ 770,00 R$ 530,00 45,28%
02 Marcado Tudo Verde R$ 4.900,00 R$ 3.500,00 40,00%
03 Quitanda Fruta Madura R$ 1.500,00 R$ 1.050,00 42,86%
04 Restaurante Boa Comida R$ 2.190,00 R$ 1.540,00 42,21%
TOTAL R$ 9.360,00 R$ 6.620,00 41,39%
91
4.9.5 Projeção de Caixa
O relatório de projeção de caixa faz uma correlação entre contas a receber e a pagar numa mesma data, ou período de tempo,
apresentando o saldo que deveria ser resultante se tanto pagamentos quanto recebimento realmente se concretizarem. A tabela inicia com o saldo
inicial de Caixa e termina com a previsão de Caixa futuro.Quadro 9 – Relatório de projeção de caixa por período
RELATÓRIO DE PROJEÇÃO DE CAIXA POR PERÍODO
CASA DE EMBALAGENS LTDA
De 01/12/2009 a 31/12/2009
N° VENCIMENTO A RECEBER A PAGAR SALDO
01 R$ 7.500,00
02 03/12/2009 R$ 1.300,00 R$ 1.200,00 R$ 7.600,00
03 05/12/2009 R$ 2.500,00 R$ 990,00 R$ 9.110,00
04 13/12/2009 R$ 930,00 R$ 4.500,00 R$ 5.540,00
05 15/12/2009 R$ 1.025,00 R$ 3.900,00 R$ 2.665,00
06 18/12/2009 R$ 1.800,00 R$ 120,00 R$ 4.345,00
07 27/12/2009 R$ 835,00 R$ 350,00 R$ 4.830,00
08 31/12/2009 R$ 3.090,00 R$ 1.060,00 R$ 6.860,00
TOTAL R$ 11.480,00 R$ 12.120,00 R$ 6.860,00
4.10 DIAGRAMA DA MOVIMENTAÇÃO DOS DADOS
Este é uma representação gráfica da movimentação dos dados dentro do sistema contábil/gerencia, com duas tabelas suporte, cadastro de
contas - que envia informação para a janela de lançamento e para os relatórios -, e de Custo e Preço das mercadorias - que se relaciona tanto
recebendo como enviando informações para a janela de lançamentos. As demais tabelas armazenam os dados da Janela de Lançamento e enviam
essas informações para os relatórios, contábeis e gerenciais.
Figura 11 – Diagrama da movimentação dos dados no sistema
5. CONCLUSÃO
Este trabalho trouxe um modelo de estruturação de sistema de informação contábil e
gerencial e evidenciou o caminho desde a entrada dos dados no mesmo até a sua saída na
forma de relatórios. Também foi apresentado o plano de contas como o norteador tanto para
os lançamentos quanto para a geração de relatórios.
Este projeto de sistema apresentado aqui deverá ter maior aprofundamento nas
amarrações dos campos das tabelas com a Janela de Lançamentos bem como com os campos
dos relatório o que envolve um processo mais apropriado para conhecedores da área de
programação de sistemas, entretanto, para os pesquisadores da área gerencial e contábil já
pode-se ter uma base do processo da movimentação dos dados num sistema de sua área afim.
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96
