TONINHO RIGO

Definição

Administração do tempo é uma ferramenta gerencial, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor gasto de energia física e mental, e realizando as atividades dentro dos prazos combinados e dividindo seu tempo de forma equilibrada.

Conceitos relacionados

PLANEJAMENTO

FOCO

Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Componentes da Administração do Tempo Como analisar sua carga de trabalho: Analisar sua carga de trabalho em relação ao tempo que você tem disponível Conhecer seus objetivos Organizar um registro diário (agenda) Fazer uma avaliação desse tempo Marcar os pontos para melhorias.

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Como organizar o tempo: Estabelecer prioridades e organizar as atividades diárias de forma lidar com a disposição das horas para cumprimento de prazos preestabelecidos, objetivando a atingir resultados positivos.

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No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prazo: leve em consideração a data de entrega de uma atividade. É ideal que você se programa para finalizá-la com 2 dias de antecedência, para que haja tempo hábil caso um imprevisto aconteça.

Resultados: dê prioridade às tarefas que trarão maior resultado (“Regra de Pareto” – 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados). Se gestor, delegue atividades.

Facilidade: constitui-se no terceiro fator de priorização das atividades; busque realizar o que é mais rápido e mais fácil antes. Mas lembre-se que Prazo e Resultados tem mais peso do que Facilidade. Se a atividade é complicada, faça um pouco a cada dia ou “quebre” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver.

Componentes da Administração do TempoFatores que influenciam a prioridade:

Componentes da Administração do Tempo Como tornar-se organizado: Dar prioridade às tarefas de acordo com a importância e a urgência Utilizar um sistema diário que registre as atividades planejadas

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Aquelas que exigem nossa atenção imediata. Ex: um telefone tocando, alguém nos interrompendo em nossa sala. Também são aquelas que precisamos realmente focar e que apresentam impacto considerável nas nossas demais atividades ou na empresa em geral; provavelmente poderiam ter sido previstas mas não foram.

URGENTE IMPORTANTE

Importante é aquilo que também tem impacto nas nossas atividades, mas que, geralmente, está associado aos nossos objetivos, metas ou funções. Uma atividade importante pode se tornar urgente quando não atentamos para seu prazo, ou ainda quando postergamos seu início até a última hora. Quando priorizamos aquilo que é importante reduzimos a incidência de eventos urgentes em nosso dia-a-dia.

Componentes da Administração do Tempo

FAÇA AGORA DECIDA QUANDO FAZER

DELEGUE ABANDONE

PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS

Atividade Prazo Resultados EsperadosGrau de

Complexidade Prioridade Status

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Descrição detalhada da atividade a ser realizada.

Tempo de finalização

da atividade

No que a atividade vai

resultar: relatório,

plano de ação, índices (vendas,

faturamento, etc)

Se a tarefa é FÁCIL,

MÉDIA ou DIFÍCIL

Se a prioridade é BAIXA, MÉDIA ou ALTA

Se a tarefa está COMPLETA, EM ADAMENTO ou NÃO INCIADA

Componentes da Administração do Tempo

Componentes da Administração do Tempo Como delegar tarefas com sucesso: Encaminhar certas atividades a determinados funcionários, quando necessário

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Vantagens Parte de seu tempo ficará livre, de forma a permitir que você concentre em outras tarefas mais importantes e/ou mais urgentes Faz com que pessoas possam desenvolver suas capacidades Estímulo, Motivação, Trabalho em Equipe

Desvantagens

O trabalho aos subordinados não serem desempenhados com suficiência e dedicação Delegar o trabalho ao funcionário errado para executar determinadas atividades

Componentes da Administração do Tempo5 Como lidar com materiais impressos: Manter o local de trabalho sempre organizado, limpo, iluminado, ventilado, ou seja, um ambiente agradável e seguro. Saber como redigir e ler de modo eficiente Manter um sistema de arquivo Assegurar que Equipamentos e materiais utilizados com freqüência estejam ao alcance das mãos

Como controlar o desperdício de tempo: Saiba lidar com interrupções (contato pessoal: certifique-se em resolver tarefas mais urgentes Ser eficiente e eficaz

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Componentes da Administração do Tempo

EFICÁCIA EFICIÊNCIA

Refere-se a fazer o que deve ser feito. Este conceito tem a ver com o foco em uma determinada direção (visão) e concentração de energia para a execução da missão. Eficácia está relacionada à escolha e, depois de escolhido o que fazer, e fazer de forma produtiva leva a eficiência.

Refere-se a como fazer o que tem para ser feito. Este conceito refere-se a como as “coisas” são feitas, aos valores, à visão, comportamentos, atitudes, métodos, procedimentos e estilos e está na presente em toda a empresa. Quando se fala em eficiência, está se falando em produtividade, em fazer mais com o mínimo de recursos possíveis.

Componentes da Administração do Tempo7 Como aproveitar ao máximo o tempo livre (lazer): Planeje o que vai fazer nas horas livres Seja capaz de se “desligar” ao final do dia, desfrutando de seu momento de lazer Evite o estresse Permita restaurar suas energias e relaxar

Dicas para Administrar o TempoVídeo

Você administra bem seu tempo?Descubra agora se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões e assinale SIM ou Não. Seja honesto em suas respostas.

01. Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda já esta lotada?

02. Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?

03. Você tem dificuldade em tomar decisões?

04. Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento?

05. Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas freqüentemente inacabadas?

06. Você costuma ocupar boa parte do seu dia com crises e tarefas urgentes?

07. Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa?

08. Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos e papéis?

09. Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?

10. Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?

11. Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para rever os amigos?12. Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?

13. Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?

14. Você tem dificuldade em se concentrar na execução de tarefas desagradáveis ou projetos muito longos?15. Você tem a sensação de que os dias estão passando cada vez mais rápido e que não há nada que possa ser feito para reverter esta situação?

Você administra bem seu tempo?RESULTADO

Até 5 respostas afirmativasMuito bem! Você administra bem o seu tempo e provavelmente equilibra com eficácia suas demandas profissionais e pessoais. Entretanto sempre há onde melhorar.

Entre 6 a 10 respostas afirmativasVocê tem diversos hábitos e comportamentos inadequados que prejudicam sua produtividade e sua qualidade de vida. Algumas correções de percurso seriam bem-vindas.

Entre 11 a 15 respostas afirmativas Sua relação com o tempo é muito complicada. Você, provavelmente, tem problemas de produtividade e, talvez, sofra de ansiedade ou estresse.

“Quem não sabe administrar seu tempo não pode administrar qualquer coisa”.Peter Drucker, economista e escritor austríaco

(1909-2005)

“Se aproveitares bem o dia de hoje, dependerás menos do de amanhã”. Sêneca, filósofo romano (4 a.C.-65 a.C.)