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Tornar a Vida Mais Fcil para Cidados

e Empresas em PortugalADMINISTRAO ELECTRNICA

E SIMPLIFICAO

ORGANIZAO PARA A COOPERAO E DESENVOLVIMENTO ECONMICO

A OCDE um frum nico onde 30 pases democrticos trabalham juntos para reflectir sobre os de-safios econmicos, sociais e ambientais da globalizao.

A OCDE est tambm na vanguarda dos esforos para compreender e ajudar os Estados a responder a novos desenvolvimentos e preocupaes, nomeadamente os que se encontram associados governao das sociedades, economia da informao e aos desafios decorrentes do envelhecimento da populao. A Organizao oferece um espao onde os Estados podem comparar experincias de governao, pro-curar respostas para problemas comuns, identificar boas prticas e trabalhar na coordenao de polticas internas e internacionais.

Os pases membros da OCDE so: a Austrlia, a Blgica, o Canad, a Repblica Checa, a Dinamar-ca, a Finlndia, a Grcia, a Hungria, a Islndia, a Irlanda, a Itlia, o Japo, a Coreia, o Luxemburgo, o Mxico, a Holanda, a Nova Zelndia,a Noruega, a Polnia, Portugal, a Eslovquia, a Espanha, a Sucia, a Suia, a Turquia, o Reino Unido e os Estados Unidos da Amrica. A Comisso Europeia participa no trabalho desenvolvido pela OCDE.

As publicaes da OCDE divulgam amplamente os resultados da recolha de informao estatstica e da pesquisa sobre questes econmicas, sociais e ambientais, efectuada pela Organizao, assim como as convenes, orientaes e normas acordadas pelos seus membros.

Verso original publicada em Ingls pela OCDE sob o ttulo Making Life Easy for Citizens and Businesses in Portugal: Administrative Simplification and E- Government

OECD 2008

2008 Imprensa Nacional Casa da Moeda (INCM) para a edio portuguesa, publicado com o acordo da OCDEA qualidade da traduo portuguesa e a sua coerncia com o texto original da responsabilidade de Maria Lusa Queiroz

de Castro Feij

FACILITAR A VIDA DOS CIDADOS E DAS EMPRESAS EM PORTUGAL 5

PREFCIO

PREFCIO

Portugal lanou uma srie de reformas ambiciosas e profundas do sector pblico de forma a responder aos desafios e exigncias crescentes da economia portuguesa e deste sector. Entre estas reformas, o Sim-plex tornou-se uma iniciativa de grande relevo nica no conjunto dos Pases da OCDE merecedo-ra de forte apoio poltico e que aborda as necessidades da simplificao do sector pblico portugus e da prestao dos respectivos servios. Este programa centra-se na forma como a administrao electrnica pode ser usada enquanto alavanca para levar a cabo um leque mais vasto de actividades de simplificao administrativa visando melhorar a qualidade da prestao de servios.

Este relatrio o primeiro estudo realizado pela OCDE para analisar tanto os bons resultados como os problemas da simplificao administrativa e da administrao electrnica num determinado contexto nacional. Apresenta propostas de aco que podero apoiar outros pases no desenvolvimento dos seus esforos de simplificao. Ao colocar a simplificao administrativa e a administrao electrnica no contexto da reforma da Administrao Pblica, e ao apresentar propostas de aco concretas, esta an-lise poder ajudar os pases a identificar o modo como a simplificao pode contribuir para atingir os objectivos globais de melhoria do desempenho das administraes.

Este relatrio foi concludo em Abril de 2008. Tem por base as respostas de Portugal a um questio-nrio datado de Junho de 2007 e a um inqurito s organizaes da administrao central, regional e local, levado a cabo em Outubro-Novembro de 2007, uma vasta recolha de informao sobre gesto pblica, simplificao administrativa e administrao electrnica em Portugal, assim como uma srie de entrevistas com responsveis da Administrao Pblica portuguesa e outros comentadores, que ti-veram lugar em Maio e Outubro de 2007. O relatrio foi elaborado com a participao de um painel de revisores-pares dos governos de Frana, Itlia e Holanda. A participao destes peritos ajudou a situar as iniciativas portuguesas num contexto internacional, o que constituir uma lio da qual outros pases da OCDE podero vir a beneficiar.

O quadro analtico do relatrio baseia-se em trs relatrios de sntese da OCDE: The e-Government Imperative (2003), e-Government for Better Government (2005) e Cutting Red Tape: National Strategies for Administrative Simplification (2006). A anlise foi realizada sob a direco do Grupo de Trabalho sobre Gesto e Reforma da Regulamentao (Working Party on Regulatory Management and Reform) e da Rede de Funcionrios Snior de Administrao Electrnica da OCDE (OECD Network of Senior E-Government Officials), tendo as suas principais concluses sido integradas no Programa de Trabalho da Direco de Governao Pblica e de Desenvolvimento Territorial (GOV) (Public Governance and Territorial Development Directorate).

Sob a orientao de Josef Konvitz e Christian Vergez, o estudo foi conduzido e redigido por Yih--Jeou Wang, Flemming Norling Olsen e Mikkel Sune Smith, coadjuvados por Melissa Peerless e Je-nifer Stein (edio) e Jonathan Knudsen (questionrio e estatstica). Agradece-se, em particular, aos trs revisores-pares: Jean-Jacques Leandri (Frana), Kees Keuzenkamp (Holanda) e Luigi Carbone (Itlia). A OCDE agradece reconhecidamente a excelente colaborao da administrao portuguesa na preparao deste estudo.

FACILITAR A VIDA DOS CIDADOS E DAS EMPRESAS EM PORTUGAL 7

NDICE

PREFCIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

AVALIAO E PROPOSTAS DE ACO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

CAPTULO 1 PERFIL E CONTEXTO DO PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Sector pblico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Quadro institucional da simplificao administrativa e da administrao electrnica . . . . . . . 28 Motores da simplificao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

CAPTULO 2 POLTICAS E ESTRATGIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Viso e misso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Polticas e estratgias a nvel do governo central . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Links para outros programas da reforma do sector pblico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Polticas e estratgias a nvel regional e local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

CAPTULO 3 CONTEXTO JURDICO E REGULATRIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Qualidade da regulao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Ferramentas para uma melhor regulao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Quadro jurdico e regulatrio da administrao electrnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

CAPTULO 4 ADMINISTRAO ELECTRNICA COMO FERRAMENTA DE SIMPLI- FICAO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Como que a administrao electrnica apoia a simplificao? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Um back-office integrado para a simplificao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Normalizao de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Quadro de segurana das TIC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

CAPTULO 5 FERRAMENTAS DE EXECUO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Ferramentas oramentais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Gesto de recursos humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Ferramentas de colaborao e coordenao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Cultura administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Consulta pblica Envolvimento de interessados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

8 FACILITAR A VIDA DOS CIDADOS E DAS EMPRESAS EM PORTUGAL

NDICE

CAPTULO 6 FERRAMENTAS PARA ANLISE DO DESEMPENHO . . . . . . . . . . . . . . . 93

Monitorizao e avaliao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Resultados e impactes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .