Transformação cultural e gestão humana da mudança com Google Apps for Work

Cenário anteriorA Whirlpool, líder do mercado de eletrodomésticos e detentora das marcas Brastemp, Consul e KitchenAid, desejava aprimorar o trabalho em equipe. Pensando nisso, a empresa buscou a inovação em sua TI por meio da plataforma baseada na nuvem do Google Apps for Work. Em 2014, houve a migração global para o pacote de ferramentas do Google.

DesafiosPreocupada em estar sempre atualizada com seus sistemas e processos, a Whirlpool decidiu mudar sua plataforma atual. Neste momento, a empresa revisava sua arquitetura estratégica para os próximos anos e avaliava opções de ferramentas colaborativas que pudessem aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.

O Google Apps for Work surgiu como uma plataforma ideal para apoiar o programa interno da empresa de transformação da cultura corporativa, chamado Winning Workplace. Para tornar a migração para o Google Apps mais fácil, a área de comunicação da Whirlpool realizou ações de engajamento que integraram produtos da empresa com as ferramentas da plataforma Google. O desafio era alinhar todas as ações e os diferentes públicos-alvos a serem atingidos.

Para a diretora de TI da Whirlpool, Renata Marques, o uso das ferramentas melhorou o gerenciamento de conteúdo, o compartilhamento das informações e a criação colaborativa. “Ganhamos mais eficiência, produtividade e engajamento das equipes e escolhemos o Google, porque queríamos mudar para uma solução que acompanhasse o ritmo de inovação que existe dentro da Whirlpool”, explicou Renata.

Resumo

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O que eles queriam fazerImplementar uma solução escalável que atendesse à estratégia corporativa e se adaptasse à cultura organizacionalFortalecer a cultura de inovação, eficiência e colaboração internaMigrar para uma plataforma tecnológica robusta e de fácil usabilidade

O que eles fizeramMigração para o Google Apps for Work Ações de comunicação e engajamento internoIntegração da plataforma do Google aos pilares do programa Winning Workplace e aceleração dos processos de mudança na organização

O que eles conseguiramEspaço ampliado para armazenamento de dados, melhor gerenciamento de conteúdo e compartilhamento de informaçõesColaboração e engajamento internoMais rapidez e, consequentemente, maior produtividade e satisfação dos colaboradoresRedução de custos por meio do Hangouts

SoluçãoNa transição da América Latina, a ilegra - empresa parceira do Google for Work Brasil - foi responsável pela adoção tecnológica por meio da metodologia do Google de engajamento dos usuários e de sua própria metodologia de Human Change Management (HCM), que propõe uma visão humana do processo de mudança. As três fases de implementação foram: Core IT, Early Adopters e Go Live. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração de todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, multiplicadores internos escolhidos para atuar como guias do Google em suas áreas de negócio durante a migração. Por último, aconteceu o Go-live, momento em que houve a migração de todos os usuários. O projeto teve duração de 5 meses.

Dentro da migração, também foram realizados treinamentos presenciais no Brasil e via Hangout para diferentes localidades na América Latina. Foram mais de 300 horas de treinamentos e 530 funcionários capacitados para apoiar a migração. O processo utilizado para selecionar as pessoas que participariam dos treinamentos foi baseado na metodologia Google, que forma colaboradores para serem pontos de apoio dentro da organização e os Early Adopters, primeiros usuários treinados para ajudar as pessoas durante e após a migração. Para executivos e secretárias, houve um treinamento hands-on, em que um instrutor ilegra ficou à disposição para tirar dúvidas, configurar aparelhos de celular, ensinar a usar a agenda e explicar o funcionamento geral dos aplicativos Google.

A confiabilidade de desempenho, facilidade de uso e a segurança dos dados foram decisivos na escolha pelo Google Apps for Work. “As ferramentas do Google são intuitivas e muito parecidas com as que nossos usuários utilizam no dia a dia. As novas gerações já possuem identificação com esta tecnologia, tornando o uso muito mais fácil no ambiente corporativo”, explicou Renata Marques. A Whirlpool incentivará ainda mais o uso do Hangout em 2015, pois a ferramenta viabiliza e dinamiza reuniões a distância e gera redução de

gastos com viagens. Outro ponto positivo é que agora o usuário pode compartilhar o documento sem a necessidade de suporte. É possível conceder permissão para visualização, edição e comentários dos colegas da equipe.

ResultadosA migração para o pacote do Google Apps for Work impactou 40 mil colaboradores globalmente, e mais de 5 mil na América Latina. O uso dos aplicativos pela Whirlpool gerou até o momento globalmente: Mais de 103 mil documentos compartilhadosMais de 260 mil planilhas compartilhadasMais de 4.4MM de uploads de arquivos A empresa ganhou mais agilidade e incentivou a inovação no ambiente de trabalho. Para a diretora de TI da Whirlpool, Renata Marques, o uso das ferramentas melhoraram o gerenciamento de conteúdo, o compartilhamento das informações e a criação colaborativa. “Ganhamos mais eficiência, produtividade e engajamento das equipes e escolhemos o Google, porque queríamos mudar para uma solução que acompanhasse o ritmo de inovação que existe dentro da Whirlpool”, explicou Renata.

Para medir a satisfação de seus colaboradores com a mudança, a Whirlpool realizou uma pesquisa interna na América Latina que revelou que 89% dos funcionários estão satisfeitos com as novas ferramentas e 80% acreditam que houve uma melhora da produtividade, qualidade e agilidade na rotina de trabalho.

SoluçãoNa transição da América Latina, a ilegra - empresa parceira do Google for Work Brasil - foi responsável pela adoção tecnológica por meio da metodologia do Google de engajamento dos usuários e de sua própria metodologia de Human Change Management (HCM), que propõe uma visão humana do processo de mudança. As três fases de implementação foram: Core IT, Early Adopters e Go Live. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração de todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, multiplicadores internos escolhidos para atuar como guias do Google em suas áreas de negócio durante a migração. Por último, aconteceu o Go-live, momento em que houve a migração de todos os usuários. O projeto teve duração de 5 meses.

Dentro da migração, também foram realizados treinamentos presenciais no Brasil e via Hangout para diferentes localidades na América Latina. Foram mais de 300 horas de treinamentos e 530 funcionários capacitados para apoiar a migração. O processo utilizado para selecionar as pessoas que participariam dos treinamentos foi baseado na metodologia Google, que forma colaboradores para serem pontos de apoio dentro da organização e os Early Adopters, primeiros usuários treinados para ajudar as pessoas durante e após a migração. Para executivos e secretárias, houve um treinamento hands-on, em que um instrutor ilegra ficou à disposição para tirar dúvidas, configurar aparelhos de celular, ensinar a usar a agenda e explicar o funcionamento geral dos aplicativos Google.

A confiabilidade de desempenho, facilidade de uso e a segurança dos dados foram decisivos na escolha pelo Google Apps for Work. “As ferramentas do Google são intuitivas e muito parecidas com as que nossos usuários utilizam no dia a dia. As novas gerações já possuem identificação com esta tecnologia, tornando o uso muito mais fácil no ambiente corporativo”, explicou Renata Marques. A Whirlpool incentivará ainda mais o uso do Hangout em 2015, pois a ferramenta viabiliza e dinamiza reuniões a distância e gera redução de

gastos com viagens. Outro ponto positivo é que agora o usuário pode compartilhar o documento sem a necessidade de suporte. É possível conceder permissão para visualização, edição e comentários dos colegas da equipe.

ResultadosA migração para o pacote do Google Apps for Work impactou 40 mil colaboradores globalmente, e mais de 5 mil na América Latina. O uso dos aplicativos pela Whirlpool gerou até o momento globalmente: Mais de 103 mil documentos compartilhadosMais de 260 mil planilhas compartilhadasMais de 4.4MM de uploads de arquivos A empresa ganhou mais agilidade e incentivou a inovação no ambiente de trabalho. Para a diretora de TI da Whirlpool, Renata Marques, o uso das ferramentas melhoraram o gerenciamento de conteúdo, o compartilhamento das informações e a criação colaborativa. “Ganhamos mais eficiência, produtividade e engajamento das equipes e escolhemos o Google, porque queríamos mudar para uma solução que acompanhasse o ritmo de inovação que existe dentro da Whirlpool”, explicou Renata.

Para medir a satisfação de seus colaboradores com a mudança, a Whirlpool realizou uma pesquisa interna na América Latina que revelou que 89% dos funcionários estão satisfeitos com as novas ferramentas e 80% acreditam que houve uma melhora da produtividade, qualidade e agilidade na rotina de trabalho.

© 2015 Google Inc. Todos os direitos reservados. Google e o logotipo da Google são marcas comerciais da Google Inc. Os outros nomes de produtos e de empresas podem ser marcas comerciais das respectivas empresas que estão associadas.

"Ganhamos mais eficiência, produtividade e engajamento das equipes e escolhemos o Google, porque queríamos mudar para uma solução que acompanhasse o ritmo de inovação que existe dentro da Whirlpool."

- Renata Marques, Diretora de TI da Whirlpool.

Sobre Google Apps for WorkGoogle Apps for Work é uma plataforma de produtividade baseada em nuvem que ajuda você e sua equipe a se conectar e trabalhar desde qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Google Apps for Work inclui Gmail, Google Agenda (calendário compartilhado), Google Drive (armazenamento e compartilhamento on-line de conteúdo), e Documentos, Planilhas e Apresentações Google (criação de documentos e colaboração). Para mais informações, visite:

www.google.com.br/apps