Transformação de Processos com Design Thinking · Tear mecânico Motor a vapor 1ª REVOLUÇÃO...

Material protegido por direitos autorais do Instituto Publix

Transformação de Processos

com Design Thinking

Prof. Ulisses Sampaio


Objetivos do Curso

• O objetivo principal será proporcionar ampla compreensão sobre os princípios da Transformação de Processos com apoio do Design Thinking, suas principais ferramentas e metodologias de aplicação, visando ao desenvolvimento de soluções abrangentes e inovadoras de forma coletiva e colaborativa.

• Design Thinking é um conjunto de métodos e processos para abordar problemas reais e criar propostas de soluções abrangentes e inovadoras.

• O Design Thinking irá ajudá-lo a ganhar tempo e encontrar mais soluções criativas para as necessidades do seu público. Nesse sentido, o curso apresentará uma metodologia de transformação de processos organizacionais à luz da Gestão Matricial de Resultados e da ciência do design.


Objetivos do Curso

• Apresentar conceitos, métodos e ferramentas de transformação

e gestão de processos visando ao alinhamento com a estratégia

e a qualidade dos serviços prestados ao cidadão.

• Resgatar conhecimentos e experiências individuais

• Construir conceitos básicos sobre gestão de processos

• Aprender instrumentos essenciais e suas aplicações

• Trabalhar sobre um caso concreto


Ementa

1 - Tendências contemporâneas de transformação de processos nas organizações governamentais;

2 - Definição e princípios basilares do Design Thinking;

3 - Desenvolvimento do Mindset orientado à inovação;

4 - Priorização e modelagem de processos críticos;

5 - Ferramentas e estratégias de aplicação: Empatia e Ideação;

6 - Análises e construção de cenários de solução: Prototipagem e Teste;

7 - Desenvolvimento dos planos de implementação;

8 - Governança de processos e casos de sucesso no setor público.


É um espaço virtual de compartilhamento, disponível para acesso nos sites institucionais, voltado ao registro de experiências dos agentes públicos, Secretarias e Órgãos, também extensivo aos municípios paranaenses, para dar visibilidade as boas práticas de gestão realizadas no Estado do Paraná.

Por meio de estimulo à criação, inovação e disseminação de novas experiências, o Observatório fomenta o compartilhamento de boas práticas de gestão e conhecimentos acadêmicos produzidos pelos agentes públicos, que contribuem para a melhoria da qualidade dos serviços aos cidadãos paranaenses, transformando o capital intelectual em ações práticas com resultados efetivos e replicáveisem outras realidades.

O Observatório promoverá ainda um importante intercâmbio de informações, com interatividade e atualização continua de debates na área de gestão pública.

ACESSE: www.escoladegestao.pr.gov.br e sites Institucionais do Governo do Paraná

Depositem

suas

práticas!!


Boas Práticas em Gestão Pública

Ferramenta virtual para registro e consulta de boas práticas de gestão.

Saberes do Paraná

Destinado à valorização do capital intelectual do servidor público, por meio da divulgação e compartilhamento, em repositório virtual de armazenamento e revista eletrônica, de trabalhos acadêmicos resultantes de estudos complementares de aperfeiçoamento, bem como experiências profissionais exitosas passíveis de replicação em outras realidades.

Práticas Nacionais e Internacionais

Repositório de experiências desenvolvidas na área da gestão pública, nas esferas municipal, estadual e federal, no contexto nacional e internacional, que agregam valor à gestão pública, passíveis de replicação.

Rede de Especialistas

É um espaço interativo para o compartilhamento de conhecimentos e experiências, composta por diferentes profissionais especialistas em áreas estratégicas à administração estadual, para fins de debates e proposições deintervenções.

Eventos

Agenda de eventos nacionais e internacionais alusivos a gestão pública.

Como participar

O acesso ao Observatório está disponível nos sites institucionais e no Portal da Escola de Gestão: www.escoladegestao.pr.govbr

Observatório de Inovação


• Definição de grupos - mesmos para as atividades avaliativas e

para o Hackathon

• Apresentação do desafio real a ser resolvido (um problema)

• No último dia do curso, os participantes apresentarão suas

soluções/propostas

• Os grupos são julgados pelos critérios de inovação e

factibilidade da solução proposta

• O grupo vencedor será aquele que for melhor avaliado pelos

demais grupos, ou seja, será avaliado pela turma mediante

votação – o grupo não poderá votar em si mesmo..

• Haverá um ”banco de TOTs” e o grupo vencedor irá obter um

quantitativo de TOTs conforme o regulamento

Maratona de Projetos -

Metodologia Hackathon


Metodologia Hackathon

1

Desafio

2

Projetos

3

Votação

Proposta de

desafios que

os alunos

deverão

resolver com

o conteúdo

do curso

Os

participantes

deverão

propor

soluções

Os projetos

serão

submetidos a

votação pelos

demais

participantes


Tendências contemporâneas

de transformação de

processos nas organizações

governamentais


Principais

conceitos sobre

o tema

Aplicação

prática

O que é BPM e

como ele se

aplica na nossa

vida

1 2 3


Por que estudar

determinados assuntos?


Por que entender PROCESSOS ?


Nas organizações nós

somos participantes e

executores diretos de

atividades que

entregam um produto

ou serviço.


“Se você não é capaz de

descrever o que você faz

como PROCESSO,

você não sabe o que está

fazendo.”

Willian Edwards Deming


Vamos ver

visualmente como se

representa um

processo

Escovar os

dentes

Tomar Banho

Vestir a Roupa

Entrar no Carro

Início Fim

“Um conjunto de atividades que juntas produzem um resultado de valor para um consumidor.”

Hammer e Charmpv


Entendi o que são processos, mas o que significa BPM ?

BPM


MENOS

Defeitos e Desperdícios

BPM é uma disciplina de gestão que

busca entregar...

através de

com

Foco do Cliente


ANTES, UMA BREVE CONTEXTUALIZAÇÃO

“ Existimos e competimos no século XXI, mas continuamos utilizando práticas de gestão do século XX ”

Gary Hamel


Para entendermos sobre as fases

de gestão e o ciclo das

transformações em processos,

vamos falar rapidamente sobre:

As três (3) REVOLUÇÕES INDUSTRIAIS

conhecidas...


Desencadeada na

virada do século

XVIII, para o XIX

com a chegada do:

Motor a vapor Tear mecânico

1ª REVOLUÇÃO INDUSTRIAL

Um dos pilares do novo pensamento organizacional foi a especialização do trabalho;.


Desencadeada no início da segunda metade do século

XIX até o início do século XX, teve como marca dois

fatores:

Emprego de energia elétrica; e

Produção em massa.


Destaque para Henry Ford que revolucionou os métodos

da época ao implantar o conceito de linha de montagem e

ao obter inéditos ganhos de produtividade.

Obs.: Como conhecimento complementar, recomendoassistir o seriado: Gigantes da Industria, produzidopelo canal History Channel.


Principais expoentes:

Computadores mainframes;

Invenção da internet.


A década de 1960 foi iniciada com

grandes avanços provenientes do

desenvolvimento tecnológico.

Um dos resultados mais relevantes desse movimento diz respeito á otimização de processos e à busca

por “fazer mais com menos”


É a chamada Erada Informação...


A verdade é que sofremos com...


Uso intensivo de tecnologia nos negócios

Isso foi a base para vivermos em uma Economia Globalizada onde:

Valorização do conhecimento e inovação

Isso tem mudado drasticamente a forma de se fazer negócios...


Podemos citar rapidamente alguns exemplos que vivemos hoje...


Isso tem gerado cada vez mais clientes EXIGENTES!


Nesse momento um fator determinante para os negócios é entender de fato

quem é o nosso CLIENTE.

Vídeo: A importância de entender seus

clientes


Em 2015 Klaus Schawab lançou o livro na qual

desenvolve a tese de que estamos vivenciando a

mais impactante das revoluções.


A expressão indústria 4.0 baseia-se em

uma combinação de tecnologias tais como:

Robótica avançada e inteligência artificial;

Sensores sofisticados;

Computação em nuvem;

Internet das coisas;

Captura e análise de dados;

Manufatura digital, incluindo impressora 3D;

Plataformas que utilizam softwares para dirigir veículos;


Essa matéria se baseou em um estudo

realizado pela consultoria PWC onde

foram entrevistados mais de 2 mil

empresas em 26 países sobre o assunto.

Nesse mesmo ano (2015), a revista HSM lançou uma matéria bem interessante sobre

4ª Revolução Industrial.


Países desenvolvidos como:

Alemanha;

Japão; e

França.

Qual o resultado desse estudo?

Utilizam internet das coisas, inteligência artificial e realidade aumentada para serem mais competitivos;


A 4ª Revolução Industrial

Vídeo: IBM Watson


Burocracia, processos obsoletos

DesperdícioBaixa qualidade nos atendimentos

Mas qual é a situação do Brasil atualmente?


Segundo um estudo inédito chamado Industria2027, realizado recentemente pela CNI(Confederação Nacional da Industria), em parceriacom a UFRJ e Unicamp:

Apenas 2% das industriais brasileiras jáadotam tecnologias características dessarevolução em seus sistemas produtivos;

O impacto disso é a falta de competitividadeno mercado global;

A projeção é que em 2027, pelo menos 24%das indústrias brasileiras tenham entradonessa nova Era.

Mas o que fazer então?

Temos que começar AGORA para não ficar de fora da 4ª Revolução


PASSO 1 - ENXUGUE: Antes de digitalizar os processos, avalie asituação da empresa para adotar práticas gerenciais como eficiênciaenergética, lean manufacturing e medidas para reduzirdesperdícios.

PASSO A PASSO para se inserir na Indústria 4.0

PASSO 2 - QUALIFIQUE: As tecnologias da indústria 4.0 demandamprofissionais especializados, como conhecimentos de robótica eanálise de dados.

PASSO 3 - SIMPLIFIQUE: Inicialmente adote medidas simples e debaixo custo, para ter ganhos rápidos e se preparar para os próximospassos.

PASSO 4 - INOVE: Invista em pesquisa e desenvolvimento com oobjetivo de implantar fábricas inteligentes, flexíveis e ágeis, comocapacidade de customização da produção em massa.


Transformar e se Adaptar a essa nova realidade

é uma questão de sobrevivência

Diante disso só nos resta concluir o seguinte:


O QUE É PRECISO PARA UMA TRANSFORMAÇÃO DE SUCESSO ?


Segundo o CBOK 3.0 ...

Trata da mudança de processo que iráimpactar no alcance das metas e estratégiasorganizacionais e satisfazer o cliente atravésde uma perspectiva “de fora para dentro”

Desenho de Processos

O objetivo é encontrar a melhor maneira deo processo realizar o seu trabalho.



Construir processos com foco do cliente

Aumentar produtividade

Reduzir defeitos

Reduzir desperdícios

Garantir a sustentabilidade das operações

Reduzir o tempo de ciclo dos processos

Melhorar a qualidade

Aumentar a capacidade

Aproveitar ou desenvolver oportunidades

Inovar

Mudar paradigma

Reduzir risco

Reduzir custo

Existem diversos motivos para a transformação de processos, dentre os

quais:


TRANSFORMAÇÃO deve envolver a

busca de ideias dentro e fora da

organização;

Deve-se insistir na definição de

metas realistas para transformação.

No entanto, toda informação

coletada deve ser verificada quanto

a sua adequabilidade à organização;


MÉTODOPara

TRANSFORMAÇÃODe

PROCESSOS


INCREMENTAL

As organizações podem transformar processos com base em táticas:

RADICAL


Processos de negócio agem como

articulador de transformações de

alto impacto.

Para que o trabalho tenha maior efetividade é importante verificar o seguinte:


Antes, alguns PRINCÍPIOS para uma boa Transformação

Visão ponta a ponta

Entregas Contínuas

Orientação para ganhos

Analise os fatos e dados para tomar decisões

Busque soluções práticas e que possam ser executadas


6 PASSOSpara um ciclo de transformação

1 - Entenda o objetivo da transformação;

2 - Levante os principais problemas a serem resolvidos;

3 - Estabeleça os ganhos a serem atingidos;

4 - Formule indicadores para medir esses ganhos;

5 - Proponha melhorias que resolvam osproblemas e que atingiam os ganhos esperados;

6 - Selecione as melhorias serem implantadas (Priorize as Quick Wins).


O CANVAS DA TRANSFORMAÇÃO DE PROCESSOS

A ferramenta que ajudará na condução da iniciativa

“ A arte e a ciência têm o seu ponto de encontro no método ”

Robert Bulwer-Lytton

Como colocar esse método em prática?


Antes... Olha o método sendo utilizado em vários lugares !


Visão Geral do CANVAS

1) Macroprocessos

2) Problemas

3) Ganhos

4) Indicadores

5) Criação de

ideias/Melhorias

6) Implantação


O preenchimento se dá em 4 etapas:

1. Identificação

2. Direcionamento

3. Proposição de Melhorias

4. Implantação

Como funciona essa ferramenta?


ETAPA 1 – Identificação

Esse é o momento de identificar o processo que será escopo dotrabalho e principalmente o Objetivo da transformação.

2. Objetivo da transformação Cada projeto de transformação deve possuir um foco e caminho

único para efetividade do resultado. Esse será o grande norte dotrabalho. Alguns exemplos são:

1. Nome do processo Preencher com o nome do processo

1 2


ETAPA 2 - Direcionamento

Nessa etapa o foco é estabelecer o que se pretende resolverno processo. Para isso, o preenchimento dos campos deforma alinhada com as expectativas do cliente, são essenciaispara o sucesso do projeto. São elas:

Segundo Charles Kettering:(Inventor e Filósofo)

“Um problema bem declarado é um problema meio resolvido”

4. Indicadores Esses indicadores deverão medir os ganhos pretendidos.

1. Visão Macro do processo Preencher de acordo com o levantamento feito no AS IS;

2. Principais problemas Problemas identificados na fase de análise e que

deverão ser resolvidos no projeto.

3. Ganhos esperados Preencher com os ganhos esperados com a iniciativa;

1

2

3

4


ETAPA 3 – Proposição de Melhorias

Essa etapa é o momento de geração de ideias.

O preenchimento desse quadro se dá através de uma reunião comos envolvidos no processo. Os passos básicos são os seguintes:

Distribuir os post its e uma caneta para cada participante;

Orientá-los a escrever nos post its, melhorias que contribuem

para o atingimento dos ganhos esperados;

Após o preenchimento, a equipe de processos recolhe e cola no

quadro os post its.

Finalizada a geração de ideias, chega o momento de analisar

ainda na reunião, cada melhoria proposta. Essa análise é feita

com a participação de todos.

Linus Pauling, Prêmio Nobel dequímica e da Paz, disse o seguinte:

“O jeito de ter boas ideias é ter um monte delas e jogar fora as ruins.”


ETAPA 4 – Implantação

Antes de estabelecer um plano de ação, é feito um estudo de

viabilidade para implantação das melhorias propostas.

Feito o estudo, as melhorias validadas começam a ser

priorizadas.

Importante que nessa implantação, tenham melhorias de curto,

médio e longo prazo, sendo que as de curto prazo contribuem

para que o projeto apresente resultados imediatos.

Atenção as Quick Wins

Melhorias com pouco esforço de implementação e ganhos imediatos.


Além do CANVAS da Transformação, utilizaremos:

Ferramentas e estratégias de aplicação: Empatia e Ideação;

Análises e construção de cenários de solução: Prototipagem e Teste.

E muitas outras....


Definição e princípios

basilares do Design Thinking


O que é Design Thinking?

https://www.youtube.com/watch?v=0V5BwTrQOCs&t=172s

https://www.youtube.com/watch?v=4N5arlodPGw&list=PLbknaH9wcprp7Icdpgq9_l2HyGTM-v865

Design Thinking é a busca por

soluções que facilitem o

processo de solucionar

problemas. E isso pode ser

aplicado não somente em

negócios, mas em qualquer

campo.

Design Thinking é colaborativo,

focado no ser humano e é

experimental.

https://www.youtube.com/watch?v=0V5BwTrQOCs&t=172s

https://www.youtube.com/watch?v=4N5arlodPGw&list=PLbknaH9wcprp7Icdpgq9_l2HyGTM-v865


Tendência – Google Trends

Gráfico do Google Trends (em tempo real) referente àevolução das buscas pela expressão "Design Thinking"

https://www.youtube.com/watch?v=Z_YwyMssN0Y&t=2491s

O documentário "Design & Thinking" apresenta e discute os principais conceitos do design thinking por meio de entrevistas com profissionais da área e exemplos reais de produtos e serviços inovadores. Foi dirigido por Mu-Ming Tsai e feito em colaboração com a Taipei Design Center U.S.

https://www.youtube.com/watch?v=Z_YwyMssN0Y&t=2491s


Processo padrão

Entender/Imergir

Analisar/Definir

Idear

Prototipar/Experimentar

Lançar/Evoluir


As 4 perguntas e as 10 FerramentasModelo Darden Business School

O que é? E se?O que

surpreende?

An

alis

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Flu

xo d

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r

Map

eam

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Re

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Visualização

Bra

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orm

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Test

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Pre

mis

sas

Pro

toti

pag

em

Ráp

ida

Co

cria

ção

Ap

ren

de

nd

o a

la

nça

r

Estágio que explora a realidade vigente

Estágio que analisa o cenário futuro

Estágio em que se faz escolhas

Estágio em que se coloca no mercado

Material protegido por direitos autorais do Instituto PublixMaterial protegido por direitos autorais do Instituto Publix

Gestão de Processos e Design ThinkingInclusão do processo de design

Desempenho do processo

Imp

act

o s

ob

re a

Est

raté

gia

ÓtimoBomRuimCrítico

1

2

3

4

Delimitar e priorizar os

processos

Diagnosticar e propor melhorias

ao processo

Cronograma

Indicadores

Acompanhar os resultados e a

implementação das melhorias

Principais mudanças no processo.

Escopo

Ação 1Ação 2Ação 3

Definir indicadores e focos de

análise

Gap

1 2 3 4 5 6

Empatia e Definição

Idealização

Prototipagem

Testar

Design Thinking


O que é? E se?O que

surpreende?

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Modelo


Ideação Prototipagem Testar


Metodologia


com Design Thinking®




Imp

act

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ob

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Est

raté

gia


1

2

3

4


processos


ao processo

Cronograma

Indicadores




Escopo



análise

Gap

1 2 3 4 5 6


Idealização

Prototipagem

Testar

Design Thinking


Alinhar, inovar e otimizar processos

Objetivos central da transformação de processos: alinhamento, inovação e

otimização

Alinhamento: calibrar os processos de trabalho finalísticos para gerar os

produtos propostos de forma alinhada com a agenda estratégica

Inovação: utilizar o pensamento lateral para pensar soluções.

Otimização: fazer mais e melhor com menos recursos (eficiência

operacional)

Fazer eficientemente o que não deve ser feito

(iii)

Fazer ineficientemente o que não deve ser

feito(ii)

Fazer eficientemente o que deve ser feito

(iv)

Fazer ineficientemente o que deve ser feito

(i)

OTI

MIZ

AR


Metodologia

• As ferramentas de design thinking podem ser usadas

principalmente na fase de diagnóstico e proposição de

melhorias em gestão de processos e implementação.

• Técnicas de design aumenta a probabilidade de criação de

soluções inovadoras

• Maior envolvimento com clientes finais do processos e com suas

necessidades

• Maior comprometimento com a entrega por meio de cocriação e

prototipagem




Imp

act

o s

ob

re a

Est

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gia


1

2

3

4


processos


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Cronograma

Indicadores




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análise

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1 2 3 4 5 6


Idealização

Prototipagem

Teste


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Est

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1

2

3

4


processos


ao processo

Cronograma

Indicadores




Escopo



análise

Gap

1 2 3 4 5 6

Ferramentas DTEtapa DTEtapa Gestão de Processos

Mapeamento da Jornada do Cliente Análise do Fluxo de Valor Mapeamento Mental

Brainstorm Levantamento (entrevistas) Desenvolvimento de Conceito

Teste de Premissas Prototipagem

Cocriação Lançamento/Feedback


Contato

Prof. Ulisses Sampaio

[email protected]

(61) 9 8106-5791

mailto:[email protected]


Obrigado!

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