TUTORIAL: como utilizar as ferramentas Google para criar e

participar de videoconferências pelo Meet

Algumas observações importantes: utilizei durante esse tutorial o

navegador Google Chrome, qualquer outro terá diferenças de

recursos e comandos, até mesmo na disposição dos elementos,

formatos de ícones e outras coisas;

No ambiente acadêmico da UFG, prefira o uso do e-mail

institucional. No site da FIC. No link abaixo você pode ver como

fazer o seu:

https://ufgemcasa.ufg.br/p/33200-e-mail-institucional-estudante

1. Começando

Acesse gmail.com e faça login com sua conta google, que pode ser

um gmail pessoal, ou de preferência, o institucional, da UFG.

Acesse o Google Apps e selecione o Meet. Você também pode

acessar direto:

https://meet.google.com

https://ufgemcasa.ufg.br/p/33200-e-mail-institucional-estudantehttps://meet.google.com/

Você pode ter mais de uma conta Google no seu Chrome. Tenha

certeza, ao entrar no Meet, qual você quer usar.

Suas reuniões agendadas para o dia aparecem aqui. Veremos como

criar esse agendamento.

Inicie criando ou participando de uma reunião já criada.

Permita que o Meet utilize o seu microfone e câmera. Faça isso

mesmo que não queira aparecer ou falar, pois é possível desliga-los

e habilitar apenas quando quiser.

Verifique se sua câmera e microfone estão funcionando. Ao falar,

esse ícone no canto inferior esquerdo deve mexer, mostrando que

está tudo certo.

Agora sim, desligue seu microfone e câmera para entrar na sala.

Assim você evita atrapalhar uma aula já em andamento.

Após isso, clique em “Participar agora”, ou, se for o seu caso,

“Pedir para participar”.

Pronto, você já está dentro da sala.

Vamos dar um passo atrás agora, e ver como criamos tudo isso de

maneira mais organizada. Já voltamos para essa parte.

2. Agendamento

Você pode iniciar uma reunião qualquer de maneira simples e

rápida, como acabamos de fazer. No entanto, essa não é a melhor

maneira de executar esse processo.

Veremos como podemos criar os agendamentos através da Agenda

Google.

Pra isso, de novo, clique no Google Apps e vá a Agenda, ou acesse:

https://calendar.google.com/

https://calendar.google.com/

Clique em Criar, ou vá direto, na própria agenda, no dia e horário

desejado e clique em sua respectiva célula.

Legenda para a imagem abaixo:

1 – Nome da reunião;

2 – Dia e horário em que ela acontecerá;

3 – Se deseja criar uma recorrência;

4 – Cadastra o e-mail dos convidados para a reunião;

5 – Faz com que esse evento de sua agenda seja uma

videoconferência do Meet;

6 – Adiciona a descrição dessa reunião e/ ou um arquivo anexo para

compartilhar com as pessoas presentes.

No ponto 3, para criar uma recorrência, se nenhum desses padrões

te atender, clique no último, Personalizar...

Selecione a frequência: diário, semanal, mensal ou anual. Os dias em

que ocorrerão e quando ela termina.

No exemplo abaixo eu agendei um evento para acontecer toda

semana, toda segunda, quarta e sexta; e encerrar no dia 18 de

Dezembro de 2020.

Importante: pessoas que não foram convidadas para a sua

videoconferência precisarão ser autorizadas pelo organizador. Se

estiverem cadastradas, as pessoas entrarão diretamente.

Outra vantagem é o envio de convite, que vou mostrar logo a seguir.

Será enviado, também, um lembrete, um tempo antes do evento

começar. Com esse lembrete enviado por e-mail, vem junto o link da

reunião e os arquivos anexados.

Na imagem abaixo você também vê o link que todos utilizarão para

entrar no evento.

Voltando ao anexo: sempre que criar uma recorrência, deixe para

adicionar o arquivo após essa criação, que pode ser alguns instantes

antes do horário agendado. Pois se fizer tudo de uma vez o arquivo

anexado será inserido em todos os eventos da recorrência.

O arquivo escolhido precisa estar compartilhado no Google Drive.

Veremos como fazer mais abaixo.

Tudo pronto, ao clicar em Salvar, você pode enviar um e-mail

convite para as pessoas cadastradas.

É através desse e-mail que elas poderão optar por adicionar esse

evento à agenda delas.

Utilizando o e-mail institucional e cadastrando pessoas com e-mails

que não sejam da UFG, você verá a pergunta abaixo.

Isto, a seguir, acontece quando você não compartilha o arquivo

anexado. Mas basta ativar e clicar em convidar.

Veremos sobre isso ainda, tá quase.

Sempre que quiser editar, ou mesmo copiar o link do evento, dê um

clique simples em cima dele e copie, como mostrado abaixo. Edite

clicando no lápis, no topo.

3. Google Drive

Aqui, basicamente, você pode subir arquivos para a nuvem, criar

direto lá, compartilhar. Com as vantagens de poder acessá-los de

qualquer lugar e não perdê-los se seu computador der problema.

Para acessar: mesma coisa, Google Apps – Drive, ou acesse:

https://drive.google.com

Essa é a raíz do seu Drive. Como em um sistema operacional, temos

pastas e arquivos para gerenciar.

https://drive.google.com/

Você pode criar pastas e arquivos (Documentos de texto [compatível

com o Word], Planilhas [compatível com o Excel] e Apresentações

[compatível com o Power Point] e outros); ou fazer o upload de

pastas e arquivos já existentes no seu computador.

O que eu fiz aqui? Criei uma pasta;

Fiz o upload de um arquivo de apresentação em slides criado no

Power Point;

Cliquei com o botão direito em cima do arquivo e em

compartilhar. Esse processo é para compartilhar um arquivo com

alguém, ou anexá-lo na sua videoconferência do Google Meet.

Por padrão, esse compartilhamento é restrito a pessoas da mesma

organização, no nosso caso, UFG.

Você pode mudar isso para que qualquer pessoa com o link consiga

acesso ao arquivo.

Pronto, agora sim. Arquivo compartilhado, você pode retornar ao

calendário, escolher o evento, e editá-lo para adicionar o anexo.

Você pode enviar um e-mail, aos convidados cadastrados, avisando

da atualização feita.

4. Durante o Evento

Voltamos, agora veremos o que podemos fazer com a reunião em

andamento.

Essa é a janela que aparecerá quando alguém não convidado tentar

entrar no evento. Cabe ao organizador permitir ou não a sua

entrada.

Veja todas as pessoas presentes:

Participe através do Chat:

No canto inferior esquerdo você verá alguns detalhes, como o título

e descrição da videoconferência, data e hora, e link para

participação.

Na aba ao lado aparecerão os anexos inseridos no momento em que

agendamos o evento.

No centro, temos os controles individuais: do lado esquerdo, o

microfone, no direito, a câmera. No centro você sai da chamada.

Lembrando que ela só se encerra quando todos saírem.

Mesmo que o organizador saia, a chamada permanece.

Na opção: “Apresentar agora”, canto direito inferior temos três

opções.

Apresentar a tela inteira faz o compartilhamento da tela do seu

computador com as pessoas. Tudo o que você vê eles veem. Essa

opção pode ser útil para mostrar os recursos e funções de um

programa, tutoriais, passo a passo e assim vai.

Veremos a aplicação das outras duas opções já já.

Os três pontinhos mostram algumas opções a mais. O que

precisamos saber aqui é que podemos iniciar a gravação e ou uma

transmissão ao vivo (essa última precisa ser cadastrada previamente

no momento do agendamento do evento no calendário).

Gravando: a reunião está sendo gravada;

Ao vivo: a reunião está sendo transmitida (stream).

Ao clicar em Alterar layout você pode escolher o de sua

preferência. Isso só afeta a sua visualização, não altera o de outras

pessoas.

Estas opções aparecem no canto superior direito. O primeiro, da

esquerda para a direita mostra as pessoas presentes; a seguinte,

abre o chat.

Abaixo você tem alguns recursos de controle individual. O Primeiro

ícone fixa a pessoa na tela, para que apareça, enquanto você deixar,

apenas ela.

A segunda permite desligar microfones ligados. Apenas

organizadores tem esse poder. Uma observação é que você não

pode ligar um microfone de outra pessoa.

O último serve para remover a pessoa. Também, possível apenas

para o organizador.

5. Apresentações

Lembra quando fiz o upload de alguns arquivos para o drive? Então,

um deles é uma apresentação feita com Power Point. Temos a

possibilidade abrir direto no navegador, com o Apresentações do

Google.

Para isso, clique com o botão direito sobre o arquivo – abrir com –

Apresentações Google.

Uma nova aba será aberta, como na imagem abaixo. A aplicação é

bem similar ao Power Point. Você pode fazer todo tipo de alteração.

Bom, mas nesse caso, o arquivo já está pronto, tudo o que

queremos é apresentar. Então, lá vai.

A imagem abaixo mostra o modo de edição, queremos o modo de

apresentação, em que é possível ver apenas o que importa, o

conteúdo.

Se você clicar direto nesse botão “Apresentar”, ela vai ocupar toda a

tela do seu computador. Qual o problema? Se você tem apenas um

monitor vai ficar sem ver o Chat e as pessoas no Meet, e assim

impossibilitado de ver qualquer problema.

Por isso sugiro que você clique na seta para baixo, ao lado do nome

“Apresentar”.

Agora clique em “Visualização de apresentador”. Ela permite que o

programa fique em modo de apresentador e seja possível

redimensionar e assim, ver outras janelas.

Ao fazer isso abrirá uma nova janela, como o lado direito da imagem

abaixo. Você pode utilizá-la para apresentar, ver suas anotações, o

tempo... e do lado esquerdo, você muda para a aba do Meet, para

ver as pessoas e acompanhar o Chat.

Assim:

Feito isso, basta clicar em “Apresentar agora”, depois em “Uma

guia do Chrome” e...

... escolher a aba do Chrome que contém a sua apresentação.

Você pode utilizar aquele apresentador, no meu exemplo, no lado

direito, para ver os slides e apresentar; enquanto do lado esquerdo

você acompanha o Meet:

Ou, use a própria apresentação, agora não mais em tela cheia, e

acompanhe normalmente o Meet do outro lado.

A imagem anterior e a próxima mostram como está a apresentação

vista pelo apresentador.

Essa imagem abaixo mostra a apresentação vista por um

participante. Entendido?

Agora você pode ver como ficaria a mesma apresentação feita pelo

Power Point:

Pra isso, em vez de escolher compartilhar uma guia do Chrome,

escolha uma janela.

Selecione a janela que deseja.

Aqui estou fazendo com o Power Point, mas pode ser qualquer

programa aberto, um Word, PDF, Excel, Editor de Texto, Fotos...

Pronto, agora está compartilhada.

Ah, e como fazer para o Power Point ficar em modo apresentação

sem ocupar a tela inteira? Simples, Clique em um ícone chamado

“Modo de exibição de leitura”, ele fica ao lado do Apresentar, na

parte de baixo do programa.

E como passar um vídeo na aula?

Vamos lá. Já vou te passar uns pré-requisitos para funcionar.

Primeiro: a reunião onde você quer passar o vídeo precisa ter sido

criada por você (ou você ser o proprietário dela) na sua agenda;

Segundo: O evento precisa estar na sua agenda pessoal. Como

podemos criar e fazer parte de diversas agendas, tenha certeza de

que ele está na sua agenda pessoal, a que contém o seu nome;

Terceiro: A conta usada para criar o evento na agenda deve ser a

mesma utilizada na reunião, onde você transmitirá o vídeo;

Quarto: Essa mesma conta Google deve estar sincronizada no

Chrome. Isso aqui faz parte das configurações do navegador.

Feito isso, clique nas configurações do Chrome e em Transmitir,

como na imagem abaixo.

Clique com o botão direito no ícone transmitir e habilite as duas

opções exemplificadas nas imagens abaixo.

A primeira serve para que esse ícone fique sempre visível, para não

precisar repetir o processo acima.

Veremos primeiro como transmitir um vídeo do YouTube.

Vá até a aba onde está o vídeo, no YouTube. Clique no botão

transmitir e no nome da videoconferência onde será feita a

transmissão.

O vídeo começará a ser transmitido. Você pode deixar seu

microfone mudo.

A imagem abaixo mostra um exemplo de como fica para o

apresentador, com a tela meio a meio, Meet e vídeo do YouTube,

com o vídeo já em tela cheia.

E como as pessoas da reunião estarão vendo:

Para parar a transmissão, faça como na imagem abaixo:

Agora, apresentar um vídeo salvo no seu computador:

Escolha o vídeo:

Confira se o nome, que abaixo está sublinhado, é o nome do seu

vídeo. Se sim, o arquivo já está pronto; basta clicar no nome da

reunião/ evento.

Uma nova aba do Chrome abrirá, agora com o vídeo escolhido. Dê o

play.

Terminou? Basta parar a transmissão e fechar essa aba.

6. Extensões

Tudo o que vimos até agora foi usando recursos nativos do Meet.

Podemos ter necessidades e problemas que podem ser resolvidos

usando extensões do Chrome (ou outro navegador) para o Meet.

Você encontrará e instalará as extensões através da Chrome Web

Store:

https://chrome.google.com/webstore

https://chrome.google.com/webstore

Ou, acho mais fácil, direto no Google. Aqui você pode pesquisar por

um problema.

Ex.: Vou gerenciar um evento que contará com a participação de

mais de 150 pessoas. Como não consigo cadastrar todas antes,

preciso de uma forma de aceitar todas automaticamente, para não

precisar fazer isso no manual.

Então pesquiso: extensão google meet aceitar pessoas

automaticamente.

Aí, é ver as opções que vão aparecer, assistir a vídeo no YouTube

sobre seu funcionamento, ler os tutoriais da página da própria

extensão, instalar e testar; até que encontre algo que resolva meu

problema.

Ou, partir da solução, quando alguém te sugere, indica ou o obriga a

instalar uma determinada extensão, (isso pode acontecer com

professores – alunos). Então, pesquise pelo nome [ex.: Google meet

plus extensão]

Para instalar, clique em “Usar no Chrome”

Importante: pode ser que para funcionar, caso esteja em uma

chamada do Meet no momento da instalação, seja necessário sair da

reunião e entrar novamente.

Vou deixar aqui o link de algumas extensões que podem ser

interessantes.

Google Meet – Auto aceitar convidados

Lembra do problema que citei acima? Ele foi real, e essa foi a minha

escolha.

Com essa extensão, além de ser possível configurar para aceitar os

novos integrantes automaticamente, você também pode silenciar

todos e remover todas as pessoas (legal para quando acaba o

evento).

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-auto-

aceitar/ihlabelanalahcdadbbfggjpdhmkpmpo?hl=pt-BR

Nod – Reactions for Google Meet

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-auto-aceitar/ihlabelanalahcdadbbfggjpdhmkpmpo?hl=pt-BRhttps://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-auto-aceitar/ihlabelanalahcdadbbfggjpdhmkpmpo?hl=pt-BR

Sabe aquelas reações que vemos nas redes sociais, no Instagram,

principalmente? Dá pra fazer aqui também. Mandar um joinha,

gostei, levantar a mão para falar.

Mas tem que ser comum acordo, pois só vai funcionar mesmo, se

todos os participantes tiverem instalado. Se eu levantar a mão, por

exemplo, só quem tem a extensão verá.

https://chrome.google.com/webstore/detail/nod-reactions-for-

google/oikgofeboedgfkaacpfepbfmgdalabej

Google Meet Grid View

Visualize mais pessoas na tela ao mesmo tempo.

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-grid-

view/kklailfgofogmmdlhgmjgenehkjoioip

Google Meet Call Timer

Adicione um cronômetro para acompanhar o tempo da aula ou de

uma apresentação.

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-call-

timer/pappcjmimkmjekiaiedkhfogpclanicb

Meet Attendance

Crie listas das pessoas presentes no evento junto com o horário em

que entraram.

https://chrome.google.com/webstore/detail/meet-

attendance/nenibigflkdikhamlnekfppbganmojlg

Google Meet Plus

https://chrome.google.com/webstore/detail/nod-reactions-for-google/oikgofeboedgfkaacpfepbfmgdalabejhttps://chrome.google.com/webstore/detail/nod-reactions-for-google/oikgofeboedgfkaacpfepbfmgdalabejhttps://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-grid-view/kklailfgofogmmdlhgmjgenehkjoioiphttps://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-grid-view/kklailfgofogmmdlhgmjgenehkjoioiphttps://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-call-timer/pappcjmimkmjekiaiedkhfogpclanicbhttps://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-call-timer/pappcjmimkmjekiaiedkhfogpclanicbhttps://chrome.google.com/webstore/detail/meet-attendance/nenibigflkdikhamlnekfppbganmojlghttps://chrome.google.com/webstore/detail/meet-attendance/nenibigflkdikhamlnekfppbganmojlg

Essa lembra o Paint. Você pode desenhar, digitar e muito mais.

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-

plus/lbfjgknkjfjmnjdgdhbbmmbkoddgpdoc?hl=pt-BR

Web Paint

Faça arte nos sites da web. Você pode ir rabiscando enquanto

explica algo em uma página da internet.

https://chrome.google.com/webstore/detail/web-

paint/emeokgokialpjadjaoeiplmnkjoaegng?hl=pt-BR

É isso! Esses foram apenas alguns exemplos do que pode ser feito.

Você pode buscar mais conforme tenha problemas ou necessidades

específicas.

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-plus/lbfjgknkjfjmnjdgdhbbmmbkoddgpdoc?hl=pt-BRhttps://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-plus/lbfjgknkjfjmnjdgdhbbmmbkoddgpdoc?hl=pt-BRhttps://chrome.google.com/webstore/detail/web-paint/emeokgokialpjadjaoeiplmnkjoaegng?hl=pt-BRhttps://chrome.google.com/webstore/detail/web-paint/emeokgokialpjadjaoeiplmnkjoaegng?hl=pt-BR