UM NOVO CONCEITO EM ORGANIZAÇÃO DE ACERVOS

Descubra como o SophiA Acervo pode ajudar sua instituição na catalogação, organização e recuperação de acervos dos mais diversos tipos, sejam eles objetos da memória institucional, obras de arte, peças de museu, coleções científicas, fotografias, dentre outros.

A organização de acervos de diversas naturezas é uma tarefa complexa e necessária nas corporações. A importância é evidente. Quantas empresas têm sua memória disponível aos colaboradores? Quantos acervos artísticos, científicos e culturais estão hoje sem uma catalogação adequada ou não-informatizados?

O problema

Em alguns casos as empresas iniciaram a gestão de seus acervos, porém, com ferramentas computacionais inadequadas ou por desenvolvimento próprio, com altos custos e muitas vezes com resultados aquém do esperado.

O SophiA Acervo é um software desenvolvido com o objetivo de facilitar, de uma forma surpreendente, a gestão de suas coleções. O produto permite que você crie todas as fichas de catalogação de acordo com seu interesse e oferece, por meio de telas de fácil utilização, um poderoso mecanismo de busca, recuperação e apresentação de informações (seja em relatórios, via web, em PDF, Excel, HTML, dentre outros formatos).

Uma proposta de solução

Empresas como a TAM, o Centro Universitário Belas Artes de São Paulo, a Porto Seguro, o CNPq, dentre dezenas de outras, fizeram esta análise e utilizam com sucesso o SophiA para gerenciar acervos dos mais diversos tipos: memória, fotografias, atas de reunião, moda, documentos diversos, objetos pessoais, dentre outros.

O SophiA Acervo é um software desenvolvido com o objetivo de facilitar, de uma forma surpreendente, a gestão de suas coleções. O produto permite que você crie todas as fichas de catalogação de acordo com seu interesse e oferece, por meio de telas de fácil utilização, um poderoso mecanismo de busca, recuperação e apresentação de informações (seja em relatórios, via web, em PDF, Excel, HTML, dentre outros formatos).

Empresas como a TAM, o Centro Universitário Belas Artes de São Paulo, a Porto Seguro, o CNPq, dentre dezenas de outras, fizeram esta análise e utilizam com sucesso o SophiA para gerenciar acervos dos mais diversos tipos: memória, fotografias, atas de reunião, moda, documentos diversos, objetos pessoais, dentre outros.

Uma proposta de solução

Benefícios

• Divulgação do acervo: Com a emissão e impressão de relatórios, catálogos e outros documentos personalizados, o SophiA Acervo facilita a circulação e disseminação das informações armazenadas.

• Valorização e controle do patrimônio histórico e físico: Sua interface de fácil utilização permite manter vivos os acontecimentos e a memória que fortalecem a atuação da instituição.

• Tecnologia aliada à segurança: Base de dados SQL garante a segurança dos dados e rapidez na recuperação das informações.

• Apresentação de estatísticas do acervo: Emissão de relatórios definidos pelo próprio usuário, além de exportação para HTML, PDF, Word, Excel, dentre outros formatos.

• Consultas via Internet: O módulo Terminal Web permite a consulta remota à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca.

• Segurança de dados: Acesso protegido por meio de identificação e senha pessoal, com níveis de permissão personalizados de acordo com perfis de usuários definidos pelo cliente.

Benefícios

• Flexibilidade: Permite pesquisas simples e avançadas, como por exemplo, por autor, título, assunto, palavra-chave, intervalo de tempo, entre outros parâmetros.

• Mais eficiência: As informações catalogadas são facilmente acessadas pelas diversas áreas ou departamentos, gerando economia de tempo e recursos, além de facilitar o gerenciamento de trabalhos.

• Gestão estratégica da informação: Com um banco de dados centralizado e atualizado, os departamentos responsáveis pela comunicação interna e externa poderão utilizar o conteúdo do acervo para ações de marketing institucional, fortalecendo a comunicação com funcionários e prestadores de serviço e seu público-alvo.

Quem usa

• Academia Brasileira de Letras• Banco Itaú• Centro Universitário Belas Artes de São Paulo• Companhia do Metropolitano de São Paulo - METRÔ• Escola Vera Cruz• Fundação Bradesco• Instituto Adventista de Ensino – UNASP• Instituto Butantan• Memória da Eletrecidade• Museu Afro Brasil• SEBRAE – MG• Sindicato dos Engenheiros do Estado de São Paulo• S.O.S. Mata Atlântica• Porto Seguro – Cia de Seguros• Unimed• Usina Hidrelétrica de Itaipu

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Clique nos logotipos e confira.

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Em 1972 foi feita a primeira viagem do Metrô de São Paulo, entre asestações Jabaquara e Saúde. De lá para cá, milhões de passageirosutilizaram este transporte diariamente, construindo um pedaço importanteda história da capital. Para preservar e organizar o acervo que compõe amemória da Companhia do Metropolitano de São Paulo é utilizado osoftware SophiA Acervo.

A coleção é composta por mais de 150.000 itens, entre eles fotografias,slides, negativos, documentos, fitas sonoras, filmes, objetostridimensionais, etc.

Rafael da Silva, funcionário do Centro de Memória do Metrô, acredita quecom a catalogação no SophiA fica mais fácil gerenciar os arquivos. “Osoftware é a nossa ferramenta de trabalho, funciona como ponte entre asinformações do acervo e as áreas da empresa, que solicitam material paracampanhas publicitárias, exposições, matérias jornalísticas e pesquisastécnicas e acadêmicas”.

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Parte do acervo do Metrô-SP.

Detalhe do arquivo da empresa, catalogado no SophiA Acervo.

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O banco de dados da Academia Brasileira de Letras foi especialmente estruturado para conter três grandes arquivos da instituição: o arquivo dos Acadêmicos (formado por cerca de 300 coleções), o arquivo institucional da ABL e o Acervo Museológico da ABL. Este trabalho realizado em novembro de 2008 contou com a intensa participação da equipe de TI e dos arquivistas da instituição.

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Imagem do Terminal de Consulta Web da Academia Brasileira de Letras.

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Em 2007 deu-se início a informatização do CEDOC da Porto Seguro. O banco de dados foi estruturado para atender às necessidades de quatro departamentos da empresa. Documentos como fotografias, ofícios, catálogos e depoimentos orais foram digitalizados e catalogados.

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Resultados de busca efetuada nosistema, com imagens dos itens.

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Pesquisa realizada no SophiA Acervo traz visualização do item em detalhes.

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O Instituto Butantan, além de ser o principal produtor de imunobiológicos do Brasil, desenvolve estudos e pesquisa básica nas áreas de Biologia e de Biomedicina relacionadas, direta ou indiretamente, com a saúde pública. Para isso, mantém coleções científicas zoológicas e utiliza para organização informatizada dos dados o SophiA Acervo.

Desde 2010, quando um incêndio comprometeu parte das coleções de aranhas e serpentes do Instituto e alguns dados se perderam, viu-se a necessidade de informatização. O registro era feito em livros, fichas e os mais recentes em planilhas de computador, mas não havia um software para unificar estes elementos. Em 2012 foi adquirido o SophiA Acervo, sendo a ação parte de um projeto patrocinado pela Fapesp - Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo, para a informatização do instituto.

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Parte do acervo do Instituto Butantan

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Hoje três biólogos trabalham diretamente com o SophiA para a inclusão dos dados, Gabrielle Andrade é uma delas. “Além da segurança das informações, a informatização das coleções ajuda no acesso ao público. Por meio do terminal web do SophiA Acervo, a comunidade científica pode realizar diversas pesquisas em nosso site”, afirma a bióloga.

A escola Vera Cruz adotou o sistema em 2007, para a catalogação de fotos e documentos internos. Com o SophiA Acervo foi possível atingir os objetivos do processo. Além disso, a equipe de TI da escola, junto à Prima, elaborou a migração da antiga base de dados para o software atual.

A escola atingiu uma das suas principais metas, de concentrar a organização da sua memória num único banco de dados para que pudesse, assim, disponibilizar consultas via Intranet e Internet, por meio da ferramenta Terminal Web, disponível no sistema.

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Tela de pesquisas do Terminal de Consulta Web da Escola Vera Cruz.

Visualização do item pesquisado no Terminal Web: imagens e dados da catalogação.

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Em 2008 a Universidade Adventista de São Paulo deu início a um projeto muito importante: o desenvolvimento de um banco de dados especialmente estruturado para organizar a memória de dois grandes acervos reunidos nos 3 campus da UNASP: o Centro Nacional da Memória Adventista e o Centro de Pesquisas Ellen G. White. Este trabalho, mantém viva a história da universidade e seus ex-alunos, e também da Igreja Adventista do Sétimo Dia na América do Sul.

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Visualização de registro no SophiA Acervo.

Resultado de pesquisa realizada no acervo da UNASP.

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União de expertises

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O SophiA Acervo é resultado da parceria entre a Prima, empresa consolidada no mercado desde 1993 com ampla experiência no mercado de softwares, líder nacional em sistemas para gestão de bibliotecas, e a Museum Cultural, especializada no gerenciamento de arquivos históricos e acervos de empresas e instituições culturais.

O objetivo desta parceria é assegurar o melhor uso da tecnologia a favor do gerenciamento de seu acervo.

Sejam quais forem as necessidades de gerenciamento do arquivo ou acervo de sua empresa, a Prima e Museum Cultural oferecem a estrutura e os serviços de que você precisa para obter o maior retorno possível sobre seu investimento em tecnologia.

Serviços continuados

A Prima dedica-se ao desenvolvimento de soluções informatizadas que contribuem ativamente para a melhoria dos processos e dos controles de gerenciamento de acervos não-bibliográficos, bibliotecas e instituições de ensino. Aos nossos softwares somam-se serviços especializados como:

• Implantação do software de acordo com as necessidades do cliente.• Treinamentos.• Suporte técnico altamente qualificado.• Serviço de atendimento ao cliente.• Atualizações contínuas do sistema.

A Museum Cultural é uma empresa dedicada à execução de serviços que visam a organização, ainformatização e a definição de estratégias de melhor acesso à informação de arquivos históricos deempresas e instituições culturais. Trabalhando em parceira com a Prima, realiza:

• Implantação executiva do software estruturado deacordo com as necessidades do cliente.• Padronização do vocabulário de indexação.• Produção executiva da Organização da MemóriaEmpresarial.• Quantificação e análise documental: Parâmetro deorganização digital e física.• Digitalização e catalogação da documentação nosoftware SophiA Acervo pela equipe da MuseumCultural.• Emissão de relatórios mensais dos serviços realizados.• Execução de painéis com conteúdo histórico do acervohistórico da empresa.• Edição de catálogos e outros materiais impressos.

Serviços continuados

(11) 3259.0007 museum@museumcultural.com.br www.museumcultural.com.br

Sobre a empresa

Fundada em 1993 por profissionais do ITA e da Unicamp, a Prima é, desde sua criação, especialistano desenvolvimento de soluções tecnológicas para o gerenciamento de instituições de ensinocurriculares, escolas de cursos livres, bibliotecas e acervos não-bibliográficos.

Cerca de 120 profissionais, além da equipe de distribuidores autorizados, trabalham para levar atévocê a abrangente linha de softwares SophiA, que atualmente tem mais de 3.200 clientes ativosespalhados por todos os estados brasileiros. Além disso, nossa empresa faz parte do grupo Educaria,uma multinacional focada em soluções para instituições de ensino, presente no Chile, Argentina,Espanha e Brasil.

Somos associados a renomados órgãos da área de tecnologia e informática, como Microsoft (GoldCertified Partner) e ASSESPRO (Associação das Empresas Brasileiras de Software e Serviços deInformática); assim, a Prima conta com infraestrutura e equipe que a tornaram líder em vendas.

Promovendo constantes ações de responsabilidade social, a empresa mantém desde 2005 o seloEmpresa Amiga da Criança, da Fundação Abrinq.

Preservar a memória é preservar seu patrimônio.

Contato

Telefone0800.557074 (ligação gratuita) ou (12) 2136.7200

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Nossa equipe comercial encontra-se à sua disposição,de segunda a sexta-feira, das 09h00 às 17h45, parafornecer informações sobre nossos produtos e serviços.