UNIP 2010Elisabeth Adriana Dudziak

“Significado da competência em informação” Automação de Escritórios

Introdução – Aula 1

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Profa. Elisabeth Dudziak

Graduação em Biblioteconomia Mestrado em Ciência da Informação Doutorado em Engenharia de Produção

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Automação de Escritórios - Plano do Curso

CARGA HORÁRIA SEMANAL: 02 horas/aulas

CARGA HORÁRIA SEMESTRAL: 40 horas/aulas

I - EMENTA

Proporcionar aos discentes conhecimentos práticos e teóricos das tecnologias de informação e comunicação, bem como, suas aplicações no cotidiano do profissional de Secretariado, utilizando softwares aplicativos com desenvoltura, capacitando os discentes a orientar as organizações nas escolhas dos melhores softwares e hardwares para as práticas de gestão.

Aulas teóricas e práticas.

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II - OBJETIVOS GERAIS

Formar profissionais de nível superior capacitados a viabilizar a utilização das tecnologias da informação e comunicação em conjunto com os conhecimentos de secretariado em sua prática profissional.

III - OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Formar profissional capacitado a atender as necessidades emergentes das corporações no que tange a tecnologia da informação;

Proporcionar o conhecimento de tecnologias da atualidade que possibilitem a adequada e racional escolha das melhores tecnologias para uso pessoal e nas corporações.

Objetivos

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Aulas Teóricas

Comunicação mediada por computador; ferramentas de comunicação.

Metodologia para arquivamento de material em formato digital, como, por exemplo, mensagens eletrônicas, fotos e documentos.

A utilização do Palm no ambiente corporativo.

As tecnologias sem fio: Wireless e Bluetooth.

Utilização consciente de materiais de escritório (papel).

Videoconferência e teleconferência.

Boas práticas de utilização da Internet e e-mails nas corporações.

Noções de ERP (Enterprise Resource Planning).

SIGE - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - no Brasil e sistemas legados.

Conteúdo Programático

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Conteúdo Programático

Aulas Práticas/Laboratoriais

Software Microsoft Outlook: mensagens, reunião, diário, agenda, anotações.

Softwares para utilização em Palm.

Digitalização de documentos.

Criação de Listas e Fóruns de Discussão e suas vantagens: Yahoo Grupos e Grupos.com, entre outros.

Sites de busca(Google, Cade) e cotações de preço(Buscape, Bondfaro).

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Sistema de Avaliação

Provas bimestrais

Exercícios em laboratório de informática

Trabalhos de pesquisa

Seminários

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Leituras recomendadas

ALMEIDA, Marcus Garcia de. Automação de Escritórios com Office 2000 Editora Brasport, 2000.

GRARML, Alexandre Reis. Sistemas de Informação: O alinhamento da estratégia de TI com a estratégia corporativa. 2. ed.Ed. São Paulo: Atlas, 2003.

LAUDON, K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de Informação Gerenciais. 7.ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. 

MORAZ, Eduardo Administre o Seu Tempo Com o Outlook - Melhore Sua Produtividade Com Esta Poderosa Ferramenta! - Editora DIGERATI BOOKS, 2005.

Textos sugeridos pela professora. http://www.secretarias.inf.br

BLOG:

http://automacaoescritorios.blogspot.com/

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Estratégia de Trabalho

Aulas teóricas expositivo-discursivas com recursos audiovisuais;

Utilização do laboratório de informática para uma aproximação efetiva do aluno às novas tecnologias com a elaboração de trabalhos práticos, no sentido de apontar a relação prática profissional do Secretariado.

Recursos Audiovisuais: Apostilas, Canhão Multimídia, Computador, Lousa, Retroprojetor e Vídeo.

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Dicas para um bom desempenho

É preciso ter auto-disciplina, treinar formas de estudo que sejam eficientes para você.

Faça anotações durante a aula, crie esquemas, grife partes importantes. Anote frases e definições.

Use um caderno separando as disciplinas. As folhas soltas se perdem, os cadernos são práticos e permitem melhor organização.

Dedique alguns minutos à re-leitura dos materiais das aulas todos os dias. Assim, você vai lembrar mais facilmente da matéria.

Reveja as apresentações das aulas no Blog. Leia os textos recomendados.

Teste seus conhecimentos sempre que possível. Pergunte !

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“Significado da competência em informação” AULA 1

Sistemas de Informação e Comunicação

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O que é Sistema?

É um conjunto de elementos materiais ou ideais entre os quais se pode encontrar alguma relação.

É um todo relacionado dinâmico e aberto, que influencia e sofre influência do contexto no qual está inserido.

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Sistema Circulatório

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Sistema de Transporte Metropolitano

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Sistema de Energia Elétrica

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Esquema de um sistema

Entrada Saída

Retroalimentação

Meio ambiente

Processamento

ClientesFornecedores

AcionistasConcorrentes

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E o que o secretário executivo tem a ver com isso?

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Sistema de Informação e Comunicação

No Escritório

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- necessita de materiais de consumo (escritório/informática). - necessita de equipamentos eletrônicos adequados para a realização de suas atividades. - precisa gerenciar o material de consumo e equipamentos de escritório.- deve estar atento a todos os aspectos relacionados à integração de atividades da empresa.- Deve saber lidar com os Sistemas de Informação e Comunicação- deve controlar custos e optar pelas decisões mais eficientes e eficazes.- deve preocupar-se com a organização de seu ambiente de trabalho.- o secretário precisa trabalhar com desenvoltura com sistemas de informação e comunicação apoiados em tecnologia

- a Automação no escritório permite a execução de tarefas com maior rapidez, eficiência e eficácia.

O dia a dia do secretário (a)

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Automação de Escritórios

Atividades

Equipamentos Seres humanos

Sistemas

Integrados

Melhores Resultados

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Para ‘funcionar’ bem, a empresa deve manter um sistema de informação eficiente e eficaz.

Conhecer e controlar o fluxo de informações é essencial.

O secretário executivo deve estar preparado para lidar com Atividades, Pessoas, Processos, Equipamentos, Aplicativos e Redes.

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Organizações Tecnologia

Pessoas

Sistemas de Informação

Sistemas de Informação são a chave

Processos

Cultura

Estrutura

Hardware

Software

Armazenagem de dados

Comunicação

Redes

ClientesEmpregados

Fornecedores

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• Um sistema de informação consiste nos componentes que dão suporte à:

• tomada de decisão e • controle nas empresas.

• Além disso, auxiliam com análise, visualização e criação de produtos e serviços.

• Hoje, é questão de sobrevivência para as empresas terem seus processos organizados em sistemas de informação fundamentados na tecnologia da informação e da comunicação (TIC).

O que é um Sistema de Informação? O que é um Sistema de Informação?

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Os Sistemas de Informação e a Tecnologia

Onde a tecnologia se encaixa?

Tecnologia inclui o conhecimento, as ferramentas, as técnicas e as atividades usados para transformar as entradas organizacionais em saídas.

Tecnologia compreende o maquinário, equipamentos, as habilidades dos funcionários e os procedimentos de trabalho.

A tecnologia integra os processos, as pessoas e o fluxo de informações e de trabalho.

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Tecnologia da Informação e Comunicação

• A tecnologia da informação e comunicação é o hardware, o software e as redes de telecomunicações que uma empresa usa para se comunicar, organizar os fluxos de informações e processos a fim de atingir seus objetivos.

• Hoje, qualquer empresa necessita ter um sistema de informação e comunicação eficiente para poder sobreviver.

A Tecnologia Digital é um tipo de tecnologia de informação e comunicação que utiliza a Internet e outros processos digitais para conduzir ou sustentar as operações das organizações.

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Dados, Informações e Conhecimento

• Os dados são fatos e números brutos não analisados, representando eventos e ocorrências.

• A informação se refere a dados moldados em um formato útil e significativo para o receptor.

• O conhecimento consiste de informações e dados que foram organizados para transmitir entendimento, experiência, aprendizado e práticas a serem adotadas.

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A importância das informações

As organizações dependem de informações de alta qualidade para desenvolver seus planos estratégicos, identificar seus problemas, tomar decisões e interagir com outras organizações.

Para tanto, as informações que circulam devem ser úteis.

Mas o que são informações úteis?

São aquelas que estão disponíveis no momento certo. São corretas, completas e concisas. São apresentadas de forma legível, acessível, em mídia

adequada. São informações relevantes (importantes) para

determinado usuário.

Por isso, as organizações desenvolvem Sistemas de Informação: para tornar as informações úteis.

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Tipos de Sistemas de Informação

Sistemas de

Processa-mento deTransações

Sistemas

de Controle

de Processos

Sistemas

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Sistemas de

Informações

Operacionais

Sistemas de

Relatórios

de Informações

Sistemas de

Apoio à

Decisão

Sistemas de

Informação

Executiva

Sistemas de

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Gerenciais

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Tipos de Sistemas de Informação

Sistemas de

Processa-mento deTransações

Sistemas

de Controle

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Sistemas de

Informações

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Sistemas de

Rlatórios

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Sistemas de Automação de Escritórios

São Sistemas que combinam os mais modernos Hardware e Software para tratar das atividades de produção, publicação, distribuição e armazenamento de informações.

HARDWARE E SOFTWARE

Equipamentos Processadores de texto (ex. Word) Apresentações (ex. Power Point) Editores de documentos (ex. Photoshop, pdf, etc) E-mail (ex. Outlook, gmail) Video-conferência Operações em mídia eletrônica (ex. Google e suas facilidades) Administração digital Sistemas operados por computador Sistemas operados pela Internet

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Incorporando novas competências

Assista ao vídeo ao lado para compreender um pouco mais sobre as mudanças que enfrentamos em nosso dia a dia de trabalho

Mudar paradigmas é difícil – 2:38

http://www.youtube.com/watch?v=znQND531ulM

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Atividade em Grupo

1. Formem grupos de até 5 pessoas.

2. Com base nesta Aula, desenhe um mapa de tudo o que envolve a automação de escritórios e o dia a dia do secretário (a) executivo.

Tempo estimado da Atividade: 20 minutos

Apresentação dos resultados: próxima aula.

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Próxima Aula:

Telecomunicações, Internet e Sistemas de Informação e Comunicação