UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU”

GESTÃO ESTRATÉGICA E QUALIDADE

DO ARQUIVO TRADICIONAL AS NOVAS TECNOLOGIAS

UMA QUESTÃO DE QUALIDADE

Carlos Eduardo Ferreira

Mat. 22815

Orientador: Professor Marco A. Larosa

Rio de Janeiro

2001

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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU”

GESTÃO ESTRATÉGICA E QUALIDADE

DOS ARQUIVO TRADICIONAL AS NOVAS TECNOLOGIAS

UMA QUESTÃO DE QUALIDADE

Apresentação de monografia ao Conjunto universitário Cândido Mendes Como condição prévia para a conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” em Gestão Estratégica e Qualidade Por: Carlos Eduardo Ferreira

2

AGRADECIMENTOS

Agradeço a todos que me auxiliaram na confecção deste trabalho, apoiando o meu desenvolvimento intelectual e a

Deus todo poderoso.

II

3

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho aos meus pais, meu irmão e meus amigos

e a todos os arquivistas

III

4

“U m bom arquivista é mais útil a um governo do que

um bom general do exército”

Napoleão Bonaparte

5

RESUMO

Os arquivos surgiram com o advento da escrita e desde a

antiguidade procuravam modelos de organização que preservasse a

memória. Passou por vários tipos de suporte e foi símbolo de poder e

prova durante toda a nossa história. Mas só com a Revolução Francesa que

a atenção se voltou para os meios de controle e acesso a documentação,

sendo então confeccionados a partir daí leis que ditaram a política

arquivistica.

Com a evolução da tecnologia, apareceram meios de controle e

ferramentas informatizados que agilizaram o acesso a documentação e

tornaram os suportes mais frágeis, diminuindo assim sua vida útil. O

profissional também se transformou e chegou cada vez mais perto da

Internet, pesquisando e alimentando a informação em Banco de dados.

Mas imaginaram que as novas tecnologias poderiam acabar com a

arquivistica tradicional e não aprimorá-la.

Assim, aos poucos as organizações perceberam a necessidade

de se possuir um arquivo bem organizado, controlado e acessível aos seus

usuários e começaram a atentar para a qualidade deste serviço.

IV

6

METODOLOGIA

Os métodos utilizados para este trabalho, foram os

levantamentos bibliográficos e as coletas de dados por capítulo.

V

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I 10 CAPÍTULO II 17 CAPÍTULO III 30 CONCLUSÃO 36 ÍNDICE 38 BIBLIOGRAFIA 39

VI

8

INTRODUÇÃO 1

Do surgimento da escrita surgiu os arquivos e a arquivistica

tradicional, que se transformou em elemento fundamental da sociedade,

regendo as nossas vidas até hoje. Portanto podemos concluir que é fato a

transformação eminente nos dias atuais dos registros, da indexação, da

classificação e demais tarefas que compõem o universo do ciclo vital dos

documentos.

As novas tecnologias nos delegaram um rumo cada vez melhor e

agilizaram a forma de acessar dados, de indexar documentações, de

transformar suportes. Da necessidade de inovar, as empresas mudaram seus

hábitos, criaram novas profissões e revelaram não só problemas, como

mostraram soluções. A informática transformou-se em um dado fundamental

para a agilização dos processos, os suportes ficaram com capacidade de

armazenagem mais eficaz e os bancos de dados viraram o que eles chamam

de “alimentador”; capaz de receber informações e encontrá-las rapidamente.

E a sociedade ganhou mais informação e se atualizou com o aparecimento da

Internet. Com o tempo todos estavam conhecendo o chamado WWW (Word

Wide Web).

Agora o arquivista mudou de nome, virou “Surfista”, “Arquiteto

da Informação” ou “Designer da Informação”. Mas o reconhecimento do

profissional continua em baixa. Alguém sabe o que é Arquivologia? .....Muitos

eu tenho certeza que não. É a faculdade onde se estuda a Gestão da

documentação e forma o profissional de arquivo. Mas agora o campo de

trabalho ficou maior, por que passamos da era do papel e chegamos a

chamada digitalização e ganhamos novos meios de se acondicionar

documentos e colocá-los em suportes cada vez mais frágeis.

A proposta deste trabalho não é fazer uma tese sobre o tema . Os temas e sub-temas de cada capítulo são muito densos e por isso o autor desta, simplificou de forma a proporcionar um fácil entendimento de cada capítulo.

9

No entanto, não podemos esquecer o fator qualidade, tanto no

tradicional, quantos nas novas tecnologias. A eficiência e a continuidade de

um bom trabalho, não está só em fazer e sim como fazer e por quais meios. É

com esse objetivo que a qualidade é sem dúvida de muita importância em

todos os serviços. Logo, esta monografia tem por objetivo principal assim

descritos nos capítulos a seguir, mostrar a influência das novas tecnologias e a

qualidade de serviços no meio arquivístico.

No primeiro capítulo será abordado o contexto histórico do

surgimento do documento de arquivo, ressaltando as sociedades nas idades

antigas, médias e contemporâneas.

No segundo capítulo será mostrado os arquivos administrativos, a

conceituação de arquivo e a teoria das três idades (Arquivo corrente,

intermediário e permanente). Abordando os aspectos das empresas como

detentoras de documentos e a problemática da massa documental e das

consequências desse acúmulo e também a conceituação de qualidade, e a

importância da qualidade do serviço e a importância deste para o trabalho

arquivístico.

No terceiro e último capítulo será abordado as novas tecnologias

e os novos suportes oriundos destas e sua importância como ferramenta eficaz

auxiliar do trabalho dentro das empresas.

A conclusão girará em torno de uma comparação entre o

tradicional e o novo e a garantia de um plano de qualidade aliado a gestão de

arquivos, mostrando o arquivista como um grande aliado de outras profissões.

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CAPÍTULO 1

1 - HISTÓRIA DOS ARQUIVOS

A razão de ser dos arquivos está intimamente ligada a escrita e a

necessidade do comércio. O momento histórico não obstante se situa na Alta

Antiguidade, se desenvolvendo até nossos dias. É indispensável no entanto

para melhor entendimento, mostrar um pouco da sociedade das Idades Antiga,

Média e Contemporânea ressaltando algumas das características primordiais

do documento de arquivo.

O advento da escrita constituiu-se num marco para as sociedades

em todos os tempos, ela propôs a criação de dialetos, fez com que o poder

fosse equiparado a documentos de arquivo “Ao longo das épocas e dos

regimes, os documentos serviram para o exercício do poder, para o

reconhecimento dos direitos, para o registro da memória e para a sua

utilização futura”2 e transformou a linguagem oral em linguagem escrita,

mudando assim a memória coletiva, baseada na transmissão de geração em

geração dos fatos ocorridos dentro da sociedade, bem como músicas e cantos.

Na Antiguidade a sociedade era politeísta; possuíam vários Deuses.

Faziam o culto a seus mortos, ao fogo do lar, a família que era regida pelo pai o

qual tinham enorme respeito. A caracterização dos arquivos se deve ao fato de

eles estarem ligados ao poder que era igual a religião. E o representante

máximo eram os Faraós.

Mas a inserção dos arquivos na vida desses cidadãos culminou

na criação de uma ciência auxiliar da história, a Epigrafia. A partir daí foi dado

um caráter documental aos fatos importantes acontecidos nas cidades. Os

2 Jean Yves Rousseau e outro. Os Fundamentos da disciplina Arquivística. Trad. Magda Bigotte de Figueiredo; Ed. Nova Enciclopédia. Lisboa. P.32

11

monumentos, obeliscos, inscrições e estelas foram erguidos para demonstrar a

força dos reis. “Na Mesopotâmia predominaram as estelas onde os reis

quiseram imortalizar os seus feitos através de representações figuradas

acompanhadas de uma inscrição...”.3

Não é difícil perceber a difusão tanto dos elementos que irão

compor o documento quanto as suas funções. A pedra inicialmente é

divulgada como suporte a memória, vindo a formar arquivos de pedras que “...

acrescentavam à função de arquivos propriamente ditos um caracter de

publicidade insistente, apostando na ostentação e na durabilidade dessa

memória lapidar e marmórea”4, um pouco mais adiante as placas de argila e

os papiros transformaram-se em suporte principal.

Dentre as funções arquivisticas Goody explica: “Uma é o

armazenamento de informações que permite comunicar através do tempo

e do espaço, e fornece ao homem um processo de marcação,

memorização e registro.... assegurando a passagem da esfera auditiva a

visual e permitindo reexaminar, reordenar, recificar frases e até palavras

isoladas” [1977 b p.78 in Enciclopédia Ernandi]. Logo, cria-se um conceito de

perpetualização da informação e sua difusão a posteriori, servindo também

como caráter probatório.

Os arquivos principescos se fazem redigir pelos escribas; os

verdadeiros arquivistas do mundo antigo, que difundiram listas de vitórias de

reis. Encontram-se também arquivos diplomáticos, financeiros e

administrativos que formam um centro arquivistico; os nossos centros de

informação de hoje.

3 Imprensa Nacional (Casa da Moeda) Enciclopédia Memória-História Ernandi, 1984. Cap. Memória 4 Idem 3

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Dentre alguns dos documentos produzidos nesta época,

encontramos: Contas a receber, contas de despesas, listas de pessoas, de

dívidas, inventário de bens, animais, casas, terras, relatórios administrativos,

contratos, dentre vários outros.

A estrutura da sociedade da época se distingui em cidades com

Roma e Grécia, sendo distintas em alguns aspectos e diferentes em outros.

Sendo assim, essa visão dos arquivos na antiguidade é geral, não havendo

subdivisões nas cidades Greco- Romanas. Salientando pois a importância do

arquivo como sinônimo de poder e de prova que mudou a vida dessas cidades

e transformou toda uma sociedade. Que viu o passar da memória oral a escrita

e a criação de documentos que regeriam uma nação como seu próprio rei.

Como resumiu Lodolini: “... Os documentos eram produzidos e

conservados para as necessidades do governo e da administração; a

gestão do poder e a gestão dos documentos estavam estreitamento

ligadas por toda a parte”.5

Na Idade Média houve diversas transformações na sociedade que

culminaram no aparecimento do cristianismo como religião que detinha o

domínio do intelecto. O tradicional culto aos mortos da antiguidade, agora era

resgatado com uma nova roupagem; mas com o mesmo objetivo: Conservar a

memória. O ensino e os tratados de memória favoreceram a articulação do

oral e do escrito.

Os grandes guardadores da memória eram os monges e nas

igrejas os Libri memoriales ressaltavam “aqueles de que se conservava

lembrança e que eram objetos das suas orações”. Havia também, o Liber Vitae

onde eram colocados no “altar para que todos os nomes dos familiares

deles que nele estavam inscritos estejam sempre presentes aos olhos de

Deus”.6

5 Idem nota 2 6 Idem nota 3

13

No âmbito político os Senhores Feudais grandes detentores de

terras “reúnem as cartas a produzir em apoio dos seus direitos”, com isso

consagram o seu domínio.

Dentre os arquivos consituídos nessa idade se encontram: os

arquivos de chancelaria régia, arquivos do chambre des camptes (atos reais de

interesse financeiro que são reunidos em registros com o nome significativo de

memoriais, do parlamento, arquivos notariais, arquivos urbanos e arquivos

pontifícios.

Dentre os documentos utilizados estão: “atos com peças que

constituem títulos para o passe de terras e de direitos”7, como forma de

diplomas, constituindo..... “tesouros dos Diplomas” ou “Cartório”; que

continham “títulos fundo mentais de domínios e de direito, privilégios

pontifícios, contratos de casamento e testamentos, tratados, atos de

homenagem e de investidura, reconhecimento dominiais, relatório de direitos e

conquistas e contas.

É necessário observar o surgimento dos primeiros inventários de

arquivos no século XIX e o Tratado Internacional de Paz entre Delfim e a

Savóla envolvendo o destino dos arquivos, para perceber a importância que ele

terá na Revolução Francesa.

Na modernidade o papel dos arquivos não é mais só probatório e

sim informativo. A informação ganha um aliado para sua difusão: a Imprensa.

Esta transforma a mente dos cidadãos e abre espaço para a camada mais

desprivilegiada da sociedade. Em todos os lugares existe uma concentração

grande de tratados científicos, técnicos e textos novos.

7 Idem nota 2 P.36

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A era moderna surge arrasadora e a arte é expressa no

renascimento. O pensar volta-se a um novo estilo e depõe contra as injustiças.

Deixam os seus mortos de lado e se atêm a arte de todos os tipos. A

burocracia toma um espaço significante na vida administrativa das pessoas e a

opinião pública, nacional e internacional vira centro de memória jornalística e

diplomática. A enciclopédia promove a busca de informação e o sentido das

coisas.

O povo vai as ruas excitado por partidos e tem-se uma grande

Revolução, que iria virar o marco da passagem da idade moderna para a

contemporânea: A Revolução Francesa. Ela dá o ponta pé inicial para a

abertura do acesso a informação e cria os Arquivos Nacionais, através do

decreto de 7 de setembro de 1790. Quatro anos depois O decreto de 25 de

Junho de 1794, ordena a publicidade dos arquivos e cria condições favoráveis

para o acesso.

Diante desse processo inicial, decorre vários fatores que

implementam a política dos arquivos, como descreve a Enciclopédia Ernani:

“O século XVIII criará os depósitos centrais de arquivo....” e a “Inglaterra

organiza em 1838 a Public Record Office em Londres. O papa Leão XIII

abre ao público ..., o arquivo secreto do Vaticano, criado em 1611”.

[Imprensa Nacional / Casa da Moeda,1984. Cap Memória]

Acrescenta-se também a criação de instituições especializadas

em formação de profissionais para estudarem os fundos. Dentre essas estão :

a Ëcole de Chartes e a Sciolo di Palegrafie e Diplomática.

A Era Contemporânea, tem como marco inicial a volta aos cultos

aos mortos com a Primeira Grande Guerra Mundial com o túmulo dos soldados

e surge um novo tipo de suporte e informação: a fotografia. Ela introduz uma

nova forma de ver e estudar a sociedade e com o tempo todas as famílias

possuem um albúm de fotografias em casa.

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Na Segunda Grande Guerra mundial o aparecimento dos

computadores mudam os modos de armazenar as informações, deixam de lado

as fichas e os meios mais rústicos de armazenamento da informação. Surgem

os Arquivos Audiovisuais e o Banco de Dados é o maior novo “boom” na

indexação de documentos.

As principais leis e decretos da arquivologia, são:

LEI Nº 6.546 DE, 04 DE JULHO DE 1978 Regulamentação da Profissão LEI Nº 8.159 DE, 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos

Públicos e Privados DECRETO Nº 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 (CONARQ)

Regulamenta o Art. 23 da Lei 8.159 que dispõem sobre documentos públicos sigilosos, e o acesso a eles

LEI Nº 5.433 DE 08 ,DE MAIO DE 1968 Regula a Microfilmagem de documentos oficiais DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regula a Lei nº 5.433

Essas leis dizem respeito ao surgimento da Arquivologia, que foi

criada no Brasil em 7 de Março de 1972, por meio do decreto 212.

A problemática nos dias de hoje, nas empresas e demais

organizações, é o fato do acumulo da documentação, normalmente chamada

de massa documental; por isso, os arquivistas têm esta preocupação desde o

século XIX. Tendo contribuído na padronização dos métodos, que os habilitam

no tratamento desta massa crescente e no gerenciamento destas informações,

bem como implementando e utilizando ferramentas de busca e controle de

documentos. Ou seja, a função principal deste profissional é dar suporte a

administração pública ou privada, sendo um verdadeiro administrador que dará

conta de analisar nos mínimos detalhes a documentação produzida em cada

setor, propondo soluções eficazes para a guarda, o acesso e o trâmite

(caminhos por onde passam o documento) dentro da empresa, produzindo

ferramentas de controle que podem ser catálogos, índices e outros.

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A situação no entanto, não é tão fácil, devido a diferenças que

existem entre as várias organizações e a cultura dos diversos serviços. O

arquivista deve se ambientar e analisar junto com os gerentes, chefes, etc. dos

setores da empresa (financeiro, contábil, RH, DP, etc) as documentações de

forma a estipular prazos de tempo que irão ser indicados em uma tabela

(tabela de temporalidade) e encaixados nas idades arquivísticas (corrente,

intermediária e permanente). Mas antes de continuar devemos primeiro ver o

que é cada idade que são chamadas de ciclo documental de documentos ou

Teoria das três idades e a sua importância.

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CAPÍTULO 2

ARQUIVO

2 - DEFINIÇÃO

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, arquivo é o

“conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do

suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das

atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e

conservados em decorrência de seu valor”[AAB, São Paulo –

CENADEM,1990. P.17]; ou seja, exercem o papel de informar, provar e dar

acesso as pessoas de uma organização, seja ela empresa pública ou privada.

Quando falamos em “conjunto de documentos”, quer dizer que

eles exercem um papel entre si, dentro de uma administração e deve ser

analisado, não como uma coleção; peça por peça, mas sim como um

agrupamento de documentos com funções específicas dentro de cada setor da

empresa. Ele é criado com uma finalidade (Jurídica, administrativa).

Quanto a “natureza de suporte”, estende-se a base onde está contido o

documento que pode ser em papel, fitas, microfilmes, fotografia, dentre

outros.... o qual devem ser tratados, conservados e organizados de maneira a

facilitar o trâmite entre as áreas e dar acesso ao usuário interno (funcionários)

ou externo (clientes) do órgão.

Na última parte desta definição, “conservados em decorrência do

seu valor”; introduzimos a verdadeira importância do arquivo dentro da

administração, subdividindo-se em:

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• Valores Primários – Que exercerá as funções administrativas imediatas

dentro da empresa, mostrando o por que de sua criação (produção)

• Valores Secundários – Que exercerá o papel de informar, seja como fonte

de pesquisa ou informações para própria administração ou para terceiros.

Assim, se dará a base para a inserção do ciclo vital dos

documentos que mostrará a teoria das três idades, que se divide em arquivos

correntes, intermediários e permanentes.

2.1 O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

O ciclo vital dos documentos é um conjunto de etapas por onde

passam os documentos desde a produção, até a sua destinação (fase final).

Ele compreende três idades: Corrente, Intermediária e Permanentes. Foi

criado a partir das necessidades que as empresas apresentaram, de reduzir a

massa documental, bem como de organizar e acessar a informação. Este ciclo

se baseia na frequência e tipo de utilização dos documentos, sendo chamado

também de teoria das três idades, devido aos seus componentes.

Existem no entanto autores que fazem uma comparação com o

ciclo de vida do ser humano, como é o caso de Manuel Velasquez que diz: “o

ciclo vital dos documentos compreende sua concepção-gestação, seu

nascimento, sua vida e sua última etapa que as vezes é a destruição e as

vezes é o recolhimento para conservação permanente”. [Manual de

Seleção Documental. Trad. Luiz Cleber Gak]

É importante perceber que ele é a base para o bom andamento

dos trabalhos arquivísticos e constitui um fator de qualidade dentro das

organizações, cabendo ao profissional dar andamento a este trabalho que tem

um árduo caminho a percorrer, passando inclusive pela falta de entendimento

de quem detêm a guarda dos documentos e o retrabalho na maioria dos casos.

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Para introduzir este ciclo nas empresas é importante se basear

no esquema abaixo, relativo a vigência dos documentos:

1º Fase – Idade Administrativa Corrente

Planejamento identificando a tipologia documental e a tramitação pelos setores

2º Fase – Idade Administrativa Intermediária

Estabelecimento de prazos de vigência dos documentos e o prazo precaucional antes de ser transferido para outra fase ou destruído

3º Fase – Idade Permanente/ Histórica

Guarda permanente do conjunto de documentos em depósitos e elaboração de ferramentas de descrição

* Baseado no Manual de Seleção Documental

Apesar de não ser uma regra geral é importante que se baseie

neste esquema, o qual se equipara a um trabalho de consultoria administrativa.

Bem, planejar é preciso. Qualquer serviço que tenha um planejamento, segue

etapas pré-estabelecidas. Em arquivos se faz necessário saber como é

criado cada setor, qual caminho que o documento percorre dentro da

administração e que tipo de documento produz. Tendo estas informações em

mãos fica mais fácil traçar um esquema de trabalho favorável. Uma dica

fundamental é conhecer o organograma da empresa, assim ficará sabendo a

subordinação dos setores administrativos.

Após esta fase estabeleceremos prazos precaucionais para estes

documentos. A ferramenta utilizada para definir prazos é uma tabela, a qual

chamamos de tabela de temporalidade. Ela será feita conforme informações

transmitidas pelos componentes da administração. Ex.: Auxílio Alimentação,

no corrente dois anos, intermediário cinco anos e é eliminado não ficando na

última fase, a permanente. Como observação, cada empresa estabelece

critérios diferentes para a temporalidade de documentos, conforme grau de

importância.

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Caso passe para a terceira fase, a permanente. Tem-se uma

nova organização (arranjo) e a posterior guarda nos depósitos, elaborando ao

final ferramentas de descrição e acesso.

Apesar da dificuldade de mudança da cultura empresarial que

tende a ser reticente não só com o ciclo vital mas com o trabalho do arquivista;

estamos conseguindo um grande ganho, agregando valor que nos possibilita

tratar, organizar e dar acesso de maneira eficiente e eficaz a documentação.

2.1.1 - 1º FASE - ARQUIVOS CORRENTES

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivísticas, Arquivos

Correntes é “O conjunto de documentos estreitamente vinculados aos

fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que,

mesmo cessado sua tramitação, se conservam junto aos órgãos

produtores em razão da frequência com que são consultados” [AAB, São

Paulo – CENADEM,1990. P.17], ou seja, é a razão de ser de uma instituição

que acumula documentos com fins administrativos e probatórios.

Em uma administração ele pode ser centralizado ou

descentralizado, mas deve sempre estar perto de quem vai utilizá-lo. Esse, é o

melhor conhecedor da própria documentação. O Arquivo corrente é

comumente chamado de setorial, pelo fato de estar inserido no contexto

administrativo dos vários setores da empresa, e tem sua problemática inserida

no fato de não se considerar esta idade como fator relevante à administração,

não dando por tanto a devida importância. Por isso, a falta de avaliação e de

organização vistas em quase todas as organizações. Neste sentido esta 1º

fase, visa a organização e a facilidade do acesso a documentação pelos seus

usuários.

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Suas atividades estão paralelamente embutida no protocolo.

Incluindo o recebimento, registro, distribuição, expedição, etc. e tem com

função primordial informar com eficácia e eficiência onde estão localizados os

documentos.

O entrave empresarial no que diz respeito a inserção desta fase

do ciclo vital está na falta de administração desta, e perguntas frequentes

estão sendo feitas em busca de como se controlar, como avaliar e como se

organizar de modo a não se criar um massa documental, visto que existem

várias ferramentas qual a melhor para utilizar e de que forma.

É necessário no entanto que se responda estas perguntas com

base nos seguintes requisitos: Avaliação Criteriosa, organização eficaz,

ferramenta de fácil controle e busca.

• Avaliação Criteriosa – Deve ser feita com base em legislações em vigor no

caso de empresa pública ou privada, a fim de montar um plano de

classificação eficaz e uma tabela de temporalidade dos documentos (tabela

que mostra o tempo de vida do documento dentro das fases). Deve ser

feita também com o consenso e a participação de quem produz os

documentos.

• Organização eficaz – Deve ser feita com métodos e critérios de fácil

entendimento entre os usuários da documentação, podendo ser em ordem

numérica, cronológica, por assunto, etc.

• Ferramenta de fácil controle e busca – Um novo consenso deve se

propor aos gerentes ou chefes dos setores para que se busque um meio de

acesso mais fácil ao documento corrente.

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Sendo assim, após esta abordagem da primeira fase, o arquivo

vai ser transferido para a 2º fase (Arquivos Intermediários) onde veremos a

relevância desta para a organização e guarda da documentação.

2.1.2 - 2º FASE – ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

Nesta fase, os documentos de arquivo serão pouco utilizados, não

devendo portanto estar perto dos seus utilizadores. Serão consultados por

razões administrativas, legais ou financeiras, conforme prazos precaucionais

descritos na tabela de temporalidade. As caixas deverão conter na parte de

fora a estipulação do prazo limite para a documentação ser descartada.

É importante saber no entanto suas vantagens, meios de controle

e organização, além dos cuidados que se deve ter com um depósito

intermediário.

• Vantagens – Diminuir os gastos dentro da organização, tirar o excesso de

documentação dos órgãos, cuja documentação não seja mais de uso

corrente e assegurar a triagem dos documentos do arquivo intermediário

para o permanente.

• Organização – Deve ser feita de forma criteriosa e que seja de fácil

visualização dos arquivistas.

• Depósitos – Devem estar longe de locais que possam haver sinistros

(inundações, fogo), possuir fiações elétricas que não tragam prejuizos como

curtos circuitos, utilizar portas corta fogo e possuir sala para consulta com

iluminação e arejamento.

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Após estes cuidados os documentos serão descartados ou

recolhidos para guarda permanente onde ficarão o resto de sua vida para fins

normalmente jurídicos e trabalhistas.

2.1.3 - 3º FASE – ARQUIVOS PERMANENTE

O recolhimento a guarda permanente da documentação deverá

ser feito, colocando na parte de dentro ou fora da caixa, um espelho contendo

o tipo do documento, o ano e o setor de envio.

O Arquivo Permanente tem valor secundário, cessando então

suas atividades administrativas, tendo que permanecer na empresa com

objetivos probatórios ou consultivos, portanto, sua função principal é encontrar

meio eficazes de dar acesso a esta documentação explorando assim os

fundos. Entende-se por fundo a unidade arquivística que é o resultado de um

dos princípios que contém a disciplina de arquivo, o princípio da proveniência.

Esta 3º fase do ciclo vital dos documentos, possui como parte

integrante de seus trabalhos, o arranjo e a descrição e é baseada no princípio

da proveniência. Sendo assim:

2.1.3.1 - ARRANJO

É definido como sendo um conjunto ou agrupamento de

documentos que refletem as funções e estruturas administrativas e dispõe os

documentos de acordo com o princípio da proveniência, também chamado de

principio do respeito aos fundos. Este, diz que os documentos de origens

diferentes ou diversos não se misturam com os arquivos originários de uma

instituição.

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Para se possuir um arranjo eficiente deve-se atentar para os

seguintes tópicos:

• Proveniência – Toda documentação produzida por Pessoa física ou

jurídica (empresa) ao longo de sua administração

• Histórico da empresa – Levantamento da vida administrativa (sua criação,

finalidade, clientes, transações financeiras), legislação e procedimentos

administrativos (normas, missão, planejamento, objetivos);

• Origens Funcionais – Atividades e funções que resultam na criação ou

produção dos documentos ;

• Conteúdo – Levantamento da tipologia (livro caixa, razão, dossiê, plantas

de Engenharia) de documentos recolhidos ao Arquivo Permanente.

Logo, o arranjo é também um trabalho intelectual onde o

arquivista tem que ser um conhecedor da instituição ou fundo recolhido, bem

como da parte técnica (disposição dos documentos em séries, subséries, etc,

classificação e identificação de documentos e ordenação em estantes).

Alguns outros autores subdividem o Arranjo em dois grandes

grupos:

• Arranjo Estrutural – Onde os documentos são provenientes de uma

mesma fonte geradora.

• Arranjo Funcional – Onde os documentos são provenientes de mais de

uma fonte geradora.

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2.1.3.2 - DESCRIÇÃO

Nesta Segunda fase do trabalho dos arquivos permanentes – a

descrição – o dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, define como:

“conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais

e de conteúdo dos documentos, possibilitam a elaboração de

instrumentos de pesquisa” [AAB, São Paulo – CENADEM,1990. P.36].

Então, esta fase remete aos procedimentos conforme o recebimento da

documentação dos setores e a tipologia da documentação, elaborando ao final

desta análise, ferramentas que possibilitarão a localização física e filosófica da

documentação; permitindo o acesso e a consulta rápida aos seus usuários.

A parte mais difícil no entanto, é a escolha de um instrumento que

se faça eficaz para os fins pretendidos, dentre os que existem; que não são

poucos, e destacando os mais comuns, estão:

• Guias – É o instrumento de pesquisa mais popular utilizado em um arquivo,

como o próprio nome sugere; ele guia o usuário / pesquisador fornecendo

informações gerais sobre os fundos e serviços, bem como dos outros

instrumentos a serem utilizados na pesquisa. É simples, mas deve ser feito

tendo todos os conhecimentos necessários do Arquivo. Existem vários

tipos de guia, no qual podemos citar alguns: guia Temático, guia para

grupo de arquivos, subgrupos de arquivos ou fundo, guia temático, guia de

serviços de arquivo, etc.

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• Catálogos – Instrumento de pesquisa de caráter descritivo que visa

descrever o documento e/ou fundo por ordem alfabético, como exemplo:

catálogo dos arquivos, catálogo de fundos. Em uma linguagem mais

técnica, no entanto, Maria Amélia define como: “relação metódica no qual

as entradas dos documentos são dispostos segundo um critério

temático, cronológico, onomástico ou outros, de todos os documentos

pertencentes a um ou mais fundos, e sendo descritos de forma

sumária ou pormenorizada”.

Os catálogos podem se dividir em catálogo analítico e sumário:

1) Sumário – Se apenas identificar para o usuário do arquivo temas ou

conteúdos sem, no entanto, transmitir a informação.

2) Analítico – Quando a descrição é sucinta, retratando documento por

documento e transmitindo informações gerais destes e dos fundos.

• Índice - É uma ferramenta importante ao arquivista e ao usuário, pois,

referencia e localiza o documento de arquivo. Pode ser autônomo ou

complemento de outro instrumento. No Elsevier’s Lexicon é definido como:

“... lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de

pessoas, lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades

arquivísticas”. Sendo assim, este instrumento dá apoio a investigação e

pesquisa de forma rápida e objetiva.

Esses três instrumentos de pesquisa são os mais citados dentro de um

Arquivo Permanente; não podemos esquecer é claro, de citar outros

instrumentos que também possuem um grau alto de relevância, conforme a

necessidade da organização. São eles: O Estado geral dos fundos,

repertórios e inventários.

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2.2 QUALIDADE

Nos dias atuais, qualidade virou modismo para diversas

empresas, que seguem em busca de uma certificação, como propaganda e

Marketing com o objetivo de mostrar a seus clientes que seus serviços seguem

um padrão de excelência. Mas será que a realidade é essa? ... É verdade,

pois, que muitas organizações trabalham este aspecto dentro de seus setores

e que a certificação é um “ponta pé” inicial, para o início de uma gestão de

qualidade8, ou melhor, com qualidade. Mas como implantar qualidade sem

defini-la?

Dentre algumas definições de qualidade pesquisadas, uma me

chamou a atenção; pelo fato de ser tão completa mas ao mesmo tempo tão

complexa. Em um fórum na Internet sobre definição da qualidade, Idalberto

Chiavenato definiu-a como sendo “.... um conceito multivalente e

multifacetado que tem de satisfazer a múltiplos aspectos e mensurações

...”[www.chiavenato.com.br] e acrescenta que “olhar a qualidade sob um

único ângulo é miopia da grossa”. Em outro instante fala que “qualidade é

um estado de espírito coletivo”; ou seja, ela busca alcançar e satisfazer o

cliente e para isto deve ser mister no que faz e saber olhar por todos os

ângulos de modo a conseguir a excelência. Mas para que isto aconteça dentro

de uma administração deve existir comprometimento de todos os envolvidos no

processo. Possuindo para isto, requisitos e políticas de qualidade que

garantam a mesma.

Torna-se importante dizer que para possuir um plano de

qualidade, deve-se haver mudanças organizacionais tendo o total apoio da alta

administração e para que haja esta transformação, a empresa deve criar

condições que proporcionem qualidade de vida a seus funcionários.

8 Todas as atividades da função gerencial que determinam a política da qualidade, os objetivos e as responsabilidades, e os implementos por meios tais como: o planejamento da qualidade, o controle da qualidade, a garantia da qualidade e a melhoria da qualidade dentro do sistema da qualidade (NBR ISO 8402)

28

2.2.1 - QUALIDADE DE SERVIÇOS DE ARQUIVO

A necessidade maior das empresas quando contratam serviços

de arquivo, é diminuir a massa documental de seus depósitos intermediários e

permanentes. Por isso, nos dias de hoje está havendo um aumento

considerável de empresas que prestam serviços na área, de consultorias e

prestadores de serviço, na tentativa de resolver este problema. Mas o que

acarreta este acúmulo documental é a falta de gerenciamento dos setores que

desconhecem os trâmites arquivisticos e o fato de considerar o profissional de

arquivo um mero organizador de documentos.

A demanda de trabalho vem aumentando diariamente, quando as

empresas vêem se nas mãos de auditorias e não conseguem apresentar a

documentação requerida. Mas até que ponto os arquivistas estão trabalhando

com qualidade?

Entende-se por qualidade de serviço segundo Vicente Falconi:

“...... aquele que atende perfeitamente, de forma acessível, de forma

segura e no tempo certo às necessidades do cliente”[TQC: Controle de

Qualidade Total, Belo Horizonte 1992, P.2]. Logo, tem-se na mente, o

planejamento inicial das atividades visando o seu aperfeiçoamento, a ausência

de defeitos, a segurança e a satisfação do cliente e a entrega do serviço nos

prazos fixados. Vamos dar um exemplo: Um arquivo de fitas, tem como

principal cliente emissoras de TV; neste caso os pontos fortes para alcançar a

qualidade será:

• Organização das fitas,

• Temperatura e Umidade Relativa reguladas conforme padrões

arquivísticos,

• Revisão das fitas e equipamentos conforme padrões arquivísticos,

• Estantes padronizadas e ajustadas sem interferência nos componentes das

fitas,

29

• Dar acesso aos clientes internos e externos,

• Criar formulários de envio, empréstimo e devolução de fitas,

• Acondicionar as fitas em caixas próprias.

É imprescindível enfatizar que o arquivista é um gestor da

informação como tal deve cuidar para que esta seja tratada e acessada

eficazmente e que em todo serviço tem-se que estipular requisitos para

melhorias. Esse processo só se fará valer tendo o total consentimento da

Administração Geral, que dará condições para que haja transformações dentro

da organização.

2.2.2 - QUALIDADE ARQUIVÍSTICA

Está atrelada muito mais aos cuidados com o suporte do que nos

processos. Talvez este seja um dos equívocos da arquivística atual, o qual não

demonstra muito interesse na sua matéria mais importante, que na minha

opinião é a gestão dos documentos. O Dicionário de Terminologia Arquivística

define o termo como: “conjunto das propriedades materiais dos suportes

que permitem a preservação indefinida dos documentos, sob

determinadas condições de controle” [AAB, São Paulo – CENADEM,1990.

P.39], logo é fato esta visão míope da arquivologia, voltada mais para

preservação dos suportes e menos para a administração de documentos.

Bem, aqui deixo minha crítica a terminologia expressa nesse

dicionário e acrescento, que a ótica tanto empresarial quanto dos próprios

profissionais deve mudar e tirar o cabresto.

30

CAPÍTULO 3

3 - NOVAS TECNOLOGIAS

A avalanche tecnológica que teve início em meados de 1990,

levou o meio arquivístico a repensar seus procedimentos e condutas com o

tratamento dado a documentação. Com o aparecimento da informática e de

seus hardwares e softwares a arquivística tradicional reavaliou suas teorias e

adaptou-se a metodologias novas voltadas ao documento.

Não podemos dizer que as novas tecnologias só nos apresentou

soluções, pois quando se fala em suportes arquivísticos, pensamos em papel,

fotografia, audiovisuais. Imaginem então o alcance e as aplicação destas em

todos esses materiais?

A tecnologia nos deu rapidez em encontrar e acessar os

documentos, como ótimas ferramentas de buscas e nos mostrou banco de

dados úteis. Mas nos trouxe por outro lado alguns problemas, tais quais:

Organização duvidosa, fragilidade de seus suportes, rompimento com o

tradicional, polêmica do caráter de autenticidade dos documentos, renegação

dos princípios arquivísticos (proveniência e ciclo vital dos documentos) e perda

de informações com a reformatação dos suportes. Então, como gerenciar

esses documentos?

As perguntas são várias e as respostas mais densas e

complicadas, pois a cada dia surge algo novo a ser explorado. Podemos

enumerar alguns dos avanços tecnológicos que revolucionaram a sociedade da

informação. Foram eles:

31

• PAPEL – Database, Metadata (dados sobre dados), documentos virtuais e

digitalização.

• FOTOGRAFIA – Máquinas digitais, softwares de armazenamento de

fotografias, máquinas com alta resolução e Zoom.

• AUDIOVISUAIS – CD, DVD, MD, MP3, VHS, Betacam, Betacam Digital

Procurando um meio cabível de tentar unir o útil ao agradável é

que a Gestão de Arquivos se uniu aos documentos eletrônicos, formando o

Gerenciamento Eletrônico de documentos (GED), que proporcionou a criação

de softwares eficazes de gerenciamento que satisfizessem a necessidade das

empresas.

3.1 - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é a união das

tecnologias e produtos que gerenciam informação de forma eletrônica,

utilizando o princípio do ciclo vital dos documentos, tendo o objetivo de agilizar

o acesso as informação, criar procedimentos padrão, interagir todo o seu

processo com os usuários, controlar a distribuição da informação.

As principais vantagens dele é: Integrar-se com outros sistemas,

fidelizar o documento digitalmente, disponibilizar vários documentos de formas

simultâneas aos usuários, dar acesso via Internet/Intranet, manter a integridade

dos registros. Mas na verdade qual o processo que este sistema percorre?

Primeiro ele se subdivide em dois grupos grandes: os de

gerenciamento de documentos, no qual os dados são processados utilizando

codificação digital binária transcrevendo as informações através do teclado e

os de gerenciamento de imagens de documentos, onde as informações são

captadas por scaner que captura o registro para uma recuperação posterior.

32

Ele agrega a estes grupos produtos e ferramentas específicas, dentre elas:

Workflow, COLD (Computer Output to Laser Disk), EDM (Engineering

Document Managment), OCR (Optical Character Recognitio), ICR (Intelligent

Character Recognition), FTR (Full Text Retrieval), entre outros.

3.2 – FERRAMENTAS DO GED

Dentre as ferramentas citadas acima, podemos descrevê-las

como:

• GED – Produtos que gerenciam o ciclo de vida dos documentos, tendo

como fator relevante, os dados, versões, autorias dos documentos, data de

criação e expiração, etc. através de editores de texto, planilhas e outros,

dinamizando assim a informação.

• IMAGEM – Produtos que tem por objetivo armazenar as imagens,

indexando-as em estruturas já estabelecidas.

• EDM – Produtos que gerenciam documentos técnicos de Engenharia

através de software específico de plantas, no caso, o CAD.

• OCR e ICR – São ferramentas que convertem caracteres a partir de dados

que processam imagens. O primeiro converte em caracteres gerados de

forma mecânica (impressa, datilografada) e o segundo converte em

caracteres gerados de forma manuscrita.

• FTR – Um dos mais comuns entre as ferramentas voltadas ao

gerenciamento, que recupera os documentos a partir de palavras ou

conteúdos do texto, utilizando a digitalização dos documentos e o

processamento de caracteres gerados de forma mecânica, criando índices

e formando base de informações para diversos setores.

33

• COLD – Ferramenta voltada ao gerenciamento de relatórios do sistema de

dados e recuperação em vários índices e em diversas formas de

apresentação, sendo gravados os dados em mídias ópticas.(CD por

exemplo) para consulta off ou on-line.

• WORKFLOW – É uma ferramenta que visa gerenciar o fluxo de trabalho

através de processos e mecanismos de controle desses, tendo por objetivo

automatizar todo esse fluxo.

Cabe perceber que a utilização no entanto destas ferramentas é

um processo que deve ser implantado estrategicamente dentro de uma

organização, analisando sempre a necessidade de usá-los e os custos e

benefícios que poderão trazer como melhoramento.

As novas tecnologias avançam em uma velocidade cada vez mais

rápida e hoje em dia temos inclusive a assinatura digital que permite dar

veracidade ao documento através do computador. Mas quantos problemas nós

arquivistas poderíamos ter com a utilização deste meios e como seria esta

armazenagem. Temos muito a pensar ainda. Mas por enquanto vamos

aproveitando esses meios de forma eficaz e que auxiliem o trabalho

arquivístico. Nem necessito dizer que os maiores problemas encontrados

nesses meios são os chamados hackers e que por isso não existe ainda uma

lei eficaz para utilização desta documentação digital, pelo menos no Brasil.

Quanto a arquivística tradicional, esta sim é a base para todo um

trabalho que ao mesmo tempo que é operacional é também filosófico, pois

cada organismo (empresa) tem finalidades e meios de trabalho diferentes.

34

Não querendo divagar demais, é sempre bom mostrar a

importância das ferramentas acima para uma boa utilização conjunta no

trabalho desenvolvido pelos arquivístas.

Bem, os produtos voltados para imagem, são captados através de

um scaner que tem por objetivo capturar a imagem, seja ela foto, documentos

manuscritos, impressos e montar um arquivo dentro de uma pasta no próprio

computador. Ele auxilia o trabalho criando uma cópia de segurança e

permitindo que o documento original ou foto original, possa ser acessada sem

que para isto o usuário (funcionário) a manusei e cause danos ao suporte

(papel) deste.

O EDM exclusivamente é um produto voltado para Arquivos de

Engenharia (Documentos Técnicos e Plantas), utilizando para isto um

programa específico chamado CAD, onde o Engenheiro faz as Plantas. É fato

lembrar que este programa fez com que a Engenharia tradicional (onde as

plantas eram feitas e calculadas à mão) praticamente se extinguisse e abrisse

espaço para a memória matemática do computador. Isto não é uma crítica, ao

contrário não podemos ser dependentes destas tecnologias e sim trabalhar da

melhor forma com ela. É necessário dizer que o EDM proporcionou a guarda e

o acesso através do computador dos usuários de empresas e também facilitou

o envio de plantas para as obras.

Há também ferramentas que facilitam o trabalho do arquivístas e

através de campos específicos, arranjo, descrição e acesso através do meio

informatizado que acelera o trabalho e recupera a informação de forma ágil

emitindo relatórios, etc.

Ésqueci de falar de uma ferramenta intrigante dentre todas as

citadas, o Workflow. Este visa automatizar o fluxo de trabalho. Ou seja, não

haveria mais espaço para o suporte papel dentro das organizações

(empresas), mas afinal qual a preocupação?... as empresas não iriam ficar

atoladas com massas de papel e não iriam se preocupar com o tempo que o

35

documento iria existir dentro da administração. Logo, o ciclo vital iria ser

automatizado. Não tenho dados sobre empresas que utilizam workflow, mas

sei que existe algumas. Bem, primeiro não temos uma lei que aprove a

documentação eletrônica... ainda, depois as empresas não conseguem

controlar a própria documentação, pois, não possuem uma base eficiente de

trabalho ou mesmo não possuem embasamento teórico suficiente.

Prometi não me estender, mas quero enfatizar que o auxilio

destas ferramentas é necessário e eficaz para qualquer trabalho, mas sem uma

base teórica, tradicional e sólida o serviço não consegue ir a frente.

36

CONCLUSÃO

A Arquivologia, faculdade onde se estuda os arquivos e sua

gestão, apesar de nova, impôs-se e mostrou as empresas a necessidade de

se organizar e gerir seus documentos através de um plano que utilizaria meios

como o ciclo vital dos documentos e princípios como o da proveniência. Algo

novo para as diversas organizações que pensavam inicialmente que organizar

era colocar em ordem alfabética suas documentações.

Com certeza aos poucos estamos conseguindo mudar a cultura

organizacional, o qual estava travada em uma revolução de papéis que não

sabiam onde colocar, como acondicionar e como acessar, muitas vezes sendo

refém de processos de ordem trabalhista e de auditores havendo então um

diminuição acentuada em seus custos.

Porém vimo-nos em meio a incertezas e a repensarmos nossos

procedimentos com o surgimento de novos acervos (audiovisuais por exemplo)

e novas tecnologias que iriam revolucionar todo um planejamento inicial e as

metodologias arquivísticas tradicionais.

Os suportes se fragilizaram e precisaram de um controle mais

rígido com a temperatura e a umidade. Passamos a lutar pela qualidade não

só dos suportes mas também do gerenciamento da documentação com a

utilização de sistemas que agilizariam o acesso e o controle dos documentos.

Então surgiu o GED com todas as suas ferramentas, obrigando o

profissional a adequar-se a modernidade. Tentou então se readaptar

entregando-se aos mais diversos tipos de programas, alimentando-os com

dados, extraindo relatórios, etc. As organizações entraram de cabeça e

vislumbraram a diminuição ou até mesmo o término do papel como suporte.

37

É neste clima que como autor deste trabalho, defendo

veementemente e proponho como estratégia organizacional, a interação do

Arquivo tradicional agregando todas estas tecnologias do GED com a inclusão

de ferramentas da qualidade que gerenciam o conhecimento, tendo como

objetivo alcançar a qualidade total. Incluo também e tomo como minhas as

palavras de Marilena Leite Paes, o qual diz que o trabalho nos arquivos deve

se desenvolver sem preconceitos.

Sendo assim, é de extrema relevância a colaboração de todos os

setores nesse gerenciamento, sem preconceitos de ambas as partes;

contribuindo assim para a melhorias dos processos dentro da empresa.

38

ÍNDICE

Introdução

Capítulo I

1 - História dos Arquivos

Capítulo II

Arquivo

2 – Definição

2.1 – O Ciclo Vital dos Documentos

2.1.1 – 1º Fase Arquivos Correntes

2.1.2 – 2º Fase Arquivos Intermediários

2.1.3 – 3º Fase Arquivos Permanentes

2.1.3.1 – Arranjo

2.1.3.2 – Descrição

2.2 - Qualidade

2.2.1 – Qualidade de Serviços de Arquivos

2.2.2 – Qualidade Arquivística

Capítulo III

3 – Novas Tecnologias

3.1 – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

3.2 – Ferramentas do GED

Bibliografia

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BIBLIOGRAFIA

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Administração. Rio de Janeiro, abril de 1982/ agosto de 1986.

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Leiro de Terminologia Arquivística. CENADEM, São Paulo, 1990.

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