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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO SÃO JOSÉ

CURSO DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS E SECRETARIADO

DALCIRA DA SILVA SOARES COSTA

RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO

PROTÓTIPO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA A SEÇÃO DE SERVIÇOS AUXILIARES DA EMPRESA DÍGITRO

TECNOLOGIA LTDA

Área de concentração: Automação e Organização

São José 2005


PROTÓTIPO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA A SEÇÃO DE SERVIÇOS AUXILIARES DA EMPRESA DÍGITRO

TECNOLOGIA LTDA

Relatório de Conclusão de Estágio apresentado como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Automação de Escritórios e Secretariado, pela Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José.

Orientadora: Profª. Marlise There Dias

São José 2005


PROTÓTIPO DE UM SISTEMA DE INFORMATIZAÇÃO PARA A SEÇÃO DE SERVIÇOS AUXILIARES DA EMPRESA

DÍGITRO TECNOLOGIA LTDA.

Este relatório de conclusão de estágio foi julgado adequado para a obtenção do título

de bacharel em Automação de Escritórios e Secretariado e aprovado pelo curso de Automação

de Escritórios e Secretariado da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José,

São José (SC).

São José, 14 de julho de 2005.

Profª. Marlise There Dias Responsável pelo Estágio

Profª. Luciana Merlin Bervian Coordenadora de Curso

______________________________

Igor Loreno Domit Empinotti Supervisor de Campo

Apresentado à Banca Examinadora formada pelos Professores:

______________________________

Marlise There Dias Orientadora

______________________________

Ricardo Boeing, MSc Membro de banca

______________________________

Profª. Viviane Frare dos Santos Membro de banca

À minha família, que, com muito amor e

carinho, acompanhou esse crescimento

pessoal. Em especial, ao meu filho

Gabriel, minha razão de existir. A vocês

todos, meu amor e gratidão.

AGRADECIMENTOS

A Deus, que sempre esteve presente em minha vida, me dando força para superar os desafios

e as dificuldades apresentadas no decorrer deste trabalho.

Ao meu filho Gabriel, que com carinho compreendeu a minha ausência em alguns momentos,

compensando-os, em outros, com muito amor.

Aos meus pais, que sempre me incentivaram durante toda a jornada, fazendo com que não me

faltasse força e vontade para seguir em frente.

As minhas orientadoras Marlise There Dias e Viviane Frare dos Santos, pela dedicação

dispensada para a elaboração deste relatório.

Aos professores do curso que passaram pela minha turma e partilharam seu conhecimento e

suas experiências.

As minhas irmãs, Dilza, Kíria e Nina, por estarem sempre ao meu lado, me ajudando e

estimulando nesta caminhada.

Aos meus colegas do curso de Automação de Escritório e Secretariado, que contribuíram para

a realização deste sonho. Em especial, à Andressa Bianchini, Ivone da Silva Schlichting e

Luciana Vieira, das quais tenho orgulho de dizer que sou amiga, pois, com elas, aprendi que o

desempenho profissional requer constante dedicação e aprendizado. Desejo que esse laço se

perpetue por muitos anos.

A todos que direta ou indiretamente colaboraram para a conclusão desta jornada.

“Viver não é necessário, o que é necessário é criar. Não conto gozar a minha vida, nem gozá-la penso. Só quero torná-la grande, ainda que para isso tenha de ser o meu corpo e a minha alma a lenha desse fogo.”

Fernando Pessoa

RESUMO

Este trabalho teve por objetivo geral propor um protótipo de sistema de informação para o controle e efetivação do cadastro da Dígitro Tecnologia Ltda. como fornecedora, administrado pela Seção de Serviços Auxiliares. Com os objetivos específicos delimitou-se a identificar o procedimento atual para a realização das atividades de controle e efetivação da seção junto aos seus clientes externos; levantar as informações e necessidades do sistema de informação atual; e apresentar a modelagem do sistema de informação proposto. Para isso, realizou-se uma pesquisa bibliográfica abrangendo a tecnologia da informação, os sistemas e o fluxo de informação, bem como, banco de dados. A metodologia aplicada foi a observação participativa, os dados foram coletados por meio de entrevista semi-estruturada, aplicado a executora do cadastro. Os dados foram analisados de forma analítico-descritiva. O resultado obtido da pesquisa indicou que o sistema atual não supre as necessidades da Seção. Palavras Chaves: Sistemas de informação, controle e cadastro.

ABSTRACT

This work had for general objective to purpose a prototype of information system for the control and effectivation of the cadastre of Dígitro Tecnologia Ltda. as a supplying company, managed by the Auxiliary Services Section. With the specific objectives, it was delimited to identify the current procedure to the accomplishment of the activities of control and effectivation of the section together with their external clients; to raise information ad needs of the current information system; and to present the modeling of the purposed information system. For this, a bibliographic research regarding the information technology, the information systems and flow, as well as the database, was made. The applied methodology was the participative observation; the data had been collected through a half-structured interview, applied to the cadastre executor. The data had been analyzed in an analytic-descriptive way. The result achieved from the research has indicated that the current system does not fulfill the needs of the Section. Key Words: Information systems, control and cadastre.

SUMÁRIO

RESUMO ............................................................................................................................................................... 7

1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................... 12

1.1 APRESENTAÇÃO DO TEMA E DO PROBLEMA ........................................................................................... 12 1.2 OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 13

1.2.1 Objetivo Geral ............................................................................................................................... 13 1.2.2 Objetivos Específicos .................................................................................................................... 13

1.3 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................................................... 14

2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS.................................................................................................................. 15

2.1 ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS ................................................................................................. 15 2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO .............................................................................................................. 16

2.2.1 Automação de Escritórios.............................................................................................................. 18 2.2.2 Tecnologias para Automação de Escritórios.................................................................................. 19

2.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO ..................................................................................................................... 20 2.3.1 Fluxo de Informação...................................................................................................................... 25

2.4 FLUXOGRAMA ........................................................................................................................................ 27 2.5 BANCO DE DADOS .................................................................................................................................. 31

3 ASPECTOS METODOLÓGICOS ............................................................................................................ 39

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA............................................................................................................ 39 3.2 POPULAÇÃO E AMOSTRA........................................................................................................................ 39 3.3 COLETA DE DADOS................................................................................................................................. 40 3.4 ANÁLISE DOS DADOS ............................................................................................................................. 41

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS........................................................................... 42

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ............................................................................................................ 42 4.1.1 Histórico ........................................................................................................................................ 42 4.1.2 Política de Qualidade..................................................................................................................... 43 4.1.3 Organograma ................................................................................................................................. 44 4.1.4 Seção de Serviços Auxiliares......................................................................................................... 46

4.2 PROCEDIMENTO ATUAL PARA A REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE CONTROLE E EFETIVAÇÃO DO

CADASTRO DA SEÇÃO JUNTO AOS SEUS CLIENTES EXTERNOS ............................................................................. 48 4.3 INFORMAÇÕES E NECESSIDADES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATUAL .................................................. 53 4.4 MODELAGEM DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO PROPOSTO ........................................................................ 54

4.4.1 Levantamento e Análise de Requisitos .......................................................................................... 54 4.4.1.1 Requisitos Funcionais.................................................................................................................................56 4.4.1.2 Requisitos Não-Funcionais.........................................................................................................................57

4.4.2 Projeto ........................................................................................................................................... 57 4.4.2.1 Modelagem do Banco de Dados.................................................................................................................58

4.4.3 Implementação do Protótipo do Sistema ....................................................................................... 63 4.4.4 Teste e Implantação ....................................................................................................................... 68

5 CONCLUSÃO ............................................................................................................................................. 69

6 RECOMENDAÇÕES.................................................................................................................................. 71

REFERÊNCIAS .................................................................................................................................................. 72

APÊNDICES........................................................................................................................................................ 74

ANEXOS .............................................................................................................................................................. 77

LISTA DE ABREVIATURAS

ADC Gerência de Administração de Contratos ADI Assessoria da Diretoria Técnico-Industrial ADM Filial São Paulo - Administração ADQ Assessoria da Diretoria e da Qualidade AMX Almoxarifado APC Aplicativo Orientado a Cliente AST Assessoria de Tecnologia ATC Assessoria Técnica AUX Serviços Auxiliares CAD Conselho de Administração CCO Coordenadoria Comercial CRS Compras CSC Coordenadoria Regional de Santa Catarina CTB Seção Contábil CTC Coordenadoria Técnica - Comercial CTR Setor de Controladoria DAQ Diretoria Administrativa e da Qualidade DCO Diretoria Comercial DFI Diretoria Financeira DTI Diretoria Técnico-Industrial EIC Estatística e Informações Comerciais ENP Engenharia de Produto EXP Expedição GAD Gerência Administrativa GCE Gerência de Contas Especiais GCO Gerência Comercial GIA Gerência de Implantação e Atendimento GTE Gerência de Tecnologia IBD Interfaces Gráficas e BD IMP Instalação e Manutenção de Periféricos INF Informática MKT Gerência de Marketing OEM Organização & Métodos PRD Gerência de Produção PRE Presidência PV Pós Venda RTR Relações Trabalhistas SAC Serviço de Assistência ao Cliente SAT Assistência Técnica SE2 Secretaria Comercial SEC Secretaria SOI Soluções e Integração TCA Testes de Cartões TEC Filial São Paulo - Área Técnica TEQ Testes de Equipamentos TRN Seção de Treinamento VTS Verificação, Validação e Testes de Sistema

LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 Atividades dos Sistemas de Informação 21 Figura 2 Fases do Desenvolvimento do Projeto de Sistemas 24 Figura 3 Formulário de Tratamento do Fluxo de Informações 26 Figura 4 Simbologia do fluxograma vertical 29 Figura 5 Simbologia do parcial ou descritivo 29 Figura 6 Simbologia do fluxograma global ou de coluna 30 Figura 7 Representação simplificada de um sistema de banco de dados 32 Figura 8 Relacionamentos do Usuário, Aplicação do Banco de Dados, SGBD e do

Banco de Dados

34 Figura 9 Exemplo de Estrutura Hierárquica 35 Figura 10 Exemplo de Estrutura de Rede 35 Figura 11 Exemplo de Estrutura Relacional 36 Figura 12 Fachada da Dígitro Tecnologia Ltda. 42 Figura 13 Organograma da Dígitro Tecnologia Ltda. 45 Figura 14 Tela do controle existente no Microsoft Access 50 Figura 15 Fluxograma do sistema atual 52 Figura 16 Fluxograma do sistema proposto 56 Figura 17 Use case do sistema proposto 58 Figura 18 Estrutura da tabela Cliente 59 Figura 19 Estrutura da tabela Controle Certidão 60 Figura 20 Estrutura da tabela Tipo Certidão 61 Figura 21 Relacionamento das tabelas do sistema proposto 63 Figura 22 Tela Principal do sistema proposto 64 Figura 23 Formulário tabela Clientes 65 Figura 24 Formulário tabela Controle Certidão 65 Figura 25 Formulário tabela Tipo certidão 66 Figura 26 Consulta Clientes 67 Figura 27 Relatório do Controle de Certidões 67

12

1 INTRODUÇÃO

1.1 Apresentação do Tema e do Problema

Com a evolução tecnológica as organizações obtiveram maior facilidade de acesso à

informação. A adoção de um sistema de informatização usado para coletar, armazenar,

organizar e distribuir informações torna mais fácil a realização de tarefas e resulta em uma

administração eficaz, tornando a tecnologia a principal ferramenta a serviço do indivíduo.

Acredita-se que a aplicação adequada de sistema de informação colabora com as

atividades desenvolvidas pelos funcionários e conseqüentemente com a melhoria do

atendimento de clientes externos e internos nas empresas.

Entre os clientes internos pode-se citar os operadores de serviços gerais, com os quais,

em uma organização, todos estão em contato diariamente. Esses efetuam uma ampla

variedade de serviços gerais, sendo executadas atividades de operação interna e que tem como

o seu maior cliente o público interno. Haja vista sua intensa ligação com todas as demais

áreas, eles detém grande importância dentro de qualquer instituição minimamente organizada.

Segundo Costa (1999, p.7) “não há nenhum espaço, equipamento ou pessoa dentro de uma

empresa que, de alguma forma, não esteja sendo atendido por serviços gerais.”

Este trabalho foi desenvolvido na Seção de Serviços Auxiliares da empresa DÍGITRO,

empresa essa que atua no ramo de telecomunicações, no desenvolvimento de tecnologias e

soluções à área. A atuação da Seção é unicamente voltada para o suporte às demais áreas da

empresa, efetuando o atendimento de copa, telefonia, limpeza, segurança, serviços externos

(motorista e office boy), manutenção predial, protocolo e despacho de correspondências,

serviço de encadernação, de fotocópia, além do controle e efetivação do cadastro da empresa

junto aos seus clientes externos.

Por essa área desempenhar procedimentos que exigem muita atenção e controle,

verificou-se a necessidade de realizar na atividade de cadastro da empresa junto aos clientes

externos, um sistema para que as informações sejam melhores administradas e controladas.

Tais cadastros são realizados quando solicitados pelo departamento comercial da Dígitro, o

qual necessita do mesmo para participar de editais, na assinatura de contratos de manutenção

e/ou na venda para clientes.

O fato observado pela estagiária é a falta de segurança e agilidade na administração e

manipulação de dados referentes ao cadastro da empresa como fornecedora. Atualmente, esse

13

é executado em uma tabela criada no editor de texto Microsoft Word, sendo primeiro

realizado de forma manuscrita para posterior transferência ao computador.

Acredita-se que a execução dessa atividade com o auxílio das tecnologias de

informação, facilitará o controle, a busca e o acesso das informações referentes aos cadastros

que circulam na Seção.

Assim, verificou-se a necessidade de implantar um sistema de informatização para o

controle e efetivação do cadastro da empresa Dígitro Tecnologia Ltda., o qual é efetuado e

mantido junto aos seus clientes externos, onde se obterá as informações que se fizerem

necessárias para a continuidade das atividades prestadas, de maneira segura e ágil.

Portanto, baseando-se no que foi apresentado, pretende-se por meio deste relatório de

estágio responder o seguinte problema de pesquisa: Como informatizar uma atividade

desenvolvida na Seção de Serviços Auxiliares da empresa Dígitro Tecnologia Ltda., para que

a mesma possa prestar os seus serviços com qualidade?

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo Geral

Propor um protótipo de um sistema de informação para o controle e efetivação do

cadastro da Dígitro Tecnologia Ltda. como fornecedora, administrado pela Seção de Serviços

Auxiliares.

1.2.2 Objetivos Específicos

� Identificar o procedimento atual para a realização das atividades de controle e

efetivação do cadastro da Seção junto aos seus clientes externos.

� Levantar as informações e necessidades do sistema de informação atual.

� Apresentar a modelagem do sistema de informação proposto.

14

1.3 Justificativa

Com o avanço tecnológico as empresas traçaram um cenário de intensa

competitividade, tornando-se imprescindível à estruturação dos seus processos e, como em

qualquer instituição organizada, a empresa Dígitro visa o sucesso e necessita que a operação

dos serviços prestados pela Seção de Serviços Auxiliares também seja executada de maneira

que possa atingir e melhorar a qualidade na prestação dos seus serviços.

Com base no contexto de que a área de serviços gerais engloba uma grande

diversidade de atividades a serem executadas dentro de uma organização e que, a estratégia de

gerenciamento dessas devam resultar na melhor qualidade no atendimento prestado,

desenvolveu-se este projeto de estágio para que possa ser informatizado o controle de tarefas

da Seção de Serviços Auxiliares, ligadas ao cadastro da Empresa como fornecedora junto aos

clientes externos, o qual, hoje, não proporciona agilidade e segurança nas informações.

A agilidade nos processos e a confiabilidade das informações são fundamentais nas

organizações. Isso se torna possível quando a informatização é utilizada de forma a melhorar

e agilizar o trabalho dos funcionários. No caso da Seção de Serviços Auxiliares, ela irá

propiciar um melhor controle dos prazos de validade do registro cadastral e documentação

legal da Empresa, desprezando o atual sistema utilizado, o qual torna o desempenho dos

processos lento e de valor elevado, por conseqüência do excesso de papel gerado.

É cada dia mais comum o uso de tecnologias para o gerenciamento de atividades,

objetivando deixar para trás processos manuais de trabalho, bem como, a obtenção da

maximização dos retornos.

Oliveira (2000, p.215) cita que

a automação administrativa representa a automação dos processos administrativos da empresa e que, com a aplicação da tecnologia da informação, é visado a automatização das tarefas administrativas, melhorias na qualidade do atendimento ao cliente, diminuição na redução dos seus custos e a racionalização de suas estruturas organizacionais, [...].

Cabe destacar a importância desta pesquisa, desenvolvida pela acadêmica do Curso de

Automação de Escritórios e Secretariado, por ser função do graduado no curso, o papel de

levantar o fluxo de trabalho no seu ambiente organizacional e sugerir a melhoria da execução

dos mesmos, para que assim, possa ser obtido maior qualidade nos resultados das tarefas.

Com os conhecimentos adquiridos no curso, a acadêmica está apta a desenvolver este

Relatório de Estágio.

15

2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS

2.1 Administração de Serviços Gerais

Para Koontz e O’Donnell (1981, p.7), “a administração é quem determina a

maneira de fomentar as oportunidades de desempenho e sua atuação é fundamental no

estabelecimento de uma atmosfera condizente a um bom estado de espírito”.

Chiavenato (2000, p.6-7) apresenta o conceito de administração como sendo “uma

palavra que vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou

obediência) e significa aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é,

aquele que presta um serviço a outro.”

Maximiano (1997, p.25) cita que

a tarefa básica da administração é fazer as coisas por meio das pessoas, com o objetivo de atingir os melhores resultados. Em qualquer tipo de organização humana, busca-se o alcance de determinados objetivos com eficiência (capacidade de utilizar produtivamente os recursos) e eficácia (capacidade de realizar objetivos), através do esforço dos grupos organizados.

Tornando-se uma das mais importantes áreas de atividade humana, Carvalho e

Grisson (2002, p. 43-47) a conceituam como “função focada para a interpretação dos

objetivos propostos pela empresa, transformando-os em ação empresarial.”

O ato de administrar é encontrado em qualquer nível da empresa, desde o diretor

até o mais simples encarregado, os quais trabalham exercendo funções organizacionais para

que, assim, possam atingir objetivos.

Entre as funções organizacionais está a de operações de serviços. Trata-se de uma

atividade central, “que prevê produtos ou serviços aos clientes, envolvendo projeto,

planejamento, controle e melhoria do sistema. Ela estabelece a interface com diversos outros

subsistemas, necessários ao funcionamento da empresa.” (GIANESI e CORRÊA, 1994, p.30).

Enfrentando o desafio de desenvolver continuamente os seus processos de operações,

os gerentes de operações de serviços têm que integrar o pensamento sobre o futuro e a

operação eficaz do presente, devendo, para que possa efetuar essa integração, utilizar-se de

planejamento, pois assim, traçará os objetivos e definirá os planos para alcançá-los.

Stoner e Freeman (1999, p.5) citam que:

16

Planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os planos que dão à organização seus objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançá-los. [...] O primeiro passo no planejamento é a seleção dos objetivos da organização. [...] Assim que são determinados os objetivos, estabelecem-se os programas para alcançá-los de modo sistemático.

Chiavenato (2000, p.195) descreve que “Planejar é definir os objetivos e escolher

antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-lo.”

Os critérios de eficácia e eficiência seguem paralelos aos dois aspéctos de planejamento: determinar os objetivos “certos” e em seguida escolher os meios “certos” de alcançar esses objetivos. Ambos os aspéctos do planejamento são vitais para o processo de administração. (STONER e FREEMAN, 1999, p.136).

O planejamento é de grande importância para a administração. Sem planejar as

organizações não saberão organizar os indivíduos e os recursos. Atuando como função inicial

da administração, ele aumenta a possibilidade de alcance dos objetivos.

Atualmente é visto que dentro do planejamento administrativo é necessário a presença

da aplicação de novas tecnologias, haja vista as mudanças que vêm ocorrendo na sociedade,

bem como, nas organizações.

2.2 Tecnologia da Informação

A aplicação de novas tecnologias está levando o mercado de trabalho a passar por um

processo de renovação, no qual o colaborador precisa estar atualizado às novas tecnologias,

para que assim possa atender às expectativas da empresa. As organizações que desejam

permanecer no mercado globalizado planejam-se ou já planejaram a modernização e

implementação de novos procedimentos para manterem-se competitivas no mercado.

Esse novo tipo de organização já pode ser observado, principalmente nos países

desenvolvidos, facilitados pelos avanços tecnológicos. A tecnologia da informação pode ser

considerada um dos principais fatores que desencadeia e contribui para esse processo. Através

de seu uso, as organizações acessam informações nunca antes acessadas, permitindo que as

decisões sejam tomadas independentemente do lugar, com a participação de mais pessoas e a

partir de informações qualitativa e quantitativamente melhores.

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Meirelles (1994, p.419) conceitua a tecnologia da informação como “conjunto de

recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação de

informação, e a maneira pela qual esses recursos são organizados em um sistema, capaz de

desempenhar um conjunto de tarefas.”

Já na opinião de Cruz (1998, p.20), “é todo e qualquer dispositivo que tenha

capacidade para tratar dados e/ou informação, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer

esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo.”

Durante muito tempo, as pessoas consideraram dados como informação, o que pode

causar certa confusão conceitual. A informação provém dos dados, que são organizados e

ordenados, atribuindo-se a eles significados no contexto.

A maioria das pessoas que administram a tecnologia da informação crêem que a

tecnologia por si só resolverá problemas do ambiente informacional na forma de dados

armazenados em banco de dados complexos, sem se preocupar com as necessidades dos

usuários finais.

Nosso fascínio pela tecnologia nos faz esquecer o objetivo principal da informação: informar. Todos os computadores do mundo de nada servirão se seus usuários não estiverem interessados na informação que esses computadores podem gerar. O aumento da largura da banda dos equipamentos de telecomunicações será inútil se os funcionários de uma empresa não compartilharem a informação que possuem. (DAVENPORT, 1998, p.11).

O bom uso da tecnologia da informação é um dos maiores desafios que as empresas

necessitam enfrentar. Estas precisam entender sua importância e empregá-la eficazmente na

busca de uma vantagem competitiva.

Para que tenha uma utilização efetiva é necessário que a tecnologia da informação não

seja trabalhada e estudada de forma isolada. Ela deverá envolver as questões conceituais dos

negócios e das atividades empresariais, bem como, as questões comportamentais.

Para a efetiva gestão da tecnologia da informação é fundamental a análise de

viabilidade (custos, benefícios mensuráveis e não mensuráveis e respectivos resultados), considerando ainda, as ópticas da realidade econômica, financeira e político social da empresa com o estado da arte e o sucateamento das tecnologias disponíveis no mercado, além das questões sociopolíticas do ambiente organizacional que podem aflorar decorrentes do impacto da tecnologia da informação implantada. O foco principal na análise desses extremos está na adequação à necessidade da empresa. (REZENDE e ABREU, 2003, p.77).

18

É importante que seja lembrado que a sua maior finalidade e utilidade, é o

desenvolvimento e a melhoria dos sistemas de informação, objetivando assim, auxiliar a

empresas em suas atividades, processos e negócios.

Dentro das aplicações da tecnologia da informação, Oliveira (2000, p.215) cita que

A automação de escritórios é responsável pela automação das rotinas básicas dos escritórios, por meio de programas aplicativos de usuário final, como planilhas eletrônicas, processadores de textos e gerenciadores de bancos de dados; além de ferramentas de produtividade e de eliminação de papel, como correio eletrônico, videoconferência e formulários eletrônicos; [...].

O aumento descontrolado da necessidade de informação e agilização dos processos,

acarreta na proliferação de papéis, mas, não o atendimento às necessidades. Isso faz com que

as organizações cada vez mais estejam interessadas em automatizar suas tarefas e processos.

2.2.1 Automação de Escritórios

Na visão de Furlan (2004, p. 1) a automação é “um sistema automático pelos quais os

mecanismos controlam seu próprio funcionamento, quase sem interferência do homem.”

Já a automação de escritórios é conceituada por Pessanha (1987, p. 10) como:

“processo de implantação de tecnologias que auxiliam o escritório a cumprir sua razão de ser

com maior eficácia.”

Assim, pode-se dizer que para a automação de um escritório são aplicados recursos

tecnológicos que auxiliam o gerenciamento de atividades, visando a obtenção da sua eficácia

e que, para o melhor funcionamento da tecnologia é necessário que a sua atuação seja de

maneira que venha a reorganizar o modo de como o trabalho é executado, fazendo com que

ele seja efetuado não somente com eficiência, mas também com eficácia.

Stoner e Freeman (1999, p.5) definem eficiência como “a capacidade de fazer certo as

coisas” e eficácia “[...] implica escolher os objetivos certos [...]. Assim, antes de podermos

focalizar a eficiência, precisamos descobrir quais são as coisas a fazer.”

É visto que há relação entre ambas, sendo necessário saber escolher as tarefas e/ou

objetivos a serem executados, para que possam ser efetuados de maneira correta. Dos vários

conceitos de eficiência e eficácia, Pessanha (1987, p. 6) seleciona os seguintes: “eficiência é

fazer certo as tarefas e eficácia é fazer as tarefas certas.”

Para a execução das tarefas utilizam-se dois componentes: o mecânico e o intelectual.

Com a automação espera-se reduzir o tempo gasto com o componente mecânico e assim,

19

utilizar-se do tempo restante para realizar com mais eficácia o componente intelectual ou para

a realização de outra tarefa.

Ainda sobre a automação de escritórios, Rezende e Abreu (2003, p. 219) fazem a

seguinte citação:

A Automação de Escritórios está direcionada para o uso das informações em escritórios e suporte das atividades de gestão e de comunicação. Essa tecnologia está focada nas atividades de gestão de documentos, projetos, comunicação eletrônica, groupware e agendas. Tem como objetivo facilitar a geração de informações oportunas para a tomada de decisão.

Para implementar um processo de automatização, a organização tem que efetuar um

planejamento para adotar essa nova condição. As pessoas necessitam ser treinadas, orientadas

e conscientizadas para uma nova forma de trabalho, pois, apesar de todas as facilidades que a

automatização de tarefas e processos possa propiciar, são as pessoas que irão operar o sistema

e farão com que a sua implementação atinja os objetivos propostos.

Cabe ressaltar que a medida que as empresas adotam a automação dentro de uma

metodologia voltada para a tecnologia da informação, é exigido que as pessoas detenham

habilidades mais avançadas, fazendo com que, tenham que se qualificarem para o uso das

novas ferramentas.

2.2.2 Tecnologias para Automação de Escritórios

Os principais usuários da automação de escritórios consistem em profissionais cuja

função é a de usar e manipular dados com o objetivo de gerar informações, sendo eles,

normalmente, as secretárias, técnicos de escritórios e assistentes administrativos.

Rezende e Abreu (2003, p.219) citam que “os recursos tecnológicos dão suporte aos

profissionais técnicos e da informação na empresa, garantindo que o conhecimento e a

experiência sejam integrados de forma apropriada aos negócios e a coordenação das

atividades de escritório.”

Os recursos tecnológicos para a automação de escritórios resultam em ferramentas que

proporcionam ganho de produtividade e qualidade no trabalho. Tratam-se de técnicas para

organização e utilização eficaz de tecnologias em ambientes de escritório, máquinas e

equipamentos para aumento da produtividade, produção de formulários de entrada de dados,

entre outras.

20

Para Oliveira (2000, p. 227),

a tecnologia para automação de escritórios é responsável pela automação das rotinas básicas dos escritórios, por meio de programas aplicativos de usuário final, como planilhas eletrônicas, processadores de textos e gerenciadores de bancos de dados; além de ferramentas de produtividade e de eliminação de papel, como o correio eletrônico, videoconferência e formulários eletrônicos [...].

Ao relacionar a tecnologia de automação de escritórios aos níveis hierárquicos da

empresa, é visto que ela encontra-se na sua camada intermediária, ou seja, entre a gestão

superior, na qual encontram-se a alta administração e o corpo gestor da empresa, e a gestão

inferior, sendo esta formada pelo corpo técnico.

A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas do dia-a-dia do escritório

proporcionam o aumento da produtividade de seus funcionários. Sua implantação

normalmente resulta na simplificação de tarefas e em geral, no “aumento da eficiência da

atividade humana em todas as esferas, incluindo a produção.” (OLIVEIRA, 2000, p.192).

Rezende e Abreu (2003, p. 220) afirmam que ela tem

o objetivo de aumentar a qualidade e a produtividade dos trabalhadores do conhecimento, utilizando todos os recursos pertinentes e disponíveis na empresa. Esse aumento de qualidade e produtividade requerer trabalhar com informações e conhecimentos do meio ambiente interno e principalmente externo à empresa [...].

A tecnologia para a automação de escritórios é guiada por metas que visam a redução

do esforço de trabalho, o aumento da produtividade e a melhoria da sua qualidade. A

estratégia para o seu desenvolvimento está relacionada com a estrutura organizacional, com os

recursos humanos e financeiros.

Com a aplicação de tecnologias no ambiente organizacional, surge à criação dos

sistemas de informação, para que assim, as empresas possam resolver seus problemas

organizacionais e também, possam reagir as mudanças no seu ambiente.

2.3 Sistema de Informação

Dentro do processo de automatização de um escritório e objetivando a facilitação no

processo de tomada de decisão dos gestores, as quais visam atender a sua complexidade, o seu

crescimento, a sua modernidade, a sua rentabilidade e a sua competitividade, as empresas

21

utilizam-se de diversas tecnologias. “Com a aplicação de tecnologias é possível o real e

efetivo funcionamento dos Sistemas de Informação sob a óptica da lucratividade e

competitividade empresarial.” (REZENDE e ABREU, 2003, p.197).

Entre os vários conceitos de sistemas de informação citados por Bio (1996, p.24) está

o de que “são conjuntos de procedimentos que visam captar o que acontece na organização,

apresentando de forma sucinta, a cada nível, o que lhe cabe e tendo por objetivo dar subsídios

ao processo decisório.”

Chiavenato (2000, p.519) o conceitua como “um conjunto de pessoas, dados e

procedimentos que trabalham juntos para restaurar, guardar, processar e disseminar

informação para apoiar a tomada de decisão e o controle.”

Para Stoner e Freeman (1999, p.488)

Todas as funções da administração – planejamento, organização, liderança e controle – são necessárias para o bom desempenho da organização. Para apoiar essas funções, especialmente o planejamento e o controle, são de destacada importância os sistemas que fornecem informações aos administradores. Apenas com informações precisas e na hora certa os administradores podem monitorar o progresso na direção de seus objetivos e transformar os planos em realidade.

Sendo utilizados não somente para a produção de relatórios, os sistemas de informação

tornaram-se indispensáveis para o planejamento, decisões e controle dos administradores. Sua

aplicação está também voltada para a antecipação de correções, proporcionando o

desenvolvimento de habilidades para o seu reconhecimento, quando necessário, ou efetuando

os ajustes apropriados para o progresso do trabalho.

De acordo com Laudon e Laudon (1999), é essencial para a operacionalização do

sistema de informação, a execução de três atividades básicas: entrada, processamento e saída,

apresentadas na figura 1.

Ambiente

Organização Realimentação

Figura 1 – Atividades dos Sistemas de Informação Fonte: Laudon & Laudon (1999, p.4).

Entrada Processamento Saída

22

Essas atividades transformam dados originais em informação útil da seguinte forma:

� Entrada: efetua a captação de dados brutos originados de dentro e/ou de fora do

ambiente organizacional.

� Processamento: nele ocorre a conversão dos dados brutos para uma forma mais

útil e apropriada.

� Saída: executa a transferência das informações processadas às pessoas ou para

as atividades que a usarão.

� Realimentação (ou feedback): parte da saída que é levada de volta aos

membros adequados da organização, sendo usada para avaliar e corrigir os

dados da entrada.

Oliveira (2000, p.178) cita que

o objetivo de um sistema de informação é permitir que cada funcionário de uma organização tenha a informação necessária para melhorar a qualidade de seu trabalho, seja ela para que o mecânico conserte um veículo ou para que um presidente escolha um determinado plano.

Para que isso aconteça é fundamental que um Sistema de Informação esteja sempre

executando suas atividades básicas, assim será possível obter as informações de forma rápida

e segura.

Dentro da avaliação de Rezende e Abreu (2003, p.263)

A implantação de Sistemas de Informação na empresa causa diversas mudanças na organização. Essas mudanças devem contemplar algumas medidas de sucesso, tais como efetividade e qualidade das decisões suportadas pelo Sistema de Informação, utilização dos Sistemas de Informação, satisfação de usuário, mudanças no comportamento e nas atitudes dos usuários e desempenho organizacional.

Com a utilização de um sistema de informação a organização terá como resultado a

maximização do uso das informações, resultando no trabalho de interação entre

departamentos, os quais irão interagir para a busca de melhorias organizacional como um

todo.

Para atingir esses resultados, “o sistema de informação envolve aquisição,

preservação, classificação, indexação e divulgação das informações que são importantes para

o bom andamento da organização.” (OLIVEIRA, 2000, p.178).

Laudon e Laudon (1999, p. 26), citam que:

23

As empresas também constroem sistemas para monitorar materiais, pessoas e atividades dentro da firma e para administrar seus problemas internos, tais como a produção de mercadorias e serviços ou controle de peças, estoques e empregados. Alguns sistemas de informação tratam de problemas puramente internos, alguns de assuntos puramente externos, e alguns de fenômenos tanto internos como externos. Geralmente, os sistemas são classificados pela especialidade funcional a que eles servem e pelo tipo de problema que eles enfocam.

Rezende e Abreu (2003, p.260) citam que o sucesso da implantação do sistema de

informação “depende de um planejamento global da empresa e um método formal e completo

de desenvolvimento ou aquisição [...], incluindo comportamentos organizacionais e

comportamentais dos envolvidos.”

Baseando-se no seu objetivo e envolvimento junto à organização, pode-se concluir que

para a efetivação de um sistema de informação é necessário que seja avaliado qual será o

produto da informação, o uso da informação para os trabalhos organizacionais, a sua

utilização pelos usuários e o seu impacto na empresa, em especial, no desempenho

organizacional.

Melo (2002, p.33-34) afirma que o Sistema de Informação passa por três estágios,

desde “o momento em que se realiza a observação de um fato, ou a busca de elementos a seu

respeito [...], até a utilização gerencial da informação, [...]” são eles:

1. Coleta de Dados: ela pode ser realizada por diversas formas, usando os órgãos

dos sentidos, os recursos mecânicos, eletromecânicos e eletrônicos.

2. Produção ou Tratamento da Informação: é o estágio em que ocorre a grande

maioria das etapas de processamento, cuja complexidade varia de acordo com

o tipo e a missão da empresa, envolvendo as atividades mais freqüentemente

observadas nos escritórios.

3. Uso Gerencial da Informação: este estágio envolve a função administrativa de

planejamento em duas etapas de processamento – Planejamento Estratégico,

em que são criados os planos referentes aos fins a serem atingidos pela

empresa, na forma de objetivos, metas e diretrizes; e Planejamento Tático, em

que são criados os planos referentes aos meios de atingir os fins almejados.

Os dois primeiros estágios encontram-se no nível operacional, os quais são guiados

por normas e procedimentos e de envolvimento com a execução de tarefas não ligadas com a

criatividade. Somente no terceiro estágio há os trabalhos criativos, relacionados com os

objetivos, metas e diretrizes da organização, sendo ocorrido no nível gerencial.

24

Oliveira (2000, p.211) divide um sistema em fases e cita a necessidade de cada uma

delas definir claramente um objetivo e um resultado esperado. “Assim, fica mais fácil

executar e controlar qualquer tipo de projeto de sistema, mesmo aqueles de alta

complexidade.”

O autor ainda considera como válido dividir o projeto de sistemas nas seguintes fases,

de acordo com a figura 2:

� Fase 1: seleção e reconhecimento do sistema.

� Fase 2: estudo de viabilidade e de alternativas.

� Fase 3: levantamento e análise da situação atual.

� Fase 4: delineamento e estruturação do novo sistema.

� Fase 5: detalhamento do novo sistema.

� Fase 6: treinamento, teste e implementação do novo sistema.

� Fase 7: acompanhamento, avaliação e atualização.

Figura 2 – Fases do Desenvolvimento do Projeto de Sistemas Fonte: Oliveira (2000, p.211).

Já Rezende e Abreu (2003, p.70), citam as fases do ciclo de vida dos sistemas de

informação com uma analogia à vida humana, dentro dos princípios de concepção,

crescimento e morte.

Os autores afirmam ainda que, o ciclo de vida natural de um sistema de informação

abrange as fases:

• Concepção: nascimento do sistema, também chamado de projeto de sistema.

FASE 1

Seleção e reconhe-cimento

FASE 2

Estudo da viabi-

lidade e alterna-

tivas

FASE 3

Levan-tamento e análise da situação

atual

FASE 4

Delinea- mento e

estrutura- cão do novo

sistema

FASE 5

Detalha- mento do

novo sistema

FASE 6

Treina- mento, teste e imple-menta

ção

FASE 7

Acompanha- mento, avalia-ção e atualiza-

ção

25

• Construção: execução do sistema.

• Implantação: disponibilização do sistema ao cliente e/ou usuários.

• Implementação: Agregação de funções ou melhorias de forma opcional ou necessária.

• Maturidade: utilização plena do sistema sedimentado.

• Declínio: dificuldade de continuidade, insatisfação do cliente e/ou usuários.

• Manutenção: elaboração de manutenções visando à tentativa de sobrevivência do sistema.

• Morte: descontinuidade do sistema de informação.

Quando o sistema de informação morre é porque o mesmo ficou em desuso ou foi

substituído. Normalmente, isto acontece quando se utiliza tecnologia de software precária

e/ou desatualizada.

Dentro do desenvolvimento de um projeto de sistemas, utiliza-se, para a descrição das

todas rotinas, a canalização das informações, a qual, é denominada de fluxo de informação.

2.3.1 Fluxo de Informação

Dentro do processo para a adoção de um sistema de informação, algumas empresas

utilizam-se dos fluxogramas para auxiliar na descrição e análise das atividades pertinentes a

cada área da empresa e seus respectivos fluxos de dados e informações departamentais,

incluindo suas integrações.

De acordo com Rezende e Abreu (2003, p.116),

Além da descrição de funções, que relata as atividades pessoais nominadas, pertinentes ao desenvolvimento adequado de trabalhos determinados, pode ser elaborada a descrição de processos, que é uma atividade relevante e visa auxiliar o desenvolvimento de Sistemas de Informação nas empresas. A descrição de processos, relata como são elaboradas e/ou cumpridas determinadas atividades na empresa.

Por meio dos fluxos de informações, as organizações garantem a transmissão das

rotinas administrativas, assegurando a movimentação de informações entre as áreas

funcionais.

Para a sua denominação, Oliveira (2000, p. 366) cita que “[...] os fluxos de

informações devem ser entendidos como um sistema de canalização pelo qual fluem todas as

informações do sistema.”

26

O autor cita ainda que, para tornar explícitas todas as informações que ocorrem por

meio de um fluxo, este é descrito no banco de informações por uma ficha que contém as

informações e está apresentada na figura 3:

� nome do fluxo de informações;

� fonte e descrição: são a referência numérica e o nome da origem de onde parte

o fluxo;

� destino e descrição: são a referência numérica e o nome do destino aonde

chega o fluxo;

� descrição expandida: descreve quando ou por quê o fluxo carrega tal

informação;

� estruturas de informações pertencentes: são todas as estruturas de informações

que podem fluir pelo fluxo;

� volume de informação: contém, quando possível, a quantidade de informações

que costumam fluir pelo fluxo.

PLANOS FLUXO DE INFORMAÇÕES DATA Nº

__/__/__

NOME:

FONTE: DESCRIÇÃO:

DESTINO: DESCRIÇÃO:

DESCRIÇÃO EXPANDIDA:

ESTRUTURA DE INFORMAÇÕES PERTENCENTES VOLUME DE INFORMAÇÃO

ELABORAÇÃO: APROVAÇÃO:

Figura 3 – Formulário de tratamento do fluxo de informações. Fonte: Oliveira (2000, p.367).

Os nomes atribuídos aos fluxos de informações devem ser bastante significativos, para

que assim, seja possível identificar o tipo de informação que flui entre eles, os quais, visam

efetuar uma análise e otimização da movimentação dos recursos materiais e humanos da

organização, resultando na eficiência e eficácia de todo o processo.

27

2.4 Fluxograma

O fluxograma representa rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos

documentos, informações recebidas, processadas e emitidas e seus respectivos responsáveis

e/ou unidades organizacionais. Através de símbolos, o fluxograma, consegue representar de

forma simples o fluxo, a seqüência normal de trabalho e facilita a localização de problemas e

falhas nestes fluxos.

Dentro da contextualização de Oliveira (2002, p.380),

os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles são, portanto, uma fotografia exata de uma situação real em foco.

Com o fluxograma é possível mostrar como o trabalho é desenvolvido. Em sua

composição, é necessário à demonstração das áreas que atuam no composto da informação que

está sendo gerado, bem como, da área que será atendida por esta informação. E ainda, para sua

completa consistência, é importante a demonstração dos processos efetuados, o que garante o teor

adequado à informação.

Para Oliveira (2002, p.246), “As informações básicas representadas num fluxograma

podem ser relacionadas aos aspectos apresentados a seguir:

� O tipo de operações ou trâmites que integram o circuito de informações;

� o sentido de circulação ou fluxo de informação;

� as unidades organizacionais e que se realizam cada operação;

� o volume das operações efetuadas; e

� os níveis hierárquicos que intervém nas operações dos métodos administrativos

representados pelo fluxograma.”

�

Além dos aspectos relacionados às informações básicas de um fluxograma, é importante a

adoção de padrões em sua apresentação, pois deste modo ocorrerá a facilitação e padronização dos

trabalhos em estudo pelo analista, permitindo-o a visualização dos movimentos ilógicos e a

dispersão de recursos materiais e humanos.

28

Através do fluxograma os analistas de sistemas, organização e métodos conseguem

articular as etapas de uma rotina. Oliveira (2002, p.248) cita que os principais tipos de

fluxogramas que esses analistas podem utilizar são:

� Fluxograma Vertical: formado de colunas verticais, onde em uma coluna são

colocados os símbolos convencionais de operação, transporte, arquivamento,

demora e inspeção, em outra, a descrição do método atual e, por último, aquela em

que consta o elemento que executa a operação.

� Fluxograma Parcial ou Descritivo: descreve o curso de ação e os trâmites dos

documentos, é o formato mais utilizado para levantamentos; é de elaboração

um pouco mais difícil que o fluxograma vertical; e é mais utilizado para rotinas

que envolvem poucas unidades organizacionais.

� Fluxograma Global ou de Coluna: utilizado tanto em levantamento, quanto na

descrição de novas rotinas e procedimentos, permitindo demonstrar, com maior

clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade

organizacional considerada e apresenta maior versatilidade, principalmente por

sua maior diversidade de símbolos.

Os fluxogramas ora descritos, irão apresentar a seqüência de um trabalho de forma

analítica, caracterizando as operações, os responsáveis, e/ou unidades organizacionais

envolvidas no processo. (OLIVEIRA, 2002, p.257).

Eles auxiliam a descobrir os pontos que representam falhas de naturezas diversas e

podem responder pelas deficiências constatadas na execução dos trabalhos, abrangendo, após

pronto, grande número de operações, dentro de um espaço relativamente pequeno.

Dentro dos objetivos de um fluxograma, Oliveira (2002, p.245) cita os seus principais:

� Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;

� maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

� facilitar a leitura e o entendimento;

� facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes

� maior flexibilidade; e

� melhor grau de análise.

29

Evidenciando a seqüência de um trabalho e permitindo a visualização dos movimentos

ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos, os fluxogramas se constituem como

fundamento básico de todo o trabalho racionalizado, pois não basta fazer a sua divisão, é

necessário a sua disposição no tempo e no espaço. Com ele é possível a articulação das

diversas etapas de uma rotina depois da divisão e distribuição de tarefas.

Dentro dos princípios de uniformidade, os fluxogramas utilizam uma simbologia única

para evidenciar a origem, processo e destino da informação escrita e/ou verbal de

competência de um determinado sistema administrativo. Tal simbologia será apresentada nas

figuras 4, 5 e 6.

SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO

Análise ou operação

Execução ou inspeção

Transporte

Permanência temporária ou passagem

Arquivo provisório

Arquivo definitivo

Demora ou atraso

Figura 4 – Simbologia do fluxograma vertical Fonte: Oliveira (2002, p.251)


Terminal Operação

Executante ou responsável

Documento

Arquivo Decisão

Conferência Conector de página

30

Conector de rotina

Sentido de circulação

Documentos

Informações orais

Material

Figura 5 – Simbologia do parcial ou descritivo Fonte: Oliveira (2002, p.254)


Terminal

Conector

Documento

Informação oral

Arquivo Conector de rotina

Decisão Conferência

Inutilização ou destruição do documento

Sentido de circulação

Documentos

Informações orais

Demora ou atraso Material

Figura 6 – Simbologia do fluxograma global ou de coluna Fonte: Oliveira (2002, p.257)

Para o estudo do analista, a visualização de todo o fluxo da informação de uma

atividade é de grande importância para a articulação das etapas da rotina do trabalho

analisado, pois, com base no que é apresentado no fluxograma, ele pode sugerir a atualização

e/ou adequação, bem como, eliminação de uma rotina de trabalho.

O analista utiliza o fluxograma quando necessita criar um banco de dados, pois através

dele, é possível visualizar se há a necessidade de armazenamento das informações de maneira

que facilite a busca e atualização das mesmas para os usuários.

31

2.5 Banco de Dados

As organizações cada vez mais vêem a informação como um dos seus mais valiosos

patrimônios.

A utilidade da informação é avaliada a partir da sua quantidade, da oportunidade e da relevância para a administração. Hoje os computadores são vistos como um dos modos mais eficazes e eficientes de reunir, armazenar, organizar e distribuir grandes quantidades de informação. (STONER e FREEMAN, 1999, p.504).

Em geral as pessoas acumulam as informações relacionadas com o seu trabalho,

resultando na criação de vários arquivos separados, mantidos nos diversos setores da empresa.

A integração dessas informações evita a manutenção de arquivos isolados e auxilia a integrar

funções e departamentos.

Sintetizando o seu entendimento, Bio (1996, p.104) descreve que o banco de dados é

“uma coleção de arquivos estruturados, não redundantes e inter-relacionados, que proporciona

uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações.”

Rezende e Abreu (2003, p.209) conceituam Banco de Dados como sendo “uma

coleção de dados organizada como um arquivo convencional. [...] são usados para guardar e

manipular dados, visando a sua transformação em informações.”

Para Chiavenato (2000, p. 506), “um banco de dados [...], é um meio de se acumular e

armazenar conjuntos de dados para serem posteriormente combinados e processados. Quando

um conjunto de dados possui um significado [...], temos uma informação.”

É importante que seja distinguido dado de informação e o que os distingue é o

conhecimento que a informação propicia para a tomada de decisões.

Stoner e Freeman (1999, p. 488), citam que

Apesar da tendência de usarmos as palavras dados e informações de modo intercambiável, há uma diferença muito real entre os dois conceitos. Dados são números e fatos brutos, não analisados, [...] informação, por outro lado, resulta quando os dados são organizados ou analisados de algum modo significativo.

Segundo Oliveira (2000, p.167), “Dado é qualquer elemento identificado em sua

forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.

[...] Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões.”

O conhecimento somente é obtido a partir do momento em que o dado é transformado

em informação, tratando-se de um recurso vital para a empresa, integrando, quando

devidamente estruturada, as várias funções das diversas unidades organizacionais.

32

Através do banco de dados as informações necessárias em uma empresa podem ser

mantidas em um único arquivo, o que evita a sua duplicidade e redundância.

Kroenke (1999, p.3) cita que “a finalidade de um banco de dados é auxiliar as pessoas

a armazenarem informações sobre as coisas.” Para que possa ser atingida tal finalidade, é

necessário que, quando na implantação do banco de dados, seja considerado o seu conteúdo, a

forma para acessá-lo, a estrutura lógica e a organização física local, para que assim, ele

satisfaça às necessidades dos usuários.

Um banco de dados consolida registros previamente armazenados em arquivos

separados em uma fonte comum de registros de dados que fornece dados para muitas

aplicações. (O’BRIEN, 2002, p.143).

Um software especial denominado de Sistema de Gerenciamento de Banco de

Dados (SGBD) permite que os dados sejam armazenados em um só lugar, tornando-os

disponíveis para diferentes aplicações. (LAUDON e LAUDON, 1999, p.126).

Date (2003, p.6), cita que “um sistema de banco de dados envolve quatro componentes

principais: dados, hardware, software e usuários.” Através da figura 7, os componentes estão

sendo apresentados dentro de uma imagem simplificada de um sistema de banco de dados, na

qual é possível visualizar o envolvimento ora citado.

Figura 7– Representação simplificada de um sistema de banco de dados. Fonte: Date (2003, p.6).

Sistema de gerenciamento de bancos de dados

(SGBD)

Banco de dados

Programas de aplicação

Usuários finais

33

Dados – os sistemas de banco de dados estão disponíveis em máquinas que vão desde

micros bem pequenos (PCs portáteis) até os computadores de grande porte. Os sistemas em

grandes equipamentos tendem a ser multiusuários, ou seja, de usuários múltiplos, os quais

podem manter acesso ao banco de dados simultaneamente ao passo que, os sistemas em

máquinas menores tendem a ser monousuário, onde somente um único usuário pode ter

acesso ao banco de dados em qualquer instante determinado. Os dados do banco de dados são

integrados e, em geral, quando em grandes sistemas, são compartilhados. Sua integração e

compartilhamento representam uma grande vantagem dos sistemas de banco de dados em

ambientes “grandes”, e a integração de dados pode ser significativa em ambientes

“pequenos”.

� Integrado: unificação de vários arquivos de dados, sendo eliminada, pelo

menos em parte, qualquer redundância entre esses arquivos.

� Compartilhado: porções isoladas de dados podem ser compartilhadas entre

diferentes usuários, os quais podem ter acesso à mesma porção dos dados.

Hardware – os seus componentes do sistema consistem em: discos magnéticos,

usados para guardar os dados armazenados, juntamente com os dispositivos de entrada e

saída, controladores de dispositivos, canais de entrada e saída, dentre outros volumes de

armazenamento secundário, bem como, processador(es) de hardware e memória principal ,

usados para fornecer suporte à execução do software do sistema de banco de dados.

Software – entre os dados armazenados e os usuários do sistema, há uma camada de

software conhecida como gerenciador do banco de dados ou servidor do banco de dados ou

ainda, como sistema de gerenciamento de bancos de dados (SGDB). Todas as solicitações de

acesso ao banco de dados são tratadas pelo SGDB, como para acrescentar e remover arquivos,

buscar e atualizar dados nos mesmos, são recursos fornecidos pelo sistema.

Usuários – são classificados em três classes, sendo elas: programadores de

aplicações, responsáveis pela elaboração de programas aplicativos de banco de dados;

usuários finais, que interagem com o sistema a partir de terminais ou estações de trabalho on-

line e administrador de banco de dados, pessoa identificada na empresa com a

responsabilidade central pelos dados.

Rezende e Abreu (2003, p.210), citam que o SGBD “pode ser chamado de base de

dados única, possibilitando a manipulação dos dados por diferentes recursos tecnológicos de

interface.[...] É também conhecido como DataBase Management System (DBMS).”

34

O SGBD tem três componentes básicos, os quais são descritos por Laudon e Laudon

(1999, p.127) conforme segue:

� Linguagem de definição de dados: define cada elemento de dado como ele

aparece no banco de dados antes de ser convertidos para a forma requerida

pelos diversos programas aplicativos.

� Linguagem de manipulação de dados: ferramenta especial para a manipulação

de dados no próprio banco de dados.

� Dicionário de dados: arquivo automatizado que armazena definições de

elementos de dados e outras características como padrões de utilização,

propriedade (quem na organização é responsável pela manutenção dos dados),

relacionamentos entre os elementos de dados e a segurança.

Essa tecnologia é mais apropriada para o funcionamento dos modelos de Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) e Estratégicos (SIE). Ela oferece uma série de vantagens em relação à abordagem tradicional de Banco de Dados, destacando a eliminação das redundâncias de dados e a facilidade de acesso relacional aos dados. [...]. (REZENDE e ABREU, 2003, p.211).

Tratando-se de Sistema de Informação corporativo empresarial, o SGBD permite o

acesso simultâneo e imediato aos diversos dados das funções organizacionais, distribuídas por

todos os colaboradores da empresa.

A estrutura geral das aplicações de banco de dados é apresentada por Kroenke (1999,

p.9), com o usuário interagindo com uma aplicação de banco de dados, que por sua vez tem

interface com o SGBD, que acessa o banco de dados, conforme mostra a figura 8.

Figura 8 – Relacionamentos do Usuário, Aplicação do Banco de Dados, SGBD e do Banco de Dados. Fonte: Kroenke (1999, p.9).

As relações entre os muitos registros individuais nos bancos de dados são baseadas em uma das diversas estruturas ou modelos lógicos de dados. Os pacotes de sistemas de gerenciamento de bancos de dados são projetados para utilizar uma estrutura específica de dados para fornecer aos usuários finais acesso rápido e fácil a informações armazenadas em banco de dados.

Aplicação(ões) de Banco de Dados

SGDB Banco de

Dados Usuário

35

As cinco estruturas de banco de dados fundamentais são os modelos hierárquicos, em rede, relacionais, orientados a objetos e multidimensionais. (O`BRIEN, 2002, p.152).

Estrutura Hierárquica – as relações entre os registros formam uma hierarquia ou

estrutura de tipo árvore. Nela todos os registros são dependentes e dispostos em estruturas de

níveis múltiplos, apresentados na figura 9.

Figura 9 – Exemplo Estruturas Hierárquica. Fonte: O`Brien (2002, p.154).

Estrutura de Rede – nela o modelo em rede pode acessar um elemento de dados

seguindo um dentre vários caminhos, porque qualquer elemento ou registro de dados pode ser

relacionado com qualquer número de outros elementos de dados, conforme exemplificado na

figura 10.

Elemento de Dados dos

Departamentos

Elemento de Dados do Projeto B

Elemento de Dados do Projeto A

Elemento de Dados do

Funcionário 1

Elemento de Dados do

Funcionário 2

Departamento A

Departamento B

Funcionário 1

Funcionário 2

Funcionário 3

36

Figura 10 – Exemplo de Estrutura de Rede. Fonte: O`Brien (2002, p.154).

Estrutura Relacional – neste modelo todos os elementos dos dados dentro do banco

de dados são concebidos como armazenados na forma de tabelas simples. Os pacotes de

sistemas de gerenciamento de banco de dados baseados no modelo relacional podem vincular

elementos de dados de várias tabelas para fornecer informações para os usuários, conforme

está sendo mostrado na figura 11.

Tabela de Departamentos

N°Depto. NomeDepto. LocDepto. GerDepto.

Depto. A

Depto. B

Depto. C

Tabela de Funcionários

N°Func. NomeFunc. CargoFunc. SalFunc. N°Depto.

Func. 1 Depto. A

Func. 2 Depto. A

Func. 3 Depto. B

Func. 4 Depto. B

Func. 5 Depto. C

Func. 6 Depto. B

Figura 11 – Exemplo de Estrutura Relacional. Fonte: O`Brien (2002, p.154).

Projeto A

Projeto B

37

Estrutura Multidimensional – ela é uma variação do modelo relacional que utiliza

estruturas multidimensionais para organizar dados e expressar as relações entre os dados.

Estrutura Baseada em Dados – o modelo de banco de dados orientado a objetos é

considerado como uma das tecnologias-chaves de uma nova geração de aplicativos

multimídia baseados na rede. Um objeto consiste em valores de dados que descrevem os

atributos de uma entidade, mais as operações que podem ser executadas sobre os dados. Esta

capacidade de sintetização permite ao modelo orientado a objetos manipular melhor do que

outras estruturas de bancos de dados os tipos mais complexos de dados (gráficos, imagens,

voz e texto).

O relacionamento de dados é que faz com que estes sejam armazenados de modo que

minimize as duplicações. Sendo denominado de Banco de Dados Relacionais, nesse modelo

os dados são armazenados em relações e os relacionamentos entre linhas são representados

por valores de dados.

Segundo Kroenke (1999, p.14),

A vantagem do modelo relacional é que os dados são armazenados de uma maneira que minimiza as duplicações e elimina certos tipos de erros de processamento que podem ocorrer quando os dados são armazenados de outra maneira. Dados são armazenados como tabelas, com linhas e colunas [...].

O Microsoft Access é um Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados Relacional

para microcomputadores, que roda a partir do Windows. “No Access, um banco de dados é

composto, basicamente, de quatro módulos: Tabelas, Formulários, Consultas e Relatórios.

Estes quatro módulos se reúnem em um banco de dados [...].” (FRAGA, 1996, p.2).

De acordo com Ronconi (2000, p.13),

O Access é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados Relacional (SGBDR). Graças à sua facilidade em armazenar e recuperar dados somada à capacidade de automatizar tarefas cotidianas (como consultar um telefone na agenda), [...]. Com este programa, você poderá criar formulários que facilitarão a entrada de dados e produzir relatórios de forma rápida e fácil.[...].

Como ele gerencia o banco de dados de forma relacional, é possível buscar múltiplas

informações que estão armazenadas no banco de dados, mesmo que estejam em tabelas

diferentes.

No Access, as informações controladas pelo banco de dados devem estar contidas em

tabelas distintas. Ele permite que seja criado um banco de dados contendo:

38

� Tabelas para armazenar os dados.

� Consultas para buscar e alterar informações.

� Formulários para facilitar a entrada e alteração dos dados.

� Relatórios para a impressão das informações em diversos formatos.

A metodologia utilizada nos sistemas gerenciadores de banco de dados relacionais é a

de que se deve criar uma tabela para cada informação, pois assim, é permitido que o banco de

dados trabalhe de forma muito mais eficiente e produtiva.

39

3 ASPECTOS METODOLÓGICOS

Nesta etapa do projeto foi identificado qual o delineamento em que se deu à pesquisa.

Segundo Alves (2003, p.52), “trata-se do momento em que o pesquisador especifica o método

que irá adotar para alcançar seus objetivos, optando por um tipo de pesquisa”.

Pode-se observar que, a metodologia estabelece os passos a serem seguidos no

decorrer da pesquisa, para que haja uma única sistemática das ações a serem executadas.

3.1 Caracterização da Pesquisa

Dessa forma, adotou-se para o processo de organização e de desenvolvimento deste

trabalho, a pesquisa descritiva de caráter qualitativa, já que o material que compõe o universo

de análise é composto por cadastros efetuados em uma planilha no editor de texto da

Microsoft, o Word, desenvolvida na Seção de Serviços Auxiliares da empresa Dígitro

Tecnologia Ltda. Esta pesquisa visou melhorar o controle de cadastros para que haja maior

agilidade e segurança nas informações.

A pesquisa descritiva é um levantamento das características conhecidas, componentes

do fato/fenômeno/problema. (SANTOS, 2001, p.26). Outra característica sua e também

importante, é a de que normalmente é aplicada em forma de levantamentos ou observações.

A pesquisa qualitativa permite que o pesquisador colha as informações e examine cada

caso separadamente. Em outras palavras, a pesquisa qualitativa permite que o pesquisador

capte a situação ou fenômeno em toda sua extensão. (ALVES, 2003, p.56).

Além desses recursos, foi elaborado um banco de dados para armazenar as

informações do cadastro. Acredita-se que esse banco de dados possa auxiliar no planejamento

e desempenho das tarefas desenvolvidas pela colaboradora. De acordo com Rezende e Abreu

(2003, p.209), um banco de dados significa “guardar e manipular dados, visando a sua

transformação em informações”.

Sendo assim, com essa pesquisa, pretendeu-se observar o procedimento atual para a

realização das atividades de controle e efetivação do cadastro junto aos seus clientes externos.

3.2 População e Amostra

A presente pesquisa conta com dois universos distintos de análise. O primeiro tem

como população duas colaboradoras da seção de serviços auxiliares da empresa Dígitro

40

Tecnologia Ltda. O segundo universo é formado pelos cadastros efetuados em uma planilha

no editor de texto da Microsoft, Word.

Segundo Oliveira (1998, p.160), “a população é o conjunto de seres animados ou

inanimados, que apresentam pelo menos uma característica em comum.”

Quanto à amostra, Lakatos e Marconi (1999, p.223), a conceituam como sendo “[...]

uma porção ou parcela, convenientemente selecionada do universo (população); é o

subconjunto do universo.”

Assim, delimitou-se como amostra da primeira população: uma colaboradora da seção,

já que a segunda é a estagiária que realiza a presente pesquisa.

Quanto ao segundo universo, escolheu-se para amostra o cadastro desenvolvido no

Microsoft Access e desenvolvido em uma tabela no editor de texto, também da Microsoft,

Word, no período de dezembro de 2004 a janeiro de 2005. A escolha desse material se dá pelo

fato de ocupar muito tempo da colaboradora para alimentar as informações nesse cadastro,

sendo recolhida, para amostra, uma das páginas dessa tabela.

3.3 Coleta de Dados

Os instrumentos de coletas de dados são utilizados para chegar aos objetivos

específicos, propostos no presente trabalho.

Para Fachin (2003, p.144), “a coleta de dados deve ser efetuada diariamente na fonte

de informação, com o objetivo de estudo, ou seja, diretamente com o indivíduo sobre o qual

recaiu a amostragem [...].”

Neste trabalho uma das coletas de dados foi efetuada por meio da observação

participativa, ou seja, através de um roteiro de observações. Foi realizada a observação

participativa, pelo fato da estagiária trabalhar na Seção de Serviços Auxiliares da Dígitro,

coordenando as atividades ligadas à Seção.

Segundo Gil (1999, p.113),

A observação participante, ou observação ativa consiste na participação real do conhecimento na vida da comunidade, do grupo ou de uma situação determinada. Neste caso, o observador assume, pelo menos até certo ponto, o papel de um membro do grupo. Daí por que se pode definir observação participante como a técnica pela qual se chega ao conhecimento da vida de um grupo a partir do interior dele mesmo.

O levantamento documental foi realizado com base nos documentos existentes,

utilizados para o registro e acompanhamento dos trabalhos da Seção.

41

Para compor os instrumentos de investigação, foi realizada, também, uma entrevista

semi-estruturada com uma colaboradora da seção de serviços auxiliares, que trabalha

diretamente com as planilhas de controle dos cadastros, pois é ela que alimenta as novas

informações e as utiliza no período necessário.

Segundo Lakatos e Marconi (1999, p.94), “[...] a entrevista é um encontro entre duas

pessoas, a fim de que uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto,

mediante uma conversação de natureza profissional.”

Complementa Alves (2003, p.64), que a entrevista semi-estruturada é constituída por

um “rol de perguntas básicas, há a possibilidade de torná-la mais flexível.”

Com a coleta de dados foi possível levantar informações necessárias para a pesquisa,

estabelecendo comunicação com os participantes.

3.4 Análise dos Dados

Nesta etapa da metodologia a estagiária classificou, organizou e interpretou os dados

pesquisados, para que fosse realizada a sua análise, sendo que esta foi efetuada de forma

analítico-descritiva, ou seja, respondendo questões levantadas na ficha de observação.

A análise de dados compreende o trabalho que o pesquisador irá realizar com os dados colhidos durante a pesquisa – o relato das observações, as transcrições das entrevistas e todas as informações disponíveis. Neste momento, o pesquisador parte para trabalhar esse material colhido. (ALVES, 2003, p.65).

Partindo-se da análise dos dados, pode-se captar a situação ou fenômeno, em toda a

sua dimensão, buscou-se assim, atingir os objetivos. Segundo GIL (1995, p.1661) “a análise

tem como objetivo organizar e sumarizar os dados de forma tal que possibilitem o

fornecimento de respostas”.

Por fim, com a utilização dos materiais coletados, foi possível elaborar uma

modelagem de banco de dados para a seção em estudo.

42

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS

Os dados a seguir irão apresentar a caracterização da Empresa e posteriormente serão

abordados os resultados referentes aos objetivos da pesquisa.

O estudo foi desenvolvido em uma Seção da Dígitro Tecnologia Ltda, empresa situada

na Rua Professora Sofia Quint de Souza, 167, Florianópolis, Santa Catarina. Com área

construída de 3000m² (figura 12), trata-se de uma empresa dedicada ao desenvolvimento de

tecnologia, fabricação de equipamentos de comutação e automação de sistemas de

telecomunicações. Seu objetivo é o de antecipar soluções de telecomunicações para o

mercado, sendo reconhecida e conceituada como uma empresa brasileira que desenvolve

tecnologia de ponta, compatível com os mais exigentes padrões de qualidade.

Figura 12 – Fachada da Dígitro Tecnologia Ltda. Fonte: Departamento de Marketing

4.1 Caracterização da Empresa 4.1.1 Histórico

Constituída em 1975, por jovens engenheiros, recém formados, sua atividade inicial

era a fabricação de dispositivos eletrônicos incorporados a relógios para prova de rallye e

placares para estádios de futebol. Em 1981, a Empresa passou a direcionar o seu trabalho para

o setor de telecomunicações, desenvolvendo e disponibilizando, como primeiro produto nessa

área, um sistema de despertar automático, programável pelo usuário através do próprio

aparelho telefônico.

43

Caracterizada por ser uma empresa que domina a mais moderna tecnologia em

telecomunicações, possui equipamentos/sistemas em funcionamento em quase todo o

território nacional, instalados em empresas e instituições governamentais que atuam nas mais

diversas áreas.

Além disso, oferece soluções completas personalizadas para que possa atender as mais

variadas atividades empresariais, proporcionando suporte local para assegurar a total

satisfação de seus clientes.

Hoje, a Dígitro é uma grande empresa, constituída por uma forte tecnologia, com

grande abrangência no mercado, possui regionais na cidade de São Paulo, Rio de Janeiro,

Belo Horizonte, Curitiba, Brasília, Ribeirão Preto, Porto Alegre e Fortaleza, além de uma

grande rede de representantes comerciais e técnicos. Ela conta com 280 funcionários os quais

atuam para manter o seu crescimento.

4.1.2 Política de Qualidade

Entendendo que para alcançar os seus objetivos estratégicos é importante que o cliente

esteja satisfeito, pois aí está o único caminho para o sucesso, a Dígitro adota a política da

Qualidade Total, traduzida na conquista do Certificado ISO 9001 em 1996, sendo reproduzida

a seguir:

SATISFAÇÃO DO CLIENTE, através de um trabalho conjunto e coordenado da alta administração, gerências, chefias, funcionários, fornecedores de materiais e serviços e outros envolvidos direta ou indiretamente com a organização, que deverão estar ligados pelo compromisso solidário da perfeição e pelo sentimento de respeito para com aquele que fará uso dos produtos e serviços desenvolvidos pela Empresa (BAPTISTA, 2003, p. 10)

Para conquistar e manter a certificação, a Empresa implementou o Programa de

Qualidade, o qual mantém a manutenção até os dias atuais, através de auditorias periódicas e

com todos os colaboradores da empresa, os quais são permanentemente incentivados a seguir

essa política.

44

4.1.3 Organograma

A figura 13 mostra a estrutura da Dígitro Tecnologia Ltda., a qual tem como principal

administração um Conselho Administrativo, que é composto pelos seus sócios quotistas e por

uma Diretoria Executiva, sendo esta, eleita pelos quotistas.

A Seção de Serviços Auxiliares, área onde foi desenvolvido o trabalho de estágio, está

destacada no organograma, sendo representada com a sigla AUX e será descrita a seguir.

45

Organograma Dígitro.

OBSERVAÇÃO: A posição gráfica das áreas / fotos não representa necessariamente relação de nível hierárquico entre áreas.

INFRTRCRS

DIRCAD (Conselho de Administração)

O&M

Auditoria Externa

Maristela Eliane Sérgio

DIRPRE

IgorGAD

AMX

AUX

Baron

Dalcira

TRN

Lúcio

CTR

AST

Geraldo

DAQ

Luiz Aurélio

MKT

Ednilson

DIRATC

Flávio

André

ADC

Paulo V.

DFI

Geraldo

Adilson

Fábio Ferrari

GFI

Amaral

EXP

Vilmar

GCO

Anilton

CCO

F. Fernandes

ESI

Fernando

Sup.FSP

M. Lange

CarlosMartins

ESPEPR

F. Della Euler

GCE

Ivan

ECO

Da Ré

CSC

Emanoel

EME

Rui

CTC

Percy

EIC

Gabriela

PV

ERJ

CTB

Cláudio

CCB

Lícinio

ADI

APCGTE

SAT

PRDIvonézio

Lázaro Job

Edmílson

VTS

Walter

PABXRede

Corporativa AXSImplantação

Márcio Elton Sérgio Porto

SAC

Joaquim

Cláudio

GIA

CarlosGerenteAdjunto

ENPIMP

Murilo

TCATEQ

Knabben Marisa

Edição: dezembro de 2003.

DTI

Milton

Figura 13 – Organogram

a da Dígitro T

ecnologia Ltda.

Fonte adaptado da página da intranet da Dígitro.

46

4.1.4 Seção de Serviços Auxiliares

Trata-se de uma área de atuação central na empresa, pois a Seção de Serviços

Auxiliares encaminha soluções e presta serviço de apoio, de forma a garantir que as demais

áreas possam dedicar-se a sua atividade fim.

Na sala da Seção de Serviços Auxiliares existem três computadores, todos com acesso

a internet, uma impressora jato de tinta, três telefones, um aparelho de fax, um scanner, uma

máquina fotocopiadora, uma máquina encadernadora e uma máquina de datilografia.

Dotada de uma diversificada responsabilidade de funções para o atendimento aos seus

clientes, os quais, na sua grande maioria, são os colaboradores internos da Dígitro, esta Seção

tem como atividades centrais:

� Atendimento de Copa - Este serviço é executado por duas copeiras, que

providenciam diariamente o fornecimento de café, através do abastecimento de 05

(cinco) máquinas de café, instaladas em diversas áreas, duas vezes ao dia (manhã e

tarde). Algumas áreas são atendidas com o fornecimento de café e chá em garrafas

térmicas. Também é atendido pelas copeiras, o serviço de coffee break, quando há a

realização de cursos e/ou reuniões.

� Serviço de Recepção e Telefonia - Através de um acompanhamento direto pela

coordenação da Seção, pela importância que representa para a imagem da empresa,

esses serviços são prestados por duas funcionárias, as quais atuam em horários

diferentes que fecham uma carga horária diária de doze horas ininterruptas de

atendimento.

� Serviço de Limpeza - Esta atividade é prestada por pessoal terceirizado (06

serventes), contratados para a limpeza e manutenção em todos os ambientes de

trabalho (52 salas), inclusive os de uso coletivo, como os 16 (dezesseis) banheiros,

distribuídos por toda a empresa. Mesmo com os serviços de limpeza organizados pela

Seção de Serviços Auxiliares, é de fundamental importância a colaboração de todos,

para que os ambientes permaneçam em condições adequadas de uso.

47

� Serviço de Segurança - Esta atividade também é prestada por pessoal terceirizado

(06 vigilantes). A empresa possui dois postos de vigilância, sendo um de vinte e

quatro horas ininterruptas e o outro de doze horas diárias, de segunda a sexta-feira. A

empresa está equipada com câmeras de vídeo, distribuídas por vários pontos. Adotou-

se esse sistema para o melhor monitoramento do serviço de segurança. Os vigilantes

executam suas atividades seguindo as instruções contidas em um manual de orientação

para a vigilância, criado pela Seção de Serviços Auxiliares, haja vista procedimentos

internos a serem seguidos, tais como: controle de entrada e saída dos visitantes,

fornecedores, funcionários e demais colaboradores.

� Serviço Externo - A Seção coordena os serviços de office-boy e de transporte através

da programação diária da agenda dos seus executores e, para que possa atender às

necessidades da Empresa, é estabelecido que as áreas a serem atendidas requisitem os

serviços com antecedência, possibilitando assim programar e definir roteiros para os

trajetos necessários.

� Manutenção Predial - Em um ambiente organizacional há constantemente a

necessidade da realização de pequenos reparos, os quais na Dígitro estão sob a

coordenação da Seção de Serviços Auxiliares que mantém um funcionário capacitado

para o atendimento dessas necessidades.

� Protocolo, Despacho de Correspondência e encaminhamento de Fac-símile -

Responsável pelo despacho de correspondências via correio, os quais são registrados

em planilha para o controle de envio por área e pela transmissão de documentos via

fac-símile, a Seção também efetua o registro da documentação encaminhada para a

empresa, tanto via correios como através de fac-símile, os quais são protocolados e

entregues nas áreas de destino.

� Serviço de Encadernação e Fotocópia - Esses serviços são oferecidos pela Seção, a

qual possui pessoal capacitado para o atendimento dos mesmos, devendo ser

realizados somente através de registro em formulário próprio, para que possa propiciar

o levantamento e controle mensal da prestação do serviço.

48

� Controle de Certidões e da Efetivação do Cadastro da Empresa junto aos

Clientes Externos - Essa atividade tem como objetivo cadastrar a Dígitro como

fornecedora dos materiais e serviços por ela oferecidos, tornando-a assim habilitada

para a participação em editais e licitações em todo o território nacional. Tal cadastro é

utilizado nas negociações comerciais, que além de necessitar do certificado de registro

cadastral (documento emitido pelo órgão cadastrador), utiliza-se das certidões

negativas de débitos, a seguir relacionadas:

• certificado de regularidade do FGTS, com prazo de validade de 30 dias;

• certidão negativa do INSS, com prazo de validade de 60 dias;

• certidão quanto a dívida ativa da união, com prazo de validade de 180 dias;

• certidão de pessoa jurídica do CREA-SC, com prazo de validade de 360 dias;

• certidão negativa de falência e concordata, com prazo de validade de 60 dias;

• certidão negativa de protesto, com prazo de 30 dias;

• certidão negativa de débitos municipais, com prazo de validade de 90 dias;

• certidão negativa de débitos estaduais, com prazo de validade de 180 dias;

• certidão negativa de débitos federais, com prazo de validade de 180 dias.

As certidões são controladas pela Seção de Serviços Auxiliares quanto a sua validade,

renovação e autenticação de fotocópias.

Também estão sob a responsabilidade da Seção, a confecção e atualização do

curriculum vitae da equipe técnica, comercial e administrativa da empresa.

Além dessa documentação, a Seção mantém sob o seu controle, fotocópias

autenticadas do balanço patrimonial, contrato social e suas alterações, cartão do CNPJ e

alvará de localização, para atendimento as demais áreas.

4.2 Procedimento atual para a realização das atividades de controle e efetivação do cadastro da seção junto aos seus clientes externos

Visando responder ao primeiro objetivo específico, a pesquisadora utilizou-se de

observação participativa durante o período de janeiro a fevereiro de 2005, seguindo o roteiro

de observação que se encontra no Apêndice A.

49

Durante o período foi observado que o fluxo do trabalho para a realização das

atividades variam de acordo com as exigências do cliente externo, haja vista este adotar

padrões e regras internas no processo cadastral dos seus fornecedores. Os processos diferem

tanto na documentação legal solicitada, como na ficha cadastral exigida com os dados do

fornecedor.

Pode-se observar que a colaboradora consegue desempenhar o fluxo de atividades,

sendo este controlado inicialmente de forma manuscrita e posteriormente transcrito em uma

tabela criada no editor de texto Word da Microsoft, pela qual é acompanhada e priorizada a

atividade a ser executada.

Dentro da atividade para o controle das certidões negativas de débitos, está a de

providenciar a sua renovação junto aos órgãos competentes e, após atualizada, efetuar o

encaminhamento de uma fotocópia da mesma para vários clientes (em média 21), os quais

variam de acordo com o tipo de certidão.

Elas são enviadas através de correspondência comercial, sendo essa uma rotina

freqüente e não automatizada, pois a funcionária digita uma carta para cada cliente, podendo

ser aplicada, para esse processo, o sistema de mala direta disponível no editor de texto Word.

Já para os processos de registro do cadastro da empresa, periodicamente a

colaboradora verifica em sua tabela quais os registros cadastrais que estão para vencer e,

classificando-os por data de vencimento, efetua contato telefônico com o cliente externo, onde

solicita esclarecimento de como deverá proceder para a atualização do cadastro da empresa

junto a eles. Então recolhe-se os dados solicitados, bem como, a relação dos documentos que

deverão ser encaminhados no processo da renovação cadastral. Normalmente tais informações

são retiradas subseqüentemente ao contato, da página da internet do cliente externo ou este lhe

repassa via fac-símile.

Atualmente, há um controle cadastral de clientes no Microsoft Access. Nele ficam

armazenados os nomes dos clientes, a data de vencimento do certificado cadastral e

observações referentes ao cliente externo, como pode ser verificado na figura 14.

No entanto, pode-se observar que nesse controle estão disponibilizadas consultas e

relatórios referentes aos clientes externos. Outro ponto negativo é o fato de que os dados de

localidade dos clientes se encontram em outro arquivo no Editor de texto - Microsoft Word

(conforme anexo A), sendo um sistema inviável uma vez que a funcionária responsável

precisa cadastrar dados em arquivos e programa diferentes.

50

Figura 14 – Tela do controle existente no Microsoft Access.

Após o levantamento dos dados as informações são registradas, sendo essas,

habitualmente descritas em formulário próprio do cliente, o qual é assinado pelo representante

legal da empresa e, dando continuidade ao processo, separam-se os documentos solicitados. A

saber: os documentos requeridos em um processo cadastral são aqueles que comprovam a

situação legal da empresa.

Os principais são: contrato social, CNPJ, ficha de inscrição estadual e municipal,

certidão negativa de débito com a fazenda federal, estadual e municipal, certidão quanto à

dívida ativa da união, certificado de regularidade com o FGTS, certidão negativa de débito do

INSS, balanço patrimonial, certidão negativa de falência e concordata e certidão de pessoa

jurídica e física, emitida pelo órgão fiscalizador da empresa, o qual, no caso da Dígitro, é o

Conselho de Engenharia e Arquitetura do Estado de Santa Catarina – CREA/SC.

Após a separação da documentação é adicionado à mesma, o formulário preenchido e

assinado. Então, envia-se a correspondência para o despacho. Esse despacho, normalmente é

efetuado via Correio ou, quando possível, através do serviço de Office-boy da empresa.

51

O envio do processo de pedido de renovação cadastral é registrado na mesma planilha

do Word, pois, posteriormente ao seu envio, entra-se em contato com o cliente externo,

verificando se o processo foi deferido e, caso afirmativo, solicita-se ao mesmo o

encaminhamento do comprovante de registro cadastral, documento este em que constará o

período de validade do cadastro da empresa como fornecedora daquele cliente. Ao receber o

certificado de registro cadastral são atualizadas as informações relativas ao seu período de

validade na mesma planilha e, em seguida, arquiva-se o certificado na pasta do cliente

externo.

No caso de indeferimento do pedido de renovação cadastral, verifica-se o problema

que ocasionou tal decisão e reinicia-se o processo.

Nos casos em que se tratar de um processo inicial de cadastramento da empresa como

fornecedora de algum cliente externo, a tarefa a ser executada para a efetivação do mesmo, é

igualmente efetuada conforme descrita no processo de renovação cadastral, diferente apenas

no seu processo inicial, pois este, dar-se-á quando a seção de serviços auxiliares receber uma

solicitação da área comercial da Dígitro, manifestando a necessidade da empresa ser

cadastrada como fornecedora junto a um cliente externo específico, no qual, a mesma não

encontrar-se cadastrada.

As percepções acima descritas estão ratificadas na entrevista realizada em 23/02/2005,

sendo apresentada a sua análise no item 4.3 e também através da figura 15.

52

ad Sistema atual

EA 4.00 Unregistered Trial Version EA 4.00 Unregistered Trial Version EA 4.00 Unregistered Trial Version




























Verifica o cadastro àv encer

Verifica com o clienteexterno como proceder

para renov ar o cadastro

Junta a documentação

Tem que preencher

formulário

Separa a documentaçãosolicitada pelo cliente

externo

Despacha o processocadastral

Verifica se o cadastrofoi aprov ado

Preenche o

formulário

Solicita a assinatura dosresponsáv eis legais da

empresa

Emite correspondênciapara o env io de todos os

documentos e pararequerer a renov ação

cadastral

Registra na tabela, deforma manuscrita, oencaminhamento do

processo

O cadastro foi aprovado Verifica a causa doindeferimento

Solicita o env io docertificado de registro

cadastral

Recebe o certificado

Corrige o erro

Reenv ia o processo

Atualiza, de formamanuscrita, a v alidadedo certificado na tabela

de controle

Arquiv a o certificado

Fim

Não

Sim

Sim

Não

Figura 15 – Fluxograma do sistema atual.

Ainda dentro da observação efetuada, registrou-se que a empresa disponibiliza

ferramentas para o atendimento da necessidade da seção e que, se melhores aproveitadas,

contribuirão para o aumento da qualidade das tarefas.

53

4.3 Informações e necessidades do sistema de informação atual

Para o levantamento das informações utilizou-se de uma entrevista semi-estruturada

com a colaboradora da seção, realizada em 23 de fevereiro de 2005, no período matutino, nas

instalações da própria seção.

A entrevistada mostrou-se receptiva durante o processo, o qual durou cerca de 20

minutos. A colaboradora relata a importância do cadastro da empresa como fornecedora e que

é a área comercial a maior usuária desse registro cadastral, sendo o mesmo utilizado quando

na participação da empresa em editais e licitações. Ela cita que os cadastros existentes

possuem prazo de validade de 01 ano, devendo ser renovados antes do seu vencimento e, para

que possa administrar o período de renovação, utiliza-se de um controle existente no

Microsoft Access e de uma tabela desenvolvida no Microsoft Word.

Ainda sobre o sistema atual, a mesma relata que “o processo para cadastramento

consiste no preenchimento de formulários, os quais diferem de acordo com cada cliente

externo [...]”, e juntamente com eles é encaminhada à documentação legal da empresa.

A entrevistada considera que o sistema para o controle cadastral não supre as

necessidades, pelo fato do mesmo ser efetuado de forma manual. Através dele ela administra

o vencimento do registro cadastral e a documentação legal da empresa e, também, efetua a

atualização dos dados do cliente externo.

Respondendo ao questionamento quanto a fornecer um modelo do sistema atual,

utilizado para administrar os trabalhos relativos ao processo de cadastro da empresa junto ao

seu cliente externo, a mesma respondeu que fornecerá uma cópia de uma das páginas em que

efetua os registros, apresentada no Anexo A.

Através da entrevista foi visto que a colaboradora utiliza o computador como

ferramenta de trabalho e nele estão instalados os recursos do Officce. Sendo questionada

quanto ao conhecimento da ferramenta Access, a mesma informou que a conhece muito

pouco, porém, tem interesse em aprender melhor o seu uso.

Finalizando a entrevista, questionou-se quanto ao interesse da seção em tornar a

administração do cadastro em um sistema de informação computacional. A entrevistada

manifestou-se de forma afirmativa e alegou que traria benefício ao seu trabalho.

Com base na entrevista e na observação, verificou-se que o sistema atual apresenta

dificuldade na agilização e segurança no controle dos processos para o cadastro da empresa

junto aos seus clientes externos. Com ele é necessário que o usuário tenha que, a cada novo

cadastro e/ou renovação desse, atualizar de forma manuscrita as informações, como: data de

54

vencimento do certificado de registro cadastral, dados do cliente externo (endereço, telefone e

pessoa de contato) quando necessário e, as transcreva posteriormente, de forma informatizada,

para uma tabela no Word e controle de registro no Access. Após atualização da tabela, o

usuário imprime uma via da mesma utilizando-a para o acompanhamento dos trabalhos a

serem efetuados.

Sendo assim executado, viu-se a necessidade de um novo sistema, devendo esse ser

desenvolvido através da criação de um banco de dados, com o qual será possível ter em

conjunto as informações referentes ao cadastro, conforme cita Chiavenato (2000, p.506), “um

banco de dados [...], é um meio de se acumular e armazenar conjuntos de dados para serem

posteriormente combinados e processados. Quando um conjunto de dados possui um

significado [...], temos uma informação.”

Permitindo recuperar e procurar informações de várias maneiras, com acesso

simultâneo e instantâneo a todos os dados, o banco de dados irá auxiliar no planejamento e na

tomada de decisão das atividades executadas para a efetivação do cadastro da empresa como

fornecedora do cliente externo.

4.4 Modelagem do Sistema de Informação Proposto 4.4.1 Levantamento e Análise de Requisitos

A) Objetivo do Sistema: Facilitar o controle, a busca e o acesso das

informações referentes aos cadastros que circulam na Seção de Serviços

Auxiliares, relativos ao registro da empresa Dígitro Tecnologia Ltda.,

junto aos clientes externos. Este sistema deverá permitir a manipulação

dos vencimentos da certidão de certificação da empresa e o

gerenciamento dos documentos que são encaminhados ao cliente

externo.

B) Situação Atual: Atualmente, a colaboradora verifica em uma tabela

feita no Word quais os cadastros que estão para vencer, contacta o

cliente externo para verificar como proceder para a renovação cadastral,

efetua o processo para solicitar a renovação e o despacha para o cliente.

Posteriormente verifica com o mesmo recebeu o processo e se o pedido

para a renovação cadastral foi aceito. Ao receber o certificado de

registro cadastral da empresa, como fornecedora junto ao seu cliente

externo, a colaboradora anota na tabela, de forma manuscrita, a data de

55

vencimento do mesmo e o arquiva na pasta do cliente. Somente após a

execução de vários processos cadastrais, a colaboradora faz a

atualização na tabela no computador.

C) Situação Desejada: No novo sistema, a colaborada irá acessar um

banco de dados, onde verificará qual o registro cadastral que estará para

vencer; verificará com o cliente externo qual o procedimento que

deverá efetuar para a renovação cadastral; fará e despachará o processo

para o pedido da renovação do cadastro. Verificará se o pedido de

renovação cadastral foi aprovado e ao receber o certificado de registro

atualizará no banco de dados a nova data de vencimento do mesmo.

Esta situação está apresentada na figura 16.

56

ad Sistema proposto





























Verifica no banco dedados o cadastro à

v encer

Entra em contato com ocliente externo para

v erificar qual oprocedimento para a

renov ação

Junta a documentação

Tem que preencher

formulário

Separa a documentaçãosolicitada pelo cliente

externo

Despacha o processocadastral

Verifica se o cadastrofoi aprov ado

Preenche o

formulário

Solicita a assinatura dosresponsáv eis legais da

empresa

Emite correspondênciapara o env io de todos os

documentos e pararequerer a renovação

cadastral

Lança no sistema aobserv ação de cadastro

env iado

O cadastro foi aprovado Verifica a causa doindeferimento

Solicita o env io docertificado de registro

cadastral

Recebe o certificado

Corrige o erro

Reenv ia o processo

Atualiza a validade docadastro no

sistema/banco de dados

Arquiva o certificado

Fim

Não

Sim

Sim

Não

Figura 16 – Fluxograma do sistema proposto.

4.4.1.1 Requisitos Funcionais

O sistema deve:

57

� Permitir o cadastramento de todos os campos para o registro do cliente externo,

os quais são: codcliente, cliente, endereço, número, complemento, bairro,

município, estado, cep, fone, fax, observação, e-mail, contato e site.

� Permitir o cadastramento de todos os campos para o registro do controle de

certidões, os quais são: codcliente, codcertidão, número certidão, prazo,

vencimento, renovação e observação.

� Permitir o cadastramento de todos os campos para o registro do tipo de

certidão, os quais são: codcertidão e nome certidão.

� Permitir efetuar consulta dos registros por cliente, certidão e data de

vencimento.

� Permitir efetuar alteração dos registros por codcliente, cliente, codcertidão e

nome certidão.

� Permitir efetuar exclusão dos registros por codcliente, cliente, codcertidão e

nome certidão.

� Não permitir a exclusão de cliente se tiver registro em controle de certidão.

� Não permitir a exclusão de tipo de certidão se tiver registro em controle de

certidão.

� Permitir a emissão de relatórios do cliente por ordem alfabética e por

município.

� Permitir a emissão de relatórios do controle de certidões por data de

vencimento e por nome da certidão.

4.4.1.2 Requisitos Não-Funcionais

� O sistema deve apontar erros na entrada de dados.

� Acesso simultâneo a todos os dados.

O sistema foi desenvolvido no Microsoft ACCESS, aplicativo disponível no

equipamento da funcionária da Seção de Serviços Auxiliares.

4.4.2 Projeto

Com o desenvolvimento do sistema a colaboradora poderá efetuar as ações conforme

segue, sendo essas apresentadas na figura 17:

� Cadastrar clientes

58

� Cadastrar certidões

� Relacionar tabelas

� Emitir relatórios

� Alterar dados da tabela

� Consultar tabelas.

ud Controle Cadastral PropostoEA 4.00 Unregistered Trial Version EA 4.00 Unregistered Trial Version

EA 4.00 Unregistered Trial Version EA 4.00 Unregistered Trial Version










Colaboradora

Cadastrar Clientes

Emitir Relatórios

Cadastrar

Certidões

Relacionar Tabelas

Consultar Tabelas

Alterar dados da

tabela

Figura 17 – Use case do sistema proposto.

4.4.2.1 Modelagem do Banco de Dados

A modelagem do novo sistema foi desenvolvida através da criação de tabelas no banco

de dados da Microsoft, o Access, o qual, de acordo com Ronconi (2000, p.13),

[...]. Graças à sua facilidade em armazenar e recuperar dados somada à capacidade de automatizar tarefas cotidianas (como consultar um telefone na agenda), [...]. Com este programa, você poderá criar formulários que facilitarão a entrada de dados e produzir relatórios de forma rápida e fácil [...].

59

A estrutura de um banco de dados é composta de tabelas, registros e campos, sendo

que o sistema de informação criado para o controle e efetivação do cadastro da Dígitro

Tecnologia Ltda. como fornecedora, foi modelado de forma que promova a facilidade da

exposição e registros das informações, diminuindo assim a carga de trabalho do usuário.

Dentro da modelagem estruturou-se 03 (três) tabelas, sendo elas para o controle de

clientes, certidões e tipo de certidões.

No banco de dados para o controle de cliente criou-se a tabela Cliente, sendo sua

estrutura apresentada na figura 18, na qual pode-se observar detalhes da descrição dos campos

e a sinalização da chave primária em codcliente, o que permitirá o seu relacionamento com

outras tabelas.

Figura 18 – Estrutura da tabela Cliente.

Para o controle de certidões, a tabela criada foi intitulada com o nome de

ControleCertidões, tendo a sua estrutura conforme a apresentação da figura 19, onde constata-

se que há duas chaves primárias, sendo elas os campos codcliente e codcertidão.

60

Figura 19 – Estrutura da tabela ControleCertidão.

Para o controle de tipo de certidão, modelou-se a tabela intitulada de TipoCertidões,

apresentada na figura 20, sendo constituída somente com uma chave primária, a do campo

codcertidão.

61

Figura 20 – Estrutura da tabela TipoCertidão.

A estruturação das tabelas foi criada visando conter em seus campos todas as

informações necessárias aos registros efetuados pelo usuário. Estabeleceu-se a escolha da

chave primária em todas as tabelas, para que assim, possam ser identificados os registros, o

que permitirá o relacionamento entre todas no banco de dados e facilitará a análise dos dados

em um mesmo relatório a partir das tabelas e/ou consultas.

Os registros das tabelas irão conter os dados conforme definição dos campos que estão

apresentados a seguir:

a) Campos Cliente

� Codcliente: código do cliente, todo o cliente terá um código para a sua

identificação – tipo número

� Cliente: nome do cliente – tipo texto

� Endereço: endereço do cliente – tipo texto

� Número: número do endereço do cliente – tipo número

62

� Complemento: complemento ao endereço do cliente – tipo texto

� Bairro: bairro onde está localizado o cliente – tipo texto

� Município: município onde está localizado o cliente – tipo texto

� Estado: estado onde está localizado o cliente – tipo texto

� Cep: código de endereçamento postal do cliente – tipo número

� Fone: número telefônico do cliente – tipo texto

� Fax: número do fac-símile do cliente – tipo texto

� Obs: observações referentes aos dados do cliente – tipo memorando

� E-mail: endereço eletrônico do cliente – tipo hiperlink

� Contato: nome da pessoa para contato junto ao cliente – tipo texto

� Site: endereço do cliente na página da internet – tipo hiperlink

b) Campos ControleCertidão

� Codcliente: código do cliente, em toda certidão será identificado o cliente

emissor – tipo número

� Codcertidão: código da certidão, toda certidão será definida com um código – tipo número

� NumCertidão: número da certidão, toda certidão recebe um número definido pelo seu emissor, que no caso é o cliente – tipo texto

� Prazo: período de validade da certidão, contados por número de dias – tipo número

� Vencimento: data de vencimento da certidão – tipo data

� Renovação: data para a renovação da certidão – tipo data

� Obs: observações referentes a certidão – tipo memorando

b) Campos TipoCertidão

� Codcertidão: código da certidão, identificação da certidão no sistema – tipo

número

� NomeCertidão: nome da certidão – tipo texto

63

Os relacionamentos entre as tabelas estão apresentados na figura 21, onde, pode-se

observar a relação entre os campos definidos como chave primária, tendo essa relação a

função básica de agilizar as consultas e demais operações que se fizerem necessárias.

Figura 21 – Relacionamento das tabelas do sistema proposto.

4.4.3 Implementação do Protótipo do Sistema

Atendendo ao objetivo geral, criou-se um protótipo de um sistema de informação para

o controle e efetivação do cadastro da Dígitro Tecnologia Ltda. como fornecedora,

administrado pela Seção de Serviços Auxiliares, sendo intitulado de SISCERT – Sistema de

Certificação, apresentado na figura 22.

64

Figura 22 – Tela principal do sistema proposto.

Estruturou-se a tela principal do sistema de forma ergonômica, com botões de acesso

aos registros e também guias para acessar os cadastros, consultas e relatórios, a fim de que

apresente usabilidade adequada ao usuário.

Objetivando a facilitação da entrada dos dados e a pesquisa das informações, foram

criados formulários, os quais estão apresentados nas figuras 23, 24 e 25.

65

Figura 23 – Formulário tabela Clientes.

Figura 24 – Formulário tabela ControleCertidão.

66

Figura 25 – Formulário tabela TipoCertidão.

Essas interfaces para a entrada dos dados nas tabelas foram criadas com o fim de

gerar, além da facilidade da entrada dos dados, uma melhor visualização das informações

contidas nos seus campos de registros que formam o banco de dados.

E, para que se possa examinar o banco de dados de um ângulo desejado, criou-se

consulta, facilitando assim a visualização dos dados constantes em determinados campos.

A figura 26 apresenta uma consulta elaborada na tabela Clientes, onde foram

selecionados os campos cliente e município.

Objetivando a apresentação dos dados de forma mais sofisticada, foram criados

relatórios. Com os mesmos tem-se a facilidade de, após criados, serem salvos para a

reutilização, sendo que, no caso dos dados na (s) tabela (s) básica (s) serem modificados,

depois de gerado, o relatório seguinte executado, irá refletir as alterações.

Como modelo de relatório, apresenta-se na figura 27 um relatório emitido do

controle de certidões por data de vencimento e por nome de certidão.

67

Figura 26 – Consulta Clientes.

Figura 27 – Relatório do Controle de Certidões.

68

Descreveu-se a modelagem do sistema de informação proposto, sendo o sistema

apresentado como protótipo, pois o mesmo ainda não está finalizado. É necessário que ele

entre em teste para que possa ser analisado e levantadas as necessidades de adequação,

fazendo assim, com que seja aprimorado de acordo com as necessidades que serão

apresentadas.

4.4.4 Teste e Implantação

Estas fases serão realizadas pela Seção de Serviços Auxiliares da empresa Dígitro, no

caso da implantação do protótipo do sistema.

A fase do teste significa que o sistema deverá ser colocado em operação por um

determinado tempo de teste, onde, poderá ser verificado se existe algum erro no protótipo.

Em seguida, será efetuada a fase da implantação, que significa implantá-lo na Seção,

ou seja, colocá-lo para funcionar, sendo que, ficará a critério da Dígitro a aprovação para a

implantação do mesmo.

5 CONCLUSÃO

Com o propósito de facilitar o controle, a busca e o acesso das informações referentes

aos cadastros que circulam na Seção de Serviços Auxiliares da empresa Dígitro Tecnologia

Ltda., este relatório justificou-se pela necessidade de melhorar a execução dos mesmos.

Por meio desta pesquisa pôde-se levantar as informações necessárias à realização do

cadastro da empresa junto aos seus clientes externos. Identificou-se as necessidades aplicando

a técnica de coleta de dados observação participativa, realizada no local onde são efetuados os

trabalhos de cadastro da empresa, bem como, análise documental.

Este relatório apresentou a necessidade de utilizar um sistema de informação para o

controle e efetivação dos cadastros da empresa como fornecedora, o qual irá propiciar melhor

atendimento as necessidades da colaboradora.

Portanto, concluiu-se que realmente existe deficiência nas informações do controle

cadastral da empresa junto aos seus clientes externos, o que gera a diminuição da

potencialidade das ações do executor da atividade.

Com relação ao atual sistema de controle cadastral, pôde-se identificar o procedimento

atual para a realização das atividades de controle e efetivação do cadastro. Constatou-se que o

mesmo é controlado de forma manuscrita e que para o seu controle, é utilizada uma tabela

criada no Microsoft Access e uma outra no editor de texto Word.

Com base nessa constatação, levantou-se as informações e necessidades do sistema de

informação utilizado atualmente pela Seção e pôde-se observar a sua importância nas

negociações comerciais da empresa.

Assim, apresentou-se a modelagem de um novo sistema de informação para uso da

Seção em que se definiu como SISCERT – Sistema de Certificação.

Com base na fundamentação teórica, identificou-se que as organizações estão cada vez

mais objetivando a aplicação da tecnologia da informação para que assim, possam

automatizar tarefas para proporcionar o aumento da produtividade dos trabalhadores, tornando

a empresa mais ágil e eficiente.

A automação de um ambiente organizacional amplia a eficácia do desempenho

profissional, proporcionando informações exatas, seguras e libera o profissional para

atividades mais criativas.

Cabe ressaltar que o profissional de secretariado executivo pode intervir de maneira a

melhorar a execução de atividades na empresa, selecionando, recomendando e utilizando

equipamentos para escritórios e recursos computacionais, justificando-se assim, novamente

este relatório.

6 RECOMENDAÇÕES

Com as constatações que foram possíveis extrair e após a conclusão da pesquisa

levantada, acredita-se que a empresa possa considerar o desenvolvimento de algumas ações,

as quais recomenda-se a seguir:

� Implantação do protótipo do sistema proposto, por um período de 02 (dois)

meses, pois dentro desse período o fluxo de atividades ligadas ao cadastro, irá

propiciar a possibilidade de análise e avaliação do sistema.

� Após a fase de teste do protótipo e a correção dos possíveis erros apresentados,

recomenda-se a instalação permanente do sistema.

� Realização de treinamento para usuária do sistema.

� Geração de um manual do sistema.

REFERÊNCIAS

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STONER, J. A. F.; FREEMAN R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: Ed. LTC, 1999.

APÊNDICES

Apêndice A

Ficha de observação

1. Qual o fluxo diário de trabalhos realizados para efetuar as atividades?

2. O número de colaboradores responsáveis é suficiente para dar andamento ao fluxo?

3. A seção utilizada algum sistema de informação para a realização das atividades de

controle e efetivação do cadastro da empresa junto aos seus clientes?

4. Qual o tempo estimado para a execução das atividades?

5. As ferramentas disponibilizadas pela empresa são suficientes para suprir a necessidade

da seção?

Apêndice B

Roteiro da entrevista aplicado a executora do cadastro junto aos clientes

1. Nome?

2. Qual o grau de escolaridade?

3. Há quanto tempo você trabalha na Dígitro Tecnologia Ltda?

4. O cadastro da empresa como fornecedora junto aos seus clientes é importante para a

organização?

5. Quem faz uso do cadastro?

6. Como atualmente é realizado o sistema de cadastro?

7. O atual sistema de cadastro supre as necessidades?

8. Que tipo de informação você administra no cadastro? Você me fornece uma cópia do

registro da mesma?

9. Você utiliza computador diariamente? Quais os recursos que ele possui?

10. Você conhece a ferramenta Access?

11. Se a resposta anterior for negativa, você tem interesse e conhecer essa ferramenta?

12. Seria interessante para a seção tornar a administração do cadastro em um sistema de

informação computacional?

ANEXOS

Anexo A

CLIENTE

ENDEREÇO VALIDADE DO CERTIFICADO

OBSERVAÇÃO

Assembléia Legislativa do Estado do Amazonas 30

ANEXO IV- Setor Material Patrimonial SETOR DE CADASTRO Rua Bernardo Ramos, 98 Centro – Resp. Rosimeire F. 092) 622-3101 / 633-4990

01/12/2006

Banco da Amazônia S/A – BASA 40

Contato representante Equitron

20/02/2006

Banco de Desenvolvimento do Estado de Sta. Catarina S/A BADESC 120

Fone: 216-5066 Rua Almirante Alvim / Florianópolis – SC

12/02/2006

Banco do Brasil 40

Responsável Ingo / Varley / Fátima Informação fornecida em 07/07/04 por Fábio que o cadastro e senha não possuem validade. Acesso somente Roberto Matos.

Banco do Estado de Santa Catarina S/A – BESC 040

Fone: 238-0021 R.293 – Luciano Bastos Fax: 238-0550 Centro Administrativo / Seção de Compras End.: Rodovia SC 400, Km 05, n. 4600 - Saco Grande 88032-000 – Florianópolis – SC

30/03/2006

Banco do Estado do Espírito Santo S/A – BANESTES

F: (27) 223-7333Fax: (27) 222-0514 Departamento de Patrimônio, Gestão e Contratos Coordenadoria de Compras Av. Princesa Isabel, 574, Bl.B, Sala 201, 2º andar 29019-900 – Vitória – ES

30/03/2006

Banco do Estado do Nordeste 40

Rep. CHIP – Dennis

05/04/2006

Câmara Municipal de Petrópolis 85

Comissão de Registro Cadastral Praça Visconde de Mauá, 89 – Centro Petrópolis – RJ / 25685-380 F: (24) 2291-9200

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