UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS Projeto: Reciclar ... · 4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar...

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

Projeto: Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos

Centro para Manutenção de Equipamentos Coordenadoria de Tecnologia de Informação

Diretoria Geral da Administração

Maio/2008

Patrocinadores

Edna Aparecida Rubio Coloma DGA

José Luiz Silveira CEMEQ

Marco Aurélio Amaral Henriques CTIC

Gerentes

José Alberto N. Fonseca Junior (Fator) CEMEQ

Marcos Dario Garcia Sae DGA

Maria Estela Gomes DGA

Renata Gobi Chiulle Del Tio DGA

Facilitadores

Alexandra Ap. Marcelino Toscaro CCUEC

Amauri Roberto Marsolla DGA

Felipe de Castro Pereira DGA

Gustavo Henrique Souza de Oliveira CEMEQ

Marcos Leonardo Simão DGA

Colaboradores

Adagilson Rodrigues de Souza DGA - Colaborador Tático

André Lourenço Pedroso CCUEC - Instalação Linux

Eduardo Mucio Netto CEMEQ - Reciclagem e manutenção de equipamentos. Responsável pela implantação.

Gustavo Magno Goulart CEMEQ - Estagiário Manutenção

Laércio Aguiar CEMEQ - Manutenção de Equipamentos e Linux

Magali Barcelos CCUEC - Logo Projeto

Marco Antonio de Oliveira DGA - Colaborador Tático

Marco Miranda CCUEC /Bolsista - Instalação Linux

Maura Regina CCUEC - Colaborador

Marivaldo Baptista de Oliveira DGA - Colaborador Tático

Rafael Borgo CCUEC/ Bolsista - Instalação Linux

Renata A. Fonseca CCUEC - Consultoria

Rogério Emanuel Fini DGA - Colaborador Tático

Sebastião José de Faria DGA - Colaborador Tático

Thiago Henrique Prates CEMEQ - Estagiário Manutenção

Índice

Introdução ............................................................................................................................. 1

Objetivo ................................................................................................................................. 1

Justificativa para implantação do projeto.......................................................................... 1

Responsabilidades e competências ...................................................................................... 2

Dono do Processo: Área de Registros e Controles Contábeis ........................................... 3

Metodologia ........................................................................................................................... 3

Detalhamento das Atividades .............................................................................................. 4

Voz do Cliente (VOC)........................................................................................................... 4

Simplificação do Processo de Recolhimento ....................................................................... 5

Inserção da Reciclagem no Processo de Recolhimento ..................................................... 5

Indicadores do piloto ............................................................................................................ 6

Indicadores da implantação ................................................................................................. 7

Requisitos mínimos dos equipamentos para reciclagem ................................................... 8

Mudanças elaboradas ........................................................................................................... 9

Beneficiários ........................................................................................................................ 10

Recomendações para Ações Futuras................................................................................. 10

Conclusão............................................................................................................................. 11

ANEXOS ............................................................................................................................. 12

Contrato de Trabalho ......................................................................................................... 13

Indicadores do Contrato .................................................................................................... 19

Cronograma das Atividades do Projeto ........................................................................... 20

Mapas de Relacionamento Atuais ..................................................................................... 22

Mapa de Relacionamento – Nível 0 .................................................................................. 22

Mapa de Relacionamento – Nível 1 .................................................................................. 23

Mapa de Relacionamento: Subprocesso Recolher Bens Patrimoniados ........................... 24

Mapa do Subprocesso - 4.3.1 Tratar transferência de materiais ao depósito .................... 25

Mapa do Subprocesso - 4.3.2 Acondicionar materiais e separar para destino.................. 26

Mapa do Subprocesso - 4.3.3 Acompanhar interessados pelos materiais......................... 27

Mapa do Subprocesso - 4.3.4 Formalizar documentação para alienação por venda ........ 28

Mapa do Subprocesso - 4.3.5 Tratar transferência de materiais para unidade.................. 29

Mapa do Subprocesso - 4.3.6 Formalizar doc. para doação de bens inservíveis .............. 30

Descrição das atividades dos processos – Atuais ............................................................. 31

4.3.1 Tratar Transferência de Materiais ao Depósito........................................................ 31

4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar para Destino ...................................................... 34

4.3.3 Acompanhar Interessados pelos Materiais............................................................... 36

4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda ............................................ 38

4.3.5 Tratar Transferência de Materiais para Unidade ...................................................... 40

4.3.6 Formalizar Documentação para Doação .................................................................. 42

Desconexões ......................................................................................................................... 43

Requisitos Mínimos do Processo Crítico .......................................................................... 44

Riscos ................................................................................................................................... 45

PDSA VOC .......................................................................................................................... 48

Elaboração do questionário ............................................................................................... 48

Tabulação da pesquisa VOC ............................................................................................. 54

Sugestões do Voc .............................................................................................................. 59

PDSA - 1º. Ciclo .................................................................................................................. 60

Levantar Quantidade de Computadores Ativos na Universidade ..................................... 60

PDSA - 2º. Ciclo .................................................................................................................. 62

Levantar número de Equipamentos anterior a 1992, ERC e IP´s Ativos.......................... 62

PDSA - 3º. Ciclo .................................................................................................................. 64

Levantar número de Equipamentos por categoria 13, ativos ............................................ 64

Mapa de Relacionamento Proposto: Subprocesso Recolher Bens Patrimoniados ....... 66

Mapa do Subprocesso 4.3.1 Tratar transferência de materiais ao depósito ...................... 67

Mapa do Subprocesso 4.3.2 Acondicionar materiais e separar para destino .................... 68

Mapa do Subprocesso 4.3.2.1 Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis/Obsoletos 69

Mapa do Subprocesso 4.3.3 Acompanhar interessados pelos materiais ........................... 70

Mapa do Subprocesso 4.3.4 Formalizar documentação para alienação por venda........... 71

Mapa do Subprocesso 4.3.5 Tratar transferência de materiais para unidade .................... 72

Mapa do Subprocesso 4.3.6 Formalizar documentação para doação de bens inservíveis 73

Descrição das atividades dos processos - Proposta .......................................................... 74

4.3.1 Tratar Transferência de Materiais ao Depósito........................................................ 74

4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar para Destino ...................................................... 77

4.3.2.1- Reciclar/Reutilizar computadores inservíveis ou obsoletos ................................ 80

4.3.3 Acompanhar Interessados pelos Materiais............................................................... 82

4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda ............................................ 84

4.3.5 Tratar Transferência de Materiais para Unidade ...................................................... 86

4.3.6 Formalizar Documentação para Doação .................................................................. 88

Plano de Ação ...................................................................................................................... 90

Minuta de Instrução Normativa ........................................................................................ 99

Formulários ....................................................................................................................... 111

Recolhimento de Bens Submetidos a Agentes Contaminantes....................................... 111

Recolhimento de Bens em Condições de Uso ................................................................ 112

Recolhimento de Bens Sucatados ................................................................................... 113

Controle Interno dos Bens Disponíveis ........................................................................... 114

Bens Recolhidos.............................................................................................................. 114

Listagens Eletrônicas ........................................................................................................ 115

Bens Disponíveis para Doação ....................................................................................... 115

Em Trâmite de Transferência.......................................................................................... 116

Bens Doados ou Alienados ............................................................................................. 116

Oficina para os Responsáveis pelo Serviço de Patrimônio ........................................... 117

Vinculação do projeto ao Planes da Unicamp................................................................ 122

Aprovação recursos Planes da Unicamp ........................................................................ 126

Procedimento Operacional Padrão - POP...................................................................... 127

1

Introdução

A Unicamp possui um parque estimado de 16.000 microcomputadores, que vem sendo

renovado a uma taxa de 6% ao ano, o que remete a um desuso anual de centenas de

equipamentos tidos como inservíveis ou obsoletos que, após recolhidos ao Depósito da Seção

de Bens Disponíveis da Diretoria Geral da Administração, têm sido, na maioria, alienados

como sucata.

A partir de uma parceria técnica entre CTIC, CEMEQ e DGA entendemos ser possível

estender a vida útil de parte desses equipamentos, reaproveitando-os parcial ou integralmente,

mediante a implantação de um processo de reciclagem, resultando em alguma economia à

Universidade e também a promoção da inclusão digital.

Objetivo

Aumentar a vida útil dos equipamentos, possibilitando a continuidade de uso pelas

Unidades e Órgãos da Universidade ou a doação dos mesmos a Instituições Externas.

Justificativa para implantação do projeto

Atualmente a grande maioria dos equipamentos considerados inservíveis ou obsoletos é

vendida como sucata. Apenas alguns equipamentos são doados a Instituições.

A implantação de um processo de análise e recuperação de equipamentos garantirá

maior disponibilidade para a Universidade e aumentará o número de doações para Instituições

que necessitem desses equipamentos.

2

Responsabilidades e competências Os três órgãos envolvidos na implantação do projeto são subordinados a alta

Administração da Universidade, a qual possui no Planejamento Estratégico 2005-2009, na

Área Estratégica de Administração e Gestão, os seguintes programas:

P12- Simplicidade, racionalidade e padronização - prioridade 7 - Linha 12.6. Inclusão Digital

P15- Gestão por Processos - prioridade 12

– Linha 15.1. Revisão de processos administrativos internos

O Centro para Manutenção de Equipamentos (Cemeq) é o principal responsável pelo

acompanhamento da vida útil dos equipamentos da Universidade Estadual de Campinas, desde

sua especificação técnica, assessoria na aquisição, recebimento, operação, até sua desativação.

Neste contexto incluem-se os reparos necessários, as manutenções corretivas e/ou preventivas,

as atualizações tecnológicas e o treinamento de usuários. A Coordenadoria de Tecnolo gia da Informação e Comunicação (CTIC) é o órgão

executivo responsável pela implantação das determinações do Conselho de Tecnologia da

Informação e Comunicação (ConTIC), ao qual se subordina, para ordenar os assuntos relativos

à Tecnologia da Informação e Comunicação na Universidade. A Diretoria de Administração Geral (DGA) é o órgão responsável por coordenar a

implementação das funções administrativas de contabilidade, orçamento, finanças, materiais, e

de produção de bens e serviços da Universidade, através de providências que se integrem, de

forma a estimular a melhoria de processos a assegurar o atendimento de requisitos legais,

contribuindo para a organização interna das Unidades e crescimento de sua capacidade de

gestão das atividades- fim.

Assim, para promover a Reciclagem/Reutilização dos equipamentos de informática

considerados obsoletos ou inservíveis, é necessário o estudo dos procedimentos desde a

disponibilização dos materiais pelas Unidades/Órgãos, sua movimentação interna até a

destinação final.

3

Dono do Processo: Área de Registros e Controles Contábeis

É responsabilidade da Subárea de Controle Patrimonial da Área de Registros e

Controles Contábeis (ARCC) da DGA, instruir as Unidades/Órgãos no tocante ao controle

físico do ativo permanente (bens próprios) e do ativo em comodato (bens de terceiros),

assegurando a atualização do sistema informatizado e o fornecimento de informações em

tempo hábil à administração legal e gerencial da Universidade.

Do mesmo modo, acompanhar a entrada, incorporação, movimentação e baixa dos

ativos da UNICAMP, com a finalidade de zelar pela integridade das informações, apresentar

sugestões, desenvolver providências de preservação e conservação dos bens e promover a

otimização de seu uso.

Metodologia

A metodologia desenvolvida e apresentada pela equipe de Gestão por Processos

(GEPRO) permitiu ter uma visão sistêmica do processo estudado. Assim, o Processo de

Recolhimento de Bens Patrimoniados da Universidade foi mapeado, analisado e refinado.

Ferramentas como VOC, PDSA, 5W2H, Mapas de Processo, entre outras, foram

utilizadas para o levantamento de informações, as quais embasam as propostas de melhorias no

Processo de Recolhimento de equipamentos de informática, visando a implantação do “Projeto

Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos”, na Universidade.

4

Detalhamento das Atividades

No início do projeto foram realizados os seguintes Mapas de Relacionamentos: da

DGA, do Processo Controlar Patrimônio Púb lico da Universidade e do Processo Recolher

Bens Patrimoniados.

Os subprocessos de Recolher Bens Patrimoniados foram identificados e mapeados, as

desconexões entre as atividades levantadas e analisadas e o detalhamento de cada atividade

descrita. A execução destas tarefas foi crucial para o entendimento do negócio.

Desta maneira, todos os processos relacionados com o projeto foram mapeados pela

metodologia GEPRO e certificados pelo Dono do Processo, a Área de Registros e Controles

Contábeis (ARCC), permitindo a visualização das desconexões e das oportunidades de

melhoria.

Voz do Cliente (VOC)

Em janeiro p.p. foi elaborado e aplicado um questionário para coletar a opinião dos

responsáveis pelo patrimônio das Unidades/Órgãos sobre o Processo de Recolhimento de

Bens, com foco principalmente nos bens de Informática, de maneira a identificar problemas no

processo atual, desejos, necessidades e expectativas.

Os dados coletados apontaram fatores que interferem no atual processo, como: demora

no Parecer Técnico do Cemeq e a indisponibilidade para transporte dos materiais como os

principais problemas, além da burocracia envolvida.

Foi constatado que aproximadamente 70% das Unidades/Órgãos ouvidas já realizam

algum tipo de recuperação/reutilização.

No questionário foi solicitado que os participantes se manifestassem com sugestões de

melhorias.

Os dados coletados foram fundamentais para o redesenho do novo processo de

recolhimento e, conseqüentemente, embasar a implantação do processo de reciclagem de

equipamentos de informática.

5

Simplificação do Processo de Recolhimento

As atividades desenvolvidas permitiram a simplificação do Processo de Recolhimento

de Bens de Informática, possibilitando a alteração do momento em que o Parecer Técnico do

Cemeq será emitido. Os Bens de Informática das Unidades e Órgãos da Unicamp passarão a

ser recolhidos mediante uma Relação de Materiais, como já ocorre com os outros materiais.

O Parecer Técnico do Cemeq será realizado após o Processo de Reciclagem, quando

equipamentos forem disponibilizados ou separados para alienação por venda.

Inserção da Reciclagem no Processo de Recolhimento

O processo de reciclagem ocorre no Barracão anexo à Área de Bens Disponíveis.

Esse processo está inserido após o Recolhimento dos Bens, agora simplificado. A partir

de informações de data de aquisição, ou de detalhes técnicos visíveis, a equipe de reciclagem

irá buscar dentre os recolhidos os que possam atender tecnicamente ao Projeto, tipicamente

equipamentos fabricados há menos de dez anos. É possível recuperar equipamentos mais

antigos, porém eles possuem um desempenho mínimo, insuficiente para as atividades

desenvolvidas atualmente.

6

Indicadores do piloto

Indicadores do Contrato do Projeto

Indicadores

Desempenho Resultado

Alvo Contrato 1. Taxa de reutilização

de equipamentos de informática internamente pela Universidade.

19 equipamentos enviados para o projeto

04 recuperados e em testes (IB/ CCUEC/3RC/HC) 03 reaproveitamento de Componente. 12 em análise

20% 5%

2. Quantidade de

equipamentos de informática avaliados como sucata

Após o Serviço de Reciclagem dos 19 equipamentos, 15 foram avaliados como sucata

80% Diminuir substancialmente

3. Quantidade de

equipamentos doados

Doar todos que não forem reaproveitados internamente.

Novos Indicadores

4. Taxa de reutilização pela Universidade dos equipamentos de informática disponibilizados pelo projeto.

03 reutilizados pela Universidade

75% dos

equipamentos reciclados

Novo indicador do Serviço de Reciclagem

7

Indicadores da implantação

Indicadores do Contrato do Projeto

Indicadores

Desempenho

Resultado

Alvo Contrato

1. Taxa de reutilização de equipamentos de informática internamente pela Universidade.

Não há dados, projeto em implantação. Não há

resultados. 5%

2. Quantidade de

equipamentos de informática avaliados como sucata

3.587 itens de informática recolhidos de jun/07 a fev/08 2267 abaixo do requisito mínimo (triagem eletrônica)

63%

Diminuir substancialmente

387 computadores 412 monitores 521 teclados Serão selecionados manualmente:

90%

3. Quantidade de

equipamentos doados

Não há dados, projeto em implantação.

Não há

resultados.

Doar todos que não forem reaproveitados internamente.

Novos Indicadores da Implantação

4. Taxa de reutilização pela Universidade dos equipamentos de informática disponibilizados pelo projeto.

04 equipamentos para o laboratório de reciclagem

50% dos

equipamentos reciclados

Novo indicador do Serviço de Reciclagem

8

Requisitos mínimos dos equipamentos para reciclagem

A definição de requisitos técnicos mínimo dos equipamentos para o serviço de

reciclagem visa assegurar condições tecnológicas satisfatórias para a reutilização ou o

reaproveitamento de componentes.

O CEMEQ anualmente divulgará a especificação mínima dos equipamentos que serão

tratados no projeto reciclagem.

Requisitos mínimos dos equipamentos para reciclagem no ano de 2008

Item Mínimo Satisfatório Clock Processador 300MHz 700MHz

Memória 64MB 128MB

Disco Rígido 1GB 4GB

CD-Rom/disquete Operacionais Operacionais

Placa de Vídeo Operacional Operaciona l

Placa de Rede Operacional Operaciona l

9

Mudanças elaboradas

• Foi disponibilizada uma área física de 130m2 para a instalação do Laboratório de

Reciclagem. Essa área fica no anexo do antigo Barracão da Marcenaria.

• O Processo de Recolhimento de Bens de Informática foi simplificado facilitando os

procedimentos para as Unidades e Órgãos da Unicamp.

• Foi criado um procedimento técnico para a reciclagem desses equipamentos,

proporcionando a sua reutilização.

• Diversos documentos foram elaborados e padronizados para contemplar a nova

sistemática de Recolhimento de Bens e a implantação do Projeto de Reciclagem

como:

o POP CAI 340 - Procedimento Operacional Padrão - Reciclagem de Bens de

Informática, para orientar os técnicos nos procedimentos técnicos de

reciclagem.

o Formulário Risco de Contaminação

o Formulário de justificativa do estado de conservação do material

o Carta pedido de doação

o Lista de bens para recolher

o Instrução Normativa

10

Beneficiários

Unidades/Órgãos: Durante a fase de desenvolvimento do projeto somente as

unidades/órgãos da Universidade poderão ser atendidos com a transferência de equipamentos

recondicionados.

Sociedade : Após implantação o equipamento ficará disponível por até 30 dias

para as unidades/órgãos da Universidade e não havendo interesse, o mesmo será destinado a

atender solicitações de doação por Instituições sem fins lucrativos.

Recomendações para Ações Futuras

O QUE

(WHAT) Padronizar cadastro dos dados no CICSTERM

PARA QUE (WHY)

Padronizar o cadastro das informações, visando mais consistência no Banco de Dados

QUEM DGA/ARCC

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

DGA

COMO (HOW)

Análise das informações e elaboração de procedimentos visando o correto registro dos dados.

QUANTO CUSTA (HOW MUCH)

Tempo de trabalho dos envolvidos.

11

Conclusão

Pelos estudos realizados foi verificado que a alteração do Processo de Recolhimento é

fundamental para a implantação centralizada do Serviço de Reciclagem de Computadores;

foram detectadas várias desconexões que comprometeriam o desempenho deste novo serviço,

porém, com a adoção das soluções e sugestões apontadas neste trabalho, a Universidade

poderá obter as condições necessárias para a reciclagem desses equipamentos.

A simplificação do processo de recolhimento para as Unidades e Órgãos, apontada pelo

VOC, será dada pela alteração do momento em que o Parecer Técnico do Cemeq é emitido,

diferentemente do processo estudado no qual o Parecer é solicitado pelas Unidades e Órgãos

antes do recolhimento, a proposta é que o Parecer seja emitido após o processo de reciclagem,

agilizando a movimentação dos bens e permitindo que os equipamentos sejam recolhidos sem

a abertura de um Processo específico para esse fim, apenas com a Relação de Materiais

enviada eletronicamente à ARCC.

A disponib ilização e adequação do espaço físico com uma área de 130m2 foram de

fundamental importância para a implantação desse novo Serviço. A adequação não foi

finalizada e ainda está sendo realizada. No projeto da reforma do antigo Barracão da

Marcenaria está prevista uma nova área física para este Serviço.

A criação de uma série de documentos e formulários, dentre eles uma nova Instrução

Normativa, orientará e facilitará a movimentação dos equipamentos.

A adequação do Sistema de Gerenciamento de Manutenção do Cemeq permitirá o

rastreamento dos equipamentos que forem disponibilizados após a reciclagem.

Assim, os resultados obtidos tanto nos projetos-piloto quanto nesta fase de implantação

nos permitem afirmar que este Projeto proporcionou a implantação do Serviço de Reciclagem

e Reutilização de Computadores, obtendo alguma economia na aquisição de equipamentos,

possibilitando a doação, favorecendo a Inclusão Digital e certificando que os bens alienados

por venda não são mais aproveitáveis internamente.

12

ANEXOS

13

Contrato de Trabalho

1. Contrato de trabalho conjunto CEMEQ/Informática, CTIC, DGA/ARCC

“Reciclar/reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos”

1. O que estamos tentando realizar? 1.1. Descrição do problema/oportunidade:

A Unicamp possui ap roximadamente 16.000 microcomputadores em suas instalações, e seu parque computacional vem sendo substituído a uma taxa de aproximadamente 6% a.a, o que remete a um número expressivo de desuso de quase 1.000 equipamentos por ano.

Assim, entendemos que equipamentos de informática já não mais considerados adequados para a finalidade para a qual foram adquiridos, podem ser reaproveitados, integralmente ou serem fornecedores de componentes para o processo de reciclagem/reutilização, desde que tenham a configuração mínima estipulada para esse escopo, possibilitando o uso pelos Órgãos da Universidade ou doações a Instituições Externas, aumentando assim a expectativa de vida útil dos equipamentos.

Problema ou oportunidade

Definição de uma política institucional para recolhimento e reutilização de equipamentos de informática, com ações técnicas, administrativas e de conscientização visando promover:

• novo processo para tratamento e recuperação de equipamentos de informática;

• descarte consciente dos bens considerados inaproveitáveis; • reaproveitamento interno por Unidades/Órgãos; • aumento de doações para Instituições Externas cumprindo o papel

social da Universidade; Tal ação poderá promover, em alguns casos, economia dos recursos financeiros aplicados em bens de informática, com reaproveitamento interno, por Unidades/Órgãos.

14

1.2. Importância do projeto (ligação com o cliente – como a melhoria irá beneficiar o cliente).

Clientes: Reitoria, Cemeq/Informática, CTIC, DGA/ARCC, Instituições Externas e Unidades/Órgãos

Cliente

Beneficio

Reitoria

CTIC DGA/ARCC

Implementação de procedimentos sistemáticos e contínuos para transferência, reciclagem, doação e descarte de equipamentos de informática considerados inservíveis, no âmbito da Universidade. Certificação da acuidade na gestão dos recursos financeiros aplicados em equipamentos de informática.

Cemeq Facilitar o processo de avaliação dos equipamentos disponibilizados.

Unidades/Órgãos (cedentes e/ou recebedores)

Maior facilidade no processo de recolhimento dos seus equipamentos de informática inservíveis, devido à melhoria da gestão desse processo. Maior disponibilidade de espaço físico nas Unidades/Órgãos, devido à centralização dos equipamentos recolhidos no depósito da DGA. Possibilidade de aproveitamento de equipamentos de informática funcionais (para certas aplicações) e sem custos de aquisição.

Instituições Externas

Possibilidade de obter equipamentos de informática funcionais (para certas aplicações) e sem custos de aquisição.

15

1.3 . Do projeto (O que, onde, quanto, quando)

O QUE?

Disponibilizar equipamentos ainda funcionais tanto para Unidades e Órgãos desta Universidade quanto para Instituições Externas.

ONDE?

Na DGA/ARCC – Seção de Bens Disponíveis (adequação do antigo espaço da Marcenaria).

QUANTO?

Reutilização de cerca de 5% dos equipamentos de informática recolhidos das Unidades/Órgãos.

QUANDO?

1o. semestre de 2008.

1.4 . Ganhos esperados

• Definição de política para tratamento/reutilização de equipamentos de informática; • Redução do número de equipamentos em estado de sucata; • Diminuição do tempo de “guarda” do equipamento entre o recebimento e a

destinação final;

• Redução da aquisição de equipamentos de informática;

16

2. Como saberemos que uma mudança é uma melhoria?

Indicadores

Desempenho atual

Alvo

1. Taxa de reutilização dos equipamentos de informática internamente pela Universidade

Não existem dados atuais.

5% dos equipamentos

recolhidos

2. Quantidade de

equipamentos de informática avaliados como sucata alienados por venda

2004 – 3.242 itens março/2007 – 7.398 itens 2.000 itens ainda não tratados

Diminuir substancialmente a quantidade de itens

declarados como sucata

3. Quantidade de

equipamentos doados

2005 – 35 computadores

Doar todos os computadores reciclados que não forem reaproveitados na própria Universidade

17

3. Fronteiras e restrições 3.1. Fronteiras

Fronteiras:

Este contrato pretende estudar e sistematizar a reutilização dos equipamentos de informática (cpu e monitores) disponibilizados pelas Unidades/Órgãos e recolhidos pela Seção de Bens Disponíveis – DGA/ARCC. Não estão incluídos outros tipos de equipamentos.

3.2. Restrições e suposições

Restrição/Suposição

Detalhamento

Financeira

Não há previsão de recursos financeiro s disponíveis para este contrato.

Pessoal

Realocação/qualificação de profissionais na DGA/ARCC e Cemeq.

18

4. Informações adicionais

Identificação do projeto e dos recursos Projeto No: 01 Nome do projeto: “Reciclar/reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos” Equipe: Nome Função % Tempo Edna Aparecida Rubio Coloma Patrocinador DGA 5% José Luiz Silveira Patrocinador CEMEQ 5% Marco Aurélio Amaral Henriques Patrocinador CTIC 5% José Alberto N. Fonseca Jr. PDG CEMEQ 10% Marcos Dario Garcia Sae PDG DGA 10% Maria Estela Gomes PDG DGA 10% Renata Gobi Chiulle Del Tio PDG DGA 10% Alexandra Ap. M. Toscaro Membro CCUEC 40% Amauri Roberto Marsolla Membro DGA 40% Felipe de Castro Pereira Membro DGA 40% Gustavo Henrique Souza de Oliveira Membro CEMEQ 40% Marcos Leonardo Simão Membro DGA 40%

Informações gerais Localização: Na DGA/ARCC – Seção de Bens Disponíveis Negócio: “Reciclar/reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos” Segmento: Processo de Apoio Clientes: Unidades/Órgãos da Unicamp, Instituições Externas

Patrocinadores

Edna Aparecida Rubio Coloma

José Luiz Silveira

Marco Aurélio Amaral Henriques Local e data de aprovação Campinas, 08 de agosto de 2007

19

Indicadores do Contrato

Indicadores

Desempenho atual

Alvo

1. Taxa de reutilização

dos equipamentos de informática internamente pela Universidade

Não existem dados atuais.

5% dos equipamentos

recolhidos

2. Quantidade de

equipamentos de informática avaliados como sucata alienados por venda

2004 – 3.242 itens março/2007 – 7.398 itens 2.000 itens ainda não tratados

Diminuir substancialmente a quantidade de itens

declarados como sucata

3. Quantidade de

equipamentos doados

2005 – 35 computadores

Doar todos os computadores reciclados que não forem reaproveitados na própria Universidade

20

Cronograma das Atividades do Projeto

Atividade Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun

1. Reunião Kick-off

2. Reuniões do Gerente com facilitadores + Gerentes PDG

3. Reunião com Coaching

4. Reunião com Patrocinadores

5. Revisar/Atualizar Mapa de Relacionamento

6. Mapear processo atual (recolhimento)/Desenhar

7. Validar processo atual

8. Visitar Espaço Físico

9. Propor adequação para o Espaço Físico

10. Definir espaço físico

11. Acompanhar adequação do espaço físico

12. Releitura do Contrato

13. Disponibilizar Planejamento Estratégico

14. Elaborar Perfil do Grupo

15. Disponibilizar Organograma

16. Elaborar Agenda do Grupo

17. Definir Indicadores

18. Extrair dados no CICS (Indicadores)

21

Atividade Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun

19. Tabular Indicadores do CICS

20. Criar Logo

21. Definir Logo

22. Aplicar Questionário da Qualidade/VOC/PDSA

23. Tabular Questionário Qualidade/Pesquisa VOC

24. Testar compatibilidade hardware (antigo) com software livre

25. Orientar/Acompanhar atividades dos estagiários

26. Estudar/Mapear novo processo de recolhimento

27. Definir processo de recolhimento (proposto)

28. Definir treinamento

29. Treinar e conscientizar (unidades/órgãos)

30. Implantar

31. Desc. Atividades e Desconexões do Mapa do Processo Atual

32. Descrever Atividades do Mapa do Processo Proposto

33. Acompanhar uso do equipamento (Pilotos)

34. Testes de uso equipamento (Piloto)

35. Entrevista Interativa (HC e NIHC)/

36. Reuniões com Clientes/Fornecedores e Assessoria

37. Identificar Riscos

22

Mapas de Relacionamento Atuais

Mapa de Relacionamento – Nível 0

23

Mapa de Relacionamento – Nível 1

24

Mapa de Relacionamento: Subprocesso Recolher Bens Patrimoniados

25

Mapa do Subprocesso - 4.3.1 Tratar transferência de materiais ao depósito

26

Mapa do Subprocesso - 4.3.2 Acondicionar materiais e separar para destino

27

Mapa do Subprocesso - 4.3.3 Acompanhar interessados pelos materiais

28

Mapa do Subprocesso - 4.3.4 Formalizar documentação para alienação por venda

29

Mapa do Subprocesso - 4.3.5 Tratar transferência de materiais para unidade

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Mapa do Subprocesso - 4.3.6 Formalizar doc. para doação de bens inservíveis

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Descrição das atividades dos processos – Atuais

4.3.1 Tratar Transferência de Materiais ao Depósito ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

1. Necessidade de recolher Unidades/Órgãos Unidade/Órgão realiza levantamento dos bens que não mais atendem suas necessidades, pré-classificando-os de acordo com gênero (equipamento ou mobiliário), observando seu estado de conservação e formando lotes.

É equipamento? Sim – Atividade 2 Não – Atividade 6

2. Abrir processo específico Unidades/Órgãos

Quando se trata de equipamentos eletroeletrônicos, atua-se processo específico para o recolhimento destes bens, juntando neste a relação dos bens que não mais atendem necessidades da Unidade/Órgão, e encaminhando-o aos órgãos técnicos de competência (CCUEC/Telefonia e CEB) para juntada de parecer técnico.

3. Solicitar Parecer O processo é remetido ao órgão técnico de competência (CEB ou CEMEQ) para agendamento de avaliação do lote em questão.

4. Emitir Parecer CEB/CEMEQ

A avaliação do CEMEQ consiste na checagem da listagem remetida junto ao processo, verificando data da aquisição do equipamento e, in loco, por amostragem, faz-se uma análise física das condições dos equipamentos. Por sua vez, a avaliação do CEB, mais criteriosa, inicia -se pela avaliação da listagem e, em seguida, in loco, são feitos diversos testes de funcionamento.

5. Receber processo + parecer – mesmo com parecer equipamento pode ser recolhido (D)

DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis recebe processo de recolhimento específico com listagem dos bens a recolher e parecer do órgão técnico.

6. Enviar Listagem Unidades/Órgãos Unidades/Órgãos enviam listagem de bens a serem transferidos ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis, via e-mail, em arquivo Excel específico.

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ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

7. Receber Listagem DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis recebe listagem.

8. Conferir listagem com CICS DGA/Bens Disponíveis

A partir do processo recebido, DGA/ARCC/Bens Disponíveis confere as informações da listagem junto ao sistema corporativo da Universidade, CICS, para confirmação da correspondência entre número de patrimônio e descrição do equipamento.

Listagem confere CICS? Sim – Atividade 9 Não – Atividade 1

9. Checar Espaço Físico DGA/Bens Disponíveis Recebido o processo, a DGA/ARCC/Bens Disponíveis avalia ante da demanda a ser recolhida pela Unidade/Órgão a disponibilidade de espaço físico em seu Depósito.

10. Retificar listagem Unidades/Órgãos Listagem/processo com listagem é restituído à Unidade/Órgão de origem, para conferência das informações contidas na listagem com o bem físico e promoção das devidas correções.

Espaço físico comporta? (D) Sim – Atividade 11 Não – Atividade 9

11. Agendar transporte dos materiais ao Depósito

Unidades/Órgãos, DGA/Transporte e DGA/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com Unidade/Órgão para acerto de data de recebimento dos materiais no Depósito. Transporte da Unidade/Órgão ao Depósito é de responsabilidade do interessado.

12. Recepcionar materiais DGA/Bens Disponíveis

Na data agendada, DGA/ARCC/Bens Disponíveis destaca o processo referente aos materiais a serem recebidos, quando equipamentos, e apenas a listagem de bens a recolher, quando não equipamentos, para conferência dos materiais no momento de seu descarregamento.

13. Conferir listagem com o físico DGA/Bens Disponíveis No ato do descarregamento as plaquinhas de identificação (PI) e descrição dos equipamentos são conferidos com os materiais, pontualmente.

Todos os Bens conferem? Sim – Atividade 14 Não – Atividade 16

33


14. Autorizar descarregamento DGA/Bens Disponíveis Materiais são descarregados do veículo transportador e alocados no Depósito pela DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

15. Transferir carga patrimonial DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis promove a regularização da carga patrimonial (responsabilidade pelo material) através de Ocorrência de Bens junto ao CICS para o Depósito de Materiais da DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

16. Recusar Materiais DGA/Bens Disponíveis Materiais que apresentem PI ou descrição em conflito com listagem em posse da DGA/ARCC/Bens Disponíveis não são descarregados e retornam à Unidade/Órgão de origem.

17. Receber materiais recusados Unidades/Órgãos Unidade/Órgão recebe materiais recusados para destinar a recolhimento futuro.

34

4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar para Destino


18. Avaliar tipo de material DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis avalia visualmente gênero e condições físicas do material, para melhor acondicionamento no Depósito.

19. Plugar na tomada DGA/Bens Disponíveis Material é plugado na tomada de energia para conferir se liga.

Equipamento ligou? Sim – Atividade 22 Não – Atividade 20

20. Reservar para futura alienação DGA/Bens Disponíveis Material é empilhado junto a semelhantes (monitores com monitores etc) em local separado, a fim de facilitar retirada após alienação.

21. Efetuar análise visual DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis observa condições de uso de cada mate rial para melhor alocação dentro do Depósito.

Aparenta condições de uso? Sim – Atividade 22 Não – Atividade 25

22. Guardar em local coberto DGA/Bens Disponíveis O material é destinado a local de maiores condições de preservação dentro das dependências do Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

23. Aguardar interesse DGA/Bens Disponíveis Os materiais em condições de reaproveitamento permanecem alocados no Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis à disposição de possíveis interessados - Unidades, Órgãos, Instituições Externas - em tomá-los para uso.

24. Identificar interesse Unidades/Órgãos e Instituições externa

Unidade/Órgão da Universidade ou Instituição Externa identifica necessidade de materiais. Entra em contato com a DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

35


25. Elaborar listagem “Sem Condições de Uso”

DGA/Bens Disponíveis

Material é relacionado de acordo com número de PI e descrição em planilha eletrônica, em seguida sendo impresso para compor futuro processo de baixa de materiais. Tal processo engloba diversos outros materiais de outros recolhimentos.

26. Retirar plaquinha (PI) DGA/Bens Disponíveis Remoção da PI do material, reservada para futura baixa junto ao CICS .

27. É equipamento? Sim – Atividade 19 Não – Atividade 29

28. Desmontar material DGA/Bens Dispon íveis É feita a desconfiguração do formato original do material, desparafusando, soltando, descolando etc.

29. Separar partes por tipo DGA/Bens Disponíveis Partes de madeira são organizadas separadamente de partes metálicas ou não-metálicas (polipropileno , acrílico etc).

É madeira? Sim – Atividade 31 Não – Atividade 30

30. Reservar para alienação e venda DGA/Bens Disponíveis P 4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda

31. Reservar para coleta DGA/Bens Disponíveis

Partes de madeira são alocadas conjuntamente em local específico visando futura coleta pela Prefeitura do Campus/Meio Ambiente, a ser realizada quando quantidade se mostrar suficiente para tal. A análise da quantidade é dada de maneira subjetiva.

Quantidade suficiente para retirar? Sim – Atividade 32 Não – Atividade 31

32. Agendar retirada DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com a Prefeitura do Campus/Meio Ambiente datando a coleta.

33. Retirar Material DGA/Bens Disponíveis Na data agendada material é retirado fisicamente do Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis pela Prefeitura do Campus/Meio Ambiente.

36

4.3.3 Acompanhar Interessados pelos Materiais ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

34. Agendar Visita ARCC/Bens Disponíveis e Unidades/Órgãos ou Instituição Externa

Unidade/Órgão ou Instituição Externa entra em contato com a DGA/ARCC/Bens Disponíveis, checando a possibilidade do atendimento à sua necessidade; agenda data de visita ao Depósito.

35. Receber interessado ARCC/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis promove a visitação, apresentando ao interessado os bens à disposição para reaproveitamento/doação. Na visita o interessado aponta e demarca materiais de seu interesse. Bens Disponíveis pré-relaciona materiais escolhidos em planilha.

Material atende? Sim – Atividade Não – P 4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar para Destino (23)

É instituição externa? Sim – Atividade 36 Não – P 4.3.5 Tratar transferência de Materiais para Unidade

36. Verificar tempo de disponibilidade ARCC/Bens Disponíveis

Após visita, DGA/ARCC/Bens Disponíveis no conceito de priorização de atendimento da demanda interna, averigua se os materiais apontados pela Instituição Externa constam disponíveis dentro de um período igual ou superior a 30 dias junto ao CICS, conforme previsto em instruções normativas da Universidade.

37


Disponível há mais de 30 dias? Sim – Atividade 37 Não – Atividade 36

37. Reservar material ARCC/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis dispõe em lote os materiais apontados no momento da visita da Instituição Externa.

38. Orientar formalização do pedido de doação

ARCC/Bens Disponíveis e Instituição Externa

DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com interessado, transmitindo os procedimentos necessários para formalização do pedido de doação, que consiste na apresentação do pleito através de documento em papel timbrado com anuência do responsável legal pela instituição, constando razão social, CNPJ e demais dados cadastrais necessários e a solicitação da doação.

38

4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda


39. Autuar processo específico de Alienação de Bens Por Venda sucatados


A DGA/ARCC/Bens Disponíveis autua processo quando da existência de determinada quantidade de bens sucatados que justifiquem a alienação por venda. No processo são juntadas a lista contendo número de PI, descrição do material, ano de aquisição, valor e média de ano/uso. Para bens de informática ou equipamentos, é adicionada folha constando todos os números de processos com laudos de desativação dos bens, emitidos pelo órgão técnico responsável (CEB ou CEMEQ).

40. Enviar processo para promover licitação pública

DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis remete à subárea de Suprimentos da DGA para início dos trabalhos de licitação pública.

41. SUB PROCESSO Tratar processo de alienação

DGA/Suprimentos

A subárea de Suprimentos checa documentação, procede formalização da licitação, com concorrência pública e posterior indicação do vencedor, para em seguida encaminhar à Procuradoria Geral, para análise jurídica, e à PRDU para anuência. No mesmo período ocorre o pagamento dos materiais à subárea de Finanças da DGA.

42. Enviar processo DGA/Suprimentos Após passagem do processo pela PG, PRDU e Finanças, a subárea de Suprimentos remete o processo para DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

43. Receber processo formalizado DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis confere a presença de documentações e convalidações necessárias, para em seguida entrar em contato com o vencedor da licitação constante no processo.

É equipamento? Sim – Atividade 44 Não – Atividade 45

44. Retirar e inutilizar Placa de Identificação DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis retira a plaquinha do material a ser

alienado, inutilizando-a através de sua descaracterização/quebra.

39


45. Agendar retirada DGA/Bens Disponíveis e Unidades/Órgãos

A DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com o vencedor da licitação, agendando data e horário para retirada, a cargo do interessado, dos materiais licitados.

46. Retirar material DGA/Bens Disponíveis e Unidades/Órgãos

O vencedor comparece ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis para remoção física dos materiais licitados. Após assinatura da certificação do recebimento, os materiais são liberados para retirada.

47. Enviar processo DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis envia o processo para a DGA/ARCC/Controle Patrimonial, para promoção da baixa patrimonial e contábil dos bens ainda não baixados.

SUBPROCESSO Tratar Processo de Baixa DGA/Controle Patrimonial

DGA/Controle Patrimonial, com processo em mãos, providencia a baixa dos bens junto ao sistema de patrimônio da Universidade.

40

4.3.5 Tratar Transferência de Materiais para Unidade ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES


A DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com a Unidade/Órgão informando datas e horários possíveis para retirada dos materiais.

49. Preencher fichas de ocorrência de bens

DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis promove a confecção da ficha de ocorrência de bens para posterior processamento de atualização junto ao CICS da carga patrimonial para Unidade/Órgão.


Através de transporte próprio, a Unidade/Órgão remove fisicamente os materiais para seu destino. Nesta ocasião é entregue pela DGA/ARCC/Bens Disponíveis uma via da ficha de ocorrência de bens preenchida e convalidada pelas partes ao recebedor.

51. Transferir carga patrimonial para Unidade no CICS


A DGA/ARCC/Bens Disponíveis, de posse de uma das vias da ficha de ocorrência de bens, promove a atualização da carga patrimonial junto ao CICS. Neste momento, automaticamente, são transmitidas, via CICS, as informações referentes à movimentação física dos bens ao Centro de Computação (CCUEC)

52. Arquivar documentação DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis arquiva as fichas de ocorrência de bens em pastas próprias, para dirimir eventuais dúvidas futuras.

53. Receber dados e processar relatório de cadastrados movimentados no período

CCUEC

Dados transmitidos por ocasião da atualização da carga patrimonial no CICS são convertidos em relatórios impressos a cada quinze dias, sendo estes enviados em seguida à DGA/ARCC/Controle Patrimonial para redistribuição à Unidade/Órgão.

41


54. Receber relatório impresso DGA/Controle Patrimonial A DGA/ARCC/Controle Patrimonial recebe por malote relatórios, subdividindo-os por Unidade/Órgão de destino.

55. Enviar relatório impresso para Unidades e Órgãos

DGA/Controle Patrimonial A DGA/ARCC/Controle Patrimonial remete os relatórios à Unidade/Órgão de destino.

56. Receber relatórios e checar os dados com o Espaço Físico

Unidade/Órgão

Unidade/Órgão recebe relatórios impressos informando bens movimentados no período e promove conferência, através de número de PI e descrição do material, certificando que relação informada no CICS, de bens recebidos, confere com a realidade.

Dados ok? Sim – Atividade 57 Não – Atividade 58

57. Arquivar relatório Unidades/Órgãos Unidade/Órgão recebe, confere e arquiva relatórios impressos, para dirimir eventuais dúvidas futuras.

58. Tratar incorreção DGA/Controle Patrimonial e Unidades/Órgãos

Unidade/Órgão, juntamente a DGA/ARCC/Controle Patrimonial, analisam listagem de materiais que apresentam intercorrências, de maneira a alcançar a consonância entre as informações constantes no relatório e no ocorrido fisicamente.

42

4.3.6 Formalizar Documentação para Doação ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

59. Fazer solicitação formal de doação Instituição Externa A Instituição Externa faz solicitação formal à DGA/ARCC/Bens Disponíveis, a partir do instruído, conforme suas necessidades.

60. Autuar e analisar processo específico de Alienação de Bens Por Doação

DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis autua processo no momento do pedido formal de doação pela Instituição Externa. No processo é juntado o pedido formal da Instituição Externa.

61. Enviar processo para análise DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis remete o processo para análise jurídica da PG e para aprovação da PRDU.

62. Analisar e remeter processo PRDU/PGG/REITORIA PG e PRDU, não encontrando incorreções no processo, autorizam doação e remetem novamente à DGA/ARCC/Bens Disponíveis, para continuidade do processo de retirada dos materiais.

63. Agendar retirada DGA/Bens Disponíveis e Instituição Externa

A DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com interessado, agendando data e horário para retirada dos materiais, a cargo do beneficiado.

64. Retirar materiais Instituição Externa

A instituição beneficiada com a doação comparece ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis para remoção física dos materiais listados no processo. No ato do carregamento do material ao transporte são retiradas as plaquinhas de identificação patrimonial. Após, encarregado pelo transporte assina declaração de recebimento dos bens.

65. Enviar processo para finalização DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis envia processo com documentação pertinente e plaquinhas de identificação para finalização do tratamento pela DGA/ARCC/Controle Patrimonial.

66. SUBPROCESSO Finalizar tratamento do processo

DGA/Controle Patrimonial

A DGA/ARCC/Controle Patrimonial promove a baixa patrimonial e contábil dos materiais, e descarte de plaquinhas, remetendo o processo para arquivo.

PLANILHA DE DESCONEXÕES

Unidade : Trabalho conjunto CEMEQ/Informática, CTIC, DGA/ARCC Processo: Recolher bens patrimoniais Sub-processos : P4.3.1 – Tratar transferência de material ao depósito / P4.3.2 – Acondicionar materiais e separar para destino P 4.3.3 – Acompanhar interessados pelos materiais / P 4.3.4 – Formalizar doc. para alienação por venda

P 4.3.5 – Tratar transferênc ia de materiais para Unidade / P 4.3.5 – Formalizar documentação para doação Data: 10/12/07

43

Desconexões

DESCONEXÕES

SUGESTÕES GRUPO

D1 - Unidades/Órgãos não disponibilizam os materiais no CICS, durante o período de 30 dias, antes de solicitar o recolhimento do Bem.

1. Conscientizar, instruir, treinar (divulgar e fazer cumprir a I.N 057/2006).

2. Consulta via web dos Bens disponibilizados, para toda comunidade. .

DGA/ARCC-Bens Disponíveis

D2 - Cadastro dos Bens Disponíveis inadequado 3. Padronizar o cadastro dos Bens no CICS 4. Conscientizar, instruir, treinar

DGA/ARCC-Bens Disponíveis Unidades/Órgãos

D3 - Análise por lote 5. Permitir o recolhimento do Bem e permitir para que a análise ocorra de item por item no processo de classificação.

DGA/ARCC-Bens Disponíveis Cemeq

D4 - Controle da disponibilização do Espaço Físico inadequado. 6. Lançar os dados em planilha, sobre as pendências de Unidades que aguardam liberação de espaço físico.

7. Notificar quinzenalmente a Unidade interessada.


D5 - Verificação superficial do funcionamento do equipamento de informática, através de teste da tomada (Se equipamento ligar este é separado para transferência ou doação)

8. Levantar histórico do equipamento através de consulta no sistema de OS do Cemeq.

9. Efetuar uma análise mais detalhada no equipamento.

Técnico do Cemeq

D6 - Material disponibilizado no depósito, permanece por mais 30 dias a disposição das Unidades/Órgãos.

10. Garantir que o prazo de disponibilização dos Bens seja tratado no início do processo e caso alguma Instituição se interesse pelo material, este possa solicitá-lo


D7 - Retorno do Processo a Área de Suprimentos não agrega nenhum valor ao processo.

11. Após parecer da PG ou PRDU, enviar processo a DGA/ARCC

DGA/ARCC-Bens Disponíveis PG PRDU

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Requisitos Mínimos do Processo Crítico

Processo: Recolhimento de Bens Patrimoniais

Necessidades do processo em relação aos Fornecedores

Entradas e Insumos Requisitos das entradas e insumos Indicadores/Semestre Meta

Bens a serem transferidos ao Depósito

Equipamento com PI existente e conferente ao CICSTERM

N° de equipamentos sem PI e n° de equipamentos com PI incorretos

0

Meio de transporte para os bens

Meio adequado, que não modifique e/ou danif ique os bens

N° de ocorrências de acidentes no transporte

0

Normas Indicar claramente as obrigações dos fornecedores no momento do recolhimento (I.N.)

N° de ocorrências contrárias a normas 0

Necessidades do processo em relação a ele mesmo

Entradas e Insumos Requisitos do processo para atender melhor os clientes Indicadores/Semestre Meta

Espaço físico Otimizar layout do espaço físico, para melhor locação dos bens

N° de rejeições de recolhimento pelo motivo Área Física Insuficiente

0

Controle dos bens alocados no depósito

Melhorar o controle de entrada e saída de bens no Depósito Relatórios de entrada e saída 0

Necessidades dos clientes em relação ao processo

Entradas e Insumos Requisitos do processo para atender melhor os clientes

Indicadores Meta

Lista de bens disponíveis na Web

Controle no sistema em conferência com a realidade física no Depósito

N° de bens existentes na Web não encontrados no Depósito 0

Bem disponível no Depósito para Doação ou Transferência

Bem com PI, e em bom estado de uso

N° de equipamentos sem PI e n° de equipamentos sem condição de Uso

0

Documentação necessária para Doação ou Transferência de bens

Bens informados corretamente e assinaturas devidas presentes

N° de correções necessárias para continuidade do processo de doação ou transferência

0

45

Riscos

1. No gerenciamento do patrimônio público

a. Desatualização das informações no sistema patrimonial

Risco • Contabilidade Incorreta • Decisões inadequadas sobre custeio e investimento • Constrangimentos junto ao Tribuna l de Contas do Estado

Controle • Treinamento e divulgação da Instrução Normativa nº 29 de 31/01/2002 • Inventário rotativo e periódico

b. Alocação física de bens em locais inadequados e existência de grande quantidade de bens inservíveis

Risco • Extravio de bem • Imagem de descaso com o patrimônio público

Controle • Recolhimento desses bens em locais apropriados, seguros, centralizados e de

forma organizada. • Adoção de ação conjunta com a administração central para promover eventuais

descartes, redução e/ou eliminação desses itens, atendendo a Instrução Normativa DGA nº 23 de 08/09/2001.

c. Controle do espaço físico do Depósito Central

Risco • Comprometer todo espaço físico do Depósito • Prejudicar o recolhimento sistemático das Unidades

Controle • Rotinas de liberação do espaço, por meio de divulgação e transferência ou

doação dos materiais servíveis e alienação por venda dos inservíveis.

46

d. Bens de pequeno porte dispensados de controle patrimonial

Risco • Controle dos materiais sob responsabilidade gerencial. • Descarte inadequado

Controle • Adoção de ação conjunta com a administração central para promover eventuais

descartes

2. Para implantação do projeto de reciclagem

a. No recebimento de equipamentos

Risco • Receber material fora das especificações e abrangência do projeto • Não receber monitor, teclado e mouse em quantidade e em condições de uso

Controle • Promover campanha de conscientização para recolhimento de equipamentos

cadastrados no sistema.

b. Falta de recursos humanos (4 estagiários de 2º Grau em regime de 30 horas)

Risco • Não haverá recuperação de equipamentos • Comprometer espaço físico do Depósito Central destinado a recuperação dos

equipamentos.

Controle • Acompanhamento dos projetos contemplados no Projeto Estratégico 30 do

Planes – PRDU. • Estatística da quantidade de máquina recuperada por máquina recolhida.

47

3. A saúde dos trabalhadores

Risco • Contaminação pelos equipamentos conforme Formulário Risco de

Contaminação • Manuseio dos materiais empoeirados • Choque elétrico no manuseio de equipamentos energizados.

Controle • Detalhamento do risco no Formulário Risco de Contaminação • Utilização de Equipamentos de Proteção Individual – EPI’s. • Treinamento, acompanhamento e orientação

CICLO DE MELHORIA PDSA

© Associates in Process Improvement 2002 All Rights Reserved

48

Unidade: DGA/CEMEQ/CCUEC Data: 28/11/2007 Processo: Recolhimento de Bens Patrimoniais

PDSA VOC

Elaboração do questionário PLANEJAR

O que (WHAT) Elaborar um questionário “VOC”

Para que (WHY) Identificar os problemas (desconexões) do processo atual, os desejos, conhecimentos, necessidades e expectativas dos clientes. Adquirir conhecimento para propor mudanças no processo de recolhimento de bens patrimoniais.

Quem (WHO) O grupo

Quando (WHEN) Dezembro/Janeiro

Onde (WHERE) Nas Unidades

Como (HOW) Aplicar o questionário

Quanto custa (HOW MUCH) Tempo de cada um dos facilitadores na elaboração e aplicação do questionário, bem como na análise e transcrição dos dados coletados. Tempo dos gerentes na análise e aprovação do questionário.



49

Questões

Predições

Verificação

* q1: Com que frequência sua Unidade necessita do recolhimento de equipamentos de informática?

01 vez a.m.

80%

27,59%

* q2: Quando necessita de um “Bem Patrimoniado”, onde costuma pesquisar a disponibilidade?

Telefona para o depósito de Bens

Disponíveis

90%

27,59%

* q3: Antes de solicitar o recolhimento para a ARCC, é rotina disponibilizar os materiais no sistema CICS?

Não

70%

41,38%

* q4: Sempre que solicita o Recolhimento é atendido em?

De 5 a 15 dias

60%

31,03%

* q5: Sua Unidade/Órgão possui local específico para a guarda dos Bens a serem recolhidos?

Não

60%

51,72%

* q6: Existe algum processo de Recuperação de computadores dentro da própria Unidade/Órgão?

Sim

90%

68,97%

* q7: Existe algum processo de Reutilização de computadores dentro da própria Unidade/Órgão?

Sim

90%

72,41%

* q8: Quando solicita parecer técnico do Cemeq, a emissão deste é realizada em?

Até 5 dias

80%

6,9%

* q9: A ARCC promoveu algumas alterações no processo de recolhimento de bens patrimoniados, na sua opinião o atendimento?

Melhorou

70%

58,62%

* q10: No geral, como classifica o atendimento da Área de Registro e Controle Contábil/Bens Disponíveis?

Bom

90%

51,72



50

Ø Solicitar junto a Área de Registro e Controle Contábeis/Bens Disponíveis relação contendo o

código, unidade, responsável, ramal e e-mail dos Clientes.

Ø Buscar alternativas (ferramenta) para aplicação do questionário.

Ø Elaborar o questionário e enviar para aprovação dos gerentes.

Ø Os dados a serem coletados não serão quantitativos, mas sim qualitativos.

Ø No questionário serão utilizadas perguntas abertas e fechadas.

Ø As informações coletadas serão analisadas e transcritas através de gráficos.

Ø O conhecimento adquirido será utilizado para propor mudanças no processo atual.

FAZER Observações / Aprendizados ao conduzir o Plano: 28/11

Inicialmente foi realizado um brainstorming e, em seguida, a priorização das questões para compor o questionário VOC e o método de aplicação do mesmo, através do software LimeSurvey.

Realizada reunião com a Renata A. Fonseca do CCUEC para apresentação da ferramenta LimeSurvey – software livre de criação de questionários on-line.

29/11

Solicitado junto a Área de Registro e Controle Contábeis/Bens Disponíveis relação contendo o código, unidade, responsável, ramal e e-mail dos Clientes.

Elaborado o questionário através da WEB.

07/12

Realizada a reunião entre os facilitadores e o Gerente José Alberto N. Fonseca Jr., aprovado o questionário e o método de aplicação, após será enviado para os demais gerentes do projeto para análise e manifestação.



51

ESTUDAR O que foi aprendido com os dados ao executar o plano? A ferramenta de pesquisa LimeSurvey atendeu plenamente o objetivo da pesquisa, e as questões abertas foram excelentes para a captação de informações que não estavam contempladas nas questões objetivas. Quais as respostas que os dados deram às questões do ciclo? Bateram com as predições? A maioria dos dados coletados não coincidiu com a predição Complete a análise dos dados e resuma os pontos principais do novo conhecimento obtido neste ciclo.

• Quase 38% acham que o CICS não funciona e apontam fatores como:

o Foi informada que a partir do pedido de recolhimento não há necessidade de disponibilizar no sistema;

o Haver maior divulgação entre os responsáveis pelo patrimônio das Unidades/Órgãos;

o Quando solicitado recolhimento o material já não tem mais condição de uso;

o Apesar de cadastrar no sistema não há procura por outras Unidades;

• 21% aguardam mais de 30 dias para efetuar o Recolhimento;

• Mais de 50% das Unidades/Órgãos não possuem local para armazenamento dos Bens que aguardam recolhimento;

• Em média 70% das Unidades/Órgãos já realizam algum processo de Recuperação/Reutilização nos Equipamentos de Informática;

• Aproximadamente 38% aguardam mais de 30 dias para ser realizada a emissão do Parecer Técnico do Cemeq;

• Quase 59% já perceberam melhora no Processo de Recolhimento e 38% classificam como MUITO BOM o atendimento da ARCC/Bens Disponíveis.



52

Questões abertas agrupadas por tipo de problema:

Na sua opinião quais as dificuldades encontradas no Processo de Recolhimento?

8 87

6

12

3

01

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Qual seria na sua opinião o melhor Processo de Recolhimento?

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53

AGIR Quais decisões o grupo toma em função do que foi aprendido? Necessidade de mudar o processo de recolhimento Quais são as dúvidas que permanecem ou surgiram nesse ciclo? Gerenciamento do Transporte Mudanças devem ser feitas ao processo? Parecer Técnico após recolhimento, acatando sugestões dos usuários. Liste outras organizações e pessoas que serão afetadas pelas mudanças. Toda a Universidade

54

Tabulação da pesquisa VOC

A pesquisa foi realizada para conhecer a opinião do cliente sobre o processo de

Recolhimento de Bens Patrimoniais na Universidade, visando melhorias no processo de

Recolhimento de Equipamentos de Informática.

Para aplicação do VOC, foi utilizado o software livre LimeSurvey (software livre), que

permite a coleta de dados on-line.

Em duas semanas foi possível elaborar as questões, aplicá- las, coletar as respostas e tabular

os dados.

40 Pessoas convidadas a responder o questionário

29 Pessoas colaboraram (Representantes do Controle Patrimonial de 22 Unidades/Órgãos)

02 Não preencheram completamente

Aproximadamente 73% dos convidados colaboraram.

59

Sugestões do Voc

• Centralização do Parecer Técnico do Cemeq na ARCC

• Agilidade no Processo de Recolhimento (Transporte)

• Relação com nome, ramal dos responsáveis pelo patrimônio das Unidades na página da

DGA.

• Publicação na web dos materiais disponibilizados


60


PDSA - 1º. Ciclo

Levantar Quantidade de Computadores Ativos na Universidade PLANEJAR

O que (WHAT) Levantar a quantidade de computadores ativos na Universidade desde 1992.

Para que (WHY) Conhecer o parque computacional da Universidade, para fins de levantamento de indicadores.

Quem (WHO) Amauri e Felipe

Quando (WHEN) 2ª. Quinzena de Setembro/07

Onde (WHERE) Na DGA.

Como (HOW) Através de consultas no Sistema CICS.

Quanto custa (HOW MUCH) Tempo dos facilitadores envolvidos na pesquisa.

Questões

Predições

Verificação

1. Quantidade de computadores ativos 16.000 10.753

Os dados a serem coletados serão analisados por todo grupo.


61

FAZER Observações / Aprendizados ao conduzir o Plano:

17/09

Solicitado o 1º. Relatório.

26/09

Estudo dos dados extraídos do CICS.

11/01/92 a 31/12/96 = 1.462 11/01/97 a 31/12/01 = 3.055 11/01/02 a 24/09/07 = 6.236 Total ------------------- 10.753

ESTUDAR

• Que o período /92 a /07 não representa todo o parque computacional. • Falta de padronização do cadastro de Bens no CICS; • Último inventário ocorreu em 2003; • As informações sobre os equipamentos que sofrem up-grade não são atualizadas no CICS.

AGIR

• Levantar período anterior a 1992, separados por Bens Próprios e ERC • Identificar as Unidades • Verificar com Pinheiro/CCUEC, possibilidade de levantar o número de IP’s ativos por

Unidade.


62


PDSA - 2º. Ciclo

Levantar número de Equipamentos anterior a 1992, ERC e IP´s Ativos. PLANEJAR

O que (WHAT) Levantar a quantidade de computadores ativos na Universidade.



Quando (WHEN) Outubro/07




Questões

Predições

Verificação

1. Quantidade de computadores ativos ERC 4.000 1.485

2. Quantidade de computadores ativos Bens Próprios 12.000 11.236



63

FAZER Observações / Aprendizados ao conduzir o Plano: Análise dos dados coletados:

Descrição Período 1970 a 2007

Computadores Próprios 10494

Notebooks Próprios 742

11236

Descrição Período 1992 a 2007

ERC computadores 1232

ERC notebooks 253

1485

Total = 12.721

ESTUDAR

• Não é possível levantar o número de equipamentos através dos IP´s, pois cada Unidade possui um range e eles controlam.

• Os computadores estão cadastrados de diferentes maneiras: cpu, microcomputadores, micocomputadores, etc.

AGIR

• Levantar o número de computadores ativos por categoria, onde todos os bens de informática pertencem à categoria 13.


64


PDSA - 3º. Ciclo

Levantar número de Equipamentos por categoria 13, ativos PLANEJAR

O que (WHAT) Levantar a quantidade de computadores ativos na Universidade.



Quando (WHEN) Outubro/07




Questões

Predições

Verificação

1. Quantidade de bens cadastrados na categoria 13 150.000



65

FAZER Observações / Aprendizados ao conduzir o Plano: Análise dos dados coletados:

Bens próprios microcomputadores 11.565

Bens próprios cpu 499

Bens próprios gabinete 13

12.077

ESTUDAR

• Variação do número de computadores, pois cada questão levantada altera-se o valor apresentado.

AGIR

• Mesmo aplicando filtragem nos dados coletados, o número de 12077 não representa somente microcomputadores.

• Verificar com o CTIC sobre o levantamento do parque computacional, iniciado junto as Unidades em Setembro/07.

66

Mapa de Relacionamento Proposto: Subprocesso Recolher Bens Patrimoniados

67

Mapa do Subprocesso 4.3.1 Tratar transferência de materiais ao depósito

68

Mapa do Subprocesso 4.3.2 Acondicionar materiais e separar para destino

69

Mapa do Subprocesso 4.3.2.1 Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis/Obsoletos

70

Mapa do Subprocesso 4.3.3 Acompanhar interessados pelos materiais

71

Mapa do Subprocesso 4.3.4 Formalizar documentação para alienação por venda

72

Mapa do Subprocesso 4.3.5 Tratar transferência de materiais para unidade

73

Mapa do Subprocesso 4.3.6 Formalizar documentação para doação de bens inservíveis

PLANILHA DE ATIVIDADES Unidade: DGA/CEMEQ/CTIC Data: 18/03/2008

74

Descrição das atividades dos processos - Proposta

4.3.1 Tratar Transferência de Materiais ao Depósito ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

1. Necessidade de recolher Unidades/Órgãos Unidade/Órgão realiza levantamento dos bens que não mais atendem suas necessidades, pré-classificando-os de acordo com gênero (equipamento ou mobiliário), observando seu estado de conservação e formando lotes.

2. É equipamento médico-hospitalar?

Sim – Atividade 5 Não – Atividade 3

3. Enviar Listagem Unidades/Órgãos Unidades/Órgãos enviam listagem de bens a serem transferidos ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis, via e-mail, em arquivo Excel específico.

4. Receber Listagem DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis recebe listagem.

5. Enviar Formulário Desativação Unidades/Órgãos Unidade/Órgão envia ao CEB formulário de desativação de equipamento, para análise.

6. Analisar pedido desativação CEB CEB analisa solicitação de desativação do equipamento, para proceder ou não retirada de peças, caso o equipamento realmente seja desativado.

7. Retirar Peças? Sim – Atividade 8 Não – Atividade 9

8. Agendar retirada de peças Unidades/Órgãos e CEB Unidade/Órgão agenda com CEB a retirada das peças em condições de uso pelo órgão técnico.

9. Abrir processo específico Unidades/Órgãos

Quando se trata de equipamentos eletroeletrônicos, atua-se processo específico para o recolhimento destes bens, juntando neste a relação dos bens que não mais atendem necessidades da Unidade/Órgão, e encaminhando-o aos órgãos técnicos de competência (CCUEC/Telefonia e CEB) para juntada de parecer técnico.


75


10. Receber Processo DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis recebe processo.

11. Conferir listagem com CICS DGA/Bens Disponíveis

A partir do processo recebido, DGA/ARCC/Bens Disponíveis confere as informações da listagem junto ao sistema corporativo da Universidade, CICS, para confirmação da correspondência entre número de patrimônio e descrição do equipamento.

12. Listagem confere? Sim – Atividade 14 Não – Atividade 13

13. Retificar listagem Unidades/Órgãos Listagem/processo com listagem é restituído à Unidade/Órgão de origem, para conferência das informações contidas na listagem com o bem físico e promoção das devidas correções.

14. Checar Espaço Físico DGA/Bens Disponíveis Recebida a listagem/processo com listagem, a DGA/ARCC/Bens Disponíveis avalia ante da demanda a ser recolhida pela Unidade/Órgão a disponibilidade de espaço físico em seu Depósito.

15. Espaço Físico comporta? Sim – Atividade 16 Não – P 4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda

16. Planejar Recolhimento DGA/Bens Disponíveis, Unidades/Órgãos e DGA/Transporte

Unidades/Órgãos entram em contato com DGA/Transporte, para agendamento de veículo específico para o transporte dos equipamentos ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis. DGA/ARCC/Bens Disponíveis acompanha o agendamento, para melhor adequação de sua agenda com agenda da DGA/Transporte e das Unidades/Órgãos

17. Transporte interno e mão-de-obra atende? Sim – Atividade 18

Não – Sub Processo Tratar Transporte Especial

SUB PROCESSO Tratar Transporte Especial

DGA/Bens Disponíveis ou Unidades/Órgãos

DGA/ARCC/Bens Disponíveis ou Unidades/Órgãos tratam particularmente o transporte, conforme necessário, observando-se as peculiaridades do material em questão.

18. Agendar transporte dos materiais ao Depósito

Unidades/Órgãos, DGA/Transporte e DGA/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com Unidade/Órgão para acerto de data de recebimento dos materiais no Depósito. Transporte da Unidade/Órgão ao Depósito é de responsabilidade do interessado.


76


19. Recepcionar materiais DGA/Bens Disponíveis

Na data agendada, DGA/ARCC/Bens Disponíveis destaca o processo referente aos materiais a serem recebidos, quando equipamentos, e apenas a listagem de bens a recolher, quando não equipamentos, para conferência dos materiais no momento de seu descarregamento.

20. Conferir listagem com o físico DGA/Bens Disponíveis No ato do descarregamento as plaquinhas de identificação (PI) e descrição dos equipamentos são conferidos com os materiais, pontualmente.

21. Bens conferem? Sim – Atividade 24 Não – Atividade 22

22. Recusar Materiais DGA/Bens Disponíveis Materiais que apresentem PI ou descrição em conflito com listagem em posse da DGA/ARCC/Bens Disponíveis não são descarregados e retornam à Unidade/Órgão de origem.

23. Receber materiais recusados Unidades/Órgãos Unidade/Órgão recebe materiais recusados para destinar a recolhimento futuro.

24. Autorizar descarregamento DGA/Bens Disponíveis Materiais são descarregados do veículo transportador e alocados no Depósito pela DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

25. Transferir carga patrimonial DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis promove a regularização da carga patrimonial (responsabilidade pelo material) através de Ocorrência de Bens junto ao CICS para o Depósito de Materiais da DGA/ARCC/Bens Disponíveis.


77

4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar para Destino


26. Avaliar tipo de material DGA/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis avalia visualmente gênero e condições físicas do material, para melhor acondicionamento no Depósito.

27. É equipamento de informática do 3RC?

Sim – P 4.3.2.1 Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos Não – Atividade 28

28. Efetuar análise visual DGA/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis observa condições de uso de cada material para melhor alocação dentro do Depósito.

29. Aparenta condições de uso? Sim – Atividade 30 Não – Atividade 37

30. Guardar em local coberto DGA/Bens Disponíveis

O material é destinado a local de maiores condições de preservação dentro das dependências do Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

31. Necessita atualizar dados cadastrais do equipamento?

Sim – Atividade 32 e 33 Não – Atividade 33

32. Enviar memorando para DGA/Controle Patrimonial


DGA/ARCC/Bens Disponíveis envia memorando à DGA/ARCC/Controle Patrimonial, informando modificações realizadas em equipamento. Esta ação ocorre apenas com equipamento de informática trabalhado pela equipe do 3RC.

33. Disponibilizar 30 dias on- line DGA/Bens Disponíveis

DGA/Bens Disponíveis envia relatório de bens constantes no Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis, através de login, à intranet da DGA.

34. Enviar mala-direta para Patrimônio/Unidades


DGA/Bens Disponíveis, sempre que atualiza a listagem de bens constantes no Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis, envia mala-direta a todos os responsáveis pelo patrimônio de Unidades/Órgãos, via e-mail, para conhecimento.


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35. Identificar interesse Unidades/Órgãos e Instituições Externas

Unidade/Órgão da Universidade ou Instituição Externa identifica necessidade de materiais. Entra em contato com a DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

36. Surgiu interesse? Sim – P 4.3.3 Acompanhar Interessados pelos Materiais Não – P 4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda

37. Elaborar listagem “Sem Condições de Uso”


Material é relacionado de acordo com número de PI e descrição em planilha eletrônica, em seguida sendo impresso para compor futuro processo de baixa de materiais. Tal processo engloba diversos outros materiais de outros recolhimentos.

38. Retirar plaquinha (PI) DGA/Bens Disponíveis

Remoção da PI do material, reservada para futura baixa junto ao CICS e subseqüente inutilização.

SUB PROCESSO Tratar processo de baixa

DGA/ARCC/Controle Patrimonial promove baixa patrimonial e contábil dos bens.

39. Tratar material DGA/Bens Disponíveis

É feita a desconfiguração do formato original do material, desparafusando, soltando, descolando etc.

40. Separar partes por tipo DGA/Bens Disponíveis

Partes de madeira são organizadas separadamente de partes metálicas ou não-metálicas (polipropileno, acrílico etc).

41. É madeira? Sim – Atividade 43 Não – Atividade 42

42. Reservar para alienação e venda


Partes metálicas e outros recicláveis são subdivididos em lotes, ordenados por gêneros, para aguardar a formalização do processo de alienação por venda.


79


43. Reservar para coleta DGA/Bens Disponíveis

Partes de madeira são alocadas conjuntamente em local específico visando futura coleta pela Prefeitura do Campus/Meio Ambiente, a ser realizada quando quantidade se mostrar suficiente para tal. A análise da quantidade é dada de maneira subjetiva.

44. Quantidade suficiente? Sim – Atividade 45 Não – Atividade 43

45. Agendar retirada DGA/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com a Prefeitura do Campus/Meio Ambiente datando a coleta.

46. Retirar Material DGA/Bens Disponíveis

Na data agendada material é retirado fisicamente do Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis pela Prefeitura do Campus/Meio Ambiente.


80

4.3.2.1- Reciclar/Reutilizar computadores inservíveis ou obsoletos

ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES 100. Efetuar análise técnica Cemeq Laboratório O técnico responsável realiza a inspeção técnica e anota na

respectiva Ordem de Serviço os dados da CPU. 101. Registrar no SGM as condições do equipamento

Cemeq Laboratório O técnico digita as informações no SGM as condições gerais do equipamento no relatório técnico.

102. Tem condições de uso? Sim – Atividade 103 Não – Atividade 108

103. Uso só de componentes? Sim – Atividade 104 Não – Atividade 109

104. Retirar componentes Cemeq Laboratório O técnico retira e separa os componentes internos

105. Armazenar componentes Cemeq Laboratório O técnico aloca o componente no local reservado para o mesmo

106. Registrar componente no controle de estoque WW/3R

Cemeq Laboratório Adiciona no sistema de estoque o componente.

107. Fechar o equipamento Cemeq Laboratório Fechar o equipamento

108. Emitir Parecer Técnico Cemeq Laboratório Emissão de Parecer Técnico contendo a situação atual do equipamento.

109. Adicionar componentes? Sim – Atividade 110 Não – Atividade 112

110. Tem componente no estoque? Sim – Atividade 111 Não – Atividade 116

111. Instalar componente Cemeq Laboratório Instalar no equipamento componente que há no estoque

112. Efetuar limpeza Cemeq Laboratório Efetuar a limpeza interna e externa no equipamento


81

ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES 113. Instalar software e configurar equipamento

Cemeq Laboratório O técnico irá verificar a configuração do equipamento para efetuar a instalação do pacote de SL mais adequado e irá configurar de acordo com os procedimentos.

114. Emitir relatório de atualização para o equipamento (hardware e software)

Cemeq Laboratório Elaborar relatório técnico com informações da configuração atual do computador

115. Disponibilizar equipamento Cemeq Laboratório O técnico notifica por e-mail ARCC/Bens Disponíveis sobre a disponibilização do equipamento para a comunidade e envia para o Subprocesso P4.3.2 (30) para aguardar interessados pelo equipamento.

116. Registrar aguardando componente

Cemeq Laboratório O técnico efetua o registro no sistema, apontando o tipo de componente e data do registro da informação e insere uma anotação no equipamento.

117. Aguardando componente a mais de 60 dias?

Sim – Atividade 118 Não – Atividade 110

118. Compromete espaço físico? Sim – P 4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda Não – Atividade 110


82

4.3.3 Acompanhar Interessados pelos Materiais ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

49. Agendar Visita ARCC/Bens Disponíveis e Unidades/Órgãos ou Instituição Externa

Unidade/Órgão ou Instituição Externa entra em contato com a DGA/ARCC/Bens Disponíveis, a fim de checar a possibilidade do atendimento à sua necessidade; agenda data de visita ao Depósito.

50. Receber interessado ARCC/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis promove a visitação, apresentando ao interessado os bens à disposição para reaproveitamento/doação. Na visita o interessado aponta e demarca materiais de seu interesse. Bens Disponíveis pré-relaciona materiais escolhidos em planilha.

51. Material atende? Sim – Atividade 52 Não – P 4.3.2 Acondicionar Materiais e Separar para Destino

52. É instituição externa? Sim – Atividade 53 Não – P 4.3.5 Tratar transferência de Materiais para Unidade

53. Verificar tempo de disponibilidade ARCC/Bens Disponíveis

Após visita, DGA/ARCC/Bens Disponíveis no conceito de priorização de atendimento da demanda interna, averigua se os materiais apontados pela Instituição Externa constam disponíveis dentro de um período igual ou superior a 30 dias junto ao CICS, conforme previsto em instruções normativas da Universidade.

54. Disponível há mais de 30 dias? Sim – Atividade 56

Não – Atividade 55


83


55. Orientar consulta de disponibilidade no site da DGA


DGA/ARCC/Bens Disponíveis informa Instituição Externa que material ainda não é passível de doação, devido a normas internas da Universidade, devendo este aguardar o tempo devido para tal. Instituição Externa é informada que pode consultar situação do bem via consulta telefônica com DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

56. Reservar material ARCC/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis dispõe em lote os materiais apontados no momento da visita da Instituição Externa.

57. Orientar formalização do pedido de doação


DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com interessado, transmitindo os procedimentos necessários para formalização do pedido de doação, que consiste na apresentação do pleito através de documento, forma to padrão, em papel timbrado com anuência do responsável legal pela instituição, constando razão social, CNPJ e demais dados cadastrais necessários e a solicitação da doação.


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4.3.4 Formalizar Documentação para Alienação por Venda

ATIVIDADES RESPONSÁ VEL OBSERVAÇÕES

58. Autuar processo específico de Alienação de Bens Por Venda sucatados


A DGA/ARCC/Bens Disponíveis autua processo quando da existência de determinada quantidade de bens sucatados que justifiquem a alienação por venda. No processo são juntadas a lista contendo número de PI, descrição do material, ano de aquisição, valor e média de ano/uso. Para bens de informática ou equipamentos, é adicionada folha constando todos os números de processos com laudos de desativação dos bens, emitidos pelo órgão técnico responsável (CEB ou CEMEQ).

59. Enviar processo para promover licitação pública DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis remete à subárea de Suprimentos da

DGA para início dos trabalhos de licitação pública.

SUB PROCESSO Tratar processo de alienação DGA/Suprimentos

A subárea de Suprimentos checa documentação, procede formalização da licitação, com concorrência pública e posterior indicação do vencedor, para em seguida encaminhar à Procuradoria Geral, para análise jurídica, e à PRDU para anuência. No mesmo período ocorre o pagamento dos materiais à subárea de Finanças da DGA.

60. Enviar processo DGA/Suprimentos Após passagem do processo pela PG, PRDU e Finanças, a subárea de Suprimentos remete o processo para DGA/ARCC/Bens Disponíveis.

61. Receber processo formalizado DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis confere a presença de documentações e convalidações necessárias, para em seguida entrar em contato com o vencedor da licitação constante no processo.

62. Retirar e inutilizar Placa de Identificação

DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis retira a plaquinha do material a ser alienado, inutilizando-a através de sua descaracterização/quebra.


A DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com o vencedor da licitação, agendando data e horário para retirada, a cargo do interessado, dos materiais licitados.


85

ATIVIDADES RESPONSÁ VEL OBSERVAÇÕES


O vencedor comparece ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis para remoção física dos materiais licitados. Após assinatura da certificação do recebimento, os materiais são liberados para retirada.

65. Enviar processo DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis envia o processo para a DGA/ARCC/Controle Patrimonial, para promoção da baixa patrimonial e contábil dos bens ainda não baixados.

66. SUBPROCESSO Tratar Processo de Baixa

DGA/Controle Patrimonial DGA/Controle Patrimonial, com processo em mãos, providencia a baixa dos bens junto ao sistema de patrimônio da Universidade.

67. Enviar para encerramento e arquivo ASC/CDOC DGA/Controle Patrimonial DGA/Controle Patrimonial, sem mais ações a tomar, estando o processo

de alienação finalizado, remete processo para arquivo.


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4.3.5 Tratar Transferência de Materiais para Unidade ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES


A DGA/ARCC/Bens Disponíveis entra em contato com a Unidade/Órgão informando datas e horários possíveis para retirada dos materiais.

71. Preencher fichas de ocorrência de bens DGA/Bens Disponíveis

A DGA/ARCC/Bens Disponíveis promove a confecção da ficha de ocorrência de bens para posterior processamento de atualização junto ao CICS da carga patrimonial para Unidade/Órgão.


Através de transporte próprio, a Unidade/Órgão remove fisicamente os materiais para seu destino. Nesta ocasião é entregue pela DGA/ARCC/Bens Disponíveis uma via da ficha de ocorrência de bens preenchida e convalidada pelas partes ao recebedor.

73. Transferir carga patrimonial para Unidade no CICS DGA/Bens Disponíveis

A DGA/ARCC/Bens Disponíveis, de posse de uma das vias da ficha de ocorrência de bens, promove a atualização da carga patrimonial junto ao CICS. Neste momento, automaticamente, são transmitidas, via CICS, as informações referentes à movimentação física dos bens ao Centro de Computação (CCUEC)

74. Arquivar documentação DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis arquiva as fichas de ocorrência de bens em pastas próprias, para dirimir eventuais dúvidas futuras.

75. Atualizar página web bens disponíveis

DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis, através de seu controle de bens via planilha, atualiza página web, intranet da DGA.

76. Receber dados e processar relatório de cadastrados movimentados no período

CCUEC

Dados transmitidos por ocasião da atualização da carga patrimonial no CICS são convertidos em relatórios impressos a cada quinze dias, sendo estes enviados em seguida à DGA/ARCC/Controle Patrimonial para redistribuição à Unidade/Órgão.

77. Receber relatório impresso DGA/Controle Patrimonial A DGA/ARCC/Controle Patrimonial recebe por malote relatórios, subdividindo-os por Unidade/Órgão de destino.


87

ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES 78. Enviar relatório impresso para Unidades e Órgãos

DGA/Controle Patrimonial A DGA/ARCC/Controle Patrimonial remete os relatórios à Unidade/Órgão de destino.

79. Receber relatórios e checar os dados com o Espaço Físico

Unidade/Órgão

Unidade/Órgão recebe relatórios impressos informando bens movimentados no período e promove conferência, através de número de PI e descrição do material, certificando que relação informada no CICS, de bens recebidos, confere com a realidade.

80. Dados ok? Sim – Atividade 82 Não – Atividade 81

81. Tratar incorreção DGA/Controle Patrimonial e Unidades/Órgãos

Unidade/Órgão, juntamente a DGA/ARCC/Controle Patrimonial, analisam listagem de materiais que apresentam intercorrências, de maneira a alcançar a consonância entre as informações constantes no relatório e no ocorrido fisicamente.

82. Arquivar documentação Unidades/Órgãos Unidade/Órgão recebe, confere e arquiva relatórios impressos, para dirimir eventuais dúvidas futuras.


88

4.3.6 Formalizar Documentação para Doação ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

83. Fazer solicitação formal de doação Instituição Externa A Instituição Externa faz solicitação formal à DGA/ARCC/Bens Disponíveis, a partir do instruído, conforme suas necessidades.

84. Autuar e analisar processo específico de Alienação de Bens Por Doação

DGA/Bens Disponíveis A DGA/ARCC/Bens Disponíveis autua processo no momento do pedido formal de doação pela Instituição Externa. No processo é juntado o pedido formal da Instituição Externa.

85. Tem equipamento? Sim – Atividade 86 Não – Atividade 89

86. Possui parecer do Órgão Técnico? Sim – Atividade 91 Não – Atividade 87

87. Solicitar Parecer Técnico DGA/Bens Disponíveis DGA/ARCC/Bens Disponíveis solicita parecer técnico ao Órgão Técnico responsável.

88. Realizar e enviar Parecer Técnico Órgão Técnico Órgão Técnico responsável emite parecer técnico, mediante listagem de bens transmitida via processo.

89. Formalizar processo para aprovação DGA/Bens Disponíveis

DGA/ARCC/Bens Disponíveis certifica presença de toda a documentação necessária para a doação e envia à DGA/Coordenadoria para aprovação da doação.

90. Aprovar Doação DGA/Coordenadoria DGA/Coordenadoria, ciente do trâmite, constatando o processo dentro do devido, aprova a doação dos bens à Instituição Externa.

91. Agendar retirada DGA/Bens Disponíveis e Instituição Externa

A DGA/ARCC/Bens Disponíveis agenda data, em comum acordo com a Instituição para retirada dos materiais.


89

ATIVIDADES RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES 92. Retirar e inutilizar Placa de Identificação

DGA/Bens Disponíveis A ARCC/CP/Bens Disponíveis providencia a descaracterização (corte) da placa de identificação do material.

93. Retirar materiais Instituição Externa

A instituição beneficiada com a doação comparece ao Depósito da DGA/ARCC/Bens Disponíveis para remoção física dos materiais listados no processo. No ato do carregamento do material ao transporte são retiradas as plaquinhas de identificação patrimonial. Após, encarregado pelo transporte assina declaração de recebimento dos bens.

94. Enviar processo para baixa patrimonial e contabilização DGA/Bens Disponíveis

A DGA/ARCC/Bens Disponíveis envia processo com documentação pertinente e plaquinhas de identificação para finalização do tratamento pela DGA/ARCC/Controle Patrimonial.

95. SUBPROCESSO Finalizar tratamento do processo

DGA/Controle Patrimonial

A DGA/ARCC/Controle Patrimonial promove a baixa patrimonial e contábil dos materiais, e descarte de plaquinhas, remetendo o processo para arquivo.

PLANO DE AÇÃO - 5W2H Unidade: CEMEQ/CTIC/DGA Data: 12/03/2008 Processo: Recolher Bens Patrimoniados / subprocesso: Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis

ou Obsoletos

Gestão por Processos – Plano de Ação

90

Plano de Ação

O QUE

(WHAT) PARA QUE

(WHY) QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)

QUANTO CUSTA(HOW MUCH)

Necessidade de atuação (Ação)

Justificativa / benefícios Responsável Prioridade Qual área Atividades necessárias p/ implementar

Recursos financeiros necessários

1. Adequar os Guias de Manutenção – para o Processo de Reciclagem de Bens de Informática (POP’s)

Estabelecer procedimento técnico operacional padrão orientador para a realização de Reciclagem de Bens de Informática e o registro destas informações, quando do início da manutenção por este Centro, nos computadores do projeto. (CEMEQ)

Fator Março Abril

CEMEQ Detalhar o procedimento a ser executado no laboratório de Reciclagem de Bens de Informática, conforme modelo estabelecido pelo CEMEQ. (POP)



ou Obsoletos


91

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


2. Análise e adequação do espaço físico e técnico

Para adequar o espaço físico para o recolhimento de bens e instalação do laboratório de reciclagem de computadores

Patrocinadores Gerentes Facilitadores

Março DGA/ARCC Bens Disponíveis

Levantamento de custos para: Instalações elétricas, de rede Ferramentas Pintura

Tempo de trabalho dos envolvidos. Recurso Solicitado Planes / Infra-Estrutura R$ 24.000,00 Aprovado Planes / Infra-Estrutura R$ 24.000,00 (para instalações elétricas, ferramentas e pintura)

3. Solicitar Recursos Financeiros para contratação de 2 Bolsistas e 2 Estagiários

Para atuar no laboratório de reciclagem de computadores, e aumentar a produção de equipamentos recuperados.

Patrocinadores Gerentes

Março DGA/ARCC Bens Disponíveis

Submeter pedido, por meio de formulário do Planes/PRDU.

Solicitado Planes / Recursos Humanos R$ 32.928,00 *Não aprovado Planes.


ou Obsoletos


92

O QUE

(WHAT) PARA QUE

(WHY) QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


4. Início das atividades do laboratório de Reciclagem

Formalizar o funcionamento do Projeto

Bolsistas Março DGA/ARCC Bens Disponíveis

Mudança física dos bolsistas para DGA/ARCC Bens Disponíveis


5. Elaborar e divulgar Instrução Normativa

Para adequar ao novo processo de recolhimento de bens de informática

Estela Renata

Março Abril Maio

DGA/ARCC –Bens Disponíveis Universidade

Disponibilizar IN. no site da DGA e enviar e-mail para os responsáveis pelo serviço de patrimônio e ATU’s das Unidades/Órgãos.


6. Elaborar treinamento para os responsáveis pelo serviço de patrimônio das Unidades/Órgãos.

Divulgar o novo processo de recolhimento de recolhimento (bens de informática)

Facilitadores Gerentes

Abril Maio

DGA Descrever o modelo de divulgação do novo processo, através de um aplicativo de apresentação.



ou Obsoletos


93

O QUE

(WHAT) PARA QUE

(WHY) QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


7. Promover Oficinas Para orientar e reforçar aos responsáveis pelo serviço de patrimônio das Unidades/Órgãos, a importância do controle sobre o Patrimônio Público e as mudanças com a implantação dos novos procedimentos.


Junho Julho

DGA Convocar por meio de Memorando os responsáveis pelo serviço de patrimônio das Unidades/Órgãos.

Tempo de trabalho dos envolvidos. Coffee-Break para aproximadamente 150 pessoas R$

8. Disponibilizar lista dos responsáveis pelo serviço de patrimônio das Unidades/Órgãos

Para divulgação Amauri Marcos Dario

Abril Site DGA Lista por Unidade: com nome, ramal e e-mail.


9. Estudo de classificação de materiais de acordo com a condição de uso

Visa dar mais transparência para o tribunal de contas, quanto às justificativas dos materiais recolhidos. Mudar a cultura na Universidade


Abril DGA Por meio de pesquisas na web, de práticas já adotas em outras instituições públicas



ou Obsoletos


94

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


10. Elaborar modelos de documentos

Padronizar documentos: • Lista de bens para

recolher • Carta pedido de

doação • Formulário Risco de

Contaminação • Formulário de

justificativa do estado de conservação do material

Amauri Estela Felipe Marcos Marcos Dario Renata

Abril Maio

Site DGA A partir dos modelos existentes, adequando-os ao projeto e, quando necessário, às INs.



ou Obsoletos


95

O QUE

(WHAT) PARA QUE

(WHY) QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


11. Avaliar equipamento recuperado (Piloto CCUEC)

Verificar a compatibilidade dos aplicativos instalados e performance dos equipamentos. Elaboração de relatório técnico

Alexandra André

Março Abril

CCUEC Por meio da edição de texto, inserção de tabelas e imagens e elaboração de planilha eletrônica, navegação na web. Os documentos serão salvos nas diversas opções de extensão dos aplicativos e abertos em outros programas de edição de texto e planilha, como MS Office e BrOffice.



ou Obsoletos


96

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


12. Implantar Piloto (Enfermaria de Pediatria do HC)

Levantar as dificuldades do usuário quanto ao uso do equipamento disponibilizado pelo projeto

Alexandra Gustavo

Abril Maio

Enfermaria de Pediatria do HC

Encaminhando em caráter de empréstimo um equipamento do projeto e acompanhando sua utilização.


13. Elaborar planilha de controle dos materiais disponíveis no depósito

Conhecer e controlar a entrada e saída dos materiais. Atualizar a lista de bens disponíveis no site da DGA

Amauri Felipe Gilson

Abril DGA/ARCC Bens Disponíveis

Criar modelo de planilha eletrônica que permita o controle dos materiais.


14. Disponibilizar lista de materiais servíveis no site da DGA.

Para divulgar a toda comunidade interna interessada em materiais

Amauri Gilson Marcos Dário

Maio Site da DGA Lista de material on-line , com dados da data de disponibilização e estado do material



ou Obsoletos


97

O QUE

(WHAT) PARA QUE

(WHY) QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


15. Adequação do Sistema de Gerenciamento de Manutenção - SGM

Para controle de manutenção dos equipamentos recebidos no projeto 3RC

Fator Gustavo

Abril CEMEQ Customizar o Sistema de Gerenciamento de Manutenção para adequar as necessidades do projeto


16. Definir padrão mínimo para reciclar/reutilizar computadores

Para evitar que equipamento não aproveitável tecnologicamente seja enviado para o projeto.

Fator Gustavo

Abril CEMEQ Através de testes de funcionabilidade nos equipamentos.


17. Alterar a rotina de Emissão do Parecer Técnico Cemeq, adequando a IN.

Para proporcionar que todos os equipamentos de informática sejam recolhidos e tratados no Subprocesso Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos

Gerentes Facilitadores

Abril Maio

DGA CEMEQ

Alterar a rotina no processo proposto de Recolhimento de Bens de Informática



ou Obsoletos


98

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


18. Início formal das atividades do Projeto Reciclar/Reutilizar Computadores Inservíveis ou Obsoletos

Para marcar o início formal do funcionamento do novo processo

DGA CEMEQ CTIC

Agosto Setembro

Universidade Pelo prosseguimento das documentações e métodos criados a partir dos trabalhos do curso GEPRO.


Recomendações para ações futuras O QUE

(WHAT) PARA QUE

(WHY) QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


Padronizar cadastro dos dados no CICSTERM

Padronizar o cadastro das informações, visando mais consistência no Banco de Dados

Estela Renata Amauri

DGA Análise das informações e elaboração de procedimentos visando o correto registro dos dados.


99

Minuta de Instrução Normativa

Instrução DGA Nº ___, de __ de __________ de 2008

Estabelece procedimentos para recolhimento de bens móveis permanentes junto ao depósito da Seção de Bens Disponíveis da DGA.

(Revoga IN 24/2001)

A Coordenadora Geral da Administração, no uso de suas atribuições e considerando o disposto no artigo

1º da Resolução GR 24 de 10/03/2003,

O dever de zelar pelo registro patrimonial, controle, guarda e conservação do patrimônio público, e

A necessidade das Unidades/Órgãos efetuarem o recolhimento de bens móveis permanentes que não

mais as interessem, resolve:

Estabelecer procedimentos a serem adotados no âmbito desta Universidade para o recolhimento de bens

móveis permanentes ao depósito da Seção de Bens Disponíveis da DGA,

I – Considera -se para fins desta Instrução, os seguintes conceitos: 1 - Recolhimento: é o procedimento pelo qual as Unidades/Órgãos da Universidade efetuam a entrega dos bens disponíveis para o depósito da Seção de Bens Disponíveis da DGA/ARCC/CP, para serem redistribuídos ou alienados; 2 – Bens inservíveis: são os bens considerados ociosos ou sucatados, que estejam em condições de uso ou sem condições de uso, segundo os seguintes critérios:

a) Ocioso: é o bem que, embora em condições de uso, não esteja tendo proveito em razão da perda de sua utilidade, demonstrando-se defasado e/ou ultrapassado em relação à necessidade da Unidade/Órgão.

b) Sucatado: não apresenta possibilidade de recuperação, ou seja, perdeu suas características para

utilização.

c) Em condições de uso: é o bem que mantém suas características originais, não possuindo qualquer desfuncionalidade devido uso ou deterioração pelo tempo.

d) Sem condições de uso: características originais apresentam-se deterioradas, sendo

necessário(s), quando não se configura como bem sucatado, reparo(s) para sua correta utilização.

3 - Reutilização de peças: quando verificada a inviabilidade de reparos do bem e houver interesse em reaproveitamento de peças pelos Órgãos Técnicos (CEB, CEMEQ e CCUEC/Telefonia) e/ou a Seção de Bens Disponíveis da DGA, devidamente formalizados em processo. 4 – Parecer Técnico de Descontaminação: Documento onde o Órgão Competente declara que o bem já não oferece risco de dano ecológico e/ou de pessoas.

100

5 – Bem Contaminado: é o bem com características originais corrompidas em virtude da exposição direta ou indireta a material contaminante (radioativo, biológico etc), incorrendo em risco à saúde do homem. 6 – Descontaminação: é um processo que consiste na remoção física dos contaminantes ou na alteração de sua natureza química para substâncias inócuas.

I – Introdução

7 – Poderão ser recolhidos junto ao depósito da Seção de Bens Disponíveis da DGA todos os bens

móveis permanentes, próprios da Universidade, com identificação patrimonial (P I) e cadastrados no

Sistema de Patrimônio.

8 – Os bens móveis em comodato (ERC) só serão recolhidos após a doação formal pela Instituição

Cedente, devidamente registrada no processo de patrimoniamento.

9 – É de responsabilidade das Unidades/Órgãos a realização da entrega junto ao depósito da Seção de

Bens Disponíveis da DGA.

II – Procedimentos das Unidades/Órgãos:

10 – Abrir processo de recolhimento anual com assunto “Recolhimento de Bens ao Depósito de Bens

Disponíveis da DGA – Exercício/ano”;

11 – Quando do recolhimento de bens móveis permanentes no depósito da Seção de Bens Disponíveis

da DGA, a Unidade/Órgão deverá, após avaliação das condições dos bens:

a) Preencher o Formulário para Recolhimento de Bens Em Condições de Uso, quando couber.

b) Preencher o Formulário para Recolhimento de Bens Sucatados, quando couber,

apresentando justificativa circunstanciada devidamente assinada pelo Solicitante e pelo

Responsável pela Unidade/Órgão.

c) Preencher o Formulário para Recolhimento de Bens Submetidos a Agentes

Contaminantes, quando couber.

- Solicitar Descontaminação de bens contaminados e Parecer Técnico do Órgão Técnico

responsável.

d) Enviar os devidos formulários à Seção de Bens Disponíveis da DGA, via e-mail:

[email protected].

101

e) Após retorno, via e-mail, da avaliação efetuada pela Seção de Bens Disponíveis da DGA,

imprimir cada formulário, em 2(duas) vias, e obter a assinatura do responsável pela

Unidade/Órgão, juntando cada formulário ao processo.

f) Providenciar o agendamento e a entrega dos bens no depósito da Seção de Bens Disponíveis da

DGA.

g) Após a entrega dos bens, arquivar a 1ª via de cada Formulário para Recolhimento de Bens na

Unidade/Órgão.

12 – Para recolher equipamentos médico-hospitalares, solicitar parecer técnico do Órgão Técnico

responsável (Centro de Engenharia Biomédica – CEB).

13 – Para recolher bens submetidos a agentes contaminantes, preencher o Formulário para

Recolhimento de Bens Submetidos a Agentes Contaminantes e anexar a este Parecer Técnico de

Descontaminação.

III - Procedimentos da Seção de Bens Disponíveis/Subárea de Controle Patrimonial/ARCC/DGA

14 – Quando necessário, solicitar correções nos formulários de Recolhimento de Bens recebidos via e-

mail.

15 - Autorizar e agendar junto a Unidade/Órgão a data de recolhimento dos bens.

16 - Receber, apenas, os bens listados no formulário de Recolhimento de Bens Móveis enviado pela

Unidade/Órgão, no Depósito da Seção de Bens Disponíveis da DGA, na data previamente agendada,

mediante presença obrigatória de um funcionário da Unidade/Órgão.

17 - Efetuar prontamente as transferências junto ao Sistema de Patrimônio.

18 – Avaliar as condições de uso dos bens informada pela Unidade/Órgão, para fins de disponibilização

interna ou alienaçã o:

a) Para bens em condição de uso, disponibilizar na intranet da DGA para consulta das

Unidades/Órgãos da Universidade interessadas na transferência dos bens.

b) Para bens que possibilitam recuperação/e ou utilização de peças, disponibilizar aos Órgãos

Técnicos responsáveis.

c) Para bens irrecuperáveis, quando madeira, após análise da justificativa circunstanciada do

responsável pela Unidade/Órgão e avaliação do Grupo de Estudo, Avaliação e Destinação de

Bens Disponíveis de Madeira, providenciar o descarte, à Prefeitura/Meio Ambiente, e para os

demais tipos de materiais, a alienação por venda,

102

19 – Solicitar parecer dos Órgãos Técnicos responsáveis para bens sucatados, quando ainda não

solicitados.

20 – Enviar relatório à Unidade/Órgão dos bens recolhidos ao Depósito da Seção de Bens Disponíveis da

DGA.

IV - Procedimentos do Centro de Manutenção de Equipamentos (CEMEQ), Centro de

Engenharia Biomédica (CEB) e Grupo de Resíduos

21 – Emitir Parecer Técnico para equipamentos eletro -eletrônicos e de informática (CEMEQ) ou para

equipamentos médico-hospitalares (CEB).

22 - Validar/Emitir Parecer Técnico de Descontaminação de bens submetidos a agentes contaminantes.

V - Procedimentos do Grupo de Trabalho de Estudo, Avaliação e Destinação de Bens Disponíveis de Madeira

23 – Após análise da justificativa circunstanciada, devidamente assinada pelo responsável pela

Unidade/Órgão, emitir Avaliação de bens de madeira em estado de sucata, para descarte.

VI - Disposições GERAIS

24 - Esta Instrução entra em vigor a partir da data de sua divulgação, revogada a Instrução Normativa

DGA nº 24/2001.

EDNA APARECIDA RUBIO COLOMA Coordenadora da Administração Geral

111

Formulários

Recolhimento de Bens Submetidos a Agentes Contaminantes

112

Recolhimento de Bens em Condições de Uso

113

Recolhimento de Bens Sucatados

114

Controle Interno dos Bens Disponíveis

Bens Recolhidos

115

Listagens Eletrônicas

Bens Disponíveis para Doação

116

Em Trâmite de Transferência

Bens Doados ou Alienados

117

Oficina para os Responsáveis pelo Serviço de Patrimônio

Início da apresentação. A apresentação trata dos cuidados com o bem público, do novo processo de recolhimento de bens da Universidade e do novo processo, advindo do projeto desenvolvido durante curso GEPRO, Reutilização/Reciclagem de Microcomputadores.

Trabalharemos na ordem. Inicialmente tratamos de como cuidar dos bens públicos na Universidade.

O bem público merece atenção especial. Para sua melhor utilização alguns fatores devem ser atentados.

Temos que cuidar de sua movimentação, conservação e segurança. Isto pode ser feito através do controle, de técnicas de conhecimento de localização, da correta locação dos diversos materiais e da contínua atenção com o tratamento dado aos bens.

118

Aproveitando o ensejo do cuidado dos bens, queremos levantar que neste meio, através de pesquisa realizada em 2007 com o uso de ferramenta on-line, conhecemos alguns dos anseios dos responsáveis pelo Patrimônio. Suas necessidades foram atentadas e contempladas. Em vista de melhorar o processo, são as mudanças elencadas as realizadas.

Agora falemos do novo processo de recolhimento de bens da Universidade, que veio para facilitar e agilizar os trabalhos de patrimônio das Unidades/Órgãos.

É importante saber o conceito de Recolhimento de Bens, tratado este na IN DGA n°29. O recolhimento, então, baseia-se na transferência do material de uma Unidade/Órgão ao Depósito da Seção de Bens Disponíveis, onde é feita, caso a caso, a redistribuição ou a alienação de cada bem recolhido.

É a Seção de Bens Disponíveis da DGA a responsável por este trabalho.

119

O trabalho consiste em coordenar o recolhimento e a guarda dos bens patrimoniais disponibilizados pelas Unidades/Órgãos da Unicamp, promovendo a devida divulgação interna para reaproveitamento. Também promove a destinação dos bens inservíveis através de alienações e assegura o cumprimento de normas quanto as condições de guarda e conservação dos materiais na Universidade, tal qual é visto na IN DGA n°23.

O recolhimento de bens pode e deve ser feito sempre que existirem materiais na Unidade que não possuam mais uso ou tenham se tornado desnecessários. Os materiais são considerados, dessa maneira, sucatados, quando sem condições de uso, ou ociosos, quando em condições de uso, mas sem mais interesse pela Unidade/Órgão.

Os bens da Universidade, ao serem recolhidos, são alocados no Depósito de Bens Disponíveis da DGA. O Depósito fica na área da antiga Marcenaria, próximo ao prédio de Transportes da DGA.

120

Com a chegada ao Depósito, os bens são acondicionados por estado, tipo e tamanho. São separados para cada espécie de destino, seja para doação ou para alienação. Depois, através de contatos com interessados, são direcionados a locais em que possam ser utilizados. No caso de computadores, estes seguem ao projeto. Durante todo o período de estada do bem no Depósito, estes são mantidos no mesmo estado que recebidos.

Os computadores recebidos no Depósito da Seção de Bens Disponíveis da DGA são encaminhados a uma área separada, chamada área do projeto, onde são cuidados para que sejam recondicionados da melhor maneira possível.

Após a primeira conferência com a entrada do bem no Depósito, os bens de informática são direcionados à área reservada para o tratamento destes. Lá eles são tratados conforme o seguinte modelo.

121

Os computadores advindos dos trabalhos do projeto variam em sua configuração, mas sempre é buscado recondicionar os computadores de maneira a possuírem os requisitos técnicos mínimos para sua utilização, com base nas tecnologias atuais de mercado. É interessante frisar que a ênfase é a utilização de softwares livres, para disponibilização do bem à comunidade interna.

Tanto Unidades quanto Órgãos da Universidade podem requerer bens localizados no Depósito. A consulta de quais bens estão disponíveis no local, antes realizada através do CICS, hoje pode ser realizada através da intranet da DGA. Pode ser também realizada via fone ou pessoalmente, tratando com os funcionários alocados no Depósito. Instituições externas sem fins lucrativos também estão aptas a pedirem bens no Depósito.

O recolhimento de bens da Universidade é norteado pela IN DGA n°65/2008 (I.N. EM REVISÃO), que estabelece as responsabilidades e competências da Seção de Bens Disponíveis, das Unidades e Órgãos e dos Órgãos Técnicos. Vamos analisá-la.

122

Vinculação do projeto ao Planes da Unicamp

Projeto Estratégico 30

Consolidação do Programa de Reciclagem de Equipamentos de Informática

Introdução

Objetivo do Projeto Estratégico

A CTIC (Coordenadoria de Tecnologia de Informação) pretende iniciar em 2007 um novo programa que visa dar uma destinação nova a equipamentos de informática já não mais considerados adequados para a finalidade para a qual foram adquiridos.

O objetivo é estimular o reaproveitamento, de forma criativa e a um custo baixo, de equipamentos de informática de pequeno porte ainda operacionais, mas fora de uso, para aumentar a vida útil de tais equipamentos e recicla- los para novos fins.

Os equipamentos já não mais desejados pelas unidades/órgãos da Unicamp e que forem reaproveitáveis terão software livre neles instalados e serão oferecidos a unidades/órgãos interessados.

Programa e Linha do Planes/Unicamp

Programa: 12 – Simplicidade, Racionalidade e Padronização Linha 12.6 – Inclusão Digital

Definições, acrônimos e abreviações

CCUEC – Centro de Computação da UNICAMP

CEMEQ – Centro para Manutenção de Equipamentos

SAE – Serviço de Apoio ao Estudante

Referências

Planejamento Estratégico – Planilha de Acompanhamento 2007.

123

Recursos Equipe

Técnicos CEMEQ, Técnicos CCUEC e dois bolsistas SAE

Dados Financeiros No ano de 2006 o SAE aprovou um bolsista, porém, como o projeto não se iniciou esse bolsista foi realocado para outro projeto SAE.

Riscos do Projeto

SAE não aprovar os bolsistas. Equipamentos reciclados sem aproveitamento.

Principais Resultados (esperados) A Unicamp de forma geral será beneficiada pois espera-se como um dos resultados a otimização do uso dos investimentos em informática.

Várias unidades e órgãos serão beneficiados pois terão facilidade na obtenção de equipamentos não mais desejados por outras unidades/órgãos. Além disso, o projeto beneficiará as unidades/órgãos que têm dificuldade para reaproveitar seus equipamentos mais antigos. No geral acreditamos que haverá um ganho significativo para a Unicamp, que passará a contar com certos equipamentos por um tempo maior que o originalmente previsto.

Atividades em andamento e atividades planejadas

Definição de critérios para recebimento dos equipamentos a reciclar (mar/07);

Definição de critérios para priorização de atendimento das solicitações (mar/07);

Definição do processo para a reciclagem de equipamentos entre órgãos/unidades (mar/07);

Definição dos pacotes de software livre mais adequados para a finalidade deste projeto (mar e abr/07);

Preparação da infra-estrutura física para adequação dos equipamentos (mar a abr/07);

Treinamento dos bolsistas (abr e mai/07);

Divulgação do processo e do projeto piloto (mai e jun/07);

Execução do projeto piloto (as sub -atividades a seguir irão ocorrer durante a execução do projeto piloto de mai/07 a fev/08):

124

testar equipamentos e componentes recolhidos das unidas/órgãos; limpar equipamentos reaproveitáveis;

revisar equipamentos e fazer adequações devidas;

instalar software livre (Linux, um navegador e um editor de texto pelo menos) em equipamentos reciclados;

elaborar descrições dos equipamentos reciclados;

embalar os equipamentos reciclados; avaliação final (fev/08).

125

PLANO DE IMPLANTAÇÃO

Programa: 12 – Simplicidade, Racionalidade e Padronização

Linha: 12.6 – Inclusão Digital Órgão responsável: CCUEC

Objetivo da Linha: Desenvolver e implantar ações amplas de comunicação intra e inter Órgãos que facilitem o fluxo e o acesso a informações e decisões, permitindo a transformação cultural da forma de gestão da comunicação, visando a redução da burocracia e do fluxo de papéis, apoiando de forma efetiva a tomada de decisão.

Projeto: 30

Reciclagem de equipamentos Projeto em andamento: ( X ) Sim ( ) Não

Objetivo: Estabelecer um processo para reciclagem e distribuição de equipamentos de informática Previsão de tempo para execução: até fev/08

(Macro) Atividades Resultados Esperados Prazo de execução

(em meses)

Órgãos / Unidades

envolvidas 1. Definição de critérios para recebimento dos equipamentos a reciclar

1 CCUEC/CEMEQ

2. Definição de critérios para priorização de atendimento das solicitações

1 CCUEC/CEMEQ

3. Definição do processo para a reciclagem de equipamentos entre órgãos/unidades

1 CCUEC/CEMEQ

4. Definição dos pacotes de software livre mais adequados para a finalidade deste projeto

2 CCUEC/CEMEQ

5. Preparação da infra-estrutura física para adequação dos equipamentos

2 CCUEC/CEMEQ

6. Treinamento dos bolsistas 2 CCUEC/CEMEQ 7. Divulgação do processo e do projeto piloto 2 CCUEC/CEMEQ

126

8. Execução do projeto piloto Ganho significativo para a Unicamp, que passará a contar com certos equipamentos por um tempo maior que o originalmente previsto

10 CCUEC/CEMEQ

9. Avaliação final 1 CCUEC/CEMEQ

Aprovação recursos Planes da Unicamp

Em 27 de fevereiro de 2008 os Recursos de Ccapital solicitados foram aprovados.

RECURSOS NECESSÁRIOS

Pessoal Custeio Capital Observações

Existentes: 2 técnicos do Cemeq, equipe da ARCC/DGA

0 0

Equipamentos disponibilizados,

0

Área Física, bancadas. 0

Adicionais:

2 bolsistas SAE, 2 estagiários de nível superior

2 x Bolsa SAE:

R$ 940,00 Ferramentas: R$ 6.000,00

2 x Bolsa FAEP:

R$ 1804,00 Adequação do espaço físico:

R$18.000,00

Total estimado:

Anual p/ 2008: R$32.928,00

Investimento em infra-estrutura: R$ 24.000,00

127

Procedimento Operacional Padrão - POP

Reciclagem de Bens de informática

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