Universidade Federal de Pernambuco Centro de Informática —...

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Centro de Informática — CIn

Especificação de Requisitos para Sistema deGerenciamento de Estoque da Empresa GG Construção

Professor: Jaelson Freire Brelaz de Castro

Equipe:

Engenharia da Computação:Caroline Pereira MedeirosGedson Santos de MeloWiller Amorim Sabino de Araújo

Ciência da Computação:Pedro Henrique de Queiroz Lima

Recife, 27 de Setembro de 2017

Conteúdo1 Introdução...........................................................................................................................2

1.1 Sobre a organização....................................................................................................................21.1.1 Objetivos da organização....................................................................................................21.1.2 Motivação da organização..................................................................................................3

1.2 Identificação do problema..........................................................................................................31.2.1 Metodologia........................................................................................................................31.2.2 Descrição do Problema.......................................................................................................4

2 Proposta de sistema.............................................................................................................43 Atores..................................................................................................................................54 Requisitos............................................................................................................................5

4.1 Requisitos Funcionais (RF)........................................................................................................64.1.1 [RF01] Cadastrar, alterar e remover usuários....................................................................64.1.2 [RF02] Cadastrar, alterar e remover clientes.....................................................................64.1.3 [RF03] Adicionar, alterar e remover produtos...................................................................64.1.4 [RF04] Cadastrar, alterar e remover fornecedores.............................................................64.1.5 [RF05] Visualização de produtos por clientes....................................................................64.1.6 [RF06] Recomendar produtos na visualização....................................................................74.1.7 [RF07] Registrar vendas.....................................................................................................74.1.8 [RF08] Gerar lista de entrega para o motorista.................................................................74.1.9 [RF09] Gerar relatório de vendas.......................................................................................74.1.10 [RF10] Gerar relatório de estoque....................................................................................74.1.11 [RF11] Aviso de estoque baixo.........................................................................................7

4.2 Requisitos Não-Funcionais (RNF).............................................................................................84.2.1 [RNF01] Segurança do banco de dados..............................................................................84.2.2 [RNF02] Compatibilidade do sistema.................................................................................84.2.3 [RNF03] Usabilidade do sistema.........................................................................................84.2.4 [RNF04] Performance do sistema.......................................................................................84.2.5 [RNF05] Realização de vendas com agilidade....................................................................84.2.6 [RNF06] Distribuição de entregas de maneira ótima.........................................................8

5 Modelagem organizacional com i*.......................................................................................95.1 AS-IS..........................................................................................................................................95.2 TO-BE........................................................................................................................................9

6 Modelagem dos processos de negócio com BPMN..............................................................96.1 AS-IS..........................................................................................................................................96.2 TO-BE........................................................................................................................................9

7 Conclusão.............................................................................................................................98 Apêndice............................................................................................................................10

Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas 1

1 IntroduçãoEste documento de especificação de requisitos tem como objetivo descrever um

projeto de sistema de informação. Este projeto serve como parte da avaliação da disciplina

eletiva de Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas (IF716) e tem como

propósito especificar as relações entre os atores envolvidos em uma organização e detalhar

os processos de negócio relacionados, promovendo aos membros da equipe de alunos a

prática na captura de informação e na análise de requisitos para um sistema de informação

organizacional.

1.1 Sobre a organizaçãoA organização estudada é a GG Construção, uma empresa do ramo de varejo de

material de construção, com sede localizada na Avenida Nápoles, No 600, Rio Doce,

Olinda. Fundada em 2007 por Geraldo de Oliveira Lima, atende a região próxima com a

venda de ferramentas, ferragens, madeira, materiais elétricos, hidráulicos e para alvenaria.

As atividades da empresa estão distribuídas na loja, no térreo da sede, onde o

atendimento aos clientes é realizado; no estoque, localizado nos 1o e 2o andares acima da

loja, onde é armazenado o abastecimento de itens vindos dos fornecedores; e no depósito,

local a aproximadamente 50 metros da sede, onde são guardados os materiais mais

pesados, como cimento, areia, brita e tijolos – itens para alvenaria, além de madeira e

ferragens.

1.1.1 Objetivos da organização

A GG Construção tem como objetivo satisfazer seus clientes através de um serviço de

atendimento rápido e de preços competitivos dentro do mercado local do bairro, oferecendo

uma variedade de itens para obras de reforma e construção. Além disso, a organização

busca também aumentar a quantidade de clientes por meio de um atendimento

personalizado, onde os atendentes ajudam a encontrar a melhor solução para a necessidade

dos clientes.


1.1.2 Motivação da organização

A empresa busca, através desse projeto, encontrar uma forma de agilizar o

atendimento aos clientes, por meio da organização das informações relacionadas aos itens

em estoque e à alocação de recursos para entrega, diminuindo o tempo de operação

necessário para cada comprador e diminuindo custos relativos a retrabalho e ineficiência da

estocagem, como desperdício de tempo, diminuição da qualidade de serviço e baixa

produtividade dos funcionários.

1.2 Identificação do problema

1.2.1 Metodologia

Um dos integrantes da equipe, Pedro, foi responsável por interagir diretamente com a

empresa, observando e coletando dados relacionados aos processos da organização. As

informações descritas neste documento foram extraídas a partir desses dados, recolhidos

por meio de entrevistas semiestruturadas com funcionários e por meio de observação do

fluxo de tarefas dentro da organização, além da medição do tempo de espera dos clientes

em atendimento, informações encontradas no apêndice deste documento.

Não foi analisada a opinião dos clientes, pois a organização não se mostrou

confortável com a possível abordagem aos consumidores, então foi assumido que o os

compradores estariam satisfeitos em esperar a sua vez no atendimento, considerando uma

possível contratação de mais funcionários como solução, por exemplo. Esta informação é

importante para o projeto do sistema, em virtude de ser usada como premissa para a

resolução de problemas nos processos internos da empresa, em vez de procurar solucionar

possíveis problemas na interação entre a loja e o cliente.

O aluno responsável pela interação com a organização visitou a empresa quatro vezes,

sendo dois sábados (dia da semana com alto volume de clientes e médio de entregas), uma

segunda-feira (dia com número alto de entregas) e uma quinta-feira (dia com baixa

quantidade de atendimentos). A escolha dos dias foi acordada com a empresa, baseando-se

em informações sobre a disponibilidade do gerente e funcionários e a quantidade de vendas

e de entregas.


1.2.2 Descrição do Problema

A empresa GG Construção não possui sistemas computacionais de controle de

estoque e vendas, gerando dificuldades na gerência da organização. Estas dificuldades

chegam a causar conflitos de informação entre os funcionários, promovendo a redução da

sua produtividade e a diminuição do lucro nas atividades da empresa.

Atualmente, a listagem de itens do estoque é feita em planilhas de papel, assim como

a relação de vendas e entregas a serem realizadas. Esta maneira de organizar informação

tende a gerar erros na contagem de itens em estoque, falta de organização dentro dos

setores da empresa e problemas na estimativa dos prazos de entrega dos produtos

vendidos.

No momento presente, o processo de gerenciamento de produtos em estoque é feito

em papel, a partir de planilhas que são atualizadas no momento do abastecimento. Mas

nem sempre são feitas deduções nas quantidades de itens em estoque, pela descentralização

destes documentos. Um problema similar ocorre na administração das informações das

vendas, que também são registradas em papel. Pela grande quantidade de vendas no mês,

atualmente não é possível visualizar um refinamento dos dados do comércio de produtos,

implicando em dificuldades na correção da quantidade dos itens em estoque e em possíveis

investimentos na aquisição de produtos novos.

Essas dificuldades foram descritas como de principal interesse de resolução pelos

membros da organização e foram escolhidas como problemas a serem resolvidos pelo

sistema proposto pela equipe de alunos. Na área de TI, existem diversas aplicações de

software que promovem soluções para gerência de estoque e vendas, portanto as

funcionalidades descritas neste documento estão dentro da gama conhecida de produtos de

software disponíveis no mercado.

2 Proposta de sistemaDe acordo com as informações expostas, recolhidas através de observações e relatos

dos funcionários, este trabalho apresenta uma proposta de sistema de gerência de estoque e

vendas para um maior controle das atividades da empresa GG Construção.

Dentre as funcionalidades apresentadas no sistema, estarão a capacidade de

gerenciar produtos, vendas e entregas. O sistema também permitirá o cadastro, alteração e


remoção das informações relacionadas a estes itens gerenciados, como os fornecedores dos

produtos, os clientes relativos às vendas e endereços e itens referentes às entregas.

A proposta do sistema é dar acesso aos funcionários, dos setores de atendimento,

estoque e entrega, a serviços de administração de produtos e vendas, aperfeiçoando os

processos existentes na organização. O sistema servirá como interface a um banco de dados

que reunirá dados sobre os itens em estoque e atividades de vendas e entregas,

proporcionando dados para decisões de planejamento em níveis estratégico, tático e

operacional.

3 AtoresOs atores envolvidos com os processos relacionados ao projeto e aos processos

detalhados neste trabalhos estão descritos na tabela 1.

Tabela 1: Descrição das atividades e responsabilidades dos atores.

Ator Descrição

Sistema O sistema computacional que gerenciará os itens de venda, registrarávendas e organizará entregas.

Cliente O consumidor da loja, compra produtos da loja e recebe-os após opagamento dos itens.

Loja(atendimento)

Setor da loja que interage diretamente com o cliente, vendendoprodutos e realizando orçamentos.

Fornecedor Empresa que fornece produtos e material a ser vendido na loja.

Estoque Setor da loja que organiza os produtos e interage com os fornecedores.

Motorista(entrega)

Setor da loja que organiza e entrega os produtos aos clientes.

4 RequisitosOs requisitos levantados estão de acordo com as intenções dos membros da GG

Construção e com a motivação da empresa, que busca aumentar a agilidade nas vendas de

produtos e organizar melhor os itens em estoque. Com isso, a empresa vai ter mais

capacidade de atendimento e um conjunto de dados mais robusto para suportar as decisões

de investimento da organização. Esses requisitos estão descritos com uma sigla (RFxx para


requisitos funcionais e RNFxx para requisitos não-funcionais, onde o xx é o número do

requisito dentro da determinada categoria) e classificados por relevância, com prioridades

que variam entre “Desejável” (o sistema funciona de maneira satisfatória sem o requisito

específico), “Importante” (o sistema funciona, mas de forma não satisfatória, sem o

determinado requisito) e “Essencial” (o sistema necessita de tal requisito para funcionar).

4.1 Requisitos Funcionais (RF)Os seguintes requisitos funcionais foram selecionados para o sistema:

4.1.1 [RF01] Cadastrar, alterar e remover usuários

Descrição: O sistema deve permitir o cadastro de usuários para funcionários da loja.Também dever ser possível alterar dados cadastrais de usuários, níveis de permissão deacesso e removê-los do sistema.

Prioridade: Essencial.

4.1.2 [RF02] Cadastrar, alterar e remover clientes

Descrição: O sistema deve permitir o cadastro de clientes da loja. Também dever serpossível alterar dados cadastrais de clientes, assim como removê-los do sistema.


4.1.3 [RF03] Adicionar, alterar e remover produtos

Descrição: O sistema deve permitir o cadastro de produtos da loja. Também dever serpossível alterar os dados cadastrados dos produtos, assim como removê-los do sistema.


4.1.4 [RF04] Cadastrar, alterar e remover fornecedores

Descrição: O sistema deve permitir o cadastro de fornecedores de produtos da loja.Também dever ser possível alterar dados cadastrais de fornecedores, assim como removê-losdo sistema.


4.1.5 [RF05] Visualização de produtos por clientes

Descrição: O sistema deve permitir que o cliente possa visualizar os produtos da loja.

Prioridade: Importante.


4.1.6 [RF06] Recomendar produtos na visualização

Descrição: O sistema deve gerar recomendação de produtos similares ao produtovisualizado pelo cliente.

Prioridade: Desejável.

4.1.7 [RF07] Registrar vendas

Descrição: O sistema deve permitir que um funcionário registre vendas no sistema.


4.1.8 [RF08] Gerar lista de entrega para o motorista

Descrição: O sistema deve permitir gerar uma lista de entregas que será usada para omotorista saber quais entregas fazer.


4.1.9 [RF09] Gerar relatório de vendas

Descrição: O sistema deve gerar e guardar um registro de todas as vendas da loja.


4.1.10 [RF10] Gerar relatório de estoque

Descrição: O sistema deve permitir gerar relatórios de estoque, para contabilizar osprodutos disponíveis e saber quais produtos precisam ser repostos.


4.1.11 [RF11] Aviso de estoque baixo

Descrição: O sistema deve gerar um aviso de estoque baixo para que seja feita asolicitação de reposição dos produtos em falta.



4.2 Requisitos Não-Funcionais (RNF)Os seguintes requisitos não-funcionais foram selecionados para o sistema:

4.2.1 [RNF01] Segurança do banco de dados

Descrição: Apenas os usuários administradores terão acesso com privilégios ao banco dedados do sistema.


4.2.2 [RNF02] Compatibilidade do sistema

Descrição: O sistema deverá ser compatível com as versões Windows 7 e superiores.


4.2.3 [RNF03] Usabilidade do sistema

Descrição: A interface de usuário deve ser intuitiva.


4.2.4 [RNF04] Performance do sistema

Descrição: O sistema deve ser rápido e não sofrer travamentos.


4.2.5 [RNF05] Realização de vendas com agilidade

Descrição: O usuário deve ser capaz de realizar vendas através do sistema em umapequena quantidade de passos, a fim de torná-las mais rápidas.


4.2.6 [RNF06] Distribuição de entregas de maneira ótima

Descrição: O sistema deve ser capaz de alocar as entregas e rearranjá-las de formaotimizada, considerando distância e tempo.

Prioridade: Desejável.


5 Modelagem organizacional com i*

5.1 AS-ISA interação entre os atores envolvidos com a organização estão representados no

modelo i*. Na figura 1, o modelo SD mostra as dependências entre os atores. Foram

ilustradas as participações entre os atores apresentados na seção 3. O cliente precisa da

loja para realizar suas necessidades de compra, recebendo os produtos desejados. A loja,

em contrapartida, busca atendê-lo bem e, com isso, manter negócios. O cliente pode,

também, receber os produtos pelo motorista, caso que ocorre normalmente com a entrega

de itens pesados. A relação entre a loja e o motorista é mostrada como um objetivo de

Realizar Entregas.

São apresentados outros atores, como o fornecedor, que busca manter negócios com a

loja, e o estoque, que gerencia os itens da loja e recebe os abastecimentos de produtos. O

estoque fornece itens para a loja e para entrega pelo motorista, mantendo as prateleiras da

loja abastecidas e o material de entrega pronto para saída. A reposição do estoque acontece

quando os itens estão em quantidade baixa ou esgotados.

O refinamento dessas dependências pode ser analisado através do diagrama SR do i*,

apresentado na figura 2. Nessa modelagem, são explicitados as metas e tarefas internas de

cada ator. Por exemplo, no diagrama da loja, são detalhadas tarefas como emissão de

ordem de entregas, que são usadas pelo motorista, realizando parte da dependência de

Realizar Entregas, e como, no diagrama do estoque, o objetivo de Evitar Falta de

Produtos, é possível ser atingido recebendo abastecimento de produtos do fornecedor e

criando pedidos de reposição de produtos para o fornecedor.

Observando esses dois modelos, é possível avaliar as responsabilidades de cada ator.

O motorista, em seus papéis, deve receber produtos da loja e entregá-los da maneira mais

ágil possível. O estoque precisa gerenciar o abastecimento e fornecimento de produtos à

loja. A loja, por sua vez, busca manter a qualidade da venda, com itens de qualidade e

atendimento rápido. O cliente, finalmente, busca comprar e receber produtos para realizar

sua obra ou reforma.



Figura 1: Modelagem SD AS-IS da organização e atores envolvidos.


Figura 2: Modelagem SR AS-IS das relações de dependências.

5.2 TO-BEO diagrama TO-BE do i* mostra a presença de um ator novo, o sistema. Ele se

relaciona com o cliente, a loja, o estoque e o motorista. Ele basicamente atua como um

mediador das entidades do negócio, informando sobre condições e quantidades dos

produtos.

Na figura 3, o sistema aparece no SD com dependências de tarefas que podem ser

realizadas por ele, como consultas de produtos, cadastro de vendas e atualização de

catálogo. O estoque é responsável pela modificação da quantidade dos itens no sistema,

enquanto o cliente e a loja apenas visualizam. A loja também pode alterar, indiretamente,

a quantidade de produtos através de uma venda. O motorista tem acesso ao sistema para

verificar os itens a serem entregues e a melhor rota possível, de acordo com as entregas do

dia.

No SR, é possível avaliar essas novas responsabilidades atribuídas ao sistema,

comparando ao modelo do diagrama AS-IS. Como mostrado na figura 4, o processamento

de vendas e a alteração do número de itens agora são realizados pelo sistema, facilitando a

consulta de itens disponíveis para vendas posteriores. A loja agora tem uma maior

capacidade de organizar suas vendas, pois o gerenciamento das planilhas da loja agora está

atribuído ao sistema, numa base de dados.

Os outros atores permanecem com muitas de suas tarefas e objetivos inalterados,

considerando a modelagem AS-IS, porém a relação entre eles agora é intermediada pelo

sistema. Nas figuras 3 e 4, dos modelos TO-BE, estão representadas muitas das

dependências, tarefas e objetivos que existiam nos diagramas das figuras 1 e 2, dos modelos

AS-IS, portanto é possível afirmar que os atores não mudam consideravelmente sua forma

de atuar no processo de vendas da organização, mudando apenas a forma de lidar com as

listagens de itens. Isso torna a adoção do sistema mais orgânica e menos invasiva às

atividades comuns dos funcionários e do cliente.



Figura 3: Modelagem SD TO-BE dos atores envolvidos.


Figura 4: Modelagem SR TO-BE dos atores anteriormente envolvidos no AS-IS mais a participação do sistema.

6 Modelagem dos processos de negócio com BPMN

6.1 AS-ISAtualmente, o processo de vendas inicia-se com o cliente, ao entrar em contato com a

loja, seja por telefone ou presencialmente. O atendente da loja oferta os produtos de acordo

com a disponibilidade apresentada em planilhas de itens. Após esse contato inicial, o

cliente escolhe os itens de compra e o funcionário vai recolher os produtos selecionados no

estoque. Ao verificar que os produtos estão disponíveis, o atendente informa os preços e

quantidade dos itens ao cliente, que, após avaliar essas informações, decide se vai comprar

ou não.

A compra também pode ser feita para entrega posterior, onde um motorista recolhe

os produtos para entrega, e, se observar falta de itens, repõe o estoque e atrasa a entrega.

Estes detalhes estão apresentados na figura 5.

6.2 TO-BEDe acordo com as alterações necessárias para a melhoria do processo de compra e

reposição de estoque, algumas tarefas foram acrescentadas com o auxílio de um sistema

computacional. A tarefa inicial de verificação do catálogo de itens pelo cliente possui mais

uma alternativa através do sistema web. A verificação de disponibilidade de itens agora é

realizada pelo sistema, antecipando possíveis problemas, como a falta de itens e a

redundância de verificação realizada pelos funcionários.

A figura 6 representa o diagrama gerado com BPMN, ilustrando o fluxo de tarefas e

as responsabilidades de cada ator no processo. No processo TO-BE, foi eliminada uma

possível espera pelo cliente caso a mercadoria esteja em falta, pois, como mostrado no

diagrama, essa etapa de verificação ocorre na consulta ao sistema, quando o cliente

apresenta a lista de produtos a serem comprados.

Os processos AS-IS e TO-BE são semelhantes em forma, mas essas modificações de

ordem de verificação de itens permitem a melhoria do processo de vendas, pois a adição de

tarefas auxiliadas por sistema computacional permitem uma manutenção mais eficaz da

base de dados dos produtos vendidos pela empresa.



Figura 5: BPMN AS-IS do processo de vendas e reposição de estoque.


Figura 6: BPMN TO-BE do processo de vendas e reposição de estoque.

7 ConclusãoDe acordo com o conhecimento adquirido em sala de aula, foi possível analisar um

caso do mundo real e elaborar uma solução que permite otimizar os processos encontrados

em uma organização onde os fluxos de tarefas apresentam ineficiência, e que poderiam ser

melhorados com o auxílio de um sistema computacional.

Usando metodologias de pesquisa e modelagem de processos e interação entre atores,

a equipe de alunos foi capaz de fornecer uma visão mais clara dos problemas apresentados

na empresa analisada, permitindo uma correção no modo em que as tarefas eram realizadas

pela organização. A partir dos modelos gerados, usando BPMN e i* para processos e para

a representação da organização, respectivamente, é possível afirmar que a equipe mostrou

evolução na capacidade de especificar requisitos e, com isso, adquirir conhecimento prático

na área.

Ficou claro, também, que o uso de ferramentas e linguagens de modelagem tornou

mais fácil a tarefa de entender o funcionamento da empresa estudada, dado que a

abordagem visual dos recursos usados traz uma nova perspectiva ao analisar as relações

entre os stakeholders envolvidos nos processos da empresa.


8 ApêndiceTranscrição da entrevista com o gerente da organização

• Como é feito o controle de produtos na loja atualmente?

◦ Para materiais de campo (brita, areia, etc), apenas com observação é possível

determinar a quantidade restante. Para madeira e ferragens, temos a contagem

da quantidade restante em papel, que acrescentamos nos registros quando

compramos e diminuímos quando vendemos. Para materiais hidráulicos, como

conexões e tubulações, e elétricos, como fios e conectores, temos que verificar

pessoalmente no estoque, mas mantemos uma planilha em papel com a

quantidade de pacotes, que vem com uma quantidade variável de acordo com o

tipo do produto. Para os outros produtos da vitrine, que já estão na área de

atendimento, basta verificar visualmente também.

• Há alguma dificuldade no controle dos produtos da forma que é feita

atualmente?

◦ Para produtos pequenos que registram maior saída, como conexões hidráulicas e

elétricas, a contagem dos itens é difícil, e acaba atrapalhando na hora de

recomprar a distribuidora porque não sabemos exatamente quantas unidades

restam no estoque. Para produtos que se encontram no depósito, os materiais de

campo, a gente teria que ir verificar a quantidade antes de vender, atrasando o

processo de venda.

• Vocês possuem algum tipo de gerenciamento dos pedidos às

fornecedoras?

◦ Não, apenas contagem básica.

• Há alguma dificuldade nesse gerenciamento de pedidos?

◦ Como eu disse antes, basicamente superestimamos a quantidade de certos

produtos no estoque ou até acontece de acabar o produto e não sabermos que

isso ocorreu. Então ficamos sem o produto na prateleira até a distribuidora

mandar novas remessas.


• Existe interesse da empresa em ter um site que gerencie e mostre ao

cliente o catálogo de produtos da sua loja ou um programa para

gerenciamento dos produtos e estoque da loja?

◦ Eu acho interessante um programa pra fazer essa organização dos meus

produtos, sim. Iria ser muito bom para a empresa melhorar esse controle das

mercadorias. Se for possível mostrar aos clientes a variedade dos nossos

produtos, seria bom também.

• Você já tentou utilizar um programa de estoque com esse propósito?

◦ Tentei, mas ficou com uma série de tarefas muito burocráticas, como ter que

definir o valor de cada item, quando eu apenas queria remover quantidades em

certas compras. Pois, para certas mercadorias, nós já temos valores fixos e só

bastaria saber a quantidade em estoque mesmo.

Quadro com tempo médio de espera de clientes

Tabela 2: Tempo médio que o cliente espera desde a chegada à loja até a saída.

Horários 1o Sábado 2o Sábado Segunda-feira Quinta-feira

08h-10h (fluxo médio) 11 min 12 min 10 min 8 min

10h-12h (maior fluxo) 15 min 16 min 16 min 8 min

14h-16h (fluxo baixo) 7 min 6 min 7 min 5 min

Formulário do relatório de equipe

Tabela 3: Descrição de papéis, contribuições e atribuições de cada membro da equipe.

Nome do membro

PapelEsforço naequipe (%)

Assinatura

Caroline Medeiros BPMN, i* e revisão 25

Gedson de Melo i* e relatório 25

Pedro Lima Relatório, i*, revisão dos modelos

25

Willer de Araujo BPMN, i* e revisão dos modelos

25


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