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    ireccin de Proyectos

    Fundamentos en Direccin de Proyectos

    Sesin 4 Gestin del Alcance

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    Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos

    5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

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    Objetivos de la Sesin

    Los objetivos de la presente sesin son: Entender y aplicar los procesos de la Gestin del

    Alcance.

    El objetivo principal es definir y controlar qu se

    incluye y qu no se incluye en el proyecto.

    Tener en claro la diferencia entre alcance del

    producto y alcance del proyecto.

    3

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    El alcance

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    Objetivos de la Sesin Alcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos

    5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

    5

    Agenda

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    Alcance del Proyecto vs. Alcance del producto

    El alcance del productose refiere a lascaractersticasy funciones del producto o servicio. Por ejemplo,

    queremos producir una computadora porttil que pese

    menos de 500 gramos, con 1000 TBytes de disco, 40

    TBytes de memoria y batera con autonoma para un

    ao.

    Por su parte, el alcance del proyecto consiste endefinir todos losprocesos y el trabajo necesariopara

    que el producto sea provisto con todas las

    caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo,

    definir todo el trabajo y los procesos para tener esa

    computadora en tiempo y forma.

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    Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto

    INICIO INTERMEDIO FIN

    Entregable delproyecto

    Entregablesde la gestindel proyecto

    Ciclo de vida

    del proyecto

    Ciclo devida del

    producto

    BaselineProgreso

    Aprobacin

    Entrega

    Producto

    Plan denegocio

    IDEA

    Producto

    Operacin

    Retiro

    Acta

    Requerimientos

    Especificaciones

    PlanAceptacin

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    reas deConocimiento

    Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

    Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y

    Control

    Cierre

    Gestin deIntegracin

    Desarrollar elActa de

    Constitucin

    del Proyecto

    Desarrollar el Plan para laDireccin del Proyecto

    Dirigir y gestionar laejecucin del proyecto

    Monitorear ycontrolar el trabajo

    del proyecto

    Realizar el control

    integrado de cambios

    Cerrar elproyecto o

    fase

    Gestin de

    Alcance

    Planificar la Gestin del

    Alcance

    Recopilar Requisitos

    Definir el alcance

    Crear el EDT

    Validar el alcance

    Controlar el alcance

    Gestin de

    Tiempo

    Planificar la Gestin del

    Cronograma

    Definir las actividades

    Secuenciar las actividades

    Estimar los recursos de las

    actividades

    Estimar la duracin de las

    actividades

    Desarrollar el cronograma

    Controlar el

    cronograma

    Gestin de

    Costos

    Planificar la Gestin de los

    Costos

    Estimar los costos

    Determinar el presupuesto

    Controlar los costos

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    Procesos de gestin del alcance

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    Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos

    5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

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    Incluye los procesos necesarios para garantizar que elproyecto incluya todo el trabajo requerido y slo eltrabajorequerido, para completarlo con xito

    Alcance del Producto: Propiedades y funciones quecaracterizan a un producto, servicio o resultado.

    Alcance del Proyecto:Trabajo que se necesita realizarpara entregar un producto, servicio o resultado con laspropiedades y funciones especificadas.

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    5. Gestin del Alcance

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    Expectativas

    Cliente

    RequisitosEl equipo de proyecto define los

    entregables necesarios para

    cumplir con los requisitos

    Entregables

    El equipo de gestin del

    proyecto traduce las

    expectativas en requisitos

    5. Gestin del Alcance

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    Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos

    5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

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    Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance que

    documenta cmo se definir el alcance del proyecto, validado ycontrolado.

    La principal ventaja de este proceso es que proporcionaorientacin y direccin en la forma en que se gestiona el alcanceen todo el proyecto.

    El plan de gestin del alcance es un componente del plan degestin del proyecto o programa que describe cmo se define elmbito de aplicacin, se desarrolla, supervisa, controla y verifica.

    Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupcin del alcance del

    proyecto.

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    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    Si no p lan ific as, no lo podrs hacer !

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    Para iniciar el plan de Gestin del Alcance, el Planpara la Direccin del Proyecto debe contener:

    Fases o ciclo de vida del proyecto

    Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el

    proyectoCmo se realizar la gestin de la configuracin

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

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    Juicio deexpertos

    Plan de Gestin de

    Requerimientos

    FactoresAmbientales de laEmpresa

    Activos de losProcesos de laOrganizacin

    Acta de

    Constitucin delProyecto

    Plan de Direccindel Proyecto

    Reuniones

    Plan de Gestindel Alcance

    5.1 Mapa del proceso

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    5.1 Herramientas

    Juicio de Expertos: experiencia proporcionadapor personas con conocimientos especializados.

    Reuniones: el DP y los miembros de su equipo serenen para intercambiar informacin, evaluar

    alternativas y tomar decisiones.

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    5.1 Salidas Plan de gestin del alcance del proyecto:

    El plan de gestin del alcance es un documento donde se

    definen los procedimientos que se llevarn a cabo para:

    Preparar el enunciado o declaracin del alcance

    Crear y aprobar la EDT

    Realizar la validacin del alcance

    Procesar y aprobar los cambios en el alcance

    Los responsables de implementar las tareas deberan

    participar en la elaboracin del plan del alcance.

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    5.1 Salidas

    Plan de gestin de Requerimientos

    El plan de gestin de requisitos es un componente del

    plan de gestin del proyecto que describe cmo seanalizarn los requisitos, documentados, y administrados.

    Cmo se documentarn e informarn los requisitos?,

    Cmo ser el proceso de monitoreo y control de los

    requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en losrequisitos?, Cmo se priorizarn los requisitos?

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    Ejemplo de formato Plan de Gestin de Alcance

    Ejemplo de formato Plan de Gestin de Requisitos

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/03%20PLAN%20DE%20GESTI%C3%93N%20DE%20REQUISITOS.docxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/03%20FORMATO%20DEL%20PLAN%20DE%20GESTION%20DE%20ALCANCE.docx
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    Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

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    Para poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesariodefinir y documentar todas las necesidades y expectativas de losinteresados (patrocinador, cliente, etc.).

    El xito del proyecto depende directamente del cuidado que setenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y delproducto.

    El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de lasexpectativas del cliente y son la base para la EDT.

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    5.2 Recopilar Requisitos

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    5.2 Mapa del proceso

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    Entrevistas

    Acta deConstitucin delProyecto

    TalleresFacilitados

    Plan de Gestin deRequerimientos

    Plan de Gestindel Alcance

    Plan de Gestinde Interesados

    Registro deInteresados

    Grupos deOpinin

    Tcnicasgrupales decreatividad

    Tcnicas grupales detoma de decisiones

    Cuestionarios

    y encuestasObservaciones

    Prototipos Benchmarking Diagramasde contexto

    Anlisis deDocumentos

    Documentacinde Requisitos

    Matriz deRastreabilidad deRequisitos

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    5.2 Entradas Plan de Gestin de Interesados

    Se utiliza para comprender las necesidades decomunicacin y el nivel de participacin de losinteresados, afin de evaluar y adaptar su participacin enlas actividades de los requisitos.

    Registro de Interesados El registro de interesados seutiliza para identificar a los

    interesados quepueden proporcionar informacin sobrelos requisitos.

    El registro de interesados tambincaptura las principales

    necesidades y expectativas de los principales grupos deinters puede tener para el proyecto.

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    5.2 Herramientas y Tcnicas Entrevistas Se obtiene informacin de los interesados a travs de un

    dilogo directo

    Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontneasy registrando las respuestas

    Puede ayudar a identificar y definir las caractersticas yfunciones de los entregables esperados del proyecto

    Grupos de Opinin Renen a los interesados y expertos para conocer su

    expectativas con respecto al producto o resultado

    propuesto Un moderador gua al grupo a travs de un discusin

    interactiva diseada para ser ms conversacional que unaentrevista individual

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    5.2 Herramientas y Tcnicas Talleres Facilitados

    Sesiones donde se rene a los interesadosinterfuncionales clave, para definir los requisitos delproducto

    Tcnica primordial para definir rpidamente los requisitos

    de funcionalidad compartida y conciliar las diferenciasentre los interesados

    Permite desarrollar la confianza, fomentar las relacionesy mejorar las comunicaciones entre los interesados

    Dependiendo de la industria se denominan: Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint

    Application Development) Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality

    Function Deployment)

    Cliente: Opinin del cliente (Voice of Client VOC)

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    5.2 Herramientas y Tcnicas

    Tcnicas grupales de creatividad Lluvia de ideas

    Tcnicas de grupo nominal

    Mapa Conceptual/Mental

    Diagrama de afinidad

    Anlisis de decisin multicriterio

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    Proceso de votacin Jerarquizar

    Se clasifican en un esquema nico

    para reflejar los puntos en comn y lasdiferencias de entendimiento

    Clasificacin de un grupo de ideas parasu revisin y anlisis

    Una tcnica que utiliza una matriz dedecisin para proporcionar un enfoque

    analtico sistemtico para elestablecimiento de criterios, como el nivelde riesgo, la incertidumbre y la valoracin,para evaluar y clasificar muchas ideas.

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    5.2 Herramientas y Tcnicas

    Tcnicas grupales de toma de decisiones Proceso de evaluacin de mltiples alternativas con

    relacin a un resultado esperado, en forma de acuerdopara acciones futuras

    Utilizadas para clasificar y dar prioridades a losrequisitos del producto

    Los mtodos para llegar a una decisin:Unanimidad

    Mayora

    Pluralidad

    Dictadura

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    5.2 Herramientas y Tcnicas

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    5.2 Herramientas y Tcnicas

    Prototipos Mtodo para obtener retroalimentacin rpida de los

    requisitos, generando un modelo operativo del productoesperado antes de construirlo realmente.

    Permiten a los interesados experimentar con un modelo desu producto final

    Sustentan el concepto de elaboracin gradual debido a quese usan en ciclos iterativos para construir maquetasmodelos.

    Estudios comparativos (benchmarking): comparar losresultados o planes de nuestra empresa contra otrasempresas del mercado.

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    5.2 Herramientas y Tcnicas Diagramas de contexto: grfico que representa los

    interesados fuera del sistema y su interrelacin con elmismo.

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    5.2 Salidas Documentacin de Requisitos

    Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y serprogresivamente ms detallada informacin sobre losrequisitos que se conoce.

    Antes de formar la lnea base, los requisitos deben ser

    claros (medibles y comprobables), rastreables, completos,coherentes y aceptables para los interesados clave.

    Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Es una tabla que vincula los requisitos del producto desde

    su origen hasta que los productos que las satisfagan.

    Contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor parael negocio mediante la vinculacin a los objetivos de laempresa y del proyecto.

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    5.2 Recopilar Requisitos

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    5.2 Recopilar Requisitos

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    5.2 Recopilar Requisitos

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    Objetivos de la Sesin

    Alcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

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    Proceso que consiste en desarrollar unadescripcin detallada del proyecto y delproducto.

    Preparar el enunciado detallado delalcance del proyecto esfundamentalparasu xito.

    Durante el proceso de planificacin, elalcance del proyecto se define y seanalizan los riesgos, supuestos y

    restricciones existentes.

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    5.3 Definir el Alcance

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    El enunciado del alcance del proyecto se elaboraa partir de:

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    Entregables principales

    Supuestos

    Restricciones

    Enunciado delAlcance del

    Proyecto

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    Juicio deexpertos

    Activos de los

    Procesos de laOrganizacin

    Acta deConstitucin delProyecto

    Plan de Gestindel Alcance

    Documentacinde Requisitos

    TalleresFacilitadosAnlisis del

    producto

    Generacin dealternativas

    Enunciado(Declaracin) delalcance delproyecto

    ACTUALIZACIONES

    Documentosdel Proyecto

    5.3 Mapa del proceso

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    5.3 Herramientas y Tcnicas

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    5.3 Herramientas y Tcnicas

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    5.3 Salidas

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    Enunciado del alcancedel proyecto

    Supuestos delproyecto

    Entregablesdel proyecto

    Restriccionesdel proyectoDescripcin del

    alcance delproducto

    Criterios de

    aceptacin del

    producto

    Exclusiones delproyecto

    PRODUCTO

    PROYECTO

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    Objetivos de la Sesin

    Alcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

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    Proceso que consiste ensubdividirlos entregables delproyecto y el trabajo del proyecto en componentes mspequeos y manejables.

    La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS), esunadescomposicinjerrquica, basada en entregables

    del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto.

    La EDT organiza y define el alcance total del proyecto yrepresenta el trabajo especificado en el enunciado delalcance del proyectoaprobadoy vigente.

    WBS = Work Breakdown Structure

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    5.4 Crear la EDT

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    A cada componente de la EDT

    incluidos los paquetes de trabajo se

    les asigna una cuenta de control.

    El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes de

    la EDT, denominados paquetes de trabajo.

    Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,

    controlado y su costo puede ser estimado

    Por lo general, muchas

    organizaciones cometen el error de

    saltearse este proceso al momento

    de planificar sus proyectos. En su

    lugar, comienzan a descomponer el

    proyecto a nivel de tareas y esto nofavorece para un proyecto exitoso.

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    Juicio deexpertos

    Activos de losProcesos de laOrganizacin

    Plan de Gestindel Alcance

    Documentacinde Requisitos

    Enunciado delalcance delproyecto

    ACTUALIZACIONES

    Documentosdel Proyecto

    FactoresAmbientales de laEmpresa

    Descomposicin

    Lnea Basedel Alcance

    5.4 Mapa del proceso

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    5.4 Herramientas y Tcnicas

    Descomposicin Es la subdivisin del proyecto en componentes ms pequeos

    y manejables.

    Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a nivelde Paquetes de Trabajo

    El nivel de paquetes de trabajo es el nivel ms bajo de la EDTy aqu el costo y duracin de las actividades puede estimarse

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    El todo Las partes

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    Descomposicinjerrquica

    Es una representacin del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los

    objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT no se incluyen

    tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.

    Est orientado hacia

    los entregables

    Entregables que no estn en la

    EDT, estn fuera del Alcance delproyecto

    Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo de cada

    sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el cronograma

    para el trabajo pueden estimarse de forma fiable. El nivel de detalle

    para los paquetes de trabajo variar segn el tamao y la

    complejidad del proyecto.

    La EDT

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    5.4 Salidas

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    Lnea base delalcance

    Declaracin del alcancedel proyecto

    EDT

    Diccionario de la EDT

    La lnea base del alcance puede cambiarse slo a travs de losprocedimientos de control de cambios formales y que se utilizacomo base para la comparacin.

    El enunciado del alcance del proyecto, ascomo su EDT y el diccionario de la EDT, unavez aprobados constituyen la Lnea Base delalcance del proyecto.

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    5.4 Salidas

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    Personal

    EstimacionesLista de actividades

    Cronograma

    Control del Proyecto

    EDT

    Presupuesto

    Diagrama de redGestin de Riesgos

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    La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!

    EDT

    ALCANCE

    CRONOGRAMA

    COSTO

    GERENCIA DE PROYECTOS

    Ej l d EDT

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    Ejemplo de EDT

    Ej l d EDT

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    EDT - Sistema de aeronave militar

    Ejemplo de EDT

    Ej l d EDT

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    Ejemplo de EDT

    Ejemplo de EDT

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    Ejemplo de EDT

    EDT Desarrollo de Software

    5 4 Crear la EDT

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    Algunas ventajas de utilizar la EDT son: Herramienta de trabajo en equipo que involucra con

    sentido de pertenencia a los miembros claves

    Tener una visin de conjunto para que el equipo de trabajocomprenda rpidamente su lugar en el proyecto

    Servir como base para la estimacin de tiempos, costos,personas y riesgos.

    Facilitar la comunicacin

    Facilitar el control integrado de cambios

    5.4 Crear la EDT

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    5.4 Salidas

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    Se trata de un documento que

    respalda y acompaa al EDT

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    Agenda

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    Objetivos de la Sesin

    Alcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

    5 5 Validar el Alcance

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    Es el proceso que formaliza la aceptacin de los

    entregables del proyecto que se han completado.

    Incluye revisar los entregables con el cliente opatrocinador, para asegurarse que se han completadosatisfactoriamentey obtener su aceptacin formal.

    Por lo general el control de calidad se lleva a cabo antesde la verificacin del alcance, sin embargo ambos puedenejecutarse en paralelo.

    El principal objetivo de validar el alcance es asegurarque cada entregable se est completando en formaapropiada.

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    5.5 Validar el Alcance

    5 5 Mapa del proceso

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    InspeccinDocumentacinde Requisitos

    ACTUALIZACIONES

    Documentosdel Proyecto

    Matriz deRastreabilidad deRequisitos

    Plan de Direccindel Proyecto

    Tcnicasgrupales de tomade decisiones

    Entregablesaceptados

    Solicitudesde Cambio

    Datos deldesempeo detrabajo

    Informacinsobre eldesempeodel trabajo

    EntregablesVerificados

    5.5 Mapa del proceso

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    5.5 Entradas

    Entregables Verificados: Son los resultados delproyecto que se han completado y verificado sucorreccin a travs del proceso de Control de Calidad.

    Datos de desempeo del trabajo: Grado decumplimiento del entregable en relacin a la mtricasde calidad, cantidad y severidad de no conformidades,etc.

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    5.5 Herramientas y Tcnicas

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    La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para

    determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios

    de aceptacin del producto.

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    5.5 Salidas

    Entregables aceptados por el cliente o patrocinador

    Informacin de desempeo del trabajo: estado de

    avance de los entregables

    Solicitudes de cambio

    66

    Agenda

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    Objetivos de la Sesin

    Alcance del Proyecto y del Producto

    5. Gestin del Alcance del Proyecto

    5.1 Planificar la Gestin del Alcance

    5.2 Recopilar Requisitos

    5.3 Definir el Alcance

    5.4 Crear la EDT

    5.5 Validar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    Agenda

    5.6 Controlar el Alcance

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    Proceso que monitorea el estado del alcance del proyecto

    y el producto y gestiona cambios a la Lnea Base delAlcance.

    Asegura que todos los cambios solicitados o las accionespreventivas o correctivas recomendadas se procesen a

    travs Realizar el control integrado de cambios.

    Tambin se utiliza para gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los otros procesos decontrol.

    Los cambios no controlados se denominan Corrupcin delAlcance.

    68

    5.6 Controlar el Alcance

    5.6 Controlar el Alcance

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    69

    A diferencia de validar el alcance donde se revisa

    que se estn completando los entregables

    satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el

    alcance consiste en revisar que se estn

    realizando los entregables definidos en el proyecto,ni ms ni menos.

    Reco rdar!

    5 6 Co t o a e ca ce

    5.6 Mapa del proceso

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    Anlisis deVariacin

    Documentacinde Requisitos

    ACTUALIZACIONES

    Documentosdel Proyecto

    Matriz deRastreabilidad deRequisitos

    Plan de Direccindel Proyecto

    Solicitudesde Cambio

    Datos deldesempeode trabajo

    Informacin sobreel desempeo deltrabajo

    Activos de losProcesos de laOrganizacin

    Plan de Direccindel Proyecto

    Activos de losProcesos de laOrganizacin

    p p

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    5.6 Herramientas y Tcnicas

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    CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

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    IDEA

    PRE-INVERSION

    INVERSION

    OPERACION

    Ciclo del Proyecto

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    Analizar antes de desembolsar Recursos Pblicos.

    IDEA

    Secuencia de pasos que todo PIP, por Ley, debe cumplir; o mejor dicho,la forma cmo el pas ha decidido hacer inversin

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    Retroalimentacin

    Fin

    Operacin

    y Mantenimiento

    Estudios

    Definitivos

    Expediente

    Tcnico

    Ejecucin

    Perfil

    Factibilidad *

    *La declaracin de VIABILIDAD es un requisito para pasar de lafase de preinversin a la fase de inversin.

    Evaluacin

    Ex post

    FASE I:PREINVERSIN

    FASE II:INVERSIN

    FASE III:POSTINVERSIN

    Obligatorio

    IDEA

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    C l i c k t o e d i t c o m p a n y s l o g a n .

    75

    https://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aY

    https://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aYhttps://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aY