UTILIZANDO O EXCEL DE FORMA MAIS EFICIENTE · UTILIZANDO O EXCEL DE FORMA MAIS EFICIENTE...

UTILIZANDO O

EXCEL DE FORMA

MAIS EFICIENTE

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www.pessoasetecnologia.com.br

Fernando Andrade

Índice

AutoPreenchimento ................................................................................................................... 5

Cálculos ....................................................................................................................................... 6

Cálculos com parênteses ......................................................................................................... 6

Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células) .................................................. 7

Trabalhando com funções .......................................................................................................... 8

Função Média .......................................................................................................................... 8

Outras funções estatísticas ..................................................................................................... 9

Trabalhando com datas .............................................................................................................. 9

Gráfico ...................................................................................................................................... 11

Atualização e correção .......................................................................................................... 12

Linhas/colunas em dois eixos ................................................................................................ 13

Impressão de planilhas ............................................................................................................. 16

Modo de Exibição de Layout da Página ................................................................................ 16

Configuração da página de impressão .................................................................................. 17

Cabeçalho e Rodapé .............................................................................................................. 17

Imprimindo Linhas de Título ................................................................................................. 18

Ferramentas úteis .................................................................................................................... 19

Congelamento de linhas/colunas .......................................................................................... 19

Trabalhando com várias janelas ............................................................................................ 20

Dividindo a janela .................................................................................................................. 20

Facilidades do botão direito do mouse ................................................................................. 21

Cor da guia ............................................................................................................................. 21

Senhas ................................................................................................................................... 22

Formatação............................................................................................................................... 23

Estilo de célula ....................................................................................................................... 23

Caixa de texto ........................................................................................................................ 24

Formatação condicional ........................................................................................................ 25

Formatos personalizados para célula .................................................................................... 28

Inserção/Edição de dados ........................................................................................................ 29

Colar especial ........................................................................................................................ 29

Colar Especial – Adição .......................................................................................................... 29

Validação de dados – Valor permitido .................................................................................. 30

Validação de dados – Lista de valores permitidos ................................................................ 31

Funções aninhadas em validação de dados .......................................................................... 33

Funções..................................................................................................................................... 34

Função SE .............................................................................................................................. 34

Função PROCV ....................................................................................................................... 35

Função SomaSE ..................................................................................................................... 37

Função Arred ......................................................................................................................... 38

Funções Cont.Num e Cont.Valores ....................................................................................... 39

Funções aninhadas ................................................................................................................ 40

PROCH e CORRESP .............................................................................................................. 40

ÍNDICE e CORRESP .............................................................................................................. 42

PROC ................................................................................................................................... 44

SE, E e OU ........................................................................................................................... 45

O trabalho com nomes ............................................................................................................. 49

Nomeando intervalos ............................................................................................................ 49

Corrigindo nomes .................................................................................................................. 50

Aplicando nomes a fórmulas existentes ............................................................................... 51

O trabalho com planilhas ......................................................................................................... 52

Movendo e copiando planilhas ............................................................................................. 52

Grupo de planilhas ................................................................................................................ 52

Impressão em grupo.............................................................................................................. 53

Relacionando planilhas.......................................................................................................... 54

Consolidação de planilhas ..................................................................................................... 55

Configurando sua planilha........................................................................................................ 57

Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade ............................. 57

Planilhas em um arquivo ....................................................................................................... 59

Listas Personalizadas ............................................................................................................. 59

Local de gravação de arquivos .............................................................................................. 60

Banco de dados ........................................................................................................................ 61

Classificação de células ......................................................................................................... 61

Filtro ...................................................................................................................................... 62

Filtro avançado ...................................................................................................................... 64

Subtotais ................................................................................................................................ 66

Funções de banco de dados .................................................................................................. 69

Tabela Dinâmica ....................................................................................................................... 71

Atualizando sua tabela dinâmica .......................................................................................... 76

Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica ......................................... 77

Agrupando dados na tabela dinâmica................................................................................... 78

Formatação de números da tabela dinâmica ....................................................................... 80

Fórmulas e funções na tabela dinâmica ................................................................................ 81

Campo calculado ................................................................................................................ 81

Item calculado .................................................................................................................... 82

Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica ................................................... 84

Personalização de tabela dinâmica ....................................................................................... 84

Criando um gráfico dinâmico ................................................................................................ 86

Trabalhando com hipóteses ..................................................................................................... 88

Um conjunto de hipóteses .................................................................................................... 88

Dois conjuntos de hipóteses ................................................................................................. 89

Atingindo Metas ....................................................................................................................... 90

Visualizando metas em gráficos ............................................................................................ 91

Cenários .................................................................................................................................... 95

Trabalhando com cenários .................................................................................................... 98

Resumo de cenários .............................................................................................................. 99

Solver ...................................................................................................................................... 100

Adicionando mais restrições ao Solver ............................................................................... 104

Auditoria ................................................................................................................................. 106

Dependentes ....................................................................................................................... 107

Erros..................................................................................................................................... 107

Estrutura de tópicos ............................................................................................................... 108

Organização automática...................................................................................................... 108

Organização manual ............................................................................................................ 109

Suplementos ........................................................................................................................... 110

Consulta a banco de dados .................................................................................................... 111

Formulários em planilhas ....................................................................................................... 112

Macros .................................................................................................................................... 115

Tecla de atalho de macro .................................................................................................... 117

Atribuindo macros a um botão no menu ............................................................................ 118

Editando a macro ................................................................................................................ 120

Quadros de diálogo em macros .......................................................................................... 121

Altere o valor de uma propriedade com uma macro.......................................................... 122

Respondendo perguntas em macros e tomando decisões ................................................. 124

Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each) .................................... 125

PESSOAS E TECNOLOGIA 5

A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL

AutoPreenchimento

1. Digite a data inicial.

2. Arraste a alça de preenchimento até a célula desejada.

As células são preenchidas automaticamente.

Observe que o Excel mostra também um

símbolo de opções de preenchimento, para

que você possa preencher as células com

outros tipos de sequências.

3. Clique na seta para baixo ao lado do símbolo

Opções de preenchimento e escolha a opção

desejada.

A opção Preencher Série é usada

automaticamente pelo Excel. No caso de

células com datas, Preencher Série preenche

as células na sequência crescente. No caso de

datas, Preencher Série oferece o mesmo

resultado que Preencher dias.

Você pode escolher outras opções:

Alça de preenchimento

2

3 Opções de preenchimento

Preencher dias

Copiar células

Preencher dias da semana*

Preencher meses

Preencher anos

17/10/2009 é sábado, 18/10/2009 é domingo, e por isso não aparecem aqui



O preenchimento automático também:

Funciona para dias da semana, palavras e palavra+número.

Pode ser feito da direita para esquerda, da esquerda para direita, para cima ou para baixo

Cálculos

Cálculos com parênteses

Há uma tendência ERRADA dos usuários Excel em usar parênteses onde eles não são necessários. As

células D5 e D6 abaixo mostram o mesmo resultado. Os parênteses usados no cálculo em D6 são

totalmente DESNECESSÁRIOS, já que o Excel segue a regra matemática:

Primeiro,

multiplicação e

divisão

Depois, soma e

subtração

1



Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células)

Veja a figura ao

lado, as fórmulas

de valor unitário

(US$) deveriam

apontar todas

para G2, a célula com a cotação do dólar. Isso não acontece

porque ao criar em D2 a fórmula =C2/G2 e arrastá-la para

baixo, o Excel transforma G2 em G3, G4 e assim por diante.

Para evitar este tipo de erro, é preciso FIXAR/TRAVAR células, colocando um $ ANTES do que será

travado:

Fórmula arrastada para a COLUNA à direita: TRAVE a COLUNA -$G2

Fórmula arrastada para a LINHA inferior: TRAVE a LINHA – G$2

Fórmula arrastada para a COLUNA à direita E LINHA inferior: TRAVE

a COLUNA e a linha – $G$2

Com o

travamento no

lugar certo (G$2

na figura ao lado),

os cálculos ficam

corretos.

DICA Em vez de digitar $, você também pode pressionar a tecla F4. Digite F4 algumas vezes até que o

$ apareça no lugar desejado.

A planilha ao lado

mostra um

crescimento de 1%

ao mês. O cifrão

agora fica antes da

célula B, já que a

fórmula está sendo arrastada para a COLUNA ao lado.

Em vez de G2 apenas, aparecem também G3 e G4

Sempre G$2



Trabalhando com funções

Função Média

Uma função pode ser entendida como uma

fórmula pronta. Nesta apostila já vimos a função

AutoSoma. Há várias outras. Na figura ao lado,

por exemplo, poderíamos precisar do valor

médio da coluna E, Valor total corrigido.

Vamos trabalhar então com a função Média do

Excel.

1. Coloque o cursor na célula onde aparecerá a média (célula B15 na figura acima) e clique no botão

Colar função.

No quadro Colar função que aparece,

vemos as funções organizadas em

categorias.

2. Clique na categoria Estatística.

3. Escolha em Nome da função a função

Média.

4. Em Núm1 selecione a coluna que

será tirada a média, no caso, E6:E13.

5. Feito isso clique em OK.

Sua média foi calculada com êxito.

Se você for calcular a média dos

números em várias colunas, basta

colocar cada uma em um campo

Núm.

DICA Depois de inserir uma função,

verifique a barra de fórmulas e veja

como o Excel a inseriu – em outras

palavras, veja a sintaxe desta função. Assim você entenderá melhor ainda seu funcionamento.

2

3

4

1



Outras funções estatísticas

A figura ao lado contém células com a

média da cesta, produto mais caro,

produto mais barato e total da cesta.

Todas estas células podem ser preenchidas

com as funções do Excel: Média(),

Máximo(), Mínimo() e Soma ().

1. Exiba o quadro para inserção de

funções ... e pratique, escolhendo as

funções adequadas.

Trabalhando com datas

Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em

anos a partir da data de admissão do funcionário. Um ótimo

exemplo de uso para as funções da categoria Data.

1. Clique na célula C2.

2. Clique no botão Inserir função (aquele na barra de fórmulas).

3. Escolha a categoria Data e hora e depois a função Hoje.

4. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de diálogos.

Veja a barra de fórmulas no alto da planilha, aparece a fórmula =HOJE() na célula C2.

Tempo = Hoje – B2, certo?

5. Digite –B2 na barra de fórmulas.

6. Pressione Enter.

7. Com o cursor na célula C2, clique no botão Separador de milhares.

8. Melhorou, mas ainda não é isso que queremos. Diminua as casas decimais.



Sabemos quantos dias Márcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou?

9. Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se você quer

trabalhar com o ano corrido ou ano comercial).

ATENÇÃO Não basta digitar /360 no final da fórmula. Assim o Excel

dividiria apenas B2 por 360. Queremos dividir por 360 toda a

subtração. Coloque a subtração entre parênteses: =(HOJE()-

B2)/360.

10. Arraste a fórmula para as células inferiores.

11. Se necessário diminua as casas decimais utilizando o botão Diminuir casas decimais.

12. Se estiver com problemas de formatação nas células, coloque o formato dos números para geral.

Lembra-se como? Guia Início, grupo Números.



Gráfico

Um gráfico pode ser uma forma bastante eficaz de

representar os dados de uma planilha. E o Excel facilita

muito a criação dos mais variados tipos de gráfico, todos

exibidos na guia Inserir, grupo Gráficos.

Utilizando a planilha de Cesta básica vista nas páginas

anteriores, criaremos um gráfico representando os valores de Produto e de Preço unitário.

1. Selecione os Produtos e o Preço

unitário. Para selecionar colunas

intercaladas selecione a primeira

coluna, pressione o Ctrl e

selecione o restante desejado.

2. Clique na guia Inserir e clique no botão correspondente ao gráfico desejado – Colunas neste exemplo.

3. Na lista de gráficos exibidos, vamos escolher o mais simples – e na

maior parte das vezes o que melhor representa os dados: o gráfico de

colunas agrupadas.

Seu gráfico já aparece praticamente pronto. Perceba que o Excel exibe três novas guias (Design, Layout e Formatar), as chamadas Ferramentas de Gráfico.

4. Na guia Design, grupo Layout de Gráfico, selecione Layout 2 – o mais indicado para nosso gráfico.

2

3

4



5. Pronto, falta agora só retirar a legenda – que não é necessário neste nosso gráfico de exemplo. Selecione-a e aperte a tecla Del.

Atualização e correção

6. Para trocar o tipo de gráfico, mantenha o gráfico

SELECIONADO e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico

– o primeiro da guia Design.

7. No quadro Alterar Tipo de

gráfico que aparece,

selecione o gráfico desejado

– Linha com marcadores na

figura ao lado.

Pode ser que o gráfico não

fique como o desejado. No

exemplo abaixo, o ideal seria

ter os marcadores ACIMA da

linha do gráfico.

8. Selecione a guia Layout e clique no botão Rótulo de Dados.

9. Selecione a opção Acima para o posicionamento dos rótulos dos dados.

1

2

3

4



Linhas/colunas em dois eixos

Compare os dois gráficos ao lado, qual

representa melhor as informações,

principalmente as informações sobre bônus?

No primeiro gráfico, onde todas as

informações são apresentadas em um único

eixo vertical, é difícil visualizar o bônus –

muito pequeno quando comparado aos

valores anuais.

Já no segundo gráfico, os valores

anuais são representados em um

SEGUNDO eixo vertical, facilitando

o entendimento dos números. Este

é o chamado gráfico de

linhas/colunas em dois eixos.

Vamos criar um gráfico assim.

1. Selecione as células que você

quer representar no

gráfico. Na figura ao

lado, selecionamos as

colunas Nome,

Salário, Bônus e

Anual.

2. Na guia Inserir, grupo

Gráficos, clique no

botão Colunas.

3. Na lista de gráficos de

colunas que aparece,

escolha o primeiro

tipo de gráficos de

colunas 2D.

2

1

3



O gráfico de colunas aparece, precisamos agora transformá-lo em um gráfico de linhas e colunas

em dois eixos.

A coluna Anual mostra valores muito maiores do que os das outras colunas, vamos colocar Anual

em um segundo eixo.

4. Clique no gráfico em qualquer

coluna que representa Bônus.

Todas as colunas representando

Anual ficam selecionadas.

5. Na guia Layout, grupo Seleção

Atual, clique no botão Formatar

Seleção.

6. No quadro Formatar Série de

Dados que aparece, indique que

você quer a seleção atual

representada no Eixo

Secundário.

4

5

6



Os valores Anuais

aparecem no

segundo eixo,

mas o gráfico fica

bastante confuso.

O melhor agora é

mudar a

representação

destes valores, de

Coluna para

Linha.

7. Mantendo ainda

os valores Anuais

selecionados, vá

para a guia

Design e clique

no botão Alterar

Tipo de Gráfico.

8. No quadro Alterar

Tipo de Gráfico,

indique a primeira

opção do gráfico

do tipo Linha e

clique em OK.

Agora sim o gráfico

ficou melhor, fácil de

entender.

DICA Uma boa ideia é

colocar um título para

cada eixo vertical. Na guia Layout,

clique no botão Titulo dos Eixos e

escolha o título desejado.

7

8



Impressão de planilhas

Modo de Exibição de Layout da Página

No Excel 2007 ou 2010, você pode ver como sua página

será impressa ANTES da impressão propriamente dita:

clique no botão Modo de Exibição de Layout da Página

na barra de ferramentas Modo de Exibição na parte inferior direita da janela.

Títulos de colunas

Títulos de linhas

Réguas de margens

No modo de exibição de Layout da

Página há margens de página na

parte superior, nas laterais e na

parte inferior da pasta de trabalho e

em um pequeno espaço azul entre as pastas de trabalho. As réguas na parte superior e na lateral

ajudam a ajustar as margens. Você pode ativar e desativar as réguas, conforme necessário (clique em

Régua no grupo Mostrar/Ocultar na guia Exibir).

Neste modo de exibição, você não precisa visualizar a impressão para fazer ajustes na pasta de

trabalho antes de imprimir. É fácil adicionar cabeçalhos e rodapés no modo de exibição de Layout da

Página. Quando você digita na nova área de cabeçalho e rodapé na parte superior ou inferior e uma

página, a guia Design é aberta com todos os comandos necessários para criar seus cabeçalhos e

rodapés.

Você pode ver cada planilha em uma pasta de trabalho no modo de exibição que melhor funciona

para essa planilha. Basta selecionar um modo de exibição na barra de ferramentas Modo de Exibição

ou no grupo Pastas de Trabalho na guia Exibir de cada planilha. O modo de exibição Normal e a

visualização de Quebra de Página estão lá.

DICA Se você gosta do modo de exibição de Layout da Página, mas prefere ter um pouco menos de

espaço em branco nas margens, oculte um pouco desse espaço em branco.



Configuração da página de impressão

No modo de exibição Layout da Página, você faz

ajusta sua planilha e vê as alterações na tela,

antes de imprimir.

1. Nessa guia, no grupo Configurar Página,

você pode clicar em Orientação e, em

seguida, selecionar Retrato ou Paisagem. No

modo de exibição de Layout da Página, você

vê a alteração na orientação e como será a

aparência dos dados em cada modo.

2. Ainda no grupo Configurar Página, clique em

Tamanho para escolher o tamanho do papel.

Você verá o resultado de suas escolhas

enquanto as realiza. O que você vê é o que

será impresso.

3. Outras configurações (Margens, Área de

Impressão, Quebras de página e Plano de

Fundo) podem ser definidas quando você

clicar nos botões correspondentes.

Cabeçalho e Rodapé

No modo de Layout de Página, é

muito simples definir o cabeçalho e o

rodapé de sua planilha: basta você

digitá-los na área correspondente. O

Excel imediatamente exibe a guia

Design para cabeçalhos e rodapés, onde você pode definir número de página, data e hora, nome do

arquivo e até definir se a primeira página será diferente das demais.

1

2



Imprimindo Linhas de Título

Um dos

botões de

configuração

de página,

Imprimir

Títulos,

merece

explicação

especial.

Veja a

planilha ao

lado, ela é

muito

grande e

será

impressa em

VÁRIAS

PÁGINAS.

Queremos que a primeira linha (País, Vendedor...) apareça em TODAS as páginas.

1. Na guia Layout da Página, clique no botão Imprimir Títulos.

2. No quadro Configurar Página, que aprece, leve o cursor para a caixa Linhas a repetir na parte

superior.

3. Queremos repetir a primeira linha neste exemplo, clique em QUALQUER célula desta linha – o

Excel seleciona a LINHA INTEIRA.

DICA Você também pode seguir esta mesma linha de raciocínio e repetir uma mesma COLUNA em

todas as páginas – no caso de planilhas que ocupam várias colunas. Basta selecionar a caixa

Colunas a repetir à esquerda e selecionar as colunas desejadas.

1

2



Ferramentas úteis

Congelamento de linhas/colunas

Quando você tem uma planilha muito grande, pode ser conveniente deixar as primeiras linhas ou

colunas da esquerda sempre aparecendo – tal como você fez na página anterior desta apostila, só

que lá a repetição era no papel. Agora é na tela.

O Excel sempre congela o que está ANTES do cursor. Assim, se você quiser:

Congelar a primeira linha, deixe o cursor na célula A2. Tudo o que estiver

ANTES do cursor – ou seja, a primeira linha, sempre aparecerá na tela quando

você rolar PARA BAIXO na planilha.

Congelar a primeira coluna, deixe o cursor na célula B1. Tudo o que estiver

ANTES do cursor – ou seja, a primeira coluna, sempre aparecerá na tela

quando você rolar PARA A DIREITA na planilha.

Congelar a primeira linha e a primeira coluna ao mesmo tempo, deixe o

cursor na célula B2. Tudo o que estiver ANTES do cursor – ou seja, a primeira

linha e a primeira coluna, sempre aparecerão na tela quando você rolar PARA

BAIXO ou PARA A DIREITA na planilha.

Após colocar o cursor na célula adequada, é só escolher o comando certo:

1. Selecione a guia Exibição e clique no botão Congelar Painéis.

DICA Se não quiser se preocupar com a posição do cursor, escolha Congelar Linha Superior ou

Congelar Primeira Coluna para fazer os congelamentos necessários.

2. Para descongelar, é só clicar novamente no botão

Congelar Painéis – o comando que antes era

Congelar Painéis agora mudou para Descongelar

Painéis.

1

2



Trabalhando com várias janelas

No Excel, você pode trabalhar com vários arquivos em várias janelas.

1. Abra duas planilhas do Excel.

2. Na guia Exibição, clique no botão Organizar Tudo.

3. Há várias formas de organização. Escolha, por exemplo, Na vertical

no quadro Organizar janelas que aparece.

Com as janelas assim organizadas, você pode comparar um arquivo

com outro e até ARRASTAR dados de um para o outro. Experimente!

Dividindo a janela

1. Clique em algum ponto

da sua planilha.

2. Na guia Exibição, clique

no botão Dividir.

Linhas divisórias

aparecem. Agora você

pode ver trechos

separados de sua

planilha.

3. Para alterar o tamanho

de cada trecho

visualizado, arraste a divisória desejada para uma nova posição.

4. Para remover alguma divisória individualmente, arraste-a para a lateral esquerda (no caso da

linha vertical) ou parte superior da planilha (no caso da linha horizontal).

5. Para retirar todas as divisórias, clique novamente no botão Dividir.

2

3

2



Facilidades do botão direito do mouse

Você já tentou clicar com o botão DIREITO dentro de uma

planilha? Não? Então, veja quantas facilidades:

a. Uma das opções que mais poderá ser utilizada é sem dúvida

Formatar célula, que oferece as mesmas facilidades que

encontramos na guia Início, grupos Fonte, Alinhamento e

Número.

b. Podemos também Inserir ou Excluir células.

DICA A lista ao lado aparece quando clicamos com o botão

DIREITO do mouse sobre uma CÉLULA. Se clicarmos sobre

uma COLUNA ou LINHA, os comandos mudam um pouco:

Inserir ou Excluir não inserem ou excluem células, mas sim

COLUNAS ou LINHAS.

c. Copiar, Colar e Colar Especial estão presentes neste menu.

Cor da guia

1. Pressione o botão DIREITO do

mouse sobre a guia cuja cor

será alterada – Plan 3 na figura

ao lado.

2. Na lista de comandos que

aparece, escolha Cor da Guia.

3. Defina a cor desejada.

COMENTÁRIO Cores demais

atrapalham! Use algumas poucas cores, e APENAS para as planilhas mais significativas. Por

exemplo, você pode escolher cores conforme o conteúdo das planilhas.

a

b

1



Senhas

Você também pode atribuir uma senha para seus arquivos, veja:

1. Clique no botão

Office, escolha

Salvar como e

identifique o tipo

de arquivo

desejado.

2. Clique no botão

Ferramentas.

3. Escolha Opções

gerais...

4. No quadro

Opções Gerais,

indique a senha de PROTEÇÃO e confirme-a.

5. Clique em OK para fechar este quadro.

6. Para encerrar o salvamento, clique em Salvar.

Pronto! Sua planilha está protegida com senha.

Sempre que for abrir a planilha, aparecerá um quadro onde

você informará a senha.

2

3

4



Formatação

Estilo de célula

O Excel oferece vários modelos prontos para a formatação de células, vamos usar um deles.

1. Selecione um conjunto de

células que você quer

formatar.

2. Na guia Início, grupo Estilo,

clique no botão Estilos de

Células.

3. Você vê os vários estilos

apresentados pelo Excel.

Escolha o mais adequado e

clique em OK.

DICA Clique em Novo Estilo

de Célula para definir seu

próprio estilo.

2



Caixa de texto

Normalmente não é recomendável digitar textos corridos no Excel. Para isso quase sempre é melhor

usar uma caixa de texto. Veja os exemplos na figura abaixo:

1. Para desenhar uma

caixa de texto, vá

para a guia Inserir

e clique no botão

Caixa de texto.

DICA Uma caixa de

texto típica tem um

formato muito

simples. Considere

usar outras formais

mais interessantes

clicando no botão

Formas.

2. Clique no local

aonde será inserido

o texto.

3. Pronto! Agora é escrever como se você estivesse no Word. Por exemplo, quando quiser mudar

de linha, basta pressionar o Enter. Você poderá mudar as cores, tamanho e todo o tipo de

formatação necessária.

4. Caso queira mudar a caixa de local, clique em sua

borda e arraste-a para o local desejado.

1



Formatação condicional

A planilha ao lado mostra

células com cores diferentes

conforme seu conteúdo –

tudo feito automaticamente

pelo Excel.

1. Digite uma planilha como

esta abaixo, sem se

preocupar – por enquanto – com as cores.

2. Selecione todas as

células com números

(B2:B7 neste exemplo).

3. Na Guia Início, Grupo

Estilo, clique no Botão

Formatação

Condicional.

4. Escolha Nova Regra...

5. No quadro Nova Regra

de Formatação,

selecione Formatar

apenas células que

contenham.

2

3

4

5

6

7

12



6. Defina sua regra na caixa Formatar apenas células com:

Neste exemplo a regra é Valor da célula é menor do que 2000.

7. Para definir um formato associado a esta regra, clique no botão Formatar.

Você pode definir tipo (Arial,

Times...) e estilo (negrito,

itálico...) da fonte, efeitos,

tamanho etc.

8. Neste exemplo definimos

Negrito...

9. ...e Cor Azul escuro, Texto 2.

10. Clique em OK para fechar o

quadro Formatar Células e OK

novamente para fechar o

quadro Nova regra de

formatação.

11. Defina outras regras conforme

sua necessidade.

Na figura mostrada na página

anterior temos mais duas

outras regras.

12. Para ver todas as regras definidas, mantenha as células selecionadas, clique novamente no botão

Formatação condicional e escolha Gerenciar regras... (veja ilustração na página anterior).

Aparece o

quadro

Gerenciador

de Regras

de

Formatação

Condicional.

Aqui você

pode:

13. Criar uma

Nova regra.

14. Editar Regra já existente.

15. Excluir Regra.

8

9

10

13 14 15



DICA O botão Formatação Condicional oferece

outras regras já prontas, algumas visualmente

muito interessantes: Barras de Dados, Escalas de

Cor e Conjuntos de Ícones. Experimente!



Formatos personalizados para célula A figura ao lado o número 0001 para uma nota fiscal – com 000 à esquerda

do 1. A princípio, o Excel não mostra zeros à esquerda, a não ser que você

transforme o número em texto (que não é nosso objetivo aqui) ou crie um

FORMATO PERSONALIZADO que exiba números com quatro dígitos.

1. Digite o número 1 em uma célula qualquer.

2. Mantenha esta célula selecionada e – na guia Início – clique no

DISPARADOR do quadro de formatação de números – seta que aparece

à direita da palavra Número.

Aparece o quadro

Formatar Células, já

com a guia Número

ativa.

3. Precisamos de formatos

diferentes dos

tradicionais – clique na

categoria Personalizado.

Veja que temos aqui

vários formatos já

personalizados, mas

infelizmente NENHUM

deles proporciona o

formato que precisamos.

Será necessário CRIAR

um novo formato

personalizado.

4. Como queremos um número com quatro dígitos, DIGITE 0000 na caixa Tipo,

onde agora está escrito Geral.

Veja que o quadro Exemplo já mostra como ficará o número que digitamos –

com três zeros à esquerda do número 1, tal como queríamos.

5. Clique em OK para criar o formato.

Este novo formato poderá ser usado em todas as células de todas as planilhas DESTE ARQUIVO de agora em diante. Muito bom, não é?

1

2

3

4

5



Inserção/Edição de dados

Colar especial

A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B2:B8). Se

precisarmos levar este resultado TAMBÉM para a célula C9, não

poderemos usar o método Copiar/Colar, já que – na coluna C – o

Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C2:C8). O resultado será 0,

não há valores digitados nestas células.

Não queremos a fórmula de soma em

C9, só o resultado da soma. Solução?

Colar especial.

1. Faça a soma normalmente em B9.

2. Selecione o resultado obtido e copie: clique no botão Copiar (Ctrl-C).


4. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão

Colar e selecione Colar Valores.

O Excel copia apenas o resultado da fórmula, tal como queríamos!

Colar Especial – Adição

Uma situação muito comum acontece quando

precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou

dividir) um mesmo número a várias células. Por

exemplo, na figura ao lado queremos somar 20 a

todas as mesadas.

1. Copie o

número que será

somado (célula B10

na figura ao lado).

2. Selecione as células onde este número

será somado (B2:B8 em nosso exemplo).

3. Clique na seta para baixo do botão Colar

e escolha Colar Especial.

4. No quadro Colar especial que aparece,

assinale a operação Adição e depois

clique em OK.

1

4

1 3

4



Validação de dados – Valor permitido

A célula C4 ao lado não permite valores maiores do

que 100. Em outras palavras, o número 102 NÃO É

UM DADO VÁLIDO nesta planilha. Veja como definir

dados válidos no Excel.

1. Selecione C4.

2. Na guia Dados, grupo Ferramentas, clique no

botão Validação de Dados.

3. Escolha Validação de Dados na lista

de opções que aparece.

4. Aparece o quadro Validação de

dados, guia Configurações,onde você

define:

a. Permitir: apenas Número inteiro

b. Dados: o dado digitado é menor ou igual a

c. Máximo: o máximo valor permitido é igual a 100 (neste nosso exemplo) Se você clicar em OK agora, a validação

já funcionará. No entanto, você pode

melhorar ainda mais a COMUNICAÇÃO

do Excel com o usuário da planilha.

5. Clique na aba Mensagem de entrada

a. Título: Digite um título para sua

mensagem de entrada

b. Mensagem de entrada: Informe o

texto que será exibido na planilha

quando o usuário clicar nesta célula.

2

3

4

a

b

c

5

a

b



Por fim, é possível também definir – se você quiser – um estilo de reação de Excel quando um

dado inválido for digitado:

Ícone Tipo Uso

Parar Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula.

Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou

Cancelar.

Aviso Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas

não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem

de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim

para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em

Cancelar para removê-la.

Informações Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos,

sem impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de

erro é o mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de

Informações é exibida, os usuários podem clicar em OK para

aceitar o valor inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo.

6. Clique na aba Alerta de erro.

a. Estilo: Escolha o tipo de alerta

b. Título: Digite um título para o alerta

c. Mensagem de erro: Informe a

mensagem que aparecerá quando o

usuário digitar um dado INVÁLIDO.

7. Clique em OK para encerrar e veja os resultados:

6

a

b

c

Alerta de erro

Mensagem de entrada



Validação de dados – Lista de valores permitidos

A validação de dados do Excel permite outra facilidade muito útil: exibir uma LISTA de valores possíveis para uma célula – como você vê na figura ao lado. O processo é muito semelhante ao que vimos até agora. 1. Selecione as células onde a lista de valores deve aparecer (B2:B4 na figura acima).

2. Tal como já fizemos

nas páginas

anteriores, exiba a

guia Dados, grupo

Ferramentas, e

clique no botão

Validação de

Dados.

3. Selecione Validação de Dados na

lista de opções.

4. No quadro Validação de Dados

que aparece, aba Configurações,

indique Lista na caixa Permitir.

5. Na caixa Fonte, digite as

informações que farão parte da lista.

6. Clique em OK para definir mais

esta regra de validação de dados.

DICA Em vez de digitar as informações diretamente na caixa Fonte,

você também pode digitá-las em um conjunto de células separadas

e indicar a faixa nesta caixa.

2

3

4



Funções aninhadas em validação de dados

Atribuir nomes para uma faixa de células é fácil, é só selecionar as células desejadas, digitar o nome correspondente na Caixa de nome (Áreas na figura ao lado) e pressionar Enter. Criar uma lista de validação a partir desta faixa nomeada também é fácil, basta selecionar as células que apontarão esta lista, clicar na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados clicar no botão Validação de Dados e indicar a faixa (Áreas na figura ao lado) na caixa Fonte. O problema é quando precisamos acrescentar mais células à faixa nomeada, o Excel não as associará ao nome já definido. Felizmente, há uma solução, é só ANINHAR as funções DESLOC e CONT.VALORES na caixa de referência do nome a ser criado (guia Fórmulas, botão Definir Nome no grupo Nomes Definidos). Veja a caixa Refere-se a: na figura ao lado, a área a ser nomeada começa em A1 e termina na última célula preenchida da coluna A. A função CONT.VALORES conta quantas células preenchidas existem na coluna A. Experimente, depois de definir o nome Áreas desta forma, digite uma nova área na célula A4 – ela aparecerá automaticamente quando você clicar nas setas das células na coluna E.



Funções

Função SE

Na planilha ao lado, você pode digitar

Reprovado ou Aprovado célula a célula,

ou deixar o Excel tomar esta decisão.

Para isso usamos a função SE.

1. Digite uma planilha como esta ao

lado, SEM PREENCHER a coluna C.


O Excel auxilia na construção passo

a passo de uma função, basta

escolher o recurso Inserir função.

3. Clique no ícone fx Inserir função.

Aparece o quadro Inserir função,

listando as funções da categoria Mais

recentemente usada.

Às vezes a função desejada aparece

nesta categoria, se você a tiver usado

recentemente. Na figura ao lado não

vemos a função SE, vamos buscá-la na

categoria onde ela normalmente fica – a

categoria Lógica.

4. Clique na seta para baixo da caixa de

categorias e escolha a categoria Lógica.

5. Selecione a função SE e clique em OK.

2

3

4

5



6. Preencha o

quadro

Argumentos

da função

conforme a

figura ao lado,

determinando

ao Excel o que

considerar

para tomar

uma decisão

(mostrar

Aprovado ou Reprovado neste exemplo).

DICA Não digite o endereço de uma célula (como B2 na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula

B2 – o Excel insere este endereço por você).

7. Clique em OK quando terminar.

8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células.

Função PROCV

A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma

tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário

devem ser preenchidas conforme as informações da tabela

Cargos e salários.

Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso

– usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os

valores adequados.

1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que

vamos preencher) e clique no ícone fx Inserir função.

6

8

7

1



2. Selecione a função PROCV (na categoria Mais

recentemente usada ou na categoria Procura

e referência) e clique em OK.

Aparece o quadro Argumentos da função.

Para preenchê-lo, imagine respostas para

possíveis perguntas feitas pelo Excel:

PERGUNTA: Qual a função do colaborador que

você quer saber o salário?

3. RESPOSTA: Clique em B3 para indicar o

Valor_procurado.

PERGUNTA: Onde estão relacionados as funções e os salários?

4. RESPOSTA: Selecione o intervalo A14:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela.

PERGUNTA: Em qual coluna desta tabela (1, 2...) está a informação que você procura?

5. RESPOSTA: Digite 2 em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela.

PERGUNTA: A primeira coluna da tabela está em ordem crescente?

6. RESPOSTA: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você

também pode deixar a caixa vazia para indicar ordem crescente. Digite FALSO para indicar ordem

decrescente ou nenhuma ordem.

7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo.

ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$14:B$17) para arrastar a função para as

linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células.

2

3

4

5

6



Função SomaSE

SomaSE soma os valores de

células SE elas satisfizerem uma

condição estabelecida. Na célula

G5 no exemplo ao lado, queremos

inicialmente somar as quantidades

SE a venda tiver sido feita na

região Norte.

1. Digite a planilha e formate-a

como necessário.

2. Clique na célula G5 onde

teremos a soma das vendas da

região Norte.

3. Clique no botão Inserir, Função...

4. Escolha a Categoria: Matemática e

trigonométrica e selecione a função

SOMASE.

5. No campo Intervalo, selecione as

células onde estão as REGIÕES que

serão levadas em conta, B5:B13.

COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em

B$5 e 13 em B$13 porque a função

SOMASE será arrastada para baixo,

onde estão as

regiões

Nordeste e

Sudeste.

6. No campo

Critérios,

clique na

célula F5,

onde está

digitada a

região Norte.

2

3

4

5

6

7



7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D4:D13.

8. Pronto! Clique em OK.

Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e

completar sua planilha.

Função Arred

A função Arred arredonda as casas decimais de um número existente em

outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento que

aparecem na barra de formatação do Excel, que mudam apenas a exibição

do número, a função Arred TRANSFORMA o número (4,5678 quando

arredondado para 2 casas decimais vira 4,57

definitivamente).

Vamos arredondar os números da planilha ao lado?

1. Selecione a célula C2 e clique no botão

Inserir, Função...

2. Escolha a Categoria: Matemática e

trigonometria e o Nome da função:

ARRED.

3. No campo Núm informe a célula que

estamos arredondando (B2 neste

exemplo).

4. No campo Núm_digitos

informe a quantidade de

casas decimais para

arredondamento (2 neste

exemplo).

DICA Para transformar um

número quebrado em

número inteiro, defina

Núm_digitos igual a 0.

5. Clique em OK.

Faça os demais cálculos.

2 2

3 4



Funções Cont.Num e Cont.Valores

Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas

palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema.

1. Na planilha ao lado (que você já digitou há algumas páginas atrás),

selecione a célula B11.


3. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha

Cont.núm.

4. No campo Valor1, selecione o intervalo B2:B8.

5. Clique em OK.

Aí está: Cont.Num conta

quantos números existem

naquela seleção.

Vamos ver agora como

usar a função

Cont.Valores - o processo

é muito semelhante.

6. Selecione a célula A11 da planilha acima.


8. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores.

9. No campo Valor1, selecione o intervalo A2:A8.

O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo.

COMENTÁRIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores

vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os

números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas.

4

1



Funções aninhadas

PROCH e CORRESP

As funções de pesquisa facilitam a procura e referência de células em uma planilha. Uma das mais

conhecidas é a PROCV. Neste módulo, veremos outras igualmente úteis.

Como exemplo, vamos – na

tabela ao lado – criar uma

fórmula que mostre a

quantidade de inscritos

conforme o mês e o curso

selecionado, indicados nas

células A10 e B10,

respectivamente.

Utilizaremos duas funções de procura, a PROCH e a CORRESP.

A PROCH procura valores na primeira linha de uma área selecionada e retorna o conteúdo de acordo

com a linha fornecida. No exemplo, a função procura Excel na primeira linha e retorna o número de

inscritos na linha indicada (1, 2...). Se digitarmos a linha 2, a função retornará 30 – a quantidade de

alunos exibidas na linha 2 para o curso Excel.

Em uma situação real, não queremos digitar 2. Queremos sim que o Excel descubra que Janeiro está

na linha 2. A Função CORRESP é a solução, ela retorna a posição relativa a um item em uma

determinada área. Se utilizarmos a função CORRESP para descobrir a posição relativa de Janeiro na

área A1:A7, o valor retornado será 2.

O segredo então para descobrirmos quantos alunos estão inscritos em um determinado CURSO em

um determinado MÊS é usar uma combinação das funções PROCH e CORRESP. Observe que estas

funções apontarão a célula A10 – onde está escrito Janeiro – e a célula B10 – onde está escrito Excel.

1. Digite a planilha do exemplo.

2. Deixe o cursor na célula C10 – onde queremos que apareça a quantidade de alunos inscritos – e

clique no botão Inserir, Função.

3. Na janela Inserir função, localize a função PROCH e clique em OK.



4. Em

Valor_procurado,

digite B10. Nossa

função vai procurar

o curso indicado em

B10: Excel.

5. Em Matriz_tabela

indique as células

da tabela de cursos:

$A$1:$D$7.

6. Núm_índice_lin

indica o número da linha (1, 2...) onde está o mês desejado. Queremos informações de inscritos

em Excel no mês de Janeiro, a linha número 2. Nós sabemos que é a linha 2, mas o Excel não. É

por isso que pedimos ajuda da função CORRESP nesta caixa. Pedimos para ela indicar o número

da linha onde está escrito Janeiro: CORRESP(A10;$A$1:$A$7). Veja na figura acima que esta

CORRESP retorna o número 2.

7. Em procurar intervalo, digite FALSO, pois nossa lista não está classificada em ordem de cursos.

8. Clique em OK para terminar.

Pronto, o resultado é 30. São 30 alunos inscritos em Excel no mês de Janeiro.

4

5

6

7



ÍNDICE e CORRESP

Agora temos um problema um pouco mais complicado: precisamos saber qual mês tem a maior

quantidade de matrículas para cada curso. Para isso utilizaremos uma combinação das funções

ÍNDICE e CORRESP.

1. Digite as novas linhas, 12 a 15, conforme

mostra a figura ao lado.

2. Selecione a célula B13

3. Clique no botão Inserir, Função e localize

a função ÍNDICE.

4. Na caixa Matriz do quadro que aparece,

selecione A1:A7.

5. Em Num_Linha, digite CORRESP(MÁXIMO(B1:B7);B1:B7;FALSO)

6. Clique em OK.

7. Você criou

esta função

para o Curso

Windows,

coluna B.

Repita estes

passos para

os demais

cursos: Word

na coluna C e

Excel na

coluna D.

1

4

5



Uma função em outra é

chamada função aninhada.

Várias funções aninhadas

podem criar uma certa

confusão, mas o segredo é

entendê-las

separadamente:

1º: Função MÁXIMO

2º: Função CORRESP

3º: Função ÍNDICE

A função MÁXIMO apenas

aponta o valor máximo na

faixa B1:B7.

A função CORRESP procura

o valor 90 (calculado pela

função MÁXIMO) na

matriz B1:B7 e indica que

este valor está na linha

número 7.

Por fim a função ÍNDICE

procura na matriz A1:A7 o

mês na posição 7 (posição

esta calculada pela função

CORRESP).



PROC

Em muitas planilhas precisamos fazer pesquisas da direita para esquerda, o que já impede de

imediato o uso de PROCV, que procura dados na primeira coluna de cima para baixo, ou PROCH, que

faz a pesquisa da esquerda para a direita.

O Excel apresenta uma função mais flexível para pesquisa de dados, é a PROC. Aproveitando ainda

nossa planilha de exemplo mostrada nas páginas anteriores, vamos agora a uma nova pergunta: em

qual mês o curso Excel teve 60 inscrições?

1. Atualiza a planilha como na figura ao lado, com

as duas novas linhas, 17 e 18.

2. Selecione a célula C18.

3. Clique no botão Inserir, Função e escolha a

função PROC.

4. Em Valor_procurado, aponte B18.

5. Em Vetor_proc, insira D1:D7.

6. Em Vetor_result, insira A1:A7.

Pronto, a função PROC descobriu que o curso

Excel teve 60 inscritos no mês de abril.

1

4

5 6



SE, E e OU

Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, principalmente quando ANINHAMOS

funções em uma célula. Você já viu algumas funções aninhadas nas páginas anteriores, vamos agora

aninhar as funções SE, E e OU.

Na escola

representada

na figura ao

lado, esta é a

política de

aprovação de

alunos:

Aprovado: Média >=7 E Qtde faltas < 10

Reprovado: Média <=5 OU Qtde faltas >=10

Exame: Qualquer condição diferente das anteriores.

Não há uma função única do Excel que resolva este problema. Mas se combinarmos três funções, o

problema será resolvido.

1. Selecione a célula H4.

2. Clique no botão Inserir, Função.

3. Selecione a categoria Lógica, Função SE()

Como o aluno só é aprovado se DUAS condições forem atendidas, vamos usar a função E para

combinar duas funções

4. Clique na

caixa

Teste_lógico

da função SE.

5. Para inserir

nesta caixa

outra função,

vá para a

caixa de

nomes e

selecione a

função E().

1

4

5



6. No primeiro argumento, insira a primeira condição F4>=7.

7. No segundo argumento, insira a segunda condição G4<10.

VEJA Conforme preenchemos o quadro de argumentos da função, o assistente de função do

Excel vai atualizando a barra de fórmulas.

Esta função E está dentro da função SE, que ainda precisa ser completada.

8. Clique sobre a

função SE na

barra de fórmulas

para exibir

novamente o

quadro de

diálogos da

função SE e

determinar as

demais condições.

9. Na caixa

Valor_se_verdadeiro, escreva Aprovado.

Precisamos agora definir o conteúdo da caixa Valor_se_falso, que pode ser Reprovado ou Exame.

Segundo as regras da escola um aluno estará reprovado SE acontecerem uma de duas condições:

OU Média <=5 OU Qtde faltas >=10. Em outras palavras, precisamos de uma nova função SE.

10. Clique na caixa Valor_se_falso e selecione a função SE().

VEJA

8

9

10



Em Teste_lógico deste novo quadro que aparece, precisamos testar uma de duas condições.

Solução: função OU().

DICA Se a função desejada não aparecer na lista, clique em Mais funções... para ver outras

funções do Excel.

11. Clique na caixa de

funções e selecione

a função OU().

12. No primeiro

argumento da

função OU, insira a

primeira condição

F4<5.

13. No segundo

argumento, digite

G4>=10.

14. Volte ao quadro da

função SE e no

Valor_se_verdadeiro, digite Reprovado.

11

DICA

12

13

14

15



15. No Valor_se_falso, digite Exame.

Aninhar várias funções no Excel pode ser um processo trabalhoso, mas os resultados são sempre

muito bons.



O trabalho com nomes

Nomeando intervalos

Os nomes facilitam a interpretação das

fórmulas. A fórmula Receita-Despesa na

figura ao lado é muito mais intuitiva do que

A3-B3.

Para entender melhor como usar nomes em

células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o

momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula

Entrada-Despesas.

O primeiro passo é nomear as células.

1. Selecione o intervalo B3:B9.

2. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula -

é lá que está a Caixa de nome.

3. Digite a palavra Entrada.

4. Pressione Enter para guardar o nome.

ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é

que de fato ATRIBUI o nome à célula.

5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro.

6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3.

7. Digite =Entrada-Despesas.

8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo.

COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada-Despesas), o Excel

sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada.

3

2



Corrigindo nomes

Embora atribuir nomes às células seja muito, muito simples, corrigir ou até mesmo eliminar estes

nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES.

Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L4 e M4, de Receita e Despesa para

Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são

chamadas de Receita e Despesa.

1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes.

2. No quadro Gerenciador

de Nomes que aparece,

selecione o nome

desejado e clique no

botão Editar.

3. O Excel mostra agora

o quadro Editar

Nome, onde você

pode digitar um novo

nome na caixa Nome.

4. Clique em OK para

finalizar a edição

deste nome.

5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes.

DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de

células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada.

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4

5

Dica



Aplicando nomes a fórmulas existentes

Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar

estes nomes nestas fórmulas prontas?

A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles

no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria

muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é

necessário refazê-la, veja.

1. Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o

nome Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da

planilha.

2. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome

existente (F16 na figura ao lado)

3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à

direita do botão Definir Nome.

4. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes.

Aparece o quadro Aplicar Nomes com

todos os nomes que você já atribuiu no

arquivo Excel.

5. Escolha o nome desejado e clique em OK.

Pronto, veja sua fórmula – o nome está lá!

1

2

3

4

5



O trabalho com planilhas

Movendo e copiando planilhas

Você tem uma planilha pronta e precisa de outra muito parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente.

1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais.

2. Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha que

você quer duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte.

Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +,

bem ao lado de João.

3. Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta

fique depois de João.

4. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl.

Pronto, você vê a planilha João (2)! Agora é só renomeá-la.

Grupo de planilhas

Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é

trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para

trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas.

1. Clique em Plan1 (a primeira

da sequência), pressione

Shift e clique em Plan3 (a

última da sequência).

Pronto, tudo o que você

fizer em uma planilha,

valerá para as outras. O

Excel até mostra a

expressão [Grupo] no alto

da tela, indicando o modo

de trabalho em grupo.

2. Para desagrupá-las, basta

clicar em qualquer aba de

planilha.

2

3

4



Impressão em grupo

Se você tem um grupo de

planilhas, é possível

imprimi-las todas de uma

só vez, basta selecioná-las

antes de clicar no

comando de impressão. O

Excel por definição

sempre imprime TODAS as

planilhas selecionadas.



Relacionando planilhas

Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número

digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um

relacionamento!

Na figura ao lado, a planilha

à esquerda, Valores, mostra

os valores unitários de

alguns produtos. Na planilha

da direita, Jan, precisamos

mostrar o valor total das

compras feitas em janeiro

usando aqueles valores unitários.

1. Coloque o cursor na célula C2 da planilha Jan, digite =,

clique em B2 e digite *.

Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário

do produto Caderno.

2. Vá para a planilha Jan e clique na célula B2, onde está o valor do Caderno.

3. Pressione Enter para encerrar a fórmula.

Veja a fórmula final, ela não indica o

valor 2,90, o preço do caderno, mas sim

a célula B2 da planilha Valores, onde

está este valor. Assim, se alterarmos o

valor do Caderno em Valores,

automaticamente a planilha Jan

mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores.

4. Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a

fórmula criada em C2.

4

1

2



Consolidação de planilhas

Se você tem várias planilhas com a mesma estrutura, é possível consolidar todas as informações em

uma só planilha.

1. Crie duas planilhas

como estas ao lado.

DICA Já que as duas

planilhas têm a

mesma estrutura,

aproveite e utilize o

recurso de Grupo de

planilhas que aprendemos nas páginas

anteriores.

2. Chame a primeira planilha de Link Julho e a segunda, Link Agosto.

3. Mude também o nome da Plan3 para Consolidado.

4. Na planilha

Consolidado,

clique na guia

Dados, grupo

Ferramentas

de Dados e clique no botão Consolidar.

5. No quadro

Consolidar,

escolha Soma

na caixa

Função.

DICA Além de

consolidar

somando as

informações,

você também pode escolher Média, Máx, Mínimo, Produto etc. Veja as

opções na figura ao lado.

6. Clique na caixa Referência e as células da primeira planilha a ser

consolidada (A4:C12 da planilha Link Julho neste nosso exemplo).

7. Clique no botão Adicionar.

4

5

6



A primeira

referência a

consolidar

aparece no

quadro

Consolidar,

precisamos

adicionar

mais uma

planilha.

8. Clique na

Filial2

9. Repare que as células adequadas já estão selecionadas, afinal as planilhas têm a mesma

estrutura. É só você clicar novamente no botão Adicionar.

10. A consolidação é feita apenas para números, não para textos. No entanto, precisamos que a

planilha consolidada mostre também os textos comuns às duas planilhas. Ative as opções Linha

Superior e Coluna esquerda.

11. Para manter o vínculo entre a planilha consolidada e as planilhas de origem, ative a opção Criar vínculos com os dados de origem.

12. Clique em OK. Pronto! Suas planilhas estarão somadas em Consolidado.

Observe, aparecem vários sinais + à esquerda de

sua planilha, além de duas colunas 1 e 2

imediatamente acima. Estes novos elementos

servem para você ver detalhes da planilha

consolidada. Clique em cada + para abrir o detalhe

APENAS da linha correspondente ou clique em 2

para abrir TODOS os detalhes.

COMENTÁRIO Quer testar o vínculo entre as planilhas

de origem e a planilha consolidada? Mude os

valores naquelas planilhas e confira o resultado. A

soma é refeita!

9

10 11

Uma única linha detalhada Todas as linhas detalhadas



Configurando sua planilha

Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade

Uma planilha Excel tem várias

características já configuradas, que

você pode alterar conforme

necessidades específicas, basta ajustar

as opções do Excel.

1. Clique no botão Office.

2. Clique no botão Opções do Excel.

3. No quadro Opções do Excel que

aparece, selecione a opção

Avançado, a que apresenta as

alternativas que queremos

apresentar agora nesta apostila.

4. Role para baixo até encontrar a

seção para Exibir opções para esta

planilha – já que queremos alterar opções só para a planilha atual.

1

2

3

4

5

6

7



5. Assinale a opção Mostrar fórmulas nas células em vez dos

resultados

calculados.

Visualização útil para a

procura de erros em fórmulas.

6. Desmarque a opção Mostrar um zero nas células cujo valor é

zero.

Em algumas situações, pode ser mais vantajoso ocultar 0

(zero) em uma planilha.

7. Desmarque a opção Mostrar linhas de grade.

Uma planilha SEM linha de grade fica muito mais limpa,

facilitando sua análise e interpretação.



Planilhas em um arquivo

Um novo arquivo no Excel começa sempre com três planilhas. Este é o padrão, que você pode

alterar.

8. No quadro Opções do Excel, selecione a opção Mais Usados.

9. Na seção Ao criar novas pastas de trabalho, mostre que o Excel de Incluir este número de

planilhas.

Listas Personalizadas Você já viu o Excel preencher dias da semana e meses em suas planilhas. Isso é possível porque o

Excel é fornecido com estas listas, mas você pode criar suas próprias listas personalizadas.

10. Novamente no quadro Opções do Excel, e ainda na opção Mais Usados, clique no botão Editar

Listas Personalizadas.

11. No quadro Listas Personalizadas que aparece, digite os elementos de sua nova lista na caixa

Entrada da lista (veja figura na próxima página).

8

9

10



DICA Pressione Enter para separar as entradas da lista.

12. Quando terminar a digitação, clique no botão Adicionar.

13. Clique em OK para fechar o quadro Listas Personalizadas.

Pronto, agora é só usar as listas. Experimente digitar Recursos Humanos em uma célula e arrastá-la: as demais serão completadas com Financeiro e Marketing.

INFORMAÇÃO Esta lista fica disponível para TODOS os arquivos Excel.

Local de gravação de arquivos

O Excel sempre salva seus arquivos em um local padrão, a não ser que você indique outro no

momento da gravação. Se você quiser, é possível determinar um novo local padrão de gravações.

14. Ainda em Opções do Excel, selecione a opção Salvar e indique o novo local na caixa Local padrão

do arquivo.

12

13

11

14



Banco de dados

Banco de dados é um conjunto de células com características especiais: a PRIMEIRA LINHA contém o

TÍTULO das colunas e as células ao redor ficam vazias. O Excel apresenta vários recursos para células

dispostas desta forma.

Classificação de células

A planilha ao lado é um exemplo

típico de banco de dados.

Um recurso muito útil é a

classificação de células. Vamos

colocar os dados ao lado em ordem

alfabética de NOMES.

1. Deixe o cursor em

QUALQUER LUGAR da

coluna Nome.

2. Vá para a guia Dados.

3. Clique no botão

Classificar de A a Z.

O banco de dados

agora está em ordem

crescente de nomes.

Como você viu, NÃO

há necessidade de

selecionar as células.

REFLEXÃO Por que o Excel

não incluiu a PRIMEIRA

LINHA na classificação?

Muitas vezes, o Excel

consegue ENTENDER

seu banco de dados

automaticamente, e

considera a primeira

linha como sendo o

cabeçalho dos dados. No entanto, às vezes isso não acontece, e você precisa indicar que a

PRIMEIRA LINHA é o CABEÇALHO. Ou, ao contrário, às vezes você precisa classificar TAMBÉM a

PRIMEIRA LINHA. Em qualquer um dos casos, você pode ligar/desligar a linha de cabeçalho, basta

clicar no botão Classificar e marcar/desmarcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos.

1

2

3



DICA 1 Você pode classificar seu banco de dados por QUALQUER COLUNA, basta deixar o cursor

em qualquer célula desta coluna e clicar no botão Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A.

DICA 2 É possível fazer a classificação baseado em mais de uma coluna, basta

clicar no mesmo botão Classificar onde você marcou/desmarcou linhas de

cabeçalho na página anterior. No quadro que aparece, clique no botão

Adicionar Nível e indique outras colunas para classificação.

DICA 3 Você

também

pode

classificar

conforme a

Cor da

Célula ou

Cor da

Fonte, basta

definir estes

critérios na

caixa Classificar em.

Filtro

Muitas vezes não é necessário ver todas as

informações em seu banco de dados. Neste

caso, você pode FILTRÁ-LAS.

1. Deixe o cursor em QUALQUER célula do

banco de dados.

2. Ainda na guia Dados, grupo Classificar e

Filtrar, clique no botão Filtro.

Aparecem as setas de filtro em seu

banco dados. Vamos supor que você queira

ver APENAS os dados de que mora na Rua

Maranhão no banco de dados ao lado.

3. Clique no filtro de Endereço.

4. Nas opções que aparecem, DESMARQUE a

opção Selecionar Tudo.

5. Em seguida, assinale a opção Rua Maranhão.

6. Clique em OK para aplicar o filtro.

7. Se quiser ver tudo

novamente, clique no botão

Limpar no grupo Classificar e Filtrar.

Dica 2

Dica 3

2

3

4

5

6

7



Você pode filtrar conforme os mais variados

tipos de critério, veja:

Idade MAIOR OU IGUAL a 30

8. Clique no filtro de Idade.

9. Escolha Filtros de Número.

10. Selecione É Maior ou Igual a.

11. No quadro Personalizar

AutoFiltro que aparece,

digite 30 na caixa Idade.

12. Clique em OK.

Idade ENTRE 30 e 40

13. Repita os passos 8 e 9 acima.

14. Escolha Está Entre.

15. No quadro Personalizar AutoFiltro, digite as

idades limites, 30 e 40.

ATENÇÃO Veja que a opção E está assinalada, já

que estamos agora aplicando um critério E outro.

Idade FORA da faixa 30-40

Não existe esta opção na lista de filtros, mas podemos criá-la.

16. Mais uma vez, repita os passos 8 e 9.

17. Escolha agora Personalizar Filtro.

18. Prepare o quadro Personalizar AutoFiltro

conforme a figura ao lado.

ATENÇÃO Agora assinalamos a opção OU, já que

buscamos filtrar conforme um critério (Idade

menor do que 30) OU outro (Idade maior do que

40).

8

9

10

11

12

13

14

17

18



Filtro avançado

Em algumas situações, apenas este filtro simples que vimos até agora não resolve nossas

necessidades. Veja dois exemplos:

Queremos ver APENAS as pessoas com

ENDEREÇO Rua Alagoas OU (atenção) que

tenham IDADE acima de 40. Serve um

critério OU outro.

O problema aqui é considerar DUAS colunas

ao mesmo tempo, o filtro que conhecemos até aqui é aplicável apenas a UMA COLUNA por vez.

Mais ainda, não queremos simplesmente OCULTAR os dados que não atendem a estes critérios,

queremos sim levá-los para OUTRO LOCAL em nossa planilha.

Duas necessidades muito comuns, que podem muito bem ser resolvidas se usarmos o FILTRO

AVANÇADO do Excel.

Antes de executarmos o comando, precisamos PREPARAR a planilha criando uma área com os

CRITÉRIOS que o Excel deve usar para FILTRAR os dados conforme nossas necessidades. Vamos criar

a ÁREA DE CRITÉRIOS.

COMENTÁRIO Não temos mais a necessidade do filtro simples, você

pode DESLIGAR o botão Filtro, se quiser.

1. Copie e cole o cabeçalho de seu banco de dados em algum local vazio de sua planilha. Sugestão:

use a área à direita do banco de dados.

2. Digite os critérios que o Excel usará para FILTRAR seus dados (Endereço: Rua Alagoas e

Idade>10).

ATENÇÃO Observe que os critérios foram digitados em LINHAS DIFERENTES, já queremos filtrar

conforme um critério OU outro, NÃO precisamos dos dois critérios AO MESMO TEMPO.

3. Vamos agora usar o FILTRO AVANÇADO. Na guia Dados, clique no botão Avançado.

2

1

3

2



Aparece o quadro Filtro

avançado, onde você fornecerá

as informações necessárias

para o Excel executar o filtro.

DICA Antes de clicar no botão

Avançado, deixe o cursor em

qualquer célula do banco de

dados – a caixa Intervalo da

lista já aparece preenchida.

4. Queremos levar os dados

filtrados para outro local,

assinale a opção Copiar para

outro local.

5. Se seu banco de dados ainda não estiver aparecendo em Intervalo da lista (veja Dica acima),

indique o intervalo agora.

6. Mostre as células onde você onde está seu Intervalo de critérios.

7. Em Copiar para, aponte a célula para onde os dados serão copiados – basta indicar uma única

célula.

8. Clique em OK para executar o filtro.

Algumas considerações importantes sobre o Filtro Avançado:

Critérios digitados na

MESMA LINHA

funcionam AO MESMO

TEMPO. Se digitados em

LINHAS SEPARADAS, vale um ou outro. Nesta figura acima, teremos todas as pessoas que

tenham Idade < 3 E moram na Rua Alagoas OU pessoas que tenham Idade >10, independente do

Endereço onde moram.

Se houver

necessidade de

indicar mais de um

critério para uma MESMA COLUNA, duplique esta coluna. Nesta figura acima, temos DOIS

critérios para Idade: acima de 3 E abaixo de 15. Temos também um critério funcionando ao

mesmo tempo para Endereço: Rua Alagoas.

4

5

6

7

8



Subtotais Se necessário, o Excel pode criar subtotais por

colunas. A figura ao lado mostra o número de

pessoas por endereço.

Para criar estes subtotais, é importante primeiro CLASSIFICAR os dados. Esta nossa figura acima cria

subtotais para CADA Endereço, então precisamos classificar os dados por Endereço.

1. Leve o cursor para qualquer célula da coluna Endereço.

2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar de A a Z.

3. Para criar subtotais, clique no botão Subtotal.

4. No quadro Subtotais que aparece, indique que os

subtotais devem ser criados A cada alteração em:

Endereço.

5. Defina também que o Excel deve Usar função:

ContNúm para calcular os subtotais.

6. Por fim, mostre que o Excel deve Adicionar subtotal a:

Endereço.

7. Clique em OK para ver os subtotais tal como mostrado

na figura no início desta página.

2

3

4

5

6

7



COMENTÁRIO Veja que o

Excel exibe à esquerda da

planilha uma barra de

estrutura, onde você

pode controlar a exibição

dos subtotais.

No alto desta barra,

aparecem os botões 1, 2

e 3 – são os três tipos de

visões disponíveis para

subtotais:

- Botão 1: visão executiva, mostra apenas o total geral da listagem.

- Botão 2: visão gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada endereço neste exemplo).

- Botão 3: visão operacional, mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais.

Clique nos sinais – para ocultar

um subtotal. Na figura ao lado, os detalhes dos subtotais dos endereços Rua Alagoas e Rua Ferreira de Araújo estão ocultos.

Clique nos números no alto na barra de estrutura para exibir/ ocultar de uma só vez os detalhes de todos os subtotais. Na figura ao lado, você vê apenas os subtotais, os detalhes correspondentes não estão visíveis.

8. Se você quiser remover os subtotais, basta exibir novamente o

quadro Subtotais e clicar n botão Remover todos.

8



DICA 1 Se você quiser, é possível exibir mais de um tipo de subtotal ao mesmo tempo.

Em nosso exemplo, exiba novamente o quadro

Subtotais e indique que A cada alteração em:

Endereço, o Excel deve Usar função: Máx e

Adicionar subtotal a: Idade.

Clique em OK para gerar os subtotais.

Em seguida, abra novamente o quadro Subtotais e

troque a função Máx pela função Mínimo.

IMPORTANTE: Desmarque a caixa Substituir

subtotais atuais.

Deixe os outros parâmetros como estão e clique em

OK. Pronto, os dois subtotais são exibidos, como você pode ver na figura abaixo.

DICA 2 Assinale a opção Quebra de página entre grupos para exibir um grupo em cada página.

Dica 2



Funções de banco de dados

Além dos recursos de banco de dados que vimos até aqui, o Excel apresenta uma série de funções

para o trabalho com banco de dados. Para entendê-las, vamos usar o banco de dados que você já

conhece – ao lado – e

responder as

perguntas:

QUANTAS pessoas

moram na Rua

Maranhão?

Qual a idade

MÉDIA delas?

Quem tem a

MAIOR idade?

Quando trabalhamos

com banco de dados,

quase sempre

precisamos definir CRITÉRIOS para indicar os dados desejados. Você se lembra do filtro avançado? Lá

criamos uma área de critérios.

1. Crie uma área de critérios para responder as perguntas acima. Nosso único critério aqui é indicar

ao Excel que queremos APENAS as pessoas que moram na Rua Maranhão.

2. Aproveite e prepare as células onde você quer as respostas às três perguntas acima.

Vamos responder a primeira pergunta: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão?

3. Deixe o cursor na célula C13 e clique no ícone fx Inserir função

4. No quadro Inserir função, indique

a categoria Banco de dados, onde

encontraremos TODAS as funções

de banco de dados que o Excel

possui.

5. Para CONTAR pessoas, seleciona a

função BDCONTARA e clique em

OK.

COMENTÁRIO BDCONTAR conta

APENAS células com NÚMEROS,

BDCONTARA conta células

preenchidas, independente de seu

conteúdo.

1

2

3

4

5



6. No quadro

BDCONTARA,

indique as

células que

formam seu

banco de

dados em

Banco_dados.

ATENÇÃO Ao

indicar o banco

de dados,

inclua SEMPRE

a PRIMEIRA LINHA – o CABEÇALHO.

7. Em Campo, indique que campo do banco de dados será CONTADO (Campo 1 em nosso exemplo,

onde estão os nomes).

8. Finalmente, aponte as células onde você digitou os Critérios para o Excel selecionar as células

adequadas.

9. Clique em OK para fazer a contagem (2 neste nosso exemplo).

Para responder as

outras duas

perguntas, o

processo é o

mesmo, basta

apenas indicar a

função adequada:

BDMÉDIA para

calcular a média

das pessoas que

moram na Rua

Maranhão e

BDMÁX para

calcular a idade

máxima de quem

mora na Rua

Maranhão.

6 7

8

9



Tabela Dinâmica

Você pode mostrar seus dados na forma de

linha e coluna (como na figura abaixo) ou

você pode organizar seus dados e exibi-los

por assunto (como na figura acima). É o que

faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica

porque você pode alterar dinamicamente a

representação dos dados.

Para ver como funciona uma tabela

dinâmica, vamos precisar de uma tabela

como esta abaixo.

1. Construa sua planilha.

DICA Esta planilha também é

chamada de banco de dados,

porque apresenta uma linha

com cabeçalhos das colunas e

as outras linhas contendo

apenas dados.

Para trabalhar com banco de

dados, você precisa mostrar ao

Excel que planilha usar como

banco de dados. Você faz isso

deixando o cursor em qualquer

célula preenchida.

2. Clique em qualquer célula

PREENCHIDA da planilha.

3. Clique na guia Inserir para

inserir uma tabela dinâmica.

4. Clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Tabela Dinâmica.

COMENTÁRIO Muitos botões no Excel são formados por duas partes: a parte superior

executa a ação mais esperada, a parte inferior oferece alternativas. Neste exemplo

queremos construir rapidamente a tabela dinâmica, então clicamos diretamente na

parte superior do botão.

3

4



Aparece o quadro de

diálogos Criar Tabela

Dinâmica.

VEJA Como deixamos o

cursor em uma célula

PREENCHIDA da planilha,

o Excel já selecionou

automaticamente o

intervalo adequado.

Vamos criar a tabela

dinâmica na mesma

planilha onde está o

banco de dados.

5. Assinale a opção Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica.

6. Clique em OK.

VEJA 1 Aparecem agora duas novas guias para o trabalho com tabelas dinâmicas, Opções e

Design.

VEJA 2 O Excel mostra a estrutura para a nova tabela dinâmica, com campos de página, linha,

coluna e dados. O que significam cada um destes campos?

VEJA Intervalo selecionado automaticamente

5

VEJA 1 Guias com ferramentas para o trabalho com tabelas dinâmicas

VEJA 2 Estrutura da tabela dinâmica



Dados: São os números que aparecerão

na tabela dinâmica. Perceba que não

são exatamente os mesmos números

que aparecem na planilha usada como

base, mas sim um cálculo feito com

estes números.

Coluna: Contém as informações mais

abrangentes da planilha. Neste exemplo

as colunas conterão o tipo de produto

vendido (Frutas ou Legumes).

Linha: Contém os detalhes. Na figura

acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda.

Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo

separamos os dados por região onde foi feita a venda.

7. Arraste para a

área de Dados o

campo Vendas.

8. Para Coluna

arraste o campo

Tipo.

9. Para Linha

arraste primeiro

o campo

Vendedor e depois o campo Ano.

DICA Como você vê, é possível colocar mais de um campo em cada área.

10. Para a Página arraste Região.

DADOS

COLUNA

LINHA

PÁGINA

VENDAS

TIPO

VENDEDOR

REGIÃO

ANO



O assistente agrupa as vendas,

somando cada um dos valores. Em vez

de somá-los, você também pode

calcular a média, obter o valor máximo

etc. Veja como fazer isso nas páginas

seguintes.

VEJA Os campos possuem filtros para

que possamos exibir dados específicos.

VEJA Filtros



11. Por exemplo, para ver

apenas os dados de um ano

específico, clique na seta do

campo Ano e deixe

assinalado apenas o ano

desejado.

12. Em caso de querer retirar

algum campo, arraste-o

para fora da tabela. Veja

que aparece um X vermelho

indicando que o campo será

eliminado quando você

soltar o mouse.

13. Você também pode trocar

os campos de lugar, basta

arrastá-los para a nova

posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que

chamamos este recurso de Tabela Dinâmica.

11



Atualizando sua tabela dinâmica

Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns

cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não

será considerada. Veja.

1. Escreva Laticínios, 2010, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela.

2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nenhuma mudança, certo?

Você precisa informar o acréscimo desta última linha.

3. Clique dentro da sua tabela dinâmica.

4. Clique na guia Opções.

5. Clique no botão Alterar Fonte de Dados no grupo Dados.

6. No quadro Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica, indique a nova faixa de dados na caixa

Tabela/Intervalo, incluindo agora a nova linha e clique em OK.

A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela

original. É você quem comanda esta atualização, veja.

7. Para mostrar alteração de dados na tabela dinâmica, clique na parte SUPERIOR (atenção!) do

botão Atualizar no grupo Dados da guia Opções.

4

5

6

7



Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica

O assistente de tabela dinâmica automaticamente SOMA os valores dos campos que você arrasta

para região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles.

1. Clique sobre um número na região

Dados da tabela dinâmica.

2. Selecione a guia Opções.

3. No grupo Campo Ativo, clique no

botão Configurações do Campo.

Aparece o quadro Configurações do

Campo de Valor.

4. Indique o tipo de cálculo que você

deseja fazer.

No exemplo mostrado na figura ao

lado escolhemos Média.

5. Clique em OK.

3

4



Agrupando dados na tabela dinâmica

Criar relatórios dinâmicos

é muito simples. Existem,

no entanto, algumas

situações que exigem um

cuidado maior. Um

exemplo típico acontece

quando os dados

envolvem datas.

No exemplo ao lado, a

planilha mostra pedidos

de uma empresa, são 800

pedidos. Vamos criar uma

tabela dinâmica que

agrupe os vendedores por

datas do pedido.

1. Deixe o cursor nos dados da planilha.

2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica.

3. No quadro Criar Tabela Dinâmica que aparece, selecione Planilha Existente e indique a célula

inicial da tabela dinâmica.

Vamos

agrupar os

valores por

Vendedor e

Data do

Pedido.

4. Arraste

Vendedor

para a

linha, Data

do Pedido

para

coluna e

Valor do

Pedido para a área de dados.

2

3

VENDEDOR

DATA DO PEDIDO

VALOR DO PEDIDO



Como os dados deste exemplo mostram datas de 2003 a 2007, a tabela dinâmica resultante ficou

muito extensa – desde a coluna G até a coluna IH na figura acima. Será melhor agrupar a tabela

em meses e anos.

5. Deixe o cursor em

qualquer célula com data

de pedido e clique no

botão Agrupar Campo.

6. No quadro Agrupamento

que aparece, clique em

Meses e depois em Anos.

7. Clique em OK.

Pronto, a tabela dinâmica

apresenta agora um

número muito menor de

colunas, já que vemos

apenas meses e anos, e

não mais datas.

5

6



Formatação de números da tabela dinâmica

Os números na tabela dinâmica da página anterior estão aparecendo com muitas casas decimais,

dificultando a visualização. Já que fazem parte de uma tabela dinâmica, vamos formatá-los com os

recursos de tabela dinâmica.

1. Clique em qualquer célula que contenha valores de pedidos.

2. Clique no botão Configurações do Campo no grupo Campo Ativo.

3. Clique no botão Formato do Número.

4. Selecione a categoria Número.

5. Indique o número de casas decimais.

6. Clique em OK para fechar os quadros de diálogos abertos.

2

3

4

5



Fórmulas e funções na tabela dinâmica

Campo calculado

Os relatórios de tabela dinâmica são extremamente eficientes no resumo de dados. Já vimos isso.

Agora o que poucos sabem é que o relatório de tabela dinâmica permite a utilização de fórmulas e

funções. Isto é possível através dos campos calculados.

Em nosso relatório, teremos que criar um novo campo chamado comissão. A ideia é ter uma visão

geral das comissões em relação ao valor global dos pedidos. Neste exemplo, a comissão varia

conforme o valor do pedido:

Se Valor do Pedido >= 1500, Então Comissão = 10% do Valor do Pedido

Se Valor do Pedido < 1500, Então Comissão = 5% do Valor do Pedido

1. Com o cursor em qualquer célula da tabela

dinâmica, selecione a guia Opções e clique no

botão Fórmulas e escolha Campo calculado...

2. Na caixa Nome, digite Comissão.

3. Na caixa Fórmula, digite:

= SE( 'Valor do Pedido'>1500; 'Valor do Pedido'*0,05; 'Valor do Pedido'*0,1)

4. Clique em

Adicionar.

5. Clique em OK

para fechar o

quadro de

diálogo.

1

2 3

4



6. O campo calculado aparece na forma de linha. Para exibi-lo como coluna, basta arrastá-lo para a

região de colunas.

Item calculado

Além de criar novas colunas ou linhas em tabelas dinâmicas, o recurso de fórmula permite trabalhar

com os vários itens da tabela. Por exemplo, precisamos

agora de um novo relatório que mostre apenas os três

vendedores. Os demais serão totalizados em um ITEM

CALCULADO chamado Outros.

IMPORTANTE Para trabalhar com itens calculados, a tabela

dinâmica não pode estar agrupada.

1. Para desagrupar nossa tabela dinâmica de exemplo,

clique em qualquer célula com informação de data

(mês ou ano) e clique no botão Desagrupar.

2. Para agrupar os vendedores, clique em qualquer

célula com vendedores e clique no botão Item

calculado...

6

1

2



3. Digite Outros na caixa Nome do item calculado.

4. Clique agora na caixa Fórmula e digite a fórmula =Buchanan+Leverling +Suyama.

5. Clique em Adicionar para

adicionar este item calculado

na lista de vendedores.

6. Clique m OK para ver o

resultado na tabela

dinâmica.

O novo item, Outros,

aparece na lista de

vendedores. Precisamos

agora filtrar a lista,

ocultando todos

os nomes que

agora fazem

parte do item

Outros.

7. Clique na seta

de filtro do

campo

Vendedor para exibir as opções de filtragem.

8. Desmarque os vendedores que não devem aparecer na lista e

clique em OK.

Pronto, agora a tabela

dinâmica está

totalmente adequada

às necessidades.

COMENTÁRIO Como desagrupamos nossa tabela dinâmica para trabalhar

com itens calculados – itens calculados não permitem tabelas

dinâmicas agrupadas – e como nossa tabela de exemplo apresenta

muitas datas, pode ser que apareça a mensagem O relatório de tabela

dinâmica não se ajusta à planilha. Deseja mostrar o máximo possível?

Se aparecer, nossa alternativa é

sacrificar a exibição de algumas

datas – responda então OK.

3

4

5

7

8



Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica

Para analisar uma informação sob outros ângulos, você pode modificar a forma de exibição de dados

em uma tabela dinâmica. Nosso relatório mostra a

soma das vendas por vendedor nos respectivos

meses. Poderíamos, por exemplo, ver quanto

representa o vendedor Davolio em relação ao total.

1. Para este exemplo, criamos uma tabela

dinâmica que agrupa mensalmente as

informações.

2. Na guia Opções, clique no botão Configurações

de Campo.

3. Para mostrar os valores de

outra forma, clique na aba

Mostrar valores como.

4. Clique na seta à direita da

caixa Mostrar valores como

para mostrar as várias opções

de visualização.

5. Selecione % do total no final

da lista

Observe a planilha e veja que

Davolio teve um desempenho

de 1,25% em janeiro levando-

se em conta o total geral.

2

3

4

5



Personalização de tabela dinâmica

O recurso de tabela dinâmica do Excel apresenta vários formatos prontos para relatórios, todos

reunidos na guia Design.

Você pode:

1. Escolher um estilo pronto;

2. Definir cabeçalhos de linhas e/ou

colunas;

3. Habilitar/desabilitar totais gerais e

subtotais;

4. Criar um novo estilo personalizado.

Na guia Opções é possível fazer ainda

mais personalizações:

5. Clique no botão Opções no grupo

Tabela Dinâmica e escolha

alternativas para Layout e Formato,

Totais e Filtros, Exibição, Impressão

e Dados.

1

2 3

4

5



Criando um gráfico dinâmico

Criar gráfico é um processo simples. Criar um gráfico

dinâmico também, e com todas as funcionalidades

associadas a tabelas dinâmicas. Um gráfico mostra

informações dinâmicas e resumidas.

1. Clique em qualquer célula da tabela onde estão os

dados para o gráfico dinâmico.

2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica e

escolha Gráfico Dinâmico.

Aparece o quadro Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico, com os dados já selecionados.

3. Vamos fazer o gráfico em uma

planilha separada, mantenha

selecionada a opção Nova

Planilha.

Aparece uma estrutura de dados

onde você indica a distribuição

de dados para o gráfico.

4. Arraste Vendedor para a área do

eixo X e Valor do Pedido para a

área de dados do gráfico.

2

3

VENDEDOR

VALOR DO

PEDIDO

EIXO X

DADOS



Este gráfico é muito semelhante ao feito de forma convencional do Excel. A grande diferença é que

ele apresenta os recursos da tabela dinâmica.

5. Por exemplo, para visualizar apenas dois vendedores, basta ocultar os demais no campo

Vendedor.

5



Trabalhando com hipóteses

Um conjunto de hipóteses

Na planilha ao lado o salário líquido é de 1.800 quando o Imposto é de

10%. Qual será o líquido se o imposto for de 15%? E ser for de 20%? O

Excel permite a criação de uma tabela com todas estas hipóteses.

1. Prepare uma planilha como esta ao lado. A fórmula da célula B5 é:

=B3-B3*B4.

Vamos avaliar outras hipóteses possíveis de impostos. Para isso

precisamos de duas colunas, uma com os possíveis impostos e

outra onde ficarão os valores correspondentes de

salários líquidos.

2. Digite os possíveis valores de IR nas células A19 até A25.

A coluna ao lado deverá conter os possíveis salários líquidos. É preciso indicar no alto dela, célula

B18 neste exemplo a fórmula que calcula o salário líquido.

3. Repita na célula B18 a fórmula =B3-B3*B4.

DICA Você também pode repetir a fórmula digitando nesta célula B18

uma referência à célula B5, onde a fórmula foi construída

originalmente.

Indique agora a tabela onde serão inseridos os vários salários líquidos, incluindo a coluna à

esquerda e a célula com a fórmula do salário líquido.

4. Neste nosso exemplo, selecione as células A18:B25.

5. Para criar a tabela de hipóteses, selecione agora na guia Dados, clique no botão Teste de

Hipóteses e depois em Tabela de Dados.

2

3

4

5



Aparece o quadro Tabela de Dados, precisamos informar ao Excel onde estão nossas hipóteses.

Neste nosso exemplo, elas foram digitadas em

uma COLUNA. O Excel deve transferir para a

célula B4 os dados que lá estão. Por que B4?

Porque é nesta célula que a fórmula =B3-B3*B4

considera o valor do imposto, concorda?

6. Clique na célula B4 e depois em OK.

Pronto, a tabela de dados é preenchida com os salários líquidos

correspondentes a cada Imposto de Renda.

Dois conjuntos de hipóteses

Até aqui trabalhamos com uma hipótese de dados, é possível ter também duas variações: uma

coluna e outra na linha, como mostra a figura abaixo.

Fórmulas usadas neste exemplo:

Célula I6: =I3-I3*I4-I3*I5 (desconto de IR e ISS)

Célula H9: =I6 (célula H9 referencia I6)

6



Atingindo Metas

Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras palavras, você

sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os

valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha muito com planilhas.

Veja a planilha ao lado, a pergunta a responder com o Atingir Meta

aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário Líquido

seja igual a R$ 1.500,00? Definido o resultado do cálculo do Salário

Líquido, cabe ao Excel dizer qual deve ser o Salário Bruto.

1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido), escolha a guia Dados, clique no

botão Teste de Hipóteses e escolha Atingir meta...

Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher:

Definir célula: célula que contém o

cálculo final (Salário Líquido neste

nosso exemplo).

Para valor: valor desejado pela o

cálculo.

Variando célula: célula cujo valor o

Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste nosso

exemplo).

COMENTÁRIO A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma FÓRMULA e a célula

variável deve ser um VALOR e não uma fórmula.

2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula: B35, Para valor:

1500, Variando célula: B32.

3. Clique em OK.

1

2



O Atingir meta encontra uma

solução: Salário Bruto deve ser R$

2.142,86 para que o Salário

Líquido seja R$ 1.500,00.

4. Clique em OK para aceitar o valor

proposto ou Cancelar para voltar

ao original.

COMENTÁRIO Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma célula,

use o Solver, recurso explicado mais adiante nesta apostila.

Visualizando metas em gráficos

Até vimos como atingir

uma meta em uma

planilha. Outro recurso

bastante interessante é

MOSTRAR uma meta em

um gráfico e sinalizar as

metas atingidas.

O gráfico ao lado mostra

meses acima da meta em azul, abaixo em vermelho e uma linha de meta.

1. Crie uma planilha como esta ao lado,

em que uma coluna Meta (coluna B)

repete um mesmo valor de meta para

todos os meses.

Vamos preencher as colunas Acima e

Abaixo conforme a meta atingida: se a

meta ficar igual ou acima de 7.200,00,

a coluna Acima é preenchida; se ficar

abaixo, a coluna Abaixo mostra o valor.

A solução é usar a função SE.

2. Na célula D2 digite =SE(C2>=B2;C2;0).

Esta fórmula informa que SE Resultado for maior

do que a Meta, coloque na coluna Acima o Resultado, senão mostre apenas o valor 0.

1

2 3



3. Na célula E2 digite =SE(C2<B2;C2;0), que apresentará o Resultado apenas se a meta não

for atingida.

Pode ser que algumas pessoas estranhem o número 0,00 na célula E2. Talvez então seja

melhor formatá-la com o formato Contábil, que exibe – no lugar de 0,00.

4. Selecione as células D1 e E1 e clique

no botão Separador de milhares.

5. Agora formatadas, arraste as fórmulas

em D1 e E1 para as células abaixo até

Dezembro.

6. Para fazer um gráfico de colunas,

selecione as células que serão

representadas: colunas Mês, Meta,

Acima e Abaixo.

7. Na guia Inserir, grupo Gráficos,

escolha o primeiro gráfico do tipo

Colunas 2D.

Veja que alguns meses mostram

barras vermelhas

(Acima) e outros

barras verdes

(Abaixo). As

células com

valores 0,00 (ou -

na formatação

contábil) não

aparecem.

O truque aqui é SOBREPOR as barras Acima e Abaixo.

4

5

6

7



8. Pressione o botão DIREITO do

mouse em qualquer barra e

escolha Formatar série de

dados.

9. Na seção Sobreposição de

Séries, indique 100% o nível

de sobreposição.

As barras ficam umas sobre as

outras,

inclusive a

barra de

metas, o que

atrapalha a

visualização do

gráfico. Vamos

então

representar as

metas em forma de gráfico

de linhas.

10. Pressione o botão DIREITO

do mouse sobre a série de

metas e escolha Alterar Tipo

de Gráfico de Série.

11. Escolha o primeiro tipo de

gráfico de linhas.

Pronto, o gráfico

agora mostra as

barras Acima e

Abaixo da Meta

com cores

diferentes.

9

11



Compare o gráfico que temos com o que aparecia no início deste assunto: ainda temos detalhes a melhorar.

12. Clique na barra que

representa a série Acima e

mude sua cor para azul.

13. Clique na barra que

representa a série Abaixo e

mude sua cor para vermelho.

14. Insira uma caixa de texto no

gráfico bem acima da linha

de metas e digite 7.200,00.

15. Na guia Layout, clique no botão

Legenda e escolha Mostrar Legenda

Abaixo.

16. Mude a cor da linha de metas para

preto.

Falta ainda um último problema de

formatação, agora nas células.

Algumas células Acima e Abaixo

mostram traços (-), seria

melhor se elas

aparecessem vazias.

17. Clique no botão

Formatar Células:

Número à direita do

grupo Número.

18. No quadro Formatar

Células, categoria

Personalizado, apague o

traço (-) que aparece no código

de formato.

12

13

14

15

16

17

18



Cenários

Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os resultados

correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas

mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você pode exibir qualquer

cenário a qualquer instante – sem precisar digitar tudo de novo – e ainda ter de volta sua planilha

original.

Para ver como o Excel

gerencia cenários, nada

melhor do que uma planilha

de aplicações financeiras –

como esta que você vê ao

lado.

ATENÇÃO As colunas C (Aplicado) e F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes valores, senão

o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores.

1. Selecione a guia Dados, clique no

botão Teste de Hipóteses e escolha

Gerenciador de Cenários...

Aparece o quadro Gerenciador de

cenários. Como não existe ainda

qualquer cenário gravado, o quadro

aparece vazio. É hora de adicionar um

cenário.

2. Clique no botão Adicionar para

adicionar um novo cenário.

1

2



3. Todo cenário tem um

nome. No primeiro campo,

coloque um nome para

este cenário. Neste

exemplo chamamos o

cenário de aplicação.

4. Um cenário guarda valores

diferentes para

determinadas células. São

as células variáveis. Neste

nosso exemplo, a variação

será nas células B2 a B5.

5. Em Comentários digite

uma descrição que melhor

descreva seu cenário.

6. Clique em OK.

Aparece um quadro com os valores já

digitados originalmente nas células. Não há

o que fazer aqui, até porque este primeiro

cenário será um retrato de sua planilha

original, sem qualquer tipo de alteração.

É hora então de adicionarmos outros cenários. Agora, por exemplo, vamos digitar outros valores

para as aplicações.

7. Clique no botão Adicionar.

Aparece novamente o quadro de cenários para você informar como será o novo cenário. Vamos

como exemplo digitar um valor maior para a aplicação em CDB.

3

4

5



8. Por isso chame o novo cenário

de CDB.

9. As células variáveis continuam

as mesmas, mantenha o

intervalo como B2:B5.

10. Digite um comentário para

este novo cenário e clique em

OK.

11. Novamente aparece o quadro

Valores de cenário. Você

precisa agora digitar novos

valores para cada célula

variável neste novo cenário.

LEMBRETE Chamamos este cenário de CDB porque

a maior porcentagem agora seria aplicada em

CDB (célula B3). Na figura acima definimos 0,40

para B3 por este motivo.

ATENÇÃO Neste exemplo estamos distribuindo as

porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no

quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). Este controle não é do Excel, é seu.

8

9

10



Trabalhando com cenários

Daqui para frente você deve continuar

construindo cenários conforme sua

necessidade. A figura ao lado mostra um

exemplo com quatro cenários diferentes.

Agora que temos estes vários cenários,

podemos exibir cada um deles

facilmente.

1. Para fazer aparecer os valores que

salvamos nos cenários, basta exibir o

Gerenciador de cenários. Para isso

selecione novamente a guia Dados,

clique no botão Teste de Hipóteses e

escolha Gerenciador de Cenários...

2. Selecione o cenário a exibir e clique

no botão Mostrar.

DICA 1 É possível mesclar cenários de várias planilhas e arquivos.

DICA 2 Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar.

2

DICA 1

DICA 2



Resumo de cenários

Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para várias

situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor.

1. Selecione mais uma vez a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador

de Cenários...

2. Clique no botão Resumir.

Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer.

3. Queremos apenas um Resumo de

cenário. Assinale esta opção.

Veja, o Excel percebeu que todos os

cenários contribuem para o cálculo de

uma mesma célula, F6. É nela que

teremos o retorno de nossa aplicação.

4. Assim, mantenha a Célula de resultado como F6.

5. Clique em OK.

O Resumo do cenário

aparece em uma nova

planilha.

A grande vantagem de ver

tudo ao mesmo tempo é a

possibilidade de comparar

os vários cenários. Na figura

acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o Poupança.

DICA A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser nas células.

Assim, é uma boa idéia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e assim por diante.

3

4



Solver

Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você alterava o

valor de uma ou duas células para que a fórmula final chegasse a um número específico. Se você

precisar mexer em mais de duas células, o Solver é a solução.

Vamos a uma aplicação

prática do Solver. Olhe a

planilha ao lado: aplicamos

R$ 10.000,00 e o retorno

foi de 10.418,78 para 30%

em Ações, 25% em CDB,

25% em Poupança e 20% em Commodities.

E se quiséssemos um valor final de R$ 11.000,00? Qual deveria ser a distribuição do capital aplicado

(em ações, CDB etc) para que isso acontecesse?

1. Selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de botões.

DICA Se o Solver não

aparecer quando você

selecionar a guia Dados, é

fácil adicioná-lo.

a. Clique no botão Office

no canto superior

esquerdo da tela.

b. Em seguida clique no

botão Opções do Excel.

1

a

b



c. Clique na

opção

Suplementos.

d. Na caixa

Gerenciar,

indique

Suplementos

do Excel.

e. Clique no botão Ir.

f. No quadro Suplementos que aparece,

assinale Solver.

g. Clique em OK.

O Excel exibe o quadro de diálogos Parâmetros do Solver, onde você define as informações

necessárias para a aplicação da ferramenta Solver.

2. A Célula de

destino é aquela

que mostra o

retorno final do

investimento.

Nesse exemplo é a

célula F6.

3. Indique ao Solver

que você quer um

Valor de 11000

para esta célula.

ATENÇÃO Não se esqueça de assinalar a opção Valor de:.

4. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação. Indique então quais são

Células variáveis: B2:B5.

b

c

d e

f

g

2

3

4

5



O Solver oferece uma solução matematicamente possível. Mas nem sempre esta é a melhor

solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança – o que não é

possível! É por isso que você precisa adicionar restrições – MÁXIMAS e MÍNIMAS – aos valores

que o Solver sugere.

Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é

recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações – é muito arriscado. Então,

vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações.

5. Para definir uma restrição clique no botão Adicionar que aparece no quadro Submeter às

restrições.

Aparece o quadro Adicionar restrição. A célula que contém a porcentagem de aplicação em

ações é a B2. Vamos adicionar a restrição desejada.

6. Indique a célula B2 em

Referência de célula.

7. Esta célula deve ser sempre <=

a valor específico.

8. O valor para a Restrição é de 50%.

9. Clique em OK.

VEJA O quadro

Submeter às

restrições mostra

as restrições

definidas (uma só

por enquanto

neste exemplo).

DICA Você pode

adicionar uma mesma restrição para várias células. Por exemplo, se você quisesse aplicar pelo

menos 10% em cada tipo de

aplicação, seria só definir

B2:B5>=10%, tal como mostra

a figura ao lado.

10. Finalmente, para resolver o

problema, clique em Resolver.

6

7

8

9

VEJA

10

DICA



O Excel exibe um

quando indicando

que o Solver

encontrou uma

solução. Você pode

aceitar as sugestões

do Solver (Manter

solução do Solver) ou

descartá-las

(Restaurar valores originais).

VEJA O Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para chegar às

soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante: mostra como o Solver

mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você queria.

11. Selecione o relatório Resposta.

12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK.

Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é criada

mostrando como o Solver mudou os dados.

VEJA

11

12



Adicionando mais restrições ao Solver

Comentamos nas páginas

anteriores que o Solver

oferece soluções

matemáticas. E nem

sempre elas são

satisfatórias.

Na planilha ao lado,

percebemos melhor o

problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver sugeriu, verá que a soma delas é

maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula B6 acima somamos as porcentagens, o

total é de R$ 106%.

A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a

somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%.

1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2 até B5.

2. Para iniciar novamente o Solver, selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo

Análise no final da faixa de botões

Repare que o Excel

se lembra do último

Solver realizado.

3. Para adicionar uma

nova restrição, você

já sabe, basta clicar

em Adicionar.

4. Informe que a célula

B6 deve ser igual a

100% .

5. Clique em OK.

3

4



6. Agora que você tem a nova

restrição, é só clicar em

Resolver novamente.

7. Quando aparecer a mensagem

que o Solver encontrou uma

resposta, escolha Manter

soluções do Solver e clique em

OK.

Quanto mais restrições você

adicionar, mais próximo da

resposta desejada você chega

- o que não foi o caso neste

exemplo ainda. Veja que, para

respeitar o limite de 100%

para a célula B6, o Solver

atribuiu valores NEGATIVOS

para algumas porcentagens, o que certamente não é possível!

Deixamos este exemplo

assim nesta apostila para

você ver como as restrições

são importantes, mas você

já viu que deve restringir

também valores negativos

nas células. Na verdade, as

melhores restrições para

este exemplo são estas

mostradas na ilustração

acima:

as células variáveis devem chegar no máximo a 50% (para forçar o Solver a distribuir o capital

entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50%

as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0%

o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100%

IMPORTANTE Restrições como estas acima são matematicamente impossíveis de atender. Por isso

acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que ele também

pode alterar um pouco o capital inicial investido.

6



Auditoria

O recurso Auditoria indica as células

referenciadas em uma fórmula. Em

uma reunião, por exemplo, exibir tais

setas em telão facilita o entendimento

dos cálculos.

1. Abra uma planilha e clique

sobre uma fórmula qualquer.

2. Selecione a guia Fórmulas e

clique no botão Rastrear Precedentes.

No caso da planilha ao lado, o

valor que precede esta fórmula

é a porcentagem e o preço da

cesta básica. Em outras

palavras, a fórmula em Valor

Total Corrigido usa valores

digitados em Preço Unitário e

Reajuste Mensal.

VEJA Duas setas azuis foram adicionadas a sua planilha.

3. Faça isso com todas as fórmulas - várias setas azuis aparecerão em sua planilha.

Observe que o grupo Auditoria de

Fórmulas mostra várias opções de

auditoria, descritas mais

detalhadamente nas próximas

páginas.

2

VEJA



Dependentes

Assim como os precedentes, existem

fórmulas que são dependentes, ou seja, que

geram outros valores.

1. Selecione uma fórmula e clique no

botão Rastrear dependentes.

Aparecem setas indicando que células

dependem da fórmula selecionada.

2. Se quiser removê-las, utilize o botão

Remover setas.

DICA Se preferir, você pode remover todas as setas

(dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique

no botão Remover todas as setas na barra de

auditoria.

Erros

Muitas vezes aparecem alguns erros em sua

planilha. O Excel até os indica com uma

expressão que começa com um #. Com o

recurso de auditoria, o Excel também pode

rastrear as possíveis células que contribuem

para tais erros.

1. Para isso, selecione a fórmula com erro

e clique no botão Verificação de Erros.

Agora que você já sabe onde estão as

possíveis células que permitem a

correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas.

2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no

botão Remover Setas.



Estrutura de tópicos

Organização automática

Veja as duas

planilhas ao

lado. Qual é

melhor: aquela

que mostra

todas as informações ou aquela que mostra apenas os totais?

Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o Excel

pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tópicos e

exibi-la como a planilha da direita (a menor) – e tudo

automaticamente!

1. Selecione a guia Dados.

2. Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer organizar e clique no botão

Agrupar.

3. Escolha AutoTópicos no menu que

aparece.

Aparece uma barra lateral esquerda

em sua planilha.

4. Para esconder os detalhes da Loja 1 e

deixar apenas o total de unidades

vendidas, clique no sinal - à esquerda da

linha de total (linha 4).

5. Para esconder todos os detalhes e deixar

visíveis apenas as linhas com totais, clique

no número 1 que aparece nas colunas à

esquerda em sua tela.

1

2

3

4

5 6



6. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas.

7. Se você não quiser mais sua planilha organizada em tópicos,

clique no botão Desagrupar e escolha Limpar estrutura de

tópicos.

Organização manual

Muitas vezes você não precisa agrupar automaticamente os dados de uma

planilha – até porque o conceito às vezes nem se aplica. Veja a figura ao

lado. Vamos imaginar que por algum motivo você não queira mais ver os

produtos alimentícios. A estrutura de tópicos do Excel também vai ajudar

aqui, veja.

1. Selecione as linhas que você não quer mais ver.

2. Na guia Dados, clique no botão Agrupar e depois escolha Agrupar.

Aparecem as colunas à esquerda que você já viu na página

anterior.

3. Agora você já sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no

sinal - que aparece nestas colunas.

7

1

2

3



Suplementos

Na página que abordamos o Solver, comentamos que nem sempre ele está instalado em seu Excel.

Dissemos que o Solver é um suplemento do Excel, e que você pode instalá-lo rapidamente. Além

dele, o Excel tem vários outros suplementos que podem ser bastante úteis em seu trabalho, como

mostra a figura abaixo:

NOTA Consulte o capítulo sobre o Solver nesta apostila para ver como exibir este quadro

Suplementos.

Assistente de pesquisa, ajuda a criar

fórmulas para a localização de dados em

listas.

Assistente de Soma Condicional, ajuda a

somar dados em listas.

Ferramentas de Análise, contém

ferramentas de análise de dados para

análises estatísticas e de engenharia.

Ferramentas de Análise - VBA, com funções

VBA para as Ferramentas de Análise.

Ferramentas para o Euro, para conversão e

formatação do euro.

Solver, que você já conhece.

VBA do Assistente para Internet, com

recursos VBA para o trabalho com o assistente para internet.



Consulta a banco de dados

Muitas vezes você tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Vamos extrair dados

de um arquivo Access, um dos mais usados.

1. Selecione a guia Dados.

2. No grupo Obter dados externos, clique

no botão Do Access.

3. Localize o arquivo desejado e

clique no botão Abrir.

4. Um banco de dados Access é

formado por tabelas e consultas,

indique aquela desejada e clique

em OK.

5. No quadro Importar Dados que

aparece, indique como você quer ver

os dados na planilha. Neste exemplo,

escolhemos Tabela.

6. Indique também em que célula você

quer os dados na planilha ativa ou se

você quer os dados em uma nova

planilha e clique em OK.

VEJA O Excel mostra agora a guia

Design,

para você

trabalhar

com esta

tabela

importada

do Access.

1

2

3

4

5

6

VEJA



Formulários em planilhas

A planilha ao lado lembra um formulário. E

funciona como um! Para descobrir o valor da

parcela a pagar por um carro, basta rolar as setas

e escolher o carro, definir as parcelas e

estabelecer a porcentagem de entrada. Vamos

construir este formulário simples.

VEJA Para facilitar a explicação, as parcelas são

calculadas sem eventuais juros.

1. Os botões que você vê na figura acima basicamente pesquisam e

trabalham com valores a partir de listas existentes. Para nosso

exemplo, digite esta seqüência mostrada na planilha ao lado.

2. A guia Desenvolvedor no Excel contém os botões que precisamos

colocar em nosso formulário de exemplo. Selecione esta guia.

COMENTÁRIO Se esta guia não

estiver aparecendo em seu

Excel:

a. Clique no botão Office.

b. Clique em Opções do

Excel.

c. Assinale a opção Mostrar

guia Desenvolvedor na

Faixa de Opções.

2

a

b

c



Vamos colocar em nossa planilha

uma caixa de combinação tal como

esta que aparece ao lado.

3. Para desenhá-la, clique no

botão Inserir e escolha Caixa

de combinação.

4. Desenhe a caixa de

combinação na região da

célula C3, conforme mostra

a figura no alto desta página.

Para que esta caixa de combinação mostre o nome de um carro, precisamos vinculá-la às células

digitadas no passo 1.

5. Clique sobre a caixa de combinação com o botão direito do mouse e escolha Formatar Controle

no menu que aparece.

6. Na guia Controle exibida pelo

Excel, clique no campo

Intervalo de entrada e indique

as células onde aparecem os

nomes dos carros: J8:J12.

Pronto, só isso já faz o nome

do carro aparecer na caixa de

combinação. Mas nosso

objetivo é exibir o nome do

carro e também seu preço. É

para isso que serve a caixa

Vínculo da célula. É na célula

aí indicada que mostramos

qual é a posição do carro na

lista. Esta posição será usada

depois na função Índice mais

adiante nesta apostila.

7. Clique no campo Vínculo da célula e indique a célula J1 (uma célula de apoio, ela nem precisa ser

exibida). Clique em OK quando terminar.

DICA A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista.

3

6

7



O grande truque agora é aproveitar o número que será colocado na célula J1 e assim descobrir o

preço do carro. É um trabalho para a função Índice.

8. Na célula B1, onde aparecerá o valor do carro escolhido na caixa de combinação, digite a função

=ÍNDICE(K8:K12;J1).

Esta função olha as células K8:K12 e mostra a informação cuja posição está indicada na célula J1.

Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele é o 4º. da lista), a função Índice mostra o 4º.

valor da lista, R$ 30.000,00.

Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no início deste assunto, você deve usar o botão

Controle giratório.

9. Desenhe o botão na linha 2 tal como aparece na figura ao

lado.

10. Pressione o botão direito do mouse sobre o Controle

giratório, escolha Formatar controle e configure o quadro

tal como mostra a ilustração ao lado.

De acordo com nosso exemplo no início deste assunto, o

último botão que falta agora é o Barra de rolagem.

11. Desenhe o botão na linha 3 tal como aparece

na figura ao lado.

12. Pressione o botão direito do mouse sobre a Barra de

rolagem, escolha Formatar controle e configure o quadro

tal como mostra a ilustração ao lado.

Veja que aqui também usamos uma célula de apoio, J3. Ela

nem aparece em nossa planilha, mas será muito útil. Veja: a

linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que

temos a fazer agora é dividir o valor da célula J3 por 100 e

formatá-la como porcentagem.

13. Na célula B3 digite a fórmula =J3/100 e a

formate como porcentagem.

Pronto, os botões do formulário estão

desenhados. Agora você só precisa

completar os outros cálculos conforme

ilustração ao lado. São cálculos simples

que não serão abordados nesta apostila.

10

12



Macros

Macro nada mais é do que uma série de ações repetitivas reunidas. Para executar todas estas ações

de uma só vez, você executa sua macro. Depois de pronta, você pode vincular sua macro a um botão,

tornando suas planilhas mais inteligentes e mais práticas.

Vamos gravar uma macro que faz uma formatação simples.

1. Selecione a guia Exibição.

2. Clique no botão Macros e escolha Gravar macro.

3. No quadro Gravar macro que parece,

digite o Nome da macro.

4. Faça uma breve descrição da macro.

5. Clique em OK.

ATENÇÃO A partir de agora, o Gravador de

Macros está ligado. Tudo o que você fizer

na planilha está sendo gravado. Tome

muito cuidado.

6. Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu nome completo na

célula A1. Pressione Enter quando terminar

7. Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor vermelha.

Pressione Enter para sair da célula formatada.

8. Para encerrar a gravação da macro, clique no botão Macros e

escolha Parar gravação.

9. Vamos testar o funcionamento da macro. Deixe o cursor em

outra célula qualquer, diferente daquela onde estava o cursor

quando você gravou a macro.

8

10

3

4

1



10. Clique no botão Macros e escolha Exibir Macros.

11. Selecione a macro feita e

clique em Executar.

Se você seguiu rigorosamente

os passos sugeridos até aqui,

é bem provável que sua

macro não tenha funcionado.

Seu nome até deve ter

aparecido nesta nova célula,

mas ele não foi formatado.

Isto acontece porque você

gravou a macro no modo de

referência absoluta. A macro

só funciona quando o cursor

estiver na mesma célula em

que estava quando a macro

foi gravada. O modo de

referência absoluta é o modo

normal do gravador de macros. Mas podemos alterá-lo: neste nosso exemplo, a macro vai

funcionar como esperado se fizermos a gravação no modo de referência relativa.

12. Vamos gravar uma nova macro. Clique no botão Macros, escolha Gravar macro e atribua um

nome para a macro.

DICA Se você digitar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro já existe e se

você quer substituí-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros erradas.

Antes de começar a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referência absoluta.

13. Clique no botão Usar Referências Relativas.

Pronto, agora é só você repetir o processo feito na página

anterior. Você verá que a macro funcionará em qualquer célula.

13

11



Tecla de atalho de macro

Se você precisa executar uma macro várias

vezes, é melhor associá-la a uma tecla de

atalho.

1. Na guia Exibição, clique no botão Macros e

escolha Exibir Macros.

2. Selecione a macro e clique no botão

Opções.

3. Na caixa Tecla de atalho, digite a letra

desejada.

DICA Para que suas teclas de atalho não

coincidam com as teclas do Excel, prefira

usar letras maiúsculas. Explicando: Ctrl+c (c

minúsculo) no Excel copia a célula

selecionada, mas Ctrl+C (C maiúsculo) não

tem função alguma. É por isso que no

quadro ao lado você vê que a tela de atalho

é Ctrl+Shift+G (o G é maiúsculo).

4. Faça o teste, pressione na planilha

Shift+Ctrl+G.

Pronto! Sua macro deve ter sido

executada.

2

3



Atribuindo macros a um botão no menu

Você pode incluir uma macro na Barra de Acesso Rápido do Excel.

1. Clique na seta para baixo da Barra

de Acesso Rápido do Excel.

2. Escolha Mais Comandos...

3. No quadro Opções do Excel que

aparece, clique na opção

Personalizar.

4. Em Escolher comandos em, indique

Macros.

5. Selecione o nome da macro que

você criou e clique em Adicionar.

1

2

3

4

5



6. Se quiser,

você pode até

modificar o

desenho deste

botão. Ainda

no quadro

Personalizar,

selecione a

macro cujo

botão você

quer

modificar.

7. Clique no

botão

Modificar...

8. No quadro

Modificar Botão que aparece, selecione o botão desejado e clique em OK.

9. Clique em OK novamente para fechar o quadro com as opções do Excel.

6

7

8



Editando a macro

Uma macro nada mais é do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este programa

para você. É um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que você gravou nas

páginas passadas.

1. Na planilha que contém a macro,

selecione a guia Exibição, clique no

botão Macros e escolha Exibir Macros.

2. No quadro que aparece, selecione a

macro cujo programa você quer ver e

clique no botão Editar.

A janela do VBA aparece. Aqui você pode

alterar o que quiser. Uma alteração

simples seria mudar o nome que a macro

digita na célula. Basta digitar o novo

nome na linha apropriada.

3. Troque Fabíola Luz pelo

seu próprio nome.

4. Volte à planilha do Excel

agora e execute sua macro.

É o seu nome que aparece

na célula, não é?

2

3



Quadros de diálogo em macros

Você também pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. Só para você ter uma

idéia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de diálogos simples, com uma

mensagem de boas vindas.

5. Se você estiver na planilha, volte à janela onde aparece o programa (olha a barra de tarefas do

Windows, ela ainda deve estar lá – é só clicar nela).

DICA Se preferir, você pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela.

6. Logo depois dos comentários

em verde (no início da

macro), digite:

Msgbox “Bem vindo ao

VBA.”, vb0k0only,

”Mensagem”

COMENTÁRIO Este texto deve

ser digitado em uma única

linha, conforme mostra a

figura ao lado.

7. Volte ao Excel e execute a

macro.

Aparece a mensagem ao lado, certo?

8. A mensagem é só para informação. Clique em OK para fechá-la e o

restante da macro será executado normalmente.



Altere o valor de uma propriedade com uma macro

Você pode criar uma macro para desativar as linhas de grade – se elas estiverem aparecendo – ou

ativá-las – se elas não estiverem aparecendo. Você faz isso alterando a propriedade que exibe – ou

não – a grade na planilha.

1. Selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Gravar macro.

2. Chame a macro RemoveGrade e clique em OK.

Agora, enquanto a macro está sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade.

3. Selecione a guia

Exibição e desmarque

a opção Linhas de

Grade.

4. Pare a gravação.

5. Vamos ver como ficou

o programa da macro: na guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros,

selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar.

6. Teremos o seguinte código (sem as linhas de comentário):

Sub RemoveGrade()

ActiveWindow.DisplayGridlines = False

End Sub

Do jeito que está, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades não estiverem

aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui é fazer a macro perceber se as

grades estão aparecendo ou não. Veja como fazer isso.

7. Mude as linhas de comando de sua macro assim:

Sub RemoveGrade()

Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines

ActiveWindow.DisplayGridlines = Not Minhagrade

End Sub

Esta macro usa praticamente as mesmas instruções da macro anterior, mas com algumas

melhorias. Vamos interpretá-las:

3



Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines

ActiveWindow.DisplayGridlines é a propriedade que informa o status da linha de grade: estão

aparecendo (True) ou não (False)? Através desta instrução você guarda este status na variável

Minhagrade.

ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade

A palavra chave Not alterna o valor que está em Minhagrade. Se estiver como True (grade

aparecendo) ela passa a ser False (grade oculta). E vice-versa.

8. É por isso que a macro funciona. Volte ao Excel e experimente!



Respondendo perguntas em macros e tomando decisões

Você já usou a função MsgBox nas páginas anteriores – de forma bem simples. No entanto, você

pode aproveitá-la ainda mais! Considere a macro a seguir:

Sub VerificarExecucao()

minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo)

If minhaVerificacao = vbNo Then

Exit Sub

End If

MsgBox ("Continuar com a macro lenta...")

End Sub

Temos duas grandes novidades aqui: vbYesNo e If ... Then. Estes são comandos essenciais para quem

trabalha com VBA. Vamos interpretá-los.

minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo)

MsgBox exibe uma mensagem com uma pergunta e apresenta as opções Yes ou No (estipuladas em

vbYesNo). A resposta é armazenada na variável minhaVerificacao.

If minhaVerificacao = vbNo Then

If verifica se a resposta guardada em vbNo é Sim ou Não.

a) Se for Sim, a linha seguinte, Exit Sub, é executada (Exit Sub encerra a macro).

b) Se for Não, a linha logo após End If, MsgBox ("Continuar com a macro lenta..."), é executada (a

mensagem Continuar com a macro lenta... aparece).

Vamos experimentar esta macro:

1. No Editor do VisualBasic, escolha Inserir, Módulo e digite as instruções conforme aparece na

figura no início desta página.

COMENTÁRIO Preste atenção quando você estiver digitando a segunda linha da macro. Assim que

você digitar a vírgula depois de Continuar?”, aparece uma lista de sugestões sobre o que você

pode usar. É só escolher vbYesNo. Assim fica mais fácil lembrar das instruções, concorda?

2. Pronto, agora é só

você testar a

macro. Volte ao

Excel e execute-a!



Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)

Muitas vezes você precisa executar uma mesma instrução várias vezes. Por exemplo, você pode

querer formatar várias células (e não uma só) ou pode precisar modificar várias planilhas em um

arquivo.

A macro a seguir protege todas as planilhas de um arquivo Excel:

Sub ProtectSheets ()

Dim mySheet As Worksheet

For Each mySheet in WorkSheets

mySheet.Select

mySheet.Protect “Senha”, True, True, True

Next mySheet

End Sub

Vamos interpretar cada linha principal:

Dim mySheet As Worksheet armazena em mySheet o número de planilhas no arquivo.

For Each mySheet in WorkSheets executa as instruções que aparecem nas linhas seguintes para

cada planilha em WorkSheets

mySheet.Select selecione cada planilha

mySheet.Protect “Senha”, True, True, True protege cada planilha, atribuindo a senha “Senha”

para cada uma delas

Next mySheet faz o processo ser repetido para a próxima planilha

Se você quiser uma outra macro que desproteja todas as planilhas, digite as seguintes instruções:

Sub UnprotectSheets ()

Dim mySheet As Worksheet

For Each mySheet in WorkSheets

mySheet.Select

mySheet.Unprotect “Senha”

Next mySheet

End Sub

Esta macro é muito parecida com a anterior. Só vamos chamar sua atenção para a linha

mySheet.Unprotect “Senha”, que fornece a senha “Senha” para desproteger cada planilha.

Que tal agora digitar e executar estas macros para ver o resultado?

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