1

Planejamento do 6º Madrugadão Feevale1

Fernanda HAUBERT2

Raona NUNES3

Caroline Delevati COLPO4

Rosana Vaz SILVEIRA5

Christine Bahia de OLIVEIRA6

Donesca CALLIGARO7

Universidade Feevale, Novo Hamburgo, RS

RESUMO

O Madrugadão Feevale é organizado pelos cursos de Comunicação da Universidade

Feevale - Publicidade e Propaganda, Jornalismo e Relações Públicas. Os acadêmicos da

Agência Experimental de Comunicação (AGECOM) fazem o planejamento e execução do

projeto, com orientação dos professores. O evento chegou a sua 6º edição em 2012 e desde

o início visa proporcionar aos estudantes de comunicação a experiência do mercado de

trabalho, através de uma competição na qual as equipes criam uma campanha publicitária

para um cliente real durante uma madrugada.

PALAVRAS-CHAVE: Madrugadão; Feevale; Evento; Publicidade; Comunicação.

1 INTRODUÇÃO

Um evento consiste em um acontecimento onde uma organização tem a

oportunidade de atrair e se comunicar com seu público. Giácomo (1993, p. 45) analisa

evento como “componente do ‘mix’ da comunicação, que tem por objetivo minimizar

esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo, no intuito

de engajar pessoas numa ideia ou ação”.

1 Trabalho submetido ao XX Prêmio Expocom 2013, na Categoria Relações Públicas, modalidade Organização de Evento. 2 Aluno líder do grupo e estudante do 2º. Semestre do Curso de Relações Públicas, email: fernandahaubert@feevale.br. 3 Estudante do 3º. Semestre do Curso de Jornalismo, email: raona@feevale.br. 4 Orientador do trabalho. Professor do Curso de Relações Públicas, email: carolcolpo@feevale.br. 5 Professora e Coordenadora do Núcleo de Publicidade e Propaganda, email: rosanavaz@feevale.br.

6 Professora e Coordenadora do Núcleo de Jornalismo, email: christine@feevale.br.

7 Professora e Coordenadora do Núcleo de Jornalismo, email: donesca@feevale.br.

2

O 6º Madrugadão Feevale foi organizado pelos alunos e professores da Agência

Experimental de Comunicação – AGECOM e realizado através do Instituto de Ciências

Sociais e Aplicadas – ICSA. O evento é caracterizado como um concurso, no qual

acadêmicos dos cursos de Comunicação de diversas Universidades inscrevem suas equipes

para competir.

A 6a edição do evento aconteceu nos dias 9 e 10 de novembro de 2012, na

Universidade Feevale, com o intuito de integrar os acadêmicos dos cursos de Jornalismo,

Publicidade e Propaganda e Relações Públicas de diversas Universidades do Rio Grande do

Sul. Paralelamente ao Madrugadão aconteceram o Art Show, uma série de atividades

criativas, e o 3º Mídia Experience, um concurso para os alunos de jornalismo fazerem a

assessoria de imprensa e cobertura jornalística das equipes participantes do 6o Madrugadão.

A competição teve como principal finalidade criar uma campanha publicitária para

um cliente real durante uma madrugada, proporcionando aos alunos participantes das

equipes a integração com as áreas de atuação da futura profissão e a experiência do

mercado de trabalho.

2 OBJETIVO

O principal objetivo foi proporcionar aos integrantes das equipes a troca de

experiências e a simulação da atuação do profissional no mercado de trabalho. Além do

envolvimento com todo o processo para a criação da campanha – interpretação do briefing,

criação de peças gráficas e audiovisuais, apresentação da campanha –, os estudantes

tiveram um curto prazo para finalizar o trabalho, mais um aspecto que é encontrado no

mercado atual da comunicação.

Outro objetivo que pode ser citado é a experiência proporcionada aos alunos da

AGECOM, que desenvolveram o planejamento de um evento de grande porte. Com auxílio

dos professores que coordenam a agência, os estudantes se envolvem com todos os

processos de planejamento, organização e execução do evento.

Segundo Luiz Carlos Zanella (2012) um evento afeta de alguma forma todos os

participantes que convivem com as suas atividades.

Para quem participa, evento significa congraçamento e integração,

gerando e consolidando vínculos e relações de caráter profissional e

pessoal. Para quem organiza, significa muito trabalho, iniciativa,

criatividade, competência e resultados (ZANELLA, 2012, p. 1).

3 JUSTIFICATIVA

3

A temática escolhida para o evento foi “zumbi” e trabalhando isso como mote

principal do evento, todos os materiais foram produzidos baseados nos mortos vivos e no

fim do mundo. Motivo que se relaciona com a vida da madrugada e com a criatividade do

zumbi de “sobreviver”, além de estar em alta na época do evento, sendo um assunto

abordado por diversas mídias.

O evento visa explorar o lado criativo dos estudantes, possibilitando-os colocar em

prática a teoria aprendida nos cursos de graduação. Além de desenvolver o trabalho em

equipe, a competição incentiva os acadêmicos a apostarem nas suas ideias, interpretando o

briefing de um cliente real.

A proposta de o evento acontecer durante a madrugada e trazer outras atividades

criativas busca atingir o público alvo, que são, na sua maioria, jovens entre 17 e 24 anos.

Com as ações que aconteceram paralelamente ao evento principal, o Madrugadão atingiu

alunos de outros cursos afins, além dos estudantes de comunicação que participaram das

equipes.

4 MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS

O planejamento do 6º Madrugadão Feevale começou assim que a 5º edição do

evento terminou, em 2011. Com os resultados obtidos nas avaliações e perspectivas do ano

anterior, pode-se começar a pensar nas estratégias para o planejamento e elaboração do

projeto para a próxima edição do evento.

Juntamente com a construção do projeto de planejamento e execução do evento, foi

desenvolvido um cronograma para a realização das atividades e uma previsão orçamentária,

de acordo com as necessidades identificadas. A partir destas definições, as atividades foram

divididas entre os núcleos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda e Relações Públicas da

Agecom, conforme a área de atuação de cada uma das habilitações.

Para auxílio no dia do evento a Comissão Organizadora contou com os alunos dos

cursos de comunicação da Feevale, que atuaram como Staff – ajudando nas tarefas de

organização, e como Monitores – auxiliando as equipes nas salas durante a madrugada.

Além dos acadêmicos, o Núcleo de Eventos de Extensão da Feevale fez as inscrições e o

credenciamento das equipes.

A avaliação da equipe vencedora do Madrugadão ficou por parte do cliente da

edição, que analisou a melhor campanha. Para o Mídia Experience foram escolhidos três

profissionais da área de assessoria de imprensa para serem jurados da competição.

4

No Art Show, uma série de atividades criativas foram desenvolvidas, visando a

integração dos alunos que não estavam nas equipes. Para proporcionar a participação de

outros cursos da Universidade, algumas atividades foram destinadas às áreas de interesse

dos cursos de Moda, Design, Jogos Digitais, Artes Visuais e Fotografia.

5 DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU PROCESSO

Pré- evento:

Com base nas edições anteriores do evento foi desenvolvido um projeto para o

evento, com todas as etapas para o planejamento, organização e execução. A Comissão

Organizadora, composta por membros do setor de Eventos de Extensão da Universidade

Feevale, Coordenadoras dos Núcleos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda e Relações

Públicas, estagiários, voluntários e setor administrativo da AGECOM, ficou responsável

pelo planejamento e organização do evento. Foi definida a data para a realização – 9 e 10 de

novembro de 2012 – e foram elaborados também o regulamento do concurso, a ficha e taxa

de inscrição para os participantes. O Núcleo de Cursos e Eventos de Extensão da

Universidade Feevale controlou as inscrições dos participantes pelo site da instituição, tanto

do Madrugadão quanto do Mídia Experience.

A temática escolhida foi “zumbi”, pois remete a madrugada e também estava tendo

grande repercussão no momento em diversas mídias. Com o tema definido, começou o

desenvolvimento das peças gráficas com motivos sobre mortos vivos e o fim do mundo. A

logo do evento foi adaptada à temática e transformada em zumbi.

Logo do evento: Coruja original e a transformada em zumbi para a 6º edição do evento

Um cronograma com ações de divulgação do Madrugadão foi criado. O Núcleo de

Publicidade e Propaganda desenvolveu ações publicitárias, cartazes de divulgação, um Guia

de Sobrevivência para os participantes e demais peças gráficas. Já o Núcleo de Jornalismo

fez postagens no blog, Fanpage e Twitter do evento, divulgando os seus preparativos.

5

Através de e-mail marketing enviado com base nos mailings das edições anteriores, o

Núcleo de Relações Públicas também fez a divulgação da edição e uma proposta de

patrocínio para a busca por patrocinadores e apoiadores para o Madrugadão, apresentando o

evento, a sua repercussão nas edições anteriores e quais os públicos afetados por ele. Os

patrocinadores e apoiadores que participaram foram: Vulgo, Subway, Pony, Cravo e

Canela, West Coast, Vitrine do Pão e o Diretório Central de Estudantes (DCE) da Feevale.

Os recursos de infraestrutura necessários para o dia do evento como Auditório, salas

e espaços para atividades paralelas foram reservados de acordo com o número esperado de

participantes. Já os materiais foram solicitados conforme o cronograma e previsão

orçamentária: compra de troféus, camisetas para staff e monitores, materiais para

decoração.

Uma semana antes do evento foi feita uma capacitação para os acadêmicos de

comunicação da Feevale interessados em participar da organização do evento. Foi

apresentado aos alunos o que é o Madrugadão, a programação e as tarefas a serem feitas. Os

Staff foram divididos entre monitorar as atividades do Art Show e auxiliar na execução do

evento durante a madrugada. Já os monitores auxiliam as equipes, como conduzir até a sala,

reservar laboratórios, buscar materiais e tirar dúvidas gerais.

Durante o evento:

No dia do evento o credenciamento das equipes foi feito pelo Núcleo de Cursos e

Eventos de Extensão da Feevale, a partir das 18h, na qual recebiam um crachá de

identificação e um kit. Os monitores, já com a equipe que iria monitorar definida

anteriormente, recepcionaram os participantes, indicando informações básicas sobre o

evento e a instituição.

As atividades do Art Show começaram a partir das 18h, como a customização de

camisetas feita pelos alunos do curso da Moda. Durante a madrugada houve também um

concurso de customização de tênis pelos alunos do curso de Design; pintura em painéis

pelos alunos do curso de Artes Visuais; disputa de games, organizada pelos alunos do curso

de Jogos Digitais; maquiadoras para quem quisesse se transformar em zumbi; oficina sobre

os mortos vivos ministrada pelo game designer Rodrigo Oliveira; e Pocket shows com

bandas. Além destas atividades, foram montados espaços para as pessoas descansarem,

como uma Tenda Zen com puffs e sofás.

6

Atividades que foram feitas no Art Show durante a madrugada.

Antes da abertura do evento as equipes do Mídia Experience já começavam a

cobertura jornalística, assessorando as equipes das suas universidades até o final da manhã

seguinte. A Agecom e os alunos de jornalismo da Feevale também fizeram a cobertura pelo

blog e fanpage do evento; pela TV Zumbi, uma webtv criada para transmitir ao vivo; e pela

Rádio Coruja, onde os alunos utilizaram o estúdio de rádio para fazer uma transmissão

online. A cobertura fotográfica foi feita pelos alunos do curso de Fotografia da Feevale.

As 21h as equipes se dirigiram ao Salão de Atos da Universidade Feevale, onde

aconteceu o cerimonial de abertura do evento. O Núcleo de Relações Públicas elaborou o

protocolo, apresentando as equipes participantes, como seria a criação e avaliação das

campanhas, alguns avisos gerais e a leitura do briefing.

O evento contou com a participação das seguintes equipes: B.R.A.I.N (Unisinos);

Eureka (UniRitter); Agex UniRitter (UniRitter); Pantone (Unisinos); Na Madruga Boladona

(Unisinos e Feevale); Cool (Unisinos e PUC); ESPM Sul (ESPM); Viva la Resolucion

(UCS); Fritz Zombie (Unisc); Equipe Unifra (Unifra); Uno por Todos (IPA); Riders on the

Brainstorm (Unisc); Stalkers (Unisc); Mad (Ulbra); Super Liga UFCPel (UCPel); A moda

da casa (Unisinos); Ziriguidum (Feevale e Unisinos); Gato Gordo (Faccat); Woodoo

(Feevale, UCS, ESPM, UniRitter); Bonde da Haas (Feevale).

No momento da apresentação do cliente foi exibido um teaser, revelando que a

empresa de energéticos Red Bull era o cliente da 6º edição do Madrugadão. Samuel

Barreto, Field Marketing Manager da marca, explicou o briefing para as equipes: a criação

7

e desenvolvimento de um evento universitário que mantenha o conceito da Red Bull, que

seja acessível e motive o público para participar e se envolver com a marca.

Após a leitura do briefing e o tempo para esclarecer as dúvidas, os monitores

encaminharam suas equipes até as salas de aula determinadas para cada uma. Em torno das

23h os competidores já estavam em seus QG’s para começar a desenvolver as campanhas.

Foram disponibilizados horários nos laboratórios de rádio, TV e foto para auxílio na criação

das peças. O agendamento para usar os espaços era feito pelos monitores de cada equipe.

No início da madrugada foram distribuídos sanduíches Subway nas salas para o

lanche dos participantes. Mais tarde uma pessoa caracterizada como zumbi passou nas salas

entregando Red Bull para as equipes.

O prazo para finalização das campanhas e entrega dos pendrives com as mesmas

era até às 7h. Pouco antes disso já começou a movimentação dos monitores das equipes

para fazer a entrega para a organização do evento. Com todos os pendrives recebidos até o

horário determinado, foi servido um café da manhã para os participantes, enquanto era feita

a conferência dos arquivos entregues.

A apresentação das campanhas começou às 8h, no Salão de Atos da Universidade

Feevale. Cada equipe escolheu um integrante para ser o Atendimento e defender a sua ideia,

no tempo máximo de 5 minutos. A ordem de apresentação foi definida por sorteio feito na

abertura do evento pela organização.

Após as apresentações das campanhas, aconteceu a premiação do 3º Mídia

Experience, que teve como vencedor a equipe Frispit, da Universidade de Caxias do Sul,

UCS. Em seguida, foram premiadas as melhores categorias: a equipe Woodoo recebeu o

prêmio de Menção Honrosa; Martin Meier, da equipe Na Madruga Boladona, recebeu o

prêmio de melhor redator; Carlos Viegas, da B.R.A.I.N, Melhor Atendimento; Marlise

Silva, da Woodoo, Melhor Diretora de Arte; Marina Lopes, da Woodoo, Melhor

Planejamento.

A avaliação da melhor campanha foi feita por Samuel Barreto, Field Marketing

Manager da Red Bull, que escolheu a equipe Eureka, da UniRitter, como vencedora do 6º

Madrugadão Feevale. A campanha criada pela equipe foi a “Red Bull Creative Motion”,

que tinha como ideia um evento baseado na arte Light Painting, que consiste em bater uma

sequência de fotos em movimentos feitos com uma lanterna em um ambiente sem

iluminação, a fim de criar desenhos ou palavras com os rastros feitos com a luz.

8

Equipe Eureka, da UniRitter, vencedora do 6º Madrugadão

Cartaz da campanha vencedora, “Creative Emotion”

Com o fim das premiações ocorreu o encerramento do evento, com o protocolo

elaborado pelo Núcleo de Relações Públicas da AGECOM. O evento foi encerrado no

horário previsto no planejamento.

Pós-evento:

O 6º Madrugadão Feevale contou com a participação de 20 equipes de 12

universidades diferentes, totalizando 261 participantes. Também participaram do evento: 14

acadêmicos no 3º Mídia Experience; 40 monitores e staffs; 50 acadêmicos na gravação de

9

um vídeo LipDub; 30 alunos de cursos parceiros no Art Show; 05 professores de outras

instituições e 15 pessoas entre funcionários e professores da Universidade Feevale. Com

isto o evento contou com mais de 400 pessoas.

Os participantes responderam um questionário ao final do evento que continha

questões de caráter quantitativo e qualitativo para que os alunos pudessem dar sugestões de

melhoria ao evento. Maria Cecília Giacaglia (2003) mostra o valor de se usar das duas

técnicas para a avaliação:

O retorno quantitativo do evento pode ser mais fácil e rápido de obterem

informações necessárias, com variáveis mais fáceis de se medir. Todavia

aquelas que também buscam uma avaliação qualitativa são recompensadas

por resultados mais abrangentes e fiéis do evento (GIACAGLIA, 2003, p.

224).

O Núcleo de Relações Públicas enviou releases para os veículos de comunicação

sobre a repercussão do evento. Também encaminhou e-mail de agradecimentos para todos

os envolvidos, entre eles apoiadores e funcionários, e realizou a clippagem do evento.

Foram enviadas aos apoiadores fotos da integração do público com a sua marca. Todos os

participantes receberam um certificado de participação.

Também foi feito um relatório geral do evento, contendo o processo de organização,

divulgação e execução. Além do número de participantes, repercussão da mídia, metragem

de postagens no blog e redes sociais do evento.

6 CONSIDERAÇÕES

O evento tem grande importância para a comunidade acadêmica e também para a

universidade que sedia a competição. Além de promover a integração dos estudantes de

diferentes cursos e instituições, ainda desenvolve o indivíduo que trabalha a partir da sua

criatividade, iniciativa e trabalho em equipe.

O 6º Madrugadão Feevale foi executado dentro da proposta do evento,

possibilitando aos alunos que fizeram parte da Comissão Organizadora, aplicar na prática a

teoria exposta em sala de aula. Além disso, proporcionou aos alunos participantes nas

equipes uma experiência dinâmica e criativa, explorando também os conhecimentos

adquiridos nos cursos de graduação.

O andamento do evento ocorreu conforme o planejamento, seguindo os horários da

programação e as atividades previstas.

Para a realização do Madrugadão, os membros da equipe organizadora tiveram a

oportunidade de aplicar na prática todas as etapas estabelecidas por Fortes e Silva (2011)

10

que envolvem o processo de planejamento e organização de eventos como: Levantamento

de Dados; Elaboração do Projeto; Captação de Recursos (projeto para apoiadores);

Planejamento e organização; Execução; Avaliação e Providências Finais; Avaliação

qualitativa e quantitativa durante toda sua realização, bem como a elaboração do relatório

final.

O evento contou com a participação de cerca de 400 pessoas, o maior público já

registrado de todas as edições e buscou explorar novos caminhos com a parceria com outros

cursos e incentivar a diversidade com atividades criativas e artísticas de áreas afins.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos, Teoria e Prática. São Paulo: Ed.

Cengage Learning, 2003.

FORTES, Waldyr Gutierrez; SILVA, Mariângela Benine Ramos. Eventos: Estratégias de

Planejamento e Execução. São Paulo: Summus, 2011.

ZANELLA, Luis Carlos. Manual de Organização de Eventos: Planejamento e

Operacionalização. São Paulo: Ed. Atlas S.A., 2012.

GIÁCOMO, Cristina. Tudo Acaba em Festa. São Paulo: Página Aberta, 1993.