Visão Sistemática da Organização e Processos. Muitas organizações não têm uma noção clara...

Visão Sistemática da Visão Sistemática da Organização e ProcessosOrganização e Processos


Muitas organizações não têm uma noção clara dos passos a seguir e das providências que devem ser tomadas. Outras não estão certas das decisões a tomar respeito da sua estruturação por processos e podem beneficiar-se com uma adequada organização dos processos.Muitos processos das áreas não fabris não são muito visíveis, a distinção entre processos auxiliares ou de suporte pode ajudar muito na identificação dos processos essenciais da empresa. No caso de uma seguradora por exemplo, a empresa propõe-se a garantir cobertura nos casos de determinados sinistros ocorridos com os clientes selecionados com os quais ela faz contratos de seguros. Para isso empresas desse tipo deverão: a) selecionar os clientes e fazer contrato de seguros com eles; b) reembolsar os pedidos de indenização por motivos de sinistros nos casos devidos c) manter vínculo contratual com clientes.


A empresa é uma organização que possui recursos e os integrantes utilizando esses recursos fazem trabalhos que estão dentro dos objetivos deles. Essa estrutura de organização está assim basicamente durante varias décadas, ao longo do século XX. Tudo foi herdado da revolução industrial inglesa e foi reformada por influência americana no começo deste século. Muitas empresas estão procurando organizar-se por processos para terem maior eficiência na obtenção do seu produto ou serviço.Num mundo cada vez mais competitivo, onde os mercados estão sem fronteiras as empresas passaram a preocupar-se não somente nas questões técnicas da qualidade senão também com o potencial humano, criativo e inovador de seus colaboradores, e cada dia as empresas estão sendo conscientes da importância do fator humano como ferramenta estratégica que agrega um grande valor na empresa.


O Ponto de Vista do Cliente

A implementação do ponto de vista do cliente exige que se faça o redesenho de seus processos de negócios, colocando como foco os clientes externos, considerando que todo negócio termina neles. O objetivo dessas empresas é oferecer para o cliente mais valor de uma forma mais rápida e com menor custo. O cliente é quem vai avaliar a empresa em aspectos como rapidez e conforto para obter o produto e a oportunidade de conseguir o que deseja. Nem sempre o valor para o cliente é identificado de maneira clara e indiscutível, e sua avaliação é difícil, já que existem componentes irracionais e emocionais.


Organogramas e ProcessoOs organogramas não agregam nada nas decisões dos processos de negócios, pois não mostram como eles funcionam, nem como ocorrem na empresa. Os processos de negócios estão relacionados com o funcionamento da organização e as vezes não respeitam limites estabelecidos pelos organogramas.A forma de agir das empresas foi transformando-se a cada dia. Da gestão centralizadora vertical, baseada no organograma, mudou para aquela que tem flexibilidade, horizontalidade e interação entre as áreas. A gestão por processos é o melhor caminho para a organização proporcionando um valor maior aos seus clientes e às partes interessadas.A base para uma gestão por processos é a integração do fator humano a tantos outros fatores técnicos identificados na organização. Somente com uma gestão baseada na capacidade humana é que as organizações poderão se tornar mais competitivas.

Um Melhor Desempenho Um Melhor Desempenho para os Funcionáriospara os Funcionários

Ultimamente, muito do lado humano da gerência se resume em dominar as habilidades e as técnicas para motivar as pessoas que fazem parte da organização, tendo como resultado uma equipe de trabalho mais eficiente, com funcionários produtivos, que amem seu trabalho. A maioria dos gerentes reconhece duas maneiras de fazer que os funcionários façam as coisas bem feitas, uma é com punições e outra com recompensa, quando cumprem os objetivos os funcionários são recompensados com dinheiro, prêmios, reconhecimento, títulos importantes e outros. Do contrario, se não fazem o que deveriam fazer, são punidos com algo indesejável: advertências, repreensões, rebaixamentos, demissões e outros.


O Que Motiva os Funcionários?

Não existe uma receita única para motivar funcionários, pois cada funcionário tem seu único conjunto de elementos motivadores e a função é descobrir esses elementos. A maneira mais fácil de descobrir que motiva os funcionários é perguntando-lhes.Geralmente, os gerentes pressupõem que os funcionários querem apenas dinheiro, mas muitas vezes ficam surpresos quando eles respondem que os motivadores são outros como: o reconhecimento por um trabalho bem feito, maior autonomia para tomar decisões ou um horário de trabalho mais flexível.


As considerações para saber o que motiva os funcionários e posteriormente utilizar essa informação como base para algum tipo de programa de recompensas aos funcionários, são as seguintes:

Criação de um ambiente de apoio para os funcionários;

Elaboração de um plano para desenvolvimento e implementação de programas de recompensas;

Por último, a preparação para introduzir mudanças no plano, com base nos resultados das experiências práticas.


Avaliação dos Funcionários

Em todas as circunstancias estamos avaliando o que acontece em nosso redor, basicamente questões econômicas como a inflação, bolsa de valores, variação do dólar ou também outras questões como sabores de cerveja, comidas, o professor, desempenho do carro novo etc. A avaliação do desempenho é constante e o mesmo ocorre nas organizações, que avalia o desempenho financeiro, operacional, técnico, de vendas, de marketing etc. Mas, principalmente como está o desempenho das pessoas que dão vida à organização. Na moderna organização não existe tempo para remediar um desempenho sofrível ou abaixo da média.


As organizações basicamente utilizam três aspectos para avaliação e monitoramento:

Os Resultados: os resultados concretos e finais que se pretende alcançar dentro de um determinado período de tempo;

O Desempenho: o comportamento ou meios instrumentais que se pretende pôr em prática;

Os Fatores críticos de sucesso: aspectos fundamentais para que as organizações sejam bem sucedidas nos seus resultados e no seu desempenho.


A avaliação do desempenho é uma apreciação sistemática do desempenho de cada funcionário em função das atividades que ele desempenha, das metas e resultados a serem alcançados e do seu potencial de desenvolvimento. A avaliação de desempenho é um processo que serve para julgar o valor, a excelência e as qualidades de uma pessoa e, sobretudo saber qual é a contribuição que ela tem para a organização.


Segundo Chiavenato, existem seis questões fundamentais na avaliação de desempenho:

Por que avaliar o desempenho? Qual o desempenho que deve ser avaliado? Como avaliar o desempenho? Quem deve fazer a avaliação do desempenho? Quando avaliar o desempenho? Como comunicar a avaliação do desempenho?

Trabalho em EquipeTrabalho em Equipe

Atualmente, as empresas atravessam um período revolucionário sobre seus objetivos e sobre quem é o responsável pela sua consecução. As equipes de trabalho proporcionam um meio mais fácil de aproveitar os conhecimentos e recursos de todos os funcionários, e resolver os problemas da empresa. Uma equipe estruturada congrega a diferentes funcionários de diferentes níveis para ajudar a encontrar a melhor maneira de abordar um tema.


As empresas estão recompensando aos funcionários por cooperar entre si, em vez de competir uns com os outros. Evidentemente as organizações possuem operações por divisões, departamentos e outros, mas os gerentes estão estimulando aos funcionários a ultrapassarem as fronteiras formais da organização. Mostram-se a continuação alguns benefícios que as empresas podem ter com o estimulo à cooperação:


Redução da competição improdutiva: A criação de um ambiente cooperativo de trabalho faz com que os funcionários não se tornem competitivos demais. Quando aumenta de forma descontrolada o excesso de competência, acontece um bloqueio na comunicação entre os funcionários causando um comprometimento na eficácia da organização, deixando o ambiente de trabalho deteriorado.


Compartilhamento do Conhecimento:

Quando o conhecimento é compartilhado e utilizado por todos os funcionários, as equipes se habitual a realizar trabalhos juntos, sendo uma grande vantagem para o alcance de grandes resultados.


Estímulo à Comunicação:

Com o trabalho em equipes ajude-se a dividir as paredes e divisões entre departamentos ou outras estruturas formais, para fomentar a comunicação entre as unidades da organização.


Consecução de Objetivos Comuns:

As equipes de trabalho integradas por funcionários de diferentes departamentos encorajam aos demais funcionários de diferentes níveis e de todas as partes da empresa a trabalharem juntos para atingir objetivos comuns.


Empowerment das Equipes

Os funcionários recebendo mais autoridade e autonomia da alta gerencia, aumentam a sensibilidade e a rapidez no atendimento às necessidades dos clientes e a solução dos problemas no nível mais baixo da empresa. Essa transferência de poder, responsabilidade e autoridade, do topo para a base da pirâmide é chamada de empowerment.


Mediante o empowerment os gerentes transferem a responsabilidade pela decisão aos funcionários que se encontram na melhor posição para o processo decisório. No passado, muitos gerentes achavam que eram os melhores para tomar as decisões, afetando diretamente aos clientes da empresa, quando os que estão mais pertos deles, os funcionários da linha de frente, são os que melhores decisões podem tomar.


Muitas vezes os gerentes acertavam nas decisões para os clientes, mas por outro lado a compulsão obsessiva em controlar funcionários e processos os cega muitas vezes, até um ponto em que se torna mais importante controlar que estimular a iniciativa dos funcionários.

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