Workflow 2

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SAP Business WorkflowSAP Business WorkflowBrazil Delivery Center

Material de apoio30/Março/2009 – Versão 1.0

Treinamento - SAP Business Workflow

1. Introdução

SAP Business Workflow é uma ferramenta para gerenciamento eletrônico de processos.

Usando a ferramenta Workflow, podemos facilmente estruturar processos de negócio que não estão incluídos no sistema SAP standard. Estes processos podem ser simples procedimentos de aprovação ou liberação ou processos mais complexos como, por exemplo, criação de mestres de materiais que envolvem a coordenação de departamentos envolvidos com tal processo. O Workflow pode ser especialmente adequado para situações em que processos de trabalho precisam ser executados repetidamente ou em situações em que o processo de negócio exige um envolvimento de uma grande quantidade de agentes em uma sequência especifica.

O Workflow pode ser iniciado manualmente ou como uma reação a um evento disparado pelo SAP.

Com o Workflow, podemos combinar funcionalidades já existentes no SAP com novas funcionalidades customizadas.

83997207.doc 2 of 21© Accenture, (2009), Proprietary. Brazil Delivery Center


1.1. Princípios Técnicos

A definição e execução de um workflow podem ser divididas em quatro principais áreas:

a) Business Workplace: Local onde os work items (etapas do processo) podem ser executados ou visualizados.

b) Repositório de Objetos (BOR): Modelagem dos dados manipulados pelo Workflow. Cada objeto está dividido entre as seguintes partes: chaves, atributos, métodos e eventos. No repositório, podemos encontrar todos os tipos de objetos criados e utilizados pelo SAP. Estes objetos podem ser utilizados ou estendidos, assim como novos objetos customizados podem ser criados.

c) Workflow definition: Definição do fluxo e das etapas que serão executadas. Cada vez que é ativado, uma nova versão da definição de workflow é gerada. Quando um novo workflow é iniciado (manualmente ou automaticamente), a última versão de definição do workflow será utilizada, e qualquer alteração nesta versão não será aplicada no workflow já iniciado.

d) Tasks: São as etapas (atividades) elementares que serão executadas de acordo com a definição do Workflow. Contém as regras de negócio do processo. Podem ser executadas em background ou de forma on-line por um ou mais agentes. Sempre fazem referência a um método de um tipo de objeto.



2. SAP Business Workplace

O SAP Business Workplace é uma ferramenta de comunicação utilizada dentro do sistema R/3 para enviar e visualizar mensagens ou executar tarefas de workflow.

Esta ferramenta pode ser acessada através da transação SBWP e possui características muito parecidas com programas de correio eletrônico.

Todos os itens estão divididos em Documentos (mensagens não executáveis) e Workflow (mensagens executáveis).

Todas as novas mensagens serão armazenadas na pasta Documentos não lidos. Assim que o documento for visualizado, ele será automaticamente transferido para a pasta Documentos.



Dentro da pasta de mensagens de workflow, existem sub-pastas que são utilizadas para separar e facilitar a procura das mesmas.

Ainda podemos visualizar as tarefas com notificações de atraso, mensagens geradas por estouros de prazo e entradas com erros.

As mensagens de workflow só serão eliminadas após a sua execução (não é possível apaga-las manualmente).

3. Business Objects (Repositório de Objetos – BOR)

O principal elemento dentro de um workflow é o Business object. Através dele, podemos obter informações sobre o principal elemento tratado dentro de um processo.

Os objetos são visualizados e editados através da transação SWO1.

Os objetos são compostos dos seguintes elementos: Interfaces, Campos-Chave, Atributos, Métodos e Eventos.



a) Interfaces: Categorias de objeto que predefinem os atributos, métodos e eventos para utilização geral.

b) Campos-Chave: Identificação unívoca de um objeto.

c) Atributos: Informações sobre o objeto

d) Métodos: Funcionalidades necessárias para executar processos para o objeto relacionado.

e) Eventos: Declarações de avisos que o sistema envia de acordo com alterações no status do objeto.

Cada um destes componentes pode estar classificado em uma das seguintes situações:

a) Modelados (Modeled): Não podem ser executados.

b) Implementados (Implemented): Componente em fase de teste ou utilizado apenas internamente. Podem ser executados, porém podem ainda não estar estáveis.

c) Liberado (Released): Pronto para uso.

d) Obsoleto (Obsolete): Componente descontinuado.

3.1. Programação de objetos

a) Parâmetros (disponível para métodos e eventos)

Para acessar os parâmetros de um método/evento, basta marcar o elemento desejado e

pressionar o botão :



Os parâmetros podem ser classificados como elementos (variáveis) ou tabelas (várias linhas). Devem estar referenciados a um elemento de dados ou um objeto (BOR).

Além disso, os parâmetros podem estar definidos como parâmetros de importação, exportação ou ambos.

b) Exceções (disponível apenas para métodos)

Para acessar as exceções de um método, basta marcar o método desejado e pressionar

o botão :

As mensagens podem estar classificadas em três tipos: erro temporário, erro de aplicação ou erro de sistema.

c) Codificação (disponível apenas para métodos)

Para acessar o código de um método, basta marcar o método desejado e pressionar o

botão :



Principais comandos para métodos:

1) Receber/enviar dados através dos parâmetros:- SWC_GET_ELEMENT CONTAINER ‘Elemento’ Variável - SWC_SET_ELEMENT CONTAINER ‘Elemento’ Variável

2) Receber/enviar dados através dos parâmetros de várias linhas:- SWC_GET_TABLE CONTAINER ‘Elemento’ Tabela interna.- SWC_SET_TABLE CONTAINER ‘Elemento’ Tabela interna.

3) Acessar ou definir valores para atributos do objeto:- SWC_GET_PROPERTY SELF ‘Elemento’ Variável ou Tabela interna.

4) Disparar exceção:- EXIT_RETURN XXXX Variável_1 Variável_2 Variável_3 Variável_4(onde XXXX é o número da exceção desejada)

A chave do objeto está disponível no campo: OBJECT-KEY-“Nome dos campos chave”.



3.2. Ampliação de objetos

Durante a manipulação ou uso de um objeto standard, podemos nos depara com uma situação em que seja necessária a alteração ou inclusão de um método ou evento para atender a um processo.

Nestes casos, podemos utilizar um subtipo do objeto. Este subtipo se comporta como uma cópia do objeto principal, uma vez que todos os campos chaves, atributos, métodos e eventos já são automaticamente herdados do objeto.

Com isso, podemos adicionar nossas próprias customizações para atender os requisitos necessários.

Para tal procedimento, basta informar o nome do objeto principal e pressionar o botão ”Subtipo”:

Após a confirmação dos dados, o subtipo será criado e estará pronto para ser editado. Todas as funcionalidades do objeto principal serão automaticamente herdadas, porém não poderão ser alteradas.



3.3. Monitoração de eventos

A monitoração de todos os eventos ocorridos no sistema pode ser visualizada na transação SWEL.

Na lista de rastreamento, além dos eventos disparados pelo sistema, é possível visualizar todos os workflows disparados por cada um dos eventos:



Também é possível verificar todos os dados do workflow disparado:



4. Workflow Programming (Modelo e Definição)

Modelo de Workflow (Template) são as configurações gerais de um workflow.

Para a criação ou alteração de um modelo de workflow, devemos acessar a transação PFTC:

Dentre as opções disponíveis, podemos citar as seguintes:

a) Dados Básicos: Informações como sigla para identificação, status, título e link para o Workflow Builder.



b) Descrição: Informações mais detalhadas sobre o workflow (documentação).

c) Container: Definição das variáveis do workflow.

d) Eventos acionadores: Indicação dos eventos que darão início ao workflow. Podem ser definidos um ou mais eventos para o acionamento do workflow.



4.1. Workflow Builder

O fluxo do workflow é definido utilizando o editor gráfico, também conhecido como Workflow Builder, que pode ser acessado pelo modelo do workflow, ou diretamente pela transação SWDD.

Como podemos perceber, o editor gráfico está divido em três áreas:

a) Ferramentas: Dados e opções úteis para o desenho do workflow.

b) Modelagem gráfica: tela principal para edição do fluxo. Também é possível visualizar um “overview” de todo o diagrama do fluxo de workflow.

c) Mensagens: Área para mensagens de erros e avisos na compilação e/ou ativação do fluxo de workflow.

Na definição do fluxo do workflow podemos inserir vários tipos de etapas, que indicarão o que deverá ser feito em cada passo do mesmo.

Dentre elas, podemos encontrar as principais etapas:

Utilizado para efetuar processamentos através das chamadas de métodos (código ABAP) de objetos utilizados pelo workflow.

Esta etapa envia os dados do container (ou arquivo XML) para um endereço Web. Pode esperar por uma reposta.

Com este passo é possível encaminhar mensagens para a caixa de entrada do SAP Business Workplace ou um endereço de e-mail da internet.


Ferramentas

Modelagem

Mensagens


Com esta etapa, podemos imprimir ou exibir os dados do workflow como um formulário.

Utilizado para encaminhar tarefas com condições para os usuários decidirem o que deverá ser feito dentro do fluxo do processo. Normalmente utilizado para aprovações/reprovações de um fluxo.

Esta etapa corresponde a um “IF” e utiliza as variáveis do container para montar uma condição lógica para o fluxo.

Assim como a anterior, porém esta etapa corresponde a um “CASE”, permitindo a opção de mais saídas para o fluxo.

Utilizado para gerar eventos a partir do workflow, que pode ocasionar a inicialização de outros workflow ou processos em esperar.

Utilizado para aguardar eventos do sistema. Geralmente utilizado com uma etapa de Seção paralela para aguardar eventos de encerramento.

Utilizado para manipulação de variáveis do container do workflow.

Executa comandos como “Cancelar um workflow” ou “Definir um work item como obsoleto”.

Utilizado para criar rotinas de repetição (LOOP).

Etapa utilizada para criar seções de processamento em paralelo, permitindo a execução simultânea de diferentes tarefas.

Nenhuma utilidade. Pode ser substituído por qualquer outra tarefa.



4.2. Containers

Containers são áreas de memória utilizada para a troca de informações durante o processamento do workflow.

Estas áreas de memória são formadas por elementos que possuem referências a campos do dicionário de dados ou objetos.

Temos cinco tipos de containers:

- Container de Workflow- Container de Eventos- Container de tarefas (tasks)- Container de Métodos- Container de Regras de agentes (Roles)

A comunicação entre os containers ocorre através do Fluxo de dados (ou Binding - ).

Workflow

Evento

Container

Container

Task

Container

Regras

Container

Método

Container



Através do binding, é possível repassar valores entre elementos de mesmo formato:

4.3. Agentes

Toda a tarefa (exceto por processamento background) deve possuir um ou mais responsáveis pela sua execução.



É possível direcionar responsáveis utilizando as seguintes opções:

a) Regra: funções que indicam os responsáveis para tarefa (transação PFAC)

b) Unidade Organizacional, Cargo, Posição ou Centro de Trabalho: Configurações para estruturas organizações (Transação PPOCE/PPOME).

c) Usuário: Código de usuário fixo.

d) Impressão: Pode receber uma variável ou tabela (formato ACTOR_TAB) contendo um ou uma lista de usuário, regras e etc.

e) Iniciador workflow: Atribui responsabilidade para usuário que iniciou o workflow.

f) Superior do iniciador do workflow: Atribui responsabilidade para o superior do usuário que iniciou o workflow (estruturas de RH).

4.4. Monitoramento de prazos

Dentro do workflow, é possível estipular e monitorar prazos para a execução de suas tarefas.

Através deste monitoramento, podemos enviar notificações ou disparar ações programadas, assim que o prazo para execução de uma tarefa seja alcançado.

Este monitoramento é configurado dentro das características da tarefa:

Os workflows que possuam tarefas com prazo excedido podem ser visualizados na transação SWI2_DEAD.

A periodicidade da verificação destes prazos é configurada através da transação SWWA.



4.5. Administração de workflow

Todas as execuções de workflow podem ser administradas ou monitoradas através da transação SWIA.

Além das tarefas administrativas (executar, eliminar, encaminhar, verificar status e etc.), é possível acessar os logs de execução de cada um dos mesmos.

Os logs podem ser visualizados de diversas formas, como nos exemplos abaixo:

a) Log Detalhado:



b) Log Gráfico:

c) Log Técnico:



5. Transações úteis

PFTC = Desenvolvimento de Workflow - ModeloSWDD = Desenvolvimento de Workflow – FluxoSBWP = Business WorkplaceSWU3 = Configuração automática de Workflow (Basis)SWEL = Monitoramento de eventosSWELS = Monitoramento de eventos (ativar/desativar)SWO1 = Business Object RepositorySWU_OBUF = Limpar bufferSWIA = Administrador de WorkflowSCOT = E-mail - AdminitraçãoSOST = E-mail – Ordens de envioPFAC = Configuração de regras de agentesPPOCE/PPOME = Gerenciamento de estruturas oganizacionaisSWB_COND = Criar regras para início do WorkflowSWB_COND_DISPLAY = Visualizar regras para início de Workflow

6. Dicas importantes

Desenhe seu workflow (através de ferramentas como Microsoft Visio) antes de iniciar o desenvolvimento do mesmo.

Efetue a programação de todos os métodos antes do desenho do fluxo do workflow. Assegure-se que todos estão funcionando corretamente (testes individuais).

Utilize módulos de função para a programação dos métodos. O editor de métodos torna a codificação mais lenta e de difícil leitura.

Ao efetuar uma alteração na versão ativada de um workflow, efetue a transação SW_OBUF para atualização do buffer do sistema de workflow.

Lembre-se de configurar as tarefas como “Geral” para tarefas de processamentos on-line.

Tabelas importantes para Workflow:SWW_OUTBOX = Lists Workflows in outbox together with statusSWW_CONT = Container Contents for Work Item Data ContainerSWW_CONTOB = Container Cont. for Work Item Data Container (Only Objects)SWWLOGHIST = History of a work itemSWWORGTASK = Assignment of WIs to Org.Units and TasksSWWUSERWI = Current Work Items Assigned to a UserSWWWIHEAD = Header Table for all Work Item Types


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