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Considerações quanto: Objetivo Padrão Responsabilidades Criação Alteração Distribuição Divulgação Controle

Classificação dos Manuais Técnico Administrativos


Aplicação Processos gerenciais e

operacionais Todos as unidades da empresa Administrativos

Manuais asseguram: O quê? Quem? Quando? Onde? Por quê? Como?


Níveis dos manuais Políticas & Diretrizes - D Procedimentos - P Instruções - I Registros e Formulários

Políticas & Diretrizes Políticas, Diretrizes e Regras Missão, Valores, Objetivos, Qualidade,

Clientes, Fornecedores, recursos humanos, estrutura e estratégia.

Respondem ao POR QUÊ?


Procedimentos Descrição detalhada de rotinas e

métodos de trabalho Atendem:1. Ao propósito e escopo da tarefa2. O que deve ser feito3. Quem 4. Quando5. Como6. De que forma


InstruçõesDetalhe para execução da tarefa - parâmetros e critérios técnicos

Respondem o COMO FAZER1.Operações administrativas, comerciais e fabris2.Métodos de análise3.Manutenção máquinas4.Legais e fiscais5.Critérios administrativos e RH6.Critérios para análise de crédito, e etc.


Registros e Formulários Formulários pré-impressos, planilhas e

relatórios de uso corrente Colocam em ação as políticas & diretrizes e

procedimentos Andamento e controle das atividades


Estrutura dos manuais Cabeçalho Corpo Rodapé

Manual de Políticas & Diretrizes - D Objetivo (Finalidade) Disposições Gerais (Critérios/conceitos) Orientações (Descrição) Procedimentos (Que operacionalizam) Registros (Formulários / Relatórios) Aplicação e Responsáveis (Compromisso) Anexos (Modelos)


Manual de Procedimentos - P Objetivo (Finalidade) Disposições Gerais (Critérios/conceitos) Procedimento (Descrição da rotina) Registros e formulários (Operacionaliza e

controlam) Aplicação e responsabilidades (Pela

operação) Anexos (Modelos)


Manual de Instruções - I Objetivo (Finalidade) Disposições Gerais (Critérios/conceitos) Orientações (Descrição) Procedimentos (Que operacionalizam) Registros (Formulários / Relatórios) Aplicação e Responsáveis (Compromisso) Anexos (Modelos)


Redação Verbos imperativo e infinitivo Sujeito, verbo e complemento Termos técnicos / estrangeiros entre ( ) Nomes de pessoas Numerar os sub itens progressivamente dentro do

item Sub itens separados por pontos - 1.1.2.3 Sub item até 3 subdivisões Figuras e tabelas Descrição de procedimento - passos na seqüência

da açãoFormulários e relatórios em negrito


Área / processo

Conjunto de recursos e atividades inter relacionadas que produzem um bem ou serviçoExemplo:1.CO – Corporativo2.AD – Administração / Serviços Gerais3.TI – Tecnologia da Informação4.FI – Financeiro5.AV – Administração de Vendas6.AT - Atendimento7.CM - Comercial


Procedimento

ITR

ITR

Processo

Sub Processo

Procedimento

ITR

ITR

Função Empresarial

Procedimento

Processo

Procedimento


Codificação de manuaisA AA - NN 1 2 3

Tipo de Manual (1)1. D – Política & Diretrizes2. P - Procedimento3. I - Instrução

Área / processo (2) CO – AD – TI – FI – AV – AT – CM

Nº seqüencial dentro da área / processo (3)


Codificação de formulários AA - NN

1 2

Área / Processo (1)CO – AD – TI – FI – AV – AT - CM

Nº seqüencial dentro da área / processo (2)


Estrutura do manual área / processo

Dividido por seções – Políticas & Diretrizes / Procedimentos / Instruções / Formulários

Assim tem-se:1. Objetivo2. Aplicação3. Responsáveis4. Mensagem5. Área / processo -XXXXX

D / P / I/ Formulários


Responsabilidades - Criação Políticas & Diretrizes - Novas políticas,

diretrizes e regras Procedimentos - Novas rotinas Instruções - Novas máquinas, rotinas,

implantação de sistemas, novos critérios Diretoria e Gerências


Responsabilidades Alteração

Políticas & Diretrizes, Procedimentos, Instruções - correspondem a ação e movimento dos negócios

Atualizar a cada mudança que ocorra no dia a dia da empresa

Alterações pró ativas (antes do fato) Diretoria e Gerência Premissa “Documente o que Você faz e faça o que Você

documentou.”


Responsabilidades Atualização e divulgação

Administrativo / Financeiro Atualização Implantação na rede Distribuição mediante protocolo Arquivo protocolo

Esclarecimento e Treinamento Diretor, Gerente, Chefe ou funcionário designado Apoio logístico do Administrativo Financeiro


Responsabilidades Cancelamento Política, Diretriz, regra, procedimento e

instrução Diretor e Gerente em conjunto com o Chefe

da área Retirar as cópias de circulação (físico e

eletrônico) Indicativo de excluído na Intranet



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