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Daniel Gomes

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“Prepare-se”

Departamento de Formação PermanenteISPA, 3 Julho 2009

Apresentação oral no âmbito do curso de "Metodologias de Pesquisa, Redacção e Apresentação de Trabalhos Científicos" 

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Quais as vantagens de estar preparado?

Redução da ansiedade; A consciência da

preparação dá segurança;

Maior probabilidade transmitir com sucesso a mensagem pretendida.

Mas a confiança e o à vontade para comunicar não surgem por geração espontânea, necessitam de uma planificação atempada e de muita preparação!

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Prelúdio

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"Preparem-se!"

Natureza do Convite Conheça a sua audiência Local da Apresentação Preparação da Apresentação

O que tenho para dizer Estrutura Construção Ensaio

Notas Finais

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Natureza do Convite

Quem fez o convite? Organização? Empresa? Escola? Quem são? Quem patrocina?

Qual o tema do evento? É expert na temática? Está à vontade?

Nunca aborde um tema que não domina! Pode escolher a temática a apresentar?

Adapte o tema à audiência e ao evento.

Comunicação com os organizadores: Averiguar o programa em termos de horário e

intervenções. Averiguar se haverá tempo para perguntas e respostas.

Recolha de dados

essenciais para a futura

preparação e

adaptação da

comunicação.

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Conheça a sua Audiência

Dimensão Formação Académica, Profissional e Cultural Homogeneidade ou Heterogeneidade

Sexo, Formações, background cultural, idades, etc.

Dependendo das circunstâncias, pode tentar saber-se alguns nomes;

Motivos para estarem presentes; Antecipar possíveis reacções de pessoas; Relação com o orador.

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Conheça a sua Audiência

Possíveis razões pelas quais as pessoas estão a assistir: Obrigação Entretenimento Aprendizagem Passar o Tempo Contactos Sociais Impressionar Manipular Politicamente Furtar ideias

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Local da Apresentação

O tipo e as específicidades do local afectam vários aspectos da comunicação: O grau de (in)formalidade; O contacto visual; Interação entre o orador e

os participantes; O destaque dado à

posição do orador.

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Local da Apresentação

Conhecer o local permite: Verificar condições de luminosidade e ergonomia; Pensar em estratégias de adaptação das nossas

características pessoais ao local; Verificar a possibilidade de mudar a disposição

do equipamento e materiais em função do número de pessoas e tipo de apresentação;

Verificar se têm os meios técnicos (powerpoint, projector de slides, ardósia e giz, flip-chart) que necessitamos;

Mudar de local de apresentação – se possivel!

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Exemplos típicos de Locais

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Algumas disposições alternativas

Caso seja possível, tente optar pela melhor disposição tendo em conta o número de participantes, o tipo de mensagem que quer transmitir e possíveis limitações físicas e/ou materiais que existam.

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Preparação da Apresentação Algumas coisas a ter em conta:

Adapte o estilo de apresentação face à audiência;

Pesquise o assunto (bibliotecas, internet, etc.);

Recolha citações, imagens, entradas humorísticas – Seja criativo!;

Pondere a utilidade de distribuir um texto. Elabore um currículo sintético.

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Preparação da Apresentação Algumas coisas a ter em conta:

Metas que se pretende chegar com a comunicação;

Criação de uma lista dos tópicos que se pretende abordar de forma a fazer um esboço estrutural;

Averiguar o limite de tempo disponível à apresentação e estruturá-la com base nessa informação; Tentar negociar caso seja necessário

Autor
Por exemplo, uma apresentação sobre Esbsco no curso de metodologia tem como objectivo dar a conhecer e ensinar a mexer com o recurso; uma apresentação sobre o Ebsco num congresso terá como meta dar a conhecer a suas potencialidades.
Autor
A estruturação da comunicação pode variar bastante caso seja um evento somente com 1 orador (nós), ou se, pelo contrário, foi um evento generalista apresentações de diversas áreas e abordagens.Será certamente diferente apresentar uma comunicação sobre "Os benefícios da Psicanálise no tratamento da Depressão" para uma plateia de psicanalistas ou num congresso internacional sobre a depressão.Neste caso, em eventos com vários oradores, será útil ter uma noção geral das várias temáticas abordadas, moldando o a estrutura ou tipo de linguagem consoante esses factores.
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O que tenho para dizer

Toda a preparação, estruturação e organização das ideias reside na essência do seu discurso, na Ideia-Chave que tem a transmitir.

Importa ter uma ideia-chave clara, concisa e rapidamente enunciável.

Será esta “essência” do seu discurso que, depois de adaptada às circunstâncias (local, audiência, etc.), se materializará na sua comunicação.

Para tal, deverá ser estruturada….

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Tipos de estruturas de Apresentação

Cronológico Ideal para abordar a evolução de um conjunto de

acontecimentos /fases. Diga o que vai a dizer; Diga o que tem a dizer; Diga o que disse.

Big-Bang Pretende atrair a audiência utilizando o factor surpresa

(revelação importante logo no início). Exponha os resultados obtidos e recomendações

fundamentais; Exponha os procedimentos que levaram aos resultados; Termine com argumentações que permitam compreender

os resultados.

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Tipos de estruturas de Apresentação

Tripartido Ideal para ser utilizado como fio condutor; pode

ser combinado com outros métodos. Diga o que vai a dizer; Diga o que tem a dizer; Diga o que disse.

Causa-Efeito Expõe o problema e depois debruça-se sobre as

causas (ou vice-versa). Diga sucintamente o que vai dizer; Exponha as relações de causa-efeito; Resuma o que afirmou; Sugira possíveis resoluções.

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Exemplo de uma estruturação

• “Bom dia, minhas senhores e minhas senhoras. Sinto uma grande honra em ter sido convidado..”

• Tempo aproximado: 20 segundos

Saudação

• Estabeleça credibilidade junto da audiência, capte a atenção das pessoas, suscite-lhes a curiosidade, forneça o mapa da apresentação.

• Tempo aproximado: 10%

Diga o que vai dizer

• Desenvolva os argumentos de uma forma lógica e ordenada. Integre os temas proporcionando uma visão de conjunto.

• Tempo aproximado: 80%

Diga o que tem a dizer

• Sumarize os pontos fundamentais. Reforce as ideias principais. Se for o caso faça recomendações.

• Tempo aproximado: 10%

Diga o que disse

• Agradecimento pela atenção prestada. Abertura para questões.

• Tempo aproximado: 20 segundosAgradeça

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O Ensaio

“Habitualmente, preciso mais de três semanas para preparar um bom discurso de improviso.”

Mark Twain

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O Ensaio

Etapa fundamental para a preparação da comunicação Permite testar "ao vivo" a

apresentação, expondo suas lacunas e permitindo melhorá-la

Fulcrais para apresentadores inexperientes e com pouca desenvoltura expositiva;

Permite a confrontação com os limites temporais;

Incutem alguma tranquilidade e confiança no orador, o que pode ser fundamental para diminuir os riscos de fracasso.

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O Ensaio

Dois tipos distintos de ensaios: Privados e Públicos Ensaios Privados

Simulação Individual da apresentação com o recurso a meios auxiliares.

Cronometragem do tempo Ensaios Públicos

Semelhante ao privado, mas acrescido da presença de alguém, semelhante ao público alvo, que de forma franca aponta possíveis lacunas da comunicação.

A gravação em Vídeo pode ser um instrumento complementar

Recursos Auxiliares – Vantagens e Desvantagens

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Resumindo

Quem é a minha audiência?

O que é que a audiência quer ouvir? Sobreposição O que quero dizer?

Preparação

ApresentaçãoAprendizagem

pela Experiência

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Ideias-Chave

O grau de preparação necessário para uma comunicação depende de variadas circunstâncias (tipo de eventos, objectivos dos organizadores, tipo de público, local, etc.), mas requer sempre, mesmo nas mais “informais”, um certo grau de preparação prévia para um adequado impacto comunicacional.

De entre as variadas questões a ter em conta, importa, acima de tudo, adaptar eficazmente o que queremos dizer (a nossa mensagem chave) ao público que nos ouve.

Por tal, será necessário estruturar devidamente a nossa comunicação e ensaiá-la atempadamente.

Seguindo estas preparações mais probabilidades teremos de nos sentir confiantes e eficazes a desempenhar a nossa tarefa: comunicar!

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Fim

Obrigado pela vossa atenção!

…e “Preparem-se”!