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aqW2 Gerenciamento de Projetos Gerenciamento das Aquisições
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Gerência das Aquisições do Projeto
Planejar as Aquisições
Conduzir as Aquisições
Administrar as Aquisições
Encerrar as Aquisições
Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.
Determinar o que contratar e quando.
Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço,
cartas-convite, licitação). Escolher entre os possíveis fornecedores.
Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.
Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.
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Engloba os processos necessários para
compra de produtos serviços ou resultados
de fora da equipe do projeto para realizar o
trabalho (PMBOK®)
Busca otimizar as aquisições para atingir
os objetivos e as entregas, além de reduzir
o risco.
O que é?
Gerência das Aquisições do Projeto
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Mapa de Aquisições do Projeto
O que é contratado em projetos?
Pacotes de trabalho.
Recursos(materiais, equipamentos e pessoas) necessários e não disponíveis
para o trabalho que será feito visando à entrega de pacotes de trabalho. Caso
esses recursos não estejam disponíveis na organização, será necessária a
contratação dos mesmos.
Planejar as Aquisições
O Que Levar em Consideração na Análise Make-or-Buy?
Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe;
Necessidade de fornecimento especializado;
Necessidade de absorção da tecnologia;
Restrições de custo;
Restrições de prazo;
Restrições de subcontratação;
Existência de fornecedores confiáveis.;
O core business da empresa : Qual é o meu negócio?
Compartilhamentos de riscos;
Problemas legais ou de segurança da informação.
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Plano de Gerenciamento: Itens relevantes
Planejar as Aquisições
• Tipos de contratos a serem usados;
• Mapa das aquisições;
• Documentos de aquisição padronizados;
• Responsabilidade por preparar estimativas;
• Autonomia do projeto com relação às aquisições;
• Gerenciamento dos fornecedores;
• Restrições e premissas das compras.
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Mapa de Aquisições do Projeto
Planejar as Aquisições
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Cód Descrição Ref.
EAP Qtde Unitário Orçamento Termino
1 Mão de Obra Serviços R$ 35.000,00 31/07/2010
2 Piso Cozinha 20 20 R$ 400,00 31/05/2010
3 Revestimento Cozinha 45 20 R$ 900,00 31/05/2010
4 Pia Cozinha 1 650 R$ 650,00 31/05/2010
5 Piso Área Externa 45 20 R$ 900,00 31/07/2010
6 Revestimento Área Externa 20 R$ - 31/07/2010
7 Banheiro Empregada Área Externa R$ - 31/07/2010
8 Vaso Área Externa 1 220 R$ 220,00 31/07/2010
9 Pia Área Externa 1 80 R$ 80,00 31/07/2010
10 Janelas Quartos 2 1600 R$ 3.200,00 31/05/2010
Mapa de Aquisições do Projeto
Planejar as Aquisições
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Inserir contratos na EAP
Planejar as Aquisições
Registro de Riscos
Mapa de Aquisições
Contratação
Execução (Construção)
Fiscalização
Aquisição de Mobiliário
Inserir o processo
de aquisição para
geração do
contrato
Inserir a execução
do contrato
Inserir a
Administração e
encerramento do
contrato
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Inserir contratos na EAP
Planejar as Aquisições
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É importante analisar e gerenciar os riscos das aquisições que serão feitas
Riscos
Planejar as Aquisições
Como analisar e minimizar os riscos?
• Fazer as especificações (ESP)
• Na escolha (pré-qualificação) das empresas convidadas a
participar do processo de seleção do fornecedor (PQ);
• No processo de seleção do fornecedor, utilizando critérios de
avaliação obrigatórios e/ou facultativos (SEL);
• Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do
projeto e os direitos daí decorrentes (CONT);
• Na administração do contrato (ADM);
• No encerramento do contrato (ENC);
• No planejamento do projeto (PLAN).
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Exemplo
Planejar as Aquisições
*A atividade de diligenciamento compreende todas as ações necessárias para permitir
que o produto a ser fornecido, montado ou colocado em funcionamento seja entregue
no prazo, de acordo com as especificações técnicas aplicáveis e dentro dos padrões de
qualidade esperados pelo Cliente
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Declaração do Trabalho (SOW)
Planejar as Aquisições
• Especificações técnicas
• Quantidades
• Qualidade requerida
• Prazos
• Suporte técnico
• Treinamentos desejados
• Nível de serviço de manutenção desejado
• Garantias
• Local de entrega
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
• Eliminatórios
• Pré-requisitos; obrigatórios / habilitação
• Classificatórios / julgamento.
• Formas de classificação:
• Menor Preço
• Melhor Técnica
• Melhor Técnica e Preço
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
Aquisição de um ônibus para uma excursão
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
Atendimento às cláusulas obrigatórias do Instrumento de
Consulta:
• Capacidade financeira;
• Capacidade de produção;
• Capacidade e experiência técnica;
• Regularização jurídica e fiscal;
• Desempenho em contratos anteriores
Obs.: Referências, atestados e visitas aos clientes e ao próprio
fornecedor são instrumentos de verificação
• Atendimento aos requisitos obrigatórios da Declaração do
Trabalho (SOW)
Critérios de Avaliação Eliminatórios
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Critério Resposta
Esperada Tipo Critério de Eliminação
Apresentado a certidão Negativa de Débitos FGTS SIM SIM Empresa não apresentar o certificado
Apresentado a certidão Negativa de Débitos do INSS SIM SIM Empresa não apresentar o certificado
Apresentado a certidão Negativa de Débitos da
Receita Federal SIM SIM Empresa não apresentar o certificado
Apresentado a certidão Negativa de Débitos
SERASA SIM SIM Empresa não apresentar o certificado
Faturamento Mensal 500.000 > Empresa com faturamento menor que a referência
Número de Funcionários 100 > Empresa com número de funcionários menor que a
referência
Tempo de Fundação (Nro de Anos) 5 > Empresa com menos de 5 anos de existência
(Passivo Circulante + Exigível a Longo Prazo)/Ativo
Total 0,6 <
Boa Capacidade Financeira. Endividamento Total maior que
o valor de referência
Experiência anterior em projetos similares SIM SIM Empresa não ter experiência anterior em projetos similares
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação Eliminatórios
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
Irão diferenciar as propostas.
• Oferta acima dos requisitos (opcionais, serviços agregados,
tecnologia)
• Redução de prazos
• Preço e / ou condições de pagamento
• Garantias acima do mínimo especificado
• Capacidade técnica
• Capacidade de gerenciamento
• Qualificação da equipe técnica e / ou gerencial
• Posicionamento no mercado
Critérios de Avaliação Classificatórios
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação Classificatórios
Critério Peso Melhor
Nota
Nota
Final Classificação
Proposta entrega no prazo? 5 5 25 Se a proposta for entregue no prazo, Nota 5, Caso contrário, 0
Esforço (em horas) 0 Somente Referencia
Custo (R$) 10 5 50 Se o custo for menor do que o orçado, 5, Até 20% acima, 3, Acima
de 20%, 0
Prazo (Dias úteis) 10 5 50 Se o prazo for menor do que o deadline legal, 5, Entrega Parcial 0,
Caso contrário, -5
Conhecimento do Negócio 5 5 25 Se conhecer muito o negócio, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1
Conhecimento Tecnológico 5 5 25 Se tem domínio tecnológico, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1
Nível de Qualidade 10 5 50 Base histórica do nível de qualidade das entregas é muito boa, 5,
média, 3, baixa 1
Base histórica de entrega 10 5 50 Base histórica das entregas no prazo é muito boa, 5, média, 3,
baixa 1
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
AF = FP x IP + (10 –FP) x IT
Exemplo de Avaliação Técnica e Preço
AF= Avaliação Final
FP= Fator de Ponderação
IP= Índice de Preço
IT= Índice Técnico
O FP deve ser estabelecido conforme o interesse do contratante em atribuir maior
prioridade à técnica ou ao preço
IP = VMP / VP
IP = Índice de Preço
VMP= Valor da Menor Proposta
VP= Valor da Proposta em exame
IT = NT / MNT
IT= Índice Técnico
NT= Nota Técnica da Proposta em exame
MNT= Valor da Maior Nota Técnica
NT = (7H + 3C) / 10
NT= Nota Técnica
H= Pontuação no Critério Histórico
C= Pontuação no Critério Certificação
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
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H PONT C PONT NT IT FP VALOR IP FP AF
Fornecedor 1 H1 10 C2 3 7,9 1,0 5,0 R$ 12000 0,750 3 10,75
Fornecedor 2 H3 5 C1 4 4,7 0,6 3,0 R$ 9000 1,000 5 5,97
Fornecedor 3 H2 7 C1 4 6,1 0,8 4,0 R$ 10500 0,857 4 8,06
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
Exemplo de Avaliação Técnica e Preço
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
• Transparência do processo
• Proponente procura adequar sua proposta às necessidades e
prioridades do cliente
• Prioridades são pensadas previamente, levando a uma melhor
qualidade da RFP (mesmo sem divulgar)
• Processo de seleção mais rápido e objetivo (mesmo sem divulgar)
Vantagens de Divulgar
Desvantagens de Divulgar
• Necessidade de elaboração dos critérios antes da divulgação da
RFP, podendo atrasar o processo (mesmo sem divulgar)
• Possibilidade de questionamento dos critérios pelos proponentes
• Possibilidade de questionamento do resultado pelos proponentes
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Critérios de Avaliação de Fornecedores
Planejar as Aquisições
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Neste documento, a empresa que está interessada num determinado produto ou serviço explica aos fornecedores, através de uma especificação técnica, quais são suas
premissas, necessidades técnicas, prazos, exigências com qualidade, certificações emitidas através de órgãos certificadores, e todas as informações que sejam necessárias para a
prestação do serviço.
Documentos de Aquisição
Planejar as Aquisições
Para solicitar propostas de fornecedores potenciais
Seq Tópico Conteúdo esperado
1 Sobre a Empresa Breve descrição da empresa, Não exceder uma página
2 Infraestrutura necessária Detalhar toda infraestrutura como equipamentos, licenciamento e qualquer recurso
adicional necessário para desenvolver o produto
3 Metodologia de
Gerenciamento de Projetos
Metodologia de Projetos e ferramentas usadas para gerenciar o projeto
4 Escopo Qualquer informação que julgar relevante sobre Escopo contemplado
5 Premissas Premissas que serão necessárias para a execução do projeto
6 Estratégia de entrega Detalhar a estratégia de como será entregue o produto
7 Cronograma Detalhar o cronograma do projeto com suas atividades e duração,
8 Lista de recursos / horas de
alocação
Detalhar os recursos necessários para o projeto
9 Orçamento Detalhar a forma de pagamento desejada mediante as entregas esperadas pelo projeto
10 Informações adicionais Incluir qualquer informação que julgar relevante que não se encaixa nos tópicos
anteriores
Request For Proposal (RFP) – Requisição de Proposta
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Aqui o preço é o mais importante
Planejar as Aquisições
RFQ-Request for Quotation / Pedido de Cotação
Item Descrição Qtde Preço
unitário Total
1 0 0,00 0,00
2 0,00 0,00
3 0,00 0,00
Sub-Total 0,00
Frete 0,00
Total 0,00
Documentos de Aquisição
Para solicitar propostas de fornecedores potenciais
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• Pregão – Disponibilização através de site/ERP
• Licitações – Setor Publico (Lei 8666/93 e Decreto 2745/98
Tipos
Conduzir as Aquisições
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Papel do Administrador
Administrar as Aquisições
Fazer com que o contrato seja cumprido pelas partes
envolvidas, para isso é preciso:
- Respeitar o contrato e cobrar respeito;
- Fiscalizar as ordens de serviço;
- Realizar auditorias;
- Visitar com frequencia;
- Medir e controlar a qualidade;
- Avaliar fornecedores
- Gerenciar mudanças
- Utilizar relatórios: - RDO – Relatórios Diários de Obra ou de Ocorrências ( condições de trabalho,
atividades realizadas, pessoal mobilizado, eventos relevantes)
- BM – Boletim de Medição ( período de medição, atividades monitoradas,
avanço medido das atividades, valor do avanço medido, custos extras)
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Atividades
Confirmar se as entregas foram aceitas de acordo
com os critérios estabelecidos
Atualizar registros para analisar resultados finais
Cumprir com as obrigações finais (pagamentos)
Listar lições aprendidas
Encerrar as Aquisições
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