Departamento de Administração, Finanças e ContratosPró-Reitoria de Extensão
Prezados Coordenadores de Projetos e Programas
Desenvolvemos este material com o intuito de apoiar a execução dos recursos do Edital PROEXT/MEC, os quais são operacionalizados pela FAI e PROAD, sob a supervisão da PROEX.
Independentemente destas orientações, relembramos que a execução dos recursos deve respeitar obrigatoriamente as disposições do Edital PROEXT, razão pela qual o mesmo deve ser sempre consultado.
Em caso de duvidas, estamos à disposição no ramal 6547 e no endereço de e-mail [email protected].
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Formas de Execução dos
Recursos
Tipo de Despesa Via PROAD FAI
Pessoa Física
Pessoa Jurídica
Passagens e Despesas com Locomoção
Material de Consumo
Equipamentos
Diárias
Bolsas
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Orientações Gerais
ANTES DE COMEÇAR!
Solicitamos aos coordenadores de projetos e programas que sempre enviemos documentos para a PROEX por meio do Sistema Trâmite (link).
Todos os documentos devem ser encaminhados em duas vias assinadaspelo coordenador do projeto ou programa.
O prazo estabelecido pela PROAD para cadastramento de novos itens noSistema Sagui é o dia 31 de agosto de 2016. Por sua vez, o prazo da PROADpara elaboração de requisições de compras via Sistema SAGUI (paraequipamentos) é o dia 05 de setembro de 2016 (ver orientações adicionaisno Tópico Compra de Equipamentos).
O telefone de contato da PROEX para dúvidas é o 3306-6547.
Qualquer mudança na execução orçamentária do projeto deve ser solicitadaatravés do Link ALTERAÇÕES no Sistema Proexweb.
O PROEXT 2016 está cadastrado na FAI como projeto nº 9820.
Números dos empenhos
Bolsas: 2016ne000240
Diárias: 2016ne000242
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Bolsas de Extensão
(via PROAD)
O coordenador da atividade deve enviar para a PROEX um Ofício com alistagem de bolsistas.
Prazo: dia 20 de cada mês.
Os dados dos bolsistas são os seguintes:
Nome completo CPF Nome do Banco Agência Nº da Conta Corrente Valor da Bolsa
Importante!Sempre Informar no Ofício:
Nome do Projeto ou Programa e o Edital Proext (Ex: Proext 2015, Proext 2016, etc.)
O número do empenho de bolsas: 2016ne000240.
O mês de referência do pagamento. Direcionar o Ofício para o Departamento Financeiro da PROAD
1. Os dados da conta do bolsista devemrespeitar o seguinte:O aluno deve ser o único titular da conta.Não são aceitas conta salário e poupança,apenas conta corrente.2. As bolsas somente podem ser pagasdurante o período de vigência doprojeto!
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Bolsas de Extensão
(via PROAD)
MODELO DE OFÍCIO PARA PAGAMENTO DE BOLSAS
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Pagamento de
Colaborador –Pessoa Física
(via FAI)
O pagamento de serviços de pessoa física é realizado por meio daFAI. Para tanto, o coordenador dispõe de duas possibilidades:
Encaminhar e-mail para o endereço [email protected],solicitando apoio da PROEX para o cálculo dos valores.
Caso o coordenador queira conduzir diretamente este processo,disponibilizamos no Anexo I desta apresentação um exemploprático com o passo-a-passo do cálculo do pagamento depessoa física.
Importante!
A FAI realiza pagamentos para um mesmo prestador de serviçosomente a cada 04 meses. Portanto, se um prestador receber umvalor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pagonovamente em dezembro.
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Aquisição de Material de Consumo
&Contratação de
Serviços de Pessoa Jurídica
(via FAI)
A aquisição de materiais de consumo e a contratação de serviços de pessoajurídica é realizada pela FAI. Para tanto, o coordenador deve preencher oformulário disponível neste link e enviá-lo para a PROEX.
Caminho: Site FAI Formulários Requisição de Compras
Importante! Para que o material/serviço seja efetivamente aquele desejado para a
execução do projeto ou programa, recomenda-se ao coordenador atençãoespecial para o preenchimento dos campos “objeto” e “especificações”.
O formulário deve ser acompanhado de ao menos um orçamento.
Recomenda-se a leitura das instruções disponíveis no formulário.
Responsabilidades do coordenador Preencher a Solicitação de Compra de Material / Prestação de Serviços e
enviá-lo para a PROEX.
Informar o local de entrega e indicar um contato para assessorar o processo(pode ser o próprio coordenador).
Conferir os materiais/serviços e receber a Nota Fiscal.
Atenção! Após receber os materiais/serviços, é necessário assinar e informaro número do processo da atividade no verso da Nota Fiscal e enviá-la para aPROEX.
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Passagens Aéreas(via FAI)
A compra de passagens aéreas também é realizada pela FAI. Oformulário a ser preenchido pelo coordenador é o mesmoutilizado para a compra de materiais e contratação de serviçosde pessoa jurídica, disponível neste link.
Caminho: Site FAI Formulário Requisição de Compras
No campo “especificações” do Formulário, o coordenador deveinformar os seguintes dados:
Nome do passageiro
Data e horário do voo
Número do voo e companhia aérea.
Trecho
Atenção! Informar estes dados para os voos de ida e de retorno, bem como
para todos os trechos da viagem.
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Passagens de Ônibus(via FAI)
Importante!
As passagens de ônibus não são compras diretamente pela FAI.É realizado apenas o ressarcimento de passagens de ônibuscompradas no âmbito do projeto. Dessa forma, o passageiro devesempre se lembrar de guardar a passagem de ônibus, casocontrário não poderá ser ressarcido.
Juntamente com a passagem de ônibus, deve ser preenchido eentregue na PROEX o formulário de Solicitação de Numerário,disponível neste link.
Caminho: Site FAI Formulário Solicitação de Numerário
Não se esqueça de anexar a passagem de ônibus original aoformulário.
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Passagens de Ônibus(via FAI)
Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN)
Nos campos a seguir, preencher as informações conforme asorientações a seguir:
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Passagens de Ônibus(via FAI)
Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN)
Informe também as informações abaixo sinalizadas!
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Diárias(via PROAD)
O pagamento de diárias é realizado por meio do Sistema SCDP(https://www2.scdp.gov.br/).
Ao coordenador compete a solicitação da diária, cabendo àPROEX a ordenação da despesa.
Recomenda-se ao coordenador que o mesmo identifique em seuDepartamento o servidor responsável pela inserção da solicitaçãode pagamento de diária no sistema SCDP, solicitando apoio desteinclusive para a verificação de toda a documentação necessária.
Importante!
Somente servidores federais podem receber diárias.
Informar o número de empenho 2016ne000242
Informar que a ordenação da despesa será realizada pela PROEX
Após finalizar a solicitação da diária, enviar e-mail para o endereç[email protected] para que seja autorizada a despesa.
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Compra de Equipamentos
e Material Permanente(via PROAD)
A compra de equipamentos é realizada pelo Departamento deCompras da PROAD. Para tanto, o coordenador deve realizar asolicitação através do Sistema SAGUI(https://sistemas.ufscar.br/erp/).
ATENTE AOS PRAZOS FIXADOS PELA PROAD! 31 de agosto de 2016: prazo para cadastramento de novos
materiais e serviços no Sistema SAGUI.
05 de setembro de 2016: prazo para elaboração derequisições de compras de materiais permanentes(equipamentos).
ORIENTAÇÕES
No link https://sistemas.ufscar.br/erp/ estão disponíveis as
Vídeo-Aulas sobre uso do Sistema de Requisição de Compras
via PROAD.
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Compra de Equipamentos
e Material Permanente(via PROAD)
ETAPAS DE COMPRAS DE EQUIPAMENTOS / MATERIALPERMANENTE
1. Cadastramento do item no catálogo interno Caso o produto não esteja disponível na planilha de
serviços cadastrados (ver link https://sistemas.ufscar.br/erp/requisicao/catalogo), o coordenador deverá realizar o cadastramento do mesmo antes de efetivar a solicitação de compra.
2. Elaboração da Requisição de Compra Ao elaborar a requisição de compra, no campo
Unidade de Custo, digite PROEXT 2016 e selecione a opção com o código 1.843.1009.0.
No campo fonte de recursos, digite DESCENTRALIZAÇÃO DE CRÉDITOS e selecione a opção com mesmo nome.
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Compra de Equipamentos
e Material Permanente(via PROAD)
ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS DA UFSCAR
É possível adquirir equipamentos por meio de ATAS DE REGISTRO DEPREÇOS! As principais vantagens de optar por uma ata são as seguintes:conhecimento prévio do tipo e da descrição do equipamento e agilidade naentrega.
A partir do link abaixo é possível consultar as atas de registros de preços daUFSCar. Clique na ata de registro de preços para consultar os passos parapoder adquirir um item.
http://www.proad.ufscar.br/menu-lateral/licitacoes/atas-de-registro-de-preco?searchterm=ata
ATAS DE REGISTROS DE PREÇOS DE OUTROS ÓRGÃOS FEDERAIS
Também é possível aderir à ata de outros órgãos federais.
As Instruções da PROAD para Adesão à ata de outros órgãos estão disponíveisno link abaixo: http://www.proad.ufscar.br/menu-lateral/licitacoes/atas-de-registro-de-preco/instrucoes-para-adesao-carona-a-ata-de-registro-de-precos-de-outros-orgaos-1
Através do Portal de Compras do Governo Federal, é possível consultarcadastro de todas as Atas de Registro de Preços em vigor nas instituiçõesfederais. Link: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/gestor-de-compras/painel-de-compras
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Como o cálculo de pagamento de Pessoa Física não é simples,começaremos diretamente com o exemplo prático!
Antes é necessário saber que: A FAI realiza pagamentos para um mesmoprestador de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um prestadorreceber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pagonovamente em dezembro.
Caso Prático
Tenho R$ 3.500,00 disponíveis no meu projeto (somando recursos dePessoa Física e Impostos), e pretendo pagar umcolaborador/prestador de serviço (pessoa física). Como proceder?
O coordenador deve ter ciência que estes R$ 3.500,00 representam ovalor total a ser descontado do projeto, ou seja, o CUSTO FINAL dopagamento. O valor que o prestador do serviço irá receber, ou seja, oVALOR LÍQUIDO, é menor do que este!
Serviços de Terceiros
Pessoa Física(via FAI)
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A 1ª Etapa consiste em separar o VALOR BRUTO (tambémchamado de valor do serviço) do INSS Patronal (20%). Para isso,dividimos o valor de R$ 3.500,00 por 1,2.
3500,00 dividido por 1,2 = R$ 2.916,67
Pronto! R$ 2.916,67 = Valor Bruto ou Valor do Serviço
R$ 583,33 (diferença para completar R$ 3.500,00) = INSSPatronal
2ª Etapa: Calcular os demais impostos (abra este link)
Caminho: FAI FormuláriosCálculo de Pagamentos No Campo VALOR BRUTO, informe o valor calculado anteriormente (2916,67)
Em seguida, clique em CALCULAR!
Serviços de Terceiros
Pessoa Física(via FAI)
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Pronto! O campo Informações para o Recibo irá apresentar todas as demaisinformações necessárias.
Considerando os valores acima, e os valores calculados nas etapas anteriores (R$2.916,67 = valor bruto / valor do serviço e R$ INSS Patronal = R$ 583,33), todos osvalores necessários para o formulário estão calculados.
Serviços de Terceiros
Pessoa Física(via FAI)
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Na 3ª Etapa, com as informações das despesas e os dados do prestador de serviço, ocoordenador já pode preencher o formulário disponível neste link, assinar o verso do mesmoe o enviar para a PROEX.
Caminho: Site FAI Formulários Prestação de Serviço
Atenção!
ORIGEM DO RECURSO: INSERIR “APOIO ÀS ATIVIDADES EXTENSIONISTAS PROEXT 2016 (ACRESCENTAR ONOME DA ATIVIDADE OU NÚMERO DO PROCESSO NO PROEXWEB).
GPF: é o número do projeto na FAI. Para o PROEXT 2016é o Nº 9820.
Quem assina o Campo de Autorização é o Pró-Reitor de Extensão. O Coordenador assina o verso do Formulário!
Serviços de Terceiros
Pessoa Física(via FAI)
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