A implantação do Sistema de A implantação do Sistema de Arquivos da UNICAMPArquivos da UNICAMP
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SumárioSumário
• O SIARQ: histórico, conceito e estrutura• O Arquivo Central: estrutura, serviços,
acervos e sistemas
O Sistema de Arquivos da O Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Universidade Estadual de
Campinas (SIARQ)Campinas (SIARQ)
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HistóricoHistórico
• Década de 80:– 1983 – Instalação do Centro de Informação e Difusão
Cultural – CIDIC • competências de coordenar a Biblioteca Central e de instalar a
Divisão de Documentação
– 1985 – Instalação da Divisão de Documentação - • diagnóstico da situação dos arquivos gerados pela universidade• trabalho de organização de conjuntos documentais de
particulares como SBH e TJC
HistóricoHistórico
– 1986 – Criação do Arquivo Central• a Divisão de Documentação é substituída e são criadas as
primeiras Comissões Setoriais de Arquivos ( 43 CSArq)
– 1987 – Criação da Comissão Executiva “Projeto SIARQ”• competência de desencadear o processo de avaliação
documental • são oferecidos as CSArq os primeiros cursos de avaliação de
documentos e organização de arquivos.
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HistóricoHistórico
– 1988 – Criação da Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)
• Órgão que elabora e acompanha o processo de avaliação de documentos gerados e recebidos, resultando nas normas para preservação e eliminação;
– 1989 – Criação do SIARQ/UNICAMP (CONSU A-39/89)• Criado com a finalidade principal de garantir a preservação da
memória da Universidade protegendo seu acervo arquivístico, para servir de referência, informação, prova ou fonte de pesquisa .
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HistóricoHistórico
• Décadas seguintes:– 1991 – Inauguração de prédio próprio
• realização do I Seminário Nacional de Arquivos Universitários
• publicação do livro "A sistematização de Arquivos Públicos”
– 1993 – Desenvolvimento de Sistema Informatizado de Gestão de Documentos (Protocolo e Arquivo)
• sistema que gerencia os documentos desde a produção até a destinação final)
• o Arquivo Central começa a receber documentos das Unidades
HistóricoHistórico
– 1994 – Arquivo de Processos Administrativos da Universidade (1963/1994)
• o Arquivo Central assume os processos centralizados na reitoria
• a gestão passa a ser eletrônica e descentralizada pelas Unidades. Nascem os Arquivos Setoriais.
– 1995/97 - O Conselho Universitário reformula o Sistema de Arquivos e cria o Conselho Consultivo (CONSUL)
• ao Consul compete estabelecer a política arquivística e de difusão e acesso aos documentos da Universidade
• são aprovadas as Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades meio (séries gerais)
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HistóricoHistórico
• Décadas seguintes:– 2003 – Elaboração do planejamento estratégico do
Sistema de Arquivos• objetivos e metas a serem alcançadas até 2006
– 2005 – Criação de nova estrutura organizacional com o Programa de Certificação de Unidades e órgãos
• ampliação do número de vagas
– 2006 – Revisão do planejamento estratégico do Sistema de Arquivos
• estabelecimento de metas a serem alcançadas até 2010 • Desafios a vencer e alvos a conquistar
HistóricoHistórico
– 2007 – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos
• gestão arquivística e preservação dos documentos digitais, em conformidade com os padrões nacionais e internacionais.
• Grupo de Trabalho para Padronização de Procedimentos Técnicos para Preservação e Acesso de Documentos Eletrônicos (GEDAE)
– competência de elaborar normas que determinem padrões básicos que garantam a preservação e o acesso de documentos arquivísticos em meio eletrônico na Unicamp
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HistóricoHistórico
– 2008 – Projeto Internacional de Pesquisa sobre Autenticidade dos Documentos Digitais (InterPARES 3)
• convênio de cooperação com o Arquivo Nacional visando a participação do Brasil no Projeto InterPares 3., o trabalho tem como objetivo determinar modelos e padrões que permitam a gestão e a preservação de documentos digitais por longo prazo.
• 06 estudos de caso na Unicamp– DGRH – Demonstrativos de pagamento– PREF - Plantas– BCCL – Teses– ASCOM – fotos
– RTV – Filmes
– DAC – Boletim de Notas e Frequência
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Modelos de SistemaModelos de Sistema
Foram baseados nas próprias experiências acumuladas desde 1985 e de reconhecidas experiências de instituições nacionais como:
– Sistema de Arquivos da Fundação Getúlio Vargas (1973) – Marilena Leite Paes
– Sistema Nacional de Arquivos (1978) - Celina Vargas Franco– Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (1984) - Daíse
Apparecida de Oliveira – Sistema de Arquivos do Estados de São Paulo (1984) - Inês
Etienne Romeu
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ConceitosConceitos
• Ciclo vital dos documentos
• Gestão integrada de documentos• Teoria das três idades:
– Arquivo corrente– Arquivo Intermediário– Arquivo Permanente
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Base conceitualBase conceitual
GESTÃO:– T. R. Schellenberg– Celina Vargas Franco– Heloisa L. Bellotto– Rose Marie Inojosa– Daise A. Oliveira– J. Levron– L. Garon– Carol Couture
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:– Manuel Vazquez – Nilsa Teixeira – Helena Correia Machado– A. Kromonov– C. S. Pires– J. B. Rhoads
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Gestão Integrada de Gestão Integrada de Documentos - desafioDocumentos - desafio
Controlar a produção, tramitação, arquivamento, avaliação e a preservação dos
documentos, numa linha contínua de gerenciamento.
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MetodologiaMetodologia
• Diagnóstico dos arquivos– Multiplicidade de normas e procedimentos técnicos
– Proliferação de arquivos e papeis
– Ausência de critérios de avaliação
• Avaliação de documentos – integração dos responsáveis nas unidades
– Capacitação da equipe
– Elaboração de pré tabelas de temporalidade
MetodologiaMetodologia
• Configuração do Sistema de Arquivos – proposta de estrutura
– A definição de estrutura levou em conta a passagem dos documentos segundo o ciclo vital compreendido pelas três idades
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Premissas Premissas
• Integração da comunidade – Nomeação da Comissão Executiva “Projeto SIARQ” – envolvimento
de diferentes órgãos da universidade e consultoria de especialistas– Sensibilização dos órgãos decisórios – apoio da administração
superior
• Avaliação de documentos– Cursos de capacitação com apostilas e folhetos didáticos –
metodologia e parâmetros comuns
– Formação de 43 equipes setoriais de avaliação – esforço conjunto de profissionais
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ResultadosResultados
• Criação do Sistema de Arquivos– Sob a coordenação do Arquivo Central, dentro da estrutura
universitária, subordinado diretamente a Reitoria
• Elaboração, aprovação e aplicação de planos de destinação de documentos– Procuradoria Geral– Gabinete do Reitor– Institutos e Faculdades– Tabela de Séries Gerais
– Diretoria Acadêmica(DAC)
ResultadosResultados
• Estruturação dos arquivos setoriais no âmbito das unidades e órgãos da universidade– racionalizar a produção, receber, controlar e organizar
os documentos semi-ativos produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados.
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ResultadosResultados
• Integração e padronização dos serviços existentes– Serviços de Protocolos com os Serviços de Arquivos– Desenvolvimento de um sistema com requisitos comuns
(protocolo, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação, eliminação, transferência e recolhimento)
– Estabelecimento de normas comuns de gestão de documentos
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ResultadosResultados
Modelo Conceitual do Sistema de Arquivosda Universidade Estadual de Campinas
CONSUL
CCAD
Arquivo Centraldo SIARQ
Arquivos eProtocolosSetoriais
ArquivosCorrentes
ComissõesSetoriais de
Arquivos(CSArq)
Custódia de Documentos:
- Permanentes- Intermediários (longa guarda)
Usuários:
- Administração- Pesquisadores
Vínculo Administrativo:Unidades e Órgãos
- Gerencia documentos produzidos e recebidos- Armazena documentos intermediários- Acesso restrito- Média frequência de uso
- Armazena documentos correntes- Acesso restrito- Alta frequência de uso
Reitoria
Orientação Técnica eNormativa
Rede
de
Arquivos
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Estrutura do SIARQEstrutura do SIARQ
• Arquivo Central – Órgão Coordenador– Coordenação– Secretaria– Assistência Técnica– Serviço de Informação e Documentos de Gestão– Serviço de Arquivo Permanente– Serviço de Apoio ao Sistema de Arquivos
• Rede de Arquivos e Protocolos– Arquivos correntes e intermediários– Protocolos setoriais e subsetorias
• Órgãos Colegiados– Conselho Consultivo– Comissão Central de Avaliação de Documentos– Comissões Setoriais de Arquivos
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Rede de Protocolos e ArquivosRede de Protocolos e Arquivos
• 01 Arquivo Central
• 150 Protocolos Setoriais• 50 Arquivos Setoriais
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MissãoMissão
“Desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na Universidade, visando agilização da informação,
eficiência administrativa e preservação da memória institucional.”
(Planejamento Estratégico do SIARQ, 2006)
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Instrumentos de Gestão Instrumentos de Gestão ArquivísticaArquivística
1. Tabelas de Temporalidade de Documentos da Unicamp
2. Plano de Classificação de Documentos da Unicamp
Objetivo: identificação e estabelecimento de prazos e destinos para os documentos das unidades e órgãos produzidos no desempenho de suas atividades:
• Administrativa• Acadêmica• Pesquisa• Extensão• Assistência
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Instrumentos de Gestão Instrumentos de Gestão ArquivísticaArquivística
• Normas e instruções– Procedimentos arquivísticos
• gestão, preservação e acesso
– Tabelas de Temporalidade de Documentos• atividades meio e fim
– Plano de Classificação de Documentos• função, subfunção e atividades
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Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
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Plano de Classificação – Plano de Classificação – proposta em estudo proposta em estudo
• Classes funcionais
– 1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA – 2.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DO ENSINO
– 3.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DE PESQUISA
– 4.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DE EXTENSÃO
– 5.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DA ASSISTÊNCIA
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3030
Plano de Classificação – Plano de Classificação – proposta em estudoproposta em estudo
• 1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
– 1.01.00.00 FORMULAÇÃO DE POLÍTICAS CORPORATIVAS – 1.02.00.00 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL– 1.03.00.00 GESTÃO DE PESSOAS (RECURSOS HUMANOS)
• 1.03.01.00 Execução de políticas de recursos humanos • 1.03.02.00 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos • 1.03.03.00 Administração de Pessoal • 1.03.04.00 Pagamento de pessoal
– 1.03.04.01 Folha de pagamento– 1.03.04.02 Demonstrativo de Pagamento (hollerith)
ARQUIVO CENTRAL DO ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOSSISTEMA DE ARQUIVOS
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ServiçosServiços
• Registro e controle de tramitação
• Arquivamento de documentos
• Avaliação documental• Descrição e disposição
de documentos• Atendimento ao
usuário
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ServiçosServiços
• Assessoria e apoio técnico-normativo
• Produção bibliográfica• Intercâmbio
• Capacitação
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CompetênciasCompetências
• Coordenação do Sistema de Arquivos da Universidade;
• Implementação e estabelecimento de normas e diretrizes para arquivamento, acesso, avaliação, transferência, recolhimento e conservação de documentos;
• Coordenação das transferências dos documentos produzidos pela Universidade aos Arquivos Setoriais, ao Arquivo Intermediário e ao Arquivo Permanente;
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CompetênciasCompetências
• Planejamento e coordenação da organização do acervo documental custodiado, visando a sua disposição aos usuários;
• Prestação de assessoria técnico-arquivística a instituições internas e externas;
• Promoção do aperfeiçoamento do pessoal técnico e auxiliar destinado ao SIARQ/UNICAMP e;
• Integração de sistemas de informação considerados de interesse para os usuários do SIARQ/UNICAMP.
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Políticas e procedimentosPolíticas e procedimentos
• Órgãos colegiado (composição)
– Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)• administrador• historiador• Representante da PG e do CCUEC
– Conselho Consultivo do Sistema de Arquivos (CONSUL)• Ciências Exatas e Tecnológicas• Ciências Biomédicas• Ciências Humanas• o historiador, membro da CCAD
Políticas e procedimentosPolíticas e procedimentos
• Grupos de trabalho:
– Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais
• documentos digitais
– Grupo de Trabalho para Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Científicos, Tecnológicos e Artísticos
• documentos científicos
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Estrutura técnicaEstrutura técnica
• Serviço de Informação e Documentos de Gestão – Protocolo Central (monitoria e orientações)– Gerenciamento de documentos correntes e intermediários
• Serviço de Arquivo Permanente – Atendimento a pesquisa
– Disseminação
– Processamento técnico
• Serviço de Apoio ao Sistema de Arquivos– Informática
– Preservação
– Apoio técnico
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Equipe de trabalhoEquipe de trabalho
• Arquivo Central– 15 funcionários
– 06 estagiários
– 05 bolsistas
Total: 26 Técnicos
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Incorporação de Documentos Incorporação de Documentos ao Arquivo Centralao Arquivo Central
• 1. Transferências dos arquivos correntes e setoriais
• 2. Recolhimentos sistemáticos – Unidades e Órgãos – Ativos e Extintos
• 3. Aquisições (compra ou doação) – Acervo de interesse para a universidade
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Acervo documentalAcervo documental
– Primeiros conjuntos documentais que originaram o acervo:• Tribunal de Justiça de Campinas• Paulo Duarte• Sérgio Buarque de Holanda
– Recolhimento dos documentos históricos da universidade:• Secretaria Geral
– Zeferino Vaz– Faculdade de Medicina
• Gabinete do Reitor
– Transferência do acervo de processos da Diretoria Geral da Administração para o Arquivo Central (SIARQ):
• Período histórico de 1963 até 1975 - instalação da universidade
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42424242
Acervo documentalAcervo documental
Algumas temáticas:
– Campanha Pró Instalação da Faculdade de Medicina (Década 50)• Conselho de Entidades de Campinas
– Instalação da Faculdade de Medicina• Lei de criação da universidade
– Comissão Organizadora da Universidade de Campinas• Doação do terreno• Projeto de construção do campus• Instalação das primeiras unidades e cursos
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Acervo documentalAcervo documental
• 1. Transferências dos arquivos correntes e setoriais– Documentos correntes: Órgãos da administração superior– Documentos intermediários (longo prazo): Unidades e Órgãos
• 2. Recolhimentos sistemáticos de séries documentais de guarda permanente– Unidades e Órgãos – Ativos e Extintos
• 3. Aquisições (compra ou doação) – Acervo de interesse para a universidade
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Acervo documentalAcervo documental
04 depósitos com 28.699 caixas de documentos textuais
01 depósito de 10m2 com documentos audiovisuais
01 sala de 30m2 com mobília e objetos tridimensionais
03 mapotecas com documentos cartográficos
260 fundos e coleções documentais (1963/2009)
Documentais institucionais e pessoais
Sistemas de Gestão de Sistemas de Gestão de Documentos ArquivísticosDocumentos Arquivísticos
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Sistemas informatizadosSistemas informatizados
• Sistema de Protocolo e Arquivo – Desenvolvido pelo CCUEC/SIARQ em 1993
• Sistema de Arquivos Históricos da Unicamp (PesquisArqH)– http://www.unicamp.br/sahu/index.html
• SIARQ/AEL/CMU/CLE/CEDAE
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4747
Projetos em andamentoProjetos em andamento
• Construção do novo prédio do Arquivo Central
• Programa de capacitação contínua ao pessoal dos protocolos e arquivos
• Sistema Informatizado de Gestão de Documentos Arquivísticos (SIGAD)
• Revisão de instruções e procedimentos de gestão, preservação e acesso
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4848
Projetos multidisciplinares Projetos multidisciplinares
• Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais
• Grupo de Trabalho - Memória Científica, Tecnológica e Artística
• Nomeados pelo Reitor
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