AUDITORIA DE
SISTEMAS DE GESTION
Ing. Cristina Consuelo Mori Medrano
AUDITORÍA
“Proceso sistemático ,independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría, y evaluar objetivamente las con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría”
DEFINICIÓN
3
AUDITORIA
AUDITADO
AUDITORES
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Provee evidencias para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.
4
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar Conformidad Determinar la eficacia del sistemaVerificación del cumplimiento legalProveer oportunidad para mejorarProvee retroalimentación para acciones
correctivas y preventivas-
Proveer información para la Revisión por la Dirección
AuditadoOrganización que esta siendo auditada.
AuditorPersona con la competencia para realizar una auditoria
Equipo auditorUno o más auditores que realizan una auditoría ayudado por expertos técnicos si es necesario
Experto técnicoPersona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor
TÉRMINOS Y DEFINICIONESNORMA ISO 19011
Registro ,declaraciones de hechos o cualquier otra información que, son pertinentes para los criterios de la auditorias y que son verificables
EVIDENCIAS DE AUDITORÍA:
EVIDENCIA DE AUDITORÍA
Algo que afirmo un Directivo de
la Empresa
Algo que usted vio Entrevista de
Campo
Procedimientos, registros, documentos y datos
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría
NOTA Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades
para la mejora.
HALLAZGOS DE AUDITORIA
HALLAZGO DE AUDITORIA
CONFORMIDAD o NO CONFORMIDAD
CUMPLIMIENTO O NO
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Nota1.los hallazgos de la auditoria pueden indicar
conformidad o no conformidad
Nota2.Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la identificación de oportunidades para mejorar o al registro de buenas practicas.
Nota3. Si los criterios de auditoria se seleccionan de entre los requisitos legales el hallazgos de la auditoria se denomina cumplimiento o no
Si es requisito legal
Políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoría
CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Extensión y limites de una auditoria.
Nota : El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las ubicaciones , las unidades de la organización, las actividades y los procesos , asi como el periodo cubierto,
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Conjunto de una a mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un propósito especifico.
Nota : Adaptado de la Norma ISO9000:2005 .Definicion 3.9.2
PROGRAMA DE AUDITORIA
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria .
Nota : Norma ISO9000:2005 .Definición 3.9.12
PLAN DE AUDITORIA
14
TIPOS DE AUDITORIA
Auditoria de PRIMERA PARTE Son las llamadas auditorias internas .
(auditor y auditados son internos de la propia organización)
Auditoria de SEGUNDA PARTE Es la auditoria por un ente interesado (p.ej
un cliente)
Auditoria de TERCERA PARTE. Es la auditoria por un ente independiente( p
ej. un organismo de certificación )
Según la organización involucrada
PROTAGONISTAS DE LA AUDITORÍA
AUDITADOAUDITOR
ORGANIZACION
Proveedor
Organización (fabricante/empresa de
servicios)
Cliente
Organismo de certificación
Auditoria 2da parte(externa)
Auditoria 3ra parte(externa)
Auditorias Internas(1ra parte)
Agente legal
TIPOS DE AUDITORÍA
Según la organización involucrada:
TIPOS DE AUDITORÍA
Tipos de auditorías de Certificacion
Auditoría de certificación o de conformidad
Auditoria de seguimientoAuditoria de re-certificación
TIPOS DE AUDITORÍA
Los principios de los que depende la auditoria deben ayudar a hacer de la auditoria una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Integridad . El fundamento de la profesionalidad
Presentación Imparcial la obligación de informar con veracidad y exactitud.
Debido cuidad profesi onal : la aplicación de diligencia y juicio al auditar
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Confidencialidad . Seguridad de la información.
Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoria
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Enfoque basado en la evidencia . El método racional para alcanzar
conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.
La evidencia de la auditoria debe ser verificable. Debida a muestra de información en un tiempo delimitado y recurso s finito. Debería aplicarse un uso apropiado del muestreo.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Una organización que lleva a cabo auditorias debe establecer un programa de auditoria que contribuya a la determinación de la eficacia del sistema de gestión de la empresa.
GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
El programa de auditoria debe incluir auditorias a una o mas normas de sistemas de gestión, llevadas a cabo de manera individual o combinada .
La Alta Dirección debe asegurarse :
Definición de objetivos del programa de auditoria
Alcance del programa de auditoria
Recursos para el programa de auditoria
Con Personal competente
naturaleza,complejidad y nivel de madurez del sistema.Para auditar asuntos de importancia dentro del SG.
GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Establecimiento de los objetivos del programa de auditoria
Implementación del programa de auditoria
Seguimiento del programa de auditoria
Competencia y evaluación de auditores
Revisión y mejora del programa de auditoria
Realización de la auditoria
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Establecimiento de los objetivos del programa de auditoria
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos del programa de auditoria se han establecido para dirigir la planificación y realización de las auditorias y debería asegurarse e que el programa de auditoria se ha implementado eficazmente.
PLANEAR
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestión del programa de auditoria. Competencia de la persona responsable de la gestión del programa de auditoria.Determinación del alcanceIdentificación y evaluación de riesgos relacionados con el programa de auditoriaEstablecimiento del procedimiento para el programa de auditoria. Identificación de los recursos del programa de auditoria
Establecimiento del programa de auditoria
HACER
Definición de los objetivos, el alcance, y los criterios para una auditoria individual.Selección de los métodos de la auditoria.Selección de los miembros del equipo auditor..Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para una auditoria individual.Gestión de los resultados del programa de auditoria. Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoria
Implementación del programa de auditoria
HACER
Competencia y evaluación de auditores
Realización de la auditoria
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Seguimiento del programa de auditoria
Se debe considerar :Evaluar la conformidad con los programas de auditoria, calendarios y objetivos de la auditoria. Evaluar el desempeño del equipo auditorEvaluar la capacidad de los equipos de auditores para implementar el plan de auditoria.Evaluar la retroalimentación de la Alta Dirección, de los auditados, de los auditores y de otras partes interesadas.
VERIFICAR
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Se debe revisar del programa de auditoria para evaluar si se
han alcanzados los objetivos.Conformidad con programaLa evolución de las necesidades de las partes interesadas.Métodos de auditoria nuevos o alternativos.Eficacia de las medidas tomadas para tratar riesgos asociados al programa de auditoria
Revisión y mejora del programa
de auditoria
ACTUAR
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Considerar
Importancia de los procesos y áreas a auditar, importancia en la gestion ambiental de las operaciones y los resultados
de las evaluaciones de riesgo
Estado de la actividad
Resultados de auditorías previas
Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
Cambios en la legislacion
El programa suele ser anual o semestral
GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Cualquier decisión de la gerencia debe basarse sobre hechos y para ello requiere:
Obtener información imparcial sobre el desempeño del SGC.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
Promover la comunicación entre los diferentes niveles de la organización.
Promover el proceso de mejora continua
¿ POR QUÉ AUDITAR?
ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA
Planeación y Preparación (40%)
Ejecución (40%)
Seguimiento (10%)
Informe (10%)
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
PLANEACION DE LA AUDITORIA
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para una auditoría, el auditor líder debe establecer la información fundamental:
Objetivo de la auditoría. El alcance de la auditoría, Las actividades y complejidad de las áreas a
auditar. Los criterios para la auditoría.
Planificar una auditoria implica determinar sistemáticamente cuáles áreas deben ser auditadas y con que frecuencia.
Algunos de los factores relevantes para la auditoria son:
Operación a ser auditada. Tipo y categoría de la auditoría. Localización, (en donde va a ser conducida) Frecuencia de las auditorías, (seguimiento, etc.) Fechas requeridas o tentativas de la auditoría
PLANEACION DE LA AUDITORIA
INFORMACIÓN PREVIA
Informes de Auditorías anteriores y Revisiones de la Dirección.
Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.
Legislación y otros requisitos aplicables.
Reclamos de partes interesadas, Incidentes, emergencias
Necesidades de la Gerencia
PROGRAMA DE AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA
Determinar volumen de trabajoDeterminar horizonte de tiempoPreparar programaPreparar documentos de trabajoDefinir MetodologíaMantener informado al auditado
PROGRAMA DE AUDITORIA-PAUTAS
Frecuencia Según el grado de madurez del sistema Según la criticidad del proceso a auditorSelección de auditores Personal competente para auditar No limitarse a auditores del Área SIGCriterio Procedimientos, Normas ISO 9001,ISO 14001 OHSAS 18001, Normas legales Alcance Generalmente limitadas a un procesoDuración 1,2,3 días.
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
PRIMERA PARTE –
Frecuencia Según la necesidad de evaluar el rendimiento
del proveedorSelección de auditores Igual a la auditoría interna, preferentemente
incluir un conocer del producto o proceso contratado.
Alcance En relación con el producto o servicioDuración Variable
PLAN DE AUDITORIA-PAUTAS
SEGUNDA PARTE
1. Definición del Equipo Auditor/Auditor Líder.
2. Análisis preliminar de los documentos.Adecuación a la normaComprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimiento
3. Análisis del registro de auditorías anteriores.
PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS
4. Preparación del Plan de auditoría
5. Preparación de la Lista de Verificación- Herramienta útil- Documento de trabajo y
registro de la auditoría
La eficiencia y efectividad de la auditoría comienza con preparar adecuadamente
la auditoría
PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS
PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...
Mapear el sistema– Procesos– Entradas & salidas– Controles– Secuencia de procesos– Interacciones
Elaborar el Plan de Auditoría
PLAN DE AUDITORIA INTERNAS
Objetivo y alcanceDocumentos de referenciaEquipo auditorLugar y fechaItinerario de la auditoríaProgramación de la reunión de
apertura y cierre
CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
Objetivo:El objetivo de la Auditoría Interna de la Calidad (II-2009) es evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos existentes respecto a la Norma ISO 9001:2008
Alcance:Abarca a todo el personal incluido en los procesos definidos en el sistema de Gestión Integrado, de acuerdo al plan anual de auditorías la cual se realizará en los locales de Lima y de Lurín.
Documentación de Referencia:La documentación de referencia estará constituida por las secciones de la Norma ISO 9001:2008 y todos aquellos documentos del Sistema Integrado de Calidad y Ambiente (SI) y datos relacionados con las áreas a auditar.
Miembros del Equipo Auditor:
Plan Detallado de Auditoría:
Nombre del Auditor Interno Área de Trabajo
Rafael Marin Area Tecnica
Isabel Suarez Area de Control de Calidad
PLAN DE AUDITORIA
Fecha Hora Área Sección de la
Norma
Auditor Auditado
24.10.2012
09:00-10:30
Gerencia de operaciones y
logística
8.2, 8.2.3 Rafael Marin
Marco Gomero
24.10.2012 10:30-
13:00
Almacén materia prima 7.5.5
Isabel Suarez
Dante Gonzales
REFRIGERIO
24.10.2012
14:00-15:00
Control de Calidad
8.2.4,7.6 Rafael Marin
Isidro Vasquez
Reunión de Cierre:Día: Hora: 8:30 pm a 9:00 amLugar: Sala de reunión de Gerencia
PLAN DE AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
EJECUTAR PLAN DE AUDITORIA INTERNA
CASO ESTUDIO
TALLER
Los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente :
Análisis preliminar de los documentos.
Comprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimientos
Análisis del registro de auditorías anteriores.
PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO
Son listados de preguntas que debe formular el auditor al auditado
Preparadas para cada actividad del Sistema de Calidad/Ambiental/Seguridad
Registran el Cumplimiento o Incumplimiento
Oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones de la auditoria.
Despersonaliza la Auditoría
LISTA DE VERIFICACION
Objetivo:• Administrar el tiempo• Uniformizar el proceso de auditoría• Despersonalizar la auditoría
Servir como ayuda memoria.Asegurar que se cubren todos los asuntos y
puntos relevantesAsegurar profundidad y continuidad de la
auditoríaAyudar en la administración del tiempoOrganizar la toma de notasEs parte del reporte de auditoría
LISTA DE VERIFICACION
¿Qué desea confirmar?¿Cuáles son las meta de cada miembro
de la auditoría?¿Qué problemas y oportunidades de
mejora existen?
Evitar el seguimiento de información no esencial
PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION
Determinación de la muestra para la auditoría
Actividades rutinariasActividades no rutinariasMétodos que estén relacionados con estos
trabajos.Muestreo de actividades pendientes de
verificación (auditoria anterior).
PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION
LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:
Deje espacio para notas Referencia a los
criterios de la auditoría Referencia a los
documentos del Sistema
Referencia a los registros.
MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN
Usada como cuestionario, disminuye la visión, y entorpece la comunicación
Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría
PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION
ASPECTOS IMPORTANTES
Las listas deben ser específicas para el Sistema de Gestión a ser auditado
Preparadas a partir de documentos del Sistema de Gestión
VENTAJAS: Puede ayudar a optimizar el tiempo Evita tener que confiar solamente en la memoria Ayuda al auditor , en especial cuando no tiene
experiencia , a guiar el orden de la auditoria.
LISTA DE VERIFICACION
ABCIndustries LISTA DE VERIFICACIÓN
Nombre del Proceso :Código del Documento:ITEM REQUISITOS PREGUNTAS NC /OBS
1 ISO9001
ISO14001
OHSAS18001
LISTA DE VERIFICACION
PREPARAR LA LISTA DE VERIFICACION
PARA CASO ESTUDIO
HAGAMOS UN TALLER
Planeación y Preparación
Ejecución
Seguimiento
Informe
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
EJECUCION DE LA AUDITORÍA
60
Se divide en cuatro etapas principales:
• Reunión de apertura• Examen del Sistema-
Entrevistas • Revisión de Hallazgos• Reunión de Cierre
EJECUCION DE LA AUDITORÍA
61
Asistencia de:• Equipo auditor• Miembros del área
auditada• Representante de la
Gerencia Conducida por el Auditor Líder Revisión del Plan de Auditoría Métodos de Auditoría Canales de Comunicación Programa final de auditoría
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunión de Apertura
Presentar al equipoObjetivo, alcance y
criteriosRevisión del plan de
auditoríaExplicación sobre el
muestreoConfidencialidadMétodo de informe
Grado de las NCs(si aplica)
Confirmar disponibilidad de los auditados
Confirmar aspectos logísticos
Ejecutar y acordar cambios del plan .
Requisitos de seguridadPreguntas
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Agenda de Reunión de Apertura
1.Uso Listas de Verificación
1.Uso Listas de Verificación
2.Entrevistas 2.Entrevistas
3.Evidencias Documentadas 3.Evidencias
Documentadas
4.Observación Directa4.Observación Directa
5.Notas 5.Notas
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
OBJETIVOEstablecer una buena comunicación
Cooperación con el auditado
Informal para auditorías internas pero fundamental
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
- El Uso de la Lista de Verificación -
Lista de Verificación: Continuidad de la auditoría Jamás debe limitar al auditor Ser sistemático en las anotaciones
Evidencias Objetivas: Registros Informes Documentos
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Hablar con las personas que ejecutan las tareas
Comunicar inmediatamente las deficiencias/no conformidades encontradas
Las seis palabras fundamentales del auditor
- Cómo - Qué- Dónde - Por qué- Cuándo - Quién
Ser precisos con las anotaciones
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
67NOTAS Se debe tomar nota de al menos :Nombre y función del personal entrevistadoObservaciones localizadas ( con detalle )Cuestiones pendientes de aclararDesviaciones encontradasComentariosLlevar siempre hoja de notas, o cuaderno,
DESCONFIE DE SU MEMORIA. Tome notas. Haga sus notas:
Comprensivas Acertadas Precisas Legibles
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Preguntas efectivas: preguntas abiertas
Estimular al auditado a conversarMuéstreme los tipos de informe que tiene¿ Cómo se hace?¿ Dónde archiva sus registros?
Evitar preguntas las no preguntas“Veo que hacen un entrenamiento para todos los
operadores de las máquinas de soldar, ¿no es verdad?”.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Las Preguntas -
Aspectos Clave -
El auditor debe:
Permanecer seguroAdministrar el equipo adecuadoNo dejarse conducir o engañarSer detallista y eficienteEvitar apartarse del temaEvitar saturarse
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Manejar al auditor
Plan de auditoría del auditadoEvidencia preparadaPersonal escogido
Que no le debe pasar …..
“Situaciones Inesperadas”
Áreas no disponiblesPersonas no disponibles“Emergencias”
Pérdida de tiempo
Personas que hablan muchoAlmuerzos largosLlegadas tarde
Probar la fortaleza de carácter
“Compadézcame”AdulaciónFalsedadesSoborno
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Actitudes que debe evitar el auditor:
Ser controvertido Ser negativo, indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcástico
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Evidencias Objetivas
Información verificable
Se basan en:
- Entrevistas
- Examen de documentos
- Observación de actividades y condiciones
- Resultados de mediciones y ensayo
- Registros
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Recopilación de Evidencias
Investigar todo lo necesario.
Seguir la pista de auditoría.
Tomar muestras representativas.
Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Recopilación de Evidencias
Verificar lo expuesto durante las entrevistas
Comunicar al auditado las No Conformidades
Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas
Registrar las No Conformidades
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Muestreo de Registros No hay tiempo de chequear todo Escoja ejemplos representativos No hay un porcentaje establecido Representación de acciones Cubrir período relevante Mirada al control
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Observaciones – Qué observar?Observe siempre la evidencia física:
aspectos equipos, instrumentos condiciones, control operacional
Procedimientos disponibles Operaciones en curso Puntos de emisión Registros Operacionales Instrumentos con mediciones de
procesos Alarmas
Limpieza y Organización Carteles de comunicación Recordatorios de toma de
conciencia Etiquetas de Calibración Letreros de peligro
Observaciones – Qué buscar?
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Administrando el Tiempo
El tiempo es siempre corto Planifique bien No permita que su auditoría se desvíe No cave demasiado profundo No se enfoque en trivialidades Decida el tamaño de la muestra y
apéguese a el
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
HALLAZGO
CONFORME NO CONFORMIDAD
OBSERVACION
Incumplimiento de un requisito
Cumple con el requisito evaluado
Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, el desempeño o eliminar situaciones de riesgo potencial.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
¿Qué es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
HALLAZGO DELA AUDITORÍA
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas:Debe describir el problemaDebe estar basado en evidencias objetivasDebe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros estándares aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios
NCOBS
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
Situaciónque presenta
desviación
No se sabecuando hay una
desviación
No tiene losconocimientos y
habilidades
No conoce laImportancia, ni
las implicaciones
No sabe cómose hace
No se analiza lainformación
No sabía que elprocedimiento
cambió
No es claro quienhace las cosas
Faltan Recursos físicos
No se tomanacciones frente
a las desviaciones
La situación nohabía sido
considerada
No sabiaLa información no
llega aquí
No se encuentra elinforme
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
4 Es una desviación frente a un requisito de los modelos de gestión? Cuál? (ISO, OHSAS )
4 Es desviación frente a un requisito legal? Cuál?
4 Es una desviación frente a una disposición del SG? Cuál?
4 Hay un problema en el SG causado por la desviación? Cuál?
4 Hay un problema en el servicio, o en la seguridad causado por la desviación? Cuál?
Análisis y calificación de hallazgos
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
1 ¿CÓMO? ¿Cómo se identificó el hallazgo?
Registros, evidencias objetivas
2 ¿DÓNDE? ¿Dónde está ocurriendo el efecto?
Identificar dónde se evidencio la situación
3 ¿QUÉ? ¿Cuál es el efecto? Qúe es lo que está mal, qué es lo adverso
4 ¿CUÁNTO? ¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto?
Estimar la frecuencia con que ha aparecido el problema.
5 ¿POR QUÉ? ¿Por qué es un problema? Qué se está incumpliendo?: Una especificación, un principio, una directriz
6 ¿RIESGO? ¿Qué riesgo está generando?
Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos : Descripción
Reporte de no conformidad
Claro y preciso
Comprensible
Describe el problema
Explica el requisito
Referencia la evidencia
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
Contenido del Reporte de No Conformidad
Área/Proceso Hallazgo (evidencia objetiva)Requisito IncumplidoFirmaClasificación
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos
Evidencia objetiva
“Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo”
Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/ prueba u otros medios.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos
Atención
Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas!
Asegúrese de tener evidencia completa!
Asegúrese de que su evidencia es acertada!
Cuando dude, investigue!
Identifique los puntos clave para siguientes
investigaciones
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos
REPORTEDE LOS HALLAZGOS
89
COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
Documentadas en una Solicitud de Acción Correctiva o algún otro documento
De fácil entendimientoNo es incisivo o sarcástico No señala culpablesDeben ser sustentadas por evidencia
objetiva
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
90COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
Debe redactarse describiendo con precisión la evidencia .Debe tener dos partes:
El requisito ( lo que debería haber sido )
La evidencia (lo que realmente se encontró)
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
91
1.- Colocar el aspecto de la norma de referencia que no se cumple :
conviene repetir escuetamente la frase textual donde se hace referencia en la norma o en la documentación del SGI.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
92
2.- Colocar el aspecto que no cumple la exigencia del punto anterior:
debe describirse con precisión la evidencia de que NO CUMPLE la norma o el documento del sistema.
COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
Ejemplo N° 1Escenario
En el Area de Producción – Departamento de fabricacion de Discos de aluminio Turno Tarde .
7 de 20 operarios no utilizaban protección auditivas ni mascara facial ,las mismas que cada trabajador ha recibido por parte dela empresa.
En el AL.PR-01, item 6, requiere que todo el personal dentro del área utilice los equipos de proteccion personal como :protector auditivo,mascaras faciales ,por agentes de ruido ypolvo metalico,
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
94
COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
El requisito Ejemplo :
En el procedimiento del Area de fabricacion de Discos de Aluminio LAC.PR-01, item 6, requiere que todo el personal dentro del área utilice equipos de proteccion personal como protector auditivo y facial. , sin embargo ……
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
95
COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
......sin embargo se pudo evidenciar que., 7 de 20 operarios en el turno tarde no utilizaban protección requerida .
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad
Área/Proceso
Hallazgo
Requisito
Firma
Clasificación
AUDITORÍA SIG
INFORME DE NO CONFORMIDAD
SECTOR/PROCESO :.....................................................
OHSAS 18001 - Requisito 4.4.6
Categoría MAYOR* MENOR*
Descripción
Auditor :
En el procedimiento del Area de
fabricacion de Discos de Aluminio LAC.PR-
01, item 6, requiere que todo el personal
dentro del área utilice equpos de proteccion
personal como protector auditivo y facial. ,
sin embargo se pudo evidenciar que., 7 de
20 operarios en el turno tarde no utilizaban la
protección requerida
Producción de Productos Lacteos
C.Mori
NC Número...............
ALUMNIO SA.
AUD/01
Fecha:.....................
23/09/2012
Área/Proceso
Hallazgo
Requisito
Firma
Clasificación
AUDITORÍA SIG
INFORME DE NO CONFORMIDAD
SECTOR/PROCESO :.....................................................
OHSAS 18001 - Requisito 4.3.3 Categoría No Conformidad
Descripción
Auditor :
NC2: 4.5.5 Auditorías Internas (ISO 14001, OHSAS 18001)Se pudo evidenciar incumplimiento sistemático de los objetivos y metas de la gestión ambiental de la empresa , así como no se cuenta con objetivos relacionados a la salud de los trabajadores empresa,desde 2012 a la fecha . Por otro lado no se evidencia ninguna accion para su mejora.
NC Número...............
ALUMNIO SA.
AUD/01
Fecha:.....................23/012013
LIC. Cindy Camarena
Área/Proceso
Hallazgo
Requisito
Firma
Clasificación
AUDITORÍA SIG
INFORME DE AUDITORIA
SECTOR/PROCESO :.........Area de Ambiente y seguridad ...........
OHSAS 18001 - Requisito 4.5.1Categoría OBSERVACION
Descripción
Auditor :
OBS 8: 4.5.1 Medición y seguimiento (OHSAS 18001):Si bien la organización viene realizando los exámenes médicos a los trabajadores y se cuenta con la estadística de los resultados de los mismos, no se evidencia que se realice el seguimiento de los resultados de dichos exámenes en forma particular, no pudiendo tomar acciones de manera individual, en particular en los casos en los que se detectó algún desvío, independientemente de que si está apto o no.
NC Número...............
ALUMNIO SA.
AUD/01
Fecha:.....................23/09/2012
Ing Martin Agurto R
CUANDO QUE DONDE CUANTO EVIDENCIA RIESGODesde se viene
presentando , en , con una
magnitud de . Lo anterior se pudo evidenciar por
. Esta situación contraviene
DONDE QUE CUANDO EVIDENCIA CUANTO RIESGOEn , se viene
presentando desde . Se pudo
evidenciar por . Su magnitud se estima en
. Lo cual no garantiza
QUE DONDE CUANDO CUANTO EVIDENCIA RIESGOSe viene presentando
en desde . Su magnitud se estima en
. Se pudo evidenciar por
. Lo cual afecta
CUANTO QUE DONDE CUANDO EVIDENCIA RIESGOCon una magnitud de
, se viene presentando
, en desde . Se pudo evidenciar por
Lo cual genera riesgo de
EVIDENCIA QUE DONDE CUANTO CUANDO RIESGOAl verificar …..Al revisar ….Durante la entrevista se evidenció
, que se viene presentando
, en , con una magnitud de
desde . Esta situación pone en riesgo
PROBLEMAS
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos : Textos guía de redaccion
Reunión de Cierre
Objetivo:
Asegurar la comprensión de la totalidad de los resultados de la auditoría.
Informal para auditorías internas pero fundamental.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunion de Cierre
Agenda de la Reunión de Cierre
Explicar las Solicitudes de Acción Correctiva
Destacar la importancia de la No Conformidad y de la necesidad de una acción correctiva
Estar preparado para sustentar
Evitar la discusión , todo debe haberse concluido previamente.
Permitir explicaciones del auditado
continúa
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunion de Cierre
Agenda de la Reunión de Cierre
En el caso de error, retirar la No Conformidad y disculparse. Pero se debe evitar llegar al cierre con errores.
Obtener de los auditados las acciones correctivas.
Definir el plazo de entrega del informe final.
Agradecer.En auditorías internas se puede
apoyar en la definición de la Acción Correctiva
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunion de Cierre
HAGAMOS UN TALLER
REDACTANDO HALLAZGOS.
Planeación y Preparación
Ejecución
Seguimiento
Informe
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
INFORME DE AUDITORÍA
· Área auditada
· Lugar y Fecha
· Equipo de Auditoría
· Participantes
· Documentación aplicable
· Objetivo , Alcance y Conclusiones
· Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG
· No conformidades y observaciones
INFORME DE LA AUDITORÍA :
Características de los Informes de auditoría
Los informes pueden ser verbales o escritos.
Se reportan todos los resultados y no sólo las no conformidades.
Los Informes agregan valor al Sistema de Gestión
Informe de acuerdo a los procedimientos de la organización.
INFORME DE LA AUDITORÍA :
Receptores de informes verbales
Auditados directos
Gerentes de área
Receptores de Informes escritos
Auditados directos Gerentes de área Otros auditores internos Responsable del programa de
auditorías Representante de la gerencia Alta gerencia
INFORME DE LA AUDITORÍA :
CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL INFORME
FormaConcisoLegibleClaro y entendiblePresentación
adecuada
ContenidoInformativoBasado en hechosCompletoExacto y preciso
INFORME DE LA AUDITORÍA :
Informe con prontitud No lo deje para después Nunca espere tener tiempo disponible, posteriormente Prepare los Reportes de No conformidad , a la brevedad Informes entregados a tiempo agregan valor
INFORME DE LA AUDITORÍA :
CONTENIDO DEL INFORME FINAL Alcance de la auditoría, objetivos y Criterio de Auditoría Programa de auditoría, identificación de auditores Resultados de auditoria incluyendo irregularidades Evaluación del equipo auditor sobre cumplimiento de
requisitos y criterio de auditoría Capacidad del Sistema en relación a los objetivos definidos Resumen de la auditoría, incluyendo observaciones y no
conformidades Lista de distribución
INFORME DE LA AUDITORÍA :
REPORTE FINAL
Reporte completo Listas de verificación completas Reportes de No Conformidad Matriz de análisis (opcional)
INFORME DE LA AUDITORÍA :
Planeación y Preparación
Ejecución
Seguimiento
Informe
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
La Gerencia responsable el área auditada debe:
Investigar causas Determinar acciones correctivas Implementar las acciones correctivas
La Acción Correctiva debe:
Corregir el problema Determinar la magnitud del problema: causa
raiz Prevenir la repetición de la NC
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :
Auditor Auditado
NOCONFORMIDA
D
TOMAR DISPOSICIÓN
TOMAR DISPOSICIÓN
INVESTIGAR CAUSA
INVESTIGAR CAUSA
DETERMINAR ACCIÓN
CORRECTIVA
VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓ
N
VERIFICACIÓN EFICACIA
TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :
ANALISIS DE LA CAUSA RAÍZ
CAUSA RAÍZ
Es aquella causa no observable fácilmente u oculta, que ha de investigarse para ser encontrada.
ANALISIS DE LA CAUSA RAÍZ
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
EFECTO
¿De qué manera el Personal, los métodos, los materiales, las máquinas, etc; pueden haber contribuido a provocar la NO
CONFORMIDAD?
SEQUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
Acción Correctiva
“Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
(3.6.2) detectada u otra situación no deseable”
ISO 9001:2008
¡ No cure solo los síntomas!
¡Llegue a la causa raíz!
SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN
EVIDENCIAS DE:
Capacitación
Nuevos procedimientos
Cambios en la infraestructura
Nuevos registros
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
“NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE”
SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :
RESUMEN :ACTIVIDADES TIPICAS DE LA AUDITORIA
COMPETENCIA Y ROL DEL AUDITOR INTERNO
La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de aquellos que llevan a cabo las auditoria.Esta competencia se basa :
-Las cualidades y atributos en base a losprincipos de la auditoria.
-La aptitud para aplicar los conociminentos y habilidades adqiridos mediante la educacion,la experiencia laboral,la formacion como auditor
COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES
La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria y la capacidad de lograr objetivos depende de la competencia de aquellos que llevan a cabo las auditoria.
Esta competencia debe planificarse , implementarse y documentarse de acuerdo con el programa de auditoria.
Esta evaluacion deberia seguir 4 pasos :
1.-Determinar competencia del personal e auditoria
2.-Establcer los criterios de evaluacion.
3.-Seleccionar el metodo de evaluacion apropiado.
4.-Realizar la evaluacion
COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES
El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas
Educación Principios ,procedimientos y metodos de
auditoria. Experiencia de trabajo Entrenamiento Experiencia en auditorías Utilizacion en uso de documentos Comunicación eficaz Capacidad para entender las actividades
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas
Sistemas de Gestión y documentos Normas de sistemas de gestion y su aplicacion Jerarquia Documentaria.
Contexto de la organizacion Conceptos generales del negocio ,los
procesos,planificacion,presupuestos
Requisitos legales y contractuales aplicables
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
El auditor debe tener conocimientos y habilidades especificas
Conocimiento especificos de la disciplina del sector.
Requisitos legales aplicables al del sector. Los requisitos de partes interesadas de la
disciplina especifica. Analisis de factores humanos Peligros potenciales y otros factores del lugar
de trabjo Evaluacion de accidentes e incidentes.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Perceptividad:Habilidad para entender el problema, sin apresurarse a conclusiones
HABILIDADES DEL AUDITOR
Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones programadas, a pesar de obstáculos.
Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.
Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar un problema lógica y sistemá-ticamente
HABILIDADES DEL AUDITOR
Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos transfondos.
Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.
Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas.
HABILIDADES DEL AUDITOR
7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR
Ético, es decir imparcialDe Mentalidad abiertaDiplomático, es decir contactó en las
relacionesObservador ,es decir activamente
consciente y capaz de entender las situaciones
Perceptivo, capaz de entender situaciones
. ISO19011
Versátil, se adapta a diferentes situaciones
Tenaz, es decir persistente orientado hacia el logro de objetivos
Decidido, alcanza conclusiones oportunas.
Seguro de si mismo, funciona en forma independiente.
ISO19011
7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR
131
Crítico Argumentativo Emite juicios Precipitado Agresivo Desconsiderado Inflexible Inconsistente
ANTITESIS DE UN AUDITOR
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
Perezoso Susceptible No práctico “Sabelotodo” Intratable Descuidado Indeciso
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
ANTITESIS DE UN AUDITOR
Cumplir con los Requisitos Seguir plan y procedimientos Permanecer dentro del alcance Comunicar y aclarar requisitos de auditoría Planear y realizar tareas individuales, acertada y
responsablemente Recolectar y analizar evidencia
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
Permanecer alerta Reportar las observaciones Verificar acciones correctivas Cooperar con el auditor líder Retener y proteger documentos de la auditoría Mantener confidencialidad Actuar de manera ética
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
ING. CRISTINA C. MORI MEDRANO
MUCHAS GRACIAS
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