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Como utilizar a videoconferência

na Conab

Superintendência de Gestão da Tecnologia da InformaçãoSuperintendência de Comunicação e Marketing

Gerência de Capacitação e Desenvolvimento

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Sobre a cartilha ..............................................................................................Videoconferência .......................................................................................... O que é videoconferência? ................................................................... Tipos de videoconferência ....................................................................

Agendamento de videoconferências ................................................... Por que agendar? ...................................................................................... Como agendar uma videoconferência? ..........................................

Sistema de videoconferência da Conab .............................................. Kit de videoconferência ......................................................................... Equipamento e periféricos de videoconferência ......................... Rack móvel ........................................................................................ Câmera ................................................................................................ Codec .................................................................................................... Microfone .......................................................................................... Controle remoto ............................................................................. Televisão .............................................................................................

Estabelecendo uma videoconferência ................................................. Conectar-se a uma videoconferência .............................................. Discagem automática ................................................................. Discagem manual ......................................................................... Desconectar-se de uma videoconferência .....................................

Dicas importantes ........................................................................................ Aos multiplicadores ................................................................................. Às áreas demandantes ........................................................................... Aos participantes ...................................................................................... Aos superintendentes e gerentes ..................................................... Infraestrutura física ................................................................................. Comportamento dos presentes ......................................................... Resolvendo problemas ...........................................................................

Considerações finais ....................................................................................

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Sumário

Como utilizar a videoconferência na Conab

Sobre a cartilhaNo final de 2014, por meio da Diretoria de Política Agrícola e Infor-

mações (Dipai) da Companhia Nacional de Abastecimento (Conab), foi adquirida uma solução de videoconferência com o objetivo de atender à crescente demanda da empresa por otimização dos meios de comuni-cação internos e externos. Esta solução visa, de forma econômica e ágil, reunir os empregados da Conab em todo o Brasil.

É de interesse da Conab a disseminação da plataforma de video-conferência, principalmente como meio alternativo a viagens para reu-niões presenciais, tendo em vista a economia com passagens e diárias.

Esta cartilha, desenvolvida pela Superintendência de Gestão da Tecnologia da Informação (Sutin), com apoio da Superintendência de Marketing e Comunicação (Sumac) e da Gerência de Capacitação e De-senvolvimento (Gecap), foi criada para orientar o uso da videoconferên-cia.

Ela reúne conceitos, procedimentos e dicas rápidas para um uso eficiente do equipamento e uma participação adequada nas video-conferências. A cartilha foi organizada com base em três componentes importantes para o bom funcionamento da videoconferência: o kit de videoconferência, os multiplicadores de conhecimento e o usuário do equipamento.

Recomenda-se que antes de fazer a leitura desta Cartilha, o fun-cionário da Conab observe a Norma do Sistema de Videoconferência – 10.302, que estabelece diretrizes e procedimentos para realização de videoconferências no âmbito da Conab.

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Companhia Nacional de Abastecimento

Videoconferência1) O que é videoconferência?

É um meio de comunicação que transmite som e imagem entre participantes remotos. Geralmente é usada para reuniões técnicas, ad-ministrativas ou para treinamento à distância. Possibilita a visualização de apresentações, documentos, slides, vídeos e outras aplicações. Pode ser utilizada também para uma grande variedade de formatos de even-tos – por exemplo, um pronunciamento do Presidente da Conab para todo o corpo funcional da empresa.

2) Tipos de videoconferência

Costuma-se classificar as videoconferências segundo a forma de conexão e interação entre os participantes, nas seguintes modalidades:

• PontoaPonto: somente dois equipamentos interagem, por meio de discagem direta.

• Multiponto: quando há a interação entre três ou mais equipamentos. Um equipamento central, a Unidade de Controle Multiponto (MCU), localizado na Matriz, fica responsável pela discagem.

• Broadcasting: quando um ou mais equipamentos participam de uma videoconferência e esta é transmitida em tempo real para que outros interessados possam ver e escutar, passivamente, através do navegador do computador.

Atenção:

Para todas modalidades da videoconferência deve-se fazer

a solicitação prévia do seu agendamento.

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Agendamento de videoconferências1) Por que agendar?

O agendamento garantirá maior transparência e organização, além de orientar da melhor maneira as áreas interessadas, de modo a aprimorar sua capacidade de utilização e estimular uma cultura perma-nente de uso da videoconferência.

Na Matriz, a MCU é um equipamento central, que permite a co-nexão dos equipamentos quando um agendamento é solicitado, sendo responsável por gerenciar as chamadas de forma automática.

Exemplo: a Matriz reserva um determinado horário para uma videoconferência com a participação de 15 Superinte-nedências regionais (Suregs). A MCU realizará as discagens para todos equipamentos de videoconferência, no horário agendado, agilizando o início da reunião.

Além disso, várias reuniões podem acontecer simultaneamente, desde sejam equipamentos distintos agendados para o mesmo dia e horário. Daí a importância de se fazer o agendamento prévio, evitando choques de horários em um mesmo aparelho.

2) Como agendar uma videoconferência?

A solicitação de agendamento na Matriz e Suregs deve ser de-mandada à Sumac, pelo e-mail [email protected]. As so-licitações destinadas ao uso do equipamento no Centro de Desenvolvi-mento de Recursos Humanos (CDRH) devem ser encaminhadas para o e-mail [email protected].

Deverá ser anexado ao e-mail o formulário “AGENDAMENTO DE VIDEOCONFERÊNCIA”, disponível na Intranet.

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Companhia Nacional de Abastecimento

Atenção:

Antes de solicitar o agendamento da videoconferência, a área

demandante deve reservar a sala em que a reunião/treinamento irá

ocorrer*.

Não deixe de ler o Capítulo IV da Norma de Videoconferência, que trata exclusivamente do processo de agendamento. Lembre-se que a leitura da Norma é de responsabilidade de cada empregado da Conab.

*Na Matriz, a reserva do auditório e da sala de reuniões do 2o andar deve ser providenciada junto à Superinten-dência de Administração (Supad). Já a reserva da sala de reuniões do 3o andar deve ser realizada junto à Presi-dência. A reserva de salas do CDRH deve ser feita junto à Gecap.

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Sistema de videoconferência da Conab

1) Kit de videoconferência

O sistema de videoconferência da Conab é composto por um conjunto de kits de videoconferência, sendo um em cada Sureg (exceto a Sureg DF que, devido à proximidade física, deverá utilizar os equipa-mentos localizados na Matriz e no CDRH), três na Matriz e um no CDRH. Na Matriz ainda se localizam, no Datacenter, a MCU e o Gravador (sob demanda) das videoconferências.

Cada kit é composto por um Codec (receptor/transmissor de ima-gem e vídeo), uma câmera digital com controle remoto, um microfone, uma televisão com controle remoto e um nobreak.

Microfones secundários, equipamento de TV adicional, caixa de som externa e computador podem ser conectados ao kit, desde que não influenciem ou atrapalhem na configuração original dos equipamen-tos.

Para se fazer essas configurações adicionais, deve-se, primeira-mente, avisar e consultar as equipes técnicas de TI da respectiva Sureg e da Gerência de Administração de Rede e Segurança da Informação (Ge-asi), da Sutin. Qualquer mudança na estrutura pode influenciar no fun-cionamento dos equipamentos e consequentemente provocar proble-mas técnicos e falhas. Lembre-se que qualquer mudança sem consulta prévia é de responsabilidade do empregado que efetuar a alteração.

O kit de videoconferência deve ser mantido em uma sala ade-quada, com iluminação, energia e acesso à rede de dados da Conab. Para garantir a mínima segurança do ambiente, é importante que a sala não seja de acesso livre, sendo necessário trava de segurança (fechadura) nos acessos a ela. Cabe a cada Sureg a ação/execução das melhores práticas sugeridas.

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2) Equipamento e periféricos de videoconferência

2.1) Rackmóvel

O kit de videoconferência está instalado em um rack móvel. Cada rack possui duas bandejas. A primeira bandeja deve ser utilizada para colocar o Codec. A segunda bandeja pode ser utilizada como local de organização do cabo do microfone e cabo de apresentação após o seu uso. Caso a Sureg queira utilizar um computador fixo ligado diretamen-te ao kit de videoconferência, recomenda-se instalar o computador na segunda bandeja.

Atenção:

Caso perceba a falta de equipamento no rack móvel, informe às equipes de

TI da Sureg ou da Sutin/Geasi.

Atenção:

Caso perceba alguma melhoria a ser feita no ambiente, visando a melhor utilização da solução de videoconferência, não deixe de

comunicar ao setor responsável.

Abaixo, fotos do rack móvel organizado:

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F igura 1 – Rack móvel

F igura 2 – Organização das bandejas

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2.2)Câmera

A câmera do sistema de videoconferência se move, por controle remoto, no sentido horizontal, vertical. Possui zoom de 12x e o foco é ajustado automaticamente. A câmera é responsável por captar a ima-gem do ambiente onde você se encontra e transmitir aos participantes da videoconferência. Por isso, sempre que houver uma reunião, configu-re com antecedência, através do controle remoto, o posicionamento da câmera.

F igura 3 – Cisco Telepresence PrecisionHD Camera 1080p12x

Atenção:

Toda e qualquer movimentação da câmera deve ser acionada por

meio do controle remoto. Qualquer movimento manual poderá danificar

o seu funcionamento. Sempre que necessário, o auxílio do multiplicador deve ser solicitado para ensinar como

movimentar a câmera.

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2.3)Codec

É o equipamento receptor/transmissor da videoconferência. Possui várias conexões localizadas atrás do equipamento que não de-vem sofrer alterações sem a autorização da equipe de TI da Sureg ou da Sutin/Geasi. Para ligar/desligar o Codec você pode usar o botão que se localiza no canto inferior direito do equipamento.

F igura 4 – Cisco Telepresence SX20

2.4)Microfone

O microfone deve ser posicionado no centro da mesa para a me-lhor captação de voz, não devendo ser deslocado para o uso de cada participante.

Quando o participante não estiver falando ativamente durante a videoconferência, o microfone deve ser colocado em estado de “mudo”. Esta dinâmica é importante para evitar que o som ambiente seja capta-do e/ou transmitido indevidamente durante a fala dos participantes ou outras pessoas presentes.

Para habilitar/desabilitar o “mudo” existem 2 opções: a primeira é utilizar o botão localizado no próprio microfone; a segunda é através do controle remoto, que possui botão com a mesma funcionalidade.

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F igura 5 – Microfone de mesa

Atenção:

Após o uso do microfone, é importante que ele seja recolhido e organizado na bandeja. O cabo do microfone é

extenso, por isso é imprescindível que ele seja enrolado. Caso a sala em que o equipamento está instalado possua uma mesa central, o microfone poderá

ficar centralizado para as próximas reuniões com videoconferência, não

necessitando que seja enrolado e guardado na bandeja.

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2.5)ControleRemoto

O controle remoto (cor cinza) comanda a câmera, o microfone e o Codec. Ele é essencial para ajudar na dinâmica durante a reunião de vi-deoconferência. Deste modo, torna-se imprescindível que o participan-te conheça as funcionalidades básicas do controle remoto. No anexo desta cartilha constam as funcionalidades mais importantes para utili-zá-lo. Qualquer dúvida com relação as funções, o multiplicador poderá auxiliar.

Atenção:

Guarde sempre o controle remoto em local seguro, pois ele é o único

dispositivo de interação com o equipamento de videoconferência

F igura 6 – Controle remoto modelo Cisco TRC5

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2.6)Televisão(42polegadas)

A TV deve ser ligada durante a videoconferência e desligada após o seu uso. Não deve ser utilizada para outros fins, com a ligação de equi-pamentos externos. O controle remoto (cor preta) deve ser utilizado para ligar/desligar a TV, aumentar/diminuir o volume e sintonizar a porta HDM1 (padrão) para o Codec ligado à TV.

Microfone

Apresentação

Zoom da camêra

Opções de tela local

Volume

F igura 7 – Funções básicas do controle

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Estabelecendo uma videoconferênciaA interface do sistema de videoconferência é simples e didática.

Quanto mais for utilizado, maior será a confiança no manuseio do equi-pamento.

Cada área da Conab deve possuir pelo menos dois empregados capacitados para operar o equipamento: os multiplicadores, que são os responsáveis por repassar o conhecimento aos demais empregados da área onde trabalham.

Atenção:

Não é responsabilidade do multiplicador operar todas as

videoconferências de sua área, por isso a importância em disseminar o

conhecimento.

Todas as reuniões agendadas serão conectadas automaticamen-te. Isto significa que, caso o equipamento da sua Sureg esteja agenda-do para participar da reunião, ele será conectado automaticamente a reunião sem a prévia intervenção do participante. Lembre-se que o equipamento deve ser ligado no mínimo 15 minutos antes do início da reunião. Caso contrário, o equipamento não se conectará automatica-mente. Neste caso, o participante terá que intervir através do controle remoto para fazer a discagem manual da reunião.

A figura a seguir mostra a tela do sistema de videoconferência que aparecerá na TV após o Codec ser ligado. No canto superior direito, encontra-se o relógio atualizado da sua localidade e as reuniões agen-dadas para o equipamento. As reuniões podem demorar entre 5 a 10 minutos para aparecerem no local após o equipamento ser ligado, uma vez que o equipamento precisa se comunicar com o sistema de video-conferência, localizado em Brasília.

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1) Conectar-se a uma videoconferência

1.1)Discagemautomática

• Ligue o Codec, a TV e os periféricos com antecedência mínima de 15 minutos do início da videoconferência;

• O aparelho automaticamente se atualizará com o equipamento central e receberá uma lista de reuniões das quais participará;

• No horário da reunião, o equipamento se conectará automaticamente, sem a necessidade de intervenção por parte das pessoas.

1.2)Discagemmanual(casoareuniãojáestejaemandamento)

• Ligue o Codec, a TV e os periféricos;• O equipamento automaticamente se atualizará com o

equipamento central e receberá uma lista de reuniões das quais será participante;

• Acione o menu, pelo controle remoto; • No menu, selecione “reuniões”. Dê um clique e será aberta

F igura 8 – Interface do sistema de videoconferência.

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uma tela que mostrará a lista de reuniões. Selecione a reunião desejada e mande discar;

• O equipamento será conectado à reunião.

2) Desconectar-se de uma videoconferência

• Acione o botão desligar do controle remoto;• Confirme o fim da participação;• Desligue o seu equipamento (lembre-se de desligar a TV

e guardar o microfone e os controles remotos de maneira adequada).

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Dicas importantes

1) Aos multiplicadores

• Os multiplicadores devem repassar o conhecimento aos colegas da área sobre como operar o equipamento de videoconferência;

• Para mais informações, leia a Norma do Sistema de Videoconferência – 10.302;

• Caso permaneçam dúvidas sobre a operação do equipamento, é importante que o multiplicador entre em contato com a equipe de suporte;

• Ao multiplicador não cabe a responsabilidade de acompanhar todas as reuniões de videoconferência de sua área. Sua responsabilidade é facilitar a disseminação de uso do equipamento para os colegas de área. Cabe a todos os interessados aprender a utilizar o equipamento, para que usem nas futuras reuniões sem a necessidade de acompanhamento do multiplicador.

2) Às áreas demandantes

• A divulgação, convite ou convocação de todos os participantes da videoconferência é responsabilidade da área demandante;

• Reserve a sala onde será realizada a videoconferência com antecedência para evitar conflitos de uso de sala;

• Agende os equipamentos pelos e-mails: [email protected] (para Matriz e Suregs) ou [email protected] (para CDRH);

• Uma reunião com muitos participantes pode não ser produtiva. Uma alternativa é dividi-la em reuniões com menos participantes;

• Chegue com antecedência mínima de 30 minutos ao local, faça uma limpeza da mesa e do ambiente, copie as apresentações para o computador, se for o caso, além de ligar o equipamento;

• Explique qual é a agenda da videoconferência e a forma de interação logo no início. É importante informar, por

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exemplo, se interrupções serão permitidas ou se haverá tempo certo para cada participante se expressar.

3) Aos participantes

• Chegue com antecedência mínima de 30 minutos ao local, faça uma limpeza da mesa e do ambiente, copie as apresentações para o computador, se for o caso, além de ligar o equipamento;

• Após a reunião, desligue o equipamento, organize os cabos de microfone e computador (se for usado) no rack móvel e desligue o equipamento da tomada (caso sua regional possua problemas de energia);

• Caso perceba problemas de infraestrutura no ambiente, entre em contato com sua Superintendência para solicitar melhorias no ambiente.

4) Aos superintendentes e gerentes

• Organize o uso das videoconferências em sua área;• Mantenha, no mínimo, 2 multiplicadores que conheçam a

operação dos equipamentos;• Incentive o uso de videoconferências; • Divulgue esta cartilha em sua área e a Norma do Sistema

de Videoconferência – 10.302.

5) Infraestrutra física

A sala/auditório utilizado para a videoconferência deve atender, na medida do possível, as seguintes condições:

• O local deve ser arejado; • A luminosidade deve permitir boa visibilidade do televisor

ou telão; • Deve-se providenciar as instalações dos pontos de energia

e rede estabilizados para ligar os equipamentos; • A sala deve possuir, preferencialmente, cores neutras para

não influenciar na qualidade da captação da câmera. Cores escuras diminuem a qualidade de transmissão;

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6) Comportamento dos presentes

• Mantenha os celulares desligados ou no silencioso durante a reunião;

• Evite sair da mesa durante as videoconferências;• Comunique-se com os participantes da reunião

normalmente, como se estivessem na sua frente. Fale olhando para a câmera;

• Para que todos possam compreender o que é dito, é fundamental que somente uma pessoa fale de cada vez;

• Tenha calma e disciplina durante a videoconferência. O evento é ao vivo, mas as transmissões podem sofrer atrasos (delays) entre a geração dos sinais e sua recepção, o que pode fazer com que as pessoas respondam com alguma demora;

• É boa prática estabelecer um moderador e esperar que este lhe passe a palavra para iniciar sua participação;

• A circulação dos participantes em frente ao televisor deve ser evitada;

8) Resolvendo problemas

Casoalgumdos equipamentos ligadosnão tenhao comportamentoesperado:

• Verifique se o cabo de energia está ligado na tomada;• Verifique se há algum transformador, estabilizador ou

nobreak que precise ser ligado;• Verifique se há energia na sala;• Verifique se o equipamento está conectado na rede e

acessível.

Sevocênãoestiverouvindoareunião:

• Aumente o volume da televisão;• Aumente o volume do Codec;• Peça para o operador remoto verificar se não está com o

microfone no mudo ou desligado.

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Seaspessoasnãoestiveremouvindovocê:

• Ligue o microfone;• Tire o microfone do mudo;• Peça que o operador remoto verifique o volume de seu

equipamento.

Serecebermensagensdechamadarejeitadapornãoestarconectado:

• Entre em Menu/Informações/Configurações do Sistema. Confira as configurações para SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão). O status deve conter a palavra REGISTRADO;

• Se a configuração estiver correta e o problema persistir, entre em contato com a equipe de TI de sua Sureg, para averiguar o problema;

• Caso o problema persista, ligue para a equipe da Sutin e informe que o equipamento não está funcionando. Pode ser necessária uma rápida intervenção para a conexão voltar a funcionar.

Se conseguir fazer uma conexão de videoconferência em umequipamentoousalaremota,masestiversemsom,imagemouambos:

• Confira o volume do Codec e da TV;• Confira se os cabos do Codec e da TV estão devidamente

conectados;• Se o problema persistir, entre em contato com a equipe de

TI de sua Sureg e sugira que seja conferida a configuração de conectividade de rede.

Importante:

• Se algum equipamento ainda não funciona a contento, peça à equipe de TI que verifique as conexões na parte traseira do Codec. Esta equipe tem o conhecimento ne-cessário para verificar se tudo está ligado corretamente;

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• Não faça nenhuma remoção dos cabos sem permissão, pois poderá ocorrer danos físicos;

• Caso a equipe de TI da Sureg não esteja disponível, ligue para a Sutin e informe o problema.

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Considerações finais

A videoconferência é um meio de comunicação eficaz quando conduzida de forma objetiva e racional.

Durante o tempo de realização da reunião, todos os cuidados téc-nicos precisam ser observados. A organização antecipada e o domínio do conteúdo são condições essenciais para o sucesso da videoconferên-cia.

A videoconferência, além de possibilitar tratar de assuntos profis-sionais, representa um momento importante de conhecimento e apro-ximação entre os participantes.

No caso de dúvidas não esclarecidas nesta cartilha, consulte a Norma do Sistema de Videoconferência – 10.302. Caso permaneçam dú-vidas sobre o uso e funcionamento do equipamento, entre em contato com a Sutin. Para dúvidas relativas a agendamento, contate a Sumac ou a Gecap.

Telefones:Sutin - (61) 3312.6459

Sumac - (61) 3312.6396Gecap - (61) 3403.4555