Programa de Desenvolvimento de Sucessores
Diretores Regionais
Curso de Comunicação, Condução de reuniões e Apresentações eficazes
Módulo 2
• Verbal
• Não verbal
1.Tipos de Comunicação 2. Nº de Receptores
• Comunicação grupal
• Comunicação interpessoal
3. 1
• Ascendente• Descendente• Horizontal
3. A Nível de Organizações Empresariais
3. 2
• Interna• Externa
Operativa
De Imagem
3. 3
• Formal• Não Formal: O boato
A Comunicação
• ENFOQUE
• CLAREZA
• CRIATIVIDADE
• DINAMISMO
• BREVIDADE
Pautas do Emissor no “Feedback”:
Perguntas Úteis sobre o Auditório
• Quantas pessoas assistirão?
• Qual a idade média do grupo?
• Qual é sua ocupação e nível profissional?
• Qual é seu conhecimento do tema?
• Podem ter preconceitos contra mim ou contra o tema a tratar?
• Que expectativas o objetivos podem ter?
• A assistência é voluntária ou obrigatória?
• Há alguma palavra ou tema “tabu” entre eles?
• Qual é a melhor forma de convocá-los? Com quanto tempo de antecipação?
• Os assistentes são companheiros de trabalho? Pertencem à mesma empresa?
• No caso que assim seja, possuem a mesma categoria e nível hierárquico?
Inícios a Evitar
1. Frases feitas
2. Observações óbvias
3. Desculpas (nossos poucos dotes como orador, o cansativo do tema)
4. Anedotas
EscritaOral
+ PALAVRAS
- PALAVRAS
+ SONS
Verbal
Não-Verbal
Tipos de Linguagem de Comunicação
Paralinguagem Corporal
- SONS
1º - SOLICITÁ-LO
2º - ESCUTÁ-LO
3º - VALORIZÁ-LO
4º - AGRADECÊ-LO
Pautas do Receptor no “Feedback”:
Regras para um “Feedback” Eficaz
1º - Descritivo
2º - Utilizável e aplicável
3º - Específico, claro, conciso
4º - Pessoal e direto
5º - Imediato
6º - Positivo, respeitoso, construtivo, orientado ao presente e ao futuro
7º - Solicitado e comprovado
Características da Linguagem Verbal
• Selecionar palavras adequadas ao perfil de audiência
• Evitar siglas e palavras em outro idioma
• Utilizar frases curtas
• Procurar que a gramática e o vocabulário sejam corretos
• Evitar chavões e frases feitas: “mmm...”, “eh”, “verdade?”, “vale”, “por tanto”.
• Utilizar palavras que despertem a imaginação do público: “vasos comunicantes”, as mãos cheias”, “gargalo”.
• Incluir citações breves, exemplos concretos, anedotas
• Não se limitar a expor características técnicas: traduzi-las em benefícios ou vantagens para sua audiência
• Gestos• Postura• Olhares• Distância
• Volume• Velocidade• Tom• Ênfase• Vocalização• Silêncios
• Imagem• Decoração da sala• Ordem ou desordem da sala
Linguagem Não Verbal
Linguagem Corporal
Paralinguagem
Linguagem Contextual
• Cronológico
• Descritivo
• Analítico
• Problema e solução
• Necessidades
• Dificuldade progressiva
• Comparação
Critérios para o Desenvolvimento
• Usar perguntas retóricas
• Fazer uma demonstração
• Sugerir uma ação
• Criar expectativas face a futuras apresentações
• Contar uma anedota
• Usar cifras, estatísticas
• Fazer um resumo
Sugestões para um Bom Encerramento
• Não eludir o problema.
• Não pôr em evidência um assistente diante de grupo.
• Não se deixar levar pela ira ou nervosismo.
Recomendações em Situações Difíceis
O que se quer dizer
O que se diz
O que se ouve
O que se escuta
O que se compreende
O que se retém
O que se reproduz“F
eed-
Bac
k”
Perda da Mensagem
Características da Mensagem
• Organizada
• Exata
• Acompanhada de imagens
• A palavra:
• precisa
• a evitar: adjetivos qualificativos,termos de moda
etc.
• Observar
• Escutar
• Manejar de forma coordenada a comunicação não verbal e a verbal
• Ter empatia
• Persuadir o receptor
• Perguntar
• Ser ativo
Habilidades de emissor
Defeitos e dificuldades do emissor
• Não organizar seus pensamentos antes de falar
• Expressar-se com imprecisão
• Colocar muito conteúdo no mesmo enunciado = Efeito desconcertante
• Não conhecer a seu receptor
• Não levar em conta a capacidade de compreensão de seu interlocutor
• Ter preconceitos (culturais,origem,sexo,nacionalidade)
Que fatores influem na recepção?
• A Escuta
• A Percepção
- o receptor organiza os dados
incompletos em um todo, de modo que tenham
significados para ele.
- o receptor seleciona a informação que
chega a ele com base em antecedentes,
expectativas...
Defeitos ou obstáculos do receptor
• Atenção insuficiente
• Comunicação defensiva
• Implicação pessoal na comunicação
• Preocupação com perguntas ensaiadas
• Atenção aos detalhes e não na informação principal
• Interpretação pessoal
• Presunção
Distorção da comunicação
A
EMISSOR
B
RECEPTOR
Filtros Filtros
Arco de distorção:distorção da comunicação
receptoremissor
Emissão - Recepção
MENSAGEM
Retroinformação
EMISSOR RECEPTOR
• Quem convoca• A quem se convoca• Data• Hora de início e Hora prevista da finalização• Lugar de reunião• Ordem do Dia• Objetivos da reunião• Lugar, Data e Assinatura de quem assina a convocação• Informação adicional, se necessária.
Convocação correta
• Resolução de problemas: 5 ou 6 pessoas.• Iniciar algo novo: em torno de 8 pessoas.• Tomada de decisões: depende da área (estratégica, operativa...); ao redor de 7 pessoas.• Formação ou treinamento: mais ou menos 15 assistentes.• Caráter informativo: até 25 ou 30.• Motivação: neste caso o número é muito variável, depende do tipo de motivação.
Número de assistentes
• Não conflite nunca com os membros da equipe• Escute as pessoas que assistem à reunião• Não permita que alguém fique na defensiva• Faça participar todos os membros do grupo• Freie o que fala demasiado• Mantenha alto o nível de interesse• Vigie o especialista• Experimente com sua equipe a rotatividade na presidência• Não manipule o grupo
Gestão de pessoas
• Uma objeção pode esconder outra atrás.
• As objeções devem ser tratadas durante ou depois da exposição ou módulo de que nos ocupamos, mas sempre devem obter resposta.
• As objeções argumentadas costumam demonstrar interesse e envolvimento; por isso não se devem tomar como um ataque. Podem até esconder certa animosidade das objeções vagas, carentes de argumentos e recorrentes.• Não devemos temer as objeções, temos que enfrentá-las.
Situações difíceis
• Repita a pergunta para a audiência e, fazendo-o, mude o texto.
• Não responda à pergunta diretamente, diga algo como: “Esclareceremos algo primeiro ...”
• Mostre compreensão com quem pergunta: “Comparto seu interesse...”
Encarar perguntas difíceis
• Fornecer dados estatísticos surpreendentes
• Expressar uma idéia chocante
• Utilizar uma anedota ou fábula
• Fazer propostas retóricas
• Utilizar uma notícia de atualidade
• Anunciar o objetivo da conversa
• Fazer citações
Sugestões de bom início
• A vontade das pessoas
• Os estilos diretivos
• O clima empresarial
• A cultura
• A nacionalidade da organização
Que fatores influem na comunicação empresarial
• 9% Escrever
• 16% Ler
• 30% Falar
• 45% Escutar
Tempo empregado nos diferentes modos de comunicação
• Quadros de anúncios vs correio eletrônico
• O jornal interno
• Carta pessoal
• Seminário de estudo
Meios de comunicação na empresa
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