Comunicação: a peça chave dos planos de Continuidade do Negócio
O que você vai ver aqui? Introdução
O que é um “desastre”?
Liderança
Conectividade
Pesquisa e aconselhamento
Comunicação colaborativa
Contingência
Introdução Só 6% das empresas que perdem grandes
quantidades de dados, arquivos e informações sobre clientes conseguem sobreviver
43% delas não chegam a reabrir
51% fecham em até dois anos (*)
Isso explica a importância de um plano de “Disaster Recovery” ou Continuidade do Negócio
Mas se o plano é vital para a empresa, ele precisa considerar o impacto do desastre no principal ativo de uma organização: as pessoas
E isso é uma atividade de Gestão de Pessoas e Comunicação Organizacional
(*) Estudo da Universidade do Texas - 2007
A perda do espaço de trabalho é um grande impacto na moral e no
relacionamento entre os colaboradores, pois elimina todas
as referências cotidianas e os instrumentos usados pelas pessoas
para interagir e se comunicar
O que é um “desastre”? A queda das Torres Gêmeas foi considerada,
por muitos, como o “desastre”, aquilo que motivou muitas empresas a criarem seus planos de continuidade do negócio
Mas é preciso pensar esta questão de forma muito mais ampla
Segundo o Gartner Group, os planos de continuidade do negócio, atualmente, devem considerar um grande número de possibilidades
Pense apenas o que uma epidemia de gripe poderia acarretar a empresas com equipes enxutas?
Um vulcão na Islândia paralisou o tráfego aéreo na Europa por vários dias.
Isso é um “desastre”? Para muitas empresas foi um desastre significativo
Cenários de desastres Pesquisa do Gartner Group de 2005 aponta os cenários
preferidos pelas organizações para o plano de Continuidade do Negócio
5 fatores de sucesso Um estudo da IBM assinala que os planos de Continuidade
do Negócio de sucesso precisam considerar 5 fatores cruciais:
Liderança Segundo o Gartner Group, os programas de Continuidade de
Negócio em desenvolvimento em empresas dos EUA em 2005 se reportavam aos seguintes executivos
Para o Gartner Group, o executivo ideal para
liderar o plano de Continuidade do Negócio é
o Diretor de Operações, que entende de todos os
processos da empresa. Mas aqui na e-Press nós entendemos a liderança de forma mais ampla e
não apenas operacional, daí porque a liderança
pode e deve envolver um grupo de pessoas
Conectividade Considerando o fato de que os colaboradores da empresa
não estarão juntos, manter a conectividade entre eles é fator decisivo
O Gartner Group recomenda que os planos sejam dirigidos
localmente, especialmente considerando a questão da
conectividade entre as pessoas. Acreditamos nessa premissa e propomos que a
conectividade entre os colaboradores se dê
fisicamente, entre as equipes que darão continuidade ao
trabalho, e virtualmente, por meio de ferramentas
colaborativas. A conectividade que importa é a de pessoas, daí porque o
plano precisa ser dirigido localmente
Pesquisa & Aconselhamento Não foque apenas os processos, busque apoio adicional em
atividades como pesquisa de alternativas, comunicação interna e externa e suporte psicológico a colaboradores, caso necessário
Encontros, reuniões, apoio e suporte a
pessoas que passaram por processos
traumáticos, tudo isso é decisivo para uma
rápida recuperação da moral dos
colaboradores visando a retomada plena dos
negócios
Comunicação colaborativa Esta é a pedra fundamental de todo
processo de Continuidade do Negócio
Crises afetam profundamente os processos de comunicação internos de uma empresa uma vez que esses processos foram pensados para acontecer localmente, internamente, por meio de equipamentos instalados nas empresas
No entanto, não espere que as pessoas interajam de forma natural em uma crise se elas não aprenderam a fazer isso no dia a dia
Nesse sentido, a comunicação colaborativa que é decisiva em uma crise deve ser criada preventivamente, contingencialmente, antes da ocorrência de problemas
Graças às novas tecnologias de informação, processos de comunicação colaborativa são possíveis a baixos custos e com resultados significativos, desde que as pessoas sejam
preparadas para usá-los previamente
Tipos de interaçãoAs interações síncronas são profundamente afetadas em momentos de crise, pois dependem de um local ou de equipamentos como telefones para acontecerem, que podem não estar operantes.Por isso, propomos a construção de uma poderosa ferramenta de interação assíncrona que será o centro do processo de comunicação para a Continuidade do Negócio
Perguntas chaves Segundo a IBM, ao preparar um plano de
comunicação para momentos de crise é preciso considerar:
A empresa tem procedimentos para enviar instruções aos empregados em casa?
Há meios da liderança se comunicar com os colaboradores?
Há sistemas alternativos de comunicação caso os telefones falhem?
Os times de trabalho conseguem contatar a liderança para saber o que está acontecendo e como agir?
Sua empresa preparou processos de comunicação flexíveis, que podem ser rapidamente disparados em caso de necessidade?
Sua empresa preparou mensagens chaves para os empregados com antecipação?
As mais poderosas ferramentas de comunicação colaborativa da
atualidade estão na Internet, muitas delas a custo zero
Contingência
O plano “B” da comunicação não pode significar uma mudança radical em relação ao plano “A”, pois isso o tornará incompreensível e irrealizável
Por isso, propomos um Plano B da Comunicação integrado ao Plano A, mas suficientemente
independente para substituir o primeiro
Nenhum de nós é mais esperto do que todos nós juntos.(Provérbio japonês)
Plano de Comunicação para Projetos de
Continuidade do Negócio (Disaster Recovering Plan)
Plano de comunicação Este plano de comunicação
contempla as premissas essenciais de um plano de Continuidade de Negócios Liderança Pesquisa e aconselhamento Conectividade Comunicação colaborativa Contingência Resultados
Este plano considera fundamental que os processos de comunicação a serem utilizados
em situação de crise devem ser os mesmos utilizados no dia a dia das pessoas
Liderança Os processos de comunicação dependem 100% das
pessoas
É preciso encontrar na organização aquelas pessoas que, junto ao presidente da empresa e ao RH, vão ajudar a liderar esse processo
Para isso, a e-Press propõe:
Apresentação às áreas da empresa desta proposta, colhendo opiniões e sugestões
Identificação, nesse processo, daquelas pessoas que poderiam atuar como formadores de opinião, que vão ajudar na construção das ferramentas colaborativas de comunicação, provendo conteúdo e estimulando as pessoas a se envolverem e participarem
Este time vai liderar a comunicação interna da organização, inclusive em situações de crise
Algumas pessoas lideram os processos de comunicação, são
fonte de referência, são procuradas quando os outros querem esclarecer dúvidas, saber
novidades: são os formadores de opinião. Neste workshop vamos
identificá-los, ouvir suas opiniões e trazê-los para o time que vai
liderar o processo de comunicação em situações cotidianas e de crise
Pesquisa e aconselhamento Uma vez definido o grupo de
líderes, é importante que as pessoas conheçam em detalhes as ferramentas de comunicação que serão usadas no cotidiano e também em situações de crise
Para isso, a e-Press propõe:
Encontro com o grupo de líderes, mais o RH e o Presidente da empresa em um workshop em um sábado pela manhã, com o objetivo de integrar esta equipe, mostrar seu valor e importância e apresentar as ferramentas de comunicação e como elas serão usadas
Situações de crise exigem uma ação clara e direta das lideranças da empresa. Por essa razão, este grupo precisa estar preparado
para assumir esse desafio, encarregando-se de manter as pessoas informadas, atuar para prover conteúdo para os diferentes públicos
da empresa e apoiar a direção da empresa na resolução de todo tipo de problema
Conectividade Os líderes são responsáveis por grupos de pessoas
Nesse sentido, cabe ao líder manter estas pessoas informadas, atualizá-las sobre os últimos acontecimentos, propor temas para discussão:
Por exemplo: estimular as pessoas a tomarem a vacina contra a gripe
Para isso, a e-Press propõe:
Estimular cada líder a fazer um mapa de seu grupo, de modo a reunir o máximo possível de informações sobre estas pessoas e passar a estas pessoas informações sobre como pode ser encontrado
Mais do que conectividade de “sistemas”, em comunicação o que importa é conectividade entre pessoas
Comunicação colaborativa As ferramentas mais poderosas de comunicação
colaborativa estão na Internet e a custo zero
Para isso, a e-Press propõe:
Criar um posicionamento para a empresa na ferramenta de relacionamento NING(*), que será restrito e exclusivo para uso da empresa
Criação de uma Newsletter eletrônica mensal
Produzir vídeos com mensagens do Presidente e dos líderes tratando da importância do assunto e chamando a atenção para aspectos importantes do conteúdo no portal
Produção de apresentações com orientação para procedimento em crise
Publicação de listas de telefones para contatos e endereço de locais alternativos de trabalho
A e-Press fará a manutenção do sistema, publicando apenas conteúdo aprovado pela empresa
A colaboração via ferramentas de comunicação online é o resultado da
colaboração no dia a dia, daí a importância de um plano abrangente
de comunicação, que não envolva apenas uso de tecnologia
(*) Saiba mais sobre o NING no próximo slide
Ning O Ning é uma plataforma online, gratuita, que permite a criação de redes sociais voltadas
para determinados temas
Pode ser fechada, isto é, acessada apenas por senha e para determinado grupo de usuários
Permite a publicação de vídeos, apresentações, documentos, notícias, informações e todo tipo de conteúdo que tanto pode servir para agilizar a comunicação interna de uma empresa como pode ser usado em situações de crise
A comunidade CrisisCamp, do NING, se dedica a distribuir informações que ajudem as pessoas a superar situações locais de crise. Conta com associados em várias partes dos EUA
Newsletter eletrônica mensal Mensalmente, a e-Press vai
produzir uma newsletter eletrônica, para ser enviada por e-mail, com até três notícias que as pessoas poderão acessar no portal NING, como vídeos, apresentações, atualizações
Esta newsletter pode ser enviada também aos públicos externos como representantes, parceiros, clientes
Isso permite manter o tema permanentemente na cabeça das pessoas e levar tráfego ao portal de comunicação interna
Contingência – Plano B Todas as informações publicadas no
NING terão back-up nas seguintes ferramentas online gratuitas Blog Wordpress
Canal de vídeos no Youtube
Canal de apresentações Slideshare
O Slideshare (acima) e o Youtube (à esquerda) já reúnem apresentações e
vídeos sobre Disaster Recovery
Resultados Este plano visa criar um poderoso canal de
comunicação interna para a empresa, hoje inexistente
Este canal será usado para os relacionamentos diários e também em situações de crise, uma vez que as pessoas estarão acostumados a recorrer a ele
No futuro, a empresa pode avaliar investimentos em outros processos de comunicação como, por exemplo, assessoria de imprensa, blog corporativo, presença em redes sociais como Twitter, porque já terá acumulado experiência nesse sentido
Mensalmente, a e-Press vai produzir um relatório detalhado com informações publicadas, informações mais acessadas, interações, trocas de informação, atualizações de conteúdo, para que a direção da empresa possa avaliar os avanços
Este relatório é gerencial e administrativo e permite que
a direção da empresa acompanhe de perto os resultados do plano de
comunicação
Conclusão Este plano de comunicação é totalmente
aderente aos processos de Continuidade do Negócio ou Disaster Recovery
Usa tecnologias de comunicação online, que podem ser acessadas pelos colaboradores, fornecedores e parceiros, de modo remoto e a custo zero
Para torná-las efetivas é necessário envolver as pessoas em sua produção e uso
E devem se tornar um canal de comunicação interna de modo permanente, não apenas em situação de crise
Mais do que papel, brochuras, folhetos ou documentos que as pessoas
guardam em computador, o uso de redes sociais torna a comunicação em situação de crise muito efetiva, pois ela está a salvo de problemas com
acesso à empresa e operacionalidade de redes, podendo ser acessada
remotamente
Mais informações e-Press Comunicação
Marisa Bravo
(11) 2619 1720
A e-Press é a mais criativa agência de comunicação da atualidade, propondo integração de meios
convencionais de comunicação a redes sociais a baixos custos.
Conheça mais sobre o trabalho da e-Press aqui no Slideshare ou no blog-site da empresa, que pode ser visto
em www.epress.com.br
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