UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
AUDITORIA INTERNA:
Redução de fraudes com a aplicação de controles internos
Por: Saulo da Silva Rodrigues
Orientadora
Prof. Luciana Madeira
Rio de Janeiro
2013
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
AUDITORIA INTERNA:
Redução de fraudes com a aplicação de controles internos
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Auditoria e Controladoria.
Por: Saulo da Silva Rodrigues
3
AGRADECIMENTOS
....aos amigos, minha esposa e companheiros de
trabalho.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a todas as pessoas que, de
alguma maneira, contribuíram para que eu
alcançasse o meu objetivo. Família, amigos e
professores.
5
RESUMO
Para evitar e defender-se contra as fraudes, é necessário saber como
as mesmas se processam. Que elementos podem ser criados para permitir
confiança e confiabilidade nas informações geradas. Estudando os vários tipos
de fraudes e de depravação dos costumes e revendo os controles, podemos
proteger o patrimônio da organização, através da pesquisa das fraudes e da
tecnologia disponível para evitá-las.
Neste estudo abordaremos os conceitos que norteiam o assunto objeto
da análise, a aplicação da auditoria interna, seus fundamentos, modelos e
métodos, uma breve descrição das diferenças entre auditoria interna e externa
e seus modelos de avaliação.
O objeto deste trabalho é abordar como a prática de controles internos
podem ajudar a empresa na diminuição das fraudes e contribuir para a
melhoria de seus processo.
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METODOLOGIA
Com objetivo de evidenciar o uso de práticas de controles internos pelas
empresas com foco na prevenção de fraudes. A elaboração deste trabalho foi
baseada nas pesquisas bibliográficas realizadas em livros relacionados ao
assunto abordado, sites, normatização e estudos de casos já publicados.
A pesquisas baseou-se em trabalhos publicados nos últimos o 15 anos,
tendo como base obras relevantes de Ching, Crepaldi, Oriá Filho, Parodi entre
outros, sendo os principais temas abordados, auditoria, controles internos e
fraudes.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I – CONCEITOS 10
CAPÍTULO II – AUDITORIA INTERNA 20
CAPÍTULO III – REDUÇÃO DE FRAUDES – CONTROLES INTERNOS 33
CAPÍTULO IV – ESTUDO DE CASO
General Electric do Brasil - GE 42
CONCLUSÃO 48
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 49
8
INTRODUÇÃO
No mundo globalizado e competitivo todas as organizações
independente do seu porte ou ramo de atividade buscam um diferencial para
maximizar seus lucros e se manterem no mercado, investem em ferramentas
de gestão e inovação para surpreender seus clientes e a concorrência, porém
muitos gestores por vezes acabam negligenciando seus processos internos, o
que torna a organização vulnerável, logo procedimentos fraudulentos se
beneficiam dessa falha e todo o esforço despendido para se obter vantagem
competitiva se torna ineficaz, gerando prejuízo e em alguns casos a quebra da
empresa.
A fraude é um problema real e atual, diante desse fato há necessidade
de reunir esforços para coibir, minimizar as conseqüências de tal prática,
investindo em uma política de controle internos, que visa padronizar, monitorar
e controlar seus processos, de forma a mitigar o dolo para a organização.
O investimento em auditoria e controles internos podem se tornar uma
importante ferramenta de vantagem competitiva, pois com a implementação de
seus métodos, além de prevenir e combater a fraude, com a atuação dos
controles internos poderão ser identificadas possíveis falhas em processos
administrativos, e influenciar positivamente na cultura organizacional das
empresas.
Diante desse cenário surgiu o seguinte problema para ser respondido:
Os controles internos podem contribuir para a diminuição dos riscos de fraudes
nas organizações?
O estudo aqui elaborado tem por objetivo dar subsídios para responder
ao problema levantado, bem como fornecer uma visão sobre o tema. Serão
abordados os conceitos relacionados ao tema, tais como a fraude, seu inicio,
9
sua forma e tipo, verificar o perfil dos fraudadores, os conceitos de controles
internos.
O estudo também abordará as diferenças entre auditoria interna e
externa e os tipos de auditoria aplicadas as organizações, além da
evidenciação da redução das fraudes mediante a aplicação dos controles
internos. Para reforçar o estudo foi incluído no trabalho, um estudo de caso
relacionado ao tema.
10
CAPÍTULO I
CONCEITOS
O estudo começa por uma breve descrição dos itens que serão
abordados durante o trabalho, os quais são essenciais para que se entenda
melhor os mecanismos e movimentos que envolvem a corrupção e a fraude, de
um modo geral.
1.1. A Fraude
A palavra fraude tem origem do latim fraus, fraudis, e significa: engano,
má-fé, logro. É normalmente compreendida como o engano malicioso, o
procedimento astucioso, intentado de má-fé, destinando a encobrir a verdade
ou a contornar um dever.(MICHAELIS, 1998).
Tem como alicerce atos que causem prejuízos a outrem, de forma que
sua prática. Tem como finalidade o não cumprimento de deveres legais. O ato
é intrinsecamente verdadeiro, mas deriva de causa ilícita, que foge de seu
objetivo social e legal. Para tanto, o fraudador utiliza-se de atos que o direito
permite ou simplesmente não proíbe.(FERREIRA, 1999).
De maneira geral e popularmente conhecida a fraude é um ato
repudiado na sociedade, pois com esta ação o responsável se beneficia em
função de prejudicar alguém, no caso as empresas.
1.2. O Início da Fraude
Como as fraudes são maquinações, elas possuem raízes ou caminhos
iniciais. Um destes caminhos é o de procurar conhecer a fragilidade dos
11
controles. Em geral, de início, comete-se um pequeno engano, para verificar-
se como este é percebido. Se o erro não é detectado, se passou
despercebido, é sinal de que coisas maiores podem ser feitas.(PEREIRA,
2009).
Se o fato é percebido, apela-se para uma desculpa, mas, se nada
sucede, é sinal de que o sistema de controle pode estar falhando. Na
ausência, entretanto, de qualquer exigência de prestação de contas, passa-se
então a repetir o processo. Ao perceber-se que os coniventes passivos estão
ao seu dispor, pratica-se com segurança o crime contra o patrimônio da
empresa.(ORIÁ FILHO, 2011).
Fica evidente que a fraude inicia-se muitas das vezes por pequenos
atos, que ganham proporção à medida em que esse ato vai dando resultado ao
fraudador e a empresa não identifica tal ação seja por negligência ou mesmo
por não possuir um controle eficiente em suas operações.
A fraude não é um mal que atormenta apenas grandes corporações, ela
pode se dar em pequenas, médias e grandes empresas, de qualquer ramo e
atividade. Muitos acham que as fraudes surgiram com a globalização, no
entanto isso não é privilégio da nossa época, do momento em que vivemos
hoje. São situações que se arrastam ao longo de toda a história das
civilizações. (ORIÁ FILHO, 2009). como afirma RASMUSSEN (1988):
"Desde os tempos remotos da história da civilização do homem, nas épocas do classicismo, pré-colombiano, idade média até a época atual, os homens que possuem poderes, em certas circunstâncias, têm abusado destes poderes para se enriquecer e lesar as instituições das quais obtiveram confiança e poder." (p.1)
A partir da afirmativa do autor, constata-se que em períodos antes de
Cristo já existiam atos que caracterizavam indícios de fraudes, como o fato
12
histórico de Cesar Augustos, imperador de Roma, que mando seu general, o
Tribuno Clemencius Varus , no ano de 63 a.c., comprar armas e alimentos
para preparar as legiões romanas a fim de enfrentar rebeldes tribos
germânicas, lideradas pelo Conde Hermanus der Kerusker na floresta de
Teuteburgo. O citado general pegou o dinheiro fornecido pelo imperador e
desviou a verba para pagar suas dividas de jogo, esta ação do general deixou
a tropa do imperador desguarnecida, o que culminou na perda da histórica
batalha de Teuteburgo, custando ao império romano a perda do controle da
região mais estratégica da Europa Continental (RASMUSSEN, 1988), sem
dúvida esse processo de desvio colaborou para a queda do império romano
que ocorreria trinta anos depois.
Apesar do exemplo citado acima datar-se em período antes de Cristo,
retrata bem o poder devastador que uma fraude pode causar, isso ocorreu em
um império de proporções gigantescas, imagina em empresas o que pode
causar.
1.3 Formas e Tipos
GONÇALVES (1967), relata:
"A verdade é uma só, mas as falsidades dela são numerosas. variam com as vantagens ilícitas pretendidas, com as resistências ou vigilâncias, com os recursos intelectuais do fraudador. Daí as formas de fraudes serem ilimitadas, variando também com as sociedades e as épocas. A variedade de fraudes é ilimitada. Varia com a posição do empregado, suas atribuições, o setor de atividades na empresa, sua imaginação, audácia e habilidade".(p.37 e 44).
MARANGUAPE (2013), lembra que no cotidiano da sociedade brasileira,
tantas e de tão variadas forma e tipos são as fraudes praticadas diariamente
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por todas as camadas sociais, que já viraram rotina e não assustam mais
ninguém, quando aparecem nos meios de comunicação.
Segundo PARODI (2005), existem dois grandes grupos de fraudes nas
quais podem ser incluídas a maioria delas:
"1. Fraudes do tipo "Advance Fee" - aquelas onde com alguma desculpa o fraudador pede algum tipo de sinal ou adiantamento, a qualquer título (por exemplo custos documentais ou advocatícios, seguros, subornos, impostos etc...), para conseguir em favor da vitima um suposto benefício muito maior. O objetivo é ficar com o valor adiantado e deixar a vítima na mão. 2. Fraudes do tipo "Capital Vanish" - aquelas fraudes onde com alguma boa desculpa o fraudador toma posse ou controle direto ou indireto de um valor (normalmente dinheiro) de propriedade da vitima, através da promessa de conseguir uma vantagem relevante (juros elevados, lucro comercial elevado, financiamento a taxa reduzida etc...), e faz com que este montante desapareça (o destino final é sempre o bolso do fraudador). Frequentemente (mas nem sempre), os meios adotados para conseguir este resultado são sutis e engenhosos e mostram um profundo conhecimento do mecanismos legais do mercado."(p.4 e 5).
Nas empresas as fraudes são desencadeadas em seu âmbito interno,
denominadas "fraudes internas", nessa linha PARODI (2005), apresenta outra
classificação de divisão:
A) Fraudes com registro nos livros contábeis
B) Fraudes sem registro nos livros contábeis
Dentre as frades com registro nos livros contábeis, destacam-se:
· Faturamentos irregulares;
· Lançamento de pagamentos indevidos ou fictícios;
· Reembolsos irregulares ou falsos;
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· Alterações, desvios e/ou roubos nos estoques de mercadorias e
bens da empresa;
· Troca de dinheiro da empresa por recebíveis;
· Lançamentos de gastos irregulares;
· Omissões ou falsificações nos registros de operações contábeis ou
de recebíveis;
· Falsificações de faturas ou documentos contábeis;
· Operações financeiras irregulares.
Em relação as fraudes sem registros nos livro contábeis, destacam-se:
· Descontos excessivos ou indevidos à clientes;
· Frequentes vendas com desvio de valor;
· Descontos de fornecedores não repassados à empresa;
· Corrupção geral;
· Ganho de comissões em troca de vantagens;
· Desvio de clientes ou negócios da empresa para outra entidade;
· Negociações de créditos ou dívidas;
· Concessões e benefícios em favor de amigos ou outros tipos de
conflitos de interesses.
Existem diversas formas de classificar, segmentar, agrupar as fraudes
muitos autores se complementam outros divergem, porém todos reconhecem
que a fraude nas empresas é o mal a ser combatido, e que seus reflexos são
por vezes devastadores, influenciando diretamente na perpetuidade da
organização.
1.4. O que leva alguém à praticar fraude
Se o ato de fraudar é repudiado por todos, porque é grande o número de
casos de fraudes com cada vez mais participantes, de todas as classes
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sociais, crenças e etnias, o que leva o ser a prática o ato de fraudar, GIL
(1999), diz que a motivação do fraudador está centralizada em três vertentes:
"1. natureza da satisfação que terá ao perpetrar a fraude ou conivência; 2. aposta na impossibilidade de ser descoberto ou identificado por dificuldades na apuração de provas; 3. expectativa de não ser punido, na eventualidade de ser provada sua ação dolosa no evento, em face da fragilidade de normas e legislação ou de eventuais dificuldades operacionais da organização."(p.23).
Cada individuo é único em sua formação, características, pensamentos
ideologias e crenças, apesar das pessoas se reunirem em uma "comunidade"
o que pode induzir o comportamento de um ser, tornando possível
parametrizar suas ações, deste modo SOUZA (2009), demonstrou o chamado
"Triângulo da fraude", balizadas em três vertentes: pressão, oportunidade e
racionalização.
"Pressão: é o que leva as pessoas a cometerem a fraude.Na maioria dos casos advém de um necessidade significativa ou problema financeiro. Muitas dessa necessidades são visíveis aos olhos do fraudador, a pessoa acredita por qualquer que seja a razão, que seu problemas possa ser resolvido em segredo. Exemplos:
· Dividas; · Vingança; · Vícios - álcool, drogas jogos, etc; · Pressões familiares; · doenças; · Pressões financeiras; · Coerção ou ameaça; · Necessidade para atender metas de produtividade
no trabalho; e · Desejo de símbolo de status, como uma grande
casa, um bom carro, etc. Oportunidade: é a habilidade para cometer a fraude. Ela é criada pela fragilidade dos controle internos, pobre
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gerenciamento e/ou através do uso de uma posição de autoridade. Falhas para estabelecer adequados procedimentos para detectar atividades fraudulentas também aumentam a ocorrência de fraude. Exemplos:
· Controles internos ineficazes; e · Ausência de fiscalização / regulamentação.
Racionalização: justificativa para cometer a fraude e/ou possibilidade de criar situações para que o responsável pela irregularidade possa justificar seus atos. Algumas racionalizações comuns para cometer fraudes são:
· A pessoa acredita que cometer fraude é justificado para salvar um membro da família ou alguém amado;
· Por causa de insatisfação no trabalho (salário, ambiente, tratamento recebido pelos superiores), a pessoa acredita que algo a mais é devido; e
· A pessoa é inapta para entender ou não se importa com as consequências de suas ações ou de aceitar noções de decência e confiança.
Muitos são os fatores que levam as pessoas a burlarem a norma, a
ética, os padrões de decência, em prol de benefício próprio sem se importar
com as consequências que isso pode acarretar, é característica do fraudador
não pensar em quantas pessoas ele está prejudicando, tendo em vista que o
bem estar, e a perpetuidade das atividades de uma empresa refletem
diretamente no bem estar de uma pessoa, de uma comunidade, estado ou
nação.
Diante do mapeamento realizado por diversos especialista na área, em
busca de descobrir a real causa que torna o individuo um fraudador, todos ele
concordam em uma premissa, a falta de acompanhamento e controle interno
da operações de uma empresa é a principal porta de entrada para motiva o
individuo a cometer uma fraude contra uma empresa.
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1.5. Controles Internos
segundo o dicionário MICHAELIS (1998), a palavra "controle" significa
o ato de dirigir e qualquer serviço, fiscalizando e orientando do modo mais
conveniente. É o processo pelo qual uma sociedade ou grupo procura
assegurar a obediência de seus membros por meio dos padrões de
comportamento existentes.
CASTRO (2008), apresenta a definição de controle da seguinte forma:
"A palavra controle é originária de contre-role, registro efetuado em confronto com o documento original, com a finalidade da verificação da fidedignidade dos dados. No italiano, controllo é o mesmo que registro ou exame. Consagrou-se o vocábulo, na técnica comercial, para indicar inspeção ou exame que se processa nos papéis ou nas operações registradas nos estabelecimentos comerciais."(p.27)
"Interno" é o que está dentro, em seu corpo, dessa forma juntando as
palavras temos o controle interno, pegando a raiz do significado de cada
palavra, pode-se dizer que controle interno é o ato de se manter a
conformidade dos processos de uma empresa, sempre com foco em seus
processos, no ambiente interno da organização.
Por controles internos entende-se todos os instrumentos da
organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa,
que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se
verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio.
(FRANCO e MARRA, 2009).
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A Financial Accounting Standards Board (FASB), define controles
internos da seguinte forma:
"controle interno consiste num conjunto de políticas e
procedimentos que são desenvolvidos e operacionalizados
para garantir razoável certeza acerca da confiança que pode
ser depositada nas demonstrações financeiras e nos seus
processos correlatos, bem como na correta apresentação
daquelas demonstrações financeiras, garantindo que foram
preparadas de acordo com os princípios de contabilidade
geralmente aceitos e que incluem políticas e procedimentos
de manutenção dos registros contábeis, aprovações em
níveis adequados e salvaguarda de ativos." (2013).
Para ALMEIDA (2009) o controle interno representa em uma
organização, o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os
objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis e ajudar a
administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Diante dos conceitos apresentados é possível interpretar que controles
internos são medias adotadas para manter o controle da empresa, evitando a
vulnerabilidade dos processo de uma empresa, com vista a mitigar casos de
fraudes que possam manchar a imagem da instituição ou mesmo a sua
falência.
Apesar de muitos especialistas defenderem o conceito de controles
internos com foco, na maioria das vezes, na parte financeira, no patrimônio, o
que de certo modo ao final do processo fraudulento é verídico. Controles
internos podem ser aplicados em todos os processo da empresa, fiscalizando
todas as áreas da organização.
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No capitulo seguinte será abordado o tema relacionado à auditoria
interna, seus conceitos e as principais diferenças entre auditoria interna e
externa.
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CAPÍTULO II
AUDITORIA INTERNA
2.1. Auditoria interna x Auditoria externa
A expansão das empresas causou uma grande necessidade de criação
de normas e procedimentos internos nos quais deveriam ter o devido
acompanhamento, a fim de verificar se estes estão sendo seguidos
corretamente pelos funcionários da empresa. Esta verificação é realizada pela
auditoria interna.
A auditoria interna realiza a verificação de todos os processos da
empresa, como: contábeis, administrativos e de produção, permitindo que a
empresa realize um acompanhamento constante nestes processos,
descobrindo erros e falhas as quais se originam de falhas do controle interno.
ALMEIDA (2009), adota a seguinte teoria para o surgimento do auditor
interno:
"O auditor externo passava um período de tempo muito curto na empresa e seu trabalho estava totalmente direcionado para o exame das demonstrações contábeis. Para atender a administração da empresa, seria necessária uma auditoria mais periódica, com maior grau de profundidade e visando também as outras áreas não relacionadas com a contabilidade (sistema de controle de qualidade, administração de pessoal etc.)".(p.29)
ALMEIDA (2009), ainda defende que a atividade de auditor interno é
uma derivação do auditor externo, que por sua vez veio do contador.
21
Para CREPALDI (2007), auditoria interna é definida de seguinte forma:
" Constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações fiscais, contábeis, financeiras e operacionais da entidade. "(p.25)
Uma atividade de avaliação independente dentro da empresa que se
destina a revisar as operações, como um serviço prestado a administração.
(CREPALDI, 2007). A auditoria interna realmente visa a realizar uma revisão
para que seja constatada a veracidade das informações fornecidas.
Mas para quem interessa a apuração da veracidade das informações
fornecidas. Os principais interessados, segundo (FERREIRA, 1999), são:
• Acionistas: Aqueles que têm ação de sociedade anônima, acionário;
• Donos: São os proprietários, aqueles que têm controle absolutamente sobre
a empresa;
• Investidores: aqueles que aplicam ou empregam capitais, recursos ou meios
na empresa;
• Empregados: Aqueles que exercem emprego ou função na empresa;
• Clientes: Aqueles que compram, fregueses;
• Fornecedores: Aqueles que fornecem ou se comprometem em fornecer
mercadorias;
• Sindicatos: Associação de pessoas de uma mesma categoria profissional;
• Governo: Ato ou efeito de governar-se, domínio, controle, regime político de
um estado.
Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle
interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão
cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema não deveria ser
adaptado às novas circunstâncias (ALMEIDA, 2009).
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O autor faz referência à importância da realização da auditoria interna
nas empresas, pois estas são capazes de determinar com exatidão se as
normas e o sistema de controle interno nos quais foram implantados, estão
sendo cumpridos de forma a satisfazer os anseios dos gestores, para que
estes estabeleçam o sucesso destes ou tomem a decisão de modificá-los,
adaptando-os de forma a executarem o propósito pelos quais foram criados.
As técnicas utilizadas tanto pela Auditoria Externa, como pela Auditoria
Interna, são as mesmas. A auditoria em geral procura voltar-se ao Controle
Interno das empresas, pois iniciando pelo Controle Interno esta poderá realizar
seus exames a fim de identificar possíveis falhas no processo dos diversos
setores da empresa e proporcionar a recomendação de melhorias nestes
setores para que estes não venham a conter mais falhas.
Com base nas definições abordadas por (CREPALDI, 2009), pode-se
identificar as seguintes características:
• Auditor externo é independente, contratado para determinada tarefa de
auditoria, enquanto o auditor interno é empregado da empresa sem
independência;
• As tarefas do auditor externo são delimitadas no contrato, enquanto as
tarefas do auditor interno são tão abrangentes quanto forem as
operações da empresa;
• A auditoria externa é eventual, enquanto a auditoria interna é periódica;
• O processo utilizado em ambas é analítico e as técnicas assemelham-
se;
• As bases em que se assentam os exames são as mesmas: a
escrituração, os documentos e os controles;
• Os resultados assemelham-se.
23
Diante das características identificadas, observa-se as principais
diferenças, (CREPALDI, 2007):
AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA
Auditor é independente O auditor é empregado da Empresa
sem independência
As tarefas são delimitadas
no contrato
As tarefas abrangem todas as
operações da empresa
É realizada eventualmente É realizada periodicamente
Fonte: CREPALDI (2007).
Basicamente a auditoria externa o trabalho é realizado por contratação
de profissional independente da empresa, o qual possui o objetivo de atender
a necessidade dos interessados na empresa, verificando as informações
contábeis da empresa, tanto das contas do balanço patrimonial, como das
contas de demonstração de resultados da empresa, constatando assim, a real
situação das mesmas.
A auditoria externa é realizada periodicamente nas empresas, sendo as
S/As – (Sociedades Anônimas), obrigadas por lei a realizarem esta auditoria
sempre que forem publicar seu balanço patrimonial e visam através do auditor
independente dar o devido respaldo a estas informações.
Na auditoria interna o trabalho é realizado por funcionário da própria
empresa, onde este possui o objetivo de satisfazer as necessidades da
administração da empresa, realizando a revisão das operações, como,
também, do controle interno, com o intuito maior de aperfeiçoar estas
operações e induzir aos componentes da empresa a seguirem as normas
estabelecidas pela empresa.
Os trabalhos de auditoria interna podem ser divididos em relação aos
procedimentos operacionais e aos de responsabilidades administrativa,
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possuindo como preocupação maior, a detecção e prevenção de fraudes e
erros dentro das empresas, os quais trazem prejuízos. Na auditoria interna os
trabalhos ocorrem de forma continuada, revisando continuamente todas as
operações da empresa e devendo ser realizada por pessoa independente com
relação às pessoas da qual este examinará os trabalhos, porém, subordinado
apenas à administração da empresa.
É importante compatibilizar os métodos de trabalho da auditoria interna
e dos auditores independentes, em especial nas questões relativas à
avaliação dos controles internos, critérios na fixação de testes de observância
e substantivos, sinais e referencias adotadas nos papeis de trabalho e
cronograma de trabalho (CREPALDI, 2007).
A compatibilização dos métodos de trabalho da auditoria comentada
pelo autor objetiva facilitar o trabalho do auditor externo que aceita o trabalho
do auditor interno como sendo seu, e com isto, reduz bastante o tempo de
permanecia do auditor externo no campo, reduzindo desta forma o custo da
empresa em honorários para o auditor externo.
A auditoria em geral também pode ser classificada de acordo com sua
natureza, podendo esta ter caráter permanente, eventual ou até mesmo de
balanço para fins específicos. No caso da auditoria permanente, a mesma
pode também ser subdividida em dois tipos: auditoria continuada e auditoria
periódica.
A auditoria externa pode também ser executada em caráter
permanente, o que ocorre quando o auditor externo faz um programa de visitas
constantes, além de realizar seu trabalho durante vários anos, sem solução de
continuidade (FRANCO e MARRA, 2009).
Concluindo a afirmação dos autores, a auditoria externa em caráter
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permanente é denominada de auditoria periódica e como o nome já diz, é
realizada periodicamente, quando visitas periódicas estão previstas no
programa do auditor.
A auditoria interna por convicção possui caráter permanente, é
denominada de auditoria continuada, pois esta é realizada dentro da empresa
de forma continuada, realizando a verificação de todos os controles contábeis
e administrativos, detectando falhas e deficiências destes controles, trazendo
vantagens relevantes a empresa e ao auditor, vantagens as quais (FRANCO e
MARRA, 2009), citam abaixo as vantagens para a empresa e para o auditor:
a) O auditor faz uma só vez o levantamento do sistema de organização e
controles internos da empresa, para sua avaliação e consequente
programação da auditoria. Se a empresa contrata esporadicamente auditores,
cada um deles deve proceder, antecipadamente, esses levantamentos,
onerando o custo do serviço. A atualização dos programas de auditoria, já
executados anteriormente, é mais simples do que a elaboração de novos
programas;
b) Conhecidas as falhas e as deficiências da organização e dos controles da
empresa, o auditor não somente aponta essas anomalias, mas também tem
interesse em sua regularização,para facilitar seu trabalho futuro;
c) A familiarização do auditor com a organização e as operações da empresa
torna mais eficiente seu trabalho, o que reduz o tempo necessário para
execução e, consequentemente, seu custo;
d) O fato de a empresa possuir auditor externo em caráter permanente, que se
torna conhecedor de suas operações e seus problemas, permite ao auditor dar
à empresa, também em caráter permanente, eficiente assessoramento em
assuntos contábeis e fiscais;
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e) Realiza os elementos prévios, para programação da auditoria, apenas uma
vez, limitando-se a fazer modificações futuras no programa, somente em caso
de alteração nas condições da organização e controles da empresa;
f) A familiarização com as operações, os controles e a organização da
empresa simplificam seu trabalho, permitindo-lhe maior grau de segurança nos
elementos de convicção que recolhe para julgamento;
g) A existência de cliente em caráter permanente facilita a programação dos
trabalhos e permite a manutenção de equipe estável de assistentes e
auxiliares;
h) O cliente permanente assegura ao auditor um rendimento certo, com o qual
ele pode contar para atender as suas despesas fixas.
2.2. Tipos de auditoria interna
A auditoria interna pode concentrar seu foco em áreas diferenciadas, as
quais, depois de definidas, o contador deverá voltar seus trabalhos apenas em
decorrência das mesmas, podendo, ainda, se fazer necessária a colaboração
de profissionais especializados de outras áreas.
A auditoria interna pode ser aplicadas a diversas áreas, como às que
estão definidas abaixo, (DIAS, 2010):
2.2.1. Auditoria da área Contábil
Trata-se de auditoria voltada exclusivamente à área contábil e possui
como meta, a verificação dos registros contábeis, a fim de constatar se estes
se encontram de acordo com a realidade da empresa.
27
Na auditoria da área contábil verificam-se, também, todos os
procedimentos realizados na empresa de forma a avaliar a qualidade dos
controles internos existentes e constatar se as normas e regulamentos da
empresa e das Normas Brasileiras de Contabilidade estão sendo obedecidas.
Dentro desta área, cabem as seguintes avaliações e exames:
· Exatidão, fidedignidade, justeza, completabilidade, tempestividade da
apresentação e da publicação das Demonstrações Contábeis, de
qualquer relatório formal ou institucional, de natureza orçamentária,
financeira, contábil ou tributária;
· Fidedignidade, integridade, adequação, confiabilidade e utilidade dos
registros orçamentários, financeiros, econômicos e contábeis;
· Correção, eficácia e adequação dos controles da guarda, da divulgação,
do arquivo, dos meios de consulta e da informatização da
documentação pertinente à área contábil, bem como das formas de
· identificação, classificação, comunicação e divulgação das respectivas
informações;
· Adequação e eficácia dos controles, registros e meios de proteção dos
ativos e da comprovação de sua existência real, utilidade, ociosidade e
economicidade, bem como a comprovação da autenticidade e
completabilidade dos passivos;
· Eficiência, eficácia e economicidade na utilização de recursos e na
administração contábil-financeira e tributária de fundos e programas;
· Cumprimento das políticas, procedimentos, normas legais e
regulamentos, metas e objetivos compreendidos na área auditada;
· Exame e avaliação das aplicações de recursos, observando o
cumprimento de normas legais, institucionais e aspectos contratuais
pertinentes;
· Avaliação do alcance dos objetivos das operações financeiras,
investimentos, imobilizações, obrigações, despesas, receitas, fundos e
programas, etc.;
· Exame e avaliação das fontes de recursos, observando os aspectos
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econômicos acerca da tempestividade de sua aplicação;
· Exame e avaliação da rentabilidade das aplicações e sua contribuição
na formação do resultado da empresa;
· Transparência, adequação e tempestividade das informações,
particularmente em relação aos Princípios Fundamentais de
Contabilidade;
· Emissão de opinião sobre as Demonstrações Contábeis, fundos e
programas e planos de natureza financeira, instituídos ou administrados
pela empresa;
· Assessoramento ao Conselho Fiscal, em matéria compreendida no
âmbito de sua competência específica; e
· Acompanhamento dos trabalhos de auditoria independente.
Portanto, a auditoria da área contábil com sua abrangência, consegue
visualizar a empresa como um todo, passando informações de grande
relevância aos gestores, para que estes, possam tomar ciência da real
situação financeira da empresa.
2.2.2. Auditoria da área Operacional
A auditoria da área operacional possui como meta dar assessoria aos
gestores na realização da parte operacional da empresa, orientando as
funções e responsabilidades dos mesmos e realizando avaliação da empresa
nos seus diversos setores, constatando se estas atingem os objetivos traçados
pela administração.
A avaliação da organização nos seus diversos setores possui o intuito
também de detectar falhas e irregularidades, nas quais o auditor deverá
sugerir meios de correção para estas.
29
2.2.3. Auditoria de Gestão
A auditoria da área de gestão possui como meta realizar trabalho junto
aos gestores na avaliação dos planejamentos estratégicos e táticos, como
também, na tomada de decisões voltadas à política e procedimentos da
empresa.
Esta auditoria atua integralmente junto as atividades dos gestores,
participando de reuniões da diretoria e de projetos para que possa melhor
diagnosticar as deficiências da empresa e corrigi-las. participando de reuniões
da diretoria e de projetos para que possa melhor diagnosticar as deficiências
da empresa e corrigi-las.
2.2.4. Auditoria de Sistemas Informatizados
A auditoria de sistemas informatizados possui como meta examinar e
avaliar todos os sistemas informatizados da empresa, participando
intensamente do processo de planejamento e desenvolvimento destes
sistemas, realizando testes e verificando a aplicabilidade dos mesmos nos
diversos setores, sempre se preocupando com a segurança e devida proteção
de todos os dados da empresa.
A auditoria de uma forma geral deve orientar os gestores sobre a forma
adequada de trabalho dos sistemas informatizados, para que estes possam
desenvolver se trabalho sempre de forma eficiente e eficaz trazendo
benefícios a empresa.
2.2.5. Auditoria Ambiental
A auditoria ambiental é nova na prática da auditoria interna é realizada
de forma mais efetiva nos países mais desenvolvidos e tem como meta avaliar
30
os impactos que as empresas possam causar no meio em que estão inseridas.
As empresas ao demonstrarem preocupação com estes impactos conseguem
melhorar de forma significativa a sua imagem no mercado, trazendo com isto,
uma maior facilidade em obter recursos para a empresa como: financiamentos
ou até mesmo a abertura de ações no mercado financeiro.
Hoje se torna imprescindível que as empresas não visualizem apenas
os custos inerentes aos empreendimentos, mas, também, os impactos
ambientais que possam vir a ocorrer diante de tais, podendo, então, a partir
desta visualização, implantar ações para compensar ou até mesmo reparar, os
danos causados ao meio ambiente.
É necessário que a empresa tenha o devido conhecimento em relação à
degradação causada ao meio ambiente e onde esta degradação afeta a
população, constatando, também, o valor das propriedades que se encontram
próximas à empresa.
A auditoria ambiental é realizada através de exames nos quais
possibilitam a criação de relatórios que exibem quais impactos ambientais as
empresas estão causando ao meio ambiente e quais as políticas de
compensação ou reparação deverão ser utilizadas pela gestão da empresa.
2.2.6. Auditoria da Qualidade
A auditoria da qualidade possui como meta examinar e avaliar todos os
processos da empresa verificando a eficiência e a eficácia dos mesmos, a fim
de constatar se estes estão alcançando as metas e padrões previamente
estabelecidos. É função da auditoria da qualidade o assessoramento,
acompanhamento e o devido retorno aos gestores sobre a auditoria realizada,
para que estes possam tomar decisões e medidas necessárias ao bom
andamento dos processos.
31
A exigência do mercado tem aumentado bastante com relação a
produtos e serviços, pois a globalização através da rede de computadores fez
com que o mercado se tornasse mais competitivo e, assim, as empresas que
fornecerem os melhores produtos e os melhores serviços, terão seu espaço
garantido neste novo mercado.
Todos os seguimentos do mercado possuem um referencial de
qualidade, que são as normas ISO 9000, onde constam as exigências as quais
as empresas devem procurar estabelecer para que obtenham a qualidade em
suas empresas. qualidade, que são as normas ISO 9000, onde constam as
exigências as quais as empresas devem procurar estabelecer para que
obtenham a qualidade em suas empresas.
Como toda auditoria, a auditoria da qualidade deve ser realizada por
pessoas as quais não trabalhem ou tenham ligação sobre as áreas a serem
auditadas.
Como toda auditoria, a auditoria da qualidade deve ser realizada por
pessoas as quais não trabalhem ou tenham ligação sobre as áreas a serem
auditadas.
Pode-se observar a partir dos tipos de auditoria abordadas que
independente da área interna da empresa ou de seu ramos de atuação, os
métodos buscam a melhoria dos processos através da investigação de
possíveis falhas ou lacunas que possam prejudicar o desenvolvimento da
empresa.
32
Em complemento ao estudo dos principais tipos de auditoria, será
possível verificar de forma mais concreta como a aplicação destes tipos podem
contribuir para a redução fraudes. Atribuindo a estes conceitos a prática de
controles internos em uma empresa de forma mais objetiva e direta
33
CAPÍTULO III
REDUÇÃO DE FRAUDES – CONTROLES INTERNOS
3.1 Redução da fraudes - controles internos
Se as fraudes surgem, em sua maioria por causa de processo deficitários
dentro das empresas, logo fica evidente que com a aplicação de ferramentas de
controles internos os riscos de fraudes serão mitigados, porém para evidenciar
este argumento, pode-se observar o que diversos especialistas retratam sobre o
caso.
ORIÁ FILHO (2011), relata em sua obra a seguinte pesquisa:
"Uma pesquisa para a dissertação de mestrado, produzida pelo professor Paul Barnes da University of Nottigham, que colheu dados sobre as fraudes no Reino Unido e os comparou com os dados do resto da Europa, apresentou, entre outras conclusões, que a prevenção as fraudes se dará por investimentos em ferramentas de controle e treinamento de auditores dentro das empresas e não em mudanças na legislação civil ou criminal." (p. 213).
Na mesma linha de raciocínio MAUTONE( 2000), acha que as empresa
estão pagando caro pelas reestruturações propostas pelos administradores
"gurus empresarias", que nos anos 80 prometiam revolucionar o mundo
corporativo. Aderindo ao modelo de cortes propostos pela reengenharia dos
processos, que efetivamente reduziam custos, porém nãom se preocupou com
as possíveis consequências ao eliminar departamentos essenciais à segurança,
como os controles internos, ficando muito mais vulneráveis a fraudes.
34
Atualmente os processos de controles internos, não possuem apenas a
função de encontrar falhas e evidenciam possíveis processos fraudulentos,
também é utilizada para se adquirir vantagem competitiva. A prática de controles
internos, apesar de muitas vezes mal vista para os demais colaboradores da
empresa, tendo em vista que o foco é identificar falhas no processo, acaba
colaborando para a eficiência a eficácia de seus processos, pois o corpo de
colaboradores a fim de evitar transtornos com o relatório de evidência,
formatado pela auditoria interna, acaba por serem mais eficientes em suas
atividades, mais críticos, realizando a busca pela melhoria continua, pela a
excelência nas atividades.
Assim ORIÁ FILHO (2011), relata que a auditoria interna é um órgão de
assessoria dentro de uma empresa, pois tem a função de auxiliar à alta
administração no cumprimentos das funções de controle das operações.
O 1º Relatório sobre fraudes e abusos no ocupacionais nas empresas no
Brasil, elaborado pela GBE Peritos & Investigadores Criminais, em 1997, lcom
orientação da universidade de São Paulo (USP), indicava que apenas 27% das
empresas tinham auditorias internas. Já em 2002, através do 2º Relatório,
identificou-se uma mudança significativa, neste no relatório 60,47% das
empresas afirmaram que possuíam departamento próprio de auditoria interna e
ferramentas de controle. ORIÁ FILHO (2011).
Este aumento justifica a importância dos controles internos dentro das
35
organizações.
Demonstrando a relevância do assunto, MERCOSUL MAGAZINE (2011),
retrata a importância da auditoria interna, como vantagem competitiva:
"As empresas brasileiras adotam cada vez mais uma postura preventiva para evitar fraudes ou no mínimo, detecta-las no inicio. Essa é uma das conclusões de pesquisa da Consultoria Deloitte Touche Tohmatsu. Das 1.642 companhias ouvidas, 80% realizam auditoria interna. Em levantamento parecido, realizado no ano passado, esse número ficava abaixo de 60%. Seria uma resposta das empresas ao aumento das fraude? Nada Disso. Não temos nada que indique aumentos das fraudes, Isso é consequência da globalização, nos países desenvolvidos há muito tempo as empresas realizam auditoria interna, não apenas para se prevenirem contra a fraude, mas também para monitorarem seu processos em busca de melhorias."
As teorias compravam que a aplicação de controles internos contribuem
para a redução das fraudes e auxilia a empresa no processo de melhoria
continua, pois se o seu papel é investigar os processos de forma independente,
mesmo fazendo parte de uma empresa, quem melhor para indicar possíveis
falhas ou mesmo realizar um voto de ajuste dos processos.
Em pesquisa realizada pela KPMG Forensic Service, e divulgada por
ORIÁ FILHO (2011), relativo a fraude no Brasil, apurou-se que as ocorrência em
sua maioria foram descobertas através de práticas de controles internos, na
mesma pesquisa também foi apurada quais os principais planos que deveriam
ser aplicados para mitigar a fraude, a grande maioria respondeu que o principal
investimento seria em melhorias de controles internos.
36
As tabelas abaixo demonstram os resultados obtidos pela pesquisa.
Formas de se descobrir ou constatar a fraude
Descrição 2000 2002 2004 2009
Controles internos 32% 51% 52% 25%
Auditoria interna / revisão interna 20% 34% 39% 19%
Informação de funcionários 12% 22% 29% 24%
Informação de terceiros 12% 29% 27% 22%
Investigação especial 11% 22% 18% 15%
Denúncia ou informações anônimas 7% 13% 12% 21%
Coincidência ou acaso 3% 8% 9% 6%
Auditoria externa 1% 2% 2% 2%
Outros 2% 3% 1% --- Fonte: KPMG
Planos para diminuição da possibilidade de fraude
Descrição 2000 2002 2004 2009
Melhoria dos controles internos 93% 84% 84% 93%
Elaboração de um manual de conduta profissional 31% 35% 46% 57%
Treinamento de pessoal 31% 38% 42% 50%
Aumento do orçamento da auditoria interna 24% 27% 34% 24%
Investigações especiais 32% 29% 30% 34%
Sensibilização gerencial 38% 26% 27% 31%
Rodízio de pessoal 23% 14% 14% 12% Fonte: KPMG
37
3.2. Principais modelos para avaliação dos controles internos
Com as práticas de controles internos cada vez mais eficientes e seus
constantes aperfeiçoamentos, CHING (2005), apresenta em seus estudos os
seguintes modelos para avaliação dos controles internos:
Ø COSO
Em 1992, o Committee of Sponsoring Organization of the Treadway
Commission - COSO (Comitê das Organizações Patrocinadoras) desenvolveu
um modelo para a avaliação dos controles internos. Este modelo tem sido
adotado e geralmente aceito como estrutura para os controles internos das
organizações que o utilizam para medir a eficiência dos sistemas de controles
internos.
As diretrizes do COSO, publicadas em 1991, não se referem
explicitamente aos controles e procedimentos de divulgação. Ao contrário, a
estrutura descrita pelo COSO é mais abrangente, incluindo tanto os controles e
procedimentos de divulgação quanto aos controles e procedimentos internos
para a emissão de relatórios financeiros.
Na estrutura do COSO os controles internos estão divididos em cinco
componentes inter-relacionados:
a) ambiente de controle: abrange toda a estrutura de controles internos – é o
universo no qual todos os outros elementos existem. O ambiente de controle
inclui conceitos como conduta, atitude, consciência, competência e estilo.
Grande parte de sua força é extraída da conduta estabelecida pelo conselho de
administração e pelos executivos da companhia;
b) avaliação de riscos: envolve a identificação e a análise pela administração
38
dos riscos mais relevantes para a realização dos objetivos do negócio. No
decorrer de uma avaliação de riscos, cada objetivo operacional, do nível mais
alto (como “dirigir uma companhia lucrativa”) ao mais baixo (como “salvaguardar
caixa”), é documentado e, cada risco que possa prejudicar ou impedir a
realização do objetivo é identificado e priorizado;
c) atividades de controle: são desenvolvidas para direcionar especificamente
cada objetivo de controle, visando atenuar os riscos identificados anteriormente.
As atividades de controle são políticas, procedimentos e práticas adotadas pela
empresa para assegurar que os objetivos operacionais sejam realizados e as
estratégias para atenuar riscos executados;
d) informação e comunicação: fornece suporte aos controles internos,
transmitindo diretrizes do nível da administração para os funcionários, em um
formato e uma estrutura de tempo que permita aos funcionários executarem
suas atividades de controle com eficácia. O processo também poderia percorrer
o caminho inverso, partindo dos níveis mais baixos da companhia para a
administração e para o Conselho de Administração, transmitindo as informações
sobre os resultados, as deficiências e as questões geradas;
e) monitoramento: é o processo para estimar e avaliar a qualidade dos controles
internos durante avaliações contínuas e especiais. O monitoramento pode incluir
tanto a supervisão interna quanto externa dos controles internos pela
administração, pelos funcionários ou, pelas partes externas.
Ø CoCo
Modelo de controle interno desenvolvido pelo Criteria of Control
Committee of Canadian Institute of Chartered Accountants (Critérios de
Controles do Instituto de Contadores do Canadá). Diferentemente do modelo do
COSO, o modelo do CoCo concentra-se nos valores comportamentais como a
39
base fundamental para os controles internos de uma companhia, e não na
estrutura e nos procedimentos de controle.
Para o CoCo, os seguintes aspectos devem ser considerados na
elaboração de um sistema de controle interno:
a) objetivo - para alcançar os objetivos da organização as políticas,
procedimentos e práticas devem ser estabelecidas, divulgadas e respeitadas por
toda a companhia;
b) compromisso - os valores éticos devem ser estabelecidos, divulgados e
praticados por toda a companhia;
c) potencialidade - os colaboradores devem possuir conhecimento, habilidades
e as ferramentas necessárias para suportar a realização dos objetivos da
organização;
d) monitoração e aprendizagem - os ambientes externos e internos devem ser
monitorados para que seja possível identificar a necessidade de reavaliar os
objetivos ou os controles da organização.
Ø Turnbull Report
O Institute of Chartered Accountants in England and Wale - ICAEW
(Instituto de Contabilistas Certificados da Inglaterra) publicou o Código
Combinado de Governança Corporativa, denominado Turnbull Report. As
diretrizes do guia de orientação dos controles internos no Código Combinado
têm a aprovação da Bolsa de Valores de Londres.
Esse modelo recomenda a adoção de um adequado sistema de controle
interno baseado nos riscos do negócio. A gestão apenas dos controles internos
financeiros é insuficiente para uma adequada estrutura de controle interno.
40
Devem ser verificados também os riscos relativos à proteção dos ativos e dos
acionistas para o desenvolvimento de um ambiente de negócio de sucesso.
A estrutura dos controles internos de uma companhia possui papel
fundamental no gerenciamento dos riscos que são significativos aos objetivos do
negócio. Conforme o guia de orientação, o sistema de controle interno da
companhia deve:
a) ser alinhado às operações e não ser tratado como uma iniciativa isolada;
b) ser capaz de identificar os riscos dentro e fora da empresa;
c) permitir a cada empresa aplicar o sistema de uma maneira apropriada e
relacionada a seus riscos.
O gerenciamento do risco do negócio mencionado no Turnbull Report
também é apropriado para pequenas companhias que, através da adoção do
código de governança, conseguem manter a capitalização dos recursos. O
gerenciamento dos riscos ajuda a legitimar e a fundamentar os processos que
garantem a continuidade dos negócios.
Ø King Report
O King Report, expedido pelo King Committee on Corporate Governance
(Comitê de Governança Corporativa da África do Sul) (Deloitte Touche
Tohmatsu, 2001) foi desenvolvido com o objetivo de estabelecer e desenvolver
altos padrões de governança corporativa na África do Sul. O King Report
ultrapassa os aspectos financeiros e reguladores usuais da governança
corporativa, direcionando também as questões sociais, éticas e ambientais.
De acordo com esse modelo, o sistema de controle interno deve ser
estabelecido pelos gestores visando à diminuição dos riscos e o alcance dos
41
objetivos da companhia. É de responsabilidade dos gestores definirem os riscos
desejados para a companhia, operacionalmente e em outros aspectos. Os
gestores devem determinar o nível de risco prevendo o crescimento nas
oportunidades para a companhia e seus acionistas.
Os modelos abordados acima têm como base o gerenciamento de risco,
com foco na continuidade das atividades das empresas. Os modelos não
abordam apenas o quesito financeiro das empresas, mas também seus
processos, responsabilidades, gestão e aprendizagem. Dos modelos abordados
destaca-se o COSO que tem como premissas eficiência e eficácia das
operações, confiabilidade e cumprimento das leis e regulamentos. O COSO
também se preocupa e simplificar processos, para o alcance dos objetivos da
empresa, logo fundamenta o assunto abordado que a aplicação de controles
internos colabora significadamente para a diminuição das fraudes e aquisição
de vantagem competitiva no mercado.
A seguir será apresentado o Estudo de caso da empresa General Electric
do Brasil, onde foi aplicado um dos modelos aplicados neste capitulo.
42
CAPÍTULO IV
ESTUDO DE CASO
4.1. Estudo de caso General Electric do Brasil - GE
Será apresentado na íntegra a pesquisa realizada por CHING (2005), na
empresa General Electric do Brasil - GE, que teve por objetivo verificar o modelo
de controles internos praticados, tendo como base os modelos estudados.
4.2. Apresentação da empresa
Os negócios da GE Brasil estão divididos em 11 unidades de negócios,
sendo: GE Transportation, GE Commercial Finance, GE Insurance, GE
Equipment Services, GE Consumer & Industrial, GE Consumer Finance, GE
Healthcare, GE Advanced Materials, GE Energy, GE Infrastructure e NBC.
A GE foi uma das primeiras multinacionais a investir no Brasil, iniciando
oficialmente suas operações em 1914. Em 1919, através do negócio de
lâmpadas, a GE iniciou suas operações no Rio de Janeiro, onde começou a
produzir lâmpadas em uma fábrica inaugurada dois anos depois. Em 1956,
com o crescimento do sistema de transporte no Brasil, a GE iniciou em São
Paulo as operações de serviços de engenharia e manutenção de
equipamentos ferroviários, principalmente para atender as locomotivas
importadas da GE que estavam em operação no Brasil. Além de investimentos
diretos, a GE Brasil também formou alianças estratégicas, joint ventures e
aquisições para consolidar a sua presença na região. Alguns exemplos de
parcerias de sucesso são: GE Dako, GEVISA e GE Celma.
Em 2004, o lucro da GE Corporate foi de $ 16,6 bilhões de dólares. A
43
companhia teve um aumento de 14% nas suas vendas em relação ao ano
anterior, somando mundialmente $ 152.4 bilhões de dólares de vendas anuais
em 2004. No mesmo período, o Brasil obteve $ 1,6 bilhão de dólares de
vendas.
4.3. Estrutura do Controle Interno na GE Brasil
Antes da vigência da Lei Sarbanes-Oxley, a GE Brasil possuía uma
estrutura de controle interno com a finalidade de preservar ativo, monitorar os
controles, avaliar os riscos e oferecer informações fidedignas aos acionistas.
Com o advento da Lei Sarbanes-Oxley, a GE Brasil escolheu o modelo do
COSO. A principal mudança foi o enfoque da auditoria dos controles internos,
que passou a ser baseada nestes padrões.
Em conformidade com a sessão 302 desta lei, a empresa já adotava
como procedimento interno carta de representação, em que o chefe executivo
e responsável financeiro de cada negócio assumia a responsabilidade sobre
os dados reportados. Todos os negócios têm a obrigação de enviar essa carta
de representação ao departamento corporativo, que é o responsável por
consolidar os dados e procedimentos da companhia. A KMPG é a auditoria
independente responsável por auditar e emitir o parecer de avaliação dos
controles internos da empresa. Este parecer é publicado juntamente com a
carta de representação que é assinada pelo seu presidente e diretor
financeiro.
4.4. Análise documental relativa à estrutura de controle interno
Para esta atividade, varias apostilas e relatórios internos da GE foram
examinados e encontram-se descritos nas referências do presente artigo.
44
a) Ambiente de Controle
Com a finalidade de prezar a liderança e qualidade da empresa, a General
Electric Brasil tem como filosofia de ética a integridade de todos os envolvidos
com as operações da empresa (fornecedores, clientes, empregados e
prestadores de serviços), para que, desta forma, as informações sejam exatas
e consistentes para atender à legislação, clientes e investidores.
O código de conduta é denominado Integrit; nele as políticas de
integridade, regras e penalidades estão bem definidas. Todos os funcionários
e contratados recebem treinamento sobre as regras de integridade. Todas as
políticas estão disponibilizadas no site da GE Brasil e em livros que são
distribuídos internamente. Auditorias de conformidade são realizadas com
frequência pelo grupo de auditoria interna.
b) Avaliação de Riscos
O conceito de risco abrange toda a circunstância, evento ou fator que
possa impedir que o negócio alcance seu objetivo. Na avaliação dos riscos são
definidas as áreas de exposição dos processos operacionais. Especificamente
na área contábil são tomadas diversas decisões para minimizar os riscos de
registros das transações, são estabelecidos procedimentos padronizados
denominados General Account Procedures – GAP (procedimentos gerais de
contabilidade), que são baseados nas regras do USGAAP (princípios
contábeis norte-americanos). Estes procedimentos são divulgados na intranet
e abrangem os conceitos e utilização de cada conta, procedimentos gerais de
registro e as regras para as demonstrações anuais.
Visando à diminuição dos riscos e exposição a contingências legais e
fiscais pela não obediência aos preceitos locais vigentes, a GE Brasil
estabelece que os procedimentos financeiros e contábeis devem respeitar e
45
seguir os padrões determinados pela legislação local e pelos órgãos
reguladores nacionais e internacionais.
c)Atividades de Controle
As atividades de controle ocorrem dentro da organização, em todos os
níveis e em todas as funções. Podem incluir aprovações, autorizações,
verificações, reconciliações, revisões do desempenho operacional, segurança
dos ativos e segregação de funções. Para atender às exigências impostas pela
Lei Sarbanes-Oxley, todos os processos operacionais (contas a receber,
contas a pagar, aprovações etc.) foram mapeados através de fluxogramas, que
demonstram as linhas de responsabilidade de todos os envolvidos nos
processos.
Existe uma grande preocupação com a segurança de informações dos
sistemas de informática utilizados pela GE Brasil, e por tal motivo, a área de
tecnologia da informação determina os controles de acessos, considerando o
perfil dos usuários. São desenvolvidos projetos de conscientização e
importância da segurança dos dados, para que todos os usuários possam
colaborar com a diminuição destes riscos.
A General Electric Brasil tem enfoque para os processos de
controladoria, análises e segurança de informações. Alguns processos são
adotados para se ter maior eficiência e controle, como por exemplo:
a) relatórios financeiros - com o intuito de verificar o progresso de todos os
negócios da GE Brasil, a General Electric Company faz análises trimestrais
dos dados financeiros de todos os seus negócios. Todas as regras, normas,
procedimentos e prazos de entrega dos relatórios são ditados pelo Corporate
americano, que fica localizado em Fairfield - US. Para controlar e analisar
todos os negócios, os relatórios gerenciais são reportados no mesmo padrão,
46
por todos os negócios no mundo. Todas as análises quantitativas são feitas a
partir do balanço consolidado enviado por cada negócio. Qualquer variação
superior a 5% em relação à estimativa anual, com o mesmo período nos anos
anteriores ou ainda em relação ao trimestre anterior, é questionada aos
diretores responsáveis, para verificar se existe alguma falha no processo ou
inconsistência nos relatórios gerenciais.
b) controllership e finance council - os financeiros da região se reúnem
trimestralmente para discutir procedimentos, regras, pontos de auditoria,
possibilidades de melhorias etc. Esta troca de experiência auxilia na redução
dos erros e ampliação dos conhecimentos dos executivos.
c) pre closing – em meados de outubro, todos os negócios têm que apresentar
para o controller mundial a expectativa do que será o fechamento anual, os
riscos e os problemas de controladoria;
d) corporate audit staff – o CAS é o corpo de auditores responsável pelos
processos de auditoria interna na General Electric Brasil.
São efetuadas avaliações das deficiências e fragilidades dos controles,
procedimentos e processos seguidos pelo departamento auditado, para avaliar
se tudo está sendo cumprido de acordo com as regras e padrões
estabelecidos pela GE Company e pelas imposições previstas pela Lei
Sarbanes-Oxley. Internamente, o monitoramento dos controles internos é feito
pelo Corporate Audit Staff (CAS), que é o time de auditores internos da
General Electric Brasil. São exigidos, dos auditores do CAS, conhecimentos
ou experiências em finanças, indústria, engenharia, informática, programas de
qualidade etc. Os auditores são treinados durante dois anos e todos os
trabalhos realizados são validados por superiores.
47
4.5. Análise do pesquisador
Com base nesses dados analisados, verificou-se que a General Electric
Brasil tornou- se mais eficiente operacionalmente, pois conseguiu reduzir os
pontos de auditoria no decorrer do período. Porém, verificou-se que a divisão
GE Healthcare foi responsável pela maioria dos pontos de auditoria em aberto.
O principal motivo das falhas é a grande rotatividade do seu pessoal de
finanças. Duas sugestões são formuladas: consolidação da equipe de
controladoria desta divisão e um foco na melhoria dos processos dessa
divisão. Essa divisão é de grande representatividade para a corporação e
melhoraria a eficiência operacional da General Electric Brasil como um todo.
48
CONCLUSÃO
A contribuição dos controles internos aplicados nas empresas com o
propósito de diminuir os casos de fraudes, melhorar seus processos e adquirir
vantagem competitiva são evidentes no mercado atual, este estudo teve o
propósito de justifica esta afirmativa do mercado globalizado.
Com base nas teorias abordadas, nas opiniões dos especialistas foi
possível verificar a importância dos controles internos nas empresas. O fato
não é novo vem de longa data, porém tem ganhado força com a descoberta
dos gestores. Uma ferramenta de gestão que se bem empregada pode otimizar
processos e se consolidar em vantagem competitiva para a empresa, conforme
pôde ser verificado no estudo de caso apresentado, onde a empresa abordada
obteve melhoria de seus processos após a aplicação dos modelos de controles
internos.
De todo fato ruim para a empresa, no caso a fraude, deve ser tirado
uma lição de aprendizagem, e essa aprendizagem é o que está fundamentado
hoje, a utilização dos métodos de controles internos como ferramenta
essencial para garantir a perpetuidade da empresa.
Diante do estudo realizado foi possível responder ao problema
inicialmente levantado. Os controles internos podem contribuir para a
diminuição dos riscos de fraudes nas organizações?
Conclui-se que as práticas de controles internos não apenas contribuem
para a diminuição das fraudes como também contribuem diretamente para
melhoria continua dos processos internos das organizações.
49
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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50
PEREIRA. Marcos Augusto Assi. Controles internos e cultura organizacional: como consolidar a confiança na gestão dos negócios. São Paulo: Saint Paul Editora, 2009. RASMUSSEN, U. W. Desvios, desfalques e fraudes nas transações de compras nas empresa: uma análise tradicional da aplicação dos controle internos na atividade de administração de materiais. São Paulo: Aduaneiras, 1998. SOUZA. Luciana Cruz. A importância da Auditoria na prevenção e detecção de fraudes nas organizações. 2009. Monografia apresentada à titulo de pós-graduação da faculdade Cândido Mendes.
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