Documentos bsicosen la empresa privada I 07

En esta Unidad aprenders a:

Identificar los modelos de documentosinternos utilizados por lasorganizaciones.

Saber cules son los modelosde documentos externos quems comnmente utilizanlas empresas.

Disear y redactar esos documentos.

Analizar y valorar los escritosy documentos teniendoen cuenta su formato y redaccin.

Aplicar las normas y trminos precisosen la confeccin y redaccinde los documentos que forman partede esta Unidad.

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1

Los principales documentos de que se sirve la empresapara llevar a cabo las comunicaciones en su mbitointerno son:

Convocatoria. Acta. Autorizacin. Avisos y anuncios. Boletines y revistas. Memoria de actividades. Nota interna. Solicitud (como modelo de instancia normalizado).

A. Convocatoria

En una primera acepcin, es el documento por el cual secita de forma oficial a un grupo de personas para trataren un lugar determinado los temas que figuran en la pro-pia convocatoria. En una segunda, es la publicacin odifusin de notas informativas de inters general quehacen las empresas entre sus empleados, tales como con-vocatorias para puestos de trabajo o para la formacin.

La convocatoria puede darse en el propio ncleo de laempresa, es decir, tener como destinatarios a determi-nados cargos o empleados por ejemplo, una convoca-toria a una reunin de jefes de departamento o bientener proyeccin hacia el exterior como cuando unasociedad annima convoca a sus socios (Fig. 7.1).

B. Acta

El acta es el documento por el que se da fe de lo suce-dido en las reuniones convocadas con carcter oficial,as como de los acuerdos tomados en ellas.

La colocacin de las anotaciones o registros se har pre-cisamente siguiendo el Orden del da, que ha de figuraren la convocatoria de la reunin.

El responsable de dar fe de este documento es el secre-tario, por medio de su firma. Tambin firman los restan-tes miembros que conforman el rgano rector que con-voca la reunin.

Las actas quedan inscritas en el libro de registro habili-tado para tal fin y que es conocido como Libro de actas.Este libro debe ir diligenciado, que es una indicacin quefigura en su primera hoja citando que se trata de unlibro de actas perteneciente a una determinada organi-

zacin, asociacin, fundacin, etc., y foliado, es decir,las hojas han de ir numeradas correlativamente. No obs-tante y debido a la utilizacin de programas informti-cos, las actas podrn confeccionarse en hojas separadasque, numeradas correlativamente, son luego encuader-nadas para conformar el Libro de actas.

El acta se divide en las siguientes partes: inicio, conte-nido y final.

Inicio. Consta de tres bloques:El primero comienza citando la localidad donde secelebra la reunin, la fecha, la hora y el lugar (salade conferencias, auditorio, sala de cine), y elnombre de la sociedad, organizacin o fundacinque se rene.En un segundo bloque se relacionan los asistentes yausentes, si hubiese, indicando su cargo dentro dela organizacin a la que representan. Se comienzapor el cargo de mayor responsabilidad para ir decre-ciendo en orden jerrquico. Cuando la redaccin sehace de forma manuscrita, la relacin de los asis-tentes y ausentes figura en el margen izquierdo,separada del cuerpo del acta por una lnea divisoriasiguiendo la costumbre mercantil. Ahora bien, si seconfecciona este documento utilizando un medio

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

Documentos internos7.1

Fig. 7.1. Ejemplo de convocatoriapublicada en el Boletn Oficialdel Registro Mercantil.

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7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

Fig 7.2. Ejemplo de la distribucin de las partes que forman un acta manuscrita.

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LocalidadRelacin deasistentes yno asistentes

as comosu cargo

Fecha Hora Lugar

Razn social

Orden del da

1.

2.

3.

4.

Relacin detallada de las deliberacionesy acuerdos tomados

1.

2.

3.

4.

5

Frase protocolaria que hace referenciaal levantamiento del acta

INICIO

CONTENIDO

FINAL

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

Fig 7.3. Distribucin de un acta informatizada correspondiente a una sociedad annima.

Acta de la Junta General Ordinaria de Accionistasde la Sociedad Mercantil La Industria, S.A.

En [localidad], a [fecha] y en el domicilio social de la compaa mercantil sita en [ctese clase de vapblica y nmero], siendo las ____ horas se celebra Junta [General Ordinaria / Extraordinaria] con asis-tencia de los socios que se relacionan:

[Relacin nominal de socios, nmero de acciones y porcentaje de participacin]

Y actuando como Presidente D./Da. ........................................................................................................................,Presidente del Consejo de Administraciny como Secretario D./Da. ............................................................................................................................................,Secretario/a del Consejo de Administracin,se pasa a dar lectura del Orden del da [se escribe el Orden del da que figura en la convocatoria]

Abierta la sesin por el Sr. Presidente se pasa a deliberar los asuntos relacionados en el Orden del da[a continuacin se redactan los temas debatidos].

Se adoptan por [unanimidad o votos a favor y en contra] los siguientes acuerdos:

1.

2.

3.4.

Se suspende por unos momentos la sesin para proceder a la redaccin de la presente Acta, que ledapor el Secretario de la Junta, constituida de nuevo, es aprobada por unanimidad de los asistentes.

Y al no haber ms asuntos que tratar, se levanta la sesin a las ____ horas en el lugar y fecha arribamencionados.

V.B. V.B.EL PRESIDENTE EL ADMINISTRADOR

Fdo.: .......................................... Fdo.: ..........................................

INICIO

CONTENIDO

FINAL

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informtico, esa distribucin vara, ya que la rela-cin de asistentes y ausentes pasa a formar partedel propio cuerpo del acta. El resto sigue la distri-bucin normal (Fig. 7.2 y Fig. 7.3).A continuacin, y ya dentro del tercer bloque, figurael Orden del da, que es la relacin ordenada de lostemas que se van a tratar o deliberar y fiel reflejodel que aparece en la convocatoria de la reuninque origina el acta. Los temas que se tratan estncolocados en orden, de mayor a menor importancia.Si es una primera reunin, el ltimo punto es el dela lectura y aprobacin, si procede, de ese acta. Siste obedece a sucesivas reuniones, este puntopuede aparecer bien el primero, haciendo referenciaa la aprobacin del acta de la reunin inmediata-mente anterior, o bien en el ltimo punto, para quesea aprobado en la misma reunin, si procede.

Contenido. En este apartado se recogern de formaordenada las deliberaciones que afectan a los temastratados, as como las de los acuerdos tomados; endefinitiva, refleja el desarrollo de la reunin.

Final. Este ltimo apartado comienza con lasiguiente frase: No habiendo ms asuntos que tra-tar se levanta la sesin a las horas minutos horasdel da de la fecha. A continuacin, figurarn lasantefirmas y firmas del secretario, o bien la delcargo que convoca la reunin, as como las de losdems cargos directivos. Si la organizacin oempresa contemplase la figura del presidente ensus estatutos, ste dar el visto bueno (V B) alacta con su firma, que, por regla general, estam-par al margen izquierdo.

C. Autorizacin

La autorizacin surge, en la mayora de los casos, comorespuesta a la peticin o solicitud que hace un emple-ado a un superior. Tambin puede obedecer a otros moti-vos, como los originados en el propio seno de la empresapara autorizar al empleado a realizar una determinadalabor.

No existe un formato normalizado para esta clase dedocumento interno. As que la simple observacin de cri-terios de claridad, brevedad, concisin y racionalizacinsern ms que suficientes para cumplir con su objetivo.La Figura 7.4 muestra un modelo de autorizacin.

D. Avisos y anuncios

Los avisos y anuncios son informaciones o noticias decarcter general que afectan a la organizacin y, portanto, al personal de la empresa.

Su lugar de colocacin es el tabln de anuncios. Al igualque ocurre con las autorizaciones, no existe un modeloconcreto y bastar con la observacin que se haca parael documento anterior en cuanto a su confeccin. En laFigura 7.5 tienes un ejemplo de aviso.

Es recomendable cambiar cada cierto periodo de tiempo(de 20 a 30 das, por ejemplo) el formato de los avisos,incluso de color, para as no acostumbrarse a ver un ele-mento fijo en el tabln; y retirarlos cuando stos hayanvencido o estn pasados de fecha.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

C o m e n s aA U T O R I Z A C I N

Se autoriza al empleado/a D./Da .......................................................................................................................... a:

Ausentarse durante das en las fechas: al

Ausentarse durante das en las fechas: al

Otros:..........................................................................................................................................................................................................................................................................................

Autorizado por: ................................................................ Fecha:

Cargo: .............................................................................. (firma)

C o m e n s a

Fig 7.4. Autorizacin tipode una determinada empresa.

0790

dd mm aa

dd mm aa

dd mm aa

dd mm aa

E. Boletines y revistas

Su contenido suele incluir informacin de las activida-des referentes al ocio, a la cultura y a las acciones liga-das directamente con la empresa que edita la publica-cin. Por regla general se mandan confeccionar a losprofesionales de este campo, las imprentas. Su publica-cin es propia de las medianas y grandes empresas, ascomo de determinados organismos pblicos (Fig. 7.6).Es aconsejable que en el sector empresarial sean envia-das por correo a los trabajadores de la organizacin.

F. Memoria

Son documentos editados generalmente por medianas ygrandes empresas, organizaciones altruistas, fundacio-nes o instituciones pblicas donde se reflejan los datosy actividades principales llevadas a cabo por esa organi-zacin durante un determinado periodo de tiempo, quegeneralmente es un ao (Fig. 7.7).

Su contenido y estructura variar dependiendo de la acti-vidad empresarial o econmica que desarrolle la organi-zacin, aunque por regla general suelen comenzar conun saludo del presidente, director general o mximomandatario, para, a continuacin, realizar una exposi-cin dividida por captulos que versar sobre los datosms relevantes acordes a la actividad de la empresa

(informes de auditora, financieros, situacin patrimo-nial, medios humanos y materiales, productividad, finesalcanzados, actividades realizadas, etctera).

No hay que confundir este documento con la Memoria,un documento que forma parte del Libro de cuentasanuales y que estn obligadas a confeccionar las perso-nas fsicas y jurdicas que llevan sus anotaciones conta-bles segn lo indicado por el Cdigo de Comercio.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

Fig 7.6. Portadas de la revista Ambienta, publicada por el Ministerio de Medio Ambiente.

AVISO Se va a colocar una BARRERA LEVADIZA en elACCESO ESTE de la fbrica durante los das 26 Y27 del presente mes de mayo.Aquellos trabajadores que se desplacen con suvehculo propio harn su ENTRADA y SALIDA a lasinstalaciones por la PUERTA NORTE (entrada demercancas) durante los das citados.

LA DIRECCIN(SELLO)

Fig 7.5. Aviso o anuncio de mbito interno.

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G. Nota interna

La finalidad de este documento es que los diferentesdepartamentos, secciones o negociados pertenecientesa una empresa se comuniquen entre s las incidencias,peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitiruna nota interior por cada uno de los temas.

Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota inte-rior, escribiendo a mano palabras tales como gracias,muchas gracias, un abrazo (Fig. 7.8).

Las partes de que consta la nota interior son inicio, con-tenido y final.

Inicio. En esta primera parte figuran: El nombre o razn social de la empresa. La fecha de confeccin en formato largo o

corto. La palabra DE: para, a continuacin, escribir

el nombre y/o cargo de la persona y departa-mento o seccin al que pertenece quien emitela nota.

La palabra A: para, seguidamente, escribir elnombre y/o cargo de la persona y departa-mento o seccin al que pertenece quien ha derecibir la comunicacin.

La palabra Asunto:, que consiste en un resu-men del motivo que origina el documento.

Contenido. En este espacio se especifica el motivopor el que se escribe la nota interior. Su redaccines breve y concisa, con una exposicin directa.

Final. En este apartado figura la firma de la per-sona que enva el mensaje. No aparecer la ante-firma, pues ya figura en el apartado DE:.

H. Solicitud

Esta clase de documento, encuadrado dentro de lascomunicaciones internas de la empresa sin proyeccin alexterior, obedece al modelo de impreso utilizado por elpersonal para realizar determinadas peticiones formula-das a sus superiores.

No existe un modelo predefinido o establecido para estesingular tipo de solicitudes, por lo que cada empresadisear un modelo adecundolo a sus necesidades orga-nizativas, siendo el ms idneo aqul que cubra unamplio espectro de peticiones (Fig. 7.9).

Los motivos por los que se utiliza este documento son ml-tiples: desde la peticin de un periodo vacacional hastasolicitar un cambio de destino en el puesto de trabajo,pasando, por ejemplo, por una demanda de la expedicinde un certificado emitido por la empresa. Independiente-mente del fondo y forma de este documento, necesaria-mente han de figurar la fecha y la firma del solicitante.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

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Fig 7.7. Cubierta de una memoria y una hoja del interior.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

Fig 7.8. Ejemplo de una nota interior.

erreQUEerreFecha: 07.04.08

DE: Jefe del Departamento de Mrkentig

A: Jefa del Departamento de Contabilidad

Asunto: Peticin de extracto de cuenta

Te ruego que, con la mayor brevedad posible, me remi-tas extracto de cuenta desde el 1 de enero hasta la fecha,de nuestro cliente Producciones Artsticas La Oka, S.A.debido a que nos ha solicitado una nueva campaa publi-citaria para la prxima temporada otoo-invierno 2008.

Por favor, me urge:

A G E N C I A D E P U B L I C I D A D

INICIO

CONTENIDO

FINAL

Fecha (formato largo o corto)

Cargo y departamento que enva la nota

Cargo o responsable del departamentoque recibe la nota interior

Resumen del contenido

Firma o rbrica del emisor

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7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.1 Documentos internos

0794Fig 7.9. Solicitud.

DATOS DE AFILIACIN DEL EMPLEADO/AApellidos: __________________________________________________________________Nombre: ________________________ N. de empleado: _____ Antigedad: ___/___/___

(fecha de ingreso)

PERIODO VACACIONALPeriodo vacaciones. Fechas: del da ____ mes ____ al da ____ mes ____Cambio periodo vacaciones. Fecha de la anterior peticin: ___/___

(para la nueva peticin, utilcese el apartado de fechas de arriba)

AUSENCIA/PERMISOAusencia durante los das ____ ____ ____ del mes de _______________________Ausencia durante ___ horas diarias en los das ____ ____ ____ del mes de _______

MATRIMONIOFecha de celebracin: da: ____ mes: ________________________ ao: 20___

TRASLADO DE DOMICILIOEn la misma localidad. Fecha del traslado: ____ /____En diferente localidad. (para ambos casos) dd mm

OTROS (ctese el motivo)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

INDUMASAIndustrias

de la madera, S.A.

GRUPO MADERESA

SOLICITUD DE:Periodo vacacionalAusencia/PermisoMatrimonioTraslado de domicilioOtros

DEPARTAMENTO DE

FECHA

FIRMA DEL EMPLEADO/A

Fdo.: _________________

JEFE AUTORIZADO

Fdo.: _________________Enterado

(Departamento del empleado/a)

DPTO. DE PERSONALFECHA DE ENTRADA

ConcedidoDenegado V. B.

Fdo.: _________________Fecha: ________________

Los principales documentos de que se sirve la empresapara llevar a cabo las comunicaciones externas son:

Anuncios. Carta circular. Tarjetas. Invitaciones. Saludas.

A. Anuncios

Este documento ha sido tratado en esta misma Unidaddentro de las comunicaciones internas, pero a veces, laempresa, debido a su actividad, necesita publicar ciertasnoticias que interesen a sectores empresariales concretoso a determinados segmentos de poblacin, sean clientessuyos o no: pues bien, para ello emplea los anuncios.

Los motivos de su publicacin pueden ser diversos. Enalgunos casos existe obligatoriedad, como ocurre con laAdministracin Pblica para las subastas y concursos deobras y servicios. Tambin obliga a las empresas priva-das para comunicar el cambio en los tipos de inters dedeterminados depsitos de las entidades de crdito, porsentencia judicial, por una fusin, por una oferta pblicade adquisicin OPA, por una absorcin o por lamodificacin de denominacin u objeto social. Otrasveces por mera voluntariedad de la empresa emisora.

Los medios donde se insertan dichos comunicados sonlos diarios nacionales, regionales y provinciales y losboletines oficiales.

Las partes de que consta un aviso son principalmente:

Logotipo de la empresa, fundacin, organismo(si lo tuviese).

La razn social. La palabra AVISO o ANUNCIO (por regla general). Motivo o contenido que lo origina. Localidad y fecha de expedicin. Antefirma y firmado (por regla general, y no figura

la rbrica).

No existe un modelo normalizado para los anuncios enlas comunicaciones externas. El sentido comn y la est-tica son quienes guan la distribucin de las partes antesmencionadas. En la Figura 7.10 tienes dos ejemplos deanuncios. Por otra parte, se da la peculiaridad de que unanuncio puede provocar para su ampliacin publicitariala insercin de otro en los medios de comunicacin(vase la Figura 7.11).

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.2 Documentos externos

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Documentos externos7.2

Fig 7.10. Anuncios particularespublicados en el Boletn Oficialde Castilla y Len (arriba)y en el diario El Pas (abajo).

Fig 7.11. Anuncio publicadoen el diario El Pas.

B. Carta circular

La carta circular se utiliza principalmente para cubrir dosgrandes campos de comunicacin en las empresas.

El primero hace referencia al tipo de carta comercial queutilizan las organizaciones para anunciar algn evento aotras empresas o personas (clientes, proveedores, abo-nados, asociados). Los motivos ms usuales por losque se emite este tipo de circulares son para comunicarcambios de domicilio social, apertura de oficinas, lanza-miento al mercado de nuevos productos, como carta deacompaamiento o presentacin en encuestas, eventos,inauguraciones, etctera (Fig. 7.12).

El segundo gran campo obedece a las instrucciones, pro-cedimientos, rdenes o informacin especfica que sobrealgn asunto enva la organizacin a sus empleados osocios, para su conocimiento y efecto. Tambin a que lasinstituciones pblicas deseen transmitir informacin asus subordinados o administrados: inauguracin de actosculturales, organizacin de actividades o eventos(vase la Fig. 7.13) Estas circulares, para facilitar laorganizacin interna de la empresa que las emite, sue-len ir numeradas correlativamente. La tirada (el nmerode copias) acostumbra a ser elevada, lo que exigemedios de reproduccin adecuados. Dependiendo delmotivo que origina la circular y del destinatario, se uti-liza un papel de mayor o menor calidad.

Respecto a la redaccin y distribucin de las partes que laconforman, es perfectamente vlido lo que se estudiasobre la carta comercial en la Unidad 11, si bien, para elsegundo tipo de circulares, su presentacin es ms sobria.

C. Tarjetas

Las tarjetas se dividen en dos clases: las tarjetas devisita o de cortesa y las tarjetas comerciales o de res-puesta comercial.

Tarjetas de visita o de cortesa

Este tipo de tarjetas, de tamao pequeo y rectangular(106 cm aproximadamente) tienen varios usos, depen-diendo de si se trata de una tarjeta:

Personal. Su uso es exclusivo de particulares (per-sonas fsicas tanto de forma individual como com-binada).

Profesional. Se utilizan por el personal de empresay de actividades profesionales e industriales.

Oficial. Se utiliza para indicar el carcter oficial ocargo pblico de su titular.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.2 Documentos externos

Fig 7.12. Modelo de una carta circular. Obsrvese la particularidad en el espacio para el destinatario yel saludo. Cortesa de EMER-GfK.

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7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.2 Documentos externos

0797Fig 7.13. Modelo de una carta circular emitida por la Administracin.

Las tarjetas personales deben incluir al menos el nom-bre y dos apellidos, el domicilio completo y el telfono.

Para las tarjetas de mbito profesional, el contenido es elnombre y dos apellidos del titular, la profesin liberal queejerce o el cargo que ocupa en la empresa, el domiciliofiscal o el de la empresa, as como el nmero de telfonoo telfonos, el fax y la direccin de correo electrnico.Tambin pueden figurar la direccin y el telfono particu-lar o privado. Del mismo modo, para las actividades indus-triales figurar la razn social, la actividad, el nombre ydos apellidos y el cargo de responsabilidad que ocupa.

Las tarjetas de entorno oficial se disean para personasque desempean un cargo poltico en la Administracin(central, autonmica o local) o para aqullos cuyo trabajose relaciona con un cargo o funcin destacado en ella.

Existen en el mercado tarjetas parecidas a las de crditoque pueden incluir la foto del titular, de la empresa,

logotipos, etc., personalizables segn el gusto del usua-rio o titular (Fig. 7.14).

Tambin se comercializan tarjetas digitales, con la formaaproximada y el tamao de una tarjeta de papel, pero querealmente son un CD con una capacidad de almacena-miento de datos de hasta 50 Mb. En este tipo de tarjetasse pueden incluir la pgina web de la empresa, el cat-logo y las tarifas de los artculos que se ofertan o fotos.Tambin se usan privadamente para presentar la foto yel currculum vitae.

La tarjeta de visita ha de transmitir elegancia e impac-tar. El soporte es muy importante y se busca alguno decalidad: por ejemplo, la cartulina tipo Bristol o bienpapel marfil, apergaminado o verjurado. No hemos deolvidar que la tarjeta de visita es el primer documentoque tiene la persona a la que visitamos o nos presentan,y que probablemente no tengamos una segunda oportu-nidad para causar una buena primera impresin.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.2 Documentos externos

0798

Fig 7.14. Modelos de tarjetas profesionales. Cortesa de Casona Selgas y McGraw-Hill.

Fig 7.15. Modelo de una tarjeta comercial.

Tarjetas comerciales

Tambin son conocidas como tarjetas de respuesta comer-cial (Fig. 7.15). Estn encuadradas dentro de los produc-tos que oferta Correos, que se estudian ms adelante, enla Unidad 10. Si por el motivo de la respuesta sta ocu-pase varias hojas, la tarjeta se ve suplida por el sobre derespuesta comercial. En ambos casos, el franqueo espagado en destino, de ah sus siglas FD a continuacin delapartado postal, o bien CCRI en el mbito internacional.El remitente no necesita hacer desembolso alguno.

D. Invitaciones

Este documento surge como consecuencia de la necesi-dad de establecer un acercamiento entre el anfitrin deun acto social y los asistentes.

Esos actos son fundamentalmente de dos clases: pbli-cos, y privados o familiares.

Para los actos pblicos tenemos, por ejemplo, las invi-taciones que extienden las empresas u organizacionesque convocan eventos, congresos, seminarios, presenta-ciones o simposios. Tambin, cuando los mandatarios deinstituciones, organismos o entes pblicos cursan invi-taciones para actos sociales u oficiales (Fig. 7.16). Escostumbre empresarial y de la funcin pblica utilizar eldocumento del saluda, que se estudia a continuacincomo soporte para una invitacin a un acto.

Las invitaciones privadas o familiares estn expedidas porpersonas particulares que desean la asistencia de terce-ras personas a los actos que ellas organizan y celebran.Sobresalen en este apartado las invitaciones a bautizos,

primeras comuniones, bodas, almuerzos, cenas de gala,de puesta de largo y de peticin de mano (Fig. 7.17).

E. Saludas

Es el documento por excelencia utilizado por directivos deempresa (presidentes, directores, gerentes), por los car-gos pblicos de las entidades, organismos e institucionesoficiales, y, en definitiva, por aquellas personas, entida-des o fundaciones de cierta trascendencia en las relacio-nes profesionales y sociales para comunicar nombramien-tos, tomas de posesin, invitaciones a actos, cambios dedomicilio social, como forma de agradecimiento o en otrassituaciones de carcter anlogo, as como respuesta a otrorecibido (Fig. 7.18). Por motivos de normalizacin de los

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.2 Documentos internos

Fig 7.16. Modelo de una invitacina un acto pblico.

Fig 7.17. Modelo de una invitacin privada. Gentileza de Edit66.

0799

documentos, se escribe en papel tamao A-4 (210297mm) o A-5 (148210 cm), siendo este ltimo el msextendido en la empresa privada.

Las partes de que consta un saluda son:

Inicio. Est formado por la descripcin del cargo dela persona que emite el documento, as como por larazn social, organismo pblico u organizacin a laque pertenece. A continuacin figura la palabraSaluda. Esta parte del saluda aparece ya impresaen el propio modelo. En el supuesto de que fueseutilizado por una persona privada o que ejerce unaprofesin liberal, por ejemplo, en lugar del cargofigurar su nombre y dos apellidos. En el caso deprofesin liberal, a rengln seguido se especificadicha profesin: abogado, arquitecto, ingeniero

Contenido. En este apartado figura la persona, connombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige elsaluda para continuar con una exposicin muybreve del motivo que lo origina.

Final. Este apartado consta del nombre y dos ape-llidos de la persona que remite el saluda, as comode la frmula de despedida, que adopta una formaprotocolaria y comn para este tipo de comunica-ciones. Sirvan a modo de ejemplo las siguientes:

aprovecha gustosa esta ocasin para expresarle eltestimonio de su consideracin ms distinguida oaprovecha la ocasin para reiterarle el testimoniode su consideracin ms distinguida. Obsrveseque estas frases comienzan con minscula debido aque son continuacin de la parte que las antecede(nombre y dos apellidos del emisor). Si el emisorfigurase en el inicio, caso de los particulares o deaquellos con profesin liberal, la frase de despedidacomienza con mayscula. Tambin se debe aadirque las formas de gnero femenino o masculino setendrn en cuenta en su redaccin dependiendo deque el emisor pertenezca a uno u otro sexo. Porltimo, se finaliza el saluda haciendo figurar lalocalidad y fecha, que siempre ser en formatolargo: 12 de abril de 2007, por ejemplo.

En el saluda hay que tener presentes las siguientes con-sideraciones:

Se redacta en tercera persona. Su contenido ser breve. No se firma. Se prescinde de la direccin del destinatario. No ha de figurar el sello de la empresa u organiza-

cin.

7. Documentos bsicos en la empresa privada I7.2 Documentos externos

Fig 7.18. Modelo de un saluda de una empresa privada.

INICIO

CONTENIDO

FINAL

Descripcin del cargoy razn social

Palabra Saluda

Persona destinataria,cargo y motivo

del saluda

Persona que emiteel saluda

Protocolode la despedida,

localidady fecha

El Presidente de la Confederacinde la Marina Mercante

Saluda

a D. Brbara Texeira Palloza, directora general de ConservasPesqueras Finisterre, S.A., y se complace en comunicarle que hatomado posesin en su nuevo cargo, desde el que se ofrece tantoprofesional como personalmente.

Santiago Souto Vilaboa

aprovecha la ocasin para reiterarle el testimonio de su conside-racin ms distinguida.

A Corua, 28 de noviembre de 2007

07100

7. Documentos bsicos en la empresa privada IEjercicios propuestos

07101

Actividades de repaso

Cita cuatro documentos internos y otros cuatro externos queintervengan en las comunicaciones de la empresa.

En qu partes se divide la nota interior? Haz una breve des-cripcin de cada una.

Por qu razones se utilizan las solicitudes normalizadas?

En qu dos grandes campos se utiliza la carta circular? Rea-liza un breve comentario de cada uno de ellos.

Cules son las principales causas por las que las empresasemiten los avisos con proyeccin al exterior?

En cuntas clases se dividen las tarjetas? Explica brevementecada una.

Realiza un cuadro sinptico de las caractersticas del saluda.Describe las partes que lo componen.

7

6

5

4

3

2

1

Ejercicios prcticos

Redacta cuatro avisos que una determinada empresa coloca ensu tabln de anuncios. Has de inventar el motivo de cada unode ellos. Confeccinalos con diferente formato.

Trabajas en la empresa siguiente:

A BAIXA, S.A. Telfono: 981 541 745Avda. Oleiros, 45 15008 A CORUA Fax: 981 412 303Gerente: ..............................Antonio Moragas CarballoJefe Dpto. de Compras: ..........Pedro Camarillas CelaJefe Dpto. de Ventas: ............Andrea Cabanillas UseroJefe Dpto. de Almacn: ..........Olga Puente EspartaJefe Dpto. de Contabilidad: ....Luis Seoane Cancela

Segn estos datos, confecciona estas notas interiores:

a) Fecha: 15.02.2008. El Sr. Camarillas solicita al Sr. Seoane una rela-cin de los proveedores cuyos saldos medios superen los 1 800 .

b) Fecha: 22.02.2008. La Srta. Cabanillas desea conocer el movimientode las entradas y salidas de los siguientes artculos: Motor fuera-borda, marca Evinrude, Referencia RL 810. Bobinas, marca RebosaReferencia AJ 151150. Rodamientos, marca Acoplamientos SL, Refe-rencia A25142. La informacin es solicitada a la Srta. Puente.

c) Fecha: 17.02.2008. El Sr. Seoane enva a su solicitante la relacinpedida. sta acompaa a la nota interior.

d) Fecha: 23.02.2008. La Srta. Puente remite la informacin solici-tada por su compaera de trabajo el da 22. Al igual que la ante-rior, el detalle de los movimientos se adjunta a la propia nota.

e) Fecha 25.02.2008. La Srta. Cabanillas desea saber qu clientessuperaron la cifra de facturacin de 3 005 durante el ao ante-rior y, para ello, pide informacin al Sr. Seoane.

El gerente te pide que disees un modelo de instancia norma-lizada o solicitud tipo que recoja estas peticiones y motivos: Vacaciones. Permiso por:

matrimonio; exmenes finales y parciales;nacimiento de hijos; traslado de la vivienda habitual;hospitalizacin de un familiar.

Cursos de formacin:para promocin de los trabajadores;cursos de formacin sindical.

Con tus datos personales, rellena la solicitud diseada en elejercicio anterior solicitando las vacaciones en los periodosdel 1 al 15 de agosto y del 1 al 15 de noviembre.

Fecha de presentacin: 2 de abril. Perteneces al departamento decontabilidad y el gerente acepta tu peticin el 5 de ese mismo mes.

El gerente de A Baixa te pide que disees un modelo desaluda para la nueva directora comercial de la empresa, Clau-dia Estrada Poncela.

A la vista del saluda diseado, rellena los saludas cuyos des-tinatarios son:

Enrique Ferrant Barbeito, presidente de la CEPYME; Marina CelesteArenas, directora de la sucursal del Banco del Mediterrneo; yDiego Noales Alonso, gerente de Instrumentos y Navegacin, S.L.

El motivo de la comunicacin es informar a los destinatarios de talnombramiento. Fecha de la comunicacin: 26.05.2008.

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