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Avaliação inicial
Prova: CESPE - 2012 - ANAC - Analista Administrativo - Área 1 Uma ferramenta utilizada para desenvolver o mapeamento do processo é o organograma, que procura apresentar o processo passo a passo, ação por ação. Certo Errado O diagrama de causa e efeito é ferramenta útil à análise e à melhoria dos processos em geral. Certo Errado No processo de elaboração de indicadores de desempenho, a faixa de aceitação pode ser estabelecida por referências externas, por aperfeiçoamento ou, ainda, por calibragem embasada na experiência interna, na impossibilidade de se considerarem outras referências. Certo Errado
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Avaliação inicial
Prova: CESPE - 2012 - ANAC - Analista Administrativo - Área 1 O SIPOC (supliers, inputs, process, outputs, constumers) é uma notação que utiliza fluxogramas com raias, com conceitos similares ao BPMN. Certo Errado Um processo, que deve ser planejado para agregar valor, pode ser definido como um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam entradas (insumos) em saídas (produtos). Certo Errado
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O que é um processo?
Processo - Conceito
É uma ordenação específica das atividades no tempo e espaço, com começo e fim identificados. (Davenport – 1994)
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Visão funcional da organização Visão por processos da organização
O que é um processo?
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Diferenças
• Harmonização das inter-relações entre as áreas
• Comunicação oportuna
• Autoridade para quem age
• Fluxo de processos compatível com as necessidades dos clientes
• Ciclos de processos menores e integrados
• Eliminação de processos que não agregam valor
• Pessoas realizando processos de forma estruturada
• Forte viés hierárquico/ funcional
• Ausência do fluxo integrado
• Não permite o fluxo transversal (efeito “silo” ou “chaminé”)
• Permite “zonas cinzentas” na relação inter-funcional
• Pouca, ou nenhuma, orientação ao cliente
• Tempos de ciclos de processos muito longos
• Pessoas realizam seus trabalhos “olhando para o umbigo”
• Existência de processos inúteis, sem serem questionados 6
A estrutura funcional tem limitações
Ela não atende às necessidades das organizações de ...
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A visão por processos e a estrutura organizacional
7
• A proposta não é o abandono, nem tampouco uma mudança radical na estrutura funcional convencional, mas sim conhecer e melhorar os processos de trabalho, para que haja melhor compatibilidade com a estrutura organizacional
Diretoria 3
Gerência 5 Gerência 1
Diretoria 1
Presidência
Diretoria 2
Gerência 2 Gerência 4 Gerência 3
Estrutura Organizacional
Processos de Negócio
Zonas de Conflitos
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Processos
Classificação dos Processos
Sub-Processos
Atividades
FORNECEDOR EMPRESA MERCADO insumos produtos/serviços
MACROPROCESSO
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MACROPROCESSO Grandes conjuntos de a.vidades pelos quais a organização cumpre a sua missão, gerando valor. Correspondem às funções da organização que devem estar alinhadas aos obje.vos de suas unidades organizacionais.
PROCESSO Seqüência de a.vidades que recebe entradas, agrega-‐lhes valor e as transforma em resultados. Têm início e fim bem determinados, numa sucessão clara e lógica de ações interdependentes que geram resultados.
SUBPROCESSO Processos em um nível maior de detalhamento, que demonstram os fluxos de trabalho e a.vidades seqüenciais e interdependentes, necessárias e suficientes para a execução de cada processo da organização
9
Classificação dos Processos
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l A Cadeia de Valor mostra as entradas e saídas que estão conectadas às áreas internas e en.dades externas à organização.
l É especialmente ú.l iden.ficar: ¢ Conexões entre processos e entre
processos e en.dades externas; ¢ Produtos e serviços gerados tanto
pelos processos como pela organização;
¢ Processos de fornecedores e clientes (internos e externos);
¢ Fronteiras dos processos (Limites); ¢ Vínculos ineficientes;
SUPRIR
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
P&D MERCADO P&D PRODUTO P&D PROCESSO
RANDON PARTICI-PAÇÕES
DIRETRIZES, ESTRATÉGIAS E INVESTIMENTOS
PESQUISAS E INFORMAÇÕES DE MERCADO
CLIENTES
PESQUISAS COTAÇÕESESPECIFICAÇÕES
DE PRODUTO
VENDER ENTRE-GAR
ASSIS-TIR
COMPRA DE PEÇAS
INSUMOS
PRODUTOS E PEÇAS
MRP/ORDENS
CO
TAÇÕ
ES ADEQUAÇÃO E NOVOS PRODUTOS
PEDIDOS E PREVISÕES DE VENDA
PROJETO DE PRODUTO
ROTEIROS DE FABRICAÇÃO
COMUNICAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE PEDIDOS
PEÇAS
GARANTIAS FORNECEDOR
CLIENTESPRODUTO ACABADO
DISTRI-BUIDORES
TREIN
AM
EN
TO
PEÇAS
GARAN
TIA
S
DISTRI-BUIDORES
CO
TAÇÕ
ES/P
ED
IDO
S/
CAP/P
EÇAS
FORNECE-DORES
ORDEM DE COMPRA/INSUMOS/GARANTIAS
FORNECEDOR PESSOAS FINANÇAS INFORMAÇÃO
SERVIÇ
OS
DIRETRIZES, METAS ANUAIS
GARANTIAS NF
PRODU-ZIR
10
Cadeia de Valor
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Cadeia de Valor
Arranjos produtivoslocais
Mapa de Relacionamento Serviço Florestal BrasileiroOrganismos
Internacionais
TIAssessoriaJurídica
BRecursos
SISNAMA
Fiscalização E2
Concessões Florestais
LicitaçãoElaboração PAOF Gestão de Contratos
Manejo Florestal Comunitário
Apoio ao manejo florestal comunitário
Mapeamento decomunidades
residentes em FP
InventárioNacional
Informações Florestais
SetorFlorestal
PortalFlorestal
ServiçoFlorestal
B
Entidades auditoras
CAuditoria de contratos C
Organizações de base
F
F
INCRA
SPU
Sociedade
AssessoriaInternacional
Apoio aColegiados
Assessoria Comunicação
Universidade, EMBRAPA, FAP, CIRAD
MMA
F
ICMBio
Gestão UC’s D
D
E2
Consultores
AEstudos
A
E1
G
G
H
H
F
G
ONG’s
K
K
FUNAI
L
L
Demandas
Informação
D
JApoio e Informação
E1
Conselho Consultivo
FNDF M
M
Orientações
Informação
I
A
Demandas
Informação
Pesquisa
E1Informação Apoio
I
AE1
G
H
J
L
AssessoriaEstratégica (Gabinete)
B
Setor Produtivo
Comunidades Locais
Organizações de base
ONG’s
Universidade
Entes Federados
Associações Empresariais
Organismos Internacionais
Desenvolvimentosustentável
das áreas deconcessão
Desenvolvimento socioeconomico de
comunidades através do
manejo florestal
Criação e disseminação de conhecimentos
Consolidação e disponibilização de informações
florestais
Ouvidoria Coordenaçãodas UR’s
Caracterização tecnológica
Desenv. TecnológicoCadeias Produtivas
Capacitação em manejo florestal
Pesquisa e DesenvolvimentoAporte de Recursos
Captação(recursos e projetos)
Apoio a projetos
Apoio à gestão florestalnos Estados
Gestão florestal em FLONAS
Fomento à atividade florestal sustentável
Finanças e Orçamento RH Logística
Delimitação Identificação Demarcação
Sistema Nacional de Informações Florestais Cadastro das Florestas Públicas ICMBio
SISNAMA
IBAMA
Conciliar uso e
conservação das florestas, valorizando-as em benefício
das gerações presentes e futuras
Gestão de florestas públicas
Construção de conhecimentos
Desenvolvimento de capacidades
Oferta de serviços especializados
Monitoramento das políticas de gestão de florestas públicas
Auditorias florestais
Gestão de Florestas Públicas
Monitoramento deContratos
Proteção de florestas públicas
e combate a ilegalidades
iINMETRO
J
K
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Tipos de Processos
Processos finalísticos
Processos de apoio
Processos de gerenciamneto
• São ligados à essência do funcionamento da organização; • São apoiados por outros processos internos; • Resultam no produto ou serviço que é recebido pelo cliente externo.
• São centrados na organização; • Viabilizam o funcionamento dos vários subsistemas da organização; • Garantem o suporte adequado aos processos finalísticos.
. Permitem a organização monitorar, controlar, o seu desempenho
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Identificação de Processos
Ordem Processos Tipo
1.
2.
3.
4.
5.
Processo de produção
Processo de Aquisição de materiais
Processo de Gestão Patrimonial
Processo de Gestão Financeira
Processo de Monitoramento & Avaliação
Finalístico
De Apoio
De Apoio
De Apoio
Gerenciamento
Seção Data Elaborado
Tipos de Processos
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Identificação de Processos Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2014 – CADE A gestão por processos compreende a seguinte hierarquia decrescente de estágios: macroprocessos, processos, operações e a.vidades. Certo Errado Prova: CESPE - 2013 - TRT - 10ª REGIÃO (DF e TO) - Técnico Judiciário - Conhecimentos Básicos
Os macroprocessos organizacionais definem como os diversos projetos distribuídos pela estrutura da organização consolidarão a interação entre a organização e seus mercados ou ambientes.
Certo Errado
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Identificação de Processos Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2013 – STF -‐ Analista Judiciário A classificação dos processos durante sua iden.ficação é importante para avaliar como eles impactam nos resultados da organização. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ ANS -‐ Analista Administra.vo O processo primário não entrega valor direto ao cliente, mas apenas agrega valor aos colaboradores que lidam com clientes. Certo Errado
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Identificação de Processos Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2014 -‐ ICMBIO -‐ Técnico Administra.vo Nas organizações públicas, os processos de atendimento ao cidadão são considerados de apoio. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 Macroprocessos são grandes conjuntos de a.vidades por meio das quais a organização cumpre a sua missão, gerando valor para o cliente. Correspondem às grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas todas as suas unidades internas e descentralizadas. Certo Errado
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Identificação de Processos Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 Um macroprocesso engloba vários outros processos capazes de sa.sfazer às necessidades dos clientes/usuários. Esses processos podem ser classificados como finalís.cos, de apoio ou de gerenciamento. Certo Errado O mapeamento dos processos deve ser detalhado até o nível estratégico de diretorias, de modo a permi.r sua perfeita compreensão e a obtenção sa.sfatória de produtos e serviços, obje.vos e resultados dos processos. Certo Errado O mapeamento de processos envolve a iden.ficação e a visualização dos quatro elementos essenciais dos processos de trabalho, que são fornecedor, entrada, saída e cliente. Certo Errado
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( CESPE -‐ 2009 -‐ CEHAP PB). Pode-‐se conceituar um fluxograma como uma representação gráfica de uma sequência de a.vidades. Com relação a esse assunto, assinale a opção correta. a) Os fluxogramas também são conhecidos como organogramas. b) Um dos principais obje.vos dos fluxogramas é propiciar uma visão mais rápida de um processo nas suas diversas etapas. c) Um fluxograma ver.cal se presta mais à representação de ro.nas complexas. d) Os fluxogramas são padronizados para todos os .pos de empresas. padronização dos símbolos u.lizados.
Exercícios
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Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ STF -‐ Técnico Judiciário -‐ Área Administra.va Os macroprocessos, processos e subprocessos são a.vidades e(ou) tarefas que iniciam e terminam com o cliente externo, variando apenas o nível de complexidade e tamanho de cada um deles. Certo Errado
Exercícios
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Análise e Melhoria de Processos
OBJETIVOS • Apresentar uma metodologia para Análise e Melhoria de Processos (AMP). • Propiciar às organizações, condições de tratar de forma adequada seus problemas, de modo a promover uma constante melhoria de seus processos e a obtenção de uma consistente garantia da qualidade.
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Identificar Processos
• A identificação dos processos consiste em listar os processos da organização.
• Essa listagem deve ser feita de forma ampla. Posteriormente o processo será detalhado até o nível desejado.
• A abordagem de processo adota o conceito de hierarquia de processos e o seu detalhamento em níveis sucessivos. Dessa forma, os processos podem ser subdivididos em subprocessos e agrupados em macroprocessos.
• O nível de detalhe que importa é aquele mais adequado para a análise que se pretende realizar.
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Identificar Processos
Fornecedor Insumo Processo Saídas Clientes
Matriz SIPOC
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Selecionar Processos
Critérios a observar para a seleção dos processos: • impacto no cliente externo; • potencial para a obtenção de benefícios
financeiros, ou a redução de custos para a organização;
• grau de integração com o direcionamento estratégico;
• impacto na imagem externa, etc.
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Análise do Processo
Mapear o Processo Atual (AS IS)
• Fluxo do trabalho (Diagramas)
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Mapear o processo: JAD
Ex.
Ex.
XOR
XOR
Ex.
Facilitador
Clientes
Fornecedores Dono do Processo
Especialistas
26
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O Mapa de Processo
GerÍ ncia de ProduÁ„ o e Material de Apoio (GPMA) ¡ rea TÈcnica Diretoria de Insumos e ServiÁos (DIS) UAG Diretoria de Contabilidade e FinanÁas (DICOF) Secretaria de Fazenda
Secretaria de Planejamento e Gest„ o (SEPLAG) / Central de
Compras
Fornecedor
ProgramaÁ„ o Quadrimestral de AquisiÁ„ o
Identificar materiais de
consumo regular a
serem adquiridos
Definir quantitativos,
prazos e condiÁı es dos
insumos a serem
adquiridos
Emitir Pedido de AquisiÁ„ o de Material
(PAM)
Encaminhar requisiÁ„ o para
a DIS
Verificar forma de aquisiÁ„ o no processo
ou
AquisiÁ„ o por licitaÁ„ o
Realizar estimativa de
preÁos
Identificar a existÍ ncia de
recursos
Encaminhar processo para alocaÁ„ o de
recursos
AquisiÁ„ o por ata de registro de
preÁo
ou
Recursos existentes
Recursos inexistentes
Solicitar cotas ‡ SEF
Tomar providÍ ncias
ou
H· recursos N„ o h· recursos
Informar a disponibilidade orÁament· ria
Esperar disponibilidade
de recursos
Fundamentar processo e encaminhar para a UAG/
SES
Despachar processo para a Central de Compras da
SEPLAG
Realizar licitaÁ„ o e
emitir autorizaÁ„ o de
compras
Autorizar emiss„ o de
AutorizaÁ„ o de Fornecimento de Materiais
(AFM)
Emitir a AFM
Emitir ao fornecedor
nota de empenho
Tomar ciÍ ncia de empenho do
material e encaminhar ao
GPMA
Receber o processo e aguardar
entrega do material
Encaminhar o processo fÌsico
para a DIS
Receber material do fornecedor (N˙ cleo de RecepÁ„ o)
Receber nota de empenho e
a AFM
Providenciar a entrega dos produtos ‡
GPMA
Conferir o material em
conformidade com a AFM
Convocar · rea tÈcnica para
ateste e aceite
Atestar material
ou
Material recusado
Material aceito
Emitir Nota de Recebimento
(NR) e encaminhar
para o pagamento
(DICOF)
Notificar o fornecedor
Corrigir material
ou
ou
ou
ou
E
RealizaÁ„ o de Pagamento
ou
AquisiÁ„ o emergencial
ou
Solicitar ata de registro de
preÁo ‡ Central de Compras
Encaminhar o material para o
n˙ cleo de expediÁ„ o.
Informar o almoxarifado
local do recebimento do
material
ou
Material para distribuiÁ„ o
na rede
Material com destinaÁ„ o
prÈ-determinada
Receber a SolicitaÁ„ o do
Material (RequisiÁ„ o Interna) por
parte do Sub-almoxarifado
Entregar o material no sub-almoxarifado especÌfico e
emitir TransferÍ ncia
de Material (TR)
Elaborar cronograma de
distribuiÁ„ o mensal para os
sub-almoxarifados
da rede
ou
DistribuiÁ„ o de material de consumo
regular aos sub-
almoxarifados
Identificar a existência de
recursos
ou
Recursos existentes
Recursos inexistentes
Solicitar cotas à SEF
Tomar providências
ou
Há recursos Não há recursos
Informar a disponibilidade orçamentária
Esperar disponibilidade
de recursos
ou
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Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2012 -‐ TJ-‐RR -‐ Auxiliar Administra.vo O organograma é a forma de representação gráfica apropriada para mapear um processo. Certo Errado A representação de uma decisão no mapeamento de um processo é feita por um losango. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2014 -‐ ICMBIO -‐ Técnico Administra.vo Em uma organização, os processos centrais são aqueles relacionados à gestão de pessoas, que compõem o núcleo estrutural da organização. Certo Errado O mapeamento de processos por meio de fluxogramas é adequado para representar macroprocessos, mas não se aplica à representação de a.vidades. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 O mapeamento de processos da organização consiste no conhecimento e na análise dos processos e de seu relacionamento com os dados, estruturados estes relacionamentos em uma visão de baixo para cima da organização e restrita no âmbito das fronteiras de cada departamento da organização. Certo Errado
Exercícios
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Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2011 -‐ TJ-‐ES -‐ Técnico de Informá.ca -‐ Específicos As técnicas necessárias para se realizar o mapeamento de processos de negócio de uma empresa incluem, além das entrevistas e reuniões, a análise de indicadores, dos documentos e das polí.cas e a imersão em ambiente real para iden.ficar a prá.ca corrente de execução de a.vidades no dia a dia da organização. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2010 -‐ MPS -‐ Administrador Um fluxograma dentro de uma organização mostra como se faz o trabalho e analisa problemas cuja solução é companvel com o exercício de uma administração racional. Trata-‐se da representação gráfica sequencial de um trabalho, caracterizando as operações e os responsáveis pelo processo. Certo Errado
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FLUXO-CRONOGRAMAS
Processo XYZ
Áreas
Tempo
A
B
C
D
4 8 20 22 24 26 30 horas
Início
Fim
PROBLEMAS
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Fluxograma Físico - processo empréstimo pessoal cliente banco
34
Setor
Financeiro
Serviços (Talões, Cartões)
Poupança
Pessoa Física
Gerência
Geral
Pessoa Jurídica
Setor de Cobrança
Informática - Banco de Dados e Cadastro
Auto - Caixa
Caixas
Setor Cadastro
Auto - Serviços
Fluxo do Cliente Fluxo do Processo
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FLUXOGRAMA FÍSICO
35
Direção
Suprimentos
RH
Gerência Produção
Finanças
Recepção
Vendas
ESCRITÓRIOS
Almoxarifado
Supervisão Produção PCP
FÁBRICA
M1
Montagem
M2 M3 M4
M5 M5 M5 M6 M6
20
Fornecedor Cliente 1
2 18
14
12
4
7
20
23 13
24
21
16 17
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Identificar Problemas
¨ Sob a ótica da gestão pela excelência, problema é quando se reconhece que determinado objetivo, meta ou padrão, isto é, uma situação desejada como alvo, não foi ou não será alcançado.
¨ A metodologia de AMP considera um problema como ponto de partida para a melhoria de um processo imperfeito. Deve-se a partir de um problema, identificar qual o processo da organização que é responsável pelo seu aparecimento e tratar este processo.
¨ A satisfação do cliente é considerada meta prioritária de qualquer processo. No entanto, para que se possa melhorar o processo é preciso avaliar se o cliente está satisfeito ou não com os produtos e serviços que recebe.
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Métodos para Identificação de Problema
• Pesquisas / inspeções / entrevistas; • Monitoração das reclamações dos clientes; • Percepção dos servidores nos contatos
com o clientes; • Benchmarking.
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Benchmarking
• Benchmarking: consiste no processo de busca das melhores práticas numa determinada indústria e que conduzem ao desempenho superior.
• Benchmark competitivo – entre empresas do mesmo segmento de mercado
• Benchmark não competitivo – entre empresas de diferentes segmentos
• Benchmark interno – dentro da mesma empresa. Ex. Diferentes setores, regionais, filiais, etc.
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Exercícios
Prova: CESPE -‐ 2013 – STF -‐ Analista Judiciário Na melhoria de processos de uma organização, o uso do benchmarking compe..vo permite fazer uma comparação com os processos de concorrente, com o obje.vo de superá-‐lo. Certo Errado
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Priorizar Problemas
Ferramentas:
• Folha de verificação • Diagrama de Pareto • Curva ABC • Matriz GUT
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Folha de Verificação
Organização Folha de Verificação
Elaborado por: Data: 12/06/07 Processo:Processo de Compras
Problemas Atraso na liberação de crédito Total
Atraso na liberação de recursos financeiros III - II 5
Baixo interesse dos fornecedores nas licitações III - II III - II 10
Especificações de materiais imprecisas III - II II - III I - IIII 15
Atraso na liberação de crédito III - II II - III IIII - I IIII - I 20
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Folha de Verificação
Organização Distribuição de Freqüência
Elaborado por: Data: 12/06/07 Processo:Processo de Compras
Problemas Freqüência Freqüência Acumulada
% simples
% acumulada
Atraso na liberação de créditos 20 20 40% 40%
Especificações imprecisas de materiais 15 35 30% 70%
Baixo interesse dos fornecedores nas
licitações 10 45 20% 90%
Atraso na liberação de recursos financeiros 5 5 10% 100%
Total 50 - 100%
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Pareto
80% das causas
20% das causas
80% Dos efeitos
20% dos efeitos
CAUSAS EFEITOS
Poucas causas significativas
Muitas causas insignificantes
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Curva ABC
10%
30%
50%
70%
90% 100%
80%
60%
40%
20%
60%
80%
95%
100%
20% 15% 5%
Mão-de-obra Método Materiais Máquinas
Tipos de causas
Problemas
A B C
Segmento A = 80% Prioridades de solução
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Matriz GUT
Pontos G
Gravidade U
Urgência T
Tendência
5
Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves
É necessár ia uma ação imediata
Se nada for feito, o agravamento da situação será imediato
4 Muito Graves Com alguma urgência
Vai piorar a curto prazo
3 Graves O mais cedo possível
Vai piorar a médio prazo
2 Pouco graves Pode esperar um pouco
Vai piorar a longo prazo
1 Sem gravidade Não tem pressa Não vai piorar ou pode até melhorar
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Matriz GUT
Organização: ............. Matriz GUT
Elaborado por: ...... Data: 12/06/2007
Processo: Processo de Compras
Problemas G U T Total Priorização
Atraso na liberação de créditos
4 4 4 64 1
Baixo interesse dos fornecedores nas licitações
4 4 3 48 2
Atraso na liberação de recursos financeiros
4 4 3 48 3
Especificações de materiais imprecisas
4 3 1 12 4
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Exercícios
Prova: CESPE - 2014 - ICMBIO A técnica do brainstorming é utilizada para comparar os indicadores de desempenho de um processo entre duas organizações, com vistas à melhoria dos processos internos. Certo Errado Prova: CESPE - 2014 – ICMBIO Técnico Administrativo O diagrama de Pareto é uma ferramenta que permite classificare priorizar oportunidades de melhoria; facilita a tomada de decisão por parte dos gestores. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 Segundo o princípio de Pareto, metade das causas triviais responde pela outra metade dos resultados significa.vos. Certo Errado O brainstorming pressupõe uma postura a.va do facilitador, que deve manter o dinamismo e a obje.vidade das sugestões e, ao mesmo tempo, assegurar o direcionamento das sugestões dadas pelo grupo. Para isso, ele deve eliminar, logo de início, idéias aparentemente desconexas. Certo Errado
Exercícios
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Identificar as causas dos Problemas
Ferramentas:
• Diagrama de Árvore • Diagrama Espinha de Peixe • 5 Por Quês
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Diagrama de Árvore
Alta rotatividade
Desmotivação
Falha Comunicação
Comunicação Informal
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Diagrama Espinha de Peixe
Erros na produção
Matéria prima Mão-de-obra Método
Medida Meio-Ambiente Máquina
Qualificação
Defeito
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Priorizar as Causas
Organização Matriz de Priorização de Causas
Elaborado por: Data: 12/07/2007 Processo: Processo de compras
Problemas: Processo de licitação demorado
Causas Identificadas Votação dada pelos integrantes do grupo do AMP
1 2 3 4 5
Total Priorização
Pessoal encarregado pelo processo não qualificado Atraso na liberação de crédito Falta de infra-estrutura para a comissão de licitação
5 4 3
4 4 4
5 5 4
5 4 3
5 4 3
24 21 17
1 2 3
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Prova: CESPE -‐ 2012 -‐ TJ-‐AL -‐ Técnico Judiciário Um técnico judiciário foi incumbido de realizar a análise e a melhoria do processo de autuação de documentos recebidos do protocolo de determinado órgão, que estavam chegando com erros de encaminhamento. Nessa situação, assinale a opção que apresenta a ferramenta adequada a ser u.lizada por esse técnico para descrever graficamente o relacionamento entre o gargalo do processo e as possíveis causas que possam estar gerando tais erros. a) fluxograma b) cadeia cliente-‐fornecedor c) matriz GUT d) 5W2H e) diagrama de Ishikawa
Exercícios
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Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de análise e melhoria de processos restrita à iden.ficação dos problemas existentes nos processos. Certo Errado
Exercícios
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Alternativas de Solução
¨ eliminação de duplicação; ¨ avaliação do valor agregado; ¨ simplificação; ¨ redução tempo do ciclo do processo; ¨ tornar os processos à prova de erros; ¨ padronização; ¨ parceria com fornecedores; ¨ questionamento do processo; e ¨ automação e mecanização.
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Alternativas de Solução
Ferramentas Utilizadas
¨ Brainstorming, ¨ Brainwriting, ¨ Pesquisa de opinião, ¨ Benchmarking “As alternativas devem ser executáveis, simples, fáceis
de implementar e de serem mantidas.”
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Desenvolvimento de propostas de melhoria e redesenho de processos
¨ Para isso, são elaborados mapas de processos sob a ótica de diferentes soluções propostas
¨ As simulações são analisadas e escolhidas de acordo com a sua viabilidade e impactos nos resultados
¨ É importante ressaltar que existe a necessidade de atrelar a responsabilidade pela gestão do processo a alguém, seja um gestor ou uma unidade implementadora. Essa definição deve ser contemplada no momento do redesenho dos processos, de forma a promover o comprometimento dos atores envolvidos no processo
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Implementação da gestão de processos
• A última etapa da metodologia abrange: – o planejamento e implementação das
soluções propostas – a capacitação das pessoas envolvidas de
acordo com as atribuições e resultados a serem alcançados
– a gestão da mudança e implementação do processo de melhoria contínua
– Definição do gestor do processo – Definição do indicador e meta do processo
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Método 5W2H
• Ferramenta para elaborar plano de ação baseada: – What – Oque deve ser feito? – When – Quando deve ser feito? – Where – Onde deve ser feito? – Why – Por que deve ser feito? – Who – Quem deve fazer? – How much – Quanto custa? – How? Como deve ser feito?
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Estabelecer Indicadores
• Indicador: é uma função que permite obter informações sobre características, atributos e resultados de um produto, processo ou sistema, ao longo do tempo. Pode ser resultante da composição de medidas e fornece informações para a equipe gerencial.
• A utilização de indicadores permite o gerenciamento dos processos, mostrando a dimensão dos problemas e quantificando os elementos necessários à gestão desses processos.
• Só há sentido em utilizar um indicador, se ele contribuir para a gestão racional do processo. A partir dos indicadores de um processo, podemos definir índices e, a partir destes, estabelecer padrões e metas.
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Tipos de Indicadores
• Indicadores de Produtividade : medem a proporção de recursos consumidos com relação à saída dos processos. • Indicadores de Qualidade: focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto / serviço. • Indicadores da Capacidade: medem a capacidade de resposta de um processo, por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.
• Indicadores da Tempo: medem o tempo total do processo.
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¨ A estruturação da sistemática de M&A, envolve: ¤ a definição de indicadores e metas de desempenho
de processo ¤ a definição de atores, da periodicidade de avaliação
e de pontos de controle do processo ¤ a contratualização de resultados ¤ a criação de escritório de acompanhamento de
processos ¤ a especificação de ambiente de Sala de Situação para
monitoramento de resultados por meio de painéis de controle
Escritório de Processos e o Gestor de processos
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Escritório de Processos e o Gestor de processos
• O Escritório de Processos tem como objetivo: – Determinar a metodologia de gestão de processos
da organização; – Orientar e dar suporte aos gestores de processos; – Disponibilizar as ferramentas e modelos; – Conduzir os ciclos de acompanhamento do
desempenho do processo;
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Movimento da Qualidade
• Contexto: Japão pós-segunda guerra • TQM (Total Quality Management) • A busca pela melhoria contínua dos processos
(Kaizen) • Mobilização das equipes – círculos de controle da
qualidade (CCQs) • Busca pelo erro e desperdício zero (o problema da
viabilidade financeira) • A ISO 9000 e os padrões de qualidade
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Ciclo PDCA
a. É um instrumento de gestão aplicável a qualquer processo organizacional, do mais simples ao mais complexo. O que muda são as técnicas e ferramentas a serem utilizadas em cada tipo de processo.
b. Constitui-se na razão do Sistema de
gerenciamento pela qualidade. Todas as ações da organização deverão ter como orientação básica o cumprimento deste ciclo, o qual é dinâmico, devendo haver continuidade entre suas fases, numa espécie de “giro do ciclo do PDCA”.
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A (Action)
P (Plan)
D (Do)
C (Check)
Agir adequadamente (ações corretivas)
Definir as metas
Definir os métodos que
permitam atingir as metas propostas
Educar e treinar
Executar a tarefa
Verificar os resultados da tarefa executada
Ciclo PDCA
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Controle Estatístico de Processos (CEP)
• Controle do desempenho do processo e suas variações utilizando métodos estatísticos
• Foco nos desvios em relação a faixa de aceitação e busca por suas causas
LSC
LIC
Med.
406080100120140160180200
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Controle Estatístico de Processos (CEP)
• A Motorola começou a desenvolver um novo método buscando reduzir o número de defeitos – qualquer diferença entre o que foi produzido e a especifcação
• O Seis Sigma é uma evolução dos métodos de controle estatístico de processos para um número de 3,4 por milhão ou 99,99% de precisão
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Teoria das restrições (TOC - Theory of Constraints)
• O aumento da capacidade do processo representa um desafio para os gestores
• Segundo a TOC, o gestor deve priorizar a busca pelo gargalo (restrição) do processo que limita a capacidade produtiva
• Muitas das ações de melhoria de processos promovem incrementos de produtividade pontuais e não do sistema produtivo justamente por não priorizarem a identificação e eleminação do gargalo
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Teoria das restrições (TOC - Theory of Constraints)
• Goldratt desenvolveu essa abordagem a partir da observação do processo produtivo de uma fábrica e como seus investimentos em novos equipamentos não melhoravam a capacidade do processo
• O método consiste em: – Identificar a restrição – Elevar a restrição – Bucar novas restriçõess
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Teoria das restrições (TOC - Theory of Constraints)
10 8 11 Onde priorizar investimentos de melhoria?
Qual a capacidade do
processo?
Onde priorizar investimentos de melhoria?
Qual a capacidade do
processo?
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Prova: CESPE -‐ 2012 -‐ ANAC -‐ Analista Administra.vo -‐ Área 1 Os benescios npicos associados à gestão por processos incluem a promoção de uma visão sistêmica das a.vidades, a manutenção do foco no processo e sua constante melhoria. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2006 -‐ ANCINE -‐ Analista Administra.vo Do ponto de vista organizacional, processos são definidos como um conjunto de tarefas e a.vidades interligadas que juntas transformam entradas em saídas. Certo Errado Do ponto de vista da qualidade, o processo é um elemento menor e sua adequação não é determinante no resultado operacional dos procedimentos de produção. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2012 -‐ TJ-‐RR -‐ Auxiliar Administra.vo Em uma organização, é possível a obtenção da visão intera.va de diversas partes e pessoas por meio do processo, uma vez que ele permeia vários setores da organização. Certo Errado Na visão de processo, os fornecedores são necessariamente pessoas ou órgãos externos à organização. Certo Errado Em um cartório de tribunal, a limpeza das instalações é classificada como processo de apoio. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 Cada processo está restrito a um departamento da organização ao qual está vinculado. Certo Errado O valor do produto ou serviço desenvolvido por uma organização é por ela fixado, já que é ela que realiza os processos. Certo Errado Os requisitos dos processos devem advir das necessidades dos clientes. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2008 -‐ TCU -‐ Analista de Controle Externo -‐ Planejamento e Gestão -‐ Prova 2 Uma boa gestão organizacional depende de um perfeito e connnuo alinhamento da estrutura e dos processos organizacionais com a estratégia. Certo Errado A ferramenta de análise e melhoria de processos denominada 5W2H é u.lizada na iden.ficação das causas dos problemas existentes em um processo. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2010 -‐ ABIN -‐ OFICIAL TÉCNICO DE INTELIGÊNCIA -‐ ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO Sem a tecnologia de informação é impossível a implementação da gestão de processos. Certo Errado Essa modalidade de gestão não elimina o departamento propriamente dito, mas requer uma visão global de gestão dos serviços e processos. Certo Errado Um processo pode ser aprimorado pela redução do número de etapas que o compõem ou de recursos que u.liza. Certo Errado A gestão de processos inclui-‐se na visão sistêmica de administração pública, na qual predomina o foco na estrutura da organização. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2010 -‐ MPU -‐ Analista Administra.vo Gestão de processos e ações de gestão de qualidade, como as preconizadas pelas normas ISO, não guardam entre si qualquer correlação. Certo Errado A gestão organizacional com base em processos pressupõe a estruturação da organização em torno do modo de realização do trabalho, com a preocupação voltada para o valor que cada a.vidade agrega à anterior. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2011 -‐ TRE-‐ES -‐ Técnico -‐ Programação de Sistemas -‐ Específicos A reengenharia é fortemente orientada a modelagem, análise e melhoria connnua de processos, visto que propõe o uso da tecnologia como facilitadora da inclusão de controles nos processos organizacionais, com o obje.vo de reduzir os desvios de execução. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ CPRM -‐ Analista em Geociências – Administração Para a adoção de um programa Kaisen, é necessário o treinamento de pessoas em um aprendizado com base na melhoria connnua. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2006 -‐ ANCINE -‐ Analista Administra.vo O processo de levantamento e documentação de processos é a primeira etapa de uma análise correta dos processos organizacionais visando uma administração técnica dos mesmos. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2011 -‐ BRB -‐ Analista de Tecnologia da Informação Os principais processos de negócio de uma ins.tuição seguem normalmente uma estrutura interfuncional e horizontal, de forma transversal à estrutura ver.cal npica das organizações funcionalmente estruturadas. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2012 -‐ TJ-‐AL -‐ Técnico Judiciário A técnica de mapeamento de processos que possibilita uma visão geral das fronteiras, dos clientes, dos fornecedores e dos requisitos de um processo e que circunda o problema a ser resolvido, sem u.lização do conceito de raias ou sem muito direcionamento para a área de tecnologia da informação, é denominada a) SIPOC. b) LOVEM-‐E. c) IDEF-‐O. d) BPEL. e) BPMN.
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Prova: CESPE -‐ 2014 -‐ ICMBIO -‐ Técnico Administra.vo A gestão de processos surgiu como alterna.va às prá.cas tradicionais de gestão, que man.nham o foco na definição das tarefas associadas a cada área funcional da organização. Certo Errado A estrutura u.lizada na gestão de processos é a ver.calizada, ao contrário da gestão tradicional, que trabalha com estruturas horizontalizadas. Certo Errado Nas organizações, é possível que um mesmo processo mobilize as áreas de marke.ng, de finanças, de gestão de pessoas e de produção. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ STF -‐ Analista Judiciário -‐ Área Administra.va Acerca da gestão de processos e da gestão da qualidade nas organizações, julgue os itens subsequentes. A premissa da gestão de processos é a manutenção dos limites das áreas funcionais como parâmetro para a delimitação de cada processo proposto, o que garante que o escopo de cada processo se atenha à sua área de origem. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ TCE-‐RO -‐ Agente Administra.vo A atribuição de custos às a.vidades de um processo possibilita a iden.ficação dos maiores consumidores de recursos, bem como das a.vidades que não agregam valor. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ MJ – Administrador No que se refere à gestão por processos, julgue os itens subsequentes. Na organização gerida por processos, todas as tarefas são executadas sob rígida supervisão hierárquica, a fim de se obter altos índices de produ.vidade. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2013 – STF -‐ Analista Judiciário Os processos de negócio devem ser definidos a partir da departamentalização da organização e das atividades identificadas em cada departamento. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ UNIPAMPA – Administrador No que se refere à gestão de processos, julgue os itens a seguir. A a.vidade de elaboração de relatório para a gerência não é considerada um processo, dado não atender a cliente externo de maneira direta. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ Telebras -‐ Especialista em Gestão de Telecomunicações – Administra.vo A organização que busca a cer.ficação ISO 9000:2000 evita adotar visão departamentalizada de gestão. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2014 – ANTAQ Em processos pautados no atendimento a cidadãos, as entradas são determinadas pelas necessidades da organização que realiza o processo. Certo Errado De acordo com a hierarquia organizacional, as a.vidades desdobram-‐se em processos, que, por sua vez, geram tarefas ou operações. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2014 –ANTAQ A gestão por processos é u.lizada nas organizações públicas como uma solução de integração organizacional capaz de melhorar a qualidade dos serviços públicos prestados. Certo Errado
Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ Telebras -‐ Especialista em Gestão de Telecomunicações – Administra.vo O processo reúne um conjunto de a.vidades que são desenvolvidas temporariamente e com caracterís.cas únicas e exclusivas para cada momento em que são desempenhadas. Certo Errado
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Prova: CESPE -‐ 2014 – CADE Atualmente, a gestão por processos é uma tendência nas organizações, visto que contribui para o aumento da qualidade e para a redução de custos dos produtos e serviços. Certo Errado Na gestão por processos, as necessidades dos clientes são traduzidas como requisitos de processos a serem desenvolvidos pela organização. Certo Errado Prova: CESPE -‐ 2013 -‐ ANP -‐ Analista Administra.vo -‐ Área 4 A sequência de a.vidades programadas com o compromisso de fornecer um resultado que produza mudança é um exemplo de processo, pois há encadeamento lógico entre as diferentes etapas de produção. Certo Errado
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