Gestão Documental
1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO
A logicpulse propõe uma solução de gestão documental,
doc.track, com base nas últimas tecnologias, que
permite permite digitalizar, arquivar, pesquisar e recuperar
os seus documentos em segundos.
Com a solução doc.track, a Logicpulse pretende
ultrapassar variadíssimos problemas e lacunas de gestão
documental existente em variadas organizações e
Instituições.
Gestão Documental
1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO
Gestão Documental
Realizar pesquisas e consultas avançadas;
Convenções de nomenclatura de arquivo;
Flexibilidade no controlo de acessos de todos os usuários individuais;
Acesso rápido, seguro e flexível a todos os documentos;
Localização de documentos quase instantaneamente usando
pesquisas personalizadas;
Ligação automática com documentos relacionados;
Atividades Track / auditoria relacionados a cada documento;
Maior visibilidade sobre o desempenho de processo permitindo
melhorar a sua eficiência.
1.1 Vantagens do sistema doc.track
doc.track
Redução de custos
Cumprir com os regulamentos
Guardar todos os tipos de
documentos
Garantir a segurança
Economizar tempo e
melhorar a eficiência
Melhorar a produtividade
da equipa
2. O DOC.TRACK
Gestão Documental
Desmaterialização
Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos
eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado
critério.
Após a digitalização para ficheiros PDF, os seus documentos são convertidos
em ficheiros de Microsoft Word® e armazenados digitalmente, permitindo o
acesso aos mesmos de forma prática e fácil, e os documentos originais podem
ser armazenados para ocuparem o menor espaço possível, rentabilizando as
suas instalações.
2.1 Funcionalidades do sistema doc.track
2. O DOC.TRACK
Gestão Documental
Integração com outro software
Veja os documentos digitalizados diretamente no seu software de gestão. Com
um clique, coloque os documentos do Microsoft Office® e CRM na gestão
documental.
Cumprimento da legislação
Associe os seus documentos a assinaturas digitais e temporais (time stamp),
garantindo a validade jurídica e fiscal.
Leitura OCR
Ao digitalizar os seus documentos, o software reconhece o respetivo conteúdo e
processa-o automaticamente. Por exemplo, uma fatura de fornecedor é
registada automaticamente no software de gestão.
2. O DOC.TRACK
Gestão Documental
Normalização
Normalização de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de
classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os
mesmos procedimentos.
Passa a ter todos os documentos com o mesmo formato, o que facilita a
utilização e edição dos mesmos.
Indexação
Catalogação e classificação dos documentos eletrônicos. Esta fase é
equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos
sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e
eletrônico.
Permite que, tal como no arquivo físico anterior, seja catalogados e classificados
os documentos, mas facilitando o acesso aos mesmos, de forma digital.
2. O DOC.TRACK
Gestão Documental
Workflow
Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo
publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o
controlo dos fluxos de circulação de documentos.
Pode decidir qual o destino do documento digital e os passos que se processam
até ao mesmo, desde a publicação do documento até ao arquivamento deste.
Pesquisa
Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo
ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo,
quando necessário e em qualquer parte.
Desta forma consegue aceder a qualquer momento e de forma digital aos seus
documentos, sem que para isso tenha que se deslocar ao repositório físico.
2. O DOC.TRACK
Gestão Documental
Redução de Custo
A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo
de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.
Vai ver as suas despesas relacionadas com a gestão documental reduzidas significativamente, pois passará a usufruir de uma
solução que tornará mais fácil a utilização dos seus documentos, eliminará a necessidade de realizar cópias físicas dos mesmos e
reduzirá consideravelmente as dimensões do seu arquivo físico.
Apresentamos de seguida algumas das empresas onde temos instaladas soluções LogicPulse, estas
referências podem confirmar a qualidade dos nossos sistemas:
3. REFERÊNCIAS
Gestão Documental
Luanda:Avenida do Brasil, Rua Hoji ya Henda,Prédio 43, 1º E, Luanda
LubangoCentro Comercial Millennium LJ 49,Praça J. paulo II, Lubango
Tel.: +244 945 353 139 Telm.: +244 938 561 179Email: [email protected]
www.logicpulse.pt
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