GERENCIAMENTO DE
AQUISIÇÕES EM
PROJETOS
RECIFE – GP 12
Manguebit é uma Organização não governamental
sem fins lucrativos (ONG) que atua na região
metropolitana de Recife e se propõe a dar cursos de
capacitação em informática às comunidades que vivem
da coleta do caranguejo nos mangues da cidade . Tem
sua origem na amizade de 4 amigos apreciadores desta
iguaria, preocupados com o futuro das comunidades
carentes.
EQUIPE MANGUEBIT: • Diego Armando Aguilar Cañas
• Carlos Eduardo Queiroz Santa Cruz
• Cesar Ricardo Santos da Cunha
• Jimmy Cury de Lacerda
OBJETIVO
O Projeto de Inclusão Digital dos
Catadores de Caranguejo visa preparar e
integrar os indivíduos de comunidades
carentes da região metropolitana de
Recife a uma nova realidade da sociedade,
na qual a influência da vida digital está
presente no dia-a-dia. Com este objetivo,
a MangueBit procurou adotar as melhores
práticas do Gerenciamento das Aquisições
deste Projeto.
WBS
Critérios MAKE OR BUY Ref. WBS Item a ser Contratado Critério Justificativa
2.1 Locação do Espaço Restrição de Custo Necessidade de baixa manutenção
2.2 Adequação Necessidade de Fornecimento Especializado Necessidades técnicas específicas
3.1 Seleção de Voluntário Capacidade da Equipe
3.2 Material Didático Existência de Fornecedores Confiáveis Serviços prestados anteriormente com eficácia
3.3 Ementa Core Business da Empresa
3.4 Consultores Necessidade de Fornecimento Especializado
Assessoria técnica e jurídica
4.1 Software Necessidade de Absorção da Tecnologia
Necessidades técnicas específicas
4.2 Hardware Necessidade de Absorção da Tecnologia
Necessidades técnicas específicas
4.3 Mobiliário Necessidade de Fornecimento Especializado
Necessidade de otimização de espaço
5.1 Doações Restrições de Custo
5.2 Vendas Restrições de Custo
6.1 Licenças Problemas Legais
6.2 Registros Problemas Legais
MAPA DE AQUISIÇÕES Nº Item a ser
Contratado
Ref.
WBS
Vendor List Orçamento Prazo Critério
1 Locação do Espaço 2.1 Imobiliária Chão e Teto
Ancora Imobiliária
R$ 1.200,00 6 meses Restrição de Custo
2 Adequação 2.2 Construtora Carneiro
Carrilho Empreendimentos
Exército do Brasil
R$ 20.000,00 6 meses Necessidade de Fornecimento
Especializado
3 Material Didático 3.2 Gráfica Recife
Grafisoft
Elementar Gráfica
R$ 5.000,00 7 meses Existência de Fornecedores
Confiáveis
4 Consultores 3.4 WS Consultoria
B&F Consultores Associados
Gratuito 6 meses Necessidade de Fornecimento
Especializado
5 Software 4.1 Microlins
Microsoft
Ubuntu
R$ 10.000,00 6 meses Necessidade de Absorção da
Tecnologia
6 Hardware 4.2 Bios Informática
Nagem
InfoBox
R$ 15.000,00 6 meses Necessidade de Absorção da
Tecnologia
7 Mobiliário 4.3 Marcenaria Alvorada
Dellano
Collares Mobilia Escritórios
R$ 10.000,00 6 meses Necessidade de Fornecimento
Especializado
WBS REVISADA
REGISTRO DE RISCOS
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta
Captação de recurso financeiro insuficiente Buscar diversificar parcerias e convênios PLAN, ADM
Dificuldade na captação de recurso humano Criar ferramentas de divulgação. PLAN
Atraso na Locação do Espaço Contatar imobiliárias regularizadas junto ao CRECI-PE
que atendam ao perfil do objeto a ser contratado
PLAN, PQ, SEL, CONT
Legalização: Atraso na Obtenção da Licença de
Operação
Buscar consultores com referência e experiência junto
aos órgãos regulamentadores
PLAN, ADM
DECLARAÇÃO DE TRABALHO
Item 2.1 Locação do Espaço
Especificação Funcional Espaço para alocação para 02 salas de aula p/ 10 alunos, 02 WCs e administração
Qualidade Tomadas estabilizadas, proximidade à comunidade, iluminação e ventilação naturais
Prazos 6 meses para fechamento do contrato, período de contrato de até 5 anos
Suporte Imobiliária e escritório de arquitetura
Treinamentos não se aplica
Manutenção Renovação automática de contrato ao fim do período, reajuste anual segundo índice
IGPM-FGV
Garantia Previsão de multa para quebra de contrato
Local de Entrega não se aplica
Peso das Entregas 40%
Quantidade 01
Critério de Medição 0% / 100%
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ELIMINATÓRIOS
Registro no CRECI PE
Habilitação jurídica
Portfólio de imóveis com no mínimo 5 opções
Documentação dos imóveis completa: habite-se, Alvará de funcionamento, Bombeiros
Teto de valor do contrato previamente estabelecido
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO CLASSIFICATÓRIOS
Melhor preço
Melhor localização
Oferta acima dos requisitos
Menor índice de reajuste
Menor prazo contratual
Menor valor de multa rescisória
CRITÉRIOS DE
AVALIAÇÃO DOS
FORNECEDORES
Os critérios de avaliação dos convidados
fornecedores serão divulgados na Declaração
de Trabalho. A divulgação dará mais agilidade e
transparência no processo de seleção e
contratação, além de um ganho de qualidade
nas propostas apresentadas.
SISTEMA DE PONTUAÇÃO
CRITÉRIO DE CLASSIFICAÇÃO PESO FORNECEDOR A FORNECEDOR B FORNECEDOR C
NOTA MÉDIA
PONDERADA
NOTA MÉDIA
PONDERADA
NOTA MÉDIA
PONDERADA
MELHOR PREÇO
20% 7,0 1,4 8,0 1,6 9,0 1,8
MELHOR LOCALIZAÇÃO
10% 8,0 0,8 7,5 0,8 8,5 0,9
OFERTA ACIMA DOS REQUISITOS
30% 6,5 2,0 6,0 1,8 9,5 2,9
MENOR ÍNDICE DE REAJUSTE
10% 8,5 0,9 9,0 0,9 7,5 0,8
MENOR PRAZO CONTRATUAL
15% 9,0 1,4 8,5 1,3 8,5 1,3
MENOR VALOR DE MULTA RESCISÓRIA
15% 7,5 1,1 8,5 1,3 8,0 1,2
TOTAL 100% 7,5 7,6 8,7
DOCUMENTOS DE
AQUISIÇÃO
RFP – Request For Proposal
O documento escolhido é o RFP – Request for
Proposal - devido a necessidade de fornecimento
de informação às imobiliárias das necessidades
do espaço e suas características mínimas para
atender a necessidade do projeto.
MEIO ADOTADO
PARA ENVIO DO
CONVITE
Carta convite por meio de meio eletrônico, e-mail
para as imobiliárias, contendo os documentos
necessários da RFP.
O meio eletrônico foi escolhido devido a sua
velocidade, facilidade nas comunicações e
respostas.
CONTRATO
FORMA - O contrato será FORMAL, por se tratar de
um contrato de locação, onde deve estar previsto
as cláusulas inerentes a este instrumento, como:
valor do contrato, taxas extras, reajustes, tempo de
contrato, responsabilidades do locador e do
locatário, entre outros.
ESPÉCIE - O contrato será de LOCAÇÃO, em função
do pacote em questão se tratar do aluguel de um
imóvel para implantação do projeto de inclusão
digital.
TIPO – Será PREÇO GLOBAL, por ter suas cláusulas
e condições bem definidas, como preço, prazo de
vigência e multas pelo descumprimento do mesmo.
FLUXO DE CONCORRÊNCIA PRIVADA
IMOBILIÁRIAS
SELECIONADAS
BANCO DE DADOS
ANÁLISE DAS
PROPOSTAS
AVALIAÇÃO DOS
CRITÉRIOS
ELIMINATÓRIOS
PROPOSTAS
APROVADAS?
REG. INTERNO
DA EMPRESA
PROPOSTA
DESCARTADA
RFP
NÃO
SIM
NÃO
SIM
ENVIO DA RFP POR
RECEBER
PROPOSTAS
CONTRATO
ASSINADO
ASSINAR CONTRATO
ESCOLHA DA
PROPOSTA
AVALIAÇÃO DOS
CRITÉRIOS
CLASSIFICATÓRIOS
REVISÃO DAS
PROPOSTAS
ATITUDES E FISCALIZAÇÃO
Respeito ao contrato pela locatária
Cobrança de respeito ao contrato pelo locador
Vistorias periódicas no imóvel por parte do locador
Registro e controle de mudanças de instalações no imóvel
Controle dos pagamentos de aluguel, taxas de consumo e impostos
ADMINISTRAÇÃO DA AQUISIÇÃO
ADMINISTRAÇÃO DA AQUISIÇÃO
FLUXOGRAMA PARA ADMINISTRAR O CONTRATO
TERMOS E
INSTALAÇÕES
APROVADOS?
CONTRATO
ASSINADO
NÃO SIM
RESPEITAR TERMOS
E CONDIÇÕES DO
CONTRATO
VISTORIA NO IMÓVEL
COMUNICAÇÃO AOS
STAKEHOLDERS
DEFINIR AÇÕES DE
MUDANÇAS
REGISTRO DE
MUDANÇAS
ENCERRAR
CONTRATO
DEFINIÇÃO DO
GESTOR DO
CONTRATO
REALIZAR REUNIÃO
DE KICK OFF
FLUXOGRAMA PARA ENCERRAR O CONTRATO
CONTRATO
CONCLUÍDO?
ENCERRAR
CONTRATO
NÃO
TERMO DE ENTREGA
OBRIGAÇÕES
LEGAIS
CONCLUÍDAS?
RESILIÇÃO
CONTRATUAL?
PENDÊNCIAS
CONCLUÍDAS? ARQUIVAMENTO
REGISTRAR E
CONCLUIR
PENDÊNCIAS
NÃO
NÃO
SIM
SIM SIM
NÃO
REGISTRAR E
CONCLUIR
OBRIGAÇÕES LEGAIS
RESCISÃO
CONTRATUAL
PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES
1. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES
1.1. Classificação dos Pacotes BUY
1.2. Definição dos critérios eliminatórios e classificatórios
1.3. Aplicação dos critérios
1.4. Elaboração do Mapa de Aquisições
1.5. Registro de Riscos
2. CONDUÇÃO DAS AQUISIÇÕES
2.1. Elaboração da RFP – REQUEST FOR PROPOSAL
2.2. Elaboração dos critérios de avaliação
2.3. Seleção dos fornecedores
2.4. Envio da RFP para os fornecedores
2.5. Coleta das propostas
2.6. Avaliação das propostas
2.7. Seleção e notificação das propostas vencedoras e eliminadas
2.8. Assinatura dos contratos Continua na página seguinte...
PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES
3. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS
3.1. Definição do gestor dos contratos
3.2. Reuniões de KICK-OFF
3.3 Aplicação dos relatórios de avanço das atividades e serviços contratados
3.4. Fiscalizações e Vistorias
3.5. Registro de mudanças e ações corretivas
3.6. Registro de lições aprendidas
3.7. Comunicação aos STAKEHOLDERS
4. ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS
4.1. Registro de conclusão de pendências e obrigações legais
4.2. Validação dos termos de entrega
4.3. Arquivamento
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