Manual doUsuário

Requisição de Compra Permanente

IntroduçãoIntrodução

Versão dezembro/2010

Projeto SIGA-EPT

Manual do UsuárioMódulo Requisição deCompra Permanente

Requisição é uma solicitação feita a um setor,seja de material (consumo ou permanente),serviço ou veículo.

Uma requisição tem seu início na, através do usuário

que a preenche e a encaminha para a apreciaçãodo seu , que pode ou não aprová-la. Casoaprovada, segue direto para a .

Na , o executor avaliará aspossibilidades de execução da mesma, podendodefini-la como Liberada (para execução) ouRecusada (caso não tenha como executá-la).

UORequisitante Requisitante

GestorUO Executora

UO Executora

Para utilizar o módulo Requisição de CompraPermanente do sistema , vocêdeverá, primeiramente:

SIGA-ADM

• Possuir organograma, instituições, setorese pessoas devidamente cadastrados.

• Possuir orçamento interno cadastrado.

• Definir a UO executora de requisições decompra permanente.

• Definir um usuário executor da requisiçãovinculado à UO executora.

• Definir pelo menos uma UO requisitantede compra permanente, com seus usuáriosrequisitantes e usuários gestores, e com oorçamento já definido para este tipo derequisição.

Pré-Requisitos para utilização

SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ACADÊMICA

Ao iniciar o Sistema e passar pela tela de acesso será exibida

a tela do menu principal do Siga, nela selecione o link

Administração.

O sistema retornará a tela do menu de

Administração, nela selecione a opção

Requisições, feito isto o usuário acessará o

módulo de requisições.

Este capítulo visa uma descrição rápida dos passos a serem

executados pelo administrador do sistema, no sentido de

liberar adequadamente o uso do módulo de requisição. Para

acompanhar detalhadamente os passos abaixo, consulte os

manuais MAD e Manutenção.

Antes da utilização desse módulo, é necessário que o

Administrador do sistema, dentro das opções do módulo

MAD faça, depois do cadastro de pessoas, a atribuição de

pelo menos um usuário Requisitante, um Gestor e um

Executor em ( ). Todos devem pertencer ao

grupo ADM, portanto precisam ter a permissão ADM.

1 - Cadastro de usuários

MAD > Usuários

Man

ual

SIG

A-A

DM

- R

equ

isiç

ão d

e C

om

pra

Per

man

ente

01

Requisição de Compra Permanente

Re q u i s i t a n t e :

Gestor:

Executor:

p e s s o a

m e m b r o d a U n i d a d e

Orçamentária Requisitante;

pessoa que tem a

função gerenciar a UO

requis i tante e que na

operação de Requisição

possui a tarefa de avaliar as

requisições que foram feitas

pelos requisitantes;

aquele que opera o

d e p a r t a m e n t o ( U O )

responsável pela execução da

requisição.

Os usuários Gestor e Executor

d e v e m p e r t e n c e r

respectivamente aos grupos

A D M _ G E S T O R U O e

ADM_EXECUTORUO.

!

!

Fig. 02 -Ícone

Requisições

Parte IRequisições

Parte IIVisão geral dos requisitos

Fig. 01 - Link Administração - Menu Principal

2 - Cadastrar Material

3 - Definição de Orçamento

4 - Rubrica

5 - Criar e configurar Unidades Orçamentárias (UO’s)

Configurando Uo’s[Administração>>Manutenção>>UO]

6 - UO Requisitante

É necessário cadastrar materiais para serem utilizados na

requisição. Isso é feito no módulo de Manutenção

( ).

É necessário fazer um cadastro de orçamento vinculando a

rubrica. Isso é feito no módulo . Com isso

estamos separando as fontes e rubricas de acordo com o

orçamento definido pela instituição e liberado pelo governo.

Definir o(s) tipo(s) de requisição que cada rubrica pode

pagar. Para facilitar o trabalho, pode-se usar uma rubrica

global para cada tipo de requisição. Para compras de

material permanente sugerimos a

É necessário que o Administrador do sistema crie uma

e uma , ou só uma que funcione

como executora e requisitante.

Para a UO executora, em , deve-se definir os

tipos de requisição executadas por essa unidade, no nosso

caso requisição de COMPRA PERMANENTE e também

vincular um usuário para ser o operador desta UO.

Para a UO Requisitante, é necessário definir um orçamento e

os Tipos de Requisições vinculados a este orçamento.

No ícone , incluir orçamento para o ano atual e

depois na chave de pesquisa desse orçamento incluso,

definir o tipo de requisição ao qual esse orçamento irá

atender ( );

Administração > Manutenção > Material

Financeiro

44905200

UO

executora UO requisitante

Incluir Executor

Orçamento

.

COMPRA PERMANENTE

02

Man

ual SIG

A-A

DM

- Req

uisição

de C

om

pra P

erman

ente

!

No ícone Requisitantes, deve se incluir o(s) usuário(s)

será(ão) solicitantes desta UO;

No ícone Gestores, deve se incluir o(s) usuário(s) que

será(ão) o(s) gestor(es) desta UO.

No ícone Incluir Executor escolher o que

essa UO executará;

No ícone Executores definir o(s) usuário(s) que será(ão)

executores desta UO.

Ao selecionar o link no menu

surge a tela . Nela é possível inserir

uma nova requisição ou consultar as já existentes.

Se o usuário desejar obter informações sobre uma

requisição, tendo escolhido a opção no menu

de , basta digitar o número da mesma no

campo correspondente, localizado na aba

, e depois clicar na chave de pesquisa.

7 - UO Executora

1 - Pesquisar Requisições

Tipo de Requisição

Requisições Administração

Pesquisar Requisições

Requisições

Administração

Pesquisar

Requisição

03

Man

ual

SIG

A-A

DM

- R

equ

isiç

ão d

e C

om

pra

Per

man

ente

Parte IIIRequisição de Compra Permanente

Fig. 03 - Tela Pesquisar Requisições

Caso não saiba o número da

requisição que deseja buscar

é só utilizar o caractere % que

funciona como um coringa e

retorna todas as requisições

cadastradas.

!Ao definir um orçamento

interno para a UO, estamos

limitando suas requisições ao

va l o r a t r i b u í d o n e s t e

o r ç a m e n t o e ,

obrigatoriamente, ao tipo de

requisição que a rubrica

escolhida pode fazer.

Há ainda opções de pesquisa próprias a grupos de usuários,

podendo, por exemplo, buscar uma requisição que possui

um determinado status ou associada a uma UO especifica.

Essas opções de busca serão especificadas detalhadamente

nas atividades de cada usuário.

• Pendentes;

• Aguardando autorização pelo Gestor;

• Autorizadas pelo Gestor;

• Devolvidas para alteração pelo Gestor;

• Recusadas pelo Gestor;

• Liberadas pelo Executor;

• Liberadas pelo Executor;

• Executadas, aguardando avaliação;

• Finalizadas

Logue com o usuário requisitante e acesse o módulo de

. Na tela estará

disponível o link .

Status das requisições que podem ser encontradas na

aba de pesquisa:

Requisições Pesquisar Requisições

Inserir Requisição

2 - Inserir Requisição

04

Man

ual SIG

A-A

DM

- Req

uisição

de C

om

pra P

erman

ente

Fig. 04 - Resultado pesquisa requisições

!Tanto o usuário Requisitante

quanto o usuário Gestor

podem acumular perfis,

podendo com um único login

criar e liberar requisições.

Fig. 05 - Link Inserir Requisição

No formulário que se segue, escolha a UO Requisitante e

clique em Enviar. Em seguida o sistema mostrará os tipos de

requisições disponíveis para esta UO. Selecione o tipo de

requisição, neste caso e clique no

botão Enviar.

O sistema retornará as informações dessa nova requisição,

tais como número, status e tipo;

O usuário poderá inserir um ou mais materiais clicando no

link , localizado abaixo da lista de

materiais requisitados. O sistema retornará a aba Incluir

Material. No campo você

deve digitar o código do material, ou a descrição e clicar no

botão de busca.

Ao clicar no botão de busca o sistema abrirá a janela de

, nela estarão os resultados de sua

busca. Mas caso queira realizar outra busca é só digitar o

termo a ser buscado no campo código ou em descrição e em

seguida clicar na chave de pesquisa.

COMPRA PERMANENTE

Inserir Novo Material

Código ou Descrição do Material

pesquisa de material

05

!Caso você não saiba o nome ou a

descrição completa do material,

digite parte dele seguido do

s í m b o l o c u r i n g a ( P. e x . :

PROJETOR%). Ou caso queira

listar todos os materiais digite

somente o e clique no botão

de busca.

%

Fig. 06 - Inserir Requisição - Seleção da UO

Fig. 07 - Inserir Requisição - Seleção do Tipo de Requisição

Fig. 08 - Informações da Requisição

Fig. 09 - Aba Incluir Material

Man

ual

SIG

A-A

DM

- R

equ

isiç

ão d

e C

om

pra

Per

man

ente

Para selecionar o material desejado clique na chave de

pesquisa que fica a frente do código do material. O sistema

trará para a aba a descrição do produto

selecionado. Para finalizar a inclusão complete o campo

e clique no botão Para desistir da

inclusão use o botão Voltar.

O sistema retornará a aba ,

ela é usada para verificar se você escolheu o material

desejado e caso hajam pedidos pendentes para este mesmo

material eles são mostrados logo abaixo da descrição do

material. Para confirmar clique no botão

Em seguida o sistema retornará a lista de materiais

requisitados com o material que você acabou de incluir. Caso

queira inserir mais materiais à requisição você deve clicar

novamente no botão e seguir as

instruções dadas anteriormente.

.

Incluir Material

quantidade Enviar

Confirmar Inclusão de Material

Confirmar.

Inserir Novo Material

06

Man

ual SIG

A-A

DM

- Req

uisição

de C

om

pra P

erman

ente

Fig. 10 - Janela de Pesquisa Material

Fig. 11 - Aba Incluir Material completa

Fig. 12 - Aba Confirmar Inclusão de Material

!

07

Para finalizar a requisição, entre com a justificativa e o local

da entrega do(s) produto (s) e clique em . O sistema

exibirá uma mensagem de confirmação do cadastro e outra

indicativa do sucesso da operação, permitindo ainda que o

usuário continue criando requisições.

Enviar

Man

ual

SIG

A-A

DM

- R

equ

isiç

ão d

e C

om

pra

Per

man

ente

Fig. 13 - Lista de Materiais Requisitados

Fig. 14 - Campos: Justificativa, Dados da Entrega e botão Enviar

Fig. 15 - Mensagem de confirmação do cadastro

Após a f i na l i z ação , a

requisição receberá o status

de . Agora o

usuário gestor é quem deve

avaliá-la.

SOLICITADA

Para autorizar uma requisição, o deve, no módulo de

, efetuar uma busca: ou pelo número ou pela

opção de pesquisa do gestor, selecionando, neste caso, os

dois parâmetros solicitados para a pesquisa: a opção de

Listagem e a UO desejada. Serão buscadas e listadas apenas

as requisições a serem autorizadas pelo gestor desta UO.

Para visualizar os detalhes de uma requisição, basta localizá-

la e selecioná-la que imediatamente o sistema retornará

todas as informações referentes a ela, como quem a

requisitou e os itens pertencentes a ela. Traz também as

ações permitidas ao gestor: .

Depois de analisar as informações, o gestor deve escolher

uma das opções de avaliação, redigir um motivo (caso a

avaliação não seja AUTORIZAR) e clicar no botão

Gestor

Requisições

Autorizar Devolver Recusar

Enviar.

, e

08

Man

ual SIG

A-A

DM

- Req

uisição

de C

om

pra P

erman

ente

Parte IVAvaliar Requisição

Fig. 16 - Opções de pesquisa do gestor

Fig. 17 - Resultado da pesquisa do gestor

!

!

!

Este passo é destinado ao

usuário Gestor, que deve estar

devidamente cadastrado e

logado no sistema.

O campo serve para

especificar as causas da

recusa ou devolução da

requisição.

MOTIVO

AUTORIZAR

DEVOLVER

RECUSAR

significa dar

p r o s s e g u i m e n t o d a

requ i s i ção para a UO

EXECUTORA;

impl ica em

encaminhá-la novamente ao

requisitante para que seja

modificada ou corrigida;

finaliza o processo

e com a recusa, o requisitante

não poderá mais alterá-la.

Fig. 18 - Opções de ação do usuário gestor

!

09

Man

ual

SIG

A-A

DM

- R

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isiç

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e C

om

pra

Per

man

ente

O sistema retornará novamente todas as informações

referentes à requisição bem como as opções escolhidas pelo

Gestor para que sejam verificadas. Ao clicar no botão

o sistema retornará uma mensagem de

confirmação.

No caso da requisição ser devolvida, o usuário requisitante

deverá acessar a opção “ ” e alterar a

requisição de acordo com as especificações do gestor

descritas no campo motivo. Esta requisição será novamente

encaminhada para o gestor, que deverá autorizar, devolver

ou recusar novamente.

O processo entrará em sua etapa final, a partir do momento

que o gestor autorizar a requisição. Logo, a partir da

validação do gestor a requisição será encaminhada para que

o Executor da (LICITAÇÃO) dê

prosseguimento.

A requisição de compra permanente, depois de autorizada,

estará disponível para que o setor de compras possa licitar

seus itens. Você conhecerá mais sobre este processo no

.

Confirmar

Devolvidas Pelo Gestor

UO Executora

Manual de Licitação

,

Após a autorização, a requisição

r e c e b e r á o s t a t u s d e

AUTORIZADA PELO GESTOR, e

estará pronta para a execução.

Fig. 19 - Confirmação da ação decidida pelo gestor

FLUXOGRAMA DOMÓDULO REQUISIÇÃOCompra Permanente

Inserir Novo Material

Requisitante da UO

Início

Inserir Requisiçãode Compra Consumo/

Permanente

Inserir Requisição(Administração > Requisição)

Requisitante da UO

SIM

NÃO

?Requisiçãorecusada Fim

?Requisiçãodevolvida

SIM

NÃO

?ExisteMaterial

SIM

NÃO

Analisa a Requisição

Gestor da UO

?Rubrica temsaldo suficiente

SIM

NÃO

Adicionar Material

Inserir Material(Administração > Consultas > Novo Material)

executor/ gestor com acesso

Incluir Novo Material

Inserir Material(Administração > Requisição >Novo Material)

Requisitante da UO

Altera a requisição

Selecionar Requisição(Administração > Requisição)

Requisitante da UO

Efetuar transação

(Administração > Manutenção >UO > Transação)

Administrador

?Renomearrubrica

SIM

NÃO

Incluir NovoOrçamento Interno

(Administração > Manutenção >UO > Orçamento)

Administrador

Licitação

10

Man

ual SIG

A-A

DM

- Req

uisição

de C

om

pra P

erman

ente

Índice de figurasFig.01 - Link Administração - Menu Principal . . . . . . . . . . . . . . . . 01

Fig.02 - Ícone Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

Fig.03 - Tela Pesquisar Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

Fig.04 - Resultado pesquisa requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04

Fig.05 - Link Inserir Requisição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04

Fig.06 - Inserir Requisição - Seleção da UO . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

Fig.07 - Inserir Requisição - Seleção do Tipo de Requisição . . . . . . . . . . 05

Fig.08 - Informação da Requisição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

Fig.09 - Aba Incluir Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

Fig.10 - Janela de Pesquisa Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06

Fig.11 - Aba Incluir Material completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06

Fig.12 - Aba Confirmar Inclusão de Material . . . . . . . . . . . . . . . . 06

Fig.13 - Lista de Materiais Requisitados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07

Fig.14 - Campos: Justificativa, Dados da Entrega e botão Enviar . . . . . . . . 07

Fig.15 - Mensagem de confirmação do cadastro . . . . . . . . . . . . . . . 07

Fig.16 - Opções de pesquisa do gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Fig.17 - Resultado da pesquisa do gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Fig.18 - Opções da ação do usuário gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Fig.19 - Confirmação da ação decidida pelo gestor . . . . . . . . . . . . . . 09

Índice de capítulosParte I - Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

Parte II - Instituições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

Parte III - Requisição de Compra Permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

Parte IV -Avaliar Requisição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Fluxograma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1 - Cadastro de usuário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

2 - Cadastrar Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

3 - Definição de Orçamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

4 - Rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

5 - Criar e configurar Unidades Orçamentárias [UO’s] . . . . . . . . 02

6 - UO Requisitante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

7 - UO Executora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

1 - Pesquisar Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

2 - Inserir Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04