Mapeamento de processos e padronização de procedimentos

O que é Meta padrão?

Mapeamento de processos:

Segundo definição contida no Guia D simplificação / Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. 2ª ed. – Brasília : MPOG/SEGES, 2006 processo é:

“um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor. (grifo nosso)Esse conceito traz a idéia de processo como fluxo de trabalho – com insumos e produtos/serviços claramente definidos e atividades que seguem uma seqüência lógica e que dependem umas das outras numa sucessão clara - denotando que os processos têm início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usuários do serviço público.”

Portaria-AD nº 070/2009 Portaria-AD nº 070/2009

Formulário individual:

Instrução:

Descreva cada atividade que você realiza;

Indique quem recebe o resultado da sua atividade dentro da sua unidade;

Indique qual competência se relaciona com essa atividade

Formulário para Unidade Organizacional (indicação preliminar de processos para análise e correção/ajustes)FLUXO DESCRITIVO:PRODUTO OU SERVIÇO ENTREGUE:OBSERVAÇÃO IMPORTANTE DO PROCESSO (QUALIDADE):

ANÁLISES: (1) ANÁLISE COMPARATIVA\Conselho_Diretor_Presidente_ANÁLISE_COMPARATIVA.docx; (2) MAPEAMENTO_DE_PROCESSOS_VISÃO_GERAL.doc

Análise por Números 80% dos empregados souberam descrever suas

atividades Foram apontadas 2026 atividades/tarefas Conhecimento:

56% sabe plenamente porque faz(competência) e qual o cliente

18 sabe parcialmente porque faz(competência) e qual o cliente

19% não sabe porque faz(competência) e mas sabe qual o cliente

1% sabe plenamente porque faz(competência) e mas não sabe qual o cliente

6% não sabe porque faz(competência) e nem qual o cliente

Análise por Números 82% do total de competências foi apontado

relacionado com as tarefas/atividades 73% apontou a própria unidade como

cliente principal As unidades apontaram 231 processos/sub

processos Foram identificados 192 “produtos/serviços” Quase 2/3 dos processos e produtos

identificados são “meio”

Análise por Gestão de Processos Quase totalidade das unidades tiveram

grande dificuldade em definir seus produtos e serviços com clareza◦ Foco na atividade

(2026 atividades bem descritas X 192 produtos mal descritos ou confundidos com atividade)

◦ Visão funcional (73% das vezes a unidade é o cliente)

Grande dificuldade em se definir o mapa de processos◦ (73% das vezes a unidade é o cliente)

Análise por Gestão de Resultados Cadeia de Valor

◦ (Designa a série de atividades relacionadas e desenvolvidas pela organização para satisfazer as necessidades dos clientes - INDG)

Formulação Estratégica

Cliente

Valor na Gestão Pública

PERSPECTIVASDA APLICAÇÃO

Macro-Governamental Organizacional/Institucional Individual/Grupal

DA

AGREGAÇÃO

DE

VALOR

Resultado Planos de desenvolvimento (planos estratégicos e plano plurianual)Gestão por programas (formulação, monitoramento e avaliação de programas e ações)

Planejamento estratégicoContratualização/agencificação (contratos de gestão, acordos de resultado etc.)

Avaliação de desempenho individual e grupal

Processo Sistemas centrais (compras, RH, logística, TI/governo eletrônico, orçamento, finanças etc.)

Controle, promoção da transparência e accountability e luta contra corrupção

Gestão da qualidadeSimplificação administrativaGestão do atendimentoGestão da organização governamental (estruturas e modelos institucionais, regulação, parcerias com a sociedade etc.)

Capacitação e gestão de competênciasDireção públicaGestão de cargos e carreirasAssistência ao servidorDimensionamento da força de trabalho

Recurso Gestão da qualidade do gastoRepressão fiscalGestão orçamentária, financeira e contábil

EficiênciaRedução de despesas

ProdutividadePolítica de reajustes salariaisPrevidência do servidor

DA APLICAÇÃO PERSPECTIVAS

Macro-Governamental Organizacional/Institucional Individual/Grupal

Resultado

Planos de desenvolvimento (planos estratégicos e plano plurianual)

Gestão por programas (formulação, monitoramento e avaliação de programas e ações)

Planejamento estratégico

Contratualização/ agencificação (contratos de gestão, acordos de resultado etc.)

Avaliação de desempenho individual e grupal

Processo

Sistemas centrais (compras, RH, logística, TI/governo eletrônico, orçamento, finanças etc.)

Controle, promoção da transparência e accountability e luta contra corrupção

Gestão da qualidade

Simplificação administrativa

Gestão do atendimento

Gestão da organização governamental (estruturas e modelos institucionais, regulação, parcerias com a sociedade etc.)

Capacitação e gestão de competências

Direção pública

Gestão de cargos e carreiras

Assistência ao servidor

Dimensionamento da força de trabalho

DA AGREGAÇÃO DE VALOR

PÚBLICO

Recurso

Gestão da qualidade do gasto

Repressão fiscal

Gestão orçamentária, financeira e contábil

Eficiência

Redução de despesas

Produtividade

Política de reajustes salariais

Previdência do servidor

ORIENTAÇÃODO AJUSTE

FISCALORTODOXO(PRIMEIRAGERAÇÃO)

ORIENTAÇÃO DA NOVA

ADMINISTRAÇÃOPARA O

DESENVOLVIMENTO(SEGUNDAGERAÇÃO)

Avanço do Valor na Gestão Pública

Análise por Gestão de Resultados Disfunções na Cadeia de Valor

◦ 73% das vezes a unidade é o cliente◦ Quase 2/3 dos processos e produtos identificados

são “meio”◦ Valores “ensimesmados”

Impacto na percepção de resultados (1ª Geração)◦ Visão do Controle – processos visando o “Como”

em detrimento de “o que” – TCU (desconhecimento de finalidade)

◦ Resultados Funcionais

Análise por Gestão de Resultados Produtos e serviços mal definidos

◦ Concepção de Metas e Projetos generalistas◦ Estrutura matricial fraca

Auto avaliação Gespública◦ 88% das 71 práticas analisadas são existentes ou

adequadas◦ Toda avaliação comprometida por ausência de definição

clara de resultados (produtos e serviços) e sua medição

Conclusões coincidentes:◦ Modelo de gestão que foque nos resultados

Análise por Gestão de Resultados Eficiência = "fazer certo a “coisa”’;

◦ Visão do controle

Eficácia = "fazer a “coisa” certa";◦ Visão Funcional

Efetividade = "fazer a “coisa” que tem que ser feita"; ◦ Visão de Resultado

Conclusões - Mapeamento Relatório final em fase de conclusão Cerca de 231 processos/sub processos

mapeados Cerca de 192 produtos e serviços O desafio de mapear os processos do

Confea foi parcialmente cumprido considerando-se as complexidades relatadas,

Conclusões - Mapa de Processos

DECISÓRIO CONTROLE ASSESSORAMENTO ESTRATÉGICO FINALÍSTICO MEIO

UNIDADE ORGANIZACIONAL / PROCESSO PLENÁRIO

CONSELHO

DIRETOR PRESIDENTE OUVI AUDI CINT GABI PROJ ACOM APAR ASIN SPP GPP GPG GTI SIS GAC GRI GCI SAF

CONSELHO DIRETOR/PRESIDENTE

1.1 OUVI

1.1.1 Atendimento (telefônico, presencial, correspondência ou FAX, e-mail e internet) EI-EF EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP* EP*

1.1.2 Reclamação e denúncia contra Crea EI-EF

1.1.3 Eventos – participação (PMD) EI-EF EP EP

1.1.4 Divulgação (PMD) EI-EF EP EP

1.1.5 Relatórios – trimestrais (PMD) EP EI-EF EP?

1.1.6 Aquisição de bens e serviços (PMD) EI-EF EP

1.2 AUDI

1.2.1 Plano anual de auditoria (PMD) EP EP EI-A EP EP

1.2.2 Prestação de Contas Anual Confea, Creas e Mútua DUPLICADO? (PMD) EP EP

1.2.3 Auxílio financeiro – Creas / Entidades (PMD) EP EP

1.2.4 Orçamento anual dos Creas e da Mútua (PMD) EP EP EI EP EP

1.2.5 Prestação de Contas Anual Confea/Creas e Mútua DUPLICADO? (PMD)

1.2.6 Prodafisc – Creas DUPLICADO? (PMD)

1.2.7 Prodafisc – Creas DUPLICADO? (PMD)

1.2.8 Auditoria DUPLICADO? (PMD)

1.2.9 Auditoria DUPLICADO? (PMD)

1.3 CINT

1.3.1 Convênios com entidades profissionais e Creas (PMD) EP EP

1.3.2 Processos de pagamento (PMD) EP

1.3.3 Relatório mensal – reunião Conselho Diretor (PMD) ?

1.3.4 Auxílio à auditoria (PMD) ?

1.3.5 Cadastro dos responsáveis por dinheiro, valores e bens do Confea (PMD) ?

1.3.6 Eventos de controladoria – participação (PMD) ?

1.3.7 Troca de experiência com outras controladorias (PMD) ?

1.3.8 Controladorias do sistema Confea/Creas – integração (PMD) ?

1.3.9 Plano de ação – objetivos institucionais (PMD) ?

1.3.10 Sindicância - acompanhamento (PMD) ?

1.3.11 Portal da transparência do Confea – alimentação NÃO EXECUTADO

1.3.12 Plano anual de trabalho NÃO EXECUTADO

1.3.13 Orientações de controle NÃO EXECUTADO

1.3.14 Proposta de melhorias NÃO EXECUTADO

1.3.15 Atestado de conformidade legal NÃO EXECUTADO

1.3.16 Produto ou serviço adquirido NÃO EXECUTADO

Conclusões O desafio deve ser enfrentado doravante

com duas linhas de ações:

◦ Linha de Gestão por Processos Reestruturação de processos Ajustes de estrutura Avanço nas técnicas de gestão Escritório de processos

◦ Linha de Gestão de Processos Avanço na meta de padronizar 30%

Padronização de 30% 60 processos/sub processos 03 macro processos Avanço com recursos próprios e metodologia já

existente Processos elencados:

Ação já iniciada: Viagens a Serviço,

PROCESSO PRODUTO/SERVIÇO AGENTES ENVOLVIDOSViagens a serviço Passagem e diária GIE/GTI/GPGConvênios de auxílio financeiro

Auxílio financeiro GRI/GFI/GOC/GAC/GCI

COMISSÃO/PLENÁRIOAquisição de bens e serviços

Bens e serviços SAF (LICITAÇÃO)/GFI/GOC/GIE/PRESIDENTE

Normatização Resolução Normativa GIE/GAC/GCI/COMISSÕES/PLENÁRIO

GPP GAC GRI GIE GCI PROJ SIS GACComissões

GACCONP

PLENÁRIO PRESIDENTE SAF

Proposta de Resolução

Proposta de Resolução

Proposta de Resolução

Proposta de Resolução

Com-pêndio Legisla-

ção

Diagnóstico Interessados

Dados diag -

nósticoPesquisa de Subsídios

Arquiva-mento

Minuta de Projeto

Minuta de Projeto

Parecer Admissibi -

lidade

Deliberação p/

manifestação

Parecer Admissibi -

lidade

Minuta de Projeto

Projetos Estratégicos CREAsComissões

CNCE

Proposta de Resolução

Expedição de Ofícios

Desarquiva -mentos

Formalização de Processo

Dados diag -

nóstico

Proposta de Resolução

Deliberação p/

manifestação

Contribui-ções Projeto

Contribui-ções Projeto

Contribui-ções Projeto

Contribui-ções Projeto Sistematiza -

ção Contribui-

ções Projeto

PROCESSO

Projeto

Parecer Técnico

PROCESSO

Revisão Ortográfica

Projeto

Projeto

PROCESSO

Projeto

PROCESSO

Projeto

PROCESSO

Parecer Legalidade

Projeto

Projeto

PROCESSO

Deliberação

Projeto

PROCESSO

Deliberação

Lista de Votos

Projeto Aprovado

PROCESSO

Decisão Plenária

Elaboração Decisão Plenária

Revisão da Resolução

Revisão Ortográfica (Decisão e Resolução )

Projeto

PROCESSO

Projeto Aprovado

PROCESSO

Projeto Aprovado

PROCESSO

Resolução

Assinatura

Resolução

PROCESSO

Resolução

PROCESSO

Publicação DOU

Extrato Publicação

Resolução

PROCESSO

Processo Normatização - Resolução

Gestão por processos Busca de metodologia, ferramenta de TI e apoio

especializado em modelagem e padronização de processos que melhor se adapte a realidade do Confea para o avanço na meta

◦ BPMN (foco na atividade) X VPMN(foco no valor agregado)

Ação desenvolvida em parceria com AGU(organização âncora do Gespública no DF) e MPOG(Programa Gespública) ◦ Nova ferramenta em teste a partir da 1 ª quinzena de

outubro

Ação com foco na identificação dos produtos e serviços do CONFEA e das unidades

Gestão por processos Avanço nas técnicas de gestão para

integração de processos, projetos e metas◦ Ação em parceria com MPOG(Gespública) e TCU◦ Otimização do desdobramento do GPD e dos

Projetos nos processos das unidades através do BSC

Ação com foco em Gestão Orientada a Resultados

Meta Padrão