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Métodos e Técnicas
de Planejamento
Profa. Marta Valentim
Marília
2018
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA
Faculdade de Filosofia e Ciências – Câmpus de Marília
Departamento de Ciência da Informação
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Método PDCA
Fonte Imagem: <http://www.cotexo.com.br/blog/funilaria-e-pdca-aumente-sua-eficiencia-na-gestao/>
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O que é Plano de Ação ?
▪ É produto do planejamento, capaz de orientar as
diversas ações que devem ser implementadas.
▪ Serve como referência às decisões, permitindo que seja
realizado o acompanhamento do desenvolvimento do
planejamento.
▪ É um documento que apresenta de maneira estruturada,
todos os procedimentos e recursos que devem ser
mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no
escopo do planejamento.
▪ O Plano de Ação especifica ações, atividades, tarefas e
recursos, logicamente encadeados, tendo em vista
maximizar a eficiência na realização dos objetivos
propostos.
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Ciclo PDCA
Plan
(Planejar)
Definir metas
e métodos
Action
(Agir)
Do
(Fazer)
Executar as
atividades,
tarefas e
ações
Check
(Verificar)
Atuação após
a obtenção de
resultados
Avaliar o
plano de
ação, prazos,
custos etc.
Fonte: https://www.deming.org/theman/theories/pdsacycle
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Ciclo PDCA
▪ A importância do Planejamento (Plan), da boa
Execução (Do), a necessidade da Verificação (Check) e
da tomada de Ações Corretivas (Action):
1) Estabelecer com clareza aonde se quer chegar
(objetivo, meta, fim, resultado, efeito etc.) e o
controle.
2) Levantar as informações para a boa execução.
3) Verificar as causas que impedem de chegar lá
(análise).
4) Propor ações ou contramedidas para cada causa
importante.
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Passos do PDCA▪ Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos
(metas), procedimentos e processos (metodologias)
necessárias para atingir os resultados.
▪ Do (execução): realizar, executar e implementar as
atividades, tarefas e ações.
▪ Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente
os resultados, avaliar processos e resultados,
confrontando-os com o planejado, objetivos,
especificações e estado desejado, consolidando as
informações, elaborando relatórios.
▪ Act (agir): Agir de acordo com o avaliado e de acordo
com os relatórios, se necessário reelaborar o plano de
ação, de modo a melhorar a qualidade, a eficiência e a
eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais
falhas.
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Finalizando o Ciclo PDCA
▪ No ciclo PDCA deve-se coletar dados, medir resultados
compará-los com o objetivo e as metas e adotar ações
apropriadas, portanto, na dinâmica deste ciclo será
necessário empregar ferramentas apropriadas para a
coleta, o processamento e a disposição de dados e
informações, o que permitirá a tomada de decisão
confiável.
▪ Nessa perspectiva, é necessário que a dinâmica do
PDCA seja constantemente analisada, em cada uma das
etapas.
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Dicas do Ciclo PDCA
▪ Estabelecer indicadores de resultado:
▪ Visando gerenciar o plano de ação e verificar se os
resultados são coesos com os objetivos iniciais, ou
seja se os objetivos foram atingidos.
▪ A partir da avaliação, é possível quantificar e
qualificar os resultados obtidos.
▪ Os indicadores se constituem em fonte importante
para a avaliação, bem como para a correção e ajustes
do plano de ação.
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Dicas do Ciclo PDCA
▪ Determinar quem será o responsável: isso é
extremamente importante, pois é fundamental para que
as ações sejam cumpridas. O responsável pela ação tem
nome e sobrenome, não pode ser o grupo todo.
▪ Definir muito bem os recursos: tudo o que for
necessário para realizar a ação: infraestrutura, recursos
humanos, financeiros, recursos de conhecimento,
custos, tempo [horas, meses etc.], recursos políticos,
entre outros.
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Método 5W2H
Fonte Imagem: <http://www.portal-administracao.com/2014/12/5w2h-o-que-e-e-como-utilizar.html>
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O que é 5W2H ?
▪ 5 Why ou 5W / 2 How ou 2 H:
▪ What - O que será feito (ações, etapas, descrição);
▪ Why - Por quê será feito (justificativa, motivo);
▪ Where - Onde será feito (local);
▪ When - Quando será feito (tempo, datas, prazos);
▪ Who - Por quem será feito (responsabilidade(s)
pela(s) ação(ões));
▪ How - Como será feito (métodos, processos);
▪ How much - Quanto custará (custo ou gastos
envolvidos).
Fonte: http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/1436/voce_sabe_o_que_e_5w2h
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Importância do Método 5W2H
▪ Uma organização ou unidade de trabalho que deseja se
desenvolver e fazer bons planejamentos, o método
5W2H é extremamente útil.
▪ É um método muito simples que agiliza todos os
processos de uma organização ou unidade de trabalho.
▪ A falta de planejamento [objetivos, metas, processos,
ações, atividades e tarefas] pode gerar inúmeros
prejuízos, além da perda de diferenciais competitivos.
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Como aplicar o Método 5W2H
▪ Para aplicar o método 5W2H é necessário ter em mente
as causas do problema a ser solucionado ou amenizado
e realizar cada etapa de maneira cuidadosa e da melhor
forma possível.
▪ A ideia é buscar respostas para cada um dos 5W e 2H.
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What? / O que?
▪ A primeira pergunta a ser respondida é ‘o que’ será
feito?
▪ A resposta nada mais é do que estabelecer o objetivo
que se deseja alcançar no curto, médio ou longo prazo.
▪ Serão realizadas melhorias nas atividades
desenvolvidas pelos setores da organização ou unidade
de trabalho, na qualidade de produtos e serviços etc.?
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Why? / Por que?
▪ A segunda pergunta a ser respondida é ‘por que’
será feito?
▪ Quais os motivos que justificam o que será feito.
▪ É para melhorar algo, resolver um problema,
amenizar um problema, diminuir um gargalo,
promover uma atividade etc.?
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Where? / Onde?
▪ A terceira pergunta a ser respondida é ‘onde’ (em que
local) será feito?
▪ Muitos não desenvolvem esta parte do método 5W2H
porque consideram que o local sempre será a própria
organização.
▪ É importante detalhar o local em que será executada a
ação como, por exemplo, o departamento/setor
responsável.
▪ Se a organização for micro ou pequena e não estiver
dividida em departamentos/setores, neste caso não há
necessidade de indicar pois será a própria organização.
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Who? / Quem?
▪ A quarta pergunta a ser respondida é ‘quem’ vai
realizar/fazer/executar?
▪ Em relação ao(s) objetivo(s) definidos na etapa What?,
quem irá ajudar a alcançá-lo(s)?
▪ Se para alcançá-los é preciso a elaboração de diversos
processos, atividades e ações, quem será responsável
por cada ação?
▪ É importante designar as pessoas certas, cujas
competências e habilidades estejam em consonância
com os processos, atividades e ações a serem
realizados, pois caso contrário pode haver prejuízo na
execução da ação em relação a distintas situações.
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When? / Quando?
▪ A quinta pergunta a ser respondida é ‘quando’ será
feito?
▪ Um bom planejamento estipula os prazos [curto, médio
e longo], para que o objetivo principal seja alcançado.
▪ Nesta etapa a resposta deve ser voltada para o
detalhamento da execução das ações, definindo
datas/prazos concretos para o desenvolvimento e o
final de cada ação.
▪ O detalhamento deve ser coerente com as condições da
organização ou unidade de trabalho, no que tange à
infraestrutura e aos recursos humanos, financeiros,
materiais etc.
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How? / Como?
▪ A sexta pergunta a ser respondida é ‘como’ será feito?
▪ Detalhar os processos que devem ser envolvidos para
atingir o objetivo principal definido previamente.
▪ É necessário ser o mais específico possível em relação a
esta etapa, ou seja, quanto mais detalhado, melhor.
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How Much? / Quanto?
▪ A sétima pergunta a ser respondida é ‘quanto’ irá
custar/gastar?
▪ Detalhar os custos/gastos necessários para a
implantação e desenvolvimento das ações que visam
alcançar o objetivo principal definido previamente.
▪ É necessário ser o mais específico possível em relação
a esta etapa, ou seja, quanto mais detalhado, melhor.
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Finalização do 5W2H
▪ O método 5W2H refere-se basicamente a uma técnica
para detalhar a execução de processos, atividades e
tarefas, em que são atribuídas as responsabilidades de
cada envolvido e determinado como o trabalho deverá
ser realizado, assim como o local, o motivo, o prazo e
os custos/gastos para sua efetividade.
▪ Além disso, como se refere a uma técnica de
detalhamento, propicia ao gestor um melhor controle de
cada etapa/fase, corrigindo e ajustando o que é
necessário, ainda durante o
desenvolvimento/implantação.
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Método SWOT
Fonte Imagem: http://www.dimarzo.net.br/post/2016/03/24/a-importancia-da-analise-swot.html
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
▪ Uma das ferramentas utilizadas pelas organizações para
elaborar o planejamento de ações estratégicas é o
método denominado SWOT (Strengths, Weakness,
Opportunities, Threats), ou como é conhecido na língua
portuguesa FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e
Ameaças).
▪ Esse método propicia à organização realizar uma
análise dela mesma e de seu entorno, é uma maneira de
conhecer a condição de partida antes de definir as
estratégias de ação para o curto, médio e longo prazo.
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▪ O método SWOT analisa as forças internas em relação
às oportunidades externas, bem como as fraquezas
internas em relação às ameaças externas à organização,
ou seja, analisa as condições de partida frente às
tendências e cenários futuros.
▪ Esse método permite aos gestores obterem um
diagnóstico mais preciso da realidade organizacional e
das perspectivas do ambiente externo, visto que
propicia a contextualização da organização em nível
micro e macro, local e não local.
Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
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O método SWOT estabelece uma conexão entre amissão, a visão e as ações estratégicas necessáriaspara o desenvolvimento da organização. Nesse sentido,são estabelecidos objetivos e metas que deverão serdesenvolvidos em um determinado tempo.
Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
SWOT
Pontos Fortes
Pontos Fracos
Oportunidades
Ameaças
Avaliação
Externa
Avaliação
Interna
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
▪ A Matriz SWOT representa de que forma a análise do
macroambiente deve ser realizada, considerando-se o
ambiente organizacional de forma ampla, isto é, o
ambiente interno e externo. Essa estrutura de análise é
muito importante para se obter informações úteis,
visando à definição das estratégias de ação de curto,
médio e longo prazo.
▪ Embora esse método de análise seja muito importante,
ele não trará informações relevantes, se não for
aplicado em cada um dos ambientes que compõe o
ambiente organizacional, ou seja, é importante que se
faça a verticalização do método.
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
❑ Dentre os aspectos que devem ser levados em
consideração para a análise do ambiente interno,
destacam-se os seguintes:
▪ Aspectos organizacionais: estrutura da organização;
políticas, procedimentos e regras; rede de
comunicação; recursos e infraestrutura; etc.
▪ Aspectos relacionados ao pessoal: redes de
relacionamento; programas de treinamento; sistema
de avaliação de desempenho; sistema de incentivos;
condições de trabalho; etc.
❑ Apesar das diferenças que permitem segmentar os
ambientes interno e externo de forma separada visando
à análise, a inter-relação existe e, muitas vezes, são
complementares, as oportunidades e as ameaças
surgem das forças e fraquezas organizacionais
(LUPETTI, 2007, p.42).
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▪ É um método para conhecer melhor e planejar o
futuro;
▪ É uma ferramenta para analisar uma organização e
seu entorno;
▪ É uma ferramenta para contextualizar em nível
local, regional, nacional e internacional a posição
da organização;
▪ É um método para conhecer a posição de partida
antes de definir uma estratégia de atuação.
Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
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Características:
▪ Forças/Pontos Fortes: Competências, infraestrutura,
recursos, posição alcançada, vantagem organizacional;
▪ Fraquezas/Pontos Fracos: Aspectos que limitam ou
reduzem a capacidade de desenvolvimento da
organização;
▪ Oportunidades: Aspectos externos que podem oferecer
de algum modo uma vantagem para a organização;
▪ Ameaças: Aspectos externos que podem impedir ou
limitar a implantação de uma estratégia de ação.
Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
Escolha da(s)
Estratégia(s)
de
Ação
Implantação
do(s) Plano(s)
Formulação
do(s)
Plano(s)
Avaliação
externa
Ameaças e
oportunidades
do ambiente
Fatores críticos
de sucesso
Avaliação
interna
Forças e
fraquezas
da organização
Competências
Organizacionais
Fo
nte
Ad
ap
tad
a:
Ch
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to;
Sa
pir
o–
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03
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
Etapas/Fases:
▪ Realizar um brainstorm para elaborar uma lista das
forças e fraquezas;
▪ Realizar um brainstorm para elaborar uma lista das
oportunidades e ameaças e priorizá-las;
▪ Criar uma matriz síntese selecionando forças a
consolidar, fraquezas a superar, oportunidades a
aproveitar e ameaças a evitar;
▪ Propor estratégias de ação.
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
Matriz SWOT:
▪ Relacionar todos os problemas importantes referentes a uma
questão a ser planejada;
▪ Listar os problemas em ordem lógica;
▪ Identificar o problema central;
▪ Identificar as causas do problema central;
▪ Organizar as causas em principais e correlatas;
▪ Refletir sobre os efeitos causados pelo problema central;
▪ Organizar os efeitos em níveis de impacto;
▪ Construir um diagrama em forma de árvore, situando os
problemas com suas relações de causa-efeito;
▪ Examinar a árvore de problemas, verificando se as relações
de causa-efeito estão corretas e se não houve omissões
importantes.
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
Pontos Fortes/
Forças Oportunidades
Pontos Fracos/
Fraquezas Ameaças
Matriz
SWOT
Pontos Fortes
Pontos Fracos
Oportunidades Ameaças
A
C
A1
C1
B
D
B1
D1
Fatores
Fato
res
Inte
rno
s
Fato
res
Ex
tern
os
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
Regras Básicas:
▪ Diferenciar muito bem os fatores internos dos externos;
▪ Ser realista ao identificar as forças/pontos fortes e as
fraquezas/pontos fracos da organização;
▪ Distinguir muito bem a posição de partida (hoje) e onde
se quer chegar (futuro);
▪ Ser o mais concreto e específico possível.
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Método SWOTStrengths, Weakness, Opportunities, Threats
Análise Interna
Pontos Fortes Pontos Fracos
Tirar o máximoproveito dos
pontos fortes,de forma aaproveitar
ao máximo asoportunidades
detectadas
Desenvolverestratégias queminimizem os
efeitos negativosdos pontos fracos
Tirar o máximoproveito dospontos fortes
para minimizaros efeitos das
ameaçasdetectadas
As estratégias a desenvolver
devem minimizarou ultrapassar ospontos fracos e,se possível, fazerfrente às ameaças
Op
ort
un
ida
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s
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álise E
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ça
s
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▪ Disponível em: <http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/1436/voce_sabe_o_que_e_5w2h>.
Vídeos:
❑ Ciclo de Deming - http://www.youtube.com/watch?v=1IfNLF0tizc
❑ Entrevista: Planos de Ação como ferramenta - http://www.youtube.com/watch?v=_YkpikIG4AE
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