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MANUAL de CAPACITACIÓN

MÓDULO I

MiLegajo

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T TA AB BL LA A D DE E C CO ON NT TE EN NI ID DO OS S

Acerca del Manual de Capacitación.....................................................1

U UN NI ID DA AD D T TE EM MÁ ÁT TI IC CA A I I ‐ ‐ M MA AR RC CO O C CO ON NT TE EX XT TU UA AL L D DE E S SI IA AP PE E Y Y M MI IL LE EG GA AJ JO O ...............2

Un marco indispensable: ¿Qué es SIAPE?...............................................2

SIAPE como proyecto y sistema .......................................................2

Objetivos Fundamentales de SIAPE ..................................................3

Perspectivas de un sistema dinámico................................................3

Algunos conceptos de Gobierno Electrónico...........................................4

Una definición de Gobierno Electrónico.............................................5

Los ámbitos y las modalidades del Gobierno Electrónico ........................5

Implicancias y beneficios del gobierno electrónico ...............................6

Ejercicios de la Unidad I ..................................................................9

Lecturas recomendadas ................................................................9

Trabajo Práctico 1 – Reconocimiento del encuadre de SIAPE como

herramienta de e‐gov...................................................................9

Trabajo Práctico 2 – Reconocimiento de beneficios de SIAPE como

herramienta de e‐gov................................................................. 10

U UN NI ID DA AD D T TE EM MÁ ÁT TI IC CA A I II I – – M MI IL LE EG GA AJ JO O C CO OM MO O E EL L S SI IS ST TE EM MA A D DE E A AU UT TO OG GE ES ST TI IÓ ÓN N D DE E S SI IA AP PE E

.............................................................................................. 11

La aplicación SIAPE ‐ Contexto ........................................................ 11

Nota sobre las prácticas.............................................................. 11

SIAPE y sus Aplicaciones.............................................................. 12

Aplicaciones integradas en SIAPE ................................................ 13

Perfiles de los usuarios de SIAPE ................................................... 13

Empleados y usuarios todos en general (perfil usuario de MiLegajo) ..... 13

Personal de las administraciones u oficinas de personal en general (perfil

básico “generalista” o no especializado usuario de eRreH)................. 13

Personal de jefatura de las administraciones u oficinas de personal ..... 14

Personal de jefatura / dirección en general de la administración pública

......................................................................................... 14

Personal de organismos sectoriales dedicados a la administración de

recursos humanos o al otorgamiento de beneficios al personal............ 14

Funcionalidad de las aplicaciones .................................................. 14

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Una tabla conceptual para apreciar el alcance de las aplicaciones ....... 15

El acceso a SIAPE y sus aplicaciones .................................................. 16

Otros Vínculos de Interés ............................................................ 18

Introducimos a MiLegajo ................................................................ 20

¿Qué es MiLegajo? ..................................................................... 20

¿Por qué usar MiLegajo? .............................................................. 21

Funcionalidad .......................................................................... 22

Recorrido por la aplicación MiLegajo................................................. 23

Accediendo a la Plataforma DEMO ................................................. 23

Accediendo a la Plataforma PRODUCCIÓN ........................................ 24

Saliendo de la Plataforma PRODUCCIÓN .......................................... 25

Menú de Opciones de MiLegajo ..................................................... 26

Usuario AGENTE – Menú MiLegajo................................................ 26

Usuario SUPERVISOR – Menú MiLegajo y menú Novedades .................. 27

Ejercicios de la Unidad II............................................................... 28

Lecturas recomendadas: ............................................................. 28

Trabajo Práctico 1 ‐ Ingreso a la aplicación y cambio de contraseña........ 28

Trabajo Práctico 2 – Reconocimiento de menú de opciones ‐ perfil AGENTE

............................................................................................ 29

Trabajo Práctico 3 – Reconocimiento de menú de opciones ‐ perfil

SUPERVISOR............................................................................. 30

Actividades Prácticas Complementarias........................................... 31

Trabajo Práctico 1 – Reconocimiento de menú de opciones ‐ perfil AGENTE

/ SUPERVISOR .......................................................................... 31

U UN NI ID DA AD D T TE EM MÁ ÁT TI IC CA A I II II I – – E EL L L LE EG GA AJ JO O E EL LE EC CT TR RÓ ÓN NI IC CO O D DE E M MI IL LE EG GA AJ JO O ................. 32

Legajo Electrónico ....................................................................... 32

Usuarios del Legajo Electrónico .................................................... 33

Acceso al Legajo Electrónico ........................................................ 33

Solapa ‐ Datos Personales ......................................................... 34

Solapa ‐ Datos Domicilios ‐ Contactos........................................... 34

Solapa ‐ Familiares ................................................................. 36

Solapa ‐ Currículum ................................................................ 37

Solapa ‐ Datos Relación Laboral.................................................. 38

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Solapa ‐ Otros Datos................................................................ 41

Bandeja de Notificaciones.............................................................. 41

Acceso a la Bandeja de Notificaciones ............................................ 42

Para Notificar a oficinas........................................................... 42

Para Notificar a personas ......................................................... 43

Para responder un mensaje....................................................... 43

Borrar Notificación ................................................................. 43

Actualizar Bandeja ................................................................. 43

Ejercicios de la Unidad III.............................................................. 44

Lecturas Recomendadas:............................................................. 44

Trabajo Práctico 1 ‐ Legajo Electrónico........................................... 44

Trabajo Práctico 2 ‐ Bandeja de Notificaciones ................................. 46

UNIDAD TEMÁTICA IV – TRÁMITES ELECTRÓNICOS .................................. 48

El concepto del trámite electrónico .................................................. 48

Ventajas .............................................................................. 49

Categorías de Trámite................................................................ 50

Trámites electrónicos disponibles en MiLegajo .................................. 50

Trámites Personales ‐ Perfil AGENTE ................................................. 52

Mis Autorizantes (o Supervisores)................................................ 54

Novedades de Asistencia .......................................................... 55

Bandeja de Notificaciones – Trámites del AGENTE ........................... 57

Trámites Personales ‐ Perfil SUPERVISOR ............................................ 59

Ejercicios prácticos de la Unidad IV .................................................. 76

Lecturas Recomendadas:............................................................. 76

Trabajo Práctico 1 ‐ Trámites Electrónicos‐ AGENTE ‐ SUPERVISOR ......... 76

Trabajo Práctico 2 ‐ Trámites Electrónicos‐ SUPERVISOR ...................... 80

UNIDAD TEMÁTICA V – Temas de AYUDA............................................. 84

“Look and feel” de la Interfaz de usuario ........................................... 84

Actividad Práctica Integradora Final.................................................. 92

Premisas para la resolución de la práctica ....................................... 92

Trabajo Práctico Integrador – PERFIL AGENTE ................................... 93

Trabajo Práctico Integrador – PERFIL SUPERVISOR .............................. 98

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A Ac ce er rc ca a d de el l M Ma an nu ua a l l d de e C Ca ap pa ac ci i t ta ac ci ió ón n Este es el primero de una serie de manuales de capacitación en los propósitos, alcance, funcionalidad, operatoria y modalidades de uso, entre otros aspectos, del SIAPE digital ­Sistema Único Provincial de Administración de Personal­. El presente manual corresponde al módulo I de la serie aludida y está dirigido a los usuarios de MiLegajo, la aplicación del SIAPE que permite la autogestión del vínculo laboral entre el empleado y la Administración en su conjunto, es decir los supervisores o responsables de la gestión del personal en su interacción con la administración específica en materia de personal (lo que llamamos habitualmente la “oficina de personal”)

Los siguientes módulos o ejemplares de la serie estarán dedicados a profundizar en los conocimientos y prácticas adecuadas para los perfiles específicos de la administración de personal, de acuerdo a la organización más o menos habitual que la misma presenta en relación con su operatoria, la atención del público en general y de sus principales usuarios, esto es de los empleados, así como otras operatorias o servicios destinados a otros procesos administrativos o reparticiones sectoriales o centrales, tanto de gestión pública como privada.

A partir de este marco de situación, en este primer módulo, el dedicado a MiLegajo, tendremos una mirada de reconocimiento sobre el contexto de la misma, es decir sobre el SIAPE como proyecto, como sistema integrador de diferentes aplicaciones de soporte informático y sobre su encuadre, sobre todo a raíz de MiLegajo, como herramienta de Gobierno Electrónico. Para compartir esta definición, ofreceremos algunos de los conceptos y fundamentos básicos de tal disciplina. Luego, nos adentraremos en MiLegajo, recorriendo la aplicación en todo el alcance de su funcionalidad actual, desde los diferentes perfiles implicados en su operatoria. Para ello, avanzaremos paulatinamente por los puntos del menú, afianzando los contenidos de procedimiento administrativo implicados en cada operación, el marco normativo que le da fundamento y la aplicación práctica de cada tema. El manual se integra con los siguientes capítulos o unidades temáticas

Unidad Temática I Marco contextual de SIAPE y MiLegajo

Unidad Temática II MiLegajo como el sistema de autogestión de SIAPE

Unidad Temática III El legajo electrónico que propone MiLegajo

Unidad Temática IV

Unidad Temática V

El trámite electrónico dentro de MiLegajo

Temas de Ayuda

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U UN NI ID DA AD D T TE EM MÁ ÁT TI IC CA A I I ­ ­ M MA AR RC CO O C CO ON NT TE EX XT TU UA AL L D DE E S SI IA AP PE E Y Y M MI IL LE EG GA AJ JO O

Dentro de esta unidad avanzaremos sobre los conceptos fundamentales de SIAPE en tanto sistema y en tanto proyecto de reforma o modernización estatal. A su vez, SIAPE y sus aplicaciones, en particular MiLegajo, serán caracterizadas como instrumentos de Gobierno Electrónico. Para ello, nos adentraremos en algunos conceptos clave de esta herramienta estratégica.

Las lecturas propuestas intentan dar un marco de conocimiento dinámico sobre el tema del gobierno electrónico, en particular en lo que atañe a la Argentina. Empero, en el mismo sitio de consulta recomendado (Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo – CLAD; Sistema Integrado y Analítico sobre Reforma del Estado, Gestión y Políticas Públicas ­ SIARE) se presenta una síntesis para cada uno de los países de Iberoamérica.

Finalmente, los ejercicios prácticos propuestos están orientados a considerar y propiciar la evaluación de SIAPE y en particular MiLegajo como instrumentos de Gobierno Electrónico.

U Un n m ma ar rc co o i in nd di is sp pe en ns sa ab bl le e: : ¿ ¿Q Qu ué é e es s S SI I A AP PE E? ?

S SI IA AP PE E c co om mo o p pr ro oy ye ec ct to o y y s si is st te em ma a

SIAPE es el Sistema Único Provincial de la Administración de Personal de la Provincia de Buenos Aires, a partir de la adecuación a la escala de la administración pública provincial en su conjunto de las aplicaciones para la gestión de los recursos humanos del llamado SIGRE (Sistema Integral de Gestión para la Reforma de Economía) desarrollado por la Dirección General de Administración del Ministerio de Economía, durante el período 2002 – 2007.

Por lo tanto, SIAPE es un sistema de apoyo a la gestión del personal basado en tecnologías de información y comunicación, pero también es el Proyecto de reforma que impulsa el desarrollo, la extensión y la implementación de tal sistema como piedra angular de la modernización de la gestión pública provincial.

En tal sentido, SIAPE busca integrar todos los órdenes estatutarios y de escalafón, así como otras expresiones habituales o esporádicas del vínculo laboral entre la persona empleada y la Administración empleadora.

SIAPE, en tanto sistema integral está compuesto, hasta el momento, por las siguientes aplicaciones:

§ MiLegajo, el sistema de personal de autogestión de los agentes de la administración pública provincial.

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§ eRreH, el sistema que da soporte integral a las administraciones de personal de los diferentes organismos de la administración pública provincial.

§ Sueldos, la aplicación que da soporte al proceso de liquidación de haberes del personal

§ Consultas de Gestión, la aplicación que permite obtener información adecuada a los niveles superiores de la gestión, a partir de los datos acumulados en la base de SIAPE.

§ Otras tales como URPE o Mis Viáticos, aplicaciones que cubren operatorias de objeto específico.

O Ob bj je et ti iv vo os s F Fu un nd da am me en nt ta al le es s d de e S SI IA AP PE E Los siguientes tópicos son las cuestiones básicas a las que el proyecto SIAPE intenta dar respuesta:

È Brindar soporte a la gestión del recurso esencial de la Administración: el recurso humano.

È Poner la tecnología de información y comunicación al servicio de los procesos de la gestión y de la obtención de resultados

È Simplificar, agilizar, mejorar los procesos, ganar en eficiencia, ser más efectivos.

È Modernizar la gestión del sistema de empleo público y mejorar la calidad del vínculo laboral

El tratamiento de tales cuestiones implica que SIAPE conlleva a dar cumplimiento a los propósitos de mejora la calidad del servicio público y de mejora de la atención de los ciudadanos, desde dos perspectivas:

§ Directa sobre el empleado – ciudadano, es decir sobre el empleado que también es ciudadano y no se desprende de ese rol (o no debería desprenderse) aún cuando esté investido de su calidad de empleado (o supervisor).

§ Indirecta sobre el ciudadano a través del empleado inmerso en mejor clima laboral y mejor predispuesto a ser un servidor público.

P Pe er rs sp pe ec ct ti iv va as s d de e u un n s si is st te em ma a d di in ná ám mi ic co o SIAPE en tanto el sistema integral que constituye un instrumento esencial para la modernización de la gestión de recursos humanos, es un conjunto de aplicaciones dinámicas, con un alcance dinámico, que se extiende y se vuelve más abarcativo, conforme se consolida el proyecto de implementación de las soluciones parciales.

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La clave es la integración de datos en un mismo repositorio o base de datos y de operatorias que se entrelazan o armonizan, permitiendo obtener más y mejores resultados. Entre los prioritarios:

È Normalizar los trámites, darles continuidad, ampliar el alcance de las transacciones impulsadas por los propios interesados, respetando el marco legal vigente para los procedimientos.

È Interconectar organismos, volverlos “interoperables”

È Acrecentar las bases de datos e información

È Acentuar la dimensión electrónica del soporte de la gestión, prescindiendo del papel en la medida de lo posible.

È Crear una capa de “gestión inteligente” (Discoverer, BI ­ Business Intelligence­ , etc.), es decir, la posibilidad de una visión superior

A A l lg gu un no os s c co on nc ce ep pt to os s d de e G Go ob bi ie er rn no o E El le ec ct tr ró ón ni ic co o A partir de los resultados que han tenido hasta el momento algunas experiencias realizadas con el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en las administraciones estatales, se está desarrollando un proceso orientado a concebir una forma de gobierno que implica algo muy cercano a una “revolución”, por cuanto conlleva la redefinición de los marcos espaciales, temporales y, fundamentalmente, de las relaciones.

Este nuevo concepto que se está gestando al amparo del proceso en desarrollo permitirá efectivamente hablar con propiedad de una nueva forma de Administración del Estado, históricamente distinta de las formas que la han antecedido.

Al hablar del uso de las Tecnologías de Información y Comunicación, una referencia natural e inmediata es pensar en aquellas tecnologías e instrumentos que permiten el envío de información a distancia en forma de voz, imagen, símbolo o dato, de manera que pueda ser vista o leída por otros receptores de un modo similar a quienes fueron los emisores del envío de información.

Quizás, también suscite la imagen del almacenamiento y procesamiento de grandes volúmenes de datos e información en períodos de tiempo drásticamente menores a los que tiene la capacidad humana de hacerlo. Obviamente, también entra en juego lo relacionado con la automatización de las actividades realizadas en las oficinas, que entre otros incluyen el uso de procesadores de texto y planillas de cálculo, entre los más conocidos.

Para comprender mejor este proceso, diremos que, luego de varios años durante los cuales la incorporación de tecnología en el Estado se produjo en la órbita de

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funcionarios y estructuras organizativas, en ese orden, en los últimos tiempos ésta ha incidido directamente sobre los ciudadanos.

Estamos en presencia de una tercera fase en cuanto a la incorporación de tecnología, que comienza con la generalización del uso de Internet y la disminución de los costos de las computadoras y equipos de comunicación.

Esta tercera fase permite un momento de reflexión acerca de la mirada que podemos tener sobre el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación como un recurso estratégico. Se comienza a asociar el concepto de "modernización" a la incorporación de TIC y se relacionan las telecomunicaciones con las computadoras. Es en este momento cuando surgen los primeros sitios Web de reparticiones públicas como un nuevo canal de comunicación con los ciudadanos y las empresas; se instalan los primeros trámites en línea (on­line) y se abre un espacio para definir lo que hoy podemos entender por Gobierno Electrónico.

Hacia fines de los años noventa se comenzó a trabajar sobre el concepto de Gobierno Electrónico o e­Gov (una contracción del nombre en inglés electronic government), como una manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas o apoyadas por el uso de las TIC. Desde ese entonces, muchas iniciativas han sido agrupadas bajo este concepto, en especial aquéllas que tienen que ver con las relaciones entre los ciudadanos y el gobierno, aquellas que fortalecen o mejoran las capacidades democratizadoras y proyectos por los cuales se busca incrementar la eficiencia y efectividad de las funciones gubernamentales.

U Un na a d de ef fi in ni ic ci ió ón n d de e G Go ob bi ie er rn no o E El le ec ct tr ró ón ni ic co o La mayor parte de las definiciones de gobierno electrónico incorporan conceptos comunes tales como: información, gestión y eficiencia. Por otro lado, existen algunas definiciones más amplias que tienen un sentido bastante más estratégico. Obviamente el contenido y los alcances de las definiciones pueden ser distintos. Cada organización y/o país puede elaborar su propia definición, con el objetivo de adecuarla a su propia realidad, prioridades y objetivos.

Una definición del concepto de Gobierno Electrónico sugerida por la OEA (Organización de Estados Americanos) es la siguiente:

Uso de las Tecnologías de Información y Comunicación por parte de las instituciones de gobierno, para mejorar cualitativamente los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación ciudadana.

L Lo os s á ám mb bi it to os s y y l la as s m mo od da al li id da ad de es s d de el l G Go ob bi ie er rn no o E El le ec ct tr ró ón ni ic co o Los principales ámbitos de acción para el desarrollo del Gobierno Electrónico son:

El de la Atención al Ciudadano. El cual considera las nuevas formas de relación gobierno – ciudadano, las que permitan al Estado brindar sus servicios en forma

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eficiente, eficaz y con independencia de las variables de tiempo y espacio. Se inscriben en este ámbito, proyectos o iniciativas que implican: § Uso progresivo e interrelacionado de TIC en las organizaciones públicas.

§ Fomento y promoción del acceso de los ciudadanos a los servicios e informaciones de las administraciones públicas.

§ Orientación hacia la atención a través de Ventanillas Únicas.

El ámbito de la Gestión Interna. El cual busca el establecimiento de procesos internos que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios, compartir recursos y mejorar la gestión interna en las reparticiones públicas. Las principales iniciativas en este ámbito son:

§ Rediseño y simplificación de procesos apoyados en el uso de las TIC. § Desarrollo de programas continuos de enseñanza y entrenamiento utilizando

TIC. § Disponer de sistemas de información que apoyen funciones internas para

facilitar y promover el flujo de información al interior. § Integración entre reparticiones públicas para el otorgamiento de servicios

unificados.

El ámbito del Desarrollo y Fortalecimiento de la Democracia, el cual supone la creación de mecanismos que permitan al ciudadano jugar un papel activo en el accionar gubernamental, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana. Son ejemplo de iniciativas en este ámbito, las siguientes:

§ Adoptar medidas para facilitar a la ciudadanía el acceso a información pertinente.

§ La consideración de sus opiniones y sugerencias. § Creación de instancias de participación ciudadana y transparencia de la gestión. § Desarrollo de sitios Web informativos de fácil acceso y comprensivos.

Desde otro punto de vista, el de los usuarios a quienes están dirigidas las iniciativas de gobierno electrónico podemos encontrar las siguientes relaciones: los ciudadanos y organizaciones o asociaciones ciudadanas; las empresas, a través de agentes económicos individuales o corporativos; los propios funcionarios o agentes de gobierno y otros organismos gubernamentales. Una forma de expresar una categorización de tales relaciones permite distinguir cuatro tipos distintos:

§ G2C ­ Gobierno a Ciudadano. § G2B ­ Gobierno a Empresas. § G2E ­ Gobierno a Funcionarios y Empleados o Gobierno hacia adentro. § G2G ­ Gobierno a Gobierno o hacia otros organismos gubernamentales.

I Im mp pl li ic ca an nc ci ia as s y y b be en ne ef fi ic ci io os s d de el l g go ob bi ie er rn no o e el le ec ct tr ró ón ni ic co o La interacción presencial entre el Estado y el ciudadano seguirá existiendo pero más bien lo que cambia es que comienzan a existir nuevos medios o canales (centros automáticos de atención de llamadas telefónicas, sitios Web, etc.) a través de los

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cuales es posible realizar transacciones. Tomemos en cuenta que los motivos que generan la relación entre las partes, no han cambiado, sino que las necesidades de los ciudadanos han llegado a ser más refinadas en su expresión, a partir de una disposición concreta y real de las TIC. No obstante, lo que quieren los ciudadanos de un Gobierno Electrónico es lo mismo que quieren de un gobierno tradicional (por no electrónico): un buen gobierno.

En relación con el tiempo y la distancia, el Gobierno Electrónico implica la posibilidad de que estas dimensiones no tengan incidencia, por lo que es posible proveer servicios por parte del Estado, fuera de las oficinas, atendiendo a la ciudadanía en cualquier punto del territorio, a cualquier hora, todos los días de la semana, durante todo el año.

Asimismo, es necesario tener en cuenta que el Gobierno Electrónico no debe ser un fin en sí mismo. Su carácter de instrumento requiere de la revisión, rediseño (o reingeniería) y en todo caso de la mejora de los procesos como paso previo o concomitante a la introducción de cualquier cambio en la tecnología o en las funciones de producción de servicios de las organizaciones públicas.

Es tiempo de plantearse interrogantes como los siguientes:

¿Qué nuevas formas de interacción permite generar el uso de las TIC?

¿Cómo pueden modificarse los procesos internos de la gestión para atender a las necesidades de la población y de sus propios agentes en tiempo y forma?

¿Quiénes y cómo intervienen en el desarrollo del gobierno electrónico?

¿Es posible fortalecer la democracia a través del uso de TIC en procesos de participación ciudadana? ¿Cómo?

Tomando en cuenta la siguiente enunciación de beneficios que se desprenden del gobierno electrónico:

E­GOV por modalidad

Beneficios asociados

Potenciales ahorros en tiempo y dinero, medidos por los desplazamientos a las oficinas públicas y esperas en la atención que dejan de realizarse debido a estos nuevos canales de comunicación.

Mayor flexibilidad y comodidad en la atención y prestación de servicios.

G2C

Ventajas del acceso a información más actualizada.

Similares a las del tipo G2C, en relación con el ahorro de tiempo, dinero y flexibilidad en la obtención de información.

Ahorros importantes en costos administrativos del Estado, por ejemplo en licitaciones.

G2B

Procesos de creación y fiscalización de empresas ágiles.

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E­GOV por modalidad

Beneficios asociados

Fortalecimiento de la imagen de transparencia en la gestión.

Mayor rapidez y eficiencia, así como la disminución en los costos operativos asociados a la difusión de información a funcionarios.

Trabajo a distancia o teletrabajo. Circuitos de información y procedimiento administrativo perfeccionados íntegramente en el medio electrónico.

G2E

Desarrollo de capacitación a distancia, realizando un mejor aprovechamiento de las inversiones tecnológicas realizadas.

Estandarización en el acceso a datos e información de cada institución.

Superar barreras de trámites estancos y burocracia excesiva.

G2G

Ampliar y garantizar a la comunidad la oferta y disponibilidad de servicios vía Internet.

Pero también y no menos importantes son los siguientes beneficios indirectos que podríamos asociar a las herramientas de gobierno electrónico:

§ Fortalece la confianza en las reparticiones públicas, posibilitando un aumento de la transparencia en las decisiones.

§ Estímulo para el fortalecimiento de las prácticas democráticas.

§ Mejor y mayor contacto con los ciudadanos, en particular con quienes viven en alejados de los centros más poblados.

§ Un buen estímulo para mejorar la calidad de los funcionarios públicos en términos de calificación y profesionalismo.

§ Oportunidad de recrear las prácticas laborales por medio del trabajo asociativo y colaborativo en grupos, equipos o comunidades virtuales.

§ Estímulo para la creación de nuevos modelos y estructuras organizacionales para las reparticiones públicas.

§ Potencial instrumento para combatir la corrupción.

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E Ej je er rc ci ic ci io os s d de e l la a U Un ni id da ad d I I

L Le ec ct tu ur ra as s r re ec co om me en nd da ad da as s

1) Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico de Julio de 2007.

2) Marco legal y de políticas, estrategias, planes y programas en gobierno electrónico y sociedad de la información, respecto de Argentina.

3) Reseña conceptual sobre gobierno electrónico.

Fuente de consulta: http://www.clad.org.ve/siare/innotend/gobelec/gobelec.html

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 1 1 – – R Re ec co on no oc ci im mi ie en nt to o d de el l e en nc cu ua ad dr re e d de e S SI IA AP PE E c co om mo o h he er rr ra am mi ie en nt ta a d de e e e­ ­g go ov v

1) De acuerdo a su conocimiento actual sobre el SIAPE y MiLegajo, y los conceptos de gobierno electrónico que se han vertido en la unidad, reconozca los distintos servicios en línea prestados, en general, por dichas aplicaciones.

Asimismo, distinga:

a) Usuario(s) al cual va dirigido el servicio (G2C, G2B, G2G, G2E)

b) Potenciales beneficios del servicio(s) otorgado.

2) Recuerde revisar este ejercicio (volver a realizarlo) incluyéndolo entre los propios de la última unidad temática.

a) ¿Cambió su encuadre respecto de los usuarios a los cuales está dirigido el servicio?

b) ¿Podría o debería cambiar en el caso de modificarse el alcance de las aplicaciones? ¿En qué sentido o en qué casos particulares?

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c) ¿Distingue nuevos beneficios actuales o potenciales? ¿Cuáles? Exprese sus fundamentos

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 2 2 – – R Re ec co on no oc ci im mi ie en nt to o d de e b be en ne ef fi ic ci io os s d de e S SI IA AP PE E c co om mo o h he er rr ra am mi ie en nt ta a d de e e e­ ­g go ov v

1) Lea los siguientes enunciados:

En New Jersey, el Departamento de Medio Ambiente ha reducido el plazo de concesión de permisos ambientales de seis semanas a seis minutos con la implementación de un sistema de concesión y pagos en línea.

En Chile, la implementación electrónica de varios procesos del Servicio de Impuestos Internos logró disminuir el costo de transacción de cada operación en US $ 0.58 para la operación renta; US $ 0.52 para la operación de pago de IVA (impuesto al valor agregado) y US $ 0.91 para la declaración jurada que deben realizar las empresas.

La implementación del sistema de compras electrónicas (BEC) en el Estado de Sao Paulo en Brasil, permitió al Estado ­en el año 2003­ reducir sus costos totales en u$s 35,25 millones, resultando un ahorro de u$s 16,86 millones de los cambios procesales y de u$s 18,39 por reducción de precios. Para los proveedores, la reducción en los costos procesales fue de u$s 2,23 millones. (Fuente: http://www.relogiodaeconomia.sp.gov.br/br/home_bec.asp )

2) ¿Se anima a identificar algún beneficio concreto del SIAPE o MiLegajo en términos parecidos a los anteriores? Es decir, tratando de cuantificar el ahorro de tiempos o de costos o la magnitud del impacto positivo. Por favor, enúncielo en forma breve y atractiva, distinguiendo claramente el beneficio que usted percibe, como si se tratara de un mensaje publicitario.

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L La a a ap pl l i ic ca ac ci ió ón n S SI I A AP PE E ­ ­ C Co on nt te ex xt to o

Esta unidad permite adentrarnos en conocimientos con mayor grado de detalle acerca de SIAPE y sus aplicaciones, destacándose entre ellas, precisamente, MiLegajo, como la herramienta que da soporte a la expresión cotidiana del vínculo laboral establecido entre el empleado o agente público y la Administración, su empleadora.

Recorreremos un compendio de los perfiles de usuarios a los que están orientados las aplicaciones de SIAPE, al tiempo que logramos mayor precisión en el alcance actual de su funcionalidad.

Sobre el final de la unidad incursionaremos en MiLegajo como aplicación. Se propone realizar una exhaustiva revisión de sus alcances, de acuerdo a los diferentes perfiles que acceden a ella.

N No ot ta a s so ob br re e l la as s p pr rá ác ct ti ic ca as s Para el dictado y resolución de las actividades prácticas en las cuales se hace imprescindible acceder a las aplicaciones y experimentar con ellas, a partir de la presente unidad y hasta concluir el manual, se utilizará una plataforma tecnológica denominada “DEMO”, en la cual se contará con una estructura absolutamente similar al ambiente real en producción, aunque con datos ficticios o de ejemplo. Este será el ambiente natural de práctica y en él se podrán realizar los ejercicios y tareas indicadas o sugeridas.

En el caso de que hubiera diferencias entre este ambiente de práctica y el real productivo de cada organismo, las mismas se indicarán en el presente manual.

Adjunto al presente Manual se entregará a cada participante cuatro (4) identificadores de usuarios (id) y contraseñas, a saber: § Usuario AGENTE / EMPLEADO § Usuario SUPERVISOR (primer nivel de autorización) § Usuario SUPERVISOR de SUPERVISORES (segundo nivel de autorización) § Usuario OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS (será el usuario de eRreH reducido

a su intervención en la resolución de trámites impulsados desde MiLegajo)

A fin de agilizar el aprendizaje, cabe aclarar que los usuarios de OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS y SUPERVISOR de SUPERVISORES tendrán acceso a todas las acciones del menú de un área u oficina de Personal, así como a todas las funciones que deban realizarse a fin de cumplir con las premisas de los trabajos prácticos.

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MiLegajo

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S SI IA AP PE E y y s su us s A Ap pl li ic ca ac ci io on ne es s SIAPE tiene por objeto dar un soporte integral a la gestión de los recursos humanos de la administración pública, implicando un foco activo sobre la persona agente de la administración como entidad de información clave del sistema.

SIAPE cuenta para ello con aplicativos que permiten acceder a la información, siguiendo criterios de ordenamiento y clasificación definidos por el usuario. Las aplicaciones se sustentan en el concepto de “parametrización”; lo cual implica que se trata de aplicaciones (y de modelos de datos que con los que operan las aplicaciones) portables, flexibles, y dinámicas.

El concepto de parametrización lleva asociada una capacidad de adecuación de los datos y las operatorias de acuerdo a las normas estatutarias, escalafonarias y reglamentarias de que se trate (el marco normativo de aplicación en cada jurisdicción u organismo a la materia), es decir las vigentes en cada realidad particular.

El siguiente es un esquema muy simplificado del modelo de datos que utilizan todas las aplicaciones del SIAPE. Como puede apreciarse, la entidad central es la persona y en dirección a ella se plantean prácticamente todas las relaciones de información que sirven las aplicaciones.

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Aplicaciones integradas en SIAPE Las siguientes aplicaciones o aplicativos de soporte informático son los que constituyen el SIAPE:

§ MiLegajo, el sistema de personal de autogestión de los agentes de la administración pública provincial.

§ eRreH, el sistema que da soporte integral a las administraciones de personal de los diferentes organismos de la administración pública provincial.

§ Sueldos, la aplicación que da soporte al proceso de liquidación de haberes del personal.

§ Consultas de Gestión, la aplicación que permite obtener información adecuada a los niveles superiores de la gestión, a partir de los datos acumulados en la base de SIAPE.

§ URPE, una aplicación destinada a la captura y asignación de unidades retributivas por productividad y a otros sistemas de incentivos similares.

§ Viáticos, una aplicación que permite la administración de la compensación de gastos por traslado en ocasión de comisiones de servicio y traslados por operativos temporarios fuera del asiento laboral habitual.

P Pe er rf fi il le es s d de e l lo os s u us su ua ar ri io os s d de e S SI IA AP PE E

Empleados y usuarios todos en general (perfil usuario de MiLegajo) Todos los empleados, agentes y personas en un extremo del vínculo laboral con la Administración son potenciales usuarios de MiLegajo, una de las aplicaciones más distintivas de SIAPE y quizás la que lo coloca en el seno de lo que se entiende como Gobierno Electrónico (modalidad G2E o “gobierno a empleado”). MiLegajo permite al empleado “acercarse” (virtualmente) a la oficina de personal e interactuar con ella. A través de la aplicación, desde el puesto de trabajo, desde el hogar o desde cualquier instalación con acceso a la WEB, es posible revisar el grado de actualización o completo del legajo personal, solicitar certificaciones varias, resolver trámites relacionados a la medicina laboral, denuncias de cambio de domicilio, solicitud de licencias y permisos, por citar algunas de las operaciones que permite la aplicación. En suma, este grupo de usuarios alcanza potencialmente a todos los agentes, empleados y funcionarios de la administración pública provincial en la cual opere SIAPE.

Personal de las administraciones u oficinas de personal en general (perfil básico “generalista” o no especializado usuario de eRreH) Se encuentran incluidas las personas que prestan servicios en los departamentos de las direcciones o áreas de personal, u oficinas que hagan sus veces, orientados a la

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administración de personal en general, sin distinción de perfiles especializados en diferentes temáticas: todos hacen todo (control de asistencia, evacuación de consultas, derivación a ART o Medicina Ocupacional, control de licencias, permisos y ausencias eventuales, certificaciones, orientación y trámite para el ingreso y la desvinculación, beneficios, etc.) Se trata del perfil que representa a la “oficina de personal” y también, del usuario típico de eRreH.

Personal de jefatura de las administraciones u oficinas de personal Se encuentran incluidas las personas que están a cargo de las administraciones de personal u oficinas que hagan sus veces. Pertenecen a este perfil de usuarios, los directores, subdirectores, jefes de departamento y responsables de área, sección o equipo de trabajo, en tanto supervisores de un perfil ya diferenciado cual es el personal de las oficinas de personal.

Este perfil, en general, combinaría ser usuario de Consultas de Gestión y de eRreH, no ya para la operatoria sino para la consulta u obtención de informes agregados.

Personal de jefatura / dirección en general de la administración pública Dentro de este perfil, se encuentran incluidas las personas que están a cargo de sectores, divisiones, departamentos, áreas y, en forma genérica, de unidades orgánicas. Pertenecen a este perfil de usuarios, directores, subdirectores, jefes de departamento y responsables de área, sección o equipo de trabajo, en tanto supervisores de personas.

Son usuarios de MiLegajo, en el rol específico de supervisor y, eventualmente, en su calidad de coordinadores o directores, también usuarios de Consultas de Gestión. Asimismo este perfil es potencial usuario de URPE y de Viáticos.

Personal de organismos sectoriales dedicados a la administración de recursos humanos o al otorgamiento de beneficios al personal Capacitadores, personal de organismos con actividades sustantivas que resultan en beneficios para el personal (Instituto de Previsión Social, IOMA, etc.) o personal de organismos técnicos centrales en materia de personal, es decir perteneciente a Dirección Provincial de Personal de la Provincia, IPAP, Gestión Pública, entre otros, como usuarios de consultas, indagatorias y análisis específicos.

Este perfil es usuario de Consultas de Gestión, aunque es probable que paulatinamente se orienten hacia él aplicaciones de objeto específico, sobre todo en lo que respecta a la mayor y mejor intervención en las transacciones y trámites implicados en el SIAPE.

F Fu un nc ci io on na al li id da ad d d de e l la as s a ap pl li ic ca ac ci io on ne es s

El esquema siguiente intenta representar lo más destacado en materia de funcionalidad y alcance de las aplicaciones de SIAPE. Cabe señalar que donde se visualiza “oficina electrónica” (de personal) refiere al tratamiento de la administración de la relación laboral que propone,

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fundamentalmente, MiLegajo. Claro está que MiLegajo “dialoga” permanentemente con eRreH. Es quizás esta relación, lo que en el diagrama puede apreciarse con mayor nitidez.

Una tabla conceptual para apreciar el alcance de las aplicaciones

Aplicación Alcance y Funcionalidad

MiLegajo § Autogestión del legajo electrónico

§ Bandeja de comunicaciones y notificaciones en ocasión de transacciones

§ Impulso y seguimiento de trámites personales con incidencia en la relación laboral

eRreH § Gestión del legajo electrónico (registro, integración, confidencialidad, unicidad)

§ Manejo de estructuras, planteles y puestos de trabajo (creación y transformación)

§ Administración de presupuestos y cargos presupuestarios

§ Impulso y seguimiento de novedades personales, transacciones y trámites como expresión del servicio administrativo en materia de personal. Gestión de actos administrativos

§ Administración de otros regímenes de empleo (convenios y contratos)

§ Consultas e informes de gestión orientados a diferentes niveles organizativos

§ Múltiples organismos, múltiples estatutos, múltiples

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Aplicación Alcance y Funcionalidad

cargos.

Sueldos § Interfaz independiente que lo vincula con eRreH como repositorio de datos

§ Módulo liquidador (cálculo) flexible y adaptable a los conceptos y fórmulas de cada organismo

§ Emisión de informes contables y de gestión o personalizados

§ Mantenimiento de liquidaciones históricas para certificaciones, eventuales ajustes o reliquidaciones.

Consultas de Gestión § Exploración del modelo de datos del SIAPE con diferentes niveles de profundidad (desde lo general a lo particular y viceversa)

§ Técnica de “cubos de gestión”

§ Informes de gestión prediseñados o personalizados

§ Exportación de información para vinculación con otras bases de datos

§ Graficación y aplicación de formatos

Otras (URPE, Mis Viáticos) § Captura de novedades en forma distribuida

§ Impulso y seguimiento de trámites de liquidación y pago similar a MiLegajo

§ Interfaz con el resto de las aplicaciones

E El l a ac cc ce es so o a a S SI I A AP PE E y y s su us s a ap pl l i ic ca ac ci io on ne es s Para el acceso al SIAPE se deberá acceder a El sitio oficial www.SIAPE.gba.gov.ar, y luego acceder al vínculo (link) “ Ingrese SIAPE”. Esta es la pantalla de acceso al SIAPE, es decir aquélla que permite la conexión del usuario con las aplicaciones a las que tiene acceso.

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Los datos solicitados, es decir usuario y clave se corresponden, en el caso de usuario, con su número de DNI y en el de la contraseña o clave (“password”) con la secuencia de letras y/o números (sin mayúsculas), que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto sea modificada por el mismo. En el primer acceso o conexión del usuario al SIAPE, la clave o contraseña coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI, por lo que debe cambiarse de inmediato. SIAPE cuenta con ese procedimiento incorporado y asociado al primer acceso.

Una vez colocados los datos anteriores, y presionado o cliqueado el botón Entrar, SIAPE permite la selección de la aplicación a utilizar, de acuerdo al perfil del usuario ya identificado, presentando una pantalla o ventana similar a la siguiente:

Finalmente, el sistema da la bienvenida al usuario autenticado, ya dentro de la aplicación seleccionada.

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Cabe consignar que si bien éste es el mecanismo real de acceso a las aplicaciones, entre ellas MiLegajo, de acuerdo a lo señalado en la nota al comienzo de la unidad temática, se utilizará para la práctica sugerida en el manual, un ambiente de trabajo diferente al del servicio real (lo que se llama habitualmente “ambiente de producción”), con un acceso obviamente diferente, aunque semejante en apariencia. Todo esto se verá en la práctica, así como las diferencias ya señaladas.

O Ot tr ro os s V Ví ín nc cu ul lo os s d de e I In nt te er ré és s Además del vínculo establecido o a establecer en cada organismo que opera con SIAPE, generalmente situado en la página principal o subpágina de la dirección general de administración u órgano de servicio administrativo, existen otros vínculos (“links”) de interés. Seguidamente se ofrecen algunas de las imágenes de los sitios institucionales y las direcciones http. La sugerencia es que el lector experimente el acceso a través de los mismos.

Dirección Provincial de Personal

En http://www.dpp.sg.gba.gov.ar

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Secretaría General de la Gobernación

En http://www.sg.gba.gov.ar

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Tesorería General: http://www.tesoreria.gba.gov.ar

IOMA: http://www.ioma.gba.gov.ar/intranet_new/archivos/seccion_sistemas.html

IPS: http://www.ips.gba.gov.ar

Honorable Tribunal de Cuentas en http://www.tribctas.gba.gov.ar

Ministerio de Economía en http://www.ec.gba.gov.ar

I I n nt tr ro od du uc ci im mo os s a a M M i iL Le eg ga aj jo o

¿ ¿Q Qu ué é e es s M Mi iL Le eg ga aj jo o? ? MiLegajo es la aplicación de autogestión de SIAPE, especialmente desarrollada para los todos los agentes de la Administración Pública, es decir para quienes se encuadran en un régimen de empleo público, así como para quienes tienen o han tenido un vínculo laboral con la Administración. Esta distinción permite incluir a las personas que presentan la condición de:

§ Aspirantes § Contratados § Becarios § Pasantes § Jubilados

Dado que el concepto “legajo” forma parte del nombre de la aplicación, es conveniente señalar que cuando hablamos de legajo, lo hacemos en el sentido más

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amplio del término y ello implica que el legajo de una persona es el recipiente de toda la información histórica y actual en relación con el vínculo que une a esa persona con la Administración. Un único medio de registro y de visualización integral al que se tiene acceso (sólo cada persona tiene acceso a su legajo) para verificar la historia y el estado de su vínculo laboral con la Administración como empleado, contratado o parte de algún régimen de convenio de becas, pasantías o figura semejante.

La aplicación MiLegajo permite la consulta estrictamente personal de los datos que la Administración tiene de cada persona. Ello implica que cada persona puede ver y constatar lo que la Administración sabe de ella, con la certeza de que la consulta es individual y segura, en términos de confidencialidad.

MiLegajo no es meramente una aplicación pensada para la consulta o ingreso de datos, sino que implica en su diseño una herramienta de gobierno electrónico. En efecto, MiLegajo es un nuevo vínculo o CANAL de comunicación directo, establecido mediante las TIC, entre la persona y su supervisor laboral, la oficina de personal o el área competente para la resolución de transacciones y trámites personales que afectan o modifican el vínculo laboral. Asimismo, aspira a convertirse en un canal preferencial con el criterio de “ventanilla electrónica y única de trámites”, en la medida que su alcance comprenda todo el espectro de la operatoria habitual y el grado de incorporación de las TIC lo permita.

¿ ¿P Po or r q qu ué é u us sa ar r M Mi iL Le eg ga aj jo o? ? Todas las personas como trabajadores y/o agentes en un extremo del vínculo laboral con la Administración son potenciales usuarios de MiLegajo, una de las aplicaciones más distintivas de SIAPE.

MiLegajo permite al trabajador “acercarse” (virtualmente) a la oficina de personal e interactuar con ella. A través de la aplicación, desde su puesto de trabajo, desde el hogar o desde cualquier instalación con acceso a la WEB (Internet o Intranet), es posible revisar el grado de actualización del legajo personal, solicitar certificaciones varias, resolver trámites relacionados a la medicina laboral, denuncias de cambio de domicilio, solicitud de licencias y permisos, por citar algunos procesos asociados a su uso.

Su propósito general y esencial es convertirse en el vehículo de la inquietud y administración personal del vínculo laboral desde el lado de la persona. Por ello las opciones de consulta de datos y de trámites en línea en el marco de mejorar la información mediante la comunicación interna y directa con los distintos departamentos que conforman la Área de Personal, constituyen el núcleo de MiLegajo.

Como propósitos específicos, por un lado acerca al trabajador a conocer sus derechos y obligaciones dentro del marco normativo que regula su relación laboral y por otro lado permite el contacto directo con las áreas de personal brindando agilidad y celeridad a cualquier requerimiento solicitado.

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F Fu un nc ci io on na al li id da ad d Las principales características de la aplicación MiLegajo, lo que la aplicación brinda u ofrece como sello distintivo, son las siguientes:

È Permite su acceso directo, durante las 24 horas del día, desde cualquier computador (PC) que posea conexión a Intranet (lugar de trabajo) o Internet.

È Posibilita la consulta en línea (on­line) de la currícula personal actualizada. Cada trabajador sabe con exactitud cuál es la información que Administración Pública posee de él a los fines laborales.

È Permite la consulta al instante ­diaria y/o por período­ de los registros de entrada y salida a los establecimientos que cuentan con algún sistema de control de acceso vinculado o asociado mediante una “interfaz” al SIAPE.

È Facilita la comunicación personal y/o institucional a través del uso de la bandeja de notificaciones, cuyo alcance se extiende a todos los agentes de la administración pública de la jurisdicción que tienen acceso a MiLegajo, cualquiera sea el Organismo del cual dependen.

È Es el canal preferencial de trámite para la solicitud de modificación o agregado de datos o antecedentes al legajo, así como la solicitud de licencias y permisos por parte del trabajador.

È Es el canal y el medio adecuado para llevar a cabo la supervisión del personal a cargo en lo que a novedades de asistencia y prestación de servicios se refiere, ofreciendo una visión propia de la administración de personal, acotada al plantel o equipo de trabajo.

È Facilita a cada agente o funcionario el uso de una agenda personal.

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R Re ec co or rr r i id do o p po or r l la a a ap pl l i ic ca ac ci ió ón n M Mi iL Le eg ga aj jo o

A Ac cc ce ed di ie en nd do o a a l la a P Pl la at ta af fo or rm ma a D DE EM MO O Para el acceso a la Plataforma DEMO, se deberá realizar desde el vínculo ubicado en el sitio Web de la Dirección Provincial de Personal – Secretaría General de la Gobernación – Provincia de Buenos Aires:

w w w ww w . .d dp pp p . .s sg g. .g gb ba a. .g go ov v. .a ar r Una vez que se accede a la plataforma mencionada se presentará otra pantalla de acceso donde ingresar usuario y contraseña.

Usuario: el nombre de usuario se corresponde siempre con su número de identificación personal – D.N.I –

Clave: Ingreso por primera vez a la aplicación, se accede siempre con el mismo número que se ingresó como Usuario. Una vez verificado ese primer acceso o conexión, la aplicación indicará por medio de

“ventanas repentinas” que se deberá cambiar la contraseña.

La contraseña es siempre una secuencia de letras y/o números, sin mayúsculas, que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto sea modificada por él mismo).

Se deberá ingresar en el primer cuadro de texto la nueva contraseña que sólo el usuario conozca y luego repetirla en el segundo cuadro.

Luego de ingresar el usuario y contraseña la aplicación desplegará una pantalla (como la que se que muestra como ejemplo) indicando el nombre y apellido de agente, el organismo al que pertenece y una opción que sugiere una determinada frecuencia para el despliegue de una “ventana repentina” con el

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aviso de consulta o revisión de la Bandeja de Notificaciones u otro tipo de mensajes. Es posible para el usuario establecer como frecuencia de revisión la medida de tiempo en minutos que mejor se adapte a su operatoria.

Para el ingreso final se deberá presionar el botón .

A Ac cc ce ed di ie en nd do o a a l la a P Pl la at ta af fo or rm ma a P PR RO OD DU UC CC CI IÓ ÓN N Para ingresar al ambiente de producción del sistema (es decir, al servicio real de las aplicaciones) como se mencionó anteriormente deberá hacerse a través de:

w ww ww w . .S SI IA AP P E E. .g gb ba a. .g go ov v. .a ar r Una de las diferencias de entre ambos ambientes es su acceso, pero también se modifica la manera de cambiar la contraseña respecto del ambiente DEMO.

Luego de haber accedido se visualizará la pantalla de ingreso a la aplicación solicitando Usuario y Contraseña, siendo esta la primera diferencia a destacar, y aclarando que las consignas con respecto a los datos a ingresar en los accesos “Usuario” y “Contraseña” son las mismas que para el ambiente DEMO.

Una vez ingresado, se visualizará la pantalla con las aplicaciones a las cuales tiene acceso cada usuario, en función de su perfil, y a la izquierda inferior de la pantalla podrá visualizar el link (hipervínculo) denominado “Cambiar Contraseña”.

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Se deberá hacer un clic sobre el link señalado (Cambiar Contraseña) y luego se visualizará la pantalla:

Contiene tres (3) campos de datos a ingresar: • Clave Actual: En el que se deberá ingresar la clave actual (la primera vez,

el número de documento) igual que el campo “Usuario”.

• Nueva Clave: Ingresar una combinación de letras y números

• Confirmar Clave: Volver a ingresar la misma contraseña ingresada en “Nueva Clave”

S Sa al li ie en nd do o d de e l la a P Pl la at ta af fo or rm ma a P PR RO OD DU UC CC CI IÓ ÓN N Otra de las diferencias que cabe destacar es la opción de salida de la aplicación, para todos los usuarios en el menú u opción de “Salir”.

Se accede al Menú “Salir”, haciendo un clic sobre él, y el sistema regresará a la pantalla anterior de acceso a las aplicaciones. Para completar el proceso de salida (Logoff) del sistema deberá hacer un clic en el ícono que se encuentra en el sector superior derecho de la pantalla antes mencionada:

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M Me en nú ú d de e O Op pc ci io on ne es s d de e M Mi iL Le eg ga aj jo o Ya se dijo que todas las personas que tienen un vínculo de índole laboral con la Administración son usuarias de MiLegajo. En realidad, a cualquier persona le basta, para ser usuaria, estar registrada en la tabla Personas de la base de datos del SIAPE. No obstante, también interesa conocer que MiLegajo reconoce dos perfiles diferenciados entre sí:

• Usuario AGENTE o EMPLEADO Este el perfil básico que corresponde a toda persona (agente, empleado, funcionario, autoridad superior) en tanto trabajador en el ámbito de la Administración que aplica SIAPE.

• Usuario SUPERVISOR Este es un perfil que, englobando al básico anterior, ofrece la operatoria adecuada para el agente o funcionario que administra un plantel o equipo de trabajo.

Usuario AGENTE – Menú MiLegajo

Se recuerda que las opciones de Acceso Directo presentan un ícono con formato de

hoja , los cuales permiten, al hacer clic con el mouse, acceder directamente a una pantalla de trabajo.

Por el contrario, las opciones de Sub­Menú

presentan un ícono con formato de carpeta implicando que al ubicar el puntero del mouse sobre la flecha que se encuentra en el renglón de la opción, se desplegará otro menú asociado, con más opciones.

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Usuario SUPERVISOR – Menú MiLegajo y menú Novedades

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Diferencias respecto al Ambiente de Producción. En el caso del usuario SUPERVISOR se destaca el nombre del acceso a un menú, conforme se señala seguidamente:

P lataforma DEMO ­ Novedades

P lataforma Producción ­ Autorizante

E Ej je er rc ci ic ci io os s d de e l la a U Un ni id da ad d I I I I

L Le ec ct tu ur ra as s r re ec co om me en nd da ad da as s: :

Manual de Usuario de MiLegajo, capítulos introductorios. Disponible en www.SIAPE.gba.gov.ar

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 1 1 ­ ­ I In ng gr re es so o a a l la a a ap pl li ic ca ac ci ió ón n y y c ca am mb bi io o d de e c co on nt tr ra as se eñ ña a

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE” o con el perfil de “SUPERVISOR”, entregados adjuntos al presente manual.

b) Cambie su contraseña. Elija una secuencia de letras (sin mayúsculas) y/o números que usted reconozca.

c) Indique si pudo cambiar su contraseña:

SI NO

d) Si Ud. contestó que SI, salga de la aplicación y vuelva a ingresar con la nueva contraseña.

Si Ud. contestó que NO, indique los pasos que siguió y consulte en este momento con su instructor.

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Describir los pasos es una buena práctica para reconocer e incorporar el procedimiento seguido. Si lo desea, puede utilizar el espacio siguiente para su escritura.

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 2 2 – – R Re ec co on no oc ci im mi ie en nt to o d de e m me en nú ú d de e o op pc ci io on ne es s ­ ­ p pe er rf fi il l A AG GE EN NT TE E

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE”.

b) Si Ud. necesitara acceder a “Legajo Electrónico” , “Bandeja de Notificaciones”, “Trámites Personales”, “Mis Autorizantes” , ingresará a través de cuál menú?. Seleccione la opción que considera la correcta.

MiLegajo Salir Ventana

c) Acceda al Menú ­ Sub­Menú ­ Opción que le permite solicitar una Carpeta Médica. Describa el menú – Sub­menú – Opción utilizado.

d) Ud. requiere realizar un cambio de horario de su jornada laboral. Qué opción del menú le permite realizar esta operación.

Bandeja de Notificaciones Trámites Personales Ninguna de las Anteriores

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T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 3 3 – – R Re ec co on no oc ci im mi ie en nt to o d de e m me en nú ú d de e o op pc ci io on ne es s ­ ­ p pe er rf fi il l S SU UP PE ER RV VI IS SO OR R

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “SUPERVISOR”.

b) ¿Cómo puede Ud. tomar conocimiento de CUÁLES son los agentes o empleados que el SIAPE registra como miembros del equipo o plantel que usted supervisa? Ingresando al menú ­ opción:

Novedades­Bandeja de Notificaciones MiLegajo­Personas a quien autorizo Novedades­Consultas sobre su personal Ninguna de las anteriores

c) Ud. debe autorizar uno o más solicitudes de licencia por parte de miembros de su plantel. ¿Qué opción de menú – comando utiliza para realizar la tarea?:

Novedades­Bandeja de Notificaciones MiLegajo­Personas a quien autorizo Ninguna de las anteriores

d) Ud. debe obtener comisionar a un agente a su cargo. Describa menú ­ opción que debe utilizar para realizar la tarea.

e) Si Ud. accede a MiLegajo­Legajo Electrónico, la información que puede visualizar corresponde a: Datos Personales de un agente a cargo Datos Personales de varios agentes a cargo Datos Personales de su legajo personal Ninguna de las anteriores

f) ¿Cómo puede Ud. tomar conocimiento de las NOVEDADES DE ASISTENCIA de los agentes o empleados que el SIAPE registra como miembros del equipo o plantel que usted supervisa? Ingresando al menú y opción:

MiLegajo­Personas a quien autorizo Novedades­Consultas sobre su personal Ninguna de las anteriores

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A Ac ct ti iv vi id da ad de es s P Pr rá ác ct ti ic ca as s C Co om mp pl le em me en nt ta ar ri ia as s

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 1 1 – – R Re ec co on no oc ci im mi ie en nt to o d de e m me en nú ú d de e o op pc ci io on ne es s ­ ­ p pe er rf fi il l A AG GE EN NT TE E / / S SU UP PE ER RV VI IS SO OR R

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE” o “SUPERVISOR”.

b) ¿Cómo puede Ud. tomar conocimiento de CUÁNTOS días de Licencia Anual tiene pendientes para solicitarlos? Indique el Menú ­ Opción a utilizar:

MiLegajo­Novedades­Mis Fichadas MiLegajo­Trámites Personales MiLegajo­ Novedades­Novedades de Asistencia Ninguna de las anteriores

c) Ud. es SUPERVISOR y debe cortar la licencia anual a un AGENTE su cargo. Describa los menús – Sub­Menú ­ Opción comandos a los cuales debería acceder para realizar la tarea.

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U UN NI ID DA AD D T TE EM MÁ ÁT TI IC CA A I II II I – – E EL L L LE EG GA AJ JO O E EL LE EC CT TR RÓ ÓN NI IC CO O D DE E M MI IL LE EG GA AJ JO O

L Le eg ga aj jo o E El le ec ct t r ró ón ni ic co o El Legajo Electrónico tiene, precisamente por la consideración en su diseño de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones, una dimensión de autogestión por parte del usuario, agente o empleado público. También debemos entenderlo como un proceso residual, en el sentido que todos o casi todos los otros procesos propios de la gestión de personal, dejan su “huella” en el legajo. Con ese criterio, es en el legajo donde se incorporan los datos propios de la administración de personal de las organizaciones públicas, evitando pérdidas de tiempo y redoble de esfuerzos, así como asegurando la integridad y confiabilidad de los datos, en consonancia con las políticas de privacidad actuales.

El Legajo Electrónico concentra entonces todos los datos del agente, empleado o funcionario durante la sustanciación de la relación laboral, sean antecedentes o información que el agente trae consigo al momento del ingreso o bien los que adquiere durante el desempeño de sus sucesivas posiciones laborales (cargo de designación, cargo ocupado, recategorizaciones, ascensos o evolución en la carrera, puesto ocupado, novedades de asistencia que impactan en la antigüedad, aspectos de medicina laboral, trayecto de capacitación seguido, etc.) hasta la desvinculación de la organización estatal.

Como opción de menú, es el medio para la visualización de los datos que la Administración posee acerca de la persona, pudiendo realizarse consultas en línea – on­line­ de la información asociada estrictamente al Legajo Personal (Ver Bandeja de Notificaciones).

En la medida que SIAPE abarca diferentes organismos de la gestión pública provincial, el legajo electrónico de cada persona gana en integridad y se vuelve único en la práctica. Se permite así la administración integral de la información, tendiendo a la homogeneización de los datos – captura de datos una sola vez en la única fuente original ­ para su mejor tratamiento en lo que a eficiencia, velocidad de consulta y actualización respecta, reduciendo a través de la autogestión electrónica/informática el uso del papel como medio para la comunicación, para el registro y el almacenamiento.

Las entidades de información contenidas en el Legajo Electrónico están organizadas en seis (6) solapas, cada una conteniendo rubros o conjuntos de datos que refieren a la persona o trabajador.

§ Datos Personales

§ Domicilios y Contactos

§ Familiares

§ Currículum

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§ Datos de Relación Laboral

§ Otros Datos

La información contenida en el Legajo Electrónico surge de datos provistos directamente por el agente (Ver Bandeja de Notificaciones), pero, en su mayoría, se trata de datos incorporados por la administración a través de la actuación de las áreas dedicadas a la gestión del personal. Durante el proceso de implantación de SIAPE en cada organismo en particular estas áreas pueden variar en sus nombres, funciones e integrar o desdoblar menúes en virtud de los procesos que se realizan y quiénes lo realizan, significando desde el punto de vista informático, sólo una configuración (parametrización) especial para cada caso en pos del buen funcionamiento del sistema implantado.

U Us su ua ar ri io os s d de el l L Le eg ga aj jo o E El le ec ct tr ró ón ni ic co o

Agentes / empleados en general Estos perfiles de usuario permiten al trabajador perteneciente a la administración pública el acceso a Legajo Electrónico, en el cual podrá consultar y visualizar diferentes datos referidos a su persona, familiares, datos curriculares, entre otros.

R Re e l la ac ci ió ón n c co on n O Ot tr ro os s U Us su ua ar r i io o s s d de e l l S SI I A AP P E E Existen otros usuarios que al prestar servicios en las Delegaciones de Personal, y en cumplimiento de las funciones que le fueron conferidas por los cargos que desempeñan, pueden realizar otras tareas sobre el Legajo Electrónico, a saber:

• Administrar desde la aplicación toda información relativa al personal del Organismo, en lo que respecta a Datos Personales, Domicilios y Contactos, Familiares, Aptitud Psico­Física, Gremios, Obra social, Datos Curriculares.

• Administrar desde la aplicación toda información relativa a Planteles Básicos, Cargos, Carrera Administrativa)

• Realizar altas, bajas y/o modificación de datos toda vez que corresponda (sea por actuación u acto administrativo formalmente promulgado).

• Administrar desde la aplicación toda información relacionada con ART, estado asistencial, licencias y permisos.

• Mantener actualizados los registros obrantes en la base datos para un uso eficiente de la información en tiempo y forma, pudiendo de esta manera realizar las consultas necesarias de acuerdo con exigencias y/o demandas de la propia actividad de asesoramiento y apoyo administrativo hacia la gestión de personal del Organismo.

A Ac cc ce es so o a al l L Le eg ga aj jo o E El le ec ct tr ró ón ni ic co o Se deberá seleccionar “Menú MiLegajo” – “Legajo Electrónico” , y a continuación se podrá visualizar en pantalla el formulario de seis (6) solapas mencionado anteriormente:

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En el ingreso a esta opción de Legajo Electrónico, se visualizará automáticamente la primera solapa correspondiente a Datos Personales.

D Du ur ra an nt te e e e l l p pr ro oc ce es so o d de e r re ec co or r r re e r r c ca ad da a u un na a d de e l la as s s so o l la ap pa as s s se e m ma an nt te en nd dr rá á l la a i in n f fo or rm ma ac ci ió ón n d de e A Ap pe e l l l l i id do o , , N No om mb br re e y y C CU U I I L L­ ­C CU UI I T T­ ­C CD DI I d de e l l a ag ge en nt te e. .

Solapa ­ Datos Personales Los datos que se aprecian son:

• Fecha de nacimiento • Sexo • Estado civil • Fecha de Casamiento • Nacionalidad • Nacido en • Provincia – Localidad ­ Lugar de Nacimiento si es Extranjero • Documentos

o Permite el ingreso de todos los documentos que identifiquen al agente como D.N.I., L.C., L.E., matrículas para el caso de profesionales, así también como su número de Legajo.

• Organismo al que pertenece • Estado actual

o Activo ­ Pasivo • Observaciones

o Alguna observación respecto de sus datos personales

Solapa ­ Datos Domicilios ­ Contactos Para acceder a la siguiente solapa “Domicilios – Contactos” se deberá hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a continuación:

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Los datos que se podrán consultar del trabajador en esta solapa corresponden a sus datos domiciliarios, personas de contacto y otros domicilios:

• Domicilio Real es el lugar al que se dirigirá cualquier notificación al agente, si así fuere necesario. El domicilio real es el domicilio legal constituido y declarado por el agente en su vínculo laboral, constituyendo una obligación mantener tal información actualizada. El domicilio real está conformado por los siguientes datos:

o Calle ­ Número – Torre – Piso – Departamento – Manzana ­ Declarado es la última fecha de modificación del domicilio actualizado – Provincia ­ Zona de Medicina Ocupacional (Zona1 – Zona2 – Zona3 – Zona4) ­ Observaciones

• Datos de Contacto son datos utilizados por la Administración Central ante un caso de urgencia, los mismos se orden teniendo en cuenta la prioridad de contacto. Los datos que podrá contener Datos de Contacto son los siguientes:

o e­mail o Teléfonos: Laboral – Particular ­ Cualquier otro dato que sea de

interés del usuario que la Administración conozca. • Botón Otros Domicilios

Corresponde a los casos en los que se denuncia algún domicilio adicional o accidental, por ejemplo. Esta información resulta de real importancia para varios tipos de trámites, tal es el caso de licencias por enfermedad (carpetas médicas) en el cual, el médico de Medicina Ocupacional sabrá que deberá trasladarse al domicilio especificado en esta opción. Los datos podrán ser visualizados en una pantalla especialmente diseñada para tal fin, donde se especificará para cada caso:

o Tipo (Laboral, Comercial, Ambulatorio) – Calle – Número – Torre – Piso – Departamento – Manzana ­ Zona para Medicina Ocupacional – Provincia – Localidad – Desde – Hasta ­ Observaciones

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Solapa ­ Familiares Para acceder a la siguiente solapa “Familiares” se deberá hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a continuación:

La pantalla mostrará los familiares que el agente ha decidido registrar en su Legajo Electrónico, independientemente si están o no su cargo. Se detalla además, el grado de parentesco (Padre, Madre, Esposo/a, hijos tanto adoptivos como naturales), visualizando para cada caso:

• Parentesco – Apellido – Nombre ­ Tipo de documento ­ Número de documento ­ Fecha de nacimiento.

• Empleado Público o Se podrá observar con un tilde aquellos familiares que también son

trabajadores del Estado (empleados públicos).

• Botón Discapacidad En el caso que el agente tenga un familiar discapacitado el sistema mostrará tal estado, para lo cual seleccionando del listado de familiares, y quedando en color celeste indicando la situación de selección, se podrá hacer un clic sobre el botón “Discapacidad” con el mouse, y se visualizará en una nueva pantalla el Tipo de Discapacidad, datos que fueron correspondientemente comunicados al área de personal. El sistema proveerá una lista de opciones de Discapacidad que estarán disponibles para que las áreas de personal puedan actualizar la información con los datos enviados por los agentes. Las opciones posibles son las que a continuación se detallan:

o Mentales – Neurolocomotores – Sensoriales Auditivos – Sensoriales Visuales – Viscerales – SIN ESPECIFICAR

• Botón Discapacidad Temporaria

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En el caso que el agente tenga un familiar con una discapacidad momentánea el sistema mostrará tal estado, para lo cual seleccionando del listado de familiares, y quedando en color celeste indicando esta situación que es el seleccionado se podrá hacer un clic sobre el botón “Discapacidad Temporaria” con el mouse, visualizando en una nueva pantalla no solamente los datos del agente y del familiar sino también las fechas Desde, Hasta y Tipo de Discapacidad, con un campo de texto Observaciones, datos correspondientemente comunicados al área de personal. El sistema proveerá una lista de opciones de Discapacidad que estarán disponibles que las áreas de personal puedan actualizar la información con los datos enviados por los agentes.

• Botón A Cargo En el caso que el agente tenga un familiar que se encuentra, desde el punto de vista previsional, impositivo o para el encuadre de las asignaciones familiares que correspondan para el agente.

• Botón Otros Datos Se podrá seleccionar un familiar del listado de familiares, quedando en color celeste indicando la situación de selección. Luego podrá hacer un clic sobre el botón Otros Datos con el mouse, visualizando una nueva pantalla donde podrá visualizarse datos sobre el familiar seleccionado, a saber:

o Nacionalidad ­ Estado Civil ­ Fecha de Defunción – Sexo ­ Fecha de Casamiento ­ Ocupación

Solapa ­ Currículum Para acceder a la siguiente solapa “Currículum” se deberá hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a continuación:

La pantalla permitirá verificar los datos correspondientes a estudios realizados por el agente, identificándose como Estudios Básicos y Estudios Avanzados, los datos relacionados a cada unidad de información es la siguiente:

• Estudios Básicos

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o Título obtenido ­ Centro Educativo o Estado

§ Completo § Incompleto

• Estudios Avanzados En esta unidad de información, se podrá seleccionar uno de los títulos almacenados y se observará el porcentaje de avance del mismo, Año de Egreso, Promedio y cualquier otra observación al respecto.

o Título obtenido o Centro Educativo o Estado

§ Completo § Incompleto

• Botón Otros Datos Currículum Se visualizarán datos correspondientes a Antecedentes Laborales, Docencia, Cursos y Habilidades, ordenados en cuatro (4) solapas.

o Antecedentes Laborales La aplicación permitirá visualizar los datos referentes a los antecedentes laborales, indicando los puestos de trabajo ocupados con anterioridad, lugar, período de tiempo en el que se desempeño en dichos puestos (Fecha desde / hasta), tipo de relación de dependencia, motivo de cese en el puesto y quien es el contacto del lugar en caso de necesitar referencia alguna

o Docencia En caso de haber acreditado la persona experiencia en el ejercicio de la docencia se muestra el cargo ocupado, lugar, nivel, carga horaria realizada, ámbito y período de vigencia.

o Cursos Mostrará los cursos realizados, registrados en la base de datos del SIAPE. La actualización de los mismos se podrá canalizar a través del sector que corresponda a Capacitación del Departamento Recursos Humanos de la Área de Personal por medio de esta aplicación.

o Habilidades Esta opción de menú describe las habilidades constatadas por el agente ­ características distintivas que integran su perfil laboral ­, su desempeño (bueno, malo, no califica, etc.) y alguna observación realizada.

Solapa ­ Datos Relación Laboral Para acceder a la siguiente solapa “Datos Relación Laboral” se deberá hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a continuación:

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En esta pantalla se visualizarán botones asociados a datos de la relación laboral con la Administración Central. Los botones a los cuales se podrá tener acceso son aquellos que se encuentran habilitados (resaltados en negrita), y los mismos son:

• Cargos y Carrera Administrativa Los datos corresponden a la persona en su relación con el/los cargos o posiciones de escalafón dentro del respectivo régimen estatutario que ocupa o ha ocupado. Esto conlleva asociados una serie de otros datos que responden a las diversas normas particulares, actos administrativos que estipulan los movimientos (el de designación en el cargo, por ejemplo), ley y nomenclatura de presupuesto que se utiliza para financiar el cargo, etc.

La información se visualiza a través de un formulario de siete (7) solapas, donde la primera muestra la lista de cargos registrados para la persona y las restantes seis, solapas de consulta asociadas con: la designación del cargo desde el punto de vista presupuestario (año, ley de presupuesto, jurisdicción, programa y unidad de representación), el cargo de revista del agente (normativa a la que responde, tipo de planta, agrupamiento y categoría a la que pertenece, denominación del cargo, fecha de nombramiento y toma de posesión), lugar de prestación de servicio, reservas de cargos, bajas, traslados, asignaciones transitorias y otros movimientos que lo han afectado. En el caso que la persona tuviere reserva de cargo, permitirá visualizar ambos.

Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva. La pantalla se muestra con este aspecto:

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S So o l la ap pa a ­ ­ D Da a t to os s R Re e l la ac c i ió ón n L La ab bo or ra al l Cuando se accede, la pantalla muestra la primer solapa relacionada a los Cargos que el trabajador ha tenido en su permanencia dentro del estado. Los colores que se encuentran en la primer columna identifican el estado del cargo:

o Amarillo: CARGO ACTUAL o Gris: CARGO RESERVADO o Verde: CARGO PASE A PRESTAR SERVICIOS EN COMISION o Negro: BAJA PREVENTINA o Rojo: BAJA DEFINITIVA DEL CARGO

• A.R.T. Permitirá visualizar la Aseguradora de Riesgo de Trabajo que tiene la persona.

• Gremios. Permitirá visualizar las asociaciones gremiales que tiene la persona asociada ejemplo.: (UPCN, ATE, AERI, etc.).

• Obras Sociales Permitirá visualizar la obra social de la persona, por ejemplo correspondiendo IOMA a todos los agentes que prestan servicio en un Organismo.

• Antigüedad Podrá consultar la antigüedad acreditada, considerando no sólo la antigüedad en el Organismo sino también, aquella que se considera adicional (ver antigüedad adicional), es decir, computable en otros ámbitos laborales y que reglamentariamente se acumulan adicionan a la antigüedad en el Organismo.

• Aptitud Psico­Física Permitirá visualizar el informe de Aptitud producido por la Dirección de Medicina Ocupacional, el cual es girado al Departamento Legajos de la Área de Personal.

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Solapa ­ Otros Datos Permitirá visualizar la información referente a:

• Salud Permitirá visualizar datos sobre grupo sanguíneo y factor, y si posee discapacidad alguna o algún tipo de enfermedad.

• Talles ­ Medidas Permitirá visualizar datos sobre indumentaria de trabajo en caso que la actividad lo requiera.

B Ba an nd de ej ja a d de e N No ot t i i f f i ic ca ac ci io on ne es s La aplicación provee comunicación electrónica entre el trabajador y las diferentes oficinas, departamentos o áreas de la Administración, y por otro lado entre el trabajador y otras personas usuarias del sistema, independientemente de cuál sea el organismo en el cual se revista.

Esta opción denominada “Bandeja de Notificaciones” permite la interacción electrónica entre usuarios del sistema que necesiten realizar trámites para informar cambios de diversa índole, que pueden estar relacionadas con su legajo personal, a diversas consultas que pueden ser por ejemplo de carácter normativo por citar algunos ejemplos.

La ventaja fundamental de esta herramienta es que permite reemplazar actividades que normalmente debían realizarse personalmente, por teléfono o por email, más allá que prevé para el envío de información/notificación una selección del destinatario en forma previamente automatizada.

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A Ac cc ce es so o a a l la a B Ba an nd de ej ja a d de e N No ot ti if fi ic ca ac ci io on ne es s Deberá seleccionar las siguientes opciones “Menú MiLegajo” – “Sub­Menú Bandejas” y por último opción “Bandeja de Notificaciones”, y a continuación se podrá visualizar la Bandeja de Notificaciones – Correo Personal

En la pantalla se visualizarán todos los mensajes que recibe y que se encuentren pendientes de respuesta, que no hayan sido leídos aún o no hayan sido borrados. Para leer cada uno de los mensajes recibidos, se deberá seleccionar el mensaje a leer haciendo un clic con el mouse, quedando resaltado en color celeste el mensaje seleccionado, y la parte inferior de la ventana podrá leerse el contenido del mismo.

Opciones de uso de la Bandeja de Notificaciones Las opciones se encuentran en una botonera en el sector inferior de la ventana: § Notificar a Oficina § Notificar a Persona § Responder § Borrar Notificación § Actualizar Bandeja

Para comenzar la operación de envío, la aplicación permitirá seleccionar tres opciones “Notificar a Oficina”, “Notificar a Persona” o “Responder”; para cualquiera de las alternativas, deberá hacer un clic sobre la necesaria para la operación a realizar completar y/o seleccionar los siguientes campos propuestos, una vez finalizada la operación deberá hacer clic en el Botón “Enviar” o “Responder” dependiendo del tipo de notificación:

Para Notificar a oficinas • Para: Selección de una listas de oficinas y/o departamento al cual

comunicar. • Asunto: El motivo por el cual se está realizando la notificación. • Mensaje: Se redactará el mensaje a ser enviado.

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• Contacto: Texto libre en el cual se podrá asentar por ejemplo el teléfono o cualquier otro dato que el usuario considere conveniente.

Notificar a Oficina – Selección de la oficina / departamento Esta opción es de utilidad para realizar consultas o bien, si existieran diferencias (error u omisión) en los datos asentados en el Legajo Electrónico, solicitar la modificación de los mismos a través del correo que presenta la aplicación, canalizándose por medio de los Departamentos creados para realizar la tarea y según la incumbencia de cada uno en la carga de la información.

Para Notificar a personas • Para: Se deberá hacer un clic en la “Lista de Valores”, la cual permitirá la

búsqueda la persona a la cual se realizará el envío. • Asunto: El motivo por el cual se está realizando la notificación. • Mensaje: Se redactará el mensaje a ser enviado.

Nota: En pantalla se observa que es posible la comunicación con agentes de otros Organismos, incluidos y en uso del sistema SIAPE.

Para responder un mensaje • A: Automáticamente se visualizará la oficina / departamento o persona a la

cual se le responderá el mensaje. • Asunto: Se visualizará el mensaje recibido precedido por “Re:”, que indica

que se está respondiendo. • Mensaje: Se visualizará el mensaje recibido. • Respuesta: Se redactará el mensaje a ser enviado como respuesta.

Borrar Notificación El sistema permite eliminar un mensaje recibido, el usuario deberá posicionarse, con un clic de mouse, en el mensaje que desee eliminar en cuyo caso se resaltará en color celeste, y se deberá hacer un clic en Borrar Notificación.

Actualizar Bandeja Permite actualizar la bandeja de Notificaciones para verificar la existencia o no de un nuevo mensaje, se deberá hacer un clic en Actualizar Bandeja.

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E Ej je er rc ci ic ci io os s d de e l la a U Un ni id da ad d I I I I I I

L Le ec ct tu ur ra as s R Re ec co om me en nd da ad da as s: : Manual de Usuario de MiLegajo. Disponible en www.SIAPE.gba.gov.ar

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 1 1 ­ ­ L Le eg ga aj jo o E El le ec ct tr ró ón ni ic co o

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE” o “SUPERVISOR”, entregados adjuntos al presente manual.

b) Ingrese a “Menú MiLegajo ­ Legajo Electrónico” e indique en qué solapa ingresó para verificar si su nombre y apellido es el correcto.

Datos Personales Domicilios y Contactos Familiares Currículum Datos de Relación Laboral Otros Datos Ninguna de las anteriores

c) Verifique su ESTADO CIVIL. Describa el menú – opción ­ solapa utilizada.

d) Ingrese a “Menú MiLegajo ­ Legajo Electrónico”, indique la opción que expresa mejor la operatoria que usted llevaría a cabo si navegara por las seis (6) solapas.

Modificar los datos personales únicamente Modificar los datos personales y domicilios Modificar los datos de cualquier solapa Visualizar cualquier dato de cualquier solapa Ninguna de las anteriores

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e) Ingrese a “Menú MiLegajo ­ Legajo Electrónico” , Ud. quiere verificar sus antecedentes laborales dentro y fuera de la administración gubernamental, indique que solapa utilizaría.

Datos Personales Domicilios y Contactos Familiares Currículum Datos de Relación Laboral Otros Datos Ninguna de las anteriores

f) En el punto 1) a) del trabajo práctico se solicita que “Ingrese a la plataforma “DEMO” con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE” o con el perfil de SUPERVISOR”. ¿Podría expresar cuál es el motivo por el cuál no se realizó ninguna diferencia entre perfiles para el ingreso a la aplicación a efectos de realizar los ejercicios hasta aquí propuestos?

g) Habiendo accedido a “Menú MiLegajo ­ Legajo Electrónico” , si Ud. quisiera verificar su cargo actual, qué solapa elegiría para verificarlo? Seleccione la opción correcta.

Currículum – Otros datos del Currículum Datos Relación Laboral – Cargos y Carrera Administrativa Ninguna de las anteriores

Indique qué datos aseguran que es su cargo es el actual. ¿Cómo lo verifica en la pantalla?

h) Habiendo accedido a “Menú MiLegajo ­ Legajo Electrónico”, describa a qué solapa debe acceder para verificar su antigüedad en la administración pública.

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i) Ud. ha trabajado en el ámbito privado en la Empresa EBUENOSAIRES S.A, en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires durante el período 03/01/1998 al 14/02/2001. Seleccione cuál de las opciones es la correcta para verificar si la información se encuentra registrada en su Legajo.

MiLegajo – Legajo Electrónico – Solapa Datos de la Relación Laboral – Botón Cargos y Carrera Administrativa

MiLegajo – Legajo Electrónico – Solapa Currículum – Botón Otros Datos Currículum

Ninguna de las anteriores

j) Suponiendo que ha realizado el curso “ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES” dictado por el I.P.A.P., ¿cuál de las opciones es la correcta para verificar si la información se encuentra registrada en su Legajo?

MiLegajo – Legajo Electrónico – Solapa Currículum

MiLegajo – Legajo Electrónico – Solapa Currículum – Botón Otros Datos Currículum

Ninguna de las anteriores

k) En su organismo han decidido entregar uniformes para atención al público, conformados por un pantalón, camisa, saco y calzado. Suponiendo que Ud. trabaja en ello y le han pedido informar el talle para los mencionados uniformes. Ingresando a “Menú MiLegajo ­ Legajo Electrónico” describa la solapa donde puede verificar si los datos ya han sido registrados.

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 2 2 ­ ­ B Ba an nd de ej ja a d de e N No ot ti if fi ic ca ac ci io on ne es s

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

2) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE” o con el perfil de “SUPERVISOR”, entregados adjuntos al presente manual, e ingresa a “Menú MiLegajo ­ Bandeja de Notificaciones”.

a) Ud. se ha cambiado de domicilio, indique cuál de estas acciones es correcta para realizar el cambio.

Envía un mensaje a una persona que trabaja en la Oficina de Legajos Modifica la dirección Ud. mismo utilizando Legajo Electrónico Envía una notificación a la Oficina de Legajos Ninguna de las anteriores

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c) Ud. necesita enviar una consulta a un agente que no pertenece a su organismo. Indique dónde enviaría el mensaje utilizando la aplicación MiLegajo – Bandeja de Notificaciones.

No se permite enviar mensajes a personas de otros Organismos Selecciona una oficina donde sabe que trabaja la persona Selecciona a una persona, sin importar donde trabaje Ninguna de las anteriores

d) Ud. ha realizado un curso de Post­Grado de su carrera, envíe un mensaje al departamento/oficina que corresponda solicitando información de la documentación que debe presentar. Describa los pasos que tuvo que seguir para su envío, indicando el departamento/oficina a la cual lo envió.

e) Si Ud. tiene algún mensaje recibido por parte de alguna persona solicitando una consulta en particular. Puede responder el mensaje utilizando la Bandeja de Notificaciones?

SI NO

f) Si Ud. borra algún mensaje de la Bandeja de Notificaciones. Indique si puede revisar los mensajes eliminados.

SI NO

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UNIDAD TEMÁTICA IV – TRÁMITES ELECTRÓNICOS

E El l c co on nc ce ep pt to o d de e l l t tr rá ám mi i t te e e el le ec ct tr ró ón n i ic co o El trámite de personal tradicional (basado en algún intercambio de papeles) implica, tal como lo conocemos, que los datos deben ser presentados en algún formulario generalmente completado en forma manuscrita y firmado, ante la Administración de Personal, como por ejemplo una “Solicitud de Licencia Anual”, para que se proceda a su autorización y posterior registro. Esto conlleva ejecutar una serie de pasos, en una secuencia y orden determinados y, generalmente, en forma manual.

El desafío encarado por MiLegajo ha sido lograr un alto nivel de transparencia, brindar una rápida respuesta a los requerimientos, fortalecimiento e integración de los procesos propios de las administraciones de personal que en general son procesos aislados, ofrecer al trabajador simplicidad en las solicitudes y asegurar el cumplimiento de las normas estatutarias. Además de lograr agilidad en la diversidad de solicitudes, procesos inequívocos y unívocos para cada tipo de trámite.

Los trámites electrónicos de MiLegajo se basan en una herramienta informática denominada “Workflow”, apropiada para el diseño y administración de los circuitos y procesos de trabajo (“flujos de trabajo”, literalmente) que permite definir trámites y procedimientos de una manera sencilla y completa, automatizando la conducción de estos a través de la organización implicada, a la vez que llevar un control sobre los productos o servicios obtenidos y los tiempos o recursos empleados para suministrarlos.

En consecuencia los Trámites Electrónicos, a diferencia de los Trámites Tradicionales son seguros en la secuencia dentro de cada procedimiento, integrados con la información de todo el modelo de datos del SIAPE, brindando agilidad, transparencia, unicidad de criterio, cumplimiento de los procesos normativos, seguridad y eficiencia tanto desde el punto de vista del trabajador, en tanto destinatario de un servicio que la Administración provee, como desde el de la propia Administración.

Las opciones de menú Trámites Personales habilitan actualmente a los agentes a solicitar sus licencias, permisos, carpetas médicas y cambios de horario, sujeto ello al procedimiento acorde a lo que estipulan las reglamentaciones en vigencia. Por lo tanto, requieren para su otorgamiento la autorización, visado o control del responsable, jefe inmediato o superior, así como la revisión técnica del área de personal competente, quien concede o no, atendiendo a la situación de prestación de servicio de la persona y en cumplimiento de lo establecido en leyes y reglamentaciones.

El proceso por el cual se solicita una licencia y/o permiso involucra a diferentes perfiles de usuarios, a saber:

• AGENTE ­ solicitante • Jefe inmediato – Agente SUPERVISOR – autoriza / rechaza

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• Área competente de PERSONAL – concede / rechaza (para las prácticas recordar que se debe utilizar la OFICINA VITUAL DE LEGAJOS – LOPEZ DIEGO – DNI 23000301)

Aún existe una batería de trámites y transacciones que implican el ejercicio de facultades de autoridad competente, es decir que se resuelven mediante el dictado de algún acto administrativo. En este caso, pendiente aún la implantación de la firma digital en la administración provincial, diremos que todavía no están contemplados como trámites electrónicos pero que, de todas formas, sus efectos son siempre registrados en la base de datos de SIAPE, tarea realizada por las áreas de Personal.

Ventajas Se puede acceder desde cualquier equipo que tenga acceso a Internet o Intranet (esto último corresponde al lugar de trabajo), utilizando una suerte de “guía” a través del menú “MiLegajo ­ Trámites Personales” , identificando el trámite necesario de realizar. Otra de las ventajas es que el agente, una vez realizada la solicitud del trámite, no necesita realizar ninguna otra operación, manual o electrónica, solamente deberá esperar su aceptación/rechazo el cual será notificado automáticamente en “MiLegajo, Bandeja de Notificaciones”.

Como denominador común cada tipo de trámite tiene incorporados los pasos para la autorización/rechazo (por el uso de la herramienta de Workflow mencionada anteriormente), en forma sistemática.

P rocesos, circuitos y actores de Trámites Electrónicos Para una mejor comprensión del proceso básico en una solicitud de trámites, circuitos de la información y actores, se expone a continuación el siguiente gráfico:

Supervisor de Licencias y Permisos

Ficherista (DP) Registra

Novedades

Supervisor de Comisiones

Solicita Autoriza

Solicita Autoriza

Comisiones Trámites en línea(on­line)

Trabajador Solicitante

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C Ca at te eg go or rí ía as s d de e T Tr rá ám mi it te e • Trámites solicitados por el trabajador (Licencias y Permisos, Carpetas

Médicas, Cambios de Horario) • Trámites solicitados por el supervisor (Licencias, Permisos, Carpetas

Médicas, Ausencias Eventuales, Cambios de Horario, Comisiones)

Cada categoría de trámite responde a un perfil de usuario que solicita, a saber: • Trámites solicitados por el trabajador, corresponde al perfil de usuario

AGENTE • Trámites solicitados por el supervisor, corresponde al perfil de usuario

SUPERVISOR

Cada categoría de trámite responde a un circuito definido:

Trámites solicitados por el trabajador, corresponde al perfil de usuario AGENTE e implica que: • El AGENTE solicita el trámite • El SUPERVISOR autoriza o rechaza • El ÁREA PERSONAL registra, y acepta y/o rechaza la novedad • La aplicación informa por medio de la Bandeja de Notificaciones la

resolución del trámite

Trámites solicitados por el SUPERVISOR para el personal a su cargo, corresponde al perfil de usuario SUPERVISOR e implica que: • El SUPERVISOR solicita el trámite (Licencias y Permisos, Carpetas Médicas,

Comisiones etc.), y autoriza en la misma instancia. • El SUPERVISOR de COMISIONES (solamente para el caso de Comisiones)

autoriza o rechaza. • El ÁREA PERSONAL registra y acepta y/o rechaza la novedad • La aplicación informa por medio de la Bandeja de Notificaciones la

resolución del trámite

T Tr rá ám mi it te es s e el le ec ct tr ró ón ni ic co os s d di is sp po on ni ib bl le es s e en n M Mi iL Le eg ga aj jo o

Perfil AGENTE solicita directamente los siguientes trámites:

Licencias Permisos Carpeta Médica Cambio de Horario

Anual Alimentación y cuidado de hijo

Atención de familiar enfermo

Por día

Donación de órganos Citación Organismos Oficiales

Enfermedad Por período

Donación de sangre Maternidad Definitivo

Duelo Directo

Duelo Indirecto

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Licencias Permisos Carpeta Médica Cambio de Horario

Examen

Matrimonio

Nacimiento de hijo

Permiso gremial ­días­

Permiso gremial –horas­

Practica obligatoria de grado o post grado

Pre – examen

Ultima materia

­ Trámites gestionados por el AGENTE ­

Perfil SUPERVISOR solicita los siguientes trámites para el personal a cargo a quien, además, autoriza o visa los trámites de la grilla anterior:

Licencias Comisiones Carpeta Médica

Ausencias eventuales

Permisos Cambio de Horario

Donación de sangre

Comisiones de Servicios

Atención de familiar enfermo

Ausente sin aviso / con aviso

Asistencia a curso

Por día

Duelo Directo

Enfermedad Examen aptitud física

Boleta de salida

Por período

Duelo Indirecto

Maternidad Festividad Judía Boleta de salida oficial

Definitivo

Corte de licencia anual

Junta médica Permiso gremial ­ horas­

Horario flexible

Llegó tarde

Paro

Paro de salida

Paro de transporte

Permiso de salida autorizado por sala

Pre Jubilatorio

Permisos de E/S frecuentes

Desinfección

­ Trámites gestionados por el SUPERVISOR –

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T Tr rá ám mi i t te es s P P e er rs so on na a l le es s ­ ­ P P e er r f fi i l l A AG GE EN NT TE E El sub­Menú “Trámites Personales” , habilita a los trabajadores a solicitar sus licencias, carpetas médicas o cambios en su horario laboral. Los trámites se identifican en el sub­menú de acceso en dos opciones a saber:

• Solicitud de Licencias • Solicitud de Cambio de Horario

Solicitud de Licencias, Carpetas Médicas y Cambio de Horario Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción del Menú “MiLegajo ­ Trámites Personales” .

Para gestionar una solicitud de Licencias, Carpetas Médicas y Cambio de Horario, deberá acceder “MiLegajo ­ Trámites Personales – Solicitud de Licencias” o “MiLegajo ­ Trámites Personales – Solicitud de cambio de Horario” .

Es importante destacar que en el caso de “Solicitud de Licencia” en la misma pantalla se encuentran dos alternativas posibles, Licencias y Carpetas Médicas, motivo por el cual previamente se deberá seleccionar la opción deseada, de los dos objetos presentados, en un caso “Solicitud de Licencia” y en el otro “Solicitud de Carpetas Médicas”.

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Cada vez que se solicite una Licencia o Carpeta Médica, y cumplimentando con la información solicitada en cada caso, se deberá presionar el botón “Solicitar Novedad”, luego visualizara una “ventana repentina” que solicita la confirmación de lo solicitado. Finalizado el procedimiento de solicitud el AGENTE, esperará la notificación del SUPERVISOR, y la autorización final (Aceptado/Rechazado) del Área de Personal competente en la materia. Las notificaciones de ambos perfiles comentados serán canalizadas por la “Bandeja de Notificaciones” .

Solicitud de Licencias Se deberá completar los datos de Tipo de Licencia (seleccionando de la lista de opciones), año que corresponde la licencia, y las fechas desde y hasta (completando las mismas con opción del calendario provisto por la aplicación).

Solicitud de Carpetas Médicas Se deberá completar los datos de la carpeta médica, indicando fecha de inicio (completando las mismas con opción del calendario provisto por la aplicación), tipo de carpeta médica (si se trata de atención de familiar enfermo, deberá además seleccionar el familiar y el tipo de parentesco). Como dato adicional la pantalla muestra el dato del domicilio que por defecto quedaría registrado, a menos que se indique un domicilio distinto del declarado, tildando previamente la opción para ser habilitada, datos que pueden resultar de importancia para la Dirección de Medicina Ocupacional. Además se puede indicar si la inspección médica será ambulatoria (concurre la persona a la revisión), tildando la opción “Ambulatorio”, y si se requiere consignar alguna observación contará con un campo de texto para ello. Si por cualquier motivo el AGENTE no ha recibido notificación de lo sucedido con alguna de las carpetas solicitadas, la aplicación permitirá realizar la operación de solicitud nuevamente, señalando que trata de una reiteración, marcando en la casilla correspondiente.

Solicitud de Cambio de Horario Al ingresar se visualizará la pantalla que se muestra a continuación, donde la solicitud de cambio de horario se organizó en tres (3) solapas, de acuerdo al tipo de modificación a efectuar: Por Día / Por Período / Definitivo.

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Cada vez que se solicite una Cambio de Horario, y cumplimentando con la información solicitada se deberá presionar el botón “Solicitar”, luego visualizara una “ventana repentina” que solicita la confirmación de lo solicitado. Cumplimentado el procedimiento de solicitud el AGENTE, esperará la notificación del SUPERVISOR, y la aceptación final del Área de Personal competente en la materia. Las notificaciones de ambos perfiles comentados serán canalizadas por la “Bandeja de Notificaciones”.

E En n e e l l p pr ro oc ce es so o d de e r re ec co o r rr re er r c ca ad da a u un na a d de e l la as s s so o l la ap pa as s m me en nc ci io on na ad da as s s se e m ma an nt te en nd dr rá á l la a i in n f fo or rm ma ac c i ió ón n d de e A Ap pe e l l l l i id do o , , N No om mb br re e d de e l l A Ag ge en nt te e. .

S So o l la ap pa a – – P Po or r d d í ía a Los datos contenidos y que se visualizarán son:

• Fecha a cambiar de horario • Nuevo Horario • Entrada • Salida

S So o l la ap pa a – – P Po or r p pe er rí ío od do o Los datos contenidos y que se visualizarán son:

• Período a cambiar de horario • Nuevo Horario • Entrada • Salida • Tildar los días de la semana que correspondan.

S So o l la ap pa a – – P Po or r d de ef fi in n i i t t i iv vo o Los datos contenidos y que se visualizarán son:

• Fecha a partir de cuando solicita el cambio de horario • Nuevo Horario • Entrada • Salida • Tildar los días de la semana que correspondan.

Mis Autorizantes (o Supervisores) La aplicación “MiLegajo” permitirá que el perfil de AGENTE constate quién es su SUPERVISOR (responsable de autorizar o visar solicitudes realizadas por el agente). Para acceder, el AGENTE deberá seleccionar el Menú “MiLegajo – Autorizantes – Mis Autorizantes” . Generalmente se dispone de un responsable “titular” y de uno suplente (designado por el titular autorizante).

Se visualizará previamente el sub­menú y luego la opción a seleccionar:

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Luego se deberá hacer clic en la opción “Mis Autorizantes” , y se podrá acceder a la visualización de la dupla de autorizantes, tanto para Licencias y Capetas Médicas como para Comisiones, tal como lo muestra la siguiente pantalla:

Novedades de Asistencia La aplicación permitirá que el perfil de AGENTE pueda visualizar información contenida en su registro asistencial, la misma se expone en seis (6) solapas distintas entre las cuales podrá navegar, “Horario / Licencias / Comisiones / Ausencias / Permisos / Carpetas” .

Para acceder a esta opción de menú, el AGENTE deberá seleccionar el Menú “MiLegajo – Novedades – Novedades de Asistencia” .

A continuación visualizará la pantalla con las seis (6) solapas de información a saber:

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E En n e e l l p pr ro oc ce es so o d de e r re ec co o r rr re er r c ca ad da a u un na a d de e l la as s s so o l la ap pa as s m me en nc ci io on na ad da as s s se e m ma an nt te en nd dr rá á l la a i in n f fo or rm ma ac c i ió ón n d de e A Ap pe e l l l l i id do o , , N No om mb br re e y y e e l l n nú úm me er ro o d de e L Le eg ga aj jo o c co or r r re es sp po on nd di ie en nt te e , , c co om mo o a as sí í t ta am mb bi ié én n l la a f fo o t to o d de e l l A AG GE EN NT TE E. .

S So o l la ap pa a ­ ­ H Ho or ra ar r i io o Los datos contenidos en esta solapa se corresponden con el horario administrativo declarado por el trabajador. S So o l la ap pa a ­ ­ L L i ic ce en nc ci ia as s Los datos contenidos en esta solapa se corresponden por un lado, a las licencias que ya se ha tomado y por otro, los días acumulados que podrá hacer uso en el transcurso del año. S So o l la ap pa a ­ ­ C Co om mi is s i io on ne es s Los datos contenidos en esta solapa se corresponden en ella podrá consultar los días (desde y hasta) que ha prestado servicios en comisión. S So o l la ap pa a ­ ­ A Au us se en nc ci ia as s Los datos contenidos en esta solapa se corresponden a datos de las ausencias registradas, con indicación de tipo y fecha en que se produjo. S So o l la ap pa a ­ ­ P P e e r rm m i is so os s Los datos contenidos en esta solapa se corresponden a datos de los permisos de salida registrados, con indicación de tipo, fecha y horario a partir del cual se inició el permiso y su duración total en horas y minutos. S So o l la ap pa a ­ ­ C Ca ar rp pe et ta as s Los datos contenidos en esta solapa se corresponden a datos de las carpetas médicas otorgadas, con indicación de tipo, código OMS y período de duración. En el cuadrante inferior podrá calcular, según Fecha (desde/hasta), la cantidad total de días autorizados por carpeta, agrupados por Código OMS para el período de referencia.

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Bandeja de Notificaciones – Trámites del AGENTE Los trámites solicitados por el AGENTE, son autorizados o rechazados por su SUPERVISOR, a continuación se muestra una pantalla donde un trámite es autorizado. Esto no implica que el trámite haya sido aceptado totalmente, el mismo quedará totalmente conformado cuando en la Bandeja de Notificaciones la ÁREA DE PERSONAL se haya expedido respecto a su concesión o rechazo.

Bandeja de Notificaciones ­ Autorizado por el SUPERVISOR:

Bandeja de Notificaciones – Aceptado por el ÁREA DE PERSONAL

Bandeja de Notificaciones – Rechazado por el ÁREA DE PERSONAL

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E En n e e l l p pr ro oc ce es so o d de e a au ut to or r i i z za ac c i io on ne es s y y r re ec ch ha az zo o s s d de e t tr rá ám mi it te es s, , e e l l h he ec ch ho o d de e q qu ue e u un n S SU UP PE ER RV VI I S SO OR R a au ut to or ri ic ce e s su u p pr ro o s se ec cu u c ci ió ón n n no o i im mp p l l i ic ca a q qu ue e e e l l t tr rá ám mi it te e h ha ay ya a s si id do o a ac ce ep pt ta ad do o h ha as st ta a q qu ue e l la a Á ÁR RE EA A D DE E P P E ER RS SO ON NA AL L n no o s se e e ex xp pi id da a a al l r re es sp pe ec ct to o . . L La a a ap pl l i ic ca ac c i ió ón n m mo os st tr ra a r rá á e en n t to od do os s l lo os s c ca as so o s s l lo o s s d d i i f fe er re en nt te es s e e s st ta ad do os s d de e l l m mi is sm mo o. .

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T Tr rá ám mi i t te es s P P e er rs so on na a l le es s ­ ­ P P e er r f fi i l l S SU UP P E ER RV VI I S SO OR R El SUPERVISOR como trabajador del Estado Provincial dispone de las mismas opciones que un usuario AGENTE de cara a su propio legajo. No obstante, en su condición de SUPERVISOR tiene un perfil de usuario diferente y más amplio: se adicionan las funciones y operatoria que le dan soporte en su tarea cotidiana como responsable de un equipo de trabajo.

Menú Novedades

Accediendo al menú indicado anteriormente la aplicación presentará al SUPERVISOR las siguientes opciones:

• Bandeja de Autorizaciones, Permitirá al SUPERVISOR acceder a las solicitudes de trámite que un AGENTE ha iniciado, para su autorización o rechazo. En otro orden la aplicación permitirá consultar el registro cronológico de las Autorizaciones, Aceptadas y/o Rechazadas.

• Solicitar Comisiones, las comisiones mencionadas se asocian a actividades, propias del servicio y otras de carácter formativo ­capacitación­ que implican necesariamente, la ausencia del agente durante toda su jornada laboral o bien al momento de registrar la entrada y/o salida.

• Informe de Ausencias Eventuales, tendrá la posibilidad de emitir un informe de novedades asistenciales (ausente con/sin aviso, llegada tarde, salida temprana, no registra salida, paro salida, pre­jubilatorio, paro de transporte, junta médica, franco compensatorio, examen aptitud física, por citar algunas), de manera tal de poner en conocimiento a la Área de Personal de acontecimientos que se reporten durante una jornada de trabajo.

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• Informe de Licencias y Permisos, el SUPERVISOR tendrá la posibilidad de emitir un informe de novedades asistenciales, directamente relacionadas con licencias y permisos (donación de sangre, duelo directo, duelo indirecto) de manera tal de poner en conocimiento al Área Personal de determinados sucesos que por su naturaleza el agente no está en condiciones de notificar o solicitar directamente.

• Informe de Carpeta Médica, ofrecerá al SUPERVISOR, la posibilidad de remitir al Área Personal una solicitud de Carpetas Médicas correspondientes a AGENTES a cargo del SUPERVISOR, que por diversas circunstancias no pudieron solicitarlas en tiempo y forma (no pueden conectarse a Internet o Intranet, por ejemplo).

• Cortes de Licencia Anual, habilitará, al SUPERVISOR, a proceder con la limitación de licencia anual concedida oportunamente a un AGENTE a su cargo, toda vez que por razones de servicio debidamente justificadas, el AGENTE deba reincorporarse a su puesto de trabajo antes de finalizada aquella.

• Informe Permisos por Horarios habilitará, al SUPERVISOR, informar para una fecha determinada, los permisos por horarios sucedidos en su plantilla de personal.

• Solicitud de Cambio de Horario, permitirá al SUPERVISOR a realizar una solicitud de cambio de horario, por cada AGENTE a su cargo, produciendo en el mismo acto el trámite de solicitud y autorización, el mismo se remitirá a la Área de Personal, cumplimentando así con requerimientos propios de la administración y el control asistencial.

• Solicitud de Horario Flexible, permitirá al SUPERVISOR a realizar una solicitud de horario flexible, por cada AGENTE a su cargo, produciendo en el mismo acto el trámite de solicitud y autorización, el mismo se remitirá a la Área de Personal, cumplimentando así con requerimientos propios de la administración y el control asistencial. Cabe aclarar que este tipo de trámite se encuentra bajo el marco normativo de la Resolución Nº 282/05 promulgada para el Ministerio de Economía.

• Solicitud de Compensatorios, el SUPERVISOR podrá autorizar compensatorios a un AGENTE a su cargo que por razones de servicio han trabajado durante jornadas no laborables o en días feriados.

• Solicitud de Permisos E/ S Frecuentes, el SUPERVISOR podrá otorgar permisos de entradas y salidas frecuentes a un AGENTE a su cargo que dadas las características de las tareas desarrolladas deben salir del edificio en forma reiterada (Esto evitaría una operatoria excesiva de las “comisiones” de servicio o de los permisos de entrada y salida reiterados, estando el agente a cubierto en su tarea, amparado por su ART y debidamente autorizado a cambiar el ámbito o asiento laboral momentáneamente).

• Consultas sobre su personal, es un sub­menú con opciones que le ofrecerá al SUPERVISOR realizar tareas como consultas asistenciales referentes a AGENTES a su cargo, la información se corresponde con lo asentado

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oportunamente por el Área Personal, al identificarse cambios en el registro asistencial de los agentes. Las opciones disponibles son las que a continuación se muestran y enumeran:

o Novedades de Ausentismo o Novedades Concedidas o Flexibilidad Horaria o Novedades de Asistencias Consolidadas por Persona

Nota: 1) Es importante señalar que las solicitudes de trámites iniciadas por el

SUPERVISOR (Licencias, Comisiones, Carpeta Médica, Ausencias eventuales, P ermisos, Cambio de Horario), también deberán ser corroboradas (autorizar / denegar en algunos casos) por el Área Personal, es decir el área competente.

2) Las notificaciones finales del Área Personal deberán ser cursadas tanto al SUPERVISOR como al AGENTE interesado a través de la Bandeja de Notificaciones.

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Menú Novedades – BANDEJA DE AUTORIZACIONES El menú “Novedades” – “Bandeja de Autorizaciones” , permitirá al SUPERVISOR verificar y proceder a autorizar y/o rechazar un trámite solicitado por un AGENTE a su cargo.

La pantalla que visualizará el SUPERVISOR es la que a continuación se muestra como ejemplo:

Carpeta Correo de Autorizaciones La aplicación mostrará al SUPERVISOR las solicitudes pendientes de autorizar. Para acceder a la autorización y/o rechazo se deberá seleccionar el trámite haciendo un clic sobre el mismo, y proceder en consecuencia a la autorización y/o rechazo. La pantalla que deberá ser utilizada por el SUPERVISOR es la que se muestra a continuación:

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La información referente a “De:”, “Asunto:” y “Mensaje:” se visualizará en forma automática, el SUPERVISOR procederá a Autorizar y/o Rechazar (opciones de botones SI, NO) y escribir un comentario si resultaría necesario.

Importante: Las solicitudes quedarán en la Bandeja de Autorizaciones hasta tanto el SUPERVISOR realice la autorización y/o rechazo. TRANSCURRIDOS 4 (CUATRO) DÍAS, LA SOLICITUD SE AUTORIZA AUTOMÁTICAMENTE. Asimismo el trámite se verá cumplimentado en su totalidad cuando el ÁREA DE PERSONAL acepte o no la solicitud.

Carpeta Bandeja de Autorizados La aplicación permitirá la visualización de las solicitudes Autorizadas por el SUPERVISOR y las concedidas o rechazadas por el ÁREA DE PERSONAL, en función de las tareas de control que le competen al área.

Carpeta Bandeja de Rechazados La aplicación permitirá la visualización de las solicitudes rechazadas por el SUPERVISOR.

Menú Novedades – SOLICITUD DE COMISIONES La aplicación permite la solicitud de tres (3) tipos de comisiones a saber: • Comisión • Comisión Entrada • Comisión Salida

Pedido de Comisión A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Solicitud de Comisiones” , el SUPERVISOR tendrá la posibilidad de realizar una solicitud de comisión individual o grupal, es decir, para uno o muchos AGENTES, produciendo en el mismo acto el trámite de solicitud y autorización. El SUPERVISOR de esta manera completa la solicitud de la comisión, y deberá esperar hasta tanto el SUPERVISOR DE COMISIONES, en general se trata de un Director de Área, se expida. Una vez que el Director de Área hizo su intervención, automáticamente la aplicación genera un mensaje de notificación de la novedad dirigido, a cada AGENTE involucrado, al SUPERVISOR solicitante y, un mensaje de notificación por cada agente comisionado, al ÁREA DE PERSONAL, que tenga a su cargo según destino/partido de los agentes comisionados, el control asistencial de estos últimos. EL ÁREA DE PERSONAL corroborará la información, es decir, determinar si el o los agentes están o no en condiciones de acceder a la solicitud efectuada, de acuerdo con el control de su situación asistencial. La notificación final, del ÁREA DE PERSONAL, será cursada (tanto al SUPERVISOR, al Director de Área y al AGENTE interesado) a través de la Bandeja de Notificaciones.

Importante: Las solicitudes de COMISIONES quedarán en la Bandeja de Autorizaciones del Director de Área, hasta tanto realice la autorización o el rechazo correspondiente.

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Cuando el SUPERVISOR solicita la comisión la pantalla que le ofrece la aplicación es la siguiente:

El SUPERVISOR deberá completar la siguiente información: • Seleccionar el AGENTE a comisionar • Completar los campos desde/hasta • Completar el lugar (Partido) donde se realizará la comisión • Hacer un clic en Comisionar

Cuando el Director de Área autoriza/rechaza la comisión deberá acceder al menú “Novedades” – “Bandeja de Autorizaciones”:

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A continuación deberá proceder a autorizar y/o rechazar el trámite.

Para el resto del tipo de comisiones las pantallas que ofrece la aplicación son similares para su autorización:

Comisión Salida

Comisión Entrada

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Cuando el ÁREA DE PERSONAL deba autorizar y/o rechazar la comisión procederá de la misma manera que cuando autoriza cualquier tipo de trámite.

Finalizada la autorización y/o rechazo de la comisión, la culminación del trámite es comunicada utilizando la Bandeja de Notificaciones, cada AGENTE en su caso visualizará:

Menú Novedades – INFORME DE AUSENCIAS EVENTUALES La aplicación permite la solicitud de doce (12) tipos de ausencias eventuales, las que son solicitadas por el SUPERVISOR para los AGENTES a cargo, a saber: • Ausente con Aviso • Ausente sin Aviso • Desinfección • Examen de aptitud física • Festividad Judía • Junta Médica • Llegó Tarde • Paro • Paro Salida • Paro Transporte • Permiso de Salida Autorizado por Sala • Pre­Jubilatorio

A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Informe de Ausencias Eventuales” , el SUPERVISOR tiene la posibilidad de realizar el pedido de determinadas ausencias de manera tal de poner en conocimiento del Área de Personal de aquellos acontecimientos que no han sido contemplados como licencias y/o permisos a ser solicitados directamente por los AGENTES.

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Cuando el SUPERVISOR requiera la solicitud de las ausencias mencionadas anteriormente, la aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla para el cumplimiento de lo requerido:

El SUPERVISOR deberá seleccionar previamente el AGENTE ubicado a la izquierda de la pantalla, luego la aplicación le permitirá seleccionar el “Tipo de Ausencia” entre las opciones antes mencionadas, y en el margen superior derecho de la pantalla, la fecha, a la que corresponde la novedad informada. Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al AGENTE y al ÁREA DE PERSONAL.

El SUPERVISOR, ha cumplimentado con los requerimientos del informe de ausencias eventuales, y debe esperar la notificación final del ÁREA DE PERSONAL (rechaza o acepta). Todas las novedades de aceptación o rechazo permiten ser canalizadas por la Bandeja de Notificaciones de cada actor involucrado.

IMPORTANTE: El informe de ausencias eventuales constituye un parte diario de informe de novedades.

Menú Novedades – INFORME DE LICENCIAS Y PERMISOS La aplicación permite la solicitud de tres (3) tipos de novedades asistenciales, directamente relacionadas con licencias y permisos de manera tal de poner en conocimiento al Área de Personal de aquellos acontecimientos que se suceden durante la jornada de trabajo y que el AGENTE no ha podido infomar directamente, a saber: • Donación de sangre • Duelo Directo • Duelo Indirecto

A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Informe de Licencias y Permisos”, el SUPERVISOR tiene la posibilidad de realizar el pedido de determinadas licencias o permisos de manera tal de poner en conocimiento al ÁREA DE PERSONAL de las novedades que no han podido ser cursadas

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directamente por los AGENTES. La aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla para el cumplimiento de lo requerido:

El SUPERVISOR deberá seleccionar previamente el AGENTE ubicado a la izquierda de la pantalla, luego la aplicación le permitirá seleccionar el “Tipo de Licencia” entre las opciones antes mencionadas, y en el margen superior derecho de la pantalla, la fecha, a la que corresponde la novedad informada. Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al AGENTE y al ÁREA DE PERSONAL, quien tiene a su cargo según destino/partido de los AGENTES, el control asistencial de estos últimos. El SUPERVISOR, ha cumplimentado con los requerimientos del informe de licencias, y debe esperar la notificación final del ÁREA DE PERSONAL (rechaza o acepta). Todas las novedades de autorización o rechazo permiten ser canalizadas por la Bandeja de Notificaciones de cada actor involucrado.

IMPORTANTE: El informe de de licencias y permisos constituye un parte diario de informe de novedades.

Menú Novedades – INFORME DE CARPETAS MÉDICAS La aplicación permite la solicitud de tres (3) tipos de carpetas médicas, de manera tal de poner en conocimiento a la ÁREA DE PERSONAL de aquellas carpetas médicas que el AGENTE no ha podido solicitarla en forma directa por diversas circunstancias, a saber:

• Atención a Familiar Enfermo • Enfermo • Maternidad

Pedido de Carpetas Médicas A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Informe de Carpetas Médicas”, el SUPERVISOR tiene la posibilidad de realizar el pedido de determinadas carpetas

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médicas de manera tal de poner en conocimiento del ÁREA DE PERSONAL la necesidad de la licencia.

Cuando el SUPERVISOR requiera hacer el Informe de Carpetas Médicas, la aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla:

El SUPERVISOR deberá seleccionar previamente la fecha que se encuentra en el margen superior izquierdo, el o los AGENTE/ S ubicados a la izquierda de la pantalla, luego la aplicación le permitirá seleccionar el “Tipo de Licencia” entre las opciones antes mencionadas, si se trata de familiar deberá seleccionar el familiar enfermo y su parentesco, tildará el carácter ambulatorio si correspondiere y contará con una opción de domicilio accidental para el caso que así lo requiera, tal como el ejemplo expuesto anteriormente.

Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al AGENTE y al ÁREA DE PERSONAL. El SUPERVISOR, ha cumplimentado con los requerimientos del pedido de carpetas médicas, y debe esperar la notificación final de la ÁREA DE PERSONAL (rechaza o acepta). Todas las novedades de autorización o rechazo permiten ser canalizadas por la Bandeja de Notificaciones de cada actor involucrado.

Menú Novedades – CORTES DE LICENCIA ANUAL

La aplicación permite al SUPERVISOR proceder con la limitación de licencia anual concedida oportunamente a los AGENTES a su cargo, toda vez que por razones de servicio, el agente deba reincorporarse a su puesto de trabajo antes del término de la licencia.

Pedido de Cortes de Licencia Anual A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Corte de Licencia Anual” , el SUPERVISOR tiene la posibilidad de realizar el corte de una licencia anual

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ordinaria de una AGENTE a su cargo. La aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla:

El SUPERVISOR deberá seleccionar previamente Apellido y Nombre o bien por Legajo, el AGENTE cuya licencia será interrumpida e ingresar la fecha a partir de la cual se produce el corte de licencia. La solicitud es enviada al Director de Área, quien también debe autorizar o no el corte de licencia.

Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al SUPERVISOR al AGENTE y al ÁREA DE PERSONAL. El SUPERVISOR, ha cumplimentado con los requerimientos del pedido de corte de licencia anual, y debe esperar la notificación final del Director de Área y de la ÁREA DE PERSONAL (rechaza o acepta).

Importante: Las solicitudes de CORTE DE LICENCIA quedaran en la Bandeja de Autorizaciones del Director de Área hasta tanto realice la autorización o el rechazo correspondiente.

Menú Novedades – INFORME PERMISOS POR HORARIOS

La aplicación permite al SUPERVISOR informar para una fecha determinada, los permisos por horarios sucedidos en su plantilla de AGENTES a cargo.

A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Informe de Permisos por horario” , el SUPERVISOR tiene la posibilidad de solicitar permisos de salida por horarios determinados para los AGENTES a su cargo, a saber: • Asistencia a curso • Boleta de Salida • Boleta de Salida Oficial • Permiso Gremial Horas

Cuando el SUPERVISOR requiera la solicitud de Permisos por horario mencionados anteriormente, la aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla para el cumplimiento de lo requerido:

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El SUPERVISOR deberá seleccionar previamente la fecha que se encuentra en el margen superior izquierdo de la pantalla, seleccionar Apellido y Nombre, seleccionar el “Tipo de Licencia”, desde qué hora se realizará, indicando además horas y minutos de la ausencia.

Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al SUPERVISOR al AGENTE y al ÁREA DE PERSONAL.

Menú Novedades – INFORME PERMISOS POR HORARIOS

La aplicación permite al SUPERVISOR informar para una fecha determinada, los permisos por horarios sucedidos en su plantilla de AGENTES a cargo.

A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Solicitud de Cambio de Horario” , el SUPERVISOR tiene la posibilidad de realizar una solicitud de cambio de horario, por cada AGENTE a su cargo, produciendo en el mismo acto el trámite de solicitud y autorización.

El SUPERVISOR podrá solicitar el cambio de horario administrativo para un día en particular, para un período de tiempo dado o bien solicitar cambio de horario definitivo, y siempre que el AGENTE no haya iniciado el trámite desde MiLegajo. Los cambios de horario que podrá realizar el SUPERVISOR son a saber: • Por Día • Por Período • Definitivo

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El SUPERVISOR deberá seleccionar previamente la solapa correspondiente, y sobre la cual desea efectuar modificación: • Solapa ­ Por Día • Solapa ­ Por Período • Solapa ­ Definitivo

S So o l la ap pa a – – P Po or r d d í ía a Los datos contenidos y que se visualizarán son:

• Seleccionar el AGENTE • Fecha a cambiar de horario • Nuevo Horario • Entrada • Salida

S So o l la ap pa a – – P Po or r p pe er rí ío od do o Los datos contenidos y que se visualizarán son:

• Seleccionar el AGENTE • Período a cambiar de horario • Nuevo Horario • Entrada • Salida • Tildar los días de la semana que requieran la autorización.

S So o l la ap pa a – – P Po or r d de ef fi in n i i t t i iv vo o Los datos contenidos y que se visualizarán son:

• Seleccionar el AGENTE • Fecha a partir de cuando solicita el cambio de horario • Nuevo Horario • Entrada • Salida • Tildar los días de la semana que requieran la autorización.

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Automáticamente por cualquiera de los casos de solicitud se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al AGENTE y, otro al ÁREA DE PERSONAL.

Menú Novedades – SOLICITUD DE HORARIO FLEXIBLE La aplicación permite al SUPERVISOR realizar solicitudes de Habilitación – Eliminación de Horario Flexible en la plantilla de AGENTES a cargo, dentro del marco de lo estatuido en la Resolución Nº 282/05 del Ministerio de Economía.

A través del aplicativo, menú “Novedades” – “Solicitud de Horario flexible”, el SUPERVISOR tiene la posibilidad de realizar solicitudes de habilitación / eliminación de horario flexible, por cada AGENTE a su cargo.

Cuando el SUPERVISOR requiera las solicitudes de habilitación / eliminación Horario flexible mencionados anteriormente, la aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla para el cumplimiento de lo requerido:

El SUPERVISOR deberá seleccionar el AGENTE sobre el cual va a operar la solicitud de habilitación / eliminación de horario flexible. Cada AGENTE, ubicado a la izquierda de la ventana, podrá estar o no habilitado previamente, esto se visualiza en la columna “Tiene HF.”. En cualquiera de los dos casos, aplicación operará de la siguiente manera:

• Si tiene habilitado – solamente se le permitirá su ELIMINACIÓN a partir de la fecha que deberá ser informada.

• Si no tiene habilitado – solamente se le permitirá su HABILITACIÓN a partir de la fecha que deberá ser informada.

• Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al AGENTE y, un mensaje de notificación por cada AGENTE involucrado en el informe y al ÁREA DE PERSONAL.

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Menú Novedades – SOLICITUD DE COMPENSATORIOS La aplicación permite al SUPERVISOR autorizar compensatorios a los agentes a su cargo que por razones de servicio han trabajado durante jornadas no laborables o en días feriados, a través del menú “Novedades” – “Solicitud Compensatorios”. Los tipos de ausencias que pueden ser informados, son:

• Día Compensado • Franco Compensatorio

La aplicación permitirá visualizar la siguiente pantalla:

El SUPERVISOR deberá seleccionar el AGENTE sobre el cual va a operar la solicitud de día compensado / franco compensatorio y completar los siguientes datos:

• Fecha de la ausencia, en la cual el AGENTE no concurrirá a trabajar. • Tipo de ausencia, si es Día Compensado o Franco Compensatorio • Fecha a compensar, indicando no solamente el día sino también el horario

desde y hasta.

Automáticamente se genera un mensaje de notificación de la novedad, dirigido al AGENTE y, un mensaje de notificación por cada AGENTE involucrado en el informe así como al ÁREA DE PERSONAL.

Menú MiLegajo – PERSONAS A QUIEN AUTORIZO

La aplicación permite al SUPERVISOR la consulta de los agentes a su cargo en lo que respecta a autorizaciones, visado e impulso de trámites tales como Licencias, Comisiones, Carpeta Médica, Ausencias eventuales, Permisos, Cambio de Horario.

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Para acceder se deberá seleccionar el Menú “MiLegajo – Autorizantes – Personas a quien Autorizo”, esta opción permite visualizar la lista de los AGENTES. Asimismo el sistema indicará la dupla de SUPERVISORES, Titular y Suplente (seleccionado por el propio titular para reemplazarlo en esta operatoria en caso de ausencia eventual) La pantalla que se visualizará será la que se muestra a continuación, y se deberá seleccionar la opción “Personas a quien Autorizo”:

A continuación la aplicación mostrará la pantalla con los AGENTES a cargo:

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E Ej je er rc ci ic ci io os s p pr rá ác ct t i ic co os s d de e l la a U Un ni id da ad d I I V V

L Le ec ct tu ur ra as s R Re ec co om me en nd da ad da as s: : Manual de Usuario de MiLegajo. Disponible en www.SIAPE.gba.gov.ar Régimen de licencias y permisos de la Ley 10430 y su reglamentación.

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 1 1 ­ ­ T Tr rá ám mi it te es s E El le ec ct tr ró ón ni ic co os s­ ­ A AG GE EN NT TE E ­ ­ S SU UP PE ER RV VI IS SO OR R

¡ ¡¡ ¡¡ ¡ I IM MP PO OR RT TA AN NT TE E ! !! !! !

N NO OT TA A P P A AR RA A E EL L D DE ES SA AR RR RO OL LL LO O D DE E P P R RÁ ÁC CT TI I C CA AS S

S SE ER RÁ Á N NE EC CE ES SA AR RI IO O q qu ue e U Ud d. . i in ng gr re es se e, , d de ep pe en nd di ie en nd do o d de e l l e ej je er rc c i ic c i io o , , c co om mo o A AG GE EN NT TE E, , S SU UP P E ER RV VI I S SO OR R y y/ / o o c co om mo o O OF FI I C CI IN NA A V VI I R RT TU UA AL L D DE E L LE EG GA AJ JO OS S ( (d de ep pe en nd di ie en nt te e d de e l l Á Ár re ea a P P e e r rs so on na al l) ) , , c co on n e e l l f f i in n d de e p po od de er r v vi i s su ua al l i iz za a r r t to od do o e e l l c ci ir rc cu u i i t to o d de e a ap pr ro ob ba ac c i ió ón n d de e t tr rá ám mi it te es s. . S Si ig ga a l la as s i in nd di ic ca ac c i io on ne es s d de e c ca ad da a e ej je er rc c i ic c i io o . .

1) Ingrese a la plataforma “DEMO” e ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE” o con el perfil de “SUPERVISOR”, entregados adjuntos al presente manual.

a) Los trámites solicitados por Ud. utilizando la herramienta MiLegajo, deben ser autorizados y aprobados previamente en un orden específico. Indique la opción correcta. No requieren autorización ni aprobación su Área de Personal – su Supervisor su Supervisor ­ su Director su Supervisor ­ su Área de Personal Ninguna de las anteriores

b) Ud. desea solicitar 10 días de licencia usufructuando los correspondientes a una licencia anual ordinaria. Si tuviera que verificar qué cantidad de días y de qué año les restan: Indique la respuesta correcta del menú – opción que utilizaría para la consulta.

MiLegajo – Legajo Electrónico MiLegajo – Novedades MiLegajo – Bandeja de Notificaciones Ninguna de las anteriores

c) Indique cuáles de los trámites indicados puede ser solicitado por Ud. mismo en su condición de agente o empleado ingresando a la aplicación MiLegajo.

Ausente con aviso

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Asistencia a curso Licencia Anual Carpeta Médica – Enfermedad Permisos de E/ S frecuentes Cambio de horario por día Horario Flexible Última materia Boleta de salida oficial Ninguna de las anteriores

d) Si Ud. ha marcado solamente algunos de los trámites, los que no fueron indicados como válidos para ser solicitados directamente por Ud., quién los realiza?

Un compañero de trabajo Su Supervisor Ninguna de las anteriores

e) Utilizando la Aplicación MiLegajo, solicite una Licencia por examen para un día determinado (elija Ud. el día que necesita la licencia). Indique cuál es la secuencia correcta.

Secuencia alternativa 1

i) Ingreso al menú MiLegajo ii) Bandeja de Notificaciones iii) Envío de notificación a la Área de Personal iv) Está a la espera de la autorización de su Supervisor v) Está a la espera de la autorización de la Oficina Virtual de Legajos

Secuencia alternativa 2

vi) Ingreso al menú MiLegajo vii) Trámites Personales ­ Solicitud de Licencias viii) Ingresa el trámite correspondiente ix) Solicita la Novedad x) Está a la espera de la autorización de su Supervisor y de la

Oficina Virtual de Legajos

f) Solicite una Licencia Anual por 5 días a partir de una fecha que determine Ud. ¿Sabe a qué año corresponden los días solicitados? ¿Puede describir brevemente como obtuvo la información?

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A continuación y a los fines de realizar una práctica del circuito completo, Ud. deberá utilizar el PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE TRÁMITES, que se encuentra al final de este ejercicio.

g) Utilizando la aplicación MiLegajo, solicite una carpeta médica por enfermedad de carácter ambulatorio, determine Ud. el día y año. Describa los menúes y opciones utilizados, indicando que los datos que completó en el formulario de carga.

h) Uno de sus hijos ha tenido problemas de Salud y decide llevarlo al Hospital Italiano sito en calle 26 N° 345, a fin de realizarle estudios el médico recomienda mantenerlo internado para una mayor comodidad, por el lapso de tres (3) días. Indique cuál / cuáles de las respuestas es correcta.

Llama por teléfono a su Supervisor y solicita que pida la carpeta médica por Ud.

Llama a un compañero de trabajo y solicita que ingrese al sistema y pida la carpeta médica por Ud.

Va a un locutorio y solicita la carpeta médica Ud.

Ninguna de las anteriores

Teniendo en cuenta que se solicita la carpeta médica por el medio que haya seleccionado anteriormente. ¿Qué información debe tener en cuenta para completar adecuadamente el formulario de la solicitud?

Fecha de inicio ­ Tres (3) días de ausencia – Dirección del Hospital Tres (3) días de ausencia – Indicando que es Ambulatorio Fecha de inicio ­ Tres (3) días de ausencia – Nombre de su hijo Fecha de inicio ­ Nombre de su hijo – Dirección del Hospital Ninguna de las anteriores

i) Indique cuál / cuáles de las siguientes respuestas son correctas, si Ud. necesitara cambios de horario en su jornada laboral.

Ud. utilizando la aplicación pide el cambio de horario “Por d ía” Ud. utilizando la aplicación pide el cambio de “Horario Flexible” Ud. llama por teléfono a su SUPERVISOR y solicita el cambio de horario

“Por día” Ud. utilizando la aplicación pide el cambio de horario “Por definitivo” Ninguna de las anteriores

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j) Si necesitara solicitar un cambio en su horario laboral habitual, en forma permanente. ¿Podría Ud. mismo realizar la solicitud a través de MiLegajo?

SI NO

k) Describa el menú y opción que utilizaría para averiguar a quien tiene registrado como su SUPERVISOR.

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE TRÁMITES

Una vez que haya solicitado la licencia o carpeta médica correspondiente y con los fines de verificar el funcionamiento completo del circuito siga los siguientes pasos:

i) Salga de la Aplicación ii) Reingrese como su SUPERVISOR iii) Ingrese al Menú Novedades iv) Opción Bandeja de Autorizaciones v) Se debe visualizar el pedido de la licencia o carpeta médica que

solicitó vi) Haga clic en el botón “Autorización” vii) P resione el botón “Si” viii) Salga de la Aplicación ix) Vuelva a ingresar x) Ingrese a la Bandeja de Notificaciones y lea el contenido del

Mensaje – El trámite ha sido AUTORIZADO por su SUPERVISOR pero aún no ha sido APROBADO

xi) Salga de la Aplicación xii) Ingrese como su OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS xiii) Acceda al Menú Novedades xiv) Opción Novedades de Ausentismo, haga clic en el botón

“Bandeja” situado en el sector inferior derecho de la pantalla que está visualizando, seleccione el trámite que a gestionado en el ejercicio, luego presione el botón “Conceder”

xv) Salga de la Aplicación xvi) Vuelva a ingresar xvii) Ingrese a la Bandeja de Notificaciones y lea el contenido del

Mensaje – El trámite ha sido AUTORIZADO por su SUPERVISOR y APROBADO por la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS

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T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o 2 2 ­ ­ T Tr rá ám mi it te es s E El le ec ct tr ró ón ni ic co os s­ ­ S SU UP PE ER RV VI IS SO OR R

T TR RÁ ÁM MI IT TE ES S ­ ­ S SU UP P E ER RV VI IS SO OR R

E Es st ta a p pr rá ác ct t i ic ca a e es st tá á d di i r r i ig g i id da a E ES SP P E EC CI IA AL LM ME EN NT TE E a a q qu u i ie en ne es s t te en ng ga an n e e l l r ro o l l S SU UP PE ER RV VI I S SO OR R . . S Se e r re ec co om mi ie en nd da a r re ea a l l i iz za ar r p p r re ev vi ia am me en nt te e e e l l T Tr ra ab ba aj jo o P P r rá ác ct t i ic co o 1 1 d di ir r i ig g i id do o a a t to od do o s s l lo os s p pe er r f f i i l le es s u us su ua ar ri io o s s d de e M M¡ ¡L Le eg ga aj jo o: : A AG GE EN NT TE E y y S SU UP P E ER RV VI IS SO OR R . .

I IM MP PO OR RT TA AN NT TE E! !! !! ! N NO OT TA A P P A AR RA A E EL L D DE ES SA AR RR RO OL LL LO O D DE E P P R RÁ ÁC CT TI I C CA AS S P P a ar ra a r re ea al l i i z za a r r e es st ta a p p r rá ác ct ti i c ca a S SE ER RÁ Á N NE EC CE ES SA AR RI IO O q qu ue e U Ud d. . i in ng g r re es se e, , d de ep pe en nd di ie en nd do o d de e l l e ej je e r rc ci i c c i io o c co om mo o S SU UP P E ER RV VI I S SO OR R , , O OF FI I C CI IN NA A V V I I R RT TU UA AL L D DE E L LE EG GA AJ JO OS S ( (d de ep pe en nd di ie en nt te e d de e l l Á ÁR RE EA A D DE E P P E ER RS SO ON NA AL L) ), , o o c co om mo o S SU UP PE ER RV VI I S SO OR R D DE E S SU UP PE ER RV VI I S SO OR RE ES S, , c co on n e e l l f f i in n d de e p po od de er r v v i is su ua al l i i z za ar r t to od do o e e l l c ci i r rc cu u i i t to o d de e a ap pr ro ob ba ac ci ió ón n d de e t tr rá ám mi it te es s, , s s i ig ga a l la as s i in nd di i c ca ac c i io on ne es s d de e c ca ad da a e ej je er rc c i ic c i io o . .

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”. Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “SUPERVISOR”, entregados adjuntos al presente manual.

a) Siendo Ud. SUPERVISOR, Ud. tiene AGENTES a su cargo para la autorización de trámites. Indique la secuencia de menú ­ opción correcta en la cual hallar la lista de los AGENTES a su cargo.

MiLegajo – Novedades Novedades – Consultas sobre su personal MiLegajo – Autorizaciones Ninguna de las anteriores

b) Indique la secuencia de menú ­ opción correcta a cual acceder para autorizar los trámites iniciados por los AGENTES a su cargo.

MiLegajo – Bandeja de Notificaciones Novedades – Bandeja de Autorizaciones MiLegajo – Autorizaciones Ninguna de las anteriores

c) ¿Como SUPERVISOR puede iniciar cualquier tipo de trámite respecto del personal a su cargo?

SI NO

Si Ud. contestó que SI indique cuál / cuáles trámites iniciados por los AGENTES a su cargo, pueden ser iniciados también por un SUPERVISOR.

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Ausente con aviso Asistencia a curso Ausente sin aviso Permisos de E/ S frecuentes Horario Flexible Comisiones Boleta de salida oficial Paro de Salida Corte de Licencia Anual Ninguna de las anteriores

Si Ud. contestó que NO indique cuál / cuáles trámites iniciados por los AGENTES a su cargo, pueden ser iniciados también por un SUPERVISOR.

Ausente con aviso Asistencia a curso Permisos de E/ S frecuentes Carpeta Médica – Enfermedad Cambio de horario por día Horario Flexible Licencia Anual Comisiones Boleta de salida oficial Corte de Licencia Anual Última materia Ninguna de las anteriores

d) Siendo las 12:00 hs., un AGENTE a su cargo lo llama por teléfono, informa que su hijo ha sido internado de urgencia la noche anterior en el Hospital Italiano (sito en calle 44 N° 444), y que no ha podido realizar el pedido de carpeta correspondiente porque ha tenido que estar con su hijo toda la noche. ¿Ud. puede solicitar la carpeta médica, aún siendo las 12:00 hs., y conociendo la reglamentación vigente en cuanto a los horarios de presentación de la misma?

SI NO

Si contesta que SÍ – Realice el ejercicio utilizando la aplicación.

Si contesta que NO – Puede describir brevemente el motivo?

f) Las comisiones solicitadas por Ud. utilizando la aplicación MiLegajo, deben ser autorizadas y aprobadas en un orden específico. Indique la opción correcta.

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No requieren autorización ni aprobación Supervisor ­ Supervisor de Supervisores Supervisor ­ Área de Personal Supervisor de Supervisores ­ Área de Personal Ninguna de las anteriores

g) Utilizando la Aplicación MiLegajo solicite una comisión para un AGENTE a su cargo por motivos laborales a la cuidad de Bahía Blanca desde y hasta la fecha que Ud. considere necesario. Luego envíe un mensaje al AGENTE informándole la comisión y las razones por las cuáles deberá viajar. Describa el menú y opción que utilizaría.

A continuación y a los fines de realizar una práctica completa de la autorización de trámites, Ud. deberá utilizar el PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE TRÁMITES DE SUPERVISOR, que se encuentra al final de este ejercicio.

h) Ud. como SUPERVISOR decide tomarse vacaciones. Indique las operaciones que debe realizar antes de iniciar su licencia.

P ide su licencia a su Supervisor por la Bandeja de Notificaciones, espera la aceptación de la Área de Personal y sale de vacaciones

Solicita el pedido de licencia a su Supervisor, espera la aceptación de la Área de Personal y sale de vacaciones

Solicita el pedido de licencia a su Supervisor y sale de vacaciones

Solicita el pedido de licencia a su Supervisor, espera la aceptación de la Área de Personal, activa a su suplente como Supervisor y sale de vacaciones

P ide su licencia a su Supervisor por la Bandeja de Notificaciones, espera la aceptación de la Área de Personal , activa a su suplente como Supervisor y sale de vacaciones

Ninguna de las anteriores

i) Utilizando la Aplicación MiLegajo solicite un reporte de Novedades de Asistencia Consolidadas, incluyendo los fines de semana para un AGENTE a su cargo. Describa el menú­opción utilizado.

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PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE COMISIONES

Una vez que haya solicitado la licencia, carpeta médica correspondiente o comisión y con los fines de verificar el funcionamiento completo del circuito siga los siguientes pasos:

xviii) Salga de la Aplicación xix) Reingrese como su SUPERVISOR DE SUPERVISORES xx) Ingrese al Menú Novedades xxi) Opción Bandeja de Autorizaciones xxii) Se debe visualizar el pedido de la comisión que solicitó xxiii) Haga clic en el botón “Autorización” xxiv) P resione el botón “Si” xxv) Salga de la Aplicación xxvi) Vuelva a ingresar como AGENTE (agente al cual se le ha

solicitado la comisión) xxvii) Ingrese a la Bandeja de Notificaciones y lea el contenido del

Mensaje – El trámite ha sido AUTORIZADO por el SUPERVISOR de SUPERVISORES, pero aún no ha sido APROBADO

xxviii)Salga de la Aplicación xxix) Ingrese como OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS xxx) Acceda al Menú Novedades xxxi) Opción Novedades de Ausentismo, haga clic en el botón

“Bandeja” situado en el sector inferior derecho de la pantalla que está visualizando, seleccione la comisión que a gestionado en el ejercicio, luego presione el botón “Conceder”

xxxii) Salga de la Aplicación xxxiii)Vuelva a ingresar como AGENTE (agente al cual se le ha

solicitado la comisión) xxxiv) Ingrese a la Bandeja de Notificaciones y lea el contenido del

Mensaje – La comisión ha sido AUTORIZADA por el SUPERVISOR de SUPERVISORES y ACEPTADA por la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS

xxxv) Salga de la Aplicación xxxvi)Vuelva a ingresar como SUPERVISOR xxxvii) Ingrese a la Bandeja de Notificaciones y lea el contenido del

Mensaje – La comisión que Ud. ha solicitado ha sido AUTORIZADA por el SUPERVISOR de SUPERVISORES y ACEPTADA por la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS

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MiLegajo

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UNIDAD TEMÁTICA V – Temas de AYUDA Esta unidad agrupa todos los temas en relación con la ayuda de la cual dispone el usuario al momento de de estar haciendo uso de la aplicación.

Se recorre el aspecto (look and feel de MiLegajo), los símbolos utilizados para su operatoria (íconos), sus herramientas estándar y los recursos de ayuda en línea disponibles.

En otro orden, se destaca la utilidad de las FAQ – Preguntas Frecuentes y se explica su disponibilidad de uso así como se recomienda su consulta periódica en www.siape.gba.gov.ar con el objeto de mantenerse actualizado como usuario de MiLegajo. En el sitio antedicho es posible consultar los manuales de usuario y de capacitación en las aplicaciones (éste entre ellos) así como los referentes, teléfonos y casillas de correo de las diferentes Mesas de Ayuda disponibles.

“ “ L Lo oo ok k a an nd d f fe ee el l” ” d de e l la a I I n nt te er rf fa az z d de e u us su ua ar r i io o Resulta necesario conocer aquellas cuestiones que hacen al manejo general de la aplicación y que resultan de uso común a todos los usuarios del sistema SIAPE, independientemente de su perfil, y que deberán aprender o al menos conocer, para poder operar el aplicativo de la manera lo más eficientemente posible.

Menús de la Aplicación Los menús de la aplicación permiten acceder con un clic del mouse a las diferentes opciones y funciones a utilizar en la operatoria del SIAPE. Una vez que se accede con el usuario y contraseña se observa en el sector superior la siguiente barra con comandos de accesos (en este caso “MiLegajo”, “Salir” y “Ventana” – para el caso de AGENTE –, y “MiLegajo”, “Salir”, “Novedades” y “Ventana” – para el caso de SUPERVISOR –, todo dependerá del perfil de usuario asignado):

PARA EL AGENTE

PARA EL SUPERVISOR

Comando de Salida

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MiLegajo

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Para salir de la aplicación se presiona el botón izquierdo del mouse sobre el comando “Salir” , esta acción finaliza la ejecución del aplicativo donde se encontraba operando el usuario.

Ventanas Repentinas Este tipo de “Ventanas de aparición repentina” pueden tener varias funciones, indican situaciones que pueden ser de “Error” o de “Comunicación al operador del sistema, por citar alguna de ellas.

Siempre luego de una lectura del mensaje, presione con el botón izquierdo del mouse un clic sobre el botón “Continuar”.

Errores (ventanas de aparición repentina) En las “ventanas de aparición repentina” se puede diferenciar distintos tipos de errores o indicadores según el ícono que se presenta en la ventana, y cada uno de ellos es:

Botón Descripción de la funcionalidad

Significa que es una advertencia, y podrá seleccionar, según el tipo de advertencia, entre seguir, cancelar ó modificar el dato.

Significa que es un error, y que la operación será abortada (cancelada), deberá ingresar nuevamente al menú o aplicación.

Significa que es una nota, referencia algo en particular.

En cualquiera de la visualización de los íconos mencionados en la presente tabla se permitirá continuar la operación presionando el botón “Continuar”

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Controles de la barra de comandos generales Cada vez que se accede a un comando del menú, se visualizará debajo de la barra de menú una nueva barra con botones de comandos de rápido acceso a saber:

Botón Descripción de la funcionalidad

Guarda los cambios realizados de manera tal que son incorporados a la base de datos.

Imprime los datos que visualiza en la pantalla o bien genera una vista, archivo PDF, para su posterior impresión o almacenamiento en dispositivo alguno.

Alta/ Ingreso de nuevos datos (nuevo registro), o modifica uno existente.

Baja/ Cancela o elimina datos modificados y/ o ya registrados.

In icia una consulta.

Ejecuta una consulta.

Cancela/ Aborta una consulta.

Muestra registro anterior, siempre que haya más de uno.

Muestra registro posterior, siempre que haya más de uno.

Muestra el primer registro, de existir más de uno.

Muestra el último registro, de existir más de uno.

Ayuda on­line de la aplicación.

Salida de la aplicación u opción de menú.

Dependiendo la función ejecutada, los botones pueden tener dos estados: • Activo: El comando se puede ejecutar • Inactivo: El comando no se encuentra disponible para ser ejecutado • en el contexto, esto se visualiza ya que el color del mismo • cambia y adquiere un color gris que indica su condición.

Listas de ayuda (cajas de edición) ­ Menú de opciones desplegables “Las listas de ayuda” brindan facilidad en la carga o modificación de datos. En general contienen los datos necesarios que pueden incorporarse en los campos de carga o modificación, permitiendo al usuario seleccionar y aceptar el dato que corresponde; las mismas se visualizan siempre a la derecha de cada campo, y suelen denominarse “cajas de edición”.

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Opción Descripción de la funcionalidad

Al hacer clic sobre la opción despliega

Indica calendario , permite seleccionar la fecha necesaria en el contexto.

Despliega una pantalla con una lista de datos que se podrán ingresar, con la restricción de selección de un solo uno elemento.

Despliega un cuadro de texto en el que se podrá escribir el texto que corresponda al contexto.

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MiLegajo

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Opción Descripción de la funcionalidad

Al hacer clic sobre la opción despliega

Despliega la ventana de administración de actos administrativos

Despliega la ventana donde se podrá elegir una estructura orgánico funcional

Traslado de datos Este tipo de opciones se utiliza en pantallas de selección de información que deben ser seleccionadas para trasladarlas de una opción a otra. El ejemplo más común es el de selección de personal a cargo por parte del perfil SUPERVISOR, donde de una lista de personas selecciona las que están a su cargo para la autorización de trámites.

Botón Descripción de la funcionalidad

Indica que el dato seleccionado desde la pantalla superior y/ o izquierda (origen del dato) pasa hacia la pantalla inferior y/ o derecha (destino del dato)

Indica que el dato seleccionado desde la pantalla superior y/ o izquierda (origen del dato) pasa hacia la pantalla inferior y/ o derecha (destino del dato)

Indica que pasará el dato que se encuentra en la parte inferior y/ o derecha y lo restaurará en la parte superior y/ o izquierda.

Indica que pasará todos los datos que se encuentran en la parte inferior y/ o derecha y los restaurará en la parte superior y/ o izquierda.

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Ejemplo: Selección de personas a cargo

Búsqueda de Personas Toda vez que se requiera la consulta de un agente en particular, su búsqueda (por apellido, nombre y/o documentos) podrá realizarse de la manera que se muestra a continuación, como ejemplo se ha tomado la búsqueda del “Menú Personas”:

1. Presionar sobre el botón: o (suele presentarse en algunas opciones del menú), ubicado a la derecha o izquierda del campo Apellido y Nombre o, legajo o, DNI/CUIL.

Se presentará una segunda ventana como la que se muestra continuación, debiendo proceder como se indica en el paso 2, al pie de la misma:

2. Ingresar el apellido o, legajo, o Documento. En caso de no contar con el nombre completo, o desconocer el legajo o documento, es posible ingresar una parte del

mismo seguido del signo %,; finalmente deberá presionar el botón , y desplegará todos los nombres con la característica ingresada Ejemplo.: si se

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escribiera mar% el sistema devolverá como lista de búsqueda: Martínez, Martiarena, por citar algunos, o bien el se podrá ingresar el nombre exacto. 3. Identificado el agente por el cual se inició la búsqueda se presiona el botón

, y se continúa con la operatoria o bien se presiona el botón , dejando sin efecto la búsqueda iniciada.

Ingreso, Modificación y Eliminación de datos Estas opciones estarán disponibles para los usuarios del sistema dependiendo el perfil que se le ha asignado, con los permisos para realizar las funciones que le competen a la tarea que deba desarrollar dentro del ámbito laboral.

Ingreso de nuevos datos El sistema permite realizar incorporación de nuevos datos, por ejemplo, siempre que se encuentre visualizándose una pantalla del menú que permita ingreso de

nuevos datos, se encontrará disponible el botón (de los controles de la barra de comandos generales) debiéndose seguir los pasos que se detallan:

1. Presionar el botón para indicar que incorporará un nuevo dato. 2. Incorporar los datos solicitados, tenga en cuenta que hay datos que son obligatorios, sin los cuales no puede continuar. El ingreso podrá ser manual o utilizando las “Listas de ayuda” descriptas anteriormente.

3. Presionar el botón para que los datos sean incorporados en los registros de la base de datos.

Modificación de datos previamente incorporados El sistema permite realizar modificaciones a datos existentes, por ejemplo, siempre que se encuentre visualizándose una pantalla del menú que permita ingreso de nuevos datos o modificación de los mismos. Para modificar un dato ya existente se deberá proceder de manera similar al ingreso, pero en este caso al tratarse de una modificación se deberá seguir los pasos que se detallan: 1. Ubicar el mouse sobre el dato a modificar, tendrá todas las opciones posibles para realizar la operación, ya sea escribir el dato o utilizando las “Listas de ayuda” descriptas anteriormente.

2. Presionar el botón para que los datos sean incorporados en los registros de la base de datos.

Borrar datos previamente incorporados El sistema permite eliminar datos existentes, por ejemplo, siempre que se encuentre visualizándose una pantalla del menú que permita ingreso de nuevos datos, modificación de los mismos, o eliminación de los mismos. Para eliminar un dato cargado erróneamente, ya existente se deberá proceder de manera similar al ingreso o modificación de datos, pero en este caso al tratarse de una eliminación se deberá seguir los pasos que se detallan:

1. Ubicar el mouse sobre el dato a eliminar, y luego se deberá presionar el botón

(de los controles de la barra de comandos generales).

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2. Presionar el botón (de los controles de la barra de comandos generales) para que el/los dato/s sean eliminados de la base de datos.

Modo de Consulta El sistema permite realizar consultas utilizando los controles de la barra de comandos generales, descriptos anteriormente, para realizar consultas, deberá proceder de la siguiente manera:

1. Se deberá presionar con el mouse sobre el botón Iniciar Consulta . 2. Ingresar el dato requerido para filtrar los registros, necesarios para iniciar la consulta, para ello podrá posicionar el cursor sobre el campo respectivo y escribir el dato.

3. Presionar sobre el botón Ejecutar Consulta , y se presentarán los registros de datos correspondientes a la consulta. 4. Si desea cancelar la consulta, previo a su ejecución, y continuar con otra deberá

presionar sobre el botón Cancelar Consulta .

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A Ac ct t i iv vi id da ad d P P r rá ác ct t i ic ca a I I n nt te eg gr ra ad do or ra a F F i in na a l l La presente actividad tiene como propósito afianzar los conocimientos adquiridos durante el desarrollo del presente manual sobre MiLegajo, la aplicación de autogestión de SIAPE en el marco de la modernización de la gestión a través del gobierno electrónico.

P Pr re em mi is sa as s p pa ar ra a l la a r re es so ol lu uc ci ió ón n d de e l la a p pr rá ác ct ti ic ca a 1) Para la resolución de la presente práctica deberá utilizar la plataforma tecnológica “DEMO”, la cual cuenta con una estructura absolutamente similar al ambiente real en producción, aunque con datos ficticios o de ejemplo.

2) Utilizar los usuarios y contraseñas entregados adjuntos al presente manual.

3) Recuerde que debe utilizar los perfiles de acuerdo a los requerimientos que se vayan presentando, de conformidad con los siguientes datos para el acceso:

o AGENTE – primer columna del documento entregado – o SUPERVISOR – segunda columna del documento entregado ­ o OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS – al final del documento

entregado se indica su usuario y contraseña ­ o SUPERVISOR de SUPERVISORES – al final del documento

entregado se indica su usuario y contraseña –

4) Recuerde que según el perfil con el que se ingrese tendrá menor o mayor cantidad de menúes y opciones. Los perfiles de OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS y SUPERVISOR de SUPERVISORES solamente fueron incorporados a la planilla entregada a los fines de poder verificar los circuitos de información, pero las actividades que deben realizar y su consecuente funcionalidad NO forman parte del presente curso.

5) Para la verificación de circuitos o envíos de solicitud de requerimiento o de información han sido creados los perfiles que se detallan a continuación y su correspondiente actividad a realizar:

o OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS: Acepta y/o autoriza todos los tipos de trámites.

o SUPERVISOR de SUPERVISORES: Autoriza los trámites de comisiones.

o ÁREA DE PERSONAL: Realizará modificaciones referentes al Legajo Electrónico, cuando reciba la notificación de algún AGENTE.

o MESA DE AYUDA CENTRAL: Realizará la recepción de consultas de AGENTES.

Nota: Recuerde que en SU ORGANISMO las Dependencias de las Delegaciones de Personal pueden poseer otros nombres, ejemplo: Legajos y Ficheros, Control y Registro, Control de Asistencia, por citar algunos

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T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o I In nt te eg gr ra ad do or r – – P PE ER RF FI IL L A AG GE EN NT TE E

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “AGENTE”, entregados adjuntos al presente manual.

b) Para ingresar a la aplicación Ud. utiliza como usuario ­ contraseña:

Nombre de Usuario – Documento Documento – Nombre de Usuario Documento – Documento Nombre de Usuario – Nombre de Usuario Ninguna de las anteriores

c) Ud. acaba de terminar un curso de capacitación sobre el SIAPE, ya ha recibido la certificación oficial del IPAP, ha llevado el documento a su Área de Personal y quiere verificar si el dato fue cargado en su Legajo. Indique la secuencia de pasos que seguiría correctamente para la autogestión utilizando la aplicación, para verificar tal situación, y en caso de no estar registrado el curso a quién/quiénes informaría.

Envía una notificación solicitando la información a su ÁREA DE PERSONAL (Dirección Delegada) para averiguar si su curso fue registrado

Ingresa a Legajo Electrónico, ingresa a la solapa Currículum, y luego llama por teléfono a su SUPERVISOR para averiguar porque su curso fue registrado

Envía una notificación solicitando la in formación a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS para averiguar si su curso fue registrado

Ingresa a Legajo Electrónico, ingresa a la solapa Currículum y luego llama por teléfono a su SUPERVISOR para averiguar porque su curso fue registrado

Envía una notificación solicitando la información a su SUPERVISOR para averiguar si su curso fue registrado

Ingresa a Legajo Electrónico, ingresa a la solapa Currículum, botón Otros Datos Currículum y luego envía una notificación a la ÁREA DE PERSONAL para averiguar porque no su curso fue registrado

Ingresa a Legajo Electrónico, ingresa a la solapa Currículum y luego envía una notificación al ÁREA DE PERSONAL para averiguar porque su curso fue registrado

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Ingresa a Legajo Electrónico, ingresa a la solapa Currículum, botón Otros Datos Currículum y luego envía una notificación a su SUPERVISOR para averiguar porque su curso no fue registrado

Ninguna de las Anteriores

d) Si Ud. seleccionó del punto anterior el envío de un mensaje. Indique cuál de estas respuestas es la correcta para realizar la tarea.

Envía un mensaje de email Envía un mensaje utilizando la opción Legajo Electrónico Ninguna de las anteriores

e) Envíe un mensaje a su MESA DE AYUDA, solicitando información acerca de cómo puede averiguar sobre el registro de su certificado de curso realizado mediante la aplicación. Describa brevemente Menú­Opción­Botón utilizado para realizar esta operación.

f) Ud. está utilizando la aplicación, en un momento visualiza la siguiente ventana:

Indique el menú­opción de la aplicación utilizada para tener acceso al mensaje:

g) Ud. ha logrado acceder al mensaje, en el cual su SUPERVISOR le reporta tal situación:

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Como Ud. ya conocía del tema planteado le responde que preparará el material del curso para las 30 personas. Indique que botón que utilizó para notificar a su SUPERVISOR.

h) Ud. ha recibido la siguiente notificación, podría explicar si ya está registrado por y Aceptado por la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS para viajar?:

SI NO

Cualquiera que haya sido su contestación por favor justifique su selección:

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Considero que SI porque:

Considero que NO porque:

i) Ud. ya ha recibido la notificación ACEPTADA para viajar a Adolfo Alsina, pero considera conveniente tener registrado el domicilio donde se encontrará. Puede describir dónde verificaría en la aplicación (Menú­Opción­Solapa­Botón), si este domicilio de Adolfo Alsina ya se encuentra registrado?

j) Recibe de su SUPERVISOR una notificación con los datos del domicilio de Adolfo Alsina, y decide que querría dejarlo registrado en su legajo. Indique cuál/cuáles de los procedimientos pueden ser correctos para dejar registrado el domicilio alternativo mientras dure su comisión.

Modifica Ud. los datos del domici lio de Adolfo Alsina, utilizando la opción Legajo Electrónico.

Llama por teléfono a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS y le comunica el domicilio.

Envía una notificación con su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL y le comunica el domicilio para que lo modifiquen.

Envía una notificación con su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS y le comunica el domicilio para que lo modifiquen.

Envía un email al ÁREA DE PERSONAL y le comunica el domicilio para que lo modifiquen.

Ninguna de las anteriores

k) El día 02/06/2008 su hijo debe realizarse unos estudios que tenía ya previstos, y necesita tomarse el día para acompañarlo. Qué tipo de trámite debería realizar:

Licencia Carpeta Médica

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l) Utilizando la aplicación MiLegajo, realice el trámite que corresponda para el día 02/06/2008 del ejercicio k). Describa brevemente Menú­Submenú­Opción­Datos que debió completar teniendo en cuenta que es un trámite ambulatorio.

m) Para realizar un trámite, Ud. necesita conocer la antigüedad que posee dentro del ámbito de la Administración Pública Provincial. Indique cuál de las opciones es la correcta para verificar Ud. mismo la cantidad de años de servicio?

MiLegajo – Novedades – Novedades de Asistencia MiLegajo – Legajo Electrónico – Solapa Datos Relación Laboral Ninguna de las anteriores

n) Cuando regrese de su viaje de Adolfo Alsina, decide tomarse unos días en el mes de Agosto, Ud. considera que tiene días que le han sobrado de su Licencia Anual. Indique cuál es la respuesta correcta para realizar la verificación Ud. mismo.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL

Verifica los días utilizando la aplicación e ingresando al Menú ­ Trámites Personales – Solicitud de Licencia

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS

Verifica los días utilizando la aplicación e ingresando al Menú ­ Novedades – Novedades de Asistencia

ñ) De los días verificados en el punto anterior, decide que hará uso de su licencia anual por 7 días (desde el 04/08/2008 al 10/08/2008). Indique cuál de las siguientes opciones es correcta para realizar el requerimiento.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS

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Solicita los días utilizando la aplicación e ingresando al Menú – Trámites Personales – Solicitud de Licencias

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a su SUPERVISOR porque es un trámite que no puede solicitar Ud. directamente

o) Por motivos personales necesita un cambio en su horario habitual para el día 03/06/2008. Por favor utilizando la aplicación MiLegajo haga el pedido y describa brevemente Menú­Submenú­Solapa­Datos Ingresados. NO OLVIDE DE VERIFICAR SU HORARIO HABITUAL! Describa también como verificó este dato en el sistema independientemente que Ud. ya lo sepa.

p) Puede indicar el nombre y apellido de las personas a las cuáles Ud. autoriza trámites de licencia? En qué Menú­Submenú pudo visualizarlos?

T Tr ra ab ba aj jo o P Pr rá ác ct ti ic co o I In nt te eg gr ra ad do or r – – P PE ER RF FI IL L S SU UP PE ER RV VI IS SO OR R

Nota: Es imprescindible que antes de abordar este Trabajo Práctico, haya realizado el “Trabajo P ráctico Integrador – PERFIL AGENTE”

1) Ingrese a la plataforma “DEMO”.

a) Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña del perfil de “SUPERVISOR”, entregados adjuntos al presente manual.

b) Ud. está utilizando la aplicación, en un momento visualiza la siguiente ventana:

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Indique cuál opción es la correcta para tener acceso a los mensajes: Para visualizar los dos mensajes, Menú MiLegajo – Bandeja de

Notificaciones

Para visualizar el primer mensaje, Menú MiLegajo – Bandeja de Notificaciones y para visualizar el segundo mensaje, Menú Novedades – Bandeja de Autorizaciones

Para visualizar los dos mensajes, Menú Novedades – Bandeja de Autorizaciones

c) Habiendo finalizado el curso de “TALLER DE FORMACIÓN DE CAPACITADORES SIAPE”, decide que un agente que pertenece a su equipo de trabajo, y del cual Ud. es responsable como SUPERVISOR, podría ser enviado a Adolfo Alsina a dictar un curso para 30 agentes. Al realizar una reunión con su equipo comunica primero verbalmente esta situación y uno de los agentes accede a llevar adelante la actividad. A tal fin, deberá realizar dos tareas:

i) Le envía un mensaje al agente seleccionado, y solicita que prepare todo el material. Describa brevemente Menú y Opción del Menú a través de la cual utilizando el sistema realiza el envío de la notificación.

ii) Solicita una comisión para su traslado a la ciudad de Adolfo Alsina. Utilizando el sistema, indique cuál de las respuestas es correcta para solicitar una comisión de un AGENTE a su cargo.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS

Ingresa la Menú Novedades – Solicitud de Comisiones

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Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a al SUPERVISOR DE SUPERVISORES.

Ingresa la Menú Novedades – Solicitud de Comisiones

d) Un AGENTE a su cargo solicita Licencia Anual desde el 04/08/2008 al 10/08/2008, Ud. debe autorizarla. Indique cuál es la respuesta correcta para realizar la operación mencionada.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL, y comunica que la licencia solicitada por el AGENTE está autorizada

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS y comunica que la licencia solicitada por el AGENTE está autorizada

Ingresa la Menú Novedades – Bandeja de Autorizaciones y autoriza el trámite

e) Ud. tiene en la Bandeja de Autorizaciones un trámite iniciado por uno de los AGENTES a su cargo, lea la solicitud.

Indique cuál de las siguientes acciones es correcta, teniendo en cuenta su función de SUPERVISOR.

Puedo Rechazar el Trámite

Puedo Autorizar el Trámite

Cualquiera que haya sido su contestación por favor justifique su selección:

Considero que Puedo Rechazar el Trámite porque:

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Considero que Puedo Autorizar el Trámite porque:

f) Ud. ha autorizado correctamente el trámite iniciado en el ejercicio d), considera que el circuito de autorización, registro y verificación ha finalizado?

SI

NO

Cualquiera que haya sido su contestación por favor justifique su selección:

Considero que SI ha finalizado porque:

Considero que NO ha finalizado porque:

g) Imagine hoy es 07/08/08 y necesita con urgencia que el AGENTE que ha solicitado Licencia Anual se reincorpore por razones de servicio. Ud. como su SUPERVISOR puede solicitar el corte de una licencia anual. Indique cuál es la opción correcta para iniciar el trámite, utilizando la aplicación MiLegajo.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL, solicitando que proceda al corte la Licencia Anual.

Ingresa la Menú Novedades – Cortes de Licencia Anual

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS, solicitando que proceda al corte la Licencia Anual.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al AGENTE, solicitando que inicie el trámite para el corte la Licencia Anual.

h) Un AGENTE a su cargo le solicita autorización para realizar trámites personales el día 07/08/2008, comunica que no podrá concurrir a trabajar y requiere que su

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ausencia quede registrada como “Ausente con Aviso”. Indique cuál el procedimiento correcto para realizar la operación de registro de una “Ausencia con Aviso”

Solicita al AGENTE que inicie el trámite para que Ud. lo autorice.

Ingresa la Menú Novedades – Informe de Licencias y Permisos e inicia Ud. el trámite.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS, informando la Ausencia con Aviso.

Ingresa la Menú Novedades – Informe de Ausencias Eventuales e inicia Ud. el trámite.

i) Indique que tipo de trámites puede iniciar Ud. como SUPERVISOR para AGENTES a su cargo.

Donación de sangre Anual Comisiones de Servicios Examen Atención de familiar enfermo Ausente sin aviso / con aviso Asistencia a curso Última materia Cambio de horario Por día Cambio de horario Por período Duelo Directo Enfermedad Duelo Indirecto Maternidad Corte de licencia anual Junta médica Cualquiera de las citadas Ninguna de las citadas

j) Por motivos laborales necesita realizar un cambio en el horario habitual para un AGENTE a su cargo para el día 05/08/2008. Por favor utilizando la aplicación MiLegajo haga el pedido, y describa brevemente Menú­Submenú­Solapa­Datos Ingresados.

k) Ud. necesita analizar en un solo reporte las ausencias, tipo de horario que cumple, y verificar los porcentajes de ausencias, presencias en el edificio, entre otros datos de uno de los AGENTES a su cargo desde el 01/01/2008 al

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31/07/2008. Indique cuál/cuáles de las respuestas son correctas para obtener la información.

Menú Novedades – Novedades de Ausentismo Menú Novedades – Novedades Concedidas Menú Novedades – Flexibilidad Horaria Menú Novedades – Novedades de Asistencias Consolidadas por Persona

l) Puede indicar el nombre y apellido de sus autorizantes?. En qué Menú­Submenú pudo visualizarlos?

m) Ud. hará uso de su licencia anual desde el 01/09/2008 al 15/09/2008. Al ser Ud. SUPERVISOR autorizante de trámites de AGENTES a su cargo se pregunta quién realizará esta tarea en su ausencia. Indique qué operación debería realizar antes de iniciar su licencia.

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones al ÁREA DE PERSONAL, e informa que queda como SUPERVISOR su suplente

Ingresa la Menú MiLegajo y activa el Suplente

Envía un mensaje utilizando su Bandeja de Notificaciones a la OFICINA VIRTUAL DE LEGAJOS, e informa que queda como SUPERVISOR otra persona que Ud. nomina