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Noes de Rotinas da rea Administrativa

Professora Amanda Lima

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Administrao Geral

NOES DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Leis

Projetos e sanes.

Planejamento

Polticas pblicas; Programas; Plano Plurianual; Oramento.

Execuo oramentria

Receita; Despesas.

Licitaes

Lei 8.666/93 e suas alteraes; Processo administrativo; Compras; Contratos.

Pessoal

Admisses (concurso); Folha; Frias; Transferncias.

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Patrimnio Pblico

Bens; Imveis; Inventrio; Obras; Veculos; Almoxarifado.

Dvida

Divulgao

Oramentos Anuais; Execuo dos Oramentos; Balanos Oramentrios; Demonstrativos de Receitas e Despesas; Resumos dos Instrumentos de Contratos e seus Aditivos; Relaes mensais de todas as Compras.

ROTINAS E PROCEDIMENTOS DEVEM SER

PADRONIZADOS

FLUXOGRAMA

Fluxograma

Demonstrao grfica do que executado na organizao, no que tange as informaes e aos seus percursos. Diagrama.

Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas so feitas, e no o modo pelo qual o chefe diz aos funcionrios que as faam; no a maneira segundo a qual o chefe pensa que so feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles so, portanto, uma fotografia exata de uma situao real em foco.

OLIVEIRA, 2002, PP.380.

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O que contm

1. O tipo de operaes ou trmites que integram o circuito (o que);2. O sentido de circulao ou fluxo de informao (em que ordem);3. As unidades organizacionais em que se realiza cada operao (quem);4. O volume das operaes efetuadas (quanto);5. Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes (onde).

Objetivos

Padronizar a representao dos mtodos e procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos

mais importantes; Possibilita a anlise e a proposio de modificaes, visando melhoria do processo; Melhor grau de anlise (viso ampla).

Como se faz

Entrevistas de mapeamento com os executores e gestores dos processos; Lista de todas as entradas, sadas, decises e operaes do processo; Organizao das atividades de modo sequencial, conforme a sua realidade.

Fluxogramas

Vertical Horizontal

Rotinas mais simples Ideal para processos mais complexos

Poucas reas envolvidas Vrias reas envolvidas

nfase na sequncia Tomada de deciso

Pode ser impresso como formulrio padronizado

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Fluxograma linear Fluxograma funcional

Fluxograma horizontal simples

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Fluxograma matricial ou com colunas

REFERNCIAS

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, Organizao & Mtodos: O&M uma abordagem gerencial. 13.ed. Sao Paulo: Atlas, 2002.

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Administrao Geral

USO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITRIO

Mobilirio

Materiais

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Tecnologia

CONSERVAO

Organizao; Limpeza; Manuteno.

preventiva; preditiva; corretiva.

OBS: Uso de acordo com os manuais.

USO EFICIENTE

Fazer mais com menos; Economia racional; Evitar perdas de tempo e recursos (retrabalho, desperdcio); Busca do melhor custo-benefcio; Conceitos chave: padronizao e otimizao.

Iluminao

Utilizar de lmpadas fluorescentes/LED; Desligar luzes ao sair de salas desocupadas; Abolir o uso de luminrias de mesa; Utilizar temporizadores.

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Impressoras

Impresso frente e verso (dupla face); Visualizao de impresso para detectar erros antes de imprimir; Modo econmico de tinta/tonner.

Computadores

Desligar as telas quando o usurio se ausentar; Configurar o modo stand-by (hibernao automtica); Perifricos como scanners ou cmeras digitais, no precisam ficar ligados

na tomada se no estiverem em uso;

OBS: Protetores de tela no reduzem o consumo de energia.

Materiais de expediente

Utilizar com moderao; Avaliar necessidade de impresso e xerox; Reutilizar sempre que possvel (p.ex.folhas);

OBS: Email x telefone.

Agenda = uso eficiente do tempo

Organiza as atividades; Permite pontualidade e cumprimento de prazos; Deve estar sempre atualizada (usar lpis, se agenda fsica); Informaes centralizadas e padronizadas (especialmente se comparti-

lhada);

Uso de ferramentas digitais.