I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa
24 de Abril de 2014
Ana Vieira
Os novos desafios do Técnico de Secretariado
1. AS MUDANÇAS ESTRUTURAIS Qual é o lugar do secretariado nas empresas de hoje?
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A estrutura do Secretariado [tradicional] Portaria n.º 782/2009
Secretário
[nível 4]
Técnico Administrativo
[nível 4]
Assistente Administrativo
[nível 2]
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A estrutura do Secretariado [atual]
Secretário de Administração
[nível 6/7]
Secretário de Direção
[nível 5/6]
Secretário
[nível 4]
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Requisitos [Conhecimentos]
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• Conhecimentos factuais e teóricos em contextos alargados na área de secretariado. [nível 4]
• Conhecimentos abrangentes, especializados, factuais e teóricos na área de secretariado e consciência dos limites desses conhecimentos. [nível 5]
• Conhecimento aprofundado das áreas de secretariado e assessoria que implica uma compreensão crítica de teorias e princípios. [nível 6]
• Conhecimentos altamente especializados, alguns dos quais se encontram na vanguarda do conhecimento numa determinada área do secretariado, que sustentam a capacidade de reflexão original e ou investigação . Consciência crítica das questões relativas aos conhecimentos na área de secretariado e nas interligações entre várias áreas. [nível 7]
Requisitos [Aptidões]
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• Uma gama de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções para problemas específicos na área de secretariado. [nível 4]
• Uma gama abrangente de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções criativas para problemas abstratos na área de secretariado. [nível 5]
• Aptidões avançadas que revelam a mestria e a inovação necessárias à resolução de problemas complexos e imprevisíveis nas áreas de secretariado e assessoria. [nível 6]
• Aptidões especializadas para a resolução de problemas em matéria de investigação e ou inovação, para desenvolver novos conhecimentos e procedimentos e integrar os conhecimentos de diferentes áreas do secretariado. [nível 7]
1. AS MUDANÇAS FUNCIONAIS Quais são as funções do secretariado nas empresas de hoje?
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Funções do Secretariado
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• Gerir a própria atividade de secretariado no quadro das orientações estabelecidas, geralmente previsíveis, mas suscetíveis de alteração. Supervisionar as atividades de rotina de terceiros, assumindo determinadas responsabilidades em matéria de avaliação e melhoria das atividades. [nível 4]
• Gerir e supervisionar o trabalho de secretariado sujeito a alterações imprevisíveis. Rever e desenvolver o seu desempenho e o de terceiros. [nível 5]
• Gerir atividades ou projetos técnicos ou profissionais complexos, assumindo a responsabilidade da tomada de decisões em contextos de trabalho imprevisíveis. Assumir responsabilidades em matéria de gestão de desenvolvimento profissional individual e coletivo. [nível 6]
• Gerir e transformar contextos de trabalho complexos, imprevisíveis e que exigem abordagens estratégicas novas. Assumir responsabilidades por forma a contribuir para os conhecimentos e as práticas profissionais e ou para rever o desempenho estratégico de equipas. [nível 7]
As novas funções
– obtenção de informações para o executivo – cópias de artigos de revista e jornais, resumos de artigos de periódicos (clipping);
– consulta fontes de informação para obtenção de informações desejadas pelo executivo (visita periódica a livrarias para sondagem de novas publicações de interesse);
– participação ativa em encontros e, às vezes, coordenação e presidência de trabalhos;
– preparação de encontros, congressos e conferências (lembrar o executivo das tarefas que foram delegadas para esses encontros);
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As novas funções
– redação da correspondência (redação rápida, ter conhecimento gramatical, deve dispensar a leitura e conferência do executivo e muita da correspondência pode mesmo ser assinada por si);
– preparação de relatórios administrativos e redação de artigos para publicações (ter conhecimentos de preparação de textos, de regras básicas de metodologia científica, etc.);
– digitação e edição de textos;
– composição de relatórios, memorandos e listas de assuntos que farão parte da conversa profissional do executivo num encontro.
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O secretariado serve de charneira em toda a rede de ligações
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Que características pessoais deve o secretariado possuir?
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Características pessoais [1]
• Amabilidade
• Delicadeza
• Capacidade de Organização e Método
• Lealdade
• Sentido de oportunidade
• Dinamismo
• Pontualidade
• Boa memória
• Maturidade emocional
• Iniciativa
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Características pessoais [2]
• Inteligência
• Espírito de cooperação
• Espírito de adaptação
• Critério
• Discrição
• Boa presença
• Cultura geral
• Ter Facilidade de expressão oral
• Facilidade de expressão escrita
• Conhecimentos técnicos adequados
• …
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Qualidades necessárias
• segurança profissional
• bom senso
• equilíbrio emocional
• ponderação diante de situações complexas
• humildade para reconhecer os seus limites
• aceitar críticas e outros argumentos
• disponibilidade para trabalhar em equipa
• organização e capacidade de planeamento
• discrição
• senso de humor
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O Secretário deve evitar:
• indiscrição
• demonstrar desinteresse profissional
• uso abusivo do telefone para conversas particulares
• desleixo com a sua expressão corporal e roupas
• excesso de curiosidade
• ausência prolongada do local de trabalho
• preocupação com trabalhos manuais que trouxe de casa
• transações comerciais particulares
• fofocas
• exagero na apresentação pessoal
• Impertinência
• ou mesmo egoísmo.
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2. PERFIL TRADICIONAL VS ATUAL
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O perfil tradicional
• receção e envio de documentos;
• atendimento telefónico e de visitas;
• redação de documentos;
• manutenção do arquivo e da agenda;
• marcação de reuniões
• provisão do material de escritório.
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O novo perfil
• gestão e utilização de diversos sistemas de informação – telefone, fax, fotocopiadoras,
scanners, computadores, intranet, internet, agendas eletrónicas, etc.
• gestão de serviços e de aprendizagem
• atendimento ao público
• apoio logístico a reuniões – preparação da sala, estabelecimento
de horários, provisão do material necessário, etc.
• … entre outros
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Atitude pró-ativa
• ser a “ponte” entre aqueles que tomam decisões de gestão/direção e aqueles que irão executar as mesmas;
• tomar, muitas vezes, decisões autonomamente, desde que estejam de acordo com as orientações superiores;
• executar tarefas relevantes para a empresa;
• ser capaz de transmitir segurança à chefia na realização das tarefas;
• adquirir conhecimentos genéricos sobre a área do executivo que assessora diretamente;
• interessar-se por adquirir informação dessa mesma área de especialização;
• estar atento ao desenvolvimento tecnológico para o poder acompanhar e usufruir de todas as ferramentas existentes.
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Competências críticas
• inovação
• gestão do fluxo de informação
• domínio de no mínimo dois idiomas
• iniciativa
• criatividade e dinamismo
• polivalente - multiprofissional
• negociação
• cultura geral
• conhecimento de tecnologias
• conhecimento de gestão estratégica
• discrição e ética
• visão sistémica
• facilidade de percepção
• espírito de equipa
• actualização
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Competências críticas
• maturidade
• adaptabilidade às situações
• capacidade de organização
• habilidade de comunicação
• capacidade de gestão do tempo
• conhecimento de cerimonial / de etiqueta
• capacidade de resolver problemas
• …
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