PADRONIZAÇÃO E SISTEMATIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ENGENHARIA DA
TRANSPETRO
Case Transpetro
Gestor: CIDVersão 1 – maio/2016
Criação da Transpetro1998
�A Petrobras Transporte S.A. – Transpetro é subsidiária integral da Petrobras, foi criada em 12 de junho de 1998.
�Maior empresa de transporte em logística de combustível do Brasil
Opera mais de 14 mil quilômetros de oleodutos e gasodutos,�Opera mais de 14 mil quilômetros de oleodutos e gasodutos,49 Terminais e 557 Tanques de armazenamento de derivados
�Possui uma frota de 54 navios Petroleiros
�Originária do antigo Departamento de Transporte da Petrobras (DETRAN)
Criação da Transpetro1998
• Recebimento de todo passivo documental do antigo (DETRAN)
• Documentação distribuída em 13 Arquivos Técnicos nas Regionais;
• Sistemas e atividades de gestão dos documentos , sem padronização
Documentação de Engenharia
• Sistemas e atividades de gestão dos documentos , sem padronização
• Documentos eletrônicos arquivados em HD´s, CD´s e drive de rede
• Não conformidade com as Norma de Documentação da Petrobras na
Emissão, codificação e revisão de documentos.
• Dificuldade de localizar documentos
GEDTRANS – Sistema de Gerenciamento de Documentos(2001-2007)
• Identificação e mapeamento do acervo físico e eletrônico da
documentação disponíveis nas áreas operacionais
IMPLANTAÇÃO DO GEDTRANS
• Seleção, descarte, digitalização e cadastro da documentação
pela Equipe dos Arquivos Técnicos nas Regionais.
GEDTRANS – Sistema de Gerenciamento de Documentos (2001-2007)
Maior padronização na Gestão de Documentos
OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM O GEDTRANS
Maior agilidade no acesso aos documentos para a tomadade decisão
Redução dos custos operacionais e dos projetos de engenharia
GEDTRANS – Sistema de Gerenciamento de Documentos (2001-2007)
BENEFÍCIOS CONQUISTADOS
Codificação de Documentos
(N-1710)
Codificação de Documentos
(N-1710)Emissão de documentos
(N-381)
Emissão de documentos(N-381)
Elaboração do primeiro procedimento para controle da “Emissão e Revisão de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro”
Revisão de Documentos(N-2064)
Revisão de Documentos(N-2064) Elaboração de desenhos
Normas ABNT
Elaboração de desenhosNormas ABNT
Primeiros passos de implantação de um processo de padronização da Gestão dos Documentos Técnicos de Engenharia
GESTÃO DE DOCUMENTOS(2007/20..))
NECESSIDADE DE MELHORIA NOS PROCESSOS
Arquivos Técnicos Pouca integração Ausência de Órgão
Admissão por concurso de profissionais Bibliotecários.
Arquivos Técnicos de Sede
descentralizados (DTO e DTM)
Pouca integração entre os diversos Arquivos técnicos
Ausência de Órgão Central da Área de Documentação na
Empresa
CRIAÇÃO DO CID2008
MISSÃO
Atuar com ações de informação e documentação técnica de
engenharia da Transpetro e como interface na organização e
disseminação do conhecimento em logística de transporte
multimodal e armazenamento potencial do Sistema Petrobras
CRIAÇÃO DO CID2008/16
• Centralização dos Serviços e Sistema de Gestão dos Documentos Técnicos de Engenharia (DTM, DTO)
• Centralização dos Serviços de Biblioteca e integração dos acervos
PRINCIPAIS AÇOES
• Centralização dos Serviços de Biblioteca e integração dos acervos
• Início da atuação em Gestão de Documentos Administrativos
• Elaboração de padrões para Gestão de documentos Técnicos de Engenharia, Gestão de documentos Administrativos, para Gestão dos Serviços de Biblioteca.
• Integração com Arquivos Técnicos das Regionais
CRIAÇÃO DO CID2008/16
• Digitalização e cadastro da documentação dos Navios no GEDTRANS
• Atualização tecnológica do GEDTRANS (implementação de melhorias, desenvolvimento de interface web de pesquisa, treinamento para todos os funcionários, etc...)
PRINCIPAIS AÇÕES
funcionários, etc...)
• Integração à Subcomissão da NORTEC de Normas de Documentação Técnica de Engenharia
• Criação do Programa de Competência em Informação
• Criação do Sistema Integrado de documentos Técnicos de engenharia - SGDTE
Competência em Informação2010
OBJETIVOS
• acessar, avaliar e usar as fontes de informação ( Base de Dados e Desenvolver as informação ( Base de Dados e GEDTRANS)
• seguir os procedimentos , processos e diretrizes de Gestão de Documentos de Engenharia da Companhia
Desenvolver as habilidades dos
funcionários para:
Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro
GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO2014/2016.
Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro
Governança da Informação
“Conjunto de políticas, diretrizes e práticas utilizadas para
garantir o uso da informação com confidencialidade,
segurança e ética”. Fonte: MIKE2 (Method for an Integrated Knowledge Environment, 2014)
GOVERNANÇA EM INFORMAÇÃO - CONCEITO
segurança e ética”
Governança em Gestão documental Ou
Governança Arquivística(JARDIM, J.M.)
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO
2014...
Estabelecer a sistematização, diretrizes, procedimentos e responsabilidades dos processos e atividades de gestão documental, visando a criação de um modelo para Gestão da Documentação Técnica de Engenharia da Transpetro
OBJETIVOS
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO
2014
PG-0TP-00081 – Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na TRANSPETRO
�Obtenção de patrocínio corporativo�Empowerment do Órgão Gestor de Documentos da Companhia
IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA EM GESTÃO DE DOCUMENTOS DA TRANSPETRO
PG-0TP-00118-0 Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro – SGDTE
�Empowerment do Órgão Gestor de Documentos da Companhia
�Criação de uma Política de Gestão Documental Corporativa;�Definição de padrões para acesso, emissão, revisão, guarda, transferência de
documentos, etc. �Determina a criação da CPAD
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO
2014/...
Elaboração de procedimentos corporativos de Gestão de Documentos
PG-3TP-00080 – Termos e Definições para Gestão de Documentos Técnicos de EngenhariaPG-0TP-00081 – Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na TranspetroPG-0TP-00118 - Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia - SGDTEPE-0TP-00126 - Elaboração, Emissão e Revisão de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP-00232 – Acesso e Controle à Documentação Técnica de EngenhariaPE-0TP-00232 – Acesso e Controle à Documentação Técnica de EngenhariaPE-0TP-00144 – Arquivamento de Documentos Técnicos de Engenharia e Estrutura Física dos Arquivos TécnicosPE-0TP-00231 - Avaliação, Tratamento e Descarte de Documentos Técnicos de EngenhariaPE-0TP-00143 - Cadastramento de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP-00230 – Transferência de Documentação Técnica de Engenharia e "Data-Book" de ObrasPE-3TP-00131- Solicitação de Cadastramento o Gedtrans - Carga Em LotePE-3TP- 0256 – Cadastro de Projetos no SIGEM-TranspetroPE-3TP- 0257 – Cadastro de Lista de Documentos Previstos no SIGEM-TranspetroPE-3TP- 0256 – Realizar carga de documentos no SIGEM-Transpetro
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO
2014/...
AÇÕES EM ANDAMENTO
� Formalização do CID como responsável pela Gestão dos Documentos Administrativos de
toda Transpetro
� Formalização da estrutura de “Sistema de Arquivos”na Transpetro, sendo o CID o Gestor;
� Definição da estratégia e diretrizes do Sistema de Arquivos (CID-Regionais)� Definição da estratégia e diretrizes do Sistema de Arquivos (CID-Regionais)
� Melhoria nos processos e otimização de recursos humanos e físicos
� Centralização das Atividades de recebimento e cadastro de documentos na Sede;
� Realização “Análise de Conformidade dos documentos” durante a produção e na entrega de
Databook (em conformidade com as Normas da Petrobras);
� Participação no “Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos –
PPGARQ - Mestrado Profissional em Gestão de Documentos e Arquivos – MPGA”
� Integração ao Grupo de Estudos de Gestão de Documentos Arquivísticos (ABNT CB-14);
Comissão de Estudo de Gestão de DocumentosArquivísticos: CE-14:000.04
�Programa de Trabalho para 2016/17– Análise das normas internacionais (ISO) e apresentação de proposta de adoção das
mesmas como normas ABNT NBR ISO
�Normas que serão enviadas para consulta pública até o final de 2016
– Gestão de Documentos• ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — Part 1: • ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — Part 1:
General• ISO 15489-2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2:
Guidelines
– Sistemas de Gestão de Documentos• ISO 30300:2011 Information and documentation — Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary• ISO 30301:2011 Information and documentation — Management systems for records —
Requirements• ISO 30302: 2015 Management systems for records – Guidelines for implementation
Related International Standards and Technical ReportsImplementation of records processes
ISO 23081
Programa de Trabalho para 2017/8
Comissão de Estudo de Gestão de DocumentosArquivísticos: CE-14:000.04
Part 3 – Self assessment method
Part 2 – Conceptual and Implementation Issues
ISO 23081
Metadata for records
Part 1 - Principles
ISO/TR 13028
Implementation guidelines for digitization
of records
ISO/TR 26122
Work process analyses for records
�Instituir na Companhia de uma Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos (CPAD)
�Criar plano de classificação para definir a destinação e descarte dos
Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro
Governança da Informação
OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS
�Criar plano de classificação para definir a destinação e descarte dos
documentos.
� Capacitar a equipe dos Arquivos e funcionários nos processos e
sistemas de Gestão Documental;
� Integrar os Sistemas de Gestão da Informação da Companhia para
realizar a integração da Gestão de Documentos
CENTRO DE INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO
OBRIGADO
Wallace Mouta Neto – Gerente SetorialContato: (21) 3211-9137 [email protected]
Marilda Martins Coelho – Bibliotecária ConsultoraMestranda do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos – PPGARQ (UNIRIO)
Contato: (21) 3211-9242 [email protected]
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