PMOProject Office e Nível de MaturidadeProject Office e Nível de Maturidade
Turma GPJ04
Natal-RN
2012
Projeto
Empresa
�A D.Best Consultoria é uma empresa bastanteatuante e reconhecida mundialmente nofornecimento de assessoria técnica paragerenciamento de projetos, com ênfase nogerenciamento de portfólios, mais especificamente,na implantação de escritórios de gerencimanento
A Empresa
na implantação de escritórios de gerencimanentode projetos (PMO). Atua no âmbito estratégico,tático e operacional, de forma a atingir elevadaaderância da concepeção estratégica à operação.Sua larga experiência e competência é responsávelpela seu elevado Market Share e,consequentemente, pela sua condição de liderançano mercado atual.
Integrantes da Equipe
� Guilherme Abreu Monnerat Solon de Pontes
� Guilherme Augusto Faria de Queiroz
� Kresly Medeiros Faria
� Leonardo Cavalcanti Alves Teixeira
� Paulo Ribeiro
Objetivo do Trabalho
�Apresentar proposta para a implantação de umEscritório de Projetos (PMO) em LISARB, nointuito de escolher adequadamente os projetosa serem desenvolvidos, a fim de garantir aaderência com os objetivos estratégicosdefinidos pelo cliente, bem como forneceraderência com os objetivos estratégicosdefinidos pelo cliente, bem como fornecersuporte técnico para garantir a adequada gestãodo portfólio a ser formado, através dodesenvolvimento dos projetos de formamaximizada no que se refere à eficiência eeficácia.
Planejamento Estratégico - LISARB� A definição dos objetivos estratégicos é de suma importância na
obtenção de sucesso, no que tange ao alcance das metas almejadas.Destarte, é fundamental o entendimento do plano estratégicoelaborado (fornecido pelo cliente), para que sejam inventariados edocumentados os componentes do portfólio a ser desenvolvido,iniciando, assim, o Processo de Identificação.
� Objetivos do Planejamento Estratégico:� Aliança por um Lisarb mais justo;
� Educação para sociedade do conhecimento;
� Política cidadã baseada em princípios e valores;
� Economia para uma sociedade sustentável;
� Proteção social;
� Qualidade de vida e segurança para todos os lisarbeanos;
� Cultura e fortalecimento da diversidade;
� Política externa para o século 21;
� Combate à corrupção
Identificação
� Lisarb Importador
� Grandes Negócios
� Mobi Lisarb
� Metrô Lisarb
� Reciclar Para Sustentar
� Lisarb Sustentável
� Univer Lisarb
� Escola Integral
� Lisarb Digital
� Pedalar
� Lisarb SUS
� Tô Limpo� Lisarb Sustentável
� Justiça Ágil
� Lisarb Segura
� O Lisarb é Nosso
� Creche Para Todos
� Idoso Feliz é Idoso Saudável
� Esporte e Cidadania
� LISARB Renovável
� Tô Limpo
� Lisarb Saneada
� Aliança
� LISARB Ética
� LISARB Social
� LISARB Previdência
� Custo Lisarb
� Financia Já
Identificação
� Empreeder Lisarb
� Viajar Trem
� Lixo Rico
� Política Cidadã
� Lisurarb
� Lisarb Cidadã
� Poupar Lisarb
� TranspoLisarb
� Lisarb Verde
� Caçada Marajá
� Lisarb Fronteira
� OuviLisarb� Lisarb Cidadã
� Intrega Já
� Lisarb do Sec. XXI
� Educatech
� Educar Para Poupar
� Água Para Todos
� Educar
� Capacissor
� OuviLisarb
� Lisarb Solidário
� Lisarb do Conhecimento
� Escola Lisarb
� Lisarb Saudável
� Sociedade da Informação
� ExternaLisarb
� Lisarb Paz e Amor
Identificação – Pré Categorização
� Será utilizado um critério de valores, baseado no orçamentodo projeto, a fim de se executar um filtro para a préviacategorização dos projetos.
� Foi definido que projetos com orçamentos superiores aL$ 2.000.000.000,00 (moeda Lisarb), não serão executados.
Categorização� A categorização foi realizada de acordo com os objetivos comuns
dos projetos identificados a partir do Planejamento Estratégico.Assim sendo, foram criadas alguma categorias que, para facilitar aimplantação dos diversos projetos, foram associadas às diversasáreas do governo através de seus ministérios e coordenadas peloMinistério do Planejamento, a saber:
� Portfólio de Projetos - Ministério do Planejamento� Portfólio de Projetos - Ministério do Planejamento
� Ecomonia – Ministério da Fazenda
� Transporte – Ministério do Transporte
� Meio-Ambiente – Ministério do Meio-Ambiente
� Segurança - Ministério da Justiça / Ministérios da Defesa
� Social – Ministério da Ação Social
� Educação e Cultura – Ministério da Educação e Cultura
� Saúde – Ministério da Saúde
Categorização
Avaliação� O referido processo consiste na coleta de informação de cada
componente do portfólio, a fim de subsidiar o processo seletivo.Insta registrar que é de fundamental importância a coleta dosrequisitos do cliente, durante a definição dos critérios de avaliçãoa serem adotados. Assim, sob esta óptica, elegemos os seguintesíndices para compor o quadro de critérios:
� Custo de Implementação do Projeto – CIP
Valor monetário bruto a ser dispendido na implementação do projeto.Valor monetário bruto a ser dispendido na implementação do projeto.
� Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP
Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.
� Abrangência do Projeto – AP (número de pessoas beneficiadas)
Índice calculado de acordo com a quantidade de pessoas atingidas pelo projeto.
� Índice de Aprovação da População – IAP
Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.
Avaliação
� Ainda de acordo com a coleta de requisitos junto ao cliente, atribuímosas seguintes ponderações (pesos) para os critérios escolhidos:
� Custo de Implementação do Projeto – CIP – 20%
� Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP – 30%
� Abrangência do Projeto – AP – 10%
� Índice de Aprovação da População – IAP – 40%
Avaliação� Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para
atribuição das notas referentes a cada critério:
� Custo de Implementação do Projeto
Identificado através de orçamentação preliminar:
Nota 1 a 3 : L$ 1,2 bilhão < Custo ≤ L$ 2,0 bilhões
Nota 3 a 5 : L$ 0,8 bilhão < Custo ≤ L$ 1,2 bilhões
Nota 5 a 8 : L$ 0,4 bilhão < Custo ≤ L$ 0,8 bilhões
Nota 8 a 10 : Custo ≤ R$ 0,4 bilhão.
� Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP
Índice de citação em pesquisas de opinião públicas, entre todos os critérios:
Nota 1 a 3 : 0% < Citação ≤ 25%
Nota 3 a 5 : 25% < Citação ≤ 50%
Nota 5 a 8 : 50% < Citação ≤ 75%
Nota 8 a 10 : 75% < Citação ≤ 100%
Avaliação� Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para
atribuição das notas referentes a cada critério:
� Abrangência do Projeto – AP
Identificado através de estimativas realizadas por especialistas:
Nota 1 a 3 : 0% < Alcance da População ≤ 25%
Nota 3 a 5 : 25% < Alcance da População ≤ 50%
Nota 5 a 8 : 50% < Alcance da População ≤ 75%Nota 5 a 8 : 50% < Alcance da População ≤ 75%
Nota 8 a 10 : 75% < Alcance da População ≤ 100%
� Índice de Aprovação da População – IAPSimulação de índice de aprovação em pesquisas de opinião públicas:
Nota 1 a 3 : 0% < Aprovação ≤ 25%
Nota 3 a 5 : 25% < Aprovação ≤ 50%
Nota 5 a 8 : 50% < Aprovação ≤ 75%
Nota 8 a 10 : 75% < Aprovação ≤ 100%
Avaliação
� Ranqueamento Multicritérios:
Avaliação� Ranqueamento Multicritérios: Em ordem decrescente de nota obtida:
� Os componentes potenciais do Portfólio deverão ter obtido nota totaligual ou superior a 7,0.
Seleção
� A tabela abaixo representa uma lista de potenciais componentes doportfólio, tendo em vista que os mesmos atingiram as metas doscritérios de avaliação. O próximo passo se traduz em alinhá-los coma estratégia organizacional.
Seleção
� Para promover o alinhamento com a estratégia organizacional,devemos levar em consideração outros fatores, até entãoignorados, a saber:
� Capacidade de recursos de pessoal;
� Capacidade Financeira (Budget aprovado > Budget de projetos) ;
� Capacidade do Patrimônio (necessidades físicas).
� Para fins didáticos, admitamos que o sponsor (presidente deLisarb) considerou, com foco nos fatores acima apresentados,viável a implementação de todos os projetos que alcançaramas metas desejadas no critério de avaliação. Destarte, opróximo passo é o processo de priorização.
Priorização� Foi utilizado como critério de priorização, o risco de não conclusão
do projeto dentro do prazo de 4 anos, que equivale ao período deum mandato presidencial em Lisarb.
Priorização – Resultado da Matriz
Maior Prioridade
Menor Prioridade
Balanceamento do Portfólio
� Para a construção do gráfico de bolhas, foram utilizados osseguintes critérios:
� Eixo X: Visibilidade Auferida pelo Projeto (VAP);
� Eixo Y: Índice de Aprovação do Projeto (IAP);
� Tamanho da bolha: Custo (CIP);
� Cor da bolha: Categoria;
� Textura da Bolha: Abrangência.
Balanceamento do Portfólio
Balanceamento do Portfólio
� Pela análise do gráfico, constata-se que o portfólio de LISARB estábalanceado, uma vez que:
� Todos os projetos estão concentrados no canto superior direito, indicando que possuem altograu de visibilidade e alto índice de aprovação pela população;
� O portfólio compreende projetos de diversos portes (custo);� O portfólio compreende projetos de diversos portes (custo);
� 06 das 07 categorias de projetos estão contempladas no portfólio;
� Desta forma, nenhuma ação foi necessária no sentido de balancearo portfólio.
Nível de Maturidade
� A partir de pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos,aplicando-se questionário apropriado, foi identificado o seguintegrau de maturidade em LISARB:
Pontuação Nível de Maturidade
69 pontos Nível 2 – Baixa Maturidade em G.P.
Benefícios de um PMO em LISARB
� A implantação de um Escritório de Projetos em LISARB poderátrazer como benefícios:
� Melhorias quanto à performance dos projetos;
� Visibilidade ao andamento dos projetos;
� Antecipação de problemas na execução dos projetos;
Gerenciamento adequado do aumento da complexidade e/ou volume dos� Gerenciamento adequado do aumento da complexidade e/ou volume dosprojetos;
� Compartilhamento de linguagem e melhores práticas na área de gerenciamentode projetos;
� Planejamento de capacitação e carreira na área de gerenciamento de projetos;
� Maior previsibilidade de resultados de projetos;
� Melhor alinhamento com a estratégia de negócios.
Hierarquia dos PMOs em LISARB
� Os PMOs de LISARB serão implantados obedecendo a seguintehierarquia:
PMO NÍVEL 3 Min. Planejamento
PMO Estratégico, visando o País como um todo
Foco da Consultoria
PMO NÍVEL 2
PMO NÍVEL 1
Demais MinistériosPMO visando processos e otimização de
recursos em projetos diferentes
Governos EstaduaisPMO visando projetos e programas individuais
Função do PMO
� O PMO em LISARB deve ter a função de Métodos eProcedimentos, uma vez que:
� O país possui baixo grau de maturidade em G.P.;
� Permitirá o desenvolvimento, implementação e manutenção da metodologia deG.P.;G.P.;
� Possibilitará avaliação do uso da metodologia e sua performance;
� Permitirá incorporação de melhores práticas.
Modelo do PMO
� O PMO a ser implantado em LISARB estará baseado no modeloTorre de Controle visto que deve:
� Estabelecer padrões para gerência de projetos;
� Suportar a execução desses padrões;
� Reforçar os padrões definidos;
� Promover melhoria contínua nos mesmos;
� Desempenhar papel de auditoria junto aos outros PMOs.
Etapas de Implementação do PMO
� A implementação do PMO seguirá as seguintes etapas:
Fases Objetivos Principais
I – Diagnóstico Inicial •Analisar estrutura de LISARB;•Estudar nível de maturidade;•Definir foco, função e modelo do PMO.
II – Preparação do Terreno •Definir metas e objetivos;II – Preparação do Terreno •Definir metas e objetivos;•Definir iniciativas de curto prazo e objetivos de longo prazo
III – Metas de Curto Prazo •Catalogar projetos;•Treinar as equipes;•Elaborar modelos e padrões.
IV – Soluções de Longo Prazo •Gerenciar Recursos;•Implantar Ferramentas;•Gerenciar Portfólio.
V – Manutenção e Aprimoramento •Estabelecer processo de melhoria contínua.
Etapas de Implementação do PMO
� EAP de implantação
Métricas de Sucesso
� Considerando o PMO de Nível 3, as seguintes métricas serãoutilizadas para a aferição de sua performance:
� Quantidade de padrões em G.P. elaborados;
� Quantidade de acessos na base de conhecimento;
� Duração média dos projetos;
� Índice de satisfação da população;
� Quantidade de projetos em execução;
Fatores Críticos de Sucesso
� Os seguintes fatores são de relevada importância para o sucessodo Escritório de Projetos:
� Comprometimento direto do Presidente de LISARB;
� Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia do País;
� Disseminar resultados e lições aprendidas;
� Propor papéis e definir responsabilidades sincronizadas com as habilidadescompatíveis;
� Estabelecer projetos prioritários e metas factíveis;
� Possuir infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados.
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